JPH05210676A - 文字処理装置及びその方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 データベースに登録されたデータを出力する
際の書式の指定を効率よく行う。 【構成】 宛先データ記憶部１５には氏名及び住所が格
納されている。書式番号記憶部１３には宛先データ記憶
部１５の各エントリに対応した書式番号が記憶されてい
る。オペレータがグループ番号選択部から書式のグルー
プを選び取り、データの出力を指示すると、書式記憶部
１３から読み込んだ書式番号と指定されたグループ番号
とから、書式記憶部１２に記憶されている出力書式群の
中からひとつの書式が特定される。レイアウト処理部１
４は読み込んだ書式番号に対応している宛先データを宛
先データ記憶部１５から読み出し、特定された書式に従
ってその宛先データをレイアウトする。こうしてレイア
ウトが済んだデータは印刷部１６から印刷出力される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、データベース機能を有
する文字処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】データベースを有する従来の文字処理装
置は、データベースから検索したデータを出力する際
に、出力形式を指定する書式情報に従って表示や印刷等
の出力をしていた。出力時には、データそのものを変更
しなくても書式情報を変更することによって表示・印刷
レイアウトを変更することができた。

【０００３】

【発明が解決しようとする問題点】このような文字処理
装置でデータを出力する際には、同じデータであっても
様々にレイアウトされる。これは、意匠や用途、メディ
アの制約等によるものであり、同じ意味のデータであっ
ても異なるレイアウトがなされる場合がある。その場合
には、必要なレイアウトを書式情報として管理し、必要
な書式を選択してデータを出力する。

【０００４】例えば、データベースから得たデータを葉
書印刷に応用しようとすると、年賀葉書印刷用、往復葉
書印刷用、ラベル印刷用などの目的別に、異なったレイ
アウト情報を書式として管理する。ここで、あて先とい
う同じ意味を持つデータを同じ目的で印刷出力しようと
しても、例えば、あて名が夫婦で２行必要な場合と、独
身で１行ですむ場合のデータが混在している場合、それ
ぞれ２行用と１行用という別々の書式を割り当ててレイ
アウトし、出力するという面倒な手順が必要であった。
また、これを避けるため、宛名に限って言えば２行必要
な場合と１行ですむ場合とを自動的に判断し書式を選択
する方法が取られていた。しかし、この方法ではデータ
の用途が明らかになっていなければ、例えば対象となる
データが住所録であり、しかも宛名であると明らかに限
定されていなければならず、汎用的に用いることができ
ないといった欠点があった。

【０００５】本発明は上記従来例に鑑みてなされたもの
であり、出力形式が異なるデータが混在した状態であっ
ても形式ごとにデータを分類する必要なくデータを一括
して出力できる、データベース機能を有する文字処理装
置を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の文字処理装置は次のような構成からなる。
データベース機能を有する文字処理装置であって、前記
データベースのデータ一件ごとに対応した識別子を記憶
する手段と、グループ指定を行う手段と、前記データを
出力する際の配置形式群を記憶する手段と、前記グルー
プ指定と前記識別子とに基づいて前記配置形式群の内か
ら適当な配置形式を選択する手段と、前記選択された配
置形式に従って前記データを配置する手段と、前記配置
されたデータを出力する手段とを備えることを特徴とす
る。

【０００７】また、住所データベース機能を有する文字
処理装置であって、前記データベースの住所データ一件
ごとに対応した書式番号を記憶する手段と、書式グルー
プ番号の指定を行う手段と、前記書式番号及び前記グル
ープ番号の組み合わせに対応して、前記住所データを出
力する際の配置形式を記憶する記憶手段と、前記グルー
プ番号と前記書式番号とに基づいて前記記憶手段から適
当な配置形式を選択する手段と、前記選択された配置形
式に従って前記住所データの各フィールドを配置する手
段と、前記配置されたデータを印刷出力する手段とを備
えることを特徴とする。

【０００８】また、本発明の文字処理方法は次のような
構成からなる。

【０００９】書式識別子を一フィールドとするデータベ
ース機能を有する文字処理方法であって、グループ指定
を行う行程と、前記データを出力する際の配置形式群を
記憶する行程と、前記グループ指定と前記識別子とに基
づいて前記配置形式群の内から適当な配置形式を選択す
る行程と、前記選択された配置形式に従って前記データ
を配置する行程と、前記配置されたデータを出力する行
程とを備えることを特徴とする。

【００１０】

【作用】上記構成により、データベースのデータ一件毎
に記憶されている識別子と、グループ指定によってグル
ープが指定されると、前記識別子と前記グループとに基
づいたレイアウトの書式を得、当該書式に従ってデータ
をレイアウトし出力する。

【００１１】

【実施例１】以下、図面を参照して本発明の実施例であ
る宛先データベース（住所データベース）を有する宛先
用文字処理装置を詳細に説明する。 ＜構成＞図１は、本実施例の文字処理装置の構成図であ
る。

【００１２】書式データは書式記憶部１２に格納されて
おり、各書式は書式グループに分類され、グループ内で
書式ごとに番号が与えられている。グループ番号選択部
１１によって書式グループごとに与えられているグルー
プ番号を指定すると、次に読み出されるデータを出力す
る際の書式グループが決まり、書式番号記憶部１３から
読み出された書式番号と合わせてひとつの書式が決定す
る。決定された書式は書式記憶部１２から書式データと
して読み出されレイアウト処理部１４へと入力される。
レイアウト処理部１４では、宛先データ記憶部１５から
読み込まれたデータを、入力された書式データによって
レイアウトする。こうしてできたイメージを印刷部１６
から印刷出力する。なお、宛先データと書式番号とは対
になっている。

【００１３】＜レイアウトの手順＞前記構成により、宛
先がどのようにレイアウトされるか具体的な例で説明す
る。図４は書式データの一例であり、はがき用のグルー
プ１とラベル用のグループ２との２グループに分類さ
れ、書式番号は宛名が一人用の番号１と二人用の番号２
とに分類されて、合計４種類の書式が与えられている。
即ち、４１は宛名が一人のはがき、４２は宛名が二人の
はがき、４３は宛名が一人のラベル、４４は宛名が二人
のラベルである。各書式において、行４１１・４２１・
４３１・４４１は宛名であり、行４１２・４２２・４３
２・４４２は住所である。

【００１４】図５は宛先データの一例である。図では宛
先データとそれと対になる書式番号とをひとまとめにし
ているが、図１に則して言えば、書式番号は書式番号記
憶部１３に、その他は宛先データ記憶部１５に格納され
ている。（ａ）は宛名が一人のデータであり、（ｂ）は
宛名が二人のデータである。

【００１５】オペレータが宛先データをはがきに印刷し
たいと考えた場合、まず書式グループとして“１”（は
がき用グループ）を指定する。この指定はグループ番号
選択部１１からなされ、書式記憶部１２に入力される。
引き続いて印刷開始する旨指示を与えるが、このための
入力部は図１には示されていない。印刷開始の指示が与
えられると、データベースから宛先データを読み出す。
まず、読み出したデータに対応する書式番号、即ち図５
（ａ）の「書式番号」の項“１”がとりだされて、書式
記憶部１２に入力される。

【００１６】書式記憶部１２ではグループ番号“１”と
書式番号“１”とから書式４１を特定し、レイアウト処
理部１４へとその書式データを入力する。レイアウト処
理部１４では宛先データ記憶部１５から読み込んだ宛先
５１を書式４１に従ってレイアウトする。即ち、宛名は
行４１１に、住所は行４１２に割りつける。こうしてレ
イアウトが済むと、そのデータを印刷部１６で印刷出力
する。

【００１７】宛先データが図５（ｂ）であれば、書式番
号が“２”であるため、書式４２が採用される。読み出
すデータは宛先５２であり、レイアウト処理部１４では
宛名１・宛名２の各項を行４２１に１行ずつ振り分け
る。住所についての処理は書式４１を用いる場合と同じ
である。

【００１８】以上説明した文字処理装置は図２の構成の
装置においてプログラムを実行することによっても実現
することができる。

【００１９】図中、ＣＰＵ１は例えばマイクロプロセッ
サであり、ＲＯＭ２に記憶された処理を実行する。ＲＯ
Ｍ２にはデータベースや本装置の制御に必要な手順を実
現するプログラムが格納されている。

【００２０】３は表示部であり、制御のための情報や処
理対象となっているデータを表示する。４は印字部であ
る。５はキーボードであり、データベースへのデータ登
録や保守、書式情報を含むコマンドの入力等を行う。６
は書き込み可能なＲＡＭであり、データベースデータ
７、書式情報８、その他データベースや本装置における
処理に必要な領域９を有する。データベースデータ７
は、本装置が有するデータベースシステムで管理される
データであり、図５のデータが格納されている。書式情
報８には、ラベル印刷用の書式グループ、葉書印刷用の
書式グループなど、図４に示した書式データが格納され
ている。

【００２１】１０は各部の制御に必要なアドレス信号や
情報信号・割込み信号及びコントロール信号の転送を行
うバスラインである。

【００２２】上記構成において、ＲＯＭ２に格納され、
ＣＰＵ１により実行される処理手順を示すフローチャー
トを図３として示した。

【００２３】＜フローチャートの説明＞装置の電源が入
っていない状態から電源を投入するとステップＳ１に進
み、ステップＳ１にて、初期化処理を行う。そして、ス
テップＳ２にて、キーボード５からのコマンド入力を待
ち、何らかのコマンドが入力されれば、ステップＳ３に
てそのコマンドを評価する。評価した結果、グループ番
号を指定するコマンドであればステップＳ４に分岐し、
グループ番号を指定させる。グループ番号が指定される
とステップＳ５に進み、ＲＡＭ６に記憶されている書式
情報８の中から指定されたグループ番号に対応する書式
グループを選択した後、ステップＳ２のコマンド待ちに
戻る。

【００２４】一方、ステップＳ３にてのコマンド評価の
結果、宛先データを出力するコマンドであった場合には
ステップＳ６に進み、ＲＡＭ６に記憶されているデータ
ベースデータ７から出力しようとする１件のデータを読
み込む。そしてステップＳ７に進み、１件のデータの中
から書式番号を読み込みステップＳ８に進む。ステップ
Ｓ８では、ステップＳ５で選ばれた書式グループの中か
ら読み込まれた書式番号に対応する書式データを選択す
る。そして、ステップＳ９に進み、決定した書式データ
を書式情報８から読み、それに従って１件のデータの各
フィールドの表示位置を決定してレイアウトする。ステ
ップＳ１０では、この結果を印字部４で印刷すべく、印
刷機構に合わせたデータとして展開し、印刷処理を行
う。印刷が済むとステップＳ２に戻る。

【００２５】ステップＳ３にてコマンド評価の結果、上
述以外のコマンドであった場合にはコマンドに応じた処
理をし、ステップＳ２に戻る。

【００２６】以上の手順により、書式グループを指定さ
せるだけで、個々のデータの内容の違いによるレイアウ
トの違いをオペレータが意識せずとも適切なレイアウト
で出力することができる文字処理装置が実現できる。

【００２７】なお、上記フローチャートにおいて、グル
ープ番号が必ず先に入力される様説明したが、入力の順
序は別に特定する必要は無く、書式がひとつに特定でき
れば良い。

【００２８】また、実施例の説明は印刷出力するとした
が表示出力等であっても良いことはもちろんであり、扱
うデータベースも宛先に限らず、文献や部品等のデータ
ベースを対象にしても実現できる。このようなデータベ
ースでは実施例で説明した宛先データと異なって１件あ
たりのフィールド数が非常に多いことがあり、選択的に
フィールドを読み出すことも多い。このような場合には
オペレータにフィールドの選択を一々させずとも、選択
された書式データに定められているフィールドのみをレ
イアウトの段階で選び取り、出力することもできる。

【００２９】実施例１では、データベースデータや書式
情報はＲＡＭ上に格納されているが、ＲＡＭより単位容
量あたりでは安価なハードディスクやフロッピーディス
クなどの外部記憶装置を用いても本発明の主旨をなんら
曲げるものではない。

【００３０】データベースについても、厳格にデータベ
ースシステムによって管理されているものでなく、簡便
なファイルシステムに集積されたデータを利用する場合
でも本実施例と同様に扱うことができる。

【００３１】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても１つの機器から成る装置に適用し
ても良い。また、本発明は、システム或は装置にプログ
ラムを供給することによって達成される場合にも適用で
きることはいうまでもない。

【００３２】

【発明の効果】以上説明した様に本発明にかかる文字処
理装置は、出力形式が異なるデータが混在した状態であ
っても、形式ごとにデータを分類しなくとも一括して出
力できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施例の構成を示すブロック図である。

【図２】実施例の構成を示すブロック図である。

【図３】図２の構成の装置により実行される処理手順を
示すフローチャートである。

【図４】書式の管理の例を示した図である。

【図５】宛先データの例である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ、 ２ ＲＯＭ、 ３ 表示部、 ４ 印字部、 ５ キーボード、 ６ ＲＡＭ、 ７ データベースデータ、 ８ 書式情報、 １０ バスラインである。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データベース機能を有する文字処理装置
   であって、 前記データベースのデータ一件ごとに対応した識別子を
   記憶する手段と、 グループ指定を行う手段と、 前記データを出力する際の配置形式群を記憶する手段
   と、 前記グループ指定と前記識別子とに基づいて前記配置形
   式群の内から適当な配置形式を選択する手段と、 前記選択された配置形式に従って前記データを配置する
   手段と、 前記配置されたデータを出力する手段と、を備えること
   を特徴とする文字処理装置。
2. 【請求項２】 住所データベース機能を有する文字処理
   装置であって、 前記データベースの住所データ一件ごとに対応した書式
   番号を記憶する手段と、 書式グループ番号の指定を行う手段と、 前記書式番号及び前記グループ番号の組み合わせに対応
   して、前記住所データを出力する際の配置形式を記憶す
   る記憶手段と、 前記グループ番号と前記書式番号とに基づいて前記記憶
   手段から適当な配置形式を選択する手段と、 前記選択された配置形式に従って前記住所データの各フ
   ィールドを配置する手段と、 前記配置されたデータを印刷出力する手段と、を備える
   ことを特徴とする文字処理装置。
3. 【請求項３】 書式識別子を一フィールドとするデータ
   ベース機能を有する文字処理方法であって、 グループ指定を行う行程と、 前記データを出力する際の配置形式群を記憶する行程
   と、 前記グループ指定と前記識別子とに基づいて前記配置形
   式群の内から適当な配置形式を選択する行程と、 前記選択された配置形式に従って前記データを配置する
   行程と、 前記配置されたデータを出力する行程と、を備えること
   を特徴とする文字処理方法。