JPH0573543A - 電子化文書の取扱方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 元の文書を変更することなく、メモの入力を
可能とし、メモ付きの文書、メモなしの文書を選択して
出力することを可能とすること、また、メモ入力された
文書の元の文書のデータに変更があった場合にも、再度
のメモ入力を必要としない文書管理を提供することにあ
る。 【構成】 電子化された文書の修正、追加する文書取扱
装置において、元の文書に対する入力とメモ入力とを切
替え、メモ入力されたデータをメモ文書として作成し、
これと元の文書との位置関係データをメモ入力データに
付加して記憶させ、出力時に元の文書のみまたは元の文
書とメモ入力データとの同時出力を指定する。また、元
の文書を変更したとき、自動的にメモの位置を変更する
には、、元の文書との位置関係を示すデータをメモ入力
データに付加し、元の文書の文字などの追加、削除の修
正により、元の文書内のメモを付けた位置が変ったと
き、自動的に位置関係を示すデータの値を変更する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子化された文書の修
正及び追加する文書取扱装置（例えば、ワードプロセッ
サ、ワークステーション）に係り、特に、文字、アンダ
ーライン及びマーカー等のメモ入力データを取扱う電子
化文書の取扱方法及び装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子化された文書に対してメモ入力デー
タを入力する場合には、電子化された元の文書にメモ入
力データを文書の追加修正データと同じ扱いをして、元
の文書ファイルデータに変更を加えることとしていた。
このため、メモ入力していない元の文書を出力装置に出
力する場合、文書ファイルからメモ入力データを人の記
憶を頼りに復元していく方法を取る必要があった。この
方法では、操作ミスや思い違いにより元の文書データに
復元できるとは限らないという欠点があった。また、メ
モ入力を行う前に、元の文書ファイルのコピーを行い、
元の文書ファイルのコピーに対してメモ入力を行い、メ
モ付き／不付の区別を行う方法が採られている。この方
法によれば、元の文書は保証されるが、元の文書を変更
した場合には、両方のファイルを同様に修正を行う必要
があり、大変煩雑であり、誤りの可能性が多いものとな
る欠点があった。また、特開平１−２７０１６７号公報
にメモ付きの文書の編集方法が述べているが、入力方法
のみであり、出力装置への出力指定方法やメモ対象の文
書の変更に対しての処理方法などは考慮がなされていな
い。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来技術は、電子化さ
れた文書に文字やアンダーラインやマーカーなどのメモ
を入力する場合は、元の文書を変更、追加して修正し、
元の文書とは異なった新しい文書を作成することにな
る。これは、本来の文書とメモとして追加した情報（文
字も含む）との区別の方法がなく、元の文書を見る時、
追加した情報を人間が思い出し、頭の中で考える必要が
あるという問題点があった。また、メモを入力する前
に、電子化された文書をコピーして、それに追加する方
法も考えられるが、新しいメモを追加する度に、文書が
増加し、その文書管理が煩雑になるという問題点があっ
た。さらに、電子化された文書を表示装置に表示した
り、プリント装置などに印字する場合に、メモの有無に
より出力する文書の選択を変更したり、メモを入力した
文書を一時的にメモを除いた文書を作成し、それを出力
する必要があった。この時、誤操作により、出力した文
書が意図していたものと違う場合が多いと考えられる。
本発明の目的は、元の電子化された文書（ファイル）を
変更することなく、メモの入力を可能とし、メモ付きの
文書、メモなしの文書を自由に選択して出力することを
可能とすることにある。また、メモ入力された文書の元
の文書のデータに変更があった場合においても、再度の
メモ入力を必要としない文書管理を提供することにあ
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的は、電子化され
た文書の修正、追加する文書取扱装置において、元の電
子化された文書に対する入力とメモ入力とを切替る入力
切替方式を採用し、メモ入力されたデータ（アンダーラ
イン、マーカーや文字データ）をメモ文書として作成
し、これと元の電子化された文書との位置関係データを
メモ入力データに付加して記憶させ、表示装置や印字装
置への出力時に元の電子化された文書のみまたは元の電
子化された文書とメモ入力データとの同時出力を指定す
る出力切替方式を採用することにより、達成される。ま
た、元の電子化された文書を変更したとき、自動的にメ
モの位置を変更するには、、元の電子化された文書との
位置関係を示すデータをメモ入力データに付加し、元の
電子化された文書の文字などの追加、削除の修正によ
り、元の電子化された文書内のメモを付けた位置が変っ
たとき、自動的に位置関係を示すデータの値を変更する
機能を採用することにより、達成される。

【０００５】

【作用】電子化された文書に対して、別管理文書とした
メモ入力の情報のメモ文書データは、元の文書とは分離
されているため、元の文書のみの出力が容易に可能とな
る。また、元の文書の変更の際に、メモ文書と分離して
いるので、自由にもとの文書の修正を行える。さらに、
元の文書とメモ文書を通信手段を使って、他の文書処理
装置へ伝送することも可能である。また、メモ入力され
た情報の各々に対してメモであることの識別子をつけて
おき、表示装置などへの出力の際に、メモなし、メモ付
きを区別して編集し、出力することができる。また、元
の文書との位置関係を示すデータは、メモ入力データに
付加することにより、メモ入力ファイルを作成し、元の
文書の文字などの追加、削除の修正により、元の文書内
のメモを付けた位置が変化した場合でも、自動的に位置
関係を示すデータの値を変更する機能を付けることによ
り、メモ入力した位置を元の文書の変更の度に修正する
必要はなくなる。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の一実施例を示す。図１は、本
発明の実施例のブロック図である。１は文書ファイルを
処理する文書処理装置、２は文書を保存する補助記憶装
置、３は文書出力装置、４は入力装置、５は入力装置４
の入力種別を切替るための入力切替装置、６は文書処理
装置１より文書出力装置３への出力データを切替るため
の出力切替装置である。本実施例において、まず、入力
装置４よりの入力信号を入力切替装置５の指定により切
り替える。入力装置４の入力信号を操作する前に、入力
切替装置５の入力選択信号７により、「文書変更入
力」、または、「メモ入力」かに切替ておく。文書処理
装置１においては、入力切替装置５の入力選択信号７に
より、入力装置４からの入力が「文書変更入力」である
か、「メモ入力」であるかの判定を行い、「文書変更入
力」であれば、文書ファイルを変更する。また、「メモ
入力」信号であるならば、メモ入力ファイルのデータの
追加修正を行う。この時、本実施例では、入力装置４の
「入力位置情報」（例えば、現在表示している画面の何
行目、何文字目の位置よりメモデータを入力するかのデ
ータ）より算出した「メモ位置情報」（メモ入力ファイ
ルに、元の文書との関係を示すインデックス（元の文書
のどの位置にメモが入力されたかを示す））を記憶して
おき、メモ入力のデータと元の文書との位置関係をはっ
きりさせる。また、元の文書ファイルには、メモ入力フ
ァイルが既に作成済みであるかという情報を付加してお
くことにより、メモ入力が数回に分けて設定された場合
でも、メモ入力ファイルが既に作成済みであるかが明確
であるので、複数つくる必要はなくなる。以上により、
入力装置４よりの入力データをメモ入力データとして取
扱うか、文書変更データとして取扱うかの区別の方法、
及び、元の文書データとメモ入力データ、元文書変更デ
ータの文書処理装置１における概略の取扱い方法につい
て説明した。以下に、このメモ入力データと元文書デー
タのＣＲＴ表示装置などへの出力方法について示す。元
文書ファイルとメモ入力ファイルが、文書処理装置１の
中、または、補助記憶装置２にある場合は、元文書ファ
イルとメモ入力ファイルの内容をそれぞれ個別、また
は、合成して出力装置３に出力する。その出力方法につ
いての選択は、出力選択装置６により、「元文書の
み」、「元文書とメモ入力文書」、または、「メモ入力
文書のみ」を選択し、その出力選択信号８により、文書
処理装置１において出力用データファイルを元文書ファ
イルとメモ入力ファイルからそれぞれ出力形式のデータ
に編集し、それらを目的とする「元文書のみ」、「元文
書とメモ入力文書」、または、「メモ入力文書のみ」の
選択に応じて、データの合成編集処理して作成する。こ
の時、元文書ファイルのみの出力選択であるなら、合成
編集しなくても可能である。このようにして、編集した
出力用データファイルを出力装置３に出力し、出力選択
装置６により選択されたデータを得ることが出来る。

【０００７】本実施例の文書処理装置１における処理機
能ブロックを図２に示す。図２において、入力装置４と
入力切替装置５からのデータと切替信号をもとにデータ
入力判定処理１０１において、「元の文書の修正追加」
か「メモ入力」かの判定を行う。判定結果が「メモ入
力」の場合は、入力メモデータ解釈部処理１０７へ入力
データを渡す。入力メモデータ解釈部処理１０７では、
入力データと文書ファイル１０６をもとに、メモ入力位
置算定処理１０８、メモデータ加工処理１１０へのため
のデータを作成する。メモ入力位置算定処理１０８で
は、メモ入力した元文書におけるページＮＯ、そのペー
ジでの位置、メモ対象キーワード等を算定する。メモデ
ータ加工処理１１０では、入力データをメモデータとし
て記憶するため、字体やカラーコードの変更等を行う。
メモファイル作成処理１１１では、メモ入力位置算定処
理１０８、メモデータ加工処理１１０の結果をもとに、
文書ファイル１０６を修正追加する。また、「元の文書
の修正追加」の場合は、入力文書データ解釈部処理１０
２へ処理が移行し、入力データから元文書の追加修正情
報を作成する。元文書データ変更処理１０３では、元文
書の変更処理とともに、変更データのキー情報を作成す
る。この変更データのキー情報は、メモデータ変更処理
１０４において、元文書データの変更による、メモデー
タの付加位置情報の更新に利用する。すなわち、メモ入
力として、特定の用語にマーカーを附けた場合、元文書
における文字の追加削除等により、その特定の用語の位
置がずれることになるが、それを補正して、その用語に
対してマーカーが施されるようにメモデータの位置デー
タ等を変更することである。これにより、元の文書デー
タを変更した場合でも、その度に、メモの位置を気にす
る必要が無くなる。つぎに、作成済みの文書ファイル１
０６より出力装置３にメモ付き文書を出力する方法を示
す。文書ファイル１０６の構成要素毎に、元文書データ
は、元データ出力データ編集処理１１２により文書出力
装置の出力形式に従い編集する。また、メモデータも同
様にメモデータ出力データ編集１１３により編集する。
この編集結果を元データ・メモデータ合成処理１１４に
おいて、出力切替装置６の指定により、合成または編集
結果のまま出力を行う。つまり、出力選択信号８が「元
文書のみ」の場合、元文書データ１０６は、元データ出
力データ編集処理１１２により通常の出力データとして
編集される。そして、元データ・メモデータ合成処理１
１４では、メモデータ出力データ編集処理１１３の編集
結果に係らず、元データ出力データ編集処理１１２の結
果だけを選択して、出力用データファイルを作成し、出
力装置３へ出力する。また、出力選択信号８が「元文書
とメモ入力文書」の場合、メモデータ出力データ編集処
理１１３の編集結果と元データ出力データ編集処理１１
２により通常の出力データとして編集したデータとを元
データ・メモデータ合成処理１１４において合成し、メ
モ付文書として出力装置３へ出力する。この時、出力装
置３がフレキシブルディスク装置のようなファイル装置
であるときには、文書ファイル１０６の形式または元文
書データの形式で出力することも可能である。本実施例
の場合は、メモを設定するエリアの管理方法をワードプ
ロセッサなどにおいて使用されている領域を用いて行う
こととしている。

【０００８】図３に、メモ文書の追記、変更を実現する
ためのデータ構成を示す。図の左側の欄は、文書データ
の全体の構成を示す。これは、文書ヘッダー、ページ管
理データ、ページデータ、領域データ、および、本実施
例により新たに追加されたメモ文書データの５部から構
成される。図３の右の欄には、上記の各部の詳細な内容
を示している。文書ヘッダーは、文書のＩＤ（タイトル
等）、作成者及び文書属性等の文書全体に関する管理デ
ータと当該文書を構成するページに関するインデックス
部であるアドレスポインタ等から構成されている。ペー
ジ管理データは、文書を構成する各ページのデータへの
アドレスポインタを保持している。これは、文書中の任
意のページに高速にアクセスするために用いられる。ペ
ージデータは、文書を構成する全ページについて、ペー
ジＩＤ、ページサイズ、ページ属性等のデータと当該ペ
ージを構成する領域データへのポインタ類とからなる。
ここで、領域とは、ページを構成する要素であり、１つ
または複数の組合せにより１ページが構成される。１つ
の領域の中には、文字、図形、画像等の属性データが対
応する。すなわち、１ページの中に対応するデータ属性
が異なる領域を複数個配置することにより、図形、文
字、画像等の属性の異なるデータが混在するページを構
成することができる。領域データは、全領域について、
領域ＩＤ、領域サイズ、ページ内の位置等の領域のペー
ジ内の配置に関するデータと、当該領域に割り当てるデ
ータへのポインタ類とからなる。同一ページ内の複数領
域は、互いに重なりあうことを許す。この場合、ある領
域のうえに別領域を重ねることにより、下の領域内のデ
ータを不可視状態とすることができる。また、上から重
なった領域を透視的なものと定義し、上と、下の領域の
データとが重畳して見える状態とすることもできる。こ
のように、領域の重なり関係や、透明、不透明等の状態
を示すのが領域属性である。ここで、領域データ中のデ
ータ種別とは、文字、図形、画像等の区別を示し、この
データ種別とデータポインタによって、当該領域に配置
するデータへのアクセスが可能となる。また、アクセス
するデータとしては、文字、図形、画像等があり、文字
は文字コード列、図形は描画コマンド列、画像はビット
ストリングデータからなっている。更に、これらを描画
するための大きさや描画位置、色などに関する情報など
データの属性に関する情報を保持している。

【０００９】以上の文書データに加え、本実施例では、
メモやコメントの追記、元文書の修正による自動メモ位
置修正、及び、元文書とメモ付き文書の選択出力を実現
するために、メモ文書データを持つ。その内容を図４に
示す。本実施例では、１つの文書に複数のメモやコメン
トの追記を可能とする。このため、図４に示すように、
メモ文書データとしては、基本的には図３に示した構造
を持ち、メモ文書ヘッダ、メモ管理情報及び領域データ
を保有する。メモ文書ヘッダには、メモ文書ＩＤ、作成
者、文書属性やメモ文書データの全体を管理するポイン
タやアドレスデータを持つ。メモ管理情報は、メモを追
記した位置を示す付加ページＮＯ．、ページ位置、メモ
の対象としたキーワード及びメモの大きさをしめす倍率
などをそれぞれのメモに対して管理する。また、領域デ
ータは、元文書における領域データと同じ構造をもつ。
ここにおいて、元の文書と区別して、同様の構造を持つ
のは、出力切替装置６によりメモ不付の文書を出力装置
３へ出力時に処理を容易にするためである。

【００１０】次に、図６は、出力選択信号８による出力
装置３への出力データの作成方法を示す。出力選択信号
８の種別により、「メモのみ」、「メモと元の文書の同
時出力」、または、「元の文書のみ」かを区別し、それ
ぞれのデータ編集合成を行い、出力装置３へ出力する。
具体的には、文書処理装置１において、出力選択信号を
判別する（２０１）。「メモのみ」の場合、メモ文書デ
ータからメモ文書出力データを作成する（２０２）。つ
ぎに、元の文書とメモ文書の対応がないので、そのまま
出力データを編集し（２０３）、メモ個数分の編集が済
むまで行う（２０４）。「メモと元の文書の同時出力」
の場合、まず、元の文書データから元の文書出力データ
を作成（２０５）し、続いて、メモ文書データからメモ
文書出力データを作成する（２０６）。つぎに、メモ対
象位置にメモ文書出力データを編集する（２０７）。こ
の編集はメモ個数分について行い、メモ個数分が済んで
ないときは、メモ文書データからメモ文書出力データを
作成するステップ（２０６）に戻る（２０８）。「元の
文書のみ」の場合は、元の文書データから元の文書出力
データを作成する（２０９）のみで終了する。

【００１１】図５は、他の実施例を示す。入力装置４を
元の文書変更専用の文書入力装置９とメモ入力専用のメ
モ入力装置１０に分離し、入力切替装置５を省略する。
この時、メモ入力専用のメモ入力装置１０から入力され
たデータは、直接メモ入力ファイルのデータとして編集
することになる。メモ入力装置１０の例としては、マウ
ス、タッチスクリーン、または、ライトペンなどがあ
る。また、メモ付きデータ専用のメモ付出力装置１１を
設置する。これは、文書を変更したり、入力したメモの
確認のための装置として、ＣＲＴ表示装置やフラットデ
ィスプレイ装置をこれにあてる。そして、メモ付き／不
付の文書の出力装置３としては、プリント出力装置（レ
ーザービームプリンタやページプリンタ装置等）を割り
当てる。この場合、ＣＲＴ表示装置にメモ付き文書を常
時表示するときは、メモであることを表示するための方
法として、元の文書データと区別が可能なように表示文
字の字体や線種を変える方法や表示色をメモ入力データ
と変える方法がある。これらの方法により出力する方法
を採用する場合においても、文書ファイルとメモ入力デ
ータとが分離されているので、容易にメモと元の文書と
を区別できる。プリンタ装置への出力は、文書の出力切
替装置６の出力選択信号８により切替るのは前述のとお
りである。なお、文書出力切替装置６の代わりにソフト
ウェアにより、出力選択信号をプリセットとして行うこ
とも可能である。また、前述のＣＲＴ表示装置への表示
方法と同じ方法（メモと元の文書との字体を変える、ま
たは、印字色を変える）をプリント出力装置に適用する
こともできる。また、元の文書の変更により、文字数が
変化した場合でもメモの対象位置が変化しないようにす
る方法は、図４に示したメモ管理情報のキーワード及び
元の文書の文字数変更情報をもとにメモの位置情報を計
算し、メモ管理情報の付加ページＮＯ．、位置の値を変
更して、自動的にメモの対象位置を変更することが可能
となる。このように変更記憶することにより、元の文書
のデータが変更になった場合でも、元のファイルデータ
変更時に、メモ入力データの情報を元文書の変更にあわ
せて、これを変更することにより、元の文書の変更と同
時に、以前にメモ入力したメモを再度入力する必要はな
くなる。これは、メモの対象を指定しておくことによ
り、メモが文字、アンダーライン、図形や画像データで
も同様の方法により可能である。

【００１２】

【発明の効果】本発明によれば、電子化された文書デー
タに対して、メモ入力されたデータを別のデータとして
管理するので、元の文書データを変更することなく、メ
モ入力を実施することが可能となる。また、出力装置へ
の出力において、メモ付き／不付の出力指示を行うよう
にしたので、容易にメモ付き／不付の文書を出力するこ
とが可能となる。また、メモ入力されたデータを１単位
ごとに元の文書と対応して記憶する方法を採用している
ので、元の文書に追加、削除のような文字量の変化する
ような修正に対しても、既に入力したメモ入力データを
変更する必要がなく、元の文書の修正も自由に行うこと
が可能となる。また、元の文書とメモ入力データとを区
別してファイルとして管理するため、ＣＲＴ表示装置等
の出力装置にメモ入力であることを表示するとき、文字
の書体や表示色などを元の文書データと区別して出力す
ることが容易となる。さらに、メモ入力用の専用入力装
置を設置することにより、入力切替装置を省略すること
も可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のブロック図

【図２】本発明の実施例の処理機能ブロック図

【図３】メモ文書の追記、変更を実現するためのデータ
構成図

【図４】メモ文書データのデータ構成図

【図５】本発明の他の実施例

【図６】本発明の出力データ作成法

【符号の説明】

１ 文書処理装置 ２ 補助記憶装置 ３ 文書出力装置 ４ 入力装置 ５ 入力切替装置 ６ 出力切替装置 ７ 入力選択信号 ８ 出力選択信号

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子化された文書の修正、追加する文書
   取扱装置において、入力装置よりメモとして文字デー
   タ、アンダーライン及びマーカーデータ等を入力し、文
   書処理装置によりこのメモ入力データをその対象となっ
   た電子化された文書と区別して作成管理し、出力装置
   に、電子化された文書にメモ入力付き／不付を指定し
   て、出力することを特徴とする電子化文書の取扱方法。
2. 【請求項２】 電子化された文書の修正、追加する文書
   取扱装置において、入力装置よりメモとして文字デー
   タ、アンダーライン及びマーカーデータ等を入力し、文
   書処理装置によりこのメモ入力データをその対象となっ
   た元の電子化された文書と区別して作成し、前記メモ入
   力データを１単位ごとに前記元の電子化された文書と関
   連させて記憶し、前記元の電子化された文書が変更され
   ても前記メモ入力データの変更をしないことを特徴とす
   る電子化文書の取扱方法。
3. 【請求項３】 電子化された文書の修正、追加する文書
   取扱装置において、元の電子化された文書に対する入力
   とメモ入力を切替る入力切替手段と、このメモ入力デー
   タをメモ文書として作成する手段と、このメモ文書と前
   記元の電子化された文書との位置関係データを前記メモ
   入力データに付加して記憶する手段と、出力時に元の電
   子化された文書のみまたは元の電子化された文書とメモ
   入力データとの同時出力を指定する出力切替手段を有す
   ることを特徴とする電子化文書の取扱装置。