JPH0589097A - 書式管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書作成において同一書式の多種類の文書を
保存、出力する際に、記憶容量が少なく、操作量の少な
い、書式管理装置を得ることを目的とする。 【構成】 第１の発明では、フォ−マット情報と文書デ
−タとに分けた記憶ファイルと、出力用のマ−ジ・プロ
グラムを設けた。第２の発明では、共通デ−タと個別デ
−タとに分けた記憶ファイルと、出力用のコピ−・プロ
グラムを設けた。第３の発明では、中間共通項目デ−タ
と標準マクロ情報に個別デ−タを加えたものとに分けた
記憶ファイルと、アセンブル・プログラムを設けた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書作成装置におい
て、入力されたデ−タを、少ないメモリ容量で効率的に
記憶する書式管理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】図５は文書作成における入力例を示す図
である。図において点線で囲まれた１は共通デ−タが入
力される領域であり、その他の部分の２は個別デ−タが
入力される領域である。共通デ−タ入力領域のデ−タ
は、多くの文書に共通して使用される部分である。従来
はこうした場合にも共通デ−タ入力領域１のデ−タを個
別の文書を作る度毎にキ−入力等で作成していた。そし
て個別に作成されたこれらの文書はそれぞれ文書毎にフ
ァイルに記憶されるが、その記憶形態は図６に示す形で
あった。図において３はファイル中での記憶状態を示
し、フォ−マット情報（文字大きさ、罫線、等）と文書
デ−タ（数字、漢字、等）が例えば入力順に、渾然一体
となって記憶されている。表示または印刷時には、記憶
されているファイルからの情報が、４のプログラムによ
って解読され、表示装置５または印刷装置６に図５の例
のように出力される。

【０００３】また図７は文書作成の他の具体的な例で、
会議開催通知を作成する場合を説明する図である。最終
書式として図７（ａ）に示すように、決まりきった文章
（不変デ−タ）が入ったレイアウトに対し、図７（ｂ）
に示すように、会議によって変化する個別デ−タを加え
て開催通知を作る。図８は同じ会議に対して後日作る議
事録の例で、この場合も少なくとも最終書式と不変デ−
タ（この場合は議事録レイアウトで図８の３１、３３、
３４、３５、３６、３７、３８の丸で囲った個別デ−タ
を除いた部分）は既に用意されているとしても、個別デ
−タを全て入力して議事録を作る。図９は出張報告書の
例で、会議に出た人が後日作るが、この場合も少なくと
も出張報告書レイアウトに対し、可変デ−タを追記して
作成する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書作成のため
の書式管理装置は以上のように構成されていたので、個
別作成文書毎に記憶ファイルが必要で、記憶容量が大き
くなり、また操作量が多くなるという課題があった。こ
の発明は上記の課題を解決するためになされたもので、
記憶容量の少ない、操作量の少ない書式管理装置を得る
ことを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明に係わる書式管
理装置は、選択、範囲指定のできる入力部と、請求項１
の発明としては、フォ−マット情報と文書デ−タとに分
けた記憶ファイルと、出力用のマ−ジ・プログラムを設
けた。請求項２の発明としては、共通デ−タと個別デ−
タとに分けた記憶ファイルと、出力用のコピ−・プログ
ラムを設けた。請求項３の発明としては、中間共通項目
デ−タと標準マクロ情報に個別デ−タを加えたものとに
分けた記憶ファイルと、アセンブル・プログラムを設け
た。

【０００６】

【作用】この発明における書式管理装置は、入力時には
最初の指定に従って、入力内容は区分された記憶ファイ
ルに区分して記憶され、表示、印刷等の出力時にはそれ
ぞれのファイルから内容がだされ、組み合わされて出力
される。

【０００７】

【実施例】 実施例１．図１は本発明の一実施例の構成を示すブロッ
ク図である。図において、７は入力装置、１１はフォ−
マット情報のみを記憶するフォ−マット情報ファイル、
１２は数字、漢字等の文書のキャラクタを記憶する文書
デ−タ・ファイルである。また１３は２つに分けて記憶
された入力内容を読み出して表示、印刷出力する時に、
両者を組み合わせて出力画面を作成するマ−ジ・プログ
ラムである。１４は逆に入力装置から内容を入力した時
に、指定書式に基づいて２つのファイルに読み込むため
のフォ−マット情報分離プログラムである。１５はマ−
ジ・プログラム１３、フォ−マット情報分離プログラム
以外のプログラムを搭載したプロセッサである。図２は
具体的な例として、本発明を適用して作成した表計算の
文書を出力する場合のフロ−チャ−トと、対応してファ
イルからバッファメモリ上に出力デ−タが展開される様
子を説明する図である。図においてステップＳ１からＳ
３まではフォ−マット情報ファイルからデ−タが得ら
れ、ステップＳ４で文書デ−タ・ファイルからデ−タが
得られる。

【０００８】次に動作を説明する。入力内容は図８に示
すフォ−マットであるとする。入力装置７から全体のフ
ォ−マット情報、即ちレイアウト用紙サイズ、行数、文
字数、レイアウト場所毎の文字大きさ、共通領域の位置
（行、列）、共通領域内のデ−タ等を入力する。表計算
の場合は枠罫線等の書式が共通領域となる。これらの入
力は登録されてフォ−マット情報ファイルに記憶され
る。またこの例の場合には「議事録」「開催場所」等の
文字も共通デ−タとなる。次いで共通領域以外の個別デ
−タを入力する。この例では３３の「○○会議」等がそ
れである。入力が終わり、記憶動作をさせると、共通領
域のデ−タがフォ−マット情報となってフォ−マット情
報ファイルに記憶される。但しこの例では共通領域の文
字もフォ−マット情報として取り扱われる。

【０００９】一旦２つに分けて記憶されたファイルから
表示出力する動作を図２により説明する。この図は表計
算プログラムによる文書作成の例である。登録番号また
は登録記号により、指定のフォ−マット情報がこの場合
はレイアウトファイル（フォ−マット情報ファイル）か
らステップＳ１で読み込まれる。バッファメモリ上には
用紙書式デ−タが書かれる。次にステップＳ２でレイア
ウトファイルからフィ−ルド属性、例えば罫線、文字の
大きさ等がバッファメモリ上に追加される。以下、ステ
ップＳ３で順次フィ−ルドの式、デ−タ・チェック等の
フィ−ルドマクロや、この例の場合には「議事録」「開
催場所」当の共通領域の不変（実）デ−タがバッファメ
モリ上に追加される。ここでフォ−マット情報ファイル
からの読み込みを終わる。ステップＳ４で個別領域のデ
−タが帳票ファイル（文書デ−タファイル）から読み出
され、上書きされる。こうして表示されるべき全体のデ
−タがバッファメモリ上に揃うと、これを表示装置の表
示メモリに送り表示する。

【００１０】実施例２．図３は本発明の他の実施例の構
成を示すブロック図である。図において、２１は作成し
たい文書の第１ペ−ジ、２２は同じく第２ペ−ジ、２３
は同じく第ｎペ−ジである。１は全ペ−ジに共通の共通
デ−タ入力領域である。２４は入力装置で共通領域の範
囲を指定された場合に、指定範囲内のデ−タを他と分け
て登録、記憶する共通領域登録プログラムである。２５
は出力を指示された時、共通デ−タ入力領域とそれ以外
の領域とに分けて記憶されているメモリ２６からのデ−
タを、各ペ−ジの個別デ−タに共通デ−タ入力領域のデ
−タをコピ−して付加、出力するコピ−・プログラムで
ある。

【００１１】次にこの動作を説明する。図示していない
が、入力装置から文書のレイアウト画面を設計し、共通
デ−タ入力領域を設定する。設定方法は座標指定とか、
行（ロウ）、列（コラム）指定による。この領域内に共
通に必要なデ−タを入力していく。共通デ−タの入力が
終われば、登録番号をとり、以後この部分のデ−タはメ
モリの別の部分に記憶される。さらにそのペ−ジの個別
デ−タ入力領域のデ−タを入力しする。次のペ−ジ２２
の入力はそのペ−ジの個別デ−タ入力領域のデ−タだけ
を入力するだけでよい。第ｎペ−ジ２３まで同様であ
る。出力時は、登録番号を指定し、例えば印刷出力させ
ると、メモリ２６の対応ペ−ジが読み出され、コピ−・
プログラムにより、各ペ−ジの共通デ−タがコピ−され
て復元される。

【００１２】実施例３．次に中間的な共通項目入力デ−
タを他と分けて記憶する実施例を説明する。この場合の
構成ブロック図は図３と同じである。但し２４は中間共
通項目登録プログラムとなり、２５はアセンブル・プロ
グラムとなる。図７、図８、図９を具体的なレイアウト
図として、これらを用いて動作を述べる。これらの最終
書式は標準マクロ情報とも呼ばれる。これらの標準マク
ロ情報に共通に使う共通項目として、図４（ａ）に示す
予め設計してある中間共通項目入力書式３０に共通項目
であるあて先の領域３１の「田中次郎」等、発信者領域
３２の「□□□□事務局」、以下、領域３３、から領域
３６までを入力する。こうして図４（ｂ）の中間共通項
目入力３９を登録する。この登録により、図４（ｂ）の
デ−タは中間共通項目登録プログラムによりメモリ２６
の対応領域に記憶される。さらに図７（ａ）の標準マク
ロ情報、つまり最終書式を呼び出し、最終書式に固有の
個別デ−タ、この場合は発信日、担当３７、ＴＥＬ３８
の欄にデ−タを入力する。例えば発信日はシステム・タ
イマ−から自動入力できるし、担当とそのＴＥＬもシス
テムの操作時のＩＤ入力から得られるので、図７（ｂ）
の例では個別デ−タは要らないのが普通である。

【００１３】とにかく図７（ｂ）の会議開催通知を出力
したい時は、最終書式である図７（ａ）で、図４（ｂ）
の中間共通項目を指定すれば、図３のメモリからアセン
ブル・プログラムが２つの部分を読み出して最終結果の
図７（ｂ）が得られる。図８の個別入力デ−タは「議事
内容」の詳細文面だけである。従ってこの内容を記憶す
るためのメモリ容量は少なくてよい。また既に中間共通
項目デ−タが入力されている場合が多いので、操作量も
少なくてすむ。図９の出張報告書の場合も同じである。
個別入力デ−タは「内容」の詳細文面だけでよい。図
８、図９いずれの場合も、出力は記憶されている最終書
式に詳細文面が付加されたものと、指定の中間共通項目
とで、アセンブル・プログラムが表示出力する。

【００１４】

【発明の効果】以上のようにこの発明によれば、請求項
１の発明ではフォ−マット情報と文書デ−タとに分けた
記憶ファイルと、出力用のマ−ジ・プログラムを設けた
ので、請求項２の発明では共通デ−タと個別デ−タとに
分けた記憶ファイルと、出力用のコピ−・プログラムを
設けたので、請求項３の発明では中間共通項目デ−タと
標準マクロ情報に個別デ−タを加えたものとに分けた記
憶ファイルと、アセンブル・プログラムを設けたので、
メモリの記憶容量が少なくて済み、複数の書式がある場
合には操作量が少なくてよいという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の構成ブロック図である。

【図２】本発明を適用した表計算形式の文書を出力する
フロ−チャ−トと対応するバッファメモリ上の展開図で
ある。

【図３】実施例２の構成ブロック図である。

【図４】実施例３の中間項目入力書式の例とそのデ−タ
例を示す図である。

【図５】文書作成における入力例を示す図である。

【図６】従来の文書作成デ−タのメモリでの記憶形態を
説明する図である。

【図７】最終書式の例としての会議開催通知と最終出力
の図である。

【図８】最終出力の他の例としての議事録の図である。

【図９】最終出力の他の例としての出張報告書の図であ
る。

【符号の説明】

１ 共通デ−タ入力領域 ２ 個別デ−タ入力領域 ７ 入力装置 １１ フォ−マット情報ファイル １２ 文書デ−タ・ファイル １３ マ−ジ・プログラム １４ フォ−マット情報分離プログラム １５ プロセッサ ２４ 共通領域登録プログラム ２５ コピ−・プログラム ２７ アセンブル・プログラム ３０ 中間共通項目入力書式 ３９ 中間共通項目入力

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書作成装置において、 指定された書式で文書デ−タが空白の入力画面に、文書
   デ−タの入力領域を区分して表示し、上記入力領域に文
   書デ−タを入力する入力部と、 入力された内容を、登録番号毎に同一書式であれば文書
   デ−タ部分を記憶し、新規の書式であれば書式のフォ−
   マット情報と文書デ−タとに分けて記憶する記憶部と、 記憶している登録番号を指定されて表示、印刷または転
   送出力指示されたときは、対応したフォ−マット情報と
   文書デ−タとを混合して出力するマ−ジ・プログラムと
   を備えた書式管理装置。
2. 【請求項２】 文書作成装置において、 指定された書式で全ペ−ジにわたって共通デ−タとなる
   入力領域の範囲を指定する入力部と、 上記共通デ−タの入力領域指定範囲のフォ−マット情報
   と文書デ−タとを登録番号毎に記憶し、各ペ−ジの指定
   範囲以外のフォ−マット情報と文書デ−タは別の部分に
   記憶する記憶部と、 上記指定された書式で記憶している全ペ−ジのデ−タを
   表示、印刷または転送出力指示されたときは、各ペ−ジ
   の共通デ−タは上記登録番号の記憶部から、それ以外の
   デ−タは上記各ペ−ジの対応する記憶部からの記憶デ−
   タを出力するコピ−・プログラムとを備えた書式管理装
   置。
3. 【請求項３】 文書作成装置において、 複数の最終書式記載するためにに共通に必要なデ−タを
   登録する中間共通項目入力書式を設定し、入力する入力
   部と、 上記共通項目入力デ−タと、上記各最終書式とそれに記
   載するために必要な各個別デ−タとに分けて記憶する記
   憶部と、 記憶している特定の最終書式によるデ−タの出力を指示
   された時は、上記共通項目入力デ−タと上記特定書式と
   その個別デ−タの記憶部から記憶デ−タを組み合わせて
   出力するアセンブル・プログラムとを備えた書式管理装
   置。