JPH05314107A

JPH05314107A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPH05314107A
Application number: JP4137696A
Authority: JP
Inventors: Satoru Sasa; 哲佐々; Kyoko Takeda; 京子武田; Koji Hagino; 浩司萩野; Hitoshi Yoshinobu; 仁司吉信
Original assignee: Sony Corp
Current assignee: Sony Corp
Priority date: 1992-04-30
Filing date: 1992-04-30
Publication date: 1993-11-26

Abstract

(57)【要約】【目的】差出人または受取人に関する情報を文書中に
挿入するのに、情報入力操作および書式に関する知識が
不要な文書作成装置を提供する。【構成】ＣＰＵ１は、データベース装置６から取り出
した差出人または受取人に関する情報をデータベース読
込領域４９Ａに取り込み、文書本文記憶領域４０に記憶
された文書本文のうちユーザーに選択された文書本文に
設定されたデフォルト書式の書式データに従って、領域
４９Ａに記憶された差出人または受取人に関する情報
を、文書の所要領域に配置する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えば、英文レターの
作成に好適な文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】特願平３‐１７２６３２号には、ユーザ
ーが日本語により作成した文章を英語に変換する文章作
成装置が開示されている。この文章作成装置は、日本語
よりなる複数の文章が予め登録された日本語文章テーブ
ルと、この日本語文章テーブルに対応し、英語よりなる
英語文章テーブルとを備え、日本語文章テーブルの文章
および英語文章テーブルの文章は、語または文単位で部
分的に選択可能とされ、ユーザーが日本語文章テーブル
の文章の語または文を選択することにより、この選択に
応じて択一的に英語文章テーブルの文章の語または文が
選択され、英語の文章が作成される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述の文章作成装置に
おいては、英語の文章を容易に作成できるが、差出人の
姓名、役職名、会社名および住所等の差出人に関する情
報、ならびに受取人の氏名、役職名、会社名および住所
等の受取人に関する情報は、ユーザーが別途入力する必
要があり面倒である。

【０００４】また、差出人および受取人に関する情報
は、英文レターの書式によって、挿入位置およびレイア
ウトが異なるため、ユーザーは、これらの情報を正しく
配置するために、英文レター書式に関する正確な知識を
持っていなければならない。

【０００５】本発明は、このような状況に鑑みてなされ
たものであり、差出人または受取人に関する情報を文書
中に挿入するのに、情報入力操作および書式に関する知
識が不要な文書作成装置を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の文書作成装置
は、文書本文を記憶する文書本文記憶手段（例えば、実
施例の文書本文記憶領域４０）と、差出人または受取人
に関する情報を記憶する情報記憶手段（例えば、実施例
のデータベース装置６）と、文書本文記憶手段に記憶さ
れた文書本文、および情報記憶手段に記憶された差出人
または受取人に関する情報を、文書の所要領域に配置す
る制御手段（例えば、実施例のＣＰＵ１、書式記憶領域
４６、およびデータベース読込領域４９Ａ）とを備える
ことを特徴とする。

【０００７】

【作用】上記構成の本発明の文書作成装置においては、
制御手段が、文書本文記憶手段に記憶された文書本文、
および情報記憶手段に記憶された差出人または受取人に
関する情報を、文書の所要領域に配置する。従って、ユ
ーザーは、書式に関する知識および情報入力操作を必要
とすることなく、差出人または受取人に関する情報を書
式に適合した位置に配置できる。

【０００８】

【実施例】図１は、本発明の文書作成装置の一実施例の
構成を示すブロック図である。ＣＰＵ１は、バスを介し
て、キーボード２、ディスプレイ３、ＲＡＭ４、磁気ハ
ードディスク装置５、およびデータベース装置６に接続
されている。

【０００９】ＲＡＭ４は、文書本文記憶領域４０、書式
記憶領域４６、共通データ記憶領域４７、データベース
読込領域４９Ａおよび作成済文書記憶領域４９を有して
いる。

【００１０】文書本文記憶領域４０は、複数の文書本文
（英文および和訳文）を記憶する。各文書本文には、デ
フォルト書式情報およびデフォルトで必要な差出人およ
び受取人に関する情報の項目（後述の入力番号）が付加
されている。複数の文書本文は、文書作成装置の起動時
に、磁気ハードディスク装置５から読み出されて、文書
本文記憶領域４０にロードされる。

【００１１】書式記憶領域４６は、７種類の英文レター
書式、すなわちＢｌｏｃｋ，ＭｏｄｉｆｉｅｄＢｌｏ
ｃｋ，ＭｏｄｉｆｉｅｄＳｅｍｉｂｌｏｃｋ，Ｅｘｅ
ｃｕｔｉｖｅ，Ｓｉｍｐｌｉｆｉｅｄ，Ｈａｎｇｉｎｇ
ＩｎｔｅｎｄｅｄおよびＭｅｍｏｒａｎｄｕｍを記憶
する。各書式のデータは、書式名、インデント情報、Ｐ
ｕｎｃｔｕａｔｉｏｎ情報（書式および英語／米語の相
違による冒頭敬辞、結尾敬辞の「：」コロンおよ
び「，」カンマ）、必要な項目（フレーズ）および位置
情報（左揃えの右寄せ、センタリング、項目間の改行情
報等）、ならびに挿入される差出人および受取人に関す
る情報の項目（入力番号）および位置情報を含む。図４
（ａ）および（ｂ）は、それぞれ、図１の実施例の書式
記憶領域４６に記憶されるＥｘｅｃｕｔｉｖｅ書式に含
まれる差出人入力番号および送り先入力番号を示す。７
種類の英文レター書式は、文書作成装置の起動時に、磁
気ハードディスク装置５から読み出されて、書式記憶領
域４６にロードされる。

【００１２】共通データ記憶領域４７は、文書本文以外
の項目に関し、各文書に共通に利用できる共通データを
記憶する。共通データは、Ｄａｔｅ（発信日付）、Ｉｎ
ｓｉｄｅａｄｄｒｅｓｓ（書中宛名書き）、Ｓａｌ
ｕｔａｔｉｏｎ、Ｃｏｍｌｉｍｅｎｔａｒｙｃｌｏｓ
ｅ等を含む。共通データは、文書作成装置の起動時に、
磁気ハードディスク装置５から読み出されて、共通デー
タ記憶領域４４にロードされる。

【００１３】データベース読込領域４９Ａは、データベ
ース装置６から読み出された差出人および受取人に関す
るデータを記憶する領域である。図３は、データベース
読込領域４９Ａの各格納領域に付される入力番号と記憶
されるべき内容とを示す。

【００１４】データベース装置６は、差出人および受取
人に関するデータベースを記憶する装置であり、差出人
および受取人に関し、図４（ｃ）に示された項目、すな
わち、氏名、ファーストネーム、ラストネーム、役職、
会社名、番地、通りの名称（町名）、部屋番号、都市
名、州名（県名）、ＺＩＰ（郵便番号）および国名を記
憶する。これらの項目は、図３に示された、データベー
ス読込領域４９Ａの各格納領域に付される入力番号に対
応する。図４（ｄ）は、データベース装置６に記憶され
るデータのサンプルを示す。なお、図４においては、各
データのセパレータは、「｜」で表現されている。

【００１５】作成済文書記憶領域４９は、作成された文
書を記憶する領域である。

【００１６】また、ＲＡＭ４は、文書作成装置の起動時
に、磁気ハードディスク装置５からＣＰＵ１によって読
み出される文書作成プログラムを記憶する所定領域を有
している。

【００１７】図２は、図１の文書作成装置の一実施例の
動作例を示すフローチャートである。文書作成装置が起
動されると、ＣＰＵ１は、磁気ハードディスク装置５か
ら、複数の文書本文、７種類の英文レター書式、共通デ
ータ、および文書作成プログラムを読み出して、ＲＡＭ
４の領域４０、４６、４７および所定領域にロードす
る。

【００１８】ユーザーが、キーボード２を操作して、デ
ータベース装置６を指定すると（ステップＳ１）、ＣＰ
Ｕ１は、データベース装置６の読み込み処理を開始し
（ステップＳ２）、データベース装置６に記憶されてい
る氏名の一覧をメニュー表示し、ユーザーに、差出人お
よび受取人（すなわち送り先）を指定させる（ステップ
Ｓ３）。

【００１９】ユーザーが、カーソルの配置およびキー操
作によって差出人および受取人に相当する氏名を選択す
ると、ＣＰＵ１は、これに対応する氏名、ファーストネ
ーム、ラストネーム、役職、会社名、番地、通りの名称
（町名）、部屋番号、都市名、襲名（県名）、ＺＩＰ
（郵便番号）および国名のデータをデータベース装置６
から取り出す（ステップＳ４）。

【００２０】次に、ＣＰＵ１は、文書本文記憶領域４０
に記憶された複数の文書本文を示すメニューをディスプ
レイ３に表示して、ユーザーに、カーソルの配置および
キー操作により、所要の文書本文を選択させる（ステッ
プＳ５）。そして、ＣＰＵ１は、ユーザーによって選択
された文書本文のデフォルト書式を指定し（ステップＳ
６）、指定したデフォルト書式の構成、構成情報、およ
び位置情報を、書式記憶領域４６から読み出す。そし
て、ＣＰＵ１は、本文データにインデント処理を行い、
指定位置に格納する。

【００２１】また、ＣＰＵ１は、共通データ記憶領域４
７に記憶されている共通データから指定項目に関するデ
ータを取り出し、指定位置に格納する。

【００２２】さらに、ＣＰＵ１は、ユーザーによって選
択された文書本文に付加されている入力番号（すなわち
デフォルトで設定されている差出人および受取人に関す
る情報の項目）によって示されるデータベース読込領域
４９Ａの各格納領域に、データベース装置６から取り出
した各データを格納する（ステップＳ７およびＳ８）。
そして、ＣＰＵ１は、選択されている書式（ここでは、
ユーザーが選択した文書本文のデフォルト書式）の書式
データを参照して、データベース読取領域４９Ａに格納
された差出人および受取人に関するデータの挿入位置を
決定し、挿入する。これにより、文書作成が完了し、作
成された文書は、作成済文書記憶領域４９に記憶され
る。そして、ディスプレイ３の表示内容が、作成済文書
記憶領域４９の記憶内容に更新される（ステップＳ
９）。また、ユーザーが印刷コマンドを入力すると、Ｃ
ＰＵ１は、作成済文書記憶領域４９に記憶された文書
を、プリンタ（図示せず）に印刷させる。

【００２３】図５は、図４に示されたデータベース装置
６のサンプルデータを使用し、差出人をＩｃｈｉｒｏ
Ｙａｍａｄａ、送り先をＢｒｅｄＫｅｎｎｅｄｙと
し、書式をＥｘｅｃｕｔｉｖｅとして、図１の実施例に
よって作成された英文レターの一例を示す。

【００２４】図６は、図１の文書作成装置の一実施例の
別の動作例を示す。まず、ユーザーが、キーボード２を
操作して、データベース装置６を指定する（ステップＳ
１１）。次に、ＣＰＵ１は、文書本文記憶領域４０に記
憶された複数の文書本文を示すメニューをディスプレイ
３に表示して、ユーザーに、カーソルの配置およびキー
操作により、所要の文書本文を選択させる（ステップＳ
１２）。そして、ＣＰＵ１は、ユーザーによって選択さ
れた文書本文のデフォルト書式を指定し（ステップＳ１
３）、指定したデフォルト書式の構成、構成情報、およ
び位置情報を、書式記憶領域４６から読み出す。そし
て、ＣＰＵ１は、、本文データにインデント処理を行
い、指定位置に格納する。また、ＣＰＵ１は、共通デー
タ記憶領域４７に記憶されている共通データから指定項
目に関するデータを取り出し、指定位置に格納する。

【００２５】次に、ＣＰＵ１は、データベース装置６の
読み込み処理を開始し（ステップＳ１４）、データベー
ス装置６に記憶されている氏名の一覧をメニュー表示
し、ユーザーに、差出人および受取人（すなわち送り
先）を指定させる（ステップＳ１５）。

【００２６】ユーザーが、カーソルの配置およびキー操
作によって差出人および受取人に相当する氏名を選択す
ると、ＣＰＵ１は、これに対応する氏名、ファーストネ
ーム、ラストネーム、役職、会社名、番地、通りの名称
（町名）、部屋番号、都市名、襲名（県名）、ＺＩＰ
（郵便番号）および国名のデータをデータベース装置６
から取り出す（ステップＳ１６）。

【００２７】そして、ＣＰＵ１は、ユーザーによって選
択された文書本文に付加されている入力番号（すなわち
デフォルトで設定されている差出人および受取人に関す
る情報の項目）によって示されるデータベース読込領域
４９Ａの各格納領域に、データベース装置６から取り出
した各データを格納する（ステップＳ１７およびＳ１
８）。次に、ＣＰＵ１は、選択されている書式（ここで
は、ユーザーが選択した文書本文のデフォルト書式）の
書式データを参照して、データベース読取領域４９Ａに
格納された差出人および受取人に関するデータの挿入位
置を決定し、挿入する。これにより、文書作成が完了
し、作成された文書は、作成済文書記憶領域４９に記憶
される。そして、ディスプレイ３の表示内容が、作成済
文書記憶領域４９の記憶内容に更新される（ステップＳ
１９）。

【００２８】上記実施例によれば、データベース装置６
に、氏名、住所、役職、会社名等を登録しておけば、レ
ター作成の際に、差出人および受取人に関する情報をキ
ー入力する必要がないので、ミススペルおよびミスタイ
プ等のおそれがない。また、設定（選択）されている書
式に適合した位置に、その書式に合った表記方法で、差
出人および受取人に関する情報を挿入することができ
る。

【００２９】また、１つのデータベース装置を、複数の
文書作成装置で共用するようにすることもでき、また用
途別に利用するようにすることもできる。

【００３０】また、既存または専用のカード型データベ
ース等を利用し、住所データ等の管理を行うことができ
る。

【００３１】なお、上記実施例においては、選択された
文書本文のデフォルト書式に従って、差出人または受取
人に関する情報を配置しているが、各文書本文に複数の
推奨書式を用意し、ユーザーにその中の１つを選択さ
せ、選択された書式に従って、差出人または受取人に関
する情報を配置してもよい。

【００３２】また、上記実施例においては、文書作成プ
ログラムを磁気ハードディスク装置に記憶するものとし
たが、フロッピーディスク装置またはＲＯＭ等に記憶さ
せてもよい。

【００３３】また、上記実施例は英文レターに関するも
のであるが、本発明は、これに限定されず、他の言語の
文書処理にも適用でき、一般に、差出人または受取人に
関する情報の挿入を必要とする文書処理に適用できる。

【００３４】

【発明の効果】本発明の文書作成装置によれば、制御手
段が、文書本文記憶手段に記憶された文書本文、および
情報記憶手段に記憶された差出人または受取人に関する
情報を、文書の所要領域に配置するようにしたので、ユ
ーザーは、書式に関する知識および情報入力操作を必要
とすることなく、差出人または受取人に関する情報を書
式に適合した位置に配置できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書作成装置の一実施例の構成を示す
ブロック図である。

【図２】図１の文書作成装置の一実施例の一動作例を示
すフローチャートである。

【図３】図１の実施例のデータベース読込領域４９Ａの
各格納領域に付される入力番号と記憶されるべき内容と
を示す図である。

【図４】図１の実施例の書式記憶領域４６に記憶される
Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ書式に含まれる差出人入力番号（図
４（ａ））および送り先入力番号（図４（ｂ））、デー
タベース装置６に記憶されるデータベース項目（図４
（ｃ））、ならびにデータベース装置６に記憶されるサ
ンプルデータの例（図４（ｄ））を示す図である。

【図５】図４に示されたデータベース装置６のサンプル
データを使用し、差出人をＩｃｈｉｒｏＹａｍａｄ
ａ、送り先をＢｒｅｄＫｅｎｎｅｄｙとし、書式をＥ
ｘｅｃｕｔｉｖｅとして、図１の実施例によって作成さ
れた英文レターの一例を示す図である。

【図６】図１の文書作成装置の一実施例の別の動作例を
示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ＣＰＵ２キーボード３ディスプレイ４ＲＡＭ５磁気ハードディスク装置６データベース装置４０文書本文記憶領域４６書式記憶領域４７共通データ記憶領域４９作成済文書記憶領域４９Ａデータベース読込領域

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者吉信仁司東京都品川区北品川６丁目７番35号ソニー株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書本文を記憶する文書本文記憶手段
と、差出人または受取人に関する情報を記憶する情報記憶手
段と、前記文書本文記憶手段に記憶された文書本文、および前
記情報記憶手段に記憶された差出人または受取人に関す
る情報を、文書の所要領域に配置する制御手段とを備え
ることを特徴とする文書作成装置。