JPH07191971A - ファックス機能付き文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ファックス送信先リストに登録された各種デ
ータに基づき、送付状の添付、同報通信の指定、送信デ
ータの縮小などの送信データ管理を行うファックス機能
付き文書処理装置を提供する。 【構成】 文書データを文書名と対応して記憶する文書
データ記憶手段と、送信する文書データの１頁に付加す
る送付状のフォーマットを用途別に記憶している送付状
記憶手段と、送信先の名称、ファックス番号、指定情報
などの各種データを登録する項目欄からなるファックス
送信先リストを記憶する送信先リスト記憶手段と、その
項目欄に登録されたファックス番号、指定情報を順次認
識しかつ認識した各種データに基づきファックス送付状
を作成するとともに送信すべき文書名の文書データを文
書データ記憶手段から読み出しファックス番号を付加し
て出力するデータ処理手段と、出力されたファックスデ
ータを送信先のファックス装置に送信するファックス通
信手段から構成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファックス装置を搭載
した日本語ワードプロセッサ、タイプライター、及びパ
ーソナルコンピュータなどの文書処理装置で作成した文
書データを相手先のファックス装置に自動送信するファ
ックス機能付き文書処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ワードプロセッサ、パーソナルコ
ンピュータ等の情報処理装置は多種多様化し、次々に新
製品が市場に送られるようになってきている。例えば、
電話器、ファックス装置（ファクシミリ装置）、ワード
プロセッサ、パーソナルコンピュータとして各種の情報
処理を行う機能を１台の情報処理装置に搭載するととも
に簡単な操作でそれらの機能を切り替えることができる
多機能情報処理装置が公知である。例えば、従来のファ
ックス機能付きワードプロセッサにおいて、通常、同一
の文書データを複数の相手先に送信したりする際に、送
付状データを文書データの１頁目に付け加えて、ファッ
クス送信モードにし相手先のファックス番号を順次入力
して、文書データを送信するようになっている。また、
予め登録した住所録からファックス番号を読み出し、フ
ァックス番号を手入力して原稿を相手先に送信してい
た。

【０００３】しかし、情報処理装置の多機能化が進むに
つれて、個々の機能における操作が繁雑になるため、フ
ァックス機能付きワードプロセッサにおいても、以下に
示すような改良技術の装置が提案されている。例えば、
複数の相手先に同一文書の内容を変更することなく送信
が可能するために送信データ内に相手先名（宛先名）を
自動挿入して送信できるようにした文字処理装置が提案
されている（特開平２−５５４６６号公報、参照）。ま
た、予め作成した住所録に含まれるファックス番号を用
いて相手先（送信先）を容易に指定できる送信機能付き
文書処理装置が提案されている（特開平４−２２００６
４号公報、参照）。また、一つの文書データ（文書テキ
スト）内に宛先のエリアを分離して、そのエリアに住所
録から指定入力できる文書処理装置が提案されている
（特開平４−３５２０６７号公報、参照）。

【０００４】また、グループ毎に幾つかの宛先名を予め
登録し、同じ情報を複数の相手先に送信する（同報送
信）際に、該当するグループ番号を入力し、このグルー
プ番号を記憶した後に、該当する宛先名を表示装置に表
示して確認することができる通信端末装置が提案されて
いる（特開平１−２６５７４３号公報、参照）。また、
ファックス優先時間帯を設定するためのタイマ制御手段
を設け、設定されたファックス優先時間帯にリングトー
ンが検出されると、文書編集及び印字中においても受信
モードに切り替わり割り込み処理を可能とするファクシ
ミリ機能付きワードプロセッサが提案されている（特開
平２−１８１８１６９号公報、参照）。また、送信元の
ワードプロセッサの記憶部に記憶された文書データを、
例えば、プリンタに印字しないで、直接相手先のファク
シミリの出力デバイスを指定して送信するワードプロセ
ッサ作成文書のファクシミリへの送信方式が提案されて
いる（特開平４−１７０８４３号公報、参照）。また、
ある機能の動作中に、より優先度の高い機能が起動され
た場合、その機能が終了すると元の機能に動作時点に自
動的に戻る情報処理装置が提案されている（特開平３−
２３５５７０号公報、参照）。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
ファックス機能付きワードプロセッサにおいて、 ．同じ内容の文書を複数の相手先に送信する（同報送
信する）場合は、１件送信する度に、送付状の文書デー
タを文書作成モードで更新してから、ファックスモード
を設定しファックス番号を入力し送信する一連の操作を
複数の相手先ごとに繰り返し行う必要があった。また、
同一文書でも送信先によって送付状のフォーマットが異
なる場合は、異なる送付状を追加した文書を複数作成す
るか、送信する度に文書作成モードで送付状のフォーマ
ットを変更する必要があった。 ．複数の相手先に異なる文書を送信する場合は、１件
ごと送信文書を記憶媒体から読み出し、送付状を作成
し、ファックス番号を入力し送信する操作を相手先分繰
り返し行う必要があった。また、送信先に応じた送付状
を各文書に追加する必要があった。 ．多数の送信先に送信する場合、送信の可否・送信日
時をメモなどに残す必要があった。また、送信できなか
ったものを再度送信する場合は、再度ダイアルする必要
があった。

【０００６】．文字の大きな原稿や、縮小しても十分
読める図面など、そのままのサイズで送信しているた
め、無駄な送信時間と費用がかかっていた。 ．送信時間が指定できないため、緊急を要しない場合
でも、送信コストの安い夜間に送信することができなか
った。 ．送信送信文書中に、送信したくない文書情報がある
場合は、該当部分を一旦部分消去してから送信する必要
があった。 ．相手先が話中で、送信できない場合、送信リストか
ら再送信すべき物をピックアップし再度ファックス番号
を入力する必要があった。上記に説明したような問題が
あった。

【０００７】従って、例えば、上記の問題を改善するた
めに、予め、フォーマット用紙と挿入位置を定義する手
段を設け、送付文書の１枚目に送付状をフォーマット化
し相手方の会社名、所属、役職、名前、ファックス（Ｆ
ＡＸ）番号、送信枚数などの項目を埋めて逐次作成し、
ダイアルしてＦＡＸ送信を行っているが、同一文書でも
送信先によって送付状のフォーマットが異なる場合は、
異なる送付状を追加した文書を複数作成するか、送信す
る度に文書作成モードで送付状のフォーマットを変更す
る必要があった。

【０００８】特開平２−５５４６６号公報によれば、送
信文書に相手先名など挿入する位置に制御コードなどを
入れて、自動的に相手先などを送信する機能を有するの
で、同報通信する場合、１件送信するたびに、送付状の
内容を作成し直す操作が省略されるが、相手先等の文字
数の相違などにより文書のレイアウトが異なってしま
い、文書の体裁が悪くなってしまう問題がある。また、
特開平４−２２００６４号公報によれば、住所録ファイ
ルに登録されているＦＡＸ番号を利用してＦＡＸ送信の
ダイアルを自動で行う手段を備えているので、ＦＡＸ番
号を相手先毎に手入力する操作が軽減されるが、再送す
る場合は、再度住所録ファイルで送信先を見つけ出す必
要があるなど、その他の手間は改善されていない。

【０００９】また、特開平４−３５２０６７号公報によ
れば、一つの文書テキスト内に宛先のエリアを分離し
て、そのエリアに住所録から指定入力できるので、この
宛先の文書を容易に設定できるが、複数の相手に異なる
文書を送付する場合、１件ごとに宛先文書を呼び出し、
ＦＡＸ番号を入力し送信する操作を繰り返す必要があ
る。また、特開平１−２６５７４３号公報によれば、同
報送信する際に、宛先に対応するグループ番号を記憶手
段から呼び出し、そのグループ番号の宛先を予め表示装
置に表示できるので確認し易くなるものの、それ以後の
処理について改善されていない。その他、特開平２−１
８１８１６９号公報、特開平４−１７０８４３号公報、
特開平３−２３５５７０号公報によれば、種々改善され
ているものの、上記の問題点についてはまだ改善されて
いない。

【００１０】本発明は以上の事情を考慮してなされたも
ので、例えば、ファックス送信する文書データの文頭
に、送信先の会社名／所属／役職／名前／ファックス番
号／縮小／文書名／送信開始日時／送信終了日時などの
各種データを登録することが可能な項目欄をもったファ
ックス送信先リストを入力し、このファックス送信先リ
ストの項目欄に登録された各種データを自動認識しその
データを処理することにより、送付状の添付、送信文書
の縮小処理、同報通信の指定、異なる文書の差し替え、
送信開始日時の指定、送信終了日時の登録など送信デー
タの管理を自動で行うようにしたファックス機能付き文
書処理装置を提供するものである。

【００１１】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の基本構成
を示すブロック図である。図１において、本発明は、文
書データを送信先のファックス装置に送信することが可
能なファックス通信手段１０１を備えたファックス機能
付き文書処理装置であって、文書データおよび各種デー
タを入力する入力手段１０２と、入力手段１０２から入
力された文書データを文書名と対応して記憶する文書デ
ータ記憶手段１０３と、文書データおよび各種データを
表示する表示手段１０４と、送信する文書データの１頁
に付加する送付状のフォーマットを用途別に記憶してい
る送付状記憶手段１０５と、送信先の各部名称、ファッ
クス番号、文書名および各指示情報を含む各種データを
入力手段１０２から設定し登録することが可能な項目欄
からなるファックス送信先リストを記憶する送信先リス
ト記憶手段１０６と、送信先リスト記憶手段１０６から
ファックス送信先リストを読み出しその項目欄に登録さ
れた各種データおよびファックス番号を順次認識しかつ
認識した各種データに基づき送付状記憶手段１０５から
読み出したファックス送付状を作成するとともに送信す
べき文書名の文書データを文書データ記憶手段１０３か
ら読み出しファックス番号を付加してファックス通信手
段１０１に出力するデータ処理手段１０７とを備え、前
記ファックス通信手段１０１は、データ処理手段１０７
から出力されたファックス送付状および文書データをフ
ァックス番号に基づき送信先のファックス装置に送信す
るとともに送信が終了した際の送信終了信号をデータ処
理手段１０７に転送することを特徴とするファックス機
能付き文書処理装置である。

【００１２】前記送付状記憶手段１０５に記憶されるフ
ァックス送付状のフォーマットは、送信元および送信先
の各部名称を登録する文字領域、センタリング／右づめ
／左づめ／均等割り付け／文字サイズの格納形式を登録
する領域、送信枚数を登録する領域および挨拶文を登録
する領域から構成している。

【００１３】前記送信先リスト記憶手段１０６に記憶さ
れるファックス送信先リストは、送信先の会社名／所属
／役職／名前からなる各部名称、ファックス番号、文書
名、文書縮小、送信開始日時および送信終了日時の各種
データを登録する項目欄から構成している。

【００１４】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に登録された文書名に対応する文
書データを文書データ記憶手段１０３から読み出しファ
ックス通信手段１０１に出力するよう構成することが好
ましい。

【００１５】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に複数の送信先名が登録された際
には、送信先名に対応するファックス送付状、文書デー
タおよびファックス番号をファックス通信手段１０７に
順次出力するよう構成することが好ましい。

【００１６】前記データ処理手段１０７は、入力手段１
０２により所望のファックス送付状のフォーマットが指
定された際には、その指定されたファックス送付状のフ
ォーマットを送付状記憶手段１０５から呼び出しファッ
クス送信先リストに基づきファックス送付状を作成しフ
ァックス通信手段１０７に出力するよう構成することが
好ましい。

【００１７】前記データ処理手段１０７は、送信が終了
した際に、ファックス通信手段１０１からの送信終了信
号に基づきファックス送信先リストの項目欄に送信終了
マークを登録するよう構成することが好ましい。

【００１８】前記データ処理手段１０７は、再度送信を
行う際に、ファックス送信先リストの項目欄に登録され
た送信終了マークに基づき送信済みか否かを判定しファ
ックス通信手段１０１に再出力するよう構成することが
好ましい。

【００１９】前記データ処理手段１０７はタイマ部をさ
らに備え、送信が終了した際に、ファックス送信先リス
トの項目欄に送信終了マークと送信終了日時を登録する
とともに送信すべき文書データを文書データ記憶手段１
０３に登録することにより送信する送信先データの管理
を行うよう構成することが好ましい。

【００２０】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に登録された送信開始日時に文書
データをファックス通信手段１０１に出力するよう構成
することが好ましい。

【００２１】前記データ処理手段１０７は、文書データ
を加工する文書データ加工部をさらに備え、ファックス
送信先リストの項目欄に文書縮小の指示データが登録さ
れている際には、文書縮小の指示データを認識し、文書
データ加工部で文書データを縮小し、縮小した文書デー
タをファックス通信手段１０１に出力するよう構成する
ことが好ましい。

【００２２】前記データ処理手段１０７は、送信の可否
範囲を示す制御コードを検索する検索部をさらに備え、
送信すべき文書中に制御コードが登録された際には、制
御コードで囲んだ文書データを検索部で検索し部分消去
してファックス通信手段１０１に出力するよう構成する
ことが好ましい。

【００２３】なお、本発明において、ファックス通信手
段１０１としては、モデム、ＮＣＵ回路で構成されたフ
ァックス通信装置が用いられる。入力手段１０２として
は、キーボード装置、タブレット装置、あるいはポイン
ティングデバイス等の入力装置が用いられる。文書デー
タ記憶手段１０３、送付状記憶手段１０５、送信先リス
ト記憶手段１０６、データ処理手段１０７としては、Ｃ
ＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、Ｉ／Ｏポートからなるマイクロ
コンピュータを用いるのが好ましい。特に、文書データ
記憶手段１０３、送付状記憶手段１０５、送信先リスト
記憶手段１０６としては、通常、その中のＲＡＭが用い
られ、さらに、補助記憶装置として、ＦＤ（フロッピー
ディスク）装置、ＨＤ（ハードディスク）装置等の外部
記録装置も用いられる。表示手段１０４としては、ＣＲ
Ｔ表示装置、ＬＣＤ（液晶表示）装置、ＥＬ表示装置等
の表示装置が用いられる。

【００２４】

【作用】本発明によれば、図１において、 文書データ
を送信先のファックス装置に送信することが可能なファ
ックス通信手段１０１を備えたファックス機能付き文書
処理装置であって、入力手段１０２から文書データおよ
び各種データを入力すると、入力された文書データは文
書名と対応して文書データ記憶手段１０３に記憶され
る。入力された文書データおよび各種データは表示手段
１０４に表示することができる。また、送付状記憶手段
１０５には、送信する文書データの１頁に付加するファ
ックス送付状のフォーマットが用途別に記憶され、送信
先リスト記憶手段１０６には、送信先の各部名称、ファ
ックス番号、文書名および各指示情報を含む各種データ
を入力手段１０２から設定し登録することが可能な項目
欄からなるファックス送信先リストが記憶されている。
従って、データ処理手段１０７は送信先リスト記憶手段
１０６からファックス送信先リストを読み出しその項目
欄に登録された各種データおよびファックス番号を順次
認識しかつ認識した各種データに基づき送付状記憶手段
１０５から読み出したファックス送付状を作成するとと
もに送信すべき文書名の文書データを文書データ記憶手
段１０３から読み出しファックス番号を付加してファッ
クス通信手段１０１に出力するよう構成されているの
で、ファックス通信手段１０１は、データ処理手段１０
７から出力されたファックス送付状および文書データを
ファックス番号に基づき送信先のファックス装置に送信
することができる。

【００２５】前記送付状記憶手段１０５に記憶されるフ
ァックス送付状のフォーマットは、送信元および送信先
の各部名称を登録する文字領域、センタリング／右づめ
／左づめ／均等割り付け／文字サイズの格納形式を登録
する領域、送信枚数を登録する領域および挨拶文を登録
する領域から構成しているので文書のレイアウト作業が
軽減される。

【００２６】前記送信先リスト記憶手段１０６に記憶さ
れるファックス送信先リストは、送信先の会社名／所属
／役職／名前からなる各部名称、ファックス番号、文書
名、文書縮小、送信開始日時および送信終了日時の各種
データを登録する項目欄から構成しているので、データ
処理手段１０７はファックス送信先リストを認識するこ
とにより各種データの指示に基づきデータ処理を行うこ
とができる。

【００２７】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に登録された文書名に対応する文
書データを文書データ記憶手段１０３から読み出しファ
ックス通信手段１０１に出力するので、送信する文書デ
ータを記憶媒体から手入力で読み出す手間が省略され
る。

【００２８】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に複数の送信先名が登録された際
には、送信先名に対応するファックス送付状、文書デー
タおよびファックス番号をファックス通信手段１０７に
順次出力するので、複数の相手先に異なる文書を送信す
る場合でも、１件ごと送信するファックス送付状、文書
データを記憶媒体から手入力で読み出す手間が省略され
る。

【００２９】前記データ処理手段１０７は、入力手段１
０２により所望のファックス送付状のフォーマットが指
定された際には、その指定されたファックス送付状のフ
ォーマットを送付状記憶手段１０５から呼び出しファッ
クス送信先リストに基づきファックス送付状を作成しフ
ァックス通信手段１０７に出力するので、所望の送付状
を指定し送信することができる。

【００３０】前記データ処理手段１０７は、送信が終了
した際に、ファックス通信手段１０１からの送信終了信
号に基づきファックス送信先リストの項目欄に送信終了
マークを登録するので送信済みか否かを確認することが
できる。

【００３１】前記データ処理手段１０７は、再度送信を
行う際に、ファックス送信先リストの項目欄に登録され
た送信終了マークに基づき送信済みか否かを判定しファ
ックス通信手段１０１に再出力するので、複数に送信し
たときその中の何件か送信できないで再送信する場合で
も、ファックス送信先リストから送信できた相手先デー
タを消す必要はない。

【００３２】前記データ処理手段１０７はタイマ部をさ
らに備え、送信が終了した際に、ファックス送信先リス
トの項目欄に送信終了マークと送信終了日時を登録する
とともに送信すべき文書データを文書データ記憶手段１
０３に登録することにより送信する送信先データの管理
を行うので後日送信先データを確認できる。

【００３３】前記データ処理手段１０７は、ファックス
送信先リストの項目欄に登録された送信開始日時に文書
データをファックス通信手段１０１に出力するので、フ
ァックス送信先リストに送信開始日時を記入するとその
日時に送信することができる。

【００３４】前記データ処理手段１０７は、文書データ
を加工する文書データ加工部をさらに備え、ファックス
送信先リストの項目欄に文書縮小の指示データが登録さ
れている際には、文書縮小の指示データを認識し、文書
データ加工部で文書データを縮小し、縮小した文書デー
タをファックス通信手段１０１に出力する。従って、フ
ァックス送信先リストに縮小指定をすると、文書データ
（原稿）を縮小して送信するので、転送時間を短縮する
ことができる。

【００３５】前記データ処理手段１０７は、送信の可否
範囲を示す制御コードを検索する検索部をさらに備え、
送信すべき文書中に制御コードが登録された際には、制
御コードで囲んだ文書データを検索部で検索し部分消去
してファックス通信手段１０１に出力するので、相手先
に送信したくない文書を送信対象から自動的に外すこと
ができる。

【００３６】

【実施例】以下、図に示す実施例に基づいて本発明を詳
述する。なお、これによって本発明は限定されるもので
はない。本発明は、主として、ファックス機能付きワー
ドプロセッサに用いて好適であり、本発明の構成要素
は、本発明の通信機能を達成する以外に、通常の文書処
理を行う基本機能を有している。

【００３７】図２は本発明のファックス機能付き文書処
理装置の一実施例を示すブロック図である。図２におい
て、１は文書処理装置の全体の制御を行うＣＰＵ、２は
文書処理装置を制御するプログラムが格納されたプログ
ラムＲＯＭ、３は入力された文書を表示したり、ＦＡＸ
へ出力するための文字パターンを格納するキャラクタジ
ェネレータＲＯＭ（ＣＧ−ＲＯＭ）、４は作成された文
書を記憶するＦＤ（フロッピーディスク）装置、ＨＤ
（ハードディスク）装置などの外部記憶装置、５はＦＡ
Ｘ送付状に記載される送付元のデータ（会社名、所属、
役職、名前、ＦＡＸ番号、住所、電話番号など）を格納
するためのＲＡＭからなる送付元データ格納バッファで
ある。

【００３８】６は送付状のサンプルデータを格納するた
めのＲＡＭからなる送付状サンプルデータ格納バッファ
であり、あらかじめ用途別にユーザが作成し格納する。
この送付元データ格納バッファ５，送付状サンプルデー
タ格納バッファ６のＲＡＭは電池等によってバックアッ
プされ、本体の電源を切っても記憶されている。７は年
月日時間をカウントする時計、８は、例えば〔ＦＡＸ送
信〕キー、〔ＦＡＸ送信相手先リスト〕キーなどを有す
るキーボード、タブレットなどで構成される入力装置、
９は、例えば入力した文書データ、送付状データ、ＦＡ
Ｘ送信相手先リスト（ファックス送信先リスト）などを
表示するためのＬＣＤ（液晶表示）装置、ＣＲＴ表示装
置などからなる表示装置である。

【００３９】１０はモデム、ＮＣＵ回路などで構成され
るＦＡＸ通信装置、１１は送信文書が格納されている文
書バッファと、文書作成時に文書バッファを制御する文
書バッファ制御ポインタやフラッグからなるワークで構
成されるＲＡＭ、１２は送付状のデータや文書バッファ
上の文書データをプログラムＲＯＭ２に格納されている
プログラムでＣＧーＲＯＭ３から文字のドットパターン
を抽出し、ＦＡＸへ送信するビットパターンを作成し格
納するＦＡＸ送信ビットイメージバッファである。

【００４０】１３は送付状データが格納された送付状デ
ータ格納バッファ、１４はＦＡＸ送信相手先リストの
内、次に送信される相手先のデータを抽出して格納する
送付先データ格納バッファであり、会社名バッファ・所
属名バッファ・役職バッファ・名前バッファ・ＦＡＸ番
号バッファ・送信文書枚数バッファ・送付状指定バッフ
ァ・縮小指定フラッグ・送信開始日時バッファ・送信文
書名バッファからなる。１５は開始日時テーブルであ
り、ＦＡＸの送信開始日時が指定された場合に、開始日
時を覚えておくメモリ。１６は現在の文書バッファの内
容を一時的に待避する文書バッファ待避エリアであり、
ＦＡＸ送付相手先リストに、送信文書名欄に文書名が明
記されている場合に現文書を一旦このバッファにセーブ
し、外部記憶装置から指定された文書を文書バッファに
呼び出し送付状を付加してＦＡＸ送信後、元の文書デー
タに戻す。１７は挨拶文文例集データであり、送付状に
使用する挨拶文の文例が格納されたＲＯＭである。

【００４１】図３はＦＡＸ送信相手先リストの一実施例
を示す説明図である。図３に示すように、文書作成画面
で、〔ＦＡＸ送信相手先リスト〕キーを入力すると、Ｆ
ＡＸ送信相手先リスト（ファックス送信先リスト）が文
書の第１頁に挿入される。ＦＡＸ送信相手先リストは相
手先の会社名・所属名・役職・名前・ＦＡＸ番号・送信
開始日時・送付状指定・送付状挨拶文指定・送信文書縮
小指定・送信文書名・送信終了マーク・送信終了日時の
記入欄からなる。送信開始日時は夜間の低料金時に送信
する場合など送信日時を指定する項目であり、無記入の
場合は送信指示された時刻に送信される。

【００４２】送付状は、仕事用、友人用、親戚用放送局
リクエスト用など通常数種類のサンプルが記憶されてい
る。送付状指定はこのサンプルを指定するものであり、
サンプル番号を記入する。送付状挨拶文指定は送付状の
挨拶文欄に挿入する挨拶文文例集データ１７の文例番号
を記載する。送信文書縮小指定は、作成された文書を縮
小（例えば１／２）してＦＡＸに送信する指定であり、
縮小によって転送データ量は少なくなり通信料金の削減
を図ることができる。送信文書名指定は、外部記憶装置
に格納されている文書の文書名を記入し、システムは外
部記憶装置から該当する文書を自動的に読み出して送信
対象データとする。無記入の場合は現文書バッファに記
憶されているデータが送信対象となる。

【００４３】送信終了マークは、ＦＡＸ送信終了した場
合システムが自動的に“済”を記入する。このマークが
ＦＡＸ送信相手先リストに記入されている場合は、送信
対象にならない。したがって、複数相手先に送信する場
合などで送信したくない場合は、“済”を記入する。ま
た、複数相手先にＦＡＸ送信したが数件が話中で送信で
きなかったとき、再送信でこの終了マークが記入されて
いないところ、すなわち話中であったデータのみ送信さ
れる。送信終了日時はＦＡＸ送信が終了した場合に、終
了マークとともにシステムが自動的に記入し送信日時の
管理ができる。

【００４４】ＦＡＸ送信相手先リストは、文書１ページ
目の“ＦＡＸ送信相手先リスト”から、“終わり”のキ
ーワードの範囲とし、各項目は、タブコードで区切って
入力され、改行コードまでを１件データとする。相手先
が不足する場合は、“終わり”のキーワードの前にデー
タを入力することにより増やすことができる。次に、Ｆ
ＡＸ送信相手先リストを記入後、〔ＦＡＸ送信〕キーを
入力するとＦＡＸ送信相手先リストにしたがってシステ
ムが自動的に相手先ＦＡＸを呼び出し、ＦＡＸ送信を行
う手順について説明する。

【００４５】図４、図５は本発明によるファックス送信
処理手順を示すフローチャートでる。システムは文書バ
ッファの文頭にカーソルを移動し、“ＦＡＸ送信相手先
リスト”のキーワードと“終わり”のキーワードを文書
バッファポインターを動かしながら検出し、このキーワ
ードに囲まれた範囲をＦＡＸ送信相手先リストと認識
し、ＦＡＸ送信相手先リストの先頭位置をＦＡＸ送信相
手先リストポインタにセットする（ステップ４０１）。
ＦＡＸ送信相手先リストが存在しない場合は、エラー処
理する（ステップ４０２）。

【００４６】ＦＡＸ送信相手先リストポインタの示す位
置から送信相手先情報を順次取り出し、送信先データ格
納バッファ１４に格納する（ステップ４０３）。送信先
データ格納バッファ１４の送信終了マークバッファを調
べ、送信済みでないことを確認する（ステップ４０
４）。終了済みなら次の相手先データにＦＡＸ送信相手
先リストポインタを移動する（ステップ４３０）。送信
開始日時が指定されている場合は、現在の日時を時計７
から読み込み指定日時と比較する（ステップ４０５）。
開始日時が現日時より未来の場合は、送信開始日時テー
ブルに開始日時を書き込み（ステップ４０６）、ＦＡＸ
送信相手先リストポインタを次に相手先位置に移動する
（ステップ４３０）。

【００４７】文書バッファデータを文書バッファ待避エ
リア１６に待避する（ステップ４０７）。送付先データ
バッファの文書ファイル名バッファを確認し、文書ファ
イル名が格納されている場合は（ステップ４０８）、外
部記憶装置からデータを読み文書バッファに格納する
（ステップ４０９）。文書バッファ１１の文書を編集
し、文書枚数を調べ、送付状に記載するＦＡＸの枚数を
送付先データ格納バッファ１４の送信枚数バッファに格
納する（ステップ４１０）。送付状データ格納バッファ
１３を調べ（ステップ４１１）、該当する送付状を送付
状サンプルデータ格納バッファ６より送付状データ格納
バッファ１３に格納する。送付状サンプルデータは、通
常の文書として作成し、送付状保存機能にて送付状サン
プルデータ格納バッファ６にサンプル番号が格納でき
る。

【００４８】図６はＦＡＸ送付状の一実施例を示す説明
図である。図６に示すように、ＦＡＸ送付状サンプル上
には、ＦＡＸ送信相手先リストに記載されているデータ
と送付元データ格納バッファ５に格納されている送付元
のデータを読み出す（設定する）場所が［会社名／左づ
め］［所属／左づめ］［名前／均等割り付け］などのキ
ーワード／格納形式と領域（文字数）を括弧であらかじ
め指定されている。キーワードと格納形式は制御マーク
などでもかまわない。送付状データバッファの先頭か
ら、［会社名］［所属］［名前］［ＦＡＸ番号］［送信
枚数］［元会社名］［元所属］［元役職］［元名前］
［元ＦＡＸ番号］［元電話番号］［元住所］［送信日
付］のキーワードを探し、キーワードに該当するデータ
を送付先データ格納バッファ、送付元データ格納バッフ
ァ５から取り出し送付状データ格納バッファ１３の挿入
位置に指定された格納形式で設定する。

【００４９】また、送付状に挨拶文指定がある場合は、
ＦＡＸ送信相手先リストの挨拶文例集番号指定で指定さ
れた挨拶文文例集データ１７を取り出し送付状に挿入
し、送付状を完成させる（ステップ４１３）。送付先デ
ータ格納バッファ１４のＦＡＸ番号バッファからＦＡＸ
番号を取り出し、ＦＡＸ通信装置１０にＦＡＸ番号を指
定しダイアルし（ステップ４１４）、相手先が応答する
のを待つ（ステップ４１５）。話中の場合、データを転
送せず電話回線を切る（ステップ４１６）。送付状デー
タ格納バッファ１３から、１行分のデータを取り出し、
ＣＧ−ＲＯＭ３から文字のビットパターンを取り出し、
１文字づつＦＡＸ送信ビットイメージバッファ１２にデ
ータを格納する。ビットパターンをＦＡＸの手順にした
がって順次ＦＡＸ通信装置１０に転送し（ステップ４１
８）、送付状が送信できるまで繰り返す（ステップ４１
９）。

【００５０】次に、文書バッファ１１に格納されている
送信文書を１行分取り出し、ＣＧ−ＲＯＭ３から文字の
ビットパターンを取り出し、１文字づつＦＡＸ送信ビッ
トイメージバッファ１２にデータを格納する（ステップ
４２０）。送付先データ格納バッファの縮小指定フラグ
の内容を調べ、縮小指定されている場合（ステップ４２
１）、ＦＡＸ送信ビットイメージバッファ１２のビット
データを間引き縮小する（ステップ４２２）。ビットパ
ターンをＦＡＸの手順にしたがって順次ＦＡＸ通信装置
１０にビットデータを転送し（ステップ４２３）、送付
状が送信できるまで繰り返す（ステップ４２４）。送信
終了すると電話回線を切る（ステップ４２５）。

【００５１】待避していた文書バッファのデータを元に
戻し（ステップ４２６）、時計７から現在の日時を読み
込み（ステップ４２７）、送信終了日時をＦＡＸ送信相
手先リストの送信終了日時の欄に記入し（ステップ４２
８）、送信終了マークの位置に“済”マークを記入する
（ステップ４２９）。ＦＡＸ送信相手先リストの次の相
手先位置にポインタを移動し（ステップ４３０）、送信
リスト終了したか判断する（ステップ４３１）。終了し
ていない場合は再度上記手順ステップ４０３からステッ
プ４３１までを繰り返す。

【００５２】ＦＡＸ送信開始日時テーブルにデータがあ
るかどうかを調べ（ステップ４３２）、ＦＡＸ開始日時
指定がある場合は、ＦＡＸ送信相手先リストポインタを
ＦＡＸ送信相手先リストの先頭位置に再セットし、ステ
ップ４０３からステップ４３１までを繰り返す。これに
より送信開始日時指定があるものは、開始日時になれば
送信される（ステップ４０５）、また、送信したが話中
で送信できなかった文書は、送信“済”のマークがない
ため再度送信が試みられる（ステップ４０３、４０
４）。以上のデータ処理により、ＦＡＸ送信相手先リス
トに記載された送信先データがすべて送信されるまで、
送付状の添付、送信開始日時に送信、送信文書の縮小送
信処理、同報通信、異なる文書の通信、送信終了日時な
どの送信管理がすべて自動で行われる。

【００５３】図７はＦＡＸ送信制御コードと送信データ
の一例を示す説明図である。図７に示すように、送信文
書中に送信したくない部分がある場合、制御コードＦＡ
Ｘ送信否・ＦＡＸ送信可で送信したくない範囲を制御コ
ードで囲むことで文書中の一部をＦＡＸ対象データから
外すことができる。ただし、ＦＡＸ送信否の範囲が複数
行になる場合は、その行はすべて送信対象から外れ、次
の送信対象データが出力される。また、行中にＦＡＸ送
信否コードがある場合は、その行中にＦＡＸ送信可コー
ドがあるまでスペースコードに変換される。

【００５４】図８は本発明における文書データの展開処
理手順を示す詳細フローチャートである。文書データの
展開処理は図５のステップ４２０のサブルチーンの中で
行われる。まず文書１行分を展開するためのワーク関係
の初期化を行う。文字数カウンタ（ＭＪＣＮＴ）は書式
で指定された１行字数を越えるかどうかを判断するため
の半角文字数をカウントするカウンタ、文書バッファか
ら取り出したデータを１行分のみ格納するための１行分
展開バッファ（ＬＢＦ）、この１行分展開バッファの位
置を示すポインタ（ＬＰＮＴ）、ＦＡＸ送信否が１行分
に対して指定されているかを示すフラッグ（ＬＮＥＧＦ
Ｇ）を初期化する（ステップ８０１）。文書バッファの
ポインタ（ＴＸＰＮＴ）の示す位置にデータを取りＴＸ
ＤＡＴＡにセットする（ステップ８０２）、文書バッフ
ァのポインタ（ＴＸＰＮＴ）を次のデータ位置にセット
する（ステップ８０３）。

【００５５】ＴＸＤＡＴＡが改行コードならこの行の展
開は終了する（ステップ８０４）。ＴＸＤＡＴＡがＦＡ
Ｘ送信否コードであるなら（ステップ８０５）、ＦＡＸ
送信可能フラッグ（ＦＡＸＦＧ）を“否”にセットする
（ステップ８０６）。ＴＸＤＡＴＡがＦＡＸ送信可コー
ドであるなら（ステップ８０７）、ＦＡＸ送信可能フラ
ッグ（ＦＡＸＦＧ）を“可”にセットする（ステップ８
０８）。各制御コードは、半角スペースとしてＴＸＤＡ
ＴＡにセットする（ステップ８０９）。上記いずれでも
ない場合、ＦＡＸ送信可能フラッグが“可”の場合（ス
テップ８１０）は、ＦＡＸ送信否が１行分をすべてに指
定されているかを示すフラッグ（ＬＮＥＧＦＧ）をリセ
ットする（ステップ８１１）。ＦＡＸ送信可能フラッグ
が“否”の場合（ステップ８１０）は、ＴＸＤＡＴＡを
スペースコードに置き換える（ステップ８１２、８１
３、８１４）。

【００５６】文字数カウンタ（ＭＪＣＮＴ）をＴＸＤＡ
ＴＡが半角／全角によって更新する（ステップ８１５、
８１６、８１７）。ＴＸＤＡＴＡを１行分展開バッファ
にセットする（ステップ８１８）。１行分展開バッファ
の位置を示すポインタ（ＬＰＮＴ）を更新する（ステッ
プ８１９）。１行の文字数が１行字数を越えたか判断し
（ステップ８２０）、１行字数内ならステップ８０２〜
ステップ８２０を繰り返す。１行字数を越えた、または
改行コードがあった場合は、ＦＡＸ送信否が１行分をす
べてに指定されているかを示すフラッグ（ＬＮＥＧＦ
Ｇ）を調べ（ステップ８２１）、１行分すべてがＦＡＸ
送信否であれば、次の行を展開する（ステップ８２
１）。したがって、ＦＡＸ送信可コードが出現するま
で、順次行を展開する。

【００５７】

【発明の効果】本発明によれば、ＦＡＸを送信する文書
の文頭にＦＡＸ送信相手先リストを付加し、このファッ
クス送信先リストの項目欄に登録された、相手先の会社
名／所属／役職／名前／ＦＡＸ番号／送付状指定／縮小
指定／送信開始日時／送信終了日時／送信文書名など各
種データを認識しそのデータを処理することにより、次
の効果を奏し得るのである。 （１）ＦＡＸ送信相手先リストの内容とあらかじめ用意
された送付状サンプルによって自動的にＦＡＸ送信送付
状を作成し、相手先にＦＡＸする。 （２）用途別送付状サンプル（仕事、友人、親戚、リク
エストなど）を本体内に数点格納し、ＦＡＸ送信相手リ
スト上に指定することにより自動付加される送付状が選
択できる。また、送付状の相手先会社名など挿入場所と
領域格納形式（センタリング、右詰め、左づめ、均等割
り付け、文字サイズなど）を指定できることにより、送
付状の体裁が整う。

【００５８】（３）複数名に同じ文書を送る同報送信で
は、ＦＡＸ相手先送信リストに送信分の相手先を記入す
ることにより順次自動でＦＡＸデータを送信する。 （４）送信が終了するとＦＡＸ送信相手先リストに送信
終了マークが自動的に記載され、送信の可否が後で確認
できる。 （５）ＦＡＸ送信は、ＦＡＸ送信相手先リストの送信終
了マークがないところのみ行われる。したがって、複数
に送信したときその中の何件か送信できないで再送信す
る場合でも、ＦＡＸ送信相手先リストから送信できた相
手先データを消す必要はない。 （６）送信終了したものは、ＦＡＸ送信相手先リスト上
に上記送信終了マークとともに送信終了日時を自動的に
記入され、ＦＡＸ送信管理ができる。

【００５９】（７）ＦＡＸ送信相手先リストに縮小指定
を指定すると、原稿を縮小して送信し、転送時間と送信
コストを軽減できる。 （８）複数の相手先に異なる文書を送信する場合はＦＡ
Ｘ送信相手先リストに相手先と該当文書名を記入してお
くと記憶媒体から自動的に文書を読み込んで送信する。 （９）ＦＡＸ送信相手先リストに送信開始日時を記入す
るとその日時に送信する。緊急を要しない文書は夜間の
低料金時に送信するよう指定できる。 （10）送信送信文書中に、ＦＡＸ送信“否”、ＦＡＸ送
信“可”の制御コードで該当範囲を囲むことによってＦ
ＡＸ送信対象から外すことができる。これにより、相手
先に送信したくない部分を文書内に書き込める。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の基本構成を示すブロック図である。

【図２】本発明のファックス機能付き文書処理装置の一
実施例を示すブロック図である。

【図３】ＦＡＸ送信相手先リストの一実施例を示す説明
図である。

【図４】本発明によるファックス送信処理手順を示すフ
ローチャートでる。

【図５】図４に続く、本発明によるファックス送信処理
手順を示すフローチャートでる。

【図６】ＦＡＸ送付状の一実施例を示す説明図である。

【図７】ＦＡＸ送信制御コードと送信データの一例を示
す説明図である。

【図８】本発明における文書データの展開処理手順を示
す詳細フローチャートである。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ プログラムＲＯＭ ３ ＣＧ−ＲＯＭ ４ 外部記憶装置 ５ 送付元データ格納バッファ ６ 送付状サンプルデータ格納バッファ ７ 時計 ８ 入力装置 ９ 表示装置 １０ ＦＡＸ通信装置 １１ 文書バッファ／文書バッファ制御ポインタ １２ ＦＡＸ送信ビットイメージバッファ １３ 送付状データ格納バッファ １４ 送付先データ格納バッファ １５ ＦＡＸ開始日時テーブル １６ 文書バッファ待機エリア １７ 挨拶文文例集データ

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを送信先のファックス装置に
   送信することが可能なファックス通信手段を備えたファ
   ックス機能付き文書処理装置であって、 文書データおよび各種データを入力する入力手段と、入
   力手段から入力された文書データを文書名と対応して記
   憶する文書データ記憶手段と、文書データおよび各種デ
   ータを表示する表示手段と、送信する文書データの１頁
   に付加する送付状のフォーマットを用途別に記憶してい
   る送付状記憶手段と、入力手段から送信先の各部名称、
   ファックス番号、文書名および指定情報を含む各種デー
   タを設定し登録することが可能な項目欄からなるファッ
   クス送信先リストを記憶する送信先リスト記憶手段と、
   送信先リスト記憶手段からファックス送信先リストを読
   み出しその項目欄に登録された各種データおよびファッ
   クス番号を順次認識しかつ認識した各種データに基づき
   送付状記憶手段から読み出したファックス送付状を作成
   するとともに送信すべき文書名の文書データを文書デー
   タ記憶手段から読み出しファックス番号を付加してファ
   ックス通信手段に出力するデータ処理手段とを備え、 前記ファックス通信手段は、データ処理手段から出力さ
   れたファックス送付状および文書データをファックス番
   号に基づき送信先のファックス装置に送信するとともに
   送信が終了した際に送信終了信号をデータ処理手段に転
   送することを特徴とするファックス機能付き文書処理装
   置。
2. 【請求項２】 前記送付状記憶手段に記憶されるファッ
   クス送付状のフォーマットは、送信元および送信先の各
   部名称を登録する文字領域、センタリング／右づめ／左
   づめ／均等割り付け／文字サイズの格納形式を登録する
   領域、送信枚数を登録する領域および挨拶文を登録する
   領域から構成されることを特徴とする請求項１記載のフ
   ァックス機能付き文書処理装置。
3. 【請求項３】 前記送信先リスト記憶手段に記憶される
   ファックス送信先リストは、送信先の会社名／所属／役
   職／名前からなる各部名称、ファックス番号、文書名、
   文書縮小、送信開始日時および送信終了日時の各種デー
   タを登録する項目欄から構成されることを特徴とする請
   求項１記載のファックス機能付き文書処理装置。
4. 【請求項４】 前記データ処理手段は、ファックス送信
   先リストの項目欄に登録された文書名に対応する文書デ
   ータを文書データ記憶手段から読み出しファックス通信
   手段に出力することを特徴とする請求項１記載のファッ
   クス機能付き文書処理装置。
5. 【請求項５】 前記データ処理手段は、ファックス送信
   先リストの項目欄に複数の送信先名が登録された際に
   は、送信先名に対応するファックス送付状、文書データ
   およびファックス番号をファックス通信手段に順次出力
   することを特徴とする請求項１記載のファックス機能付
   き文書処理装置。
6. 【請求項６】 前記データ処理手段は、入力手段により
   所望のファックス送付状のフォーマットが指定された際
   には、その指定されたファックス送付状のフォーマット
   を送付状記憶手段から呼び出しファックス送信先リスト
   に基づきファックス送付状を作成しファックス通信手段
   に出力することを特徴とする請求項１記載のファックス
   機能付き文書処理装置。
7. 【請求項７】 前記データ処理手段は、送信が終了した
   際に、ファックス通信手段からの送信終了信号に基づき
   ファックス送信先リストの項目欄に送信終了マークを登
   録することを特徴とする請求項１記載のファックス機能
   付き文書処理装置。
8. 【請求項８】 前記データ処理手段は、再度送信を行う
   際に、ファックス送信先リストの項目欄に登録された送
   信終了マークに基づき送信済みか否かを判定しファック
   ス通信手段に再出力することを特徴とする請求項１記載
   のファックス機能付き文書処理装置。
9. 【請求項９】 前記データ処理手段はタイマ部をさらに
   備え、送信が終了した際に、ファックス送信先リストの
   項目欄に送信終了マークと送信終了日時を登録するとと
   もに送信すべき文書データを文書データ記憶手段に登録
   することにより送信する送信先データの管理を行うこと
   を特徴とする請求項１記載のファックス機能付き文書処
   理装置。
10. 【請求項１０】 前記データ処理手段は、ファックス送
    信先リストの項目欄に登録された送信開始日時に文書デ
    ータをファックス通信手段に出力することを特徴とする
    請求項９記載のファックス機能付き文書処理装置。
11. 【請求項１１】 前記データ処理手段は、文書データを
    加工する文書データ加工部をさらに備え、ファックス送
    信先リストの項目欄に文書縮小の指示データが登録され
    ている際には、文書縮小の指示データを認識し、文書デ
    ータ加工部で文書データを縮小し、縮小した文書データ
    をファックス通信手段に出力することを特徴とする請求
    項１記載のファックス機能付き文書処理装置。
12. 【請求項１２】 前記データ処理手段は、送信の可否範
    囲を示す制御コードを検索する検索部をさらに備え、送
    信すべき文書中に制御コードが登録された際には、制御
    コードで囲んだ文書データを検索部で検索し部分消去し
    てファックス通信手段に出力することを特徴とする請求
    項１記載のファックス機能付き文書処理装置。