JPH01197878A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、大量の文書データを管理する文書管理装置、
特に文書ファイルの検索の効率化をはかつてなる文書管
理装置に関する。

〔従来の技術〕

文書ファイルの検索の従来例には、ｒＪ　　５ｔａｒワ
ークステーションＪ−（７０頁〜７４頁）（上谷晃引編
、丸善株式会社発行、昭和６１年４月発行日）がある。

この従来例は１画面上に各文書ファイルを表オ）す複数
シンボル図形（マイコンと称する）を表示しておき、ユ
ーザに指定させた。マイコンには、「応用図形」　「電
子メールシート」　「住所録レコードファイル」等があ
り、画面上にそれぞれのマイコンを表示しておき、オペ
レータがその１つを指定すると、該指定したマイコンが
検索できる。

二こで、各文書ファイルはファイルメモリに格納されて
おり、最終的には、そのファイルメモリ中のマイコン指
、定のファイルを読出すことになる。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来例では、マイコン表示によって文書内　□容が
即座にわかるファイルには効果的である。しかし１文書
数が多くなると、マイコンとファイルとの対応が複雑と
なり、自分の欲しい文書を取出。

すことは容易でなく、何回かマイコン指定作業を行わざ
るを得なくなる。更に、他人の作った文書やかなり以前
に作った文書を探す場合も、マイコンでは容易でない・ 更に、ファイルメモリに、格納した文書のファイル名の
一欄表を画面上に表示させておき、これを指定して探索
するやり方も考えられる。しかし、前記マイコンによる
検索と同じく、ユーザに負担の多い検索作業となる。

本発明の目的は、文書ファイルを、ユーザに負担をかけ
ることなく迅速に検索可能とした文書管理装置を提供す
るものである。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の文書管理装置は、文書ファイル名に対応する外
部識別コードを設定しておき、文書ファイルの印字時に
該外部識別コードを紙面に印字させておき、検索時には
この紙面から外部識別シードを読取り、コード対応の文
書ファイルを検索せしめるようにした。

紙面印字形式例には、バーコード形式がある。

尚、記録形式には、印字以外の例も当然にありうる。

更に外部識別コードの棉成例としては、文書管理装置番
号（又は端末機器番号）と作成部とファイルページとが
ある。

〔作用〕

本発明では、外部識別コードをファイル対応に設定させ
ておき、この外部識別コードによって。

ファイル検索が可能となる。

更に外部識別コードを付加して印字しておき、これを読
取らせることによりそのままファイル検索が可能となる
。

〔実施例〕

本発明の文書管理装置の実施例を第１図に、示す。

この文書管理装置は１文書作成装置の例である。

図の文書作成装置は、文書作成部１．０Ｃ）（情報処理
装置とも云う）、ＣＲＴ２０．Ｏ，キーボード３００、
プリシタ４００．外部メモリ（ファイルメモリ）−５０
０，づ−コードリーダ６、、ｏｏより成る。

文書作成部１００内では文書作成処理（作成。

編集等の広い概念）及び外部識別コードの付加や管、理
等の処理を行う。

ＣＲＴ、２００は、文書、作成部１００での文書作成の
支援や外部識別コードの管理のための各種の支援用画面
表示、を行、う。　　、　　　。

キーボード３００も作成処理の支援用に供する。

即、ち、キー人力９文字入力、各種ソフト指示等の入カ
キ−を持つ。

外部メモリ５００は、文書データをファイル対応に格納
する。プリンタ４００は、文書作成部１００を介しての
キーボード３００の指示に従つて１文書データの印字を
行う。この印字には、外部識別コードを付加して印字す
る場合と、そのコードを付加しないで印字する場合とが
ある。外部識別コードを付加する場合には、バーコード
形式バーコードリーダ６００は、プリンタ４００で印字
した用紙上のバーコードの読取りを行う。

文書作成部１００の詳細を以下説明、する。

文書作成部１００は、文書編集部１１０．外部識別コー
ド処理部１４０９文書印刷部１２０．ファイル管理部１
３０．、文書バッファ７００より成る。外部識別コード
処理部１４０はバーコード入力部１４２．識別コード付
加部１４１．バーコード検索部１４３．外部識別コード
管理部１４４より成る。

先ず９文書作成動作を述べる。文書バッファ７００には
作成対象の文書が格納向れ、且つ作成後の文書が格納さ
れる。文書作成は１文書編集部１１０がキーボード３０
０からの指示を受けてＣＲＴ２００による画面支援によ
り行う。作成前の文書は、外部メモリ５００に入ってお
り、これをファイル管理部１３０が読出して文書バッフ
ァ７００に移転させである０作成後の文書も文書バッフ
ァ７００に格納した後で外部メモリ５００に送り格納す
る。

文書を印字するには１文書バッファ７００内にある文書
ファイル、又はバッファ７００内になければ外部メモリ
５００から文書バッファ７００に。

移転した後で文書バッファ７００から文書ファイルを読
出して印刷部１２０を介してプリンタ４００で印字させ
る。

ここで、編集とは、文書の作成、再構成２文書の転送等
の広い概念である。

次に、外部識別コード処理を述べる。二の処理は外部識
別コードを付加してプリンタ４００で印字させる第１の
処理と、この外部識別コードをもとにしての文書ファイ
ルの検索する第２の処理との２つ処理とがある。

外部識別コード管理部１４４は１文書ファイル名と外部
識別コードとの対応テーブルを持つ、外部メモリ５００
には文書ファイル名対応に文書を格納しており、上記テ
ーブルは、このファイル名毎に外部識別コードを対応づ
けである。テーブル作成時期は、オンラインでもオフラ
インでもいずれの時期であってもよい。また、外部識別
コードの設定は、キーボード３００の支援によって行わ
せる。

更に、外部識別コードは、すべてのファイル名を対象に
してもよく、又は特定のファイル名のみを対象にしても
よい、以下では、外部メモリ５００内の全ファイル名に
外部識別コードをテーブルとして対応させておくものと
する。ここで、外部メモリ５００内には、ファイル名対
応に登録させてあり、外部識別コードは付加されていな
い。外部識別コードを指定した場合には、前記テーブル
を介して対応ファイル名を知り、外部メモリ５００の該
当ファイルがファイル管理部１３０によってアクセスさ
れることになる。

さて、前記第１の処理にあっては、外部メモリ５００か
ら読出した文書バッファ７００内の外部識別コードを付
加するファイルに対して、外部識別コード管理部１４４
で当該ファイル番二対する外部識別コードを見つけ出し
、このコードをコード付加部１４１でファイルに付加し
、文書印刷部１２０を介してプリンタ４００に送り、プ
リンタ４００はファイルの印刷を行う、このファイル印
刷用紙の一部の一定位！！（例えば紙面右上）に外部識
別コードが併せて印字される。外部識別コードの印字は
、バーコード形式とした。

次に、ファイル検索時には、前記第２の処理を行わせる
。先ず、先↓こ検索対象のバーコード付加の印刷紙から
、バーコードリーダ６００でバーコードを読取る。バー
コード入力部１４２はこれを入力し、検索部１４３は、
そのバーコード対応のファイル名を管理部１４４内のテ
ーブルから探し出す。

次にファイル管理部１３０は、外部メモリ５００内のフ
ァイルを続出−し文書バッファ７００に送り、新たな文
書編集対象として位置づけられる。また、再印刷用に位
置づ１すられることもある。

第２図は印刷用紙１０・００上の印刷結果を示す。

ファイル文書１２００４二対して、右上部にバーコード
１１００が印刷されていることがわかる。

第３図は外部識別コードの実施例を示す。この識別コー
ドは、゛情報処理装鐙番号２作成Ｈ（年度）。

作成順番号、ページ番号、ファイルベートとより成る。

情報処理装置番号とは、第１図の装置１００を特定する
機器番号である。この他にワークステーション等のシス
テムにあっては端末１器番号であってもよい６作成歴に
は、年度のみを示したが月９日、時刻等を入れてもよい
。また作成者の氏名をコードで入れてもよい、ページ番
号とはファイルを構成するページ指定を意味する。この
ページ番号を入れたことｔ；よって、ファイル単位の検
索のみならず、その中の必要なページ指定が可能となる
。

第４図は印刷形式例としてのバーコードの例を示す、バ
ーコードはＪＴＳ規格による。

本実施例によれば、印刷文書に対応する文書ファイルを
バーコードを読み取るだけで容易に外部メモリから取り
出すことができる。従って従来の！ンシ・・ ように各ファイル名に対応する文書内容を覚えていなく
ても所望の文書を検索することができる。

また、他人の作成した文書（印刷文書）で、それに対応
するファイル名が分らない場合でもバーコードを入力す
るだけで所望の文書ファイルを取り出すことができる。

さらに、本実施例の識別コードには文書のペー・ジ番号
も含まれているので、単に文書ファイルを外部メモリ５
ｏＯから取り出すだけでなく、その文書ファイル内の該
当ページの文書データをＣＲＴ２００に表示するような
使い方もできる。このような使い方は印刷文書に変更指
示を手書き記入し、作業者にそれに対応する文書ファイ
ルを修正するよう指示する場合に特に有効である。

また所望の文書がバーコードを入力した情報装置内に無
い場合でも、それらの情報処理装置がネットワークで結
ばれている場合には、識別コードに含まれている情報処
理装置番号を手がかりにして、所望の文書の存在する情
報処理装置から文書ファイルをアクセスすることができ
る。

なお、本実施例では、識別コードをバーコードとして印
刷する方式を説明したが、必らずしもバーコードでなく
ても良い。例えば識別コードの数字を用いる方式も考え
られる。このとき、印刷文書に対応する文書ファイル検
索時に、識別コードを入力する方法としては、その印刷
されたコードを、バーコードリーダのかわりに設置した
０ＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ　ｃｏｄｅ　Ｒｅａｄｅｒ）に
よって読み取る方法を用いることもできるし、キーボー
ド３００から入力する方法を使用することもできる。

さらに、ここでは識別コードをプリンタにより印刷する
方式を説明したが、印刷するかわりにパンチ機により識
別コードに対応する穴を用紙上にあけたり、磁気記録装
置により磁気情報として塗布する方式を用いても同様の
効果が得られる。その各々の場合に対し識別コードを読
み取る手段そのものは技術として確立しており、本発明
はそれらの識別コードの記録方式□と読み取り装置のい
ずれに対しても適用できる。

また、第１図の実施例では外部識別コードを読み取って
それに対応する文書ファイルを検索する機能と、外部識
別コードを文書に印刷する機能を１つの情報処理装置で
実施する方式秤つい工説明したが、これらを別々に構成
する方式も考え、られる。例えばワークステーションや
パソコンに接続されたプリンタがバーコードを印刷でき
ない場合には、印刷された文書にバーコードを印刷する
作゛業を専用のバーコード印刷機で印刷する。

また、ワークステーションやパソコンにバーコードリー
ダを接続できない場合には、専用のバーコードリーダに
よりバーコードを読み取り、そこで読み取った外部識別
コードをキーボードから入力し文書ファイルを検索する
ことも可能である。

〔発明の効果〕

本発明によれば、印刷文書上に記録された文書識別コー
ドを手がかりにして印刷文書に対応する文書ファイルを
検索できるので、所望の文書ファイルを間違いなく容易
に取り出すことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の文書管理装置の実施例図、第２図は印
字例図、第３図は外部識別コードの実施例図、第４図は
バーコード例図である。 １００・・・文書作成部、１４０・・・外部識別コード
処理部、５００・・・外部メモリ。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書データを記憶する外部メモリと、この記憶され
   た文書データのファイル名を管理するファイル管理機構
   と、外部メモリ内のファイル名と外部識別コードとの対
   応関係を管理する外部識別コード管理部と、上記文書デ
   ータを印字した紙面上に記録された外部識別コードを読
   取る紙面読取り部と、該読取り部で読取つた外部識別コ
   ード対応のファイル名を上記外部識別コード管理部から
   見出し、該対応ファイルを上記外部メモリから読出すべ
   くアクセスする手段とより成る文書管理装置。 ２、特許請求の範囲第１項記載の文書管理装置において
   、紙面上に印字する外部識別コードの印字形式はバーコ
   ード形式とする文書管理装置。 ３、特許請求の範囲第１項又は第２項記載の文書管理装
   置において、外部識別コードは、文書管理装置番号（又
   は端末機器番号）と作成歴と作成順番号とファイルペー
   ジとより成る文書管理装置。