JPH0510855B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子メールシステムに係り、特に複数
の送付先に同内容のメール文を送信する、いわゆ
る同報メール通信の制御を改善する電子メール制
御方式に関する。

電子計算機等で処理し得る、デイジタルデータ
の形式にされたメツセージを蓄積交換処理する電
子メールシステムが、一般の企業内事務処理シス
テムの一環等として普及しつゝある。

このようなシステムのサービス機能の１とし
て、１発信者が１メール文に複数の送付先を指定
することにより、自動的に同文のメールを多数発
生して指定の送付先へ送信するサービスがあり、
一般にこのような通信を同報と呼んでいる。

同報的な文書の流れは、事務システムにおいて
常時頻繁に見られるものであるので、かゝる電子
メールシステムにおいては全メール中における同
報の比率は大きいと予想され、特に重要な機能の
一つである。

〔従来の技術〕

第２図は電子メールシステムの構成例であり、
１は中央処理装置、主記憶等を含む電子計算機の
本体系装置、２はプログラム及び制御情報、メー
ル文等のデータを記憶する、比較的大容量の記憶
装置、３は端末装置である。

記憶装置２は例えば磁気デイスク記憶装置で構
成され、所要の記憶容量を満足するように、一般
に複数の磁気デイスク記憶装置が設けられる。

端末装置３は、例えばキーボード装置、デイス
プレイ装置、及び要すれば印刷装置等と、それら
を制御し、又本体系装置２とのデータ伝送を制御
する制御装置から構成される。

本システムは本体系装置１の制御のもとに、端
末装置３の１から発信されるメール文情報を受信
して、記憶装置２に蓄積する。

発信されるメール文には該メール文の送付先指
定情報及びその他の制御情報が付加されるものと
し、本体系装置で実行されるプログラムによつて
それらの制御情報から送付先端未装置３を識別
し、該端末装置３への送信処理をする。

一般に、この送信処理では直ちに指定送信先端
未装置３へメール文を送出はしない。即ち、各端
末装置３に対応して記憶装置２の領域を割り当て
て、それらで端末装置毎の受信フアイルを構成し
ておき、本体系装置２で受け取られたメール文
は、指定送付先端末装置３に割り当てられた受信
フアイルに記憶される。

当該送付先端末装置３に実際にそのメール文を
送信するのは、その端末装置３が発信して、到着
メール文の受信要求を本体系装置１に入力したと
きであり、そのとき本体系装置２はその端末装置
３の受信フアイルに到着しているメール文を順次
読み出して、端末装置３へ送信する。

以上の制御方式をベースとして、従来の電子メ
ールシステムの同報の制御においては、発信端末
装置３から入力された同報メール文を、その送付
先指定情報で指定された複数の端末装置の各受信
フアイルにコピーして記憶させる。

従つて、その後受信側の端末装置３から受信要
求があつたときは、本体系装置２は同報メール文
も、通常の単一送付先のメール文と同様に、受信
フアイルから端末装置３へ送出する。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上記従来の方式によれば、同報メール文は指定
送付先の数だけコピーがとられて記憶装置２の複
数の受信フアイルに蓄積されることになるので、
システム全体では一度に比較的大量の記憶領域が
占有されることになる。又、そのための本体系装
置１及び記憶装置２の処理負荷も集中的に大きく
なる等から、特に前記のように同報の比率が多い
システムでは何等かの改良が望まれていた。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明は、電子メールシステムにおける、同報
の処理効率を改善することのできる制御方式を提
供することを目的とする。

この目的は、メール文の記憶手段を有し、該記
憶手段に保持するメール文について指定された送
付先へ、該メール文の情報を送信する機能を有す
る電子メールシステムにおいて、メール文に複数
の異なる指定送付先を有する場合に、該指定送付
先に共通に該メール文を上記記憶手段に保持し、
該メール文に対応して、メール識別番号によつて
管理するメール制御ブロツクを設け、該メール制
御ブロツクには、少なくとも該記憶手段上の該メ
ール文の記憶領域を識別する情報と、該メール文
を未受信の該指定送付先を示す情報と、その他の
当該メールの受信制御に必要なすべての制御情報
とを保持し、各該送付先ごとには、該メールの到
着を示す情報として、該メール識別番号のみを保
持するように構成されている本発明の電子メール
制御方式によつて達成される。

〔作用〕

即ち、同報メール文のコピーを各送付先ごとに
設けるのでなく、共通のメール文として記憶する
ようにする。端末装置３の受信要求があつたとき
に、このメール文にアクセスできるようにするた
めには、同報メール文の受け入れ時に、本体系装
置１は端末装置ごとの前記受信フアイルに同報メ
ール文のコピーを記憶させる代わりに、例えば上
記共通メール文の記憶領域アドレス又はそれに相
当する制御情報を記憶させておく。

このようにすれば、同報も通常のメール文と同
様に１個記憶装置に保持されていればよく、記憶
容量、記憶装置及び本体系装置の処理負荷共に軽
減される。

〔実施例〕

本発明の一実施例において、電子メールシステ
ムの構成は第２図と同様である。第１図は本発明
の一実施例における、記憶装置２内のデータの構
成を示す図である。

本体系装置１は従来のように、発信端末装置３
からメール発信要求を受け取ると、まずそのメー
ルに関する送付先指定情報その他の制御情報を受
信する。

その送付先指定情報等から同報メールであるこ
とを認識すると、記憶装置２内のメール管理フア
イル１０に、メール制御ブロツク１１を作成す
る。

メール制御ブロツク１１はメール文ごとに作成
され、そのメール文に関する一切の制御情報を保
持する制御ブロツクであり、例えば各ブロツクご
とにシステム内で唯一のメール識別番号を付与し
て管理される。

このメール識別番号は、例えばメール管理フア
イル１０内の各メール制御ブロツク１１の格納領
域を表示する記憶レコードアドレスと一致させる
ことにより、システム内の唯一性と、アクセスの
容易性を共に満足することができる。

以上のように、メール識別番号によつてアクセ
スされるようにしたメール制御ブロツク１１に
は、少なくともその制御ブロツクにより管理され
るべきメール文の記憶領域を示す指標、及びその
メール文の指定送付先を示す情報を格納する。

メール文の記憶領域の指標は、例えばメールの
発信ごとに作成されるメール文フアイルのフアイ
ル名とし、メール名１２としてメール制御ブロツ
ク１１に格納される。

該フアイル名の発生、フアイル名によるメール
文フアイルへのアクセス制御、その他該フアイル
に関する管理は、通常のフアイル管理システムを
使つて行うことができる。

指定送付先情報は、例えばこの電子メールシス
テムで定める端末装置アドレスとし、送付先アド
レスリスト１３として格納される。

送付先アドレスリスト１３の各送付先アドレス
ごとに消去表示欄１６を設けるものとするが、そ
の機能は後述する。

メール制御ブロツク１１には、その他にメール
の管理又はサービス上の便宜から必要な情報、例
えばそのメールの発信者、メールの題名、発信日
付等の情報１４を格納してもよく、又メール制御
ブロツク１１へのアクセス時の確認等のために、
メール識別番号１５も格納する。

本体系装置１では、メール制御ブロツク１１を
設定した後、発信端末装置３からメール文を受信
してメール文フアイル２０に記憶する。

メール文フアイル２０は、前記の通りフアイル
管理システムによつて記憶装置２内に記憶領域が
とられ、メール制御ブロツク１１のメール名１２
で指示されるものとする。

メール文の入力が終わつた後、送付先アドレス
リスト１３に記憶されている指定送付先アドレス
（端末装置アドレス）を使用して、各端末装置３
に割当られている受信フアイル３０に順次アクセ
スし、その受信フアイル３０の到着メールリスト
３１にメール識別番号１５をコピーして追加す
る。

以上の処理をすべての指定送付先について実行
して、同報メールの発信処理を完了する。

受信端末装置３が起動して、メール受信要求を
入力すると、本体系装置１はその端末装置３に割
り当てられた受信フアイル３０の到着メールリス
ト３１を読み出す。

そこに記憶されているメール識別番号１５のコ
ピーによつて、当該のメール制御ブロツク１１に
アクセスし、メール名１２によつてメール文フア
イル２０にアクセスし、該フアイルからメール文
を読み出して、受信要求した端末装置３へ送出す
る。

このメール文を端末装置３へ送出完了すると、
本体系装置１はその端末装置３から処置指定を受
信する。

この処置指定は、現に端末装置３が受信したメ
ールを、その端末装置３に関して保存するか又は
消去してよいかを指定するものとする。但し、特
に指定のない場合を、暗に消去指定があつたもの
とみなすシステム、あるいは保存指定のないシス
テムとしてもよい。

保存指定に対しては、例えば到着メールリスト
３１にある当該のメール識別番号を、保存メール
のための他のリストへ移す等の処理をする。

消去指定があると（又は暗に消去指定されたと
判定すると）、その端末装置３の到着メールリス
ト３１にある該当メール識別番号を消去する。

又、メール制御ブロツク１１の送付先アドレス
リスト１３の該当送付先アドレスを探索する。

送付先アドレスリスト１３には、前記のように
各送付先アドレスに対して消去表示欄１６があ
る。その内容はメール発信処理時に、すべて保存
表示に設定されるものとする。

消去指定の処理において該当送付先アドレスを
検出すると、その表示を消去表示に変更して、該
送付先に関しては送信が完了し、以後このメール
文を必要としないことを表示する。

その後、送付先アドレスリスト１３の消去表示
欄１６を走査し、有効な送付先アドレスのある項
の消去表示欄１６がすべて消去表示になつていた
場合には、すべての指定送付先がこのメールを受
信し終わつたことを示しているので、このメール
をシステムから消去する。

即ち、メール制御ブロツク１１のメール名１２
によつて指示されるメール文フアイル２０の領域
を解放して、関連管理情報を無効化し、またメー
ル制御ブロツク１１自体も無効化する。

なお、この処理は受信処理とは別に、例えば周
期的にメール管理フアイル１０の中を走査して、
行うようにしてもよい。

以上は、メールを同報メールとして説明した
が、指定送付先が単一の通常のメールについて
も、同報とは単に指定送付先数のみが異なるもの
として、以上の説明と全く同様に制御することが
できることは明らかである。

あるいは、上記の意味の通常のメールは、同報
とは別の扱いとして、従来の制御方式によつても
よく、そのような混合方式も、従来の方式と上記
の説明から容易に構成することができる。

以上は単一システムからなる電子メールシステ
ムとして説明したが、第２図に示すようなシステ
ムが複数あつて、相互に接続されている電子メー
ルシステムの場合の、システム間にまたがる同報
メールについては、システム間で送付先指定情報
を含む同報メールのコピーを転送し、上記説明の
制御は各システムにおいて、それぞれ自システム
内に指定された送付先について実行する。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかなように本発明によれ
ば、同報メールに関する処理の効率化、所要記憶
量の減少等が得られるので、電子メールシステム
の性能を向上し、経済性を改善するという著しい
工業的効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明一実施例の記憶装置内構成図、
第２図は電子メールシステムの構成を示すブロツ
ク図である。図において、 １は本体系装置、２は記憶装置、３は端末装
置、１０はメール管理フアイル、１１はメール制
御ブロツク、１２はメール名、１３は送付先アド
レスリスト、２０はメール文フアイル、３０は受
信フアイルを示す。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １ メール文の記憶手段を有し、該記憶手段に保
   持するメール文について指定された送付先へ、該
   メール文の情報を送信する機能を有する電子メー
   ルシステムにおいて、 メール文に複数の異なる指定送付先を有する場
   合に、該指定送付先に共通に該メール文を上記記
   憶手段に保持し、 該メール文に対応して、メール識別番号によつ
   て管理するメール制御ブロツクを設け、 該メール制御ブロツクには、少なくとも該記憶
   手段上の該メール文の記憶領域を識別する情報
   と、該メール文を未受信の該指定送付先を示す情
   報と、その他の当該メールの受信制御に必要なす
   べての制御情報とを保持し、 各該送付先ごとには、該メールの到着を示す情
   報として、該メール識別番号のみを保持するよう
   に構成されていることを特徴とする電子メール制
   御方式。