JPH04264978A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書データを格納する電
子ファイル装置に関し、特に、検索結果を文書画像とし
て出力するプリンタ機能を備えた電子ファイル装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書データを格納する電子ファイ
ル装置は、ヒタチレビュー、ボリューム３６（１９８７
年）第２１３頁（Ｓ．Ｉｔｏ　　ｅｔ　　ａｌ．，”Ｈ
ＩＴＦＩＬＥ　　６５０　　Ｏｐｔｉｃａｌ　　Ｄｉｓ
ｋ　　Ｆｉｌｉｎｇ　　Ｓｙｓｔｅｍ，”Ｈｉｔａｃｈ
ｉ　　Ｒｅｖｉｅｗ　　３６，２１３（１９８７））に
記載のように、光ディスクに格納されている文書画像を
キーワード等により検索し、該当する検索結果画像を電
子ファイルのプリンタから順次出力している。また、テ
レビジョン学会誌ボリューム４４、ナンバ１０（１９９
０年）第１４２５頁から第１４３９頁（武田他”書換型
光ディスクを用いたイメージ符号文書のＬＡＮ経由目視
検索”）に記載のよう、ネットワークに接続された電子
ファイル装置については、検索結果の画像を同じように
プリンタから順次出力する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来技術では、複数の
使用者がそれぞれ近くにある端末または電子ファイル装
置から検索要求を行ない、検索した結果画像をネットワ
ークに接続された遠隔地にある電子ファイルのプリンタ
に出力する場合、離れている当該プリンタに出力紙を取
りに行く必要があった。このため、遠隔地にある当該プ
リンタに行くまでの時間がかかるという問題があった。 また、従来技術では、複数の使用者が遠隔地にあるプリ
ンタに検索結果を出力するため、当該プリンタに出力が
集中し、出力紙がプリンタの出口に山積みされ、使用者
の出力紙を探すのに手間がかかるという問題があった。 さらに、上記従来技術は、ネットワークに接続されたプ
リンタに検索結果を出力する場合、出力するプリンタを
予め設定していると、当該プリンタに出力が集中しプリ
ンタが空くまで待つことになり、使用者が出力紙を入手
するまでに長い時間を要するという問題があった。

【０００４】本発明の目的は、ネットワークに接続され
た電子ファイルのプリンタが遠隔地にある場合、離れた
所にある当該プリンタまで出力紙を取りに行く手間を省
略し効率良く、大量文書データの検索を行なえるところ
にある。

【０００５】また、本発明の他の目的は、ネットワーク
に接続された当該プリンタに出力が集中し出力した紙が
山積みとなり、出力紙の中から自分の検索結果を探す手
間を無くし、使用者が効率良く自分の検索結果を入手す
るところにある。

【０００６】さらに、本発明の他の目丁は、ネットワー
クに接続された当該プリンタに出力要求が集中しないよ
うにし、出力待ちの時間が短くするところにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、検索結果を出
力した紙の表面に、宛先、郵便番号、識別番号、姓名等
の使用者の属性情報を検索結果と併せて付加するように
したことを特徴とするもので、この属性情報により出力
紙を使用者に発送することができる。また、プリンタに
出力が集中し検索した結果の紙の文書が山積みとならな
いよう、検索要求ごとに出力紙を自動的に仕分けること
ができるようにした点も、本発明の別の特徴である。さ
らに、プリンタの出力の待ち時間が長くならないように
空いているプリンタもしくは待ち時間の短いプリンタを
自動的に探索して出力するようにし、このため出力先の
プリンタの所在位置を使用者に表示するようにした点も
、本発明の他の特徴である。

【０００８】

【作用】本発明の電子ファイル装置は、ネットワークに
接続された遠隔地からの電子装置の使用者の要求により
、当該ネットワークに接続されたプリンタから検索結果
を紙として出力するが、使用者の宛先、姓名等の属性情
報を出力紙に付加するように動作する。この属性情報を
付加することによって、出力紙を使用者に発送すること
ができるので、当該遠隔地にあるプリンタに使用者が移
動する必要がなく効率良く検索結果を入手することがで
きる。また、ネットワークに接続された当該プリンタは
検索の要求単位ごとに、紙の出力形態若しくは保管形態
を変更するように動作する。これによって、使用者が容
易に自分の検索結果を入手することができる。さらに、
ネットワークに接続された複数台のプリンタの内から、
待ち時間の短いプリンタを探索して出力しかつその出力
先のプリンタの所在位置を表示するように動作するため
、使用者が検索結果を短い時間で入手できる。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図１により説明す
る。この図は、大容量記憶装置を備え文書データを格納
する電子ファイルの全体構成を示し、ネットワーク１０
８に接続された多数の電子装置から構成されている。ネ
ットワーク１０８に接続された電子装置の内、ファイル
サーバ１０５は光ディスク等の大容量記憶装置を備えて
おり、大量の文書データを格納しており、検索ステーシ
ョン１０４、１０６からの検索要求により該当する文書
を探索し読みだす。また、プリントサーバ１００、１０
７は検索結果である文書データをファイルサーバ１０５
から受信し、紙に出力する。この電子ファイルでは使用
者は複数おり、ネットワーク１０８には複数台の検索ス
テーション１０４、１０６が接続されている。また、ネ
ットワーク１０８にはプリントサーバも同様に複数台１
００、１０７のように接続されている。このネットワー
ク１０８はローカルエリアネットワークや広域通信網で
あり、通常、検索ステーションとプリントサーバとの距
離は離れた遠隔地である場合が多い。このため、プリン
トサーバ１００、１０７には、宛先付加部１０３を設け
、使用者の属性情報をプリンタ制御部１０２に出力する
。プリンタ１０１はページプリンタ若しくは画像プリン
タで構成されており、プリンタ制御部１０２の指令に従
って、検索結果の画像に宛先等の使用者の属性を付加し
印字する。これにより、検索結果の出力紙には、宛先、
姓名、郵便番号、識別番号等の使用者の属性情報が付加
されることになるので、遠隔地にあるプリントサーバに
出力された検索結果を郵便などで即座に発送することが
できるとうい効果がある。また、この属性情報としてバ
ーコード或いは識別マーク或いは指定色を用いることも
できる。

【００１０】図１３は本発明で用いるプリントサーバ１
００の一例を示す構成図である。プロセッサ１３００、
制御メモリ１３０１がバス１３１０に接続されており、
制御メモリ１３０１内のプログラムにより宛先等の使用
者の属性を付加する。検索結果は画像メモリ１３０２に
蓄積され、使用者の属性がこの画像中に付加される。バ
ス１３１０には通信制御部１３０９が接続しており、外
部のネットワークとの通信を行ない、ファイルサーバ１
０５から読みだした検索結果を受信するとともに、検索
者の属性情報をネットワークに接続されている検索ステ
ーションから受信する。ディスプレイ・キーボード制御
部１３０５は、プリントサーバ１００が備えているディ
スプレイ１３０６、キーボード１３０７を制御するもの
で、ビットマップ等の表示用メモリ１３０８を制御しデ
ィスプレイに表示する。入出力制御部１３０３はプリン
タ１３０４を制御し検索結果である画像を紙に出力する
とともに使用者の属性情報を画像と合わせて印字する。

【００１１】図２は使用者の属性情報を付加する処理の
流れ図を示す。プリントサーバ１００は、ステップ２０
０で検索結果である画像を受信する。ついで、ステップ
２０１で使用者である送信者を識別し、宛先、姓名等の
属性情報を獲得する。当該属性情報は、予めそれぞれの
プリントサーバにテーブル形式で格納しておくこともで
きる。あるいは、検索結果ごとにネットワークに接続さ
れた要求元の検索ステーションから送られる使用者の属
性を受信することもできる。ついで、ステップ２０２で
、属性情報を郵便等で発送ができるようなレイアウトに
なるよう宛先を作成し、ステップ２０３で検索結果であ
る画像と前ステップで生成した宛先とを合成する。宛先
を付加した検索結果の画像をステップ２０４でプリンタ
に紙として出力する。

【００１２】図３は宛先付き文書を説明する図である。 検索結果である文書画像３００の先頭のページに宛先３
１０を付加した一実施例を示す。検索結果である文書画
像３００が複数ページある場合は、すべてのページに宛
先３１０を付与することができる。また、先頭のページ
にのみ宛先を付与してもよい。図９は表紙付き文書を説
明する図である。検索結果である文書画像９０２の先頭
に表紙９００を自動的に付加し、その表紙９００に宛先
を印字することもできる。

【００１３】図４はネットワークを備えた本発明の電子
ファイル装置の他の実施例を示す構成図である。ネット
ワーク４１０に検索ステーション４０５、４０８等が複
数台接続されている。また、プリントサーバ４００、４
０９に示すようにネットワーク４１０に複数台のプリン
トサーバが接続されている。さらに、ファイルサーバ４
０４がネットワーク４１０に接続されており、大量の文
書データを保管するこのファイルサーバも複数台接続さ
れている場合もある。プリントサーバ４００は、優先順
位判定部４０３を備えており、複数台の検索ステーショ
ンからの検索結果の出力要求を受取、予め設定されてい
る優先レベルに従って、出力の順番を決定し、プリンタ
制御部４０１に出力の順番を出力する。当該優先レベル
としては、使用者ごとに優先レベルを設定する方法があ
る。また、検索単位ごとに使用者が優先レベルを設定す
る方法がある。あるいは、検索結果の出力枚数によって
優先レベルを決定する方法でもよい。このように、検索
結果の出力に優先順位を付加することにより、使用者の
緊急度に応じたプリント出力ができるため、効率良く検
索結果を入手することができるようになる。

【００１４】一方、検索ステーション４０５には、ディ
スプレイ４０６を備えており、複数台あるプリントサー
バの内で、使用者の検索結果を出力するプリントサーバ
の位置を画面上の地図データ４０７として、使用者に提
示する。ネットワーク４１０には複数台の検索ステーシ
ョンが接続されており、複数の使用者が検索結果を同じ
時期に同じプリントサーバから出力することになると、
プリントサーバが空くまで待つことになる。このため、
ネットワークに接続されたプリントサーバの内で、空い
ている若しくは待ち時間の短いプリントサーバを探索し
、そのプリントサーバに検索結果を出力する。この時、
使用者に複数台のプリントサーバの何れに検索結果を出
力するかを提示する必要があり、このため、検索ステー
ションのディスプレイに出力先のプリントサーバの所在
位置を地図として表示する。

【００１５】図５は検索ステーションが出力先のプリン
トサーバを決定する動作の流れ図である。検索ステーシ
ョン４０５は、検索要求をファイルサーバ４０４に出し
、ファイルサーバ４０４は該当する文書データを光ディ
スク等の大容量記憶装置から読みだす。この時点で検索
ステーション４０５は、ステップ５００で検索結果であ
る画像を出力指令をファイルサーバから受信する。そし
て、ステップ５０１で空いているプリントサーバを探索
する。もし、空いているプリントサーバが無い場合は、
待ち時間の短いプリントサーバを探索する。この時、検
索ステーションからの距離をもとに、探索するプリント
サーバの範囲を限定し、遠隔地のプリントサーバが空い
ていても、そこには出力しないようにすることもできる
。このため、検索ステーションごとに出力が許容される
プリントサーバを予め登録する手段を具備しておき、プ
リントサーバの探索は、当該登録されている範囲で行な
うようにすることができる。ステップ５０２では、出力
先のプリントサーバを決定し、当該プリントサーバを出
力の指令を出す。さらに、ステップ５０３では、当該プ
リントサーバの所在位置を示す地図データを読みだす。 この地図データは、プリントサーバに保持し、出力指令
を出した時に検索ステーションがプリントサーバから地
図データを受信して読みだす。或いは、検索ステーショ
ンに予め登録しているプリントサーバの地図データを保
持し、出力命令を出した時点でこの地図データを読みだ
してもよい。ステップ５０４では検索ステーションの画
面に出力するプリントサーバの地図データを表示する。

【００１６】図６は出力先のプリントサーバの画面表示
の説明図である。検索ステーションのディスプレイ画面
６００の中に、出力先の地図６０１を表示する。また、
プリントサーバの所在の住所を文字列で合わせて表示し
てもよい。さらに、待ち時間の長さ等の情報を画面に同
じに表示してもよい。このため、検索ステーション４０
５には、プリントサーバ４００の待ち行列の状態を読み
取る手段と、待ち時間を算出する手段と、画面に待ち時
間を文字列若しくはグラフィックで表示する手段とを備
えている。これにより、出力先のプリントサーバが固定
されていなく、空いているプリントサーバに随時出力す
る場合であっても、使用者は出力先を探すことなく検索
結果を出力紙を入手することができるという効果がある
。

【００１７】図７は仕分け機構が具備されたプリントサ
ーバの構成図である。プリントサーバ７００は、ネット
ワーク７０９を介して、検索ステーション７０５、７０
６並びにファイルサーバ７０７、別のプリントサーバ７
０８等に接続されている。プリンタ制御部７０４はプリ
ンタ７０１の動作を制御するとともに、識別番号判定部
７０３に検索結果の出力情報を出力する。当該情報とし
ては、検索要求の番号、検索結果の頁枚数等がある。識
別番号判定部７０３では、検索要求単位ごとに出力紙の
仕分けのための保管位置を決定し、仕分け機７０２に検
索単位ごとに保管位置情報を送出する。

【００１８】図８は仕分け機７０２の構成図である。プ
リンタ７０１から送出された印刷済の紙は送り方向切替
機構８０３、８０４、８０５により、紙の送りを切替え
て、出力紙格納部８０６、８０７、８０８、８０９の内
の所定の格納部に格納されることになる。この時、検索
者識別制御部８０２によって、検索者ごとの格納部が設
定され、送り制御部８０１により送り方向の切替が制御
される。これにより、検索者または検索供給ごとに出力
紙を所定の格納場所、例えば、保管棚に自動的に供給す
ることができるとうい効果がある。

【００１９】図１２は仕分けにおける保管手段の他の実
施例を説明する図である。プリンタ１２００から送出さ
れた紙は、出力紙送り機構１２０１によってその送り先
が切替られ、送出路１２２０、１２２１、１２２２、１
２２３の何れかを通過して出力紙格納部１２１３に送ら
れる。出力紙格納部１２１３には仕切り板１２１０、１
２１１、１２１２が具備されており、これらは、可動の
板である。仕切り駆動部１２０５、１２０６、１２０７
によって駆動軸１２０８を軸方向に仕切り板が移動する
。仕切り制御部１２０９は、出力枚数受信部１２０４で
受信した紙の枚数に従って、仕切り板の位置を制御して
いる。また、検索要求識別部１２０３によって検索要求
の単位を識別し、送り制御部１２０２に出力紙を格納す
る棚の位置を入力する。このように、出力された検索結
果を保管する棚の大きさを可変とすることができるため
、検索結果の出力枚数が検索要求ごとに異なっている場
合も、出力紙を格納する棚から紙が溢れだすことが防止
できるという効果があるし、検索要求ごとに効率良く検
索結果を保管できるという効果もある。

【００２０】図１０は検索結果の出力紙に表紙を設定す
るための表紙用紙の送出を説明する図である。プリンタ
１０００に対して、印刷するための用紙を供給する部分
が二つあり、文書用送出部１００１、表紙用送出部１０
０２からなる。表紙用送出部１００２は、検索結果に表
紙を付加するものであり、例えば、表紙の用紙として検
索結果の用紙とサイズの異なる用紙や色の異なる用紙を
備えることができる。検索要求単位識別部１００３にお
いて、検索結果ごとにその先頭と結果文書との識別を行
なう。文書用送出部１００１では検索結果の内容を印刷
するための用紙が順次送出される。これにより、プリン
タの出力紙に、検索要求ごとに区切りの紙を挿入するこ
とができ、多数の出力紙を検索要求ごとに分けることを
、この区切りの紙を手がかりに行なうことができるとい
う効果がある。さらに、表紙用送出部１００２において
、検索者ごとに用紙の色を設定しておくこともでき、こ
れにより、出力紙の中から自分の検索結果を容易に取り
出すことができる。

【００２１】図１１は用紙の向きを検索要求ごとに回転
される方法を説明する図である。プリンタ１１００に供
給される用紙は、横長用紙送出部１１０１、縦長用紙送
出部１１０２から供給される。この内、横長用紙送出部
１１０１からは横長に設定された用紙はプリンタ１１０
０に送出される。また、縦長用紙送出部１１０２からは
縦長に設定された用紙がプリンタ１１００に送出される
。プリンタの印刷では、これらの用紙の向きに合わせて
画像を回転し印刷することになる。検索要求単位識別部
１１０３では、検索要求の単位を識別し、検索要求ごと
に用紙送出指令を横長用紙送出部１１０１と縦長用紙送
出部１１０２に交互に出す。これにより、検索結果ごと
に印刷済の文書の向きを回転させて出力することができ
るため、出力紙の中から使用者が自分の検索結果を取り
出すのが容易になる。

【００２２】なお、本発明は電子ファイルに限らず、ネ
ットワークに接続された電子装置において紙への出力装
置を有するシステム、例えば、ネットワークに接続され
たワークステーションのプリンタ装置、ネットワークに
接続されたワードプロセッサのプリンタ装置、広域通信
網や構内通信網などのネットワークに接続されたファク
シミリ装置などの画像伝送装置に対しても有効なもので
ある。

【００２３】

【発明の効果】本発明によれば、ネットワーク構成を備
えた電子装置において出力紙に使用者の属性情報を付加
することができるため、遠隔地にあるプリンタに出力し
た紙を使用者が取りに行く必要が無く、当該属性情報に
よって出力紙を発送することが容易となる。さらに、出
力紙を自動的に仕分けすることができるため、プリンタ
に集中して出力紙が山積みされることがなく、使用者が
自分の出力紙を容易に入手することができる。さらに、
プリンタの出力先を切替ること並びに出力先を画面表示
で使用者に提示することができるため、プリントも待ち
時間を短縮することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す電子ファイル装置の全
体構成図である。

【図２】使用者の属性付与の流れ図である。

【図３】宛先付き文書の説明図である。

【図４】本発明の他の実施例を示す電子ファイル装置の
全体構成図である。

【図５】出力先プリントサーバの決定動作の流れ図であ
る。

【図６】出力先プリンタの画面表示の説明図である。

【図７】プリントサーバの構成図である。

【図８】仕分け機構の説明図である。

【図９】表紙付き文書の説明図である。

【図１０】表紙用紙の送出の説明図である。

【図１１】用紙の回転の説明図である。

【図１２】検索結果の保管手段の説明図である。

【図１３】プリントサーバの構成図である。

【符号の説明】

１００　　プリントサーバ １０３　　宛先付加部 １０４　　検索ステーション １０５　　ファイルサーバ １０８　　ネットワーク ４０７　　画面上の地図データ表示部 ７０２　　仕分け機

Claims (17)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データを格納する電子ファイル装置で
   あって、ネットワークに接続された遠隔地の電子装置か
   らの要求により文書データを紙に出力する手段と、その
   出力した紙に要求元を識別する情報を付加する手段とを
   有することを特徴とする電子ファイル装置。
2. 【請求項２】上記出力した紙に郵便番号または識別番号
   を印字することを特徴とする請求項１記載の電子ファイ
   ル装置。
3. 【請求項３】上記出力した紙にバーコードまたは識別マ
   ークを印字することを特徴とする請求項１記載の電子フ
   ァイル装置。
4. 【請求項４】文書データを格納および検索する電子ファ
   イル装置であって、検索した文書の先頭ページの前に表
   紙ページを付加する第一の手段と、その表紙ページに宛
   先を印字する第二の手段とを有することを特徴とする電
   子ファイル装置。
5. 【請求項５】文書データを格納する電子ファイル装置で
   あって、プリンタの出力紙を仕分け機に供給する第一の
   手段と、検索者または検索要求の識別番号によって仕分
   け機を制御する第二の手段と、検索者または検索要求ご
   とに出力紙を保管する第三の手段とを有することを特徴
   とする電子ファイル装置。
6. 【請求項６】ネットワークに接続された遠隔地の電子装
   置からの要求により文書データを紙に出力する手段と、
   当該出力要求に受信して出力待ち時間の短いプリンタを
   選択する手段と、出力先のプリンタの所在地を地図デー
   タとして記憶する手段と、当該所在地を示す地図データ
   をネットワークに接続された電子装置の画面に表示する
   手段とを有することを特徴とする電子ファイル装置。
7. 【請求項７】文書データを格納する電子ファイル装置で
   あって、検索者の識別番号に優先権を付与する手段と、
   優先権に従ってプリンタの出力を制御する手段とを有す
   ることを特徴とする電子ファイル装置。
8. 【請求項８】上記第一の手段は、付加する表紙のページ
   の色を検索結果文書のページの色と異なる色に設定する
   手段を有することを特徴とする請求項４記載の電子ファ
   イル装置。
9. 【請求項９】上記第一の手段は、付加する表紙のページ
   のサイズを検索結果文書のページのサイズと異なるサイ
   ズに設定する手段を有することを特徴とする請求項４記
   載の電子ファイル装置。
10. 【請求項１０】文書データを格納する電子ファイル装置
    であって、検索の要求単位を識別する手段と、当該検索
    の要求単位に出力する紙の方向を回転させる手段を有す
    ることを特徴とする電子ファイル装置。
11. 【請求項１１】上記第三の手段は、出力された文書を保
    管する格納部の大きさを可変とする手段と、出力する紙
    の枚数を識別する手段と、当該出力紙の枚数によって格
    納部の大きさを制御することを特徴とする請求項５記載
    の電子ファイル装置。
12. 【請求項１２】ネットワークに接続され遠隔地の電子装
    置からの要求により画像を紙に出力する電子装置であっ
    て、出力のための待ち時間を計測する第一の手段と、当
    該待ち時間および電子装置の所在位置により出力先の電
    子装置を選択する第二の手段と、出力先の電子装置の所
    在位置を表示する第三の手段とを有することを特徴とす
    るネットワークに接続された電子装置。
13. 【請求項１３】上記要求元を識別する情報として宛先ま
    たは名前を印字することを特徴とする請求項１記載の電
    子ファイル装置。
14. 【請求項１４】文書データを格納する電子ファイル装置
    であって、検索の要求単位を識別する手段と、当該検索
    の要求単位に従って紙の出力形態を変更する手段を有す
    ることを特徴とする電子ファイル装置。
15. 【請求項１５】文書データを格納する電子ファイル装置
    であって、検索の要求単位を識別する手段と、当該検索
    の要求単位に従って出力した紙の保管形態を変更する手
    段を有することを特徴とする電子ファイル装置。
16. 【請求項１６】上記第二の手段は、電子装置ごとに出力
    先の選択可能な電子装置を登録し保持する手段と、当該
    登録された電子装置の内から待ち時間の短いもしくは占
    有されていない電子装置を探索する手段とを有すること
    を特徴とする請求項１２記載のネットワークに接続され
    た電子装置。
17. 【請求項１７】ネットワークに接続された遠隔地の電子
    装置からの要求により文書データを紙に出力する手段と
    、当該出力要求に受信して出力待ち時間の短いプリンタ
    を選択する手段と、出力先のプリンタの所在地を記憶す
    る手段と、当該所在地をネットワークに接続された電子
    装置の画面に表示する手段と、当該出力待ち時間を画面
    に同時に表示する手段とを有することを特徴とする電子
    ファイル装置。