JPH0436859A

JPH0436859A - 文書ファイル管理方法

Info

Publication number: JPH0436859A
Application number: JP2142967A
Authority: JP
Inventors: Yukio Fukuda; 由紀雄福田
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1990-05-31
Filing date: 1990-05-31
Publication date: 1992-02-06

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】［発明の目的コ（産業上の利用分野）本発明は、文書作成装置に関する。

（従来の技術）本発明に係る背景的技術の説明に入る前にここで用語の
定義をする。

イ８文書の作成過程において原文を作成する担当者を「
原作者」と呼ぶ。

口、原作名の作成した文書を「原文」と呼ぶ。

ハ、原文を校閲・査読し、その内容に関して指示・コメ
ント・感想・メモ等を述べる人を「査読者」と呼ぶ。

二。査読者の作成した原文に対する指示・コメント等を
「付加情報」と呼ぶ。

ホ９文書の作成過程とは、「原作者と査読者との間での
意見交換を通じた文書の作成過程」を指す。

さて、従来の文書作成装置では、文書ファイルに記録さ
れた文書情報に対して原文に全く影響を与えないかたち
で付加情報を追加することができなかった。そこで、次
のような方法が頻繁に用いられている。

方法１：原作者が記述した原文の文書と、査読者が作成
した付加情報とを原文の存在する文書ファイル内に混在
させ、付加情報の部分については一見して識別できるよ
うな形式で記述したり特別な記号を付ける。

方法２：原作者か記述した原文の文書と、査読者の作成
した付加情報とを別々の文書とする。

ところが、方法１ては次のような問題がある。

■付加情報であることを示す形式や記号の添加を忘れる
と原文との区別がつかなくなる。

■査読者か付加情報の人力・修正時に、誤って原文を変
更してしまう可能性かある。

■原文だけを選択して表示・印刷することかできない。

■最終原稿の作成時に、原作者はトｊ属情報の除去操作
を行わねばならない。

また方法２でも次のような問題点か挙げられる。

■原文と付加情報が別々の文書となっているため、原文
とイーｊカ１０八報とを対応（＝Ｊけるためのデータ（
例えば、ページ番号、行番号等）を付加情報側に添加し
なければならない。

■原文が修正された場合に上記対応（＝Ｉけデータも同
時に修正する必要がある。

■複数の査読者が存在する場合、原作者か原文のある部
分に付加情報が添加されているかどうかを知るには、全
ての査読者による付加情報の文書を順番に見て行かねば
ならない。

■複数の査読者が順次、回覧形式で原文の査読を実行す
る場合も他の査読者による付加情報を順番に見て行かね
ばならない。

（発明が解決しようとする課題）本発明はこのような課題を解決するためのもので、原作
者と査読者との協力による文書作成作業を効率良く行う
ことのできる文書作成装置の提供を１」的としている。

［発明の構成コ（課題を解決するだめの手段）本発明の文書作成装置は上記の目的を達成するために、
文書情報が保存される文書ファイルと、この文書ファイ
ルに対して文書保存を行った文書作成作業および該文書
作成者による文書ファイル上の文書保存位置がそれぞれ
登録される文書ファイル管理テーブルと、複数の文書作
成者による文書ファイル上での文書作成者名に応じて文
書ファイル管理テーブルの内容を更新するテーブル更新
手段とを具備し、文書ファイルに保存された文書情報を
、文書ファイル管理テーブルの情報を用いて文書作成者
別に扱うようにしたものである。

（作　用）本発明の文書作成装置では、文書ファイルに保存された
文書情報を、文書ファイル管理テーブルの情報を用いて
文書作成者別に扱うことにより、原作者と査読者との協
力による文書作成作業を効率良く行うことが可能となる
。

（実施例）以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。

第１図は本発明に係る一実施例の文書作成装置の）ト１
成を説明するためのブロック図である。

同図において、１は文書情報が保存される文書ファイル
である。この文書ファイル１の文書保存領域は複数の行
１．１〜１．ｎから構成されている。

また２は複数の文書管理レコード２，１〜２．■から構
成される文書行管理テーブルであり、この文書行管理テ
ーブル２の各文書管理レコード２．１〜２、ｍは、文書
ファイル１に対して文書保存を行った文書作成者のＩＤ
　２．］、、ａ、、　　２．２．ａ、　　２．３．ａ　
〜２、ｍ、ａ、文書作成者による文書ファイル１上の文
書保存の開始行番号２　、１．　、　ｂ、２．２．ｂ、
　　２．３．ｂ〜２、ｍ、ｂｓおよび文書保存の終了行
番号２　、　ｉ、　、　ｃ　。

２．２．ｃｓ　　２．３．ｃ　〜２．ｍ、ｃからなって
いる。さらに３は文書作成各別の文字フォントの情報が
格納された作成各別文字フォント格納部である。そして
４は文書ファイル１に対する文書情報の入出力や文書情
報の画面表示・印刷等、文書情報に関する各種の処理を
実行するとともに、文書行管理テーブル２の情報更新や
この文書行管理テーブル２を用いた所定の制御を行う制
御処理部である。

次に以」二のように構成された文書作成装置の動作を説
明する。

最初に原作者による原文の新規作成について説明する。

まず原作者より自身の作成者ＩＤが入力され、続いて１
行分の文書が入力されると、制御処理部４は、入力した
文書情報を文書ファイル］の１行目　１．１に記録する
。また同時に制御処理部４は、文書行管理テーブル２内
の最初の文書行管理レコード２．１内の作成者Ｉ　Ｄ　
２．１．ａに原作者の作成者ＩＤを登録するとともに、
同じ文書管理レコード２．１内の開始行番号２　、　ｉ
　、　ｂに「］」、終了行番号２　、　ｉ　、　ｃに「
１」をそれぞれ登録する。

この後、原作者より文書ファイル］に対して文書情報が
追加される毎に、文書行管理テーブル２の最初の文書行
管理レコード２．１内の終了行番号２　、　Ｊ、　、　
ｃの値が追加した行数に応じて増加される。

また文書ファイル］内の文書を部分的に削除した場合も
同様に、削除した行数に応じて終了行番号２　、１．　
、　ｃの値が減らされる。尚、この動作は文書の差替え
の場合も同じである。

次にこのようにして文書ファイル］に保存された文書情
報（原文）に刑して、査読者からの付加情報を追加する
場合の動作を説明する。

査読を開始するにあたり、まず査読者は、自身の作成−
ｆｉＩＤを入力した後、原文表示の指令を制御処理部４
に出す。これにより制御処理部４は文書ファイル１から
原文についての文書情報を読出し、これを所定の表示画
面に表示する。

ここで、査読者により原文中に（＝Ｊ加情報を挿入すべ
く文書ファイル］上のｊ行目からに行目に渡って付加情
報が記録された場合、制御処理部４は、文書行管理テー
ブル２の２番目の文書行管理レッド２．２内の作成者Ｉ
　Ｄ　　２．２．ａに、査読者の作成者ＩＤを登録する
とともに、同じ文書行管理レコード２．２内の開始行番
号２．２．ｂに「ｊ」、終了行番号２．２．ｃに「ｋ」
の値をそれぞれ登録する。また同時に、制御処理部４は
、文書行管理テーブル２の１番目」の文書行管理レコー
ド２．１内の終了行番号２．１．ｃの値をｒｊ−ＩＪに
更新する。さらに、３番目の文書行管理レコード２．３
内の作成者ＩＤ２Ｊ、ａに、１番目の文書行管理レコー
ド２，１と同じ原作者の作成者ＩＤを新たに登録し、開
始行番号２　、３　、　ｂにｒｋ＋１．Ｊ、終了行番号
２．３．ｃの値としては、付加情報追加前の原文の行数
をｒｎＪとすると「ｎ　十ｊ−ｋ　＋　１．　Ｊを設定
する。

この後、査読者が、イ」加情報を追加あるいは削除する
毎に、文書行管理テーブル２内に新たな文書管理レコー
ドが追加されたり、既存の文書管理レコードの内容か更
新される。

尚、ここで、査読者が削除指定をした文書の行番号が、
文書行管理テーブル２を参照した結果、査読者の作成し
た文書以外であった場合には、エラーメツセージを表示
して査読者に知らせる。

次に原作者による原文修正の動作を説明する。

原作者による原文修正を開始するにあたり、制御処理部
４は、まず原作者からの指令を受けて文書ファイル］か
ら文書情報と（＝１加情報を併せて読出す。

ここで文書ファイル〕から読出された文書情報は、文書
行管理テーブル２の情報を基に原文と付加情報にそれぞ
れ識別され、原文については、作成各別文字フォント格
納部３に格納された原作者に対応する文字フォントを用
いてその文書表示あるいは印刷が行われる。またイ」加
情報については査読者に対応する文字フォントを用いて
その文書表示あるいは印刷が実行される。

これにより、原文とトｊ加情報が同一画面あるいは同−
紙面に混在しながらもそれぞれが明確に区別された文書
が得られる。

原文の修正が完了した後、原作者は原文のみの表示・印
刷を実行する旨の指令を制御処理部４に送る。これによ
り制御処理部４は、文書管理行テーブル２から原作者の
作成者ＩＤが登録された文書行管理レコードの開始行番
号と終了行番号を調べ、文書ファイル１から該当する部
分の文書情報を読出し、これを画面表示あるいは印刷す
る。

また必要に応じて付加情報だけの表示・印刷を行う。

かくしてこの実施例の文書作成装置によれば、文書行管
理テーブル２の情報を用いて文書ファイル１に保存され
た文書情報を作成各別に扱うことが可能となり、これに
より原作者と査読者との間での意見交換、原作者による
原文の修正等、文書作成過程における様々な作業を効率
良く行うことが可能となる。

尚、上述の実施例では、各文書作成者が作成した文書の
識別表示をそれぞれ文書作成者に応じた文字フォントを
用いて行ったが、本発明はこれに限定されるものではな
く、例えば文字の表示色等］　１で識別するようにしてもよい。

［発明の効果］以上説明したように本発明の文書作成装置によれば、原
作者と査読者との協力による文書作成作業を効率良く行
うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る一実施例の文書作成装置の構成を
説明するためのブロック図である。］・・・文書ファイル、２・・・文書行管理テーブル、
３・・作成各別文字フォント格納部、４・・・制御処理
部。出願人　　　　　株式会社　東芝

Claims

【特許請求の範囲】

（１）文書情報が保存される文書ファイルと、この文書
ファイルに対して文書保存を行った文書作成者名および
該文書作成者による前記文書ファイル上の文書保存位置
がそれぞれ登録される文書ファイル管理テーブルと、複数の文書作成者による前記文書ファイル上での文書作
成操作に応じて前記文書ファイル管理テーブルの内容を
更新するテーブル更新手段とを具備し、前記文書ファイルに保存された文書情報を、前記文書フ
ァイル管理テーブルの情報を用いて文書作成者別に扱う
ようにしたことを特徴とする文書作成装置。
（２）請求項１の文書作成装置において、文書ファイル管理テーブルの情報を用いて、各文書作成
者が作成した文書をそれぞれ識別可能な状態で併せて表
示するようにしたことを特徴とする文書作成装置。
（３）請求項１または２の文書作成装置において、文書
作成者別の文字フォント情報が格納された文字フォント
格納手段を具備し、文書ファイル管理テーブルの情報と前記文字フォント格
納手段に格納された文字フォント情報を用いて、前記各
文書作成者が作成した文書をそれぞれ識別可能な状態で
併せて表示するようにしたことを特徴とする文書作成装
置。