JPH0520423A

JPH0520423A - 電子フアイリング装置

Info

Publication number: JPH0520423A
Application number: JP3197255A
Authority: JP
Inventors: Yutaka Shimizu; 豊清水; Yasuhiro Ii; 泰洋伊井
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1991-07-11
Filing date: 1991-07-11
Publication date: 1993-01-29

Abstract

(57)【要約】【目的】光ディスクを用いた電子ファイリング装置に
おいて、検索時間を短縮する【構成】一枚の光ディスクに対して複数のタイトルや
キーワード等の検索情報フォーマットが設定される。個
人別あるいは違った種類の文書に対して、分類別に自由
に検索情報のフォーマットを決める。例えば、操作者Ａ
はフォーマットＩで登録し、操作者ＢはフォーマットＩ
Ｉで登録する。また、例えばＸに分類される文書をフォ
ーマットＩで登録し、Ｙに分類される文書をフォーマッ
トＩＩで登録するようにする。文書データ３のように、
フォーマットＩＩとフォーマットＩＩＩの共通の情報と
して待つ場合は、まずフォーマットＩＩで登録した文書
データ３と、同じアドレス等の光ディスクの情報を付
け、フォーマットＩＩＩでタイトルやキーワード等の検
索情報だけを付け直す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイリング装置に
係り、詳細には、光ディスク等を記憶媒体として、タイ
トルやキーワード等の検索情報による文書等の管理を行
い、また、作成した文書を登録する、光ファイル装置、
ＤＴＰ（デスク・トップ・パブリッシング）、ワードプ
ロセッサ等を使用した電子ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイリング装置では、タイ
トルやキーワード等の検索情報を、一枚の光ディスクに
対して固定的な一つのフォーマットで、ハードディスク
や書換型光ディスク内に持っている。そして、一枚の光
ディスクの全体に対して一括して管理し、全文書を検索
の対象としている。図８は従来の検索情報の管理状態の
概念を表したものである。この図に示すように、ハード
ディスクや書換型光ディスク内に予め決めた検索情報の
フォーマットで全文書を管理しているので、全文書を検
索対象にすることができる。

【０００３】一方、例えば光ファイルを使用した電子フ
ァイリング装置において、作成や更新を行った文書を登
録する場合、その文書の属性を設定することが一般的に
行われている。この文書の属性を大別すると、全角文字
による文書名など、使用者がキーボードから入力する手
作業の項目と、自動的にシステムが付ける項目とがあ
る。自動項目の種類としては、登録年月日、変更年月
日、頁数、シーケンシャルな文書番号等を挙げることが
できる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、光ディスクを
用いた従来の電子ファイリング装置において、一枚の光
ディスクには一万枚以上の文書が登録できるので、違っ
た種類の文書や、複数の個人文書が一枚の光ディスク内
に共存する場合が多くある。このような場合、先に登録
した文書と違った種類の文書を登録するとき、その検索
情報が先に決めてあった検索情報フォーマットに即さな
い場合がある。すなわち、一つのフォーマットとし検索
情報を共通にすると、各種の文書に十分に対応できない
場合があった。また検索対象が僅かしかない場合にも、
全文書を検索するので検索に時間が掛かり、特に登録枚
数が多いと非常に検索時間が掛かっていた。

【０００５】一方、電子ファイリング装置において、大
量の文書を登録する場合、文書にタイトル付けを行うこ
とが大きな作業となっていた。これは、現行入力につい
てはＡＤＦなどの自動入力装置が普及しているのに対
し、タイトル付け作業は手作業に頼る部分が多いという
ことによる。文書タイトルを自動的にユニークに付ける
ためには、ＯＣＲ（光学的文字読取り装置）やＯＭＲ
（光学マーク読取り装置）などを用いる方法もあるが、
そのための操作を各文書毎に行う必要があり、やはり大
変な作業量であった。

【０００６】そこで、本発明の第１の目的は、光ディス
クを用いた電子ファイリング装置において、検索時間を
短縮することのできる電子ファイリング装置を提供する
ことにある。また、本発明の第２の目的は、大量の文書
を登録する際に、規則的に増加するタイトルを自動的に
付けることによって、タイトル付け作業を簡易化した電
子ファイリング装置を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、光ディスクを記憶媒体とする電子ファイリングシス
テムにおいて、ファイリングされた文書を検索するため
の検索情報を各光ディスクに対して複数のフォーマット
で記憶媒体に格納して管理することにより、前記第１の
目的を達成する。請求項２記載の電子ファイリング装置
では、検索情報を複数のフォーマットで格納する記憶媒
体は、ハードディスク、書換型光ディスク、ＩＣカード
のいずれかを使用することによって、前記第１の目的を
達成する。請求項３記載の発明では、光ディスク、ハー
ドディスク等の外部記憶媒体にイメージデータを文書と
して登録する際に、その文書の文書タイトルデータを設
定して管理を行う電子ファイリング装置において、文書
タイトルデータに自動設定項目を具備させ、設定された
増加規則に従って自動的に文書タイトルデータを設定す
ることにより、前記第２の目的を達成する。請求項４記
載の発明では、増加規則を変更する手段を請求項３記載
の電子ファイリング装置に具備させることによって前記
第２の目的を達成する。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の電子ファイリング装置におけ
る実施例を図１ないし図７を参照して詳細に説明する。第１発明図１は、第１発明の一実施例による検索情報の管理状態
を概念的に表したものである。一枚の光ディスクに対し
て一つから複数のタイトルやキーワード等の検索情報フ
ォーマットが設定される。そして、その検索情報のフォ
ーマットは可変である。つまり、個人別あるいは違った
種類の文書に対して、分類別に自由に検索情報のフォー
マットが決められる。例えば、操作者Ａはフォーマット
Ｉで登録し、操作者ＢはフォーマットＩＩで登録する。
また、例えばＸに分類される文書をフォーマットＩで登
録し、Ｙに分類される文書をフォーマットＩＩで登録す
るようにする。

【０００９】また、図１の文書データ３のように、フォ
ーマットＩＩとフォーマットＩＩＩの共通の情報として
待つ場合は、まずフォーマットＩＩで登録した文書デー
タ３と、同じアドレス等の光ディスクの情報を付け、フ
ォーマットＩＩＩでタイトルやキーワード等の検索情報
だけを付け直す。検索は、操作者ＡがフォーマットＩで
管理する文書だけ検索でき、検索対象を、予め絞ること
ができる。従って、検索に要する時間もその分だけ短く
することができる。

【００１０】第２発明図２は、第２発明における一実施例の構成を表したもの
である。この図２において電子ファイリング装置は各種
制御を行うＣＰＵ（中央処理装置）１を備えている。こ
のＣＰＵ１には文章や画像のデータを記憶するＨＤ（ハ
ードディスク）やＯＤ（光ディスク）等の記憶媒体を駆
動するＨＤＤ（ＨＤドライブ）３およびＯＤＤ（ＯＤド
ライブ）２、文章や自動設定項目の増加定義等の各種デ
ータを入力するキーボード６が接続されており、キーボ
ード６には、位置入力装置としてのマウス７が接続され
いてる。更に、ＣＰＵ１には、キーボードで作成された
文章、ＨＤＤ３やＯＤＤ２から入力された文章や画像等
からなる文書データを表示するＣＲＴ５、このＣＲＴ５
に表示するデータを展開するフレームメモリ２、データ
の入出力装置としてのスキャナ／プリンタ８が、それぞ
れ接続されている。

【００１１】図３は、記憶媒体（光ディスク、ＨＤ等）
に登録されている文書が各文書毎に有する、検索のため
の属性情報としての文書タイトルデータの構成を表した
ものである。この文書タイトルデータとしては、全角文
字、半角英数、ツリー構造のＩＤ（識別子）等があり、
これらの中に、自動設定項目も含まれている。この自動
設定項目において、本実施例で目的とする自動タイトル
付けが行われる。

【００１２】図４は、文書タイトルデータに自動設定項
目を登録するための、自動設定項目定義ファイルの構成
を表したものである。この図４に示すように、自動設定
項目定義ファイルは、ヘッダ情報と複数の細目ブロック
から構成されている。ヘッダ情報は、ファイル内に存在
する細目情報ブロックの数を示す細目数１１と文書タイ
トルデータ中の自動設定項目の長さを示す自動設定項目
レングス１２から構成される。一方、それぞれの細目情
報ブロックは、その細目情報ブロックの番号を示す細目
番号１３、文字型が数値型か否かを示す細目タイプ１
４、依存する細目情報ブロックの番号を示す依存細目番
号１５、細目の増加する幅を示す細目増加番号１６、自
動設定項目中での細目の長さを示す細目レングス１７、
および、細目の取る値の最大値を示す最大細目値１８か
ら構成されている。依存細目番号１５は、依存する細目
情報ブロックの細目番号１３が変化したときには、それ
に併せて変化するようになっている。この自動設定項目
定義ファイルは、文書を登録する前にユーザが設定する
もので、自動設定項目の増加定義を表しており、その定
義の一例を図６に示す。また、現在登録されている文書
の自動設定項目を保存するために、図５に表したカレン
ト自動設定項目ファイルが使用される。このカレント自
動設定項目ファイルは、文書登録毎に更新されるように
なっている。

【００１３】本実施例の文書タイトルデータの自動設定
の原理は次の通りである。すなわち、設計図や伝票など
の文書では、文書タイトルの中に図番、請求番号などが
含まれる場合が多い。これらのタイトルは管理体系によ
って様々な値をもつが、例えば、Ａ−１０、Ａ−２０、
Ａ−３０、…や、１０００Ａ、１０００Ｂ、１０００Ｃ
など規則的に増加するものが多い。本発明では、これら
のタイトル項目を文書登録者が増加規則を指定すること
によって、自動的にタイトル付けを行うものである。

【００１４】図７は、文書を作成した後、作成文書を登
録する際に設定される文書タイトルデータの自動設定項
目を得る手順を示したものである。以下、この図７に従
って、処理手順を説明する。まず、カレント自動設定項
目ファイルを読み込み、最新の自動設定項目を得る（ス
テップ１）。次に、処理する細目情報ブロックを決定す
る（ステップ２）。いま、決定した細目情報ブロックの
細目番号を、例えばＮとする。自動設定項目定義ファイ
ルから、決定した細目番号Ｎの細目情報ブロックを１ブ
ロック取り出し、そのブロック内の依存細目番号１５に
格納されている細目番号、例えば、細目番号Ｍの細目情
報ブロックが更新されているかどうかを調べる（ステッ
プ３）。

【００１５】依存細目番号１５に格納されている細目番
号Ｍが「０」の（依存なし）の場合、または、細目番号
Ｍの細目情報ブロックが更新されている場合（ステップ
３；Ｙ）、依存細目Ｍの内容が最大細目値１８と一致す
るか否かを確認することにより、ブロック内の細目番号
１１を更新すべきかを判断する（ステップ４）。更新が
必要であれば（ステップ４；Ｙ）、細目増加幅１６に従
って自動設定項目の内容を増加させる（ステップ５）。

【００１６】次に、他に処理する細目があれば（ステッ
プ６；Ｙ）、ステップ２からステップ５の処理を全ての
細目について実行し、未処理細目がなくなれば（ステッ
プ６；Ｎ）自動設定項目の更新が完了する。その後、自
動設定項目をファイルにセーブし（ステップ７）、文書
タイトルデータを更新して（ステップ８）、処理を終了
する。

【００１７】なお、文書タイトルデータの数値・文字
混合および増加幅を変えることは、自動設定項目定義フ
ァイルを設けることにより、実現できる。また、文書タ
イトルデータの中の自動設定項目を複数もつことによ
り、一つの文書に複数の自動設定項目を持つことも可能
である。

【００１８】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、タイトル
やキーワード等の検索情報を一枚の光ディスクに対して
複数のフォーマットで管理するので、違った種類の文書
や、複数の個人の文書が一枚の光ディスク内に共存する
場合でも、文書の分類や個人にあった検索情報フォーマ
ットで登録・検索できる。また、請求項２記載の発明に
よれば、この検索情報をフォーマット毎にＩＣカード等
の記憶媒体で持つことで、個人あるいは分類毎に管理で
き、また、検索時の検索対象文書があらかじめ絞られる
ので、検索時間の短縮が図られる。請求項３記載の発明
によれば、文書タイトルデータに自動設定項目を具備さ
せ、設定された増加規則に従って自動的に文書タイトル
データを設定することとしているので、タイトル付け作
業が簡易化される。請求項４記載き発明によれば、増加
規則を変更する手段を電子ファイリング装置に具備させ
たので、広い範囲で文書タイトルデータを自動設定する
ことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１発明の一実施例による検索情報の管理状態
を示す概念図である。

【図２】第２発明における一実施例の構成図である。

【図３】記憶媒体に登録された文書タイトルデータの構
成を示す概念図である。

【図４】文書タイトルデータに自動設定項目を登録する
ための、自動設定項目定義ファイルの構成を示す概念図
である。

【図５】現在登録されている文書の自動設定項目を保存
するためのカレント自動設定項目ファイルを示す概念図
である。

【図６】自動設定項目定義ファイルにおける自動設定項
目の増加定義の一例を示す説明図である。

【図７】文書を登録する際に設定される文書タイトルデ
ータの自動設定項目を得る手順を示した流れ図である。

【図８】従来の検索情報の管理状態を示す概念図であ
る。

【符号の説明】

１ＣＰＵ２フレームメモリ３ＨＤＤ４ＯＤＤ５ＣＲＴ６キーボード１１細目数１２自動設定項目レングス１３細目番号１４細目タイプ１５依存細目番号１６細目増加幅１７細目レングス１８最大細目値

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】光ディスクを記憶媒体とする電子ファイ
リングシステムにおいて、ファイリングされた文書を検
索するための検索情報を各光ディスクに対して複数のフ
ォーマットで記憶媒体に格納して管理することを特徴と
する電子ファイリング装置。
【請求項２】検索情報を複数のフォーマットで格納す
る記憶媒体は、ハードディスク、書換型光ディスク、Ｉ
Ｃカードのいずれかであることを特徴とする請求項１記
載の電子ファイリング装置。
【請求項３】光ディスク、ハードディスク等の外部記
憶媒体にイメージデータを文書として登録する際に、そ
の文書の文書タイトルデータを設定して管理を行う電子
ファイリング装置において、文書タイトルデータに自動
設定項目を具備させ、設定された増加規則に従って自動
的に文書タイトルデータを設定することを特徴とする電
子ファイリング装置。
【請求項４】増加規則を変更する手段を備えたことを
特徴とする請求項３記載の電子ファイリング装置。