JPH04130973A - 電子ファイリングのデータ登録方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的コ （産業上の利用分野） 本発明は定型文章を作成して検索情報を付して電子ファ
イリングシステムへ登録する電子ファイリングのデータ
登録方式に関する。

（従来の技術） 例えば、見積書、仕様書、請求書、契約書等の各種業務
用文章は、各事業所毎に、一定の書式を有しており、担
当者はその一定書式を有する未完の文章に各種金額等の
データや宛先等の文字を加入すれば良いようになってい
る。そして、作成された文章を例えば電子ファイリング
システムへ登録して、長期間に亘って保存するようにし
ている。この電子ファイリングシステムへは画像デ−夕
で登録する場合がある。

そして、担当者は次に示す手順で文章を作成して電子フ
ァイリングシステムへ登録するようにしている。

まず、担当者は第３図および第４図に示すように、手書
又はワードプロセッサ１を用いて定型文章２を作成する
。次に、第５図に示すように、作成された定型文章２を
画像読取装置３にセットして、１頁分の画像データを読
取らせる。読取られた１頁分の画像データは電子ファイ
リングシステム４へ入力される。

この電子ファイリングシステム４は一種のコンピュータ
で構成されており、プロセッサ５がパスラインを介して
キーボード６、ＣＲＴ表示装置等で構成された表示器７
１例えば光デイスク装置等で構成された画像データファ
イル８を制御する。

そして、実際に担当者が作成済の各定型文章を登録する
場合は、後からこの電子ファイリングシステムに登録さ
れた各定型文章２を能率的に読出すために、各定型文書
２の各頁毎に検索情報をも同時に登録する必要かある。

この場合、第６図に示すように、予め頁情報も含めた各
文書名毎に、検索コードを例えば−覧表の状態で記載し
た検索コード対応表９を作成しておく。そして、画像読
取装置３で１枚の定型文章２を読取って、画像データフ
ァイル８に登録する毎に、検索コード対応表９を参照し
て該当定型文章の検索コードをキーボード６を用いて入
力する。すると、該当定型文章２の画像データがキーボ
ード６から入力された検索コードと共に記憶される。な
お、検索コードは画像データでなく通常のコードデータ
で記憶される。

そして、後日この電子ファイリングシステム４の画像デ
ータファイル８から定型文章２を読出す場合は、前述し
た検索コード対応表９でもって該当定型文章２の検索コ
ードを把握してキーボード６からキー人力すれば、画像
データファイル８に記憶されている該当定型文章２の画
像データが表示器７に表示される。

しかしながら、上述したような手法で電子ファイリング
システムに各定型文章２を登録する電子ファイリングの
データ登録方式においても、まだ解消すべきつぎのよう
な問題があった。

すなわち、手書き又はワードプロセッサ１を用いて作成
された定型文章２を画像読取装置３を用いてその都度画
像データを電子ファイリングシステム４に対する入力操
作を行う必要があり、担当者にとってはかなり繁雑な作
業となる。

また、画像読取装置３の原稿置台が汚れていたり、原稿
が斜めにセットされたりする懸念があり、常に最良の画
像品質が確保できない問題がある。

また、担当者が検索コード対応表９を参照しながら検索
コードをマニアル操作でキー人力する必要があるので、
誤った検索コードを入力したり、また、検索コードを入
力し忘れる懸念がある。

また、検索コード対応表９を作成する手間がかかり、ま
た検索コード対応表９を保管するのが面倒である。

（発明が解決しようとする課題） このように従来の電子ファイリングのデータ登録方式に
おいては、定型文章の作成過程から作成された定型文章
の登録過程に至るまで、作業が連続していなくて、その
都度担当者によるマニアル操作が必要であった。したが
って、作業能率が低下するとともに、誤操作が発生する
懸念がある。

本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、
定型文章の作成から作成された定型文章の登録に至るま
で、すべてデータ入力装置内で自動的に実行され、操作
者のマニアル操作を極力省略でき、登録作業能率を大幅
に向上できると共に、誤った検索データが付与されるの
を防止でき、登録データの信頼性を向上できる電子ファ
イリングのデータ登録方式を提供することを目的とする
。

［発明の構成コ （課題を解決するための手段） 上記課題を解消するために本発明は、予め定められた複
数種類の書式を有する未完成の文章に対してデータや文
字を加入して一定フォーマットを有する定型文章を作成
して、この定型文章を画像データに変換し、かつ検索情
報を付して電子フアイリングシステムに各頁毎に登録す
る電子ファイリングのデータ登録方式において、 各書式を有する未完成の文書を文字コード状態で記憶す
る書式ファイルと、入力されたデータや文字をコード化
するためのコード情報ファイルと、書式ファイルの各文
章を画像データに変換して表示する表示器と、この表示
器、書式ファイルおよびコード情報ファイルを用いて入
力されたデータや文字を未完の文章の加入して定型文章
を表示器の表示画面上で作成する文書作成手段と、各定
型文章毎に検索情報を記憶する検索項目ファイルと、表
示器に表示された完成された定型文章の画像データを検
索項目ファイルから読出した該当定型文章の検索情報と
とも電子ファイリングシステムへ登録する画像データ登
録方式とを備えたものである。

（作　用） このように構成された電子ファイリングのデータ登録方
式であれは、書式ファイルに仕様書。

見積書等の未完成の定型文章が記憶されている。

そして、担当者はその書式ファイルから作成しようとす
る書式の未完成の定型文章を表示器の表示画面に読出し
て、例えばキーボード等を用いてこの未完成の定型文章
にデータや文字を加入して定型文章を完成させる。そし
て、検索項目ファイルに各定型文章毎に検索情報が予め
記憶されているので、例えば完成された定型文章の文章
基を入力すれば、自動的に検索コードが付された１頁分
の画像データが電子ファイリングシステムへ登録される
。

（実施例） 以下本発明の一実施例を図面を用いて説明する。

第２図はこの実施例の電子ファイリングのデータ登録方
式を適用したデータ入力装置１０および電子ファアリン
グシステム４を示すブロック図である。このデータ入力
装置１０は一種のコンピュータで構成されており、プロ
セッサ１１が、パスライン１２を介してキーボード１３
．ＣＲＴ表示装置等からなる表示器１４．各種可変デー
タを記憶するＲＡＭ１５．電子ファイルシステム４との
間で各種データ伝送を行うためのインタフェース２１等
を制御する。

前記ＲＡＭ１５内には、各書式を有する未完成の文書を
文字コード状態で記憶する書式ファイル１６と、例えは
キーボード等から入力されたデータや文字をコード化す
るためのコード情報ファイル１７と、各定型文章毎に検
索情報を記憶する第６図で示した検索コード対応表９を
記憶する検索項目ファイル１８等が形成されている。

第１図はこのデータ入力装置１０におけるデータ処理の
手法を示す機能ブロック図である。このデータ入力装置
１０内には、前記各ファイル１６〜１８の他に、文書作
成手段１９および画像データ登録手段２０等が制御プロ
グラムの処理手段として設定されている。

次にこのようなデータ入力装置１０の動作を順を追って
説明する。

まず、担当者は作成しようとする定型文章を例えばキー
ボード１３にて文書名を指定する。すると、書式ファイ
ル１６内の該当文書名の未完成の定型文章が読出されて
、画像データに変換されて表示器１４の表示画面に表示
される。具体的には表示画面に対応する画像データメモ
リ上にビットマツプ展開される。そして、この画像デー
タメモリのビットデータが表示画面に表示される。

担当者はこの表示器１４に表示された未完成の定型文章
に対してキーボード１３を用いてその未完成の箇所に挿
入すべきデータや文字をキー人力する。すると制御プロ
グラムの文書作成手段１９が起動する。そして、キー人
力されたデータや文字はコード情報ファイル１７を用い
て漢字、カナ。

英数字に変換され、さらに、文字パターンに変換して、
前記画像データメモリに格納されるとともに表示画面の
該当箇所に表示される。

以上の処理にて１頁分の定型文章の作成処理が終了する
と、担当者は例えばキーボード１３における登録キーを
キー操作すると、制御プログラムにおける画像データ登
録手段２０が起動される。

この画像データ登録手段２０において、検索項目ファイ
ル１８から、先にキー人力された文書名に対応する検索
コードが読出される。そして、画像データメモリに記憶
されている１画面分、すなわち１頁分の定型文章の画像
データをインタフェース２１を介して電子ファイリング
システム４へ送信する。同時に、読出した検索コードを
電子ファイリングシステム４へ送信する。なお、この検
索コードは画像データでなくて、文字コード状態で送信
される。

画像データおよび検索コードを受信した電子ファイリン
グシステム４は、１頁分の画像データを例えば光デイス
ク装置等で構成された画像データファイル８へ前記検索
コードを付加した状態で格納する。

以上で１頁分の定型文章の電子ファイリングシステム４
に対する登録処理を終了したので、次に作成すべき定型
文章の文書名をキーボード１３からキー人力して、次の
定型電子文章に対する文書作成処理１９を開始する。

なお、前記検索項目ファイル１８の記憶内容はキーボー
ド１３における簡単なキー操作で表示器１４に第６図に
示したような一覧表の形式で表示させる事が可能である
。

そして、後日、電子ファイリングシステム４に登録済の
定型文章を読出す場合は、例えば検索項目ファイル１５
の一覧表を表示器１４に表示させて、必要とする定型文
章の検索コードを把握して、この検索コードをキーボー
ド６からキー人力すると、該当文書名の定型文章が画像
データファイル８から読出されて表示器７に表示される
。

このように構成された電子ファイリングのデータ登録方
式によれば、データ入力装置１０の表示画面上で作成さ
れた定型文章は、−旦印字出力されることなく、そのま
ま電子ファイリングシステム４へ送信される。したがっ
て、従来手法のように、画像読取装置３を用いて画像デ
ータを読取らせる必要がない。したがって、画像読取装
置の使用に起因して生じる画質が低下する、傾斜して登
録される、また、操作が繁雑である等の不都合を解消で
きる。

また、予め検索項目ファイル１８に各文書名毎の検索コ
ードを登録しておけば、１頁分の定型文章を登録する場
合に、自動的に検索コードが付されて登録される。よっ
て、操作者としては検索コードをその都度キーボードを
用いてキー人力する必要がない。その結果、誤った検索
コードを付与したり、検索コードをつけ忘れることが未
然に防止できる。

［発明の効果］ 以上説明したように、本発明の電子ファイリングのデー
タ登録方式によれば、定型文章の作成から作成された定
型文章の登録に至るまで、すべてデータ入力装置内で自
動的に実行され、操作者のマニアル操作を極力省略でき
、登録作業能率を大幅に向上できると共に、誤った検索
データが付与されるのを防止でき、登録データの信頼性
を向上できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係わる電子ファイリングの
データ登録方式の概略構成を示す機能ブロック図、第２
図は同実施例方式を適用したデータ入力装置を示すブロ
ック図、第３図は一般的な定型文章を示す図、第４図は
一般的なワードプロセッサを示す外観図、第５図は一般
的な電子ファイリングシステムおよび画像読取装置を示
す図、第６図は一般的な検索コード対応表を示す図であ
る。 ２・・・定型文章、４・・・電子ファイリングシステム
、８・・・画像データファイル、９・・・検索コード対
応表、１０・・・データ入力装置、１４・・・表示器、
１６・・・書式ファイル、１７・・・コード情報ファイ
ル、１８・・・検索項目ファイル、１９・・・文書作成
手段、２０・・・画像データ登録手段。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 予め定められた複数種類の書式を有する未完成の文章に
   対してデータや文字を加入して一定フォーマットを有す
   る定型文章を作成して、この定型文章を画像データに変
   換し、かつ検索情報を付して電子ファイリングシステム
   に各頁毎に登録する電子ファイリングのデータ登録方式
   において、前記各書式を有する未完成の文書を文字コー
   ド状態で記憶する書式ファイルと、入力されたデータや
   文字をコード化するためのコード情報ファイルと、前記
   書式ファイルの各文章を画像データに変換して表示する
   表示器と、この表示器、書式ファイルおよびコード情報
   ファイルを用いて入力されたデータや文字を前記未完の
   文章の加入して定型文章を前記表示器の表示画面上で作
   成する文書作成手段と、前記各定型文章毎に検索情報を
   記憶する検索項目ファイルと、前記表示器に表示された
   完成された定型文章の画像データを前記検索項目ファイ
   ルから読出した該当定型文章の検索情報ととも電子ファ
   イリングシステムへ登録する画像デーテ登録手段とを備
   えた電子ファイリングのデータ登録方式。