JPH06274535A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 たとえデータベースへ転送済みの文書であっ
たとしても、ディレクトリ構造を用いて従前と同様の手
法で文書検索を可能とする。 【構成】 作成された各文書データを記憶する複数の文
書ファイルを各文書ファイルに記憶された文書データの
属性を示すディレクトリ構造で管理し、外部からの文書
転送指令に応動して、各文書ファイルに記憶された各文
書データをデータベースへ格納し、各文書ファイル毎
に、該当文書ファイルからデータベースに転送された文
書データのデータベース上における格納位置情報を記憶
保持する。そして、属性を指定した文書検索指令に応動
して、該当属性に対応する文書ファイルにおける格納位
置情報を用いてデータベースに記憶された該当属性を有
する文書データを検索する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は作成された種々の文書デ
ータを後で活用できるように有効的に管理する文書管理
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】例えばワークステーションやパーソナル
コンピュータを用いて作成された各種の文書は、一旦こ
のワークステーションやパーソナルコンビュータのＲＡ
ＭやＨＤＤ内に形成された各文章ファイルに記憶保持す
る。この作成した文書を文書ファイルに記憶する場合
は、当然、文書名を設定して、他の文書と区別する必要
がある。

【０００３】そして、新たに文章を作成する時点におい
ては、今回作成する文章に関連する作成済文書を画面に
読出して、この文書を参照しながら作成する場合もあ
る。また、作成済文書に対して加筆，削除，訂正等の編
集作業を実施する場合もある。このような状況において
は、必要な文書を手際よく読出す必要がある。

【０００４】記憶している文書数が少ない場合は簡単に
目標とする文書を特定できるが、文書数が多い場合は、
図６に示すように、各文書が記憶された各文章ファイル
１を該当文章ファイル１に記憶された文書データの属性
を示すディレクトリ構造で管理するようにしている。

【０００５】このように各文章ファイル１をディレクト
リ構造で管理することによって、各文章ファイル１に記
憶されている文書を読出す場合には、読出目標の文書の
属性をキーワードとして入力すれば、短時間で目標とす
る文書ファイル１が特定され、この文書ファイル１に記
憶されている文書が読出される。

【０００６】また、例えばワークステーションやパーソ
ナルコンピュータのＲＡＭやＨＤＤの記憶容量が少なく
なったり、又は予め一定の期間が経過すると、前記各文
書ファイル１に記憶された各文書データを、例えばホス
トコンピュータ上に形成されデータベース２へ転送する
ようにしている。この場合、各文書データはデータベー
ス上の所定のデータ領域に格納されるとともに、各文章
データの文書名やデータベース上の格納位置等の各情報
がデータベース２のテーブル（台帳）３に登録される。

【０００７】各文書ファイル１に記憶された各文書デー
タのデータベース２に対する格納及びテーブル３への登
録処理が終了すると、各文書ファイル１の文書データは
消去される。

【０００８】したがって、ワークステーションやパーソ
ナルコンピュータ側において、一旦データベース２に格
納，登録した文書を読出する必要が生じた場合には、デ
ータベース２のテーブル３に記憶されている各文書名で
もって、このデータベース２のテーブル３を検索して、
このテーブル３に記憶されている格納位置を特定して、
データ領域内に記憶されている文書を読出せばよい。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかしなから上述した
ように構成された文書管理システムにおいてもまだ解消
すべき次のような課題があった。

【００１０】すなわち、作成された文書を、一旦、文書
ファイル１からデータべース２へ転送すると、文書ファ
イル１の記憶内容が消去される。この状態で、ある特定
分野の文書を参考にするために、対応する属性、すなわ
ちティレクトリ構造でもって文書ファイルの検索を実施
したとしても、検索された文書ファイルに文書データが
記憶されていない。したがって、このディレクトリ構造
を使用した文書検索を実施できない。

【００１１】検索目標とすると文書の文書名が不明の場
合は、膨大な量の文書データが格納されたデータベース
２内から、必要な文書を検索するためには、多大の時間
と労力が必要であり、実際問題としてこの手法が採用さ
れることはほとんどない。

【００１２】本発明はこのような事情に鑑みてなされた
ものであり、ディレクトリ管理下にある文章ファイル
に、転送済み文書データのデータベース上の記憶位置情
報を残すことにより、たとえ文章ファイルに実際の文書
データが存在しなかったとしても、属性をキーワードと
して目標文書をデータベースから簡単に検索でき、目標
文書の検索作業能率を大幅に向上できる文書管理システ
ムを提供することを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記課題を解消するため
に、本発明の文書管理システムにおいては、作成された
各文書データを記憶する複数の文書ファイルを各文書フ
ァイルに記憶された文書データの属性を示すディレクト
リ構造で管理するファイル管理手段と、外部からの文書
転送指令に応動して、各文書ファイルに記憶された各文
書データをデータベースへ格納する文書データ転送手段
と、各文書ファイル毎に、該当文書ファイルからデータ
ベースに転送された文書データのデータベース上におけ
る格納位置情報を記憶保持する格納位置情報記憶保持手
段と、属性を指定した文書検索指令に応動して、該当属
性に対応する文書ファイルにおける格納位置情報を用い
てデータベースに記憶された該当属性を有する文書デー
タを検索する検索手段とを備えたものである。

【００１４】

【作用】このよう構成された文書管理システムにおいて
は、作成された各文書データはそれぞれ文書ファイルに
記憶されるとともに、属性をキーワードとして検索でき
るようにディレクトリ管理下に置かれる。そして、例え
ば各文書データに対するデータベースへの転送指令が生
じると、各文書ファイルに記憶された各文書データがデ
ータベースへ格納されるとともに格納位置情報が各文書
ファイルに対応して記憶される。したがって、たとえ文
書ファイルから文書データが消去されたとしても、該当
文書がデータベース内のどの位置に記憶されているかを
即座に特定できる。よって、属性を指定した文書検索指
令が入力したとしてもその属性に対応する文書をデータ
ベースから簡単に読出することが可能となる。

【００１５】

【実施例】以下本発明の一実施例を図面を用いて説明す
る。

【００１６】図１は実施例の文書管理システムの概略構
成を示す模式図である。例えばＬＡＮ等の伝送路１０に
複数台のワークステーション１１と１台のホスト装置１
２が接続されている。各ワークステーション１１は通常
の文書作成機能を有している。そして、プログラム上に
ソフト的手法で作成されたファイル管理部１３，文書デ
ータ転送部１４，検索部１５が設けられている。また、
ホスト装置１２には各ワークステーション１１で作成さ
れた文書データを記憶するためのデータベース１６が設
けられている。

【００１７】各ワークステーション１１のＲＡＭ又はＨ
ＤＤ等の記憶部内には、図２に示すように、作成された
文書データを一時記憶するための複数の文書ファイル１
７が形成されている。さらに、各文書ファイル１７毎に
データベース登録メモリ１８が設定されている。

【００１８】このデータベース登録メモリ１８内には、
図３に示すように、対応する文書フファイル１７に記憶
されていた文書データがホスト装置１２のデータベース
１６に転送された場合における、文書データの、文書
名，データベース１６のテーブル名，データベース内の
格納位置ＡＤs 〜ＡＤE ，サフッイクス等が記憶されて
いる。したがって、文書ファイル１７に文書データが記
憶されている状態においては、このデータベース登録メ
モリ１８の記憶内容はクリアされている。

【００１９】また、ホスト装置１２のデータベース１６
内には、多数の文書データを格納可能なデータ領域１９
と、データ領域１９に格納した各文書データの文書名や
格納位置ＡＤs 〜ＡＤE を記憶する複数のテーブル（台
帳）２０が形成されている。次に、各ワースステーショ
ン１１のプログラム上に構成されたファイル管理部１
３，文書データ転送部１４及び検索部１５の動作を順を
追って説明する。

【００２０】(1) 先ず、一つのワークステーション１
１において、オペレータは、このワークステーション１
１に組込まれた文書作成機能（ワープロ機能）を用いて
文書を作成する。

【００２１】(2) オペレータは、文書作成作業が終了
すると、この作成された文書に対して、文書名とこの文
書の属性を指定して文書保存操作を行う。なお、属性と
は、図２に示すように、該当文書が所属する大分類，中
分類．小分類を示す複数桁の検索情報である。

【００２２】(3) すると、ファイル管理部１３が起動
されて、該当文書データを空の文書ファイル１７に格納
する。なお、この空の文書ファイル１７は、該当文書フ
ァイル１７のデータベース登録メモリ１８にもなにも記
憶されていないファイルである。 (4) さらに、ファイル管理部１３は入力された属性を
用いて、図２に示すように、ディレクトリ構造に管理す
る。

【００２３】(5) オペレータがワークステーション１
１から文書転送指令を入力すると、各文書ファイル１７
に記憶されている各文書テーテがホスト装置１２へ転送
される。文書データの転送は、全部の文書データを一度
に転送するか、または指定した文書データのみを転送す
るかは、オペレータが任意に選択可能である。

【００２４】(6) ホスト装置１２は、受信した文書デ
ータをデータベース１６のデータ領域１９へ格納すると
ともに、空きテーブル２０に文書名及び格納位置ＡＤS
〜ＡＤE を登録する。

【００２５】(7) ホスト装置１２はテーブル２０に登
録されている文書名，格納位置ＡＤS〜ＡＤE ，テーブ
ル番号からなるデータベース登録情報を文書データの送
信元ワークステーション１１へ送信する。

【００２６】(8) 送信元のワークステーション１１
は、受信したデータベース登録情報を送信した文書デー
タが格納されていた文書ファイル１７に対応するデータ
ベース登録メモリ１８へ格納する。

【００２７】次に、このような状態において、オペレー
タがワークステーション１１において新規文書の作成過
程において、又は作成済みの文書に対する編集を実施す
る過程において、関連する文書を例えば表示画面に読出
する場合の処理動作を説明する。

【００２８】オペレータが検索したい文書の種類を示す
複数桁の属性を例えばキーワードとして入力すると、検
索部１５が起動して、図２に示すディレクトリ構造に従
って、該当する属性を有する文書データが記憶されてい
る文書ファイル１７が特定される。

【００２９】そして、該当文書ファイル１７に文書デー
タが記憶されていれば、その文書データを読出して表示
画面に表示する。また、該当文書ファイル１７に文書デ
ータが記憶されていなけれは、該当文書ファイル１７に
対応するデータベース登録メモリ１８にデータベース登
録情報が記憶されているか否かを調べる。記憶されてい
れば、そのデータベース登録情報をホスト装置１２へ送
信する。

【００３０】ホスト装置１２は、受信したデータベース
登録情報に含まれる格納位置でもってテセータベース１
６のデータ領域１９を検索して、該当格納位置に格納さ
れている文書データをワークステーション１１へ送信す
る。ワークステーション１１は受信した文書データを元
の文書ファイル１７へ格納する。すなわち、文書デーテ
をワークステーション１１側に復元する。そして、この
復元した文書データを表示画面に表示する。データベー
ス登録メモリ１８になにも記憶されていなければ、該当
属性の文書なしの表示を行う。

【００３１】なお、検索する文書の文書名が既知の場合
は、該当文書名で各文書ファイル１７を検索して該当文
書を直接読出す。又、文書名でデータベース１６のテー
ブル２０を検索して、検索されたテーブル２０に記憶さ
れている格納位置の文書データを読出して表示する。

【００３２】このように構成された文書管理システムに
おいては、図５に示すように、各ワークステーション１
１で作成された文書は文書ファイル１７に格納され、各
文書ファイル１７はディレクトリ構造に管理される。そ
して、必要に応じて、文書ファイル１７に記憶された文
書データはホスト装置１２のデータベース１６のデータ
流域１９に格納される。この時、データベース登録情報
がデータベース１６上のテーブル２０に登録される。そ
して、このテーブル２０に登録されたデータベース登録
情報はワークステーション１１の該当文書データの文書
ファイル１７のデータベース登録フィル１８にも登録さ
れる。

【００３３】そして、オペレータがワークステーション
１１から属性をキーワードとして入力すると、この属性
に対応する文書ファイル１７のデータベース登録フィル
１８のデータベース登録情報に基づいてデータベース１
６がアクセスされ、該当文書データが元の文書ファイル
１７に復元して表示される。

【００３４】このように、たとえワークステーション１
１の文書ファイル１７からデータベース１５へ転送済み
の文書であったとして、この文書が文書ファイル１７に
記憶されている場合と全く同様のディレクトリ構造を用
いてた手法でもって、該当文書を読出することが可能と
なる。

【００３５】

【発明の効果】以上説明したように本発明の文書管理シ
ステムにおいては、ディレクトリ管理下にある文書ファ
イルに、転送済み文書データのデータベース上の記憶位
置情報を残している。したがって、たとえ文書ファイル
に実際の文書データが存在しなかったとしても、属性を
キーワードとして目標文書をデータベースから簡単に検
索でき、目標文書の検索作業能率を大幅に向上できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係わる文書管理システム
の概略構成を示すブロック図、

【図２】 同実施例システムにおける文書ファアルのデ
ィレクトリ管理を模式的に示す図、

【図３】 同実施例システムにおけるデータベース登録
メモリの記憶内容を示す図。

【図４】 同実施例システムにおけるデータベースのテ
ーブルの記憶内容を示す図。

【図５】 同実施例システムの動作を示す模式図。

【図６】 従来システムにおける文書管理手法を示す模
式図。

【符号の説明】

１１…ワークステーション、１２…ホスト装置、１３…
ファイル管理部、１４…文書データ転送部、１５…検索
部、１６…データベース、１７…文書ファイル、１８…
データベース登録メモリ、１９…データ領域、２０…テ
ーブル。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 作成された各文書データを記憶する複数
   の文書ファイルを各文書ファイルに記憶された文書デー
   タの属性を示すディレクトリ構造で管理するファイル管
   理手段と、 外部からの文書転送指令に応動して、前記各文書ファイ
   ルに記憶された各文書データをデータベースへ格納する
   文書データ転送手段と、 前記各文書ファイル毎に、該当文書ファイルから前記デ
   ータベースに転送された文書データの前記データベース
   上における格納位置情報を記憶保持する格納位置情報記
   憶保持手段と、 属性を指定した文書検索指令に応動して、該当属性に対
   応する文書ファイルにおける格納位置情報を用いて前記
   データベースに記憶された該当属性を有する文書データ
   を検索する検索手段とを備えた文書管理システム。