JPH0644357A - 電子ファイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子ファイルに格納されている以外の文書も
一括して検索できるようにすることを目的とする。 【構成】 電子ファイルに登録された文書とワープロ機
能によって作成されて文書ファイルに登録された文書と
を一括して検索する手段を有する。この場合ワープロ機
能にょっ作成される文書を管理する台帳形式は既に決ま
っているので、台帳をユーザが新規に作らなくてもそれ
を利用することができる。また、電子ファイルに登録さ
れた文書以外の文書を管理する台帳ファイルを作成する
手段を設け、電子ファイルに登録された文書と台帳ファ
イルによって管理される文書とを一括して検索するよう
にすれば、汎用データの検索まで容易に行なえる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、大量の文書情報を効
率的に活用するために開発された電子ファイルシステム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータによるデータ化が難しい文
書や図面等（この明細書中ではこれらを総称して「文
書」という）をイメージスキャナで読み取って光磁気デ
ィスク等の大容量記憶媒体に検索情報を付して格納する
ことにより、電子ファイルを作成し、必要な文書をすば
やく検索して、加工編集，ＦＡＸ送信，プリントなどを
行なえるようにした電子ファイルシステムが、近年＆オ
フィスで使用されるようになってきている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子ファイルシステムにおいては、電子ファイルとして
作成された文書以外の文書、例えばキーボードからのキ
ー入力による文書作成編集機能（以下「ワープロ機能」
という）も有する電子ファイルシステムの場合、そのワ
ープロ機能によって作成して文書ファイルに登録された
文書、あるいは他のシステムによって作成され、記憶媒
体あるいは通信手段を介して読み込まれた文書などを、
一括して検索することができなかった。

【０００４】そのため、検索業務において「どこに格納
されているか不明だが探したい」という基本的ニーズに
対応することができなかった。この発明は上記の点に鑑
みてなされたものであり、電子ファイルに格納されてい
る以外の文書も一括して検索できるようにすることを目
的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、キーボードと、イメージスキャナと、文
字及び画像を表示できる表示装置と、光ディスクやハー
ドディスク等の記憶媒体にデータを記憶する記憶装置
と、これらを制御して少なくとも電子ファイルを作成す
る第１の手段と文書を作成編集する第２の手段を有する
システムコントローラとを備えた電子ファイルシステム
において、上記第１の手段によって電子ファイルに登録
された文書と上記第２の手段によって作成されて文書フ
ァイルに登録された文書とを一括して検索する手段を設
けたものである。

【０００６】また、上記電子ファイルに登録された文書
以外の文書を管理する台帳ファイルを作成する手段と、
上記電子ファイルに登録された文書と台帳ファイルによ
って管理される文書とを一括して検索する手段を設けた
電子ファイルシステムも提供する。

【０００７】

【作用】この発明による電子ファイルシステムは、電子
ファイルに登録された文書とワープロ機能によって作成
されて文書ファイルに登録された文書とを一括して検索
することができるので、どこに格納されているか判らな
い文書の検索効率が大幅に向上する。この場合ワープロ
の台帳形式は既に決まっているので、台帳をユーザが新
規に作らなくてもよいから、一括検索を容易に行なうこ
とができる。

【０００８】また、電子ファイルに登録された文書以外
の文書を管理する台帳ファイルを作成することもでき、
それによって上記電子ファイルに登録された文書と台帳
ファイルによって管理される文書とを一括して検索する
こともできるので、汎用データの検索まで容易に行な
え、その活用を計ることができる。

【０００９】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図２は、この発明の一実施例である電
子ファイルシステムのハード構成を示すブロック図であ
る。

【００１０】この電子ファイルシステムは文書管理シス
テムでもあり、システムコントローラ１を中心に、入力
装置であるキーボード２，ポインティング・デバイス
（マウス）３，及びイメージスキャナ４と、その入力情
報や検索情報を表示する表示装置であるＣＲＴ５と、文
書情報等を記憶する記憶装置である光ディスク（又は光
磁気ディク）・ドライブ装置（以下「ＯＤＤ（ＯＭ
Ｄ）」という）６，ハードディスク・ドライブ装置（以
下「ＨＤＤ」という）７，及びフロッピディスク・ドラ
イブ装置（以下「ＦＤＤ」という）８と、検索した文書
情報等を印刷するレーザプリンタ等のプリンタ９とにょ
って構成されている。

【００１１】システムコントローラ１は、通常の電子フ
ァイリング機能、すなわちイメージスキャナ４から読み
込んだ文書（画像）データを検索情報を付加してＯＤＤ
（ＯＭＤ）６によって光ディスク（光磁気ディスク）に
登録する機能のほかに、ワープロ機能（文書作成編集機
能）、及びこの発明による台帳登録機能と検索機能とを
備えている。

【００１２】図１の（ａ）及び（ｂ）は、そのシステム
コントローラ１による台帳登録処理及び検索処理のフロ
ーチャートであり、図３は登録する台帳テーブルのフォ
ーマット例、図４はユーザが予め作成する台帳のフォー
マット例をそれぞれ示す図である。図４に示す台帳の各
アイテムはｎバイト構成のデータで作成される。

【００１３】まず、図１の（ａ）に示した台帳登録の処
理について図３も参照しながら説明する。これは、図３
に示した台帳テーブルに、文書検索時に一括して検索し
たい台帳（図４）を指定して登録する。

【００１４】ユーザが台帳登録を指定するとこの処理を
開始し、まず台帳ファイルのある媒体名（ＩＤ）とメニ
ューで見るときの媒体名称（光デイスク，ハードディス
ク，フロッピディスク等）が入力されるとそれを登録す
る。次いで、台帳ファイル名と台帳名称が入力されると
それを登録する。さらに、台帳のレイアウトである台帳
形式として、アイテム名，属性，及び桁数が入力される
と、それをアイテム１〜１６まで登録できる。

【００１５】次に、図１の（ｂ）に示した検索の処理に
ついて説明する。電子ファイルの検索を指示すると、必
ず光デイスク（ＯＤ）又は光磁気ディスク（ＯＭＤ）を
検索対象として指定する。それが検索キャビネットであ
り、そこには検索情報（台帳テーブルの台帳形式に相当
するデータ）が付いている。

【００１６】したがって、検索キャビネットが指定され
るとその検索情報を読込み、その読込んだ情報によって
台帳テーブルにある台帳ファイルを内をチェックし、台
帳形式から同一名称（同一アイテム）のデータを探す。

【００１７】その結果、同一アイテム名の名称がないと
きは電子ファイルのみを検索する。すなわち、検索条件
の入力によりキャビネット内の検索を行なう。同一アイ
テム名の名称が有ったときは台帳まで広げて検索する。
すなわち、検索条件の入力により電子ファイルキャビネ
ットと台帳に格納されている情報を通して検索する。

【００１８】そして、上記いずれの場合にもその検索結
果をＣＲＴ５に一覧表示する。その際、電子ファイルキ
ャビネットと台帳を通して検索した場合には、その検索
したデータを一括して一覧表示し、データ表示の指示が
なされると電子ファイルデータか否かを判断し、ＹＥＳ
であれば画像表示を行ない、ＮＯであれば台帳で検索し
たデータであるので、台帳の媒体名称及び台帳名称等を
検索情報と一緒に表示する。

【００１９】なお、ワープロ機能によって作成して文書
ファイルに登録された文書の場合は、台帳形式が既に決
まっているので、ユーザが台帳を新規に作る必要がな
く、その管理台帳を利用して、文書ファイルの文書を電
子ファイルの文書と一括して検索することができる。

【００２０】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイルシステムは、電子ファイルに登録された
文書とワープロ機能によって作成されて文書ファイルに
登録された文書とを一括して検索することができるの
で、どのファイルに格納されているのか判らない文書で
も効率よく検索することができる。しかも、ワープロ機
能で作成された文書を管理する台帳形式は既に決まって
いるので、台帳をユーザが新規に作らなくてもそれを利
用して、一括検索を容易に行なうことができる。

【００２１】また、電子ファイルに登録された文書以外
の文書を管理する台帳ファイルを作成すれば、それによ
って上記電子ファイルに登録された文書と台帳ファイル
によって管理される文書とを一括して検索することがで
きるので、種々の汎用データの検索まで容易に行なえ、
その活用を計ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図２におけるシステムコントローラ１による台
帳登録処理及び検索処理のフローチャートである。

【図２】この発明の一実施例である電子ファイルシステ
ムのハード構成を示すブロック図である。

【図３】図１の台帳登録処理によって登録する台帳テー
ブルのフォーマット例を示す説明図である。

【図４】ユーザが予め作成する台帳のフォーマット例を
示す説明図である。

【符号の説明】

１ システムコントローラ ２ キーボード ３ ポインティングデバイス ４ イメージスキャ
ナ ５ ＣＲＴ（表示装置） ６ 光ディスク・ド
ライブ装置（ＯＤＤ） ７ ハードディスク・ドライブ装置（ＨＤＤ） ８ フロッピディスク・ドライブ装置（ＦＤＤ） ９ プリンタ

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 キーボードと、イメージスキャナと、文
   字及び画像を表示できる表示装置と、光ディスクやハー
   ドディスク等の記憶媒体にデータを記憶する記憶装置
   と、これらを制御して少なくとも電子ファイルを作成す
   る第１の手段と文書を作成編集する第２の手段を有する
   システムコントローラとを備えた電子ファイルシステム
   において、 前記第１の手段によって電子ファイルに登録された文書
   と前記第２の手段によって作成されて文書ファイルに登
   録された文書とを一括して検索する手段を設けたことを
   特徴とする電子ファイルシステム。
2. 【請求項２】 キーボードと、イメージスキャナと、文
   字及び画像を表示できる表示装置と、光ディスクやハー
   ドディスク等の記憶媒体にデータを記憶する記憶装置
   と、これらを制御して少なくとも電子ファイルを作成す
   る手段を有するシステムコントローラとを備えた電子フ
   ァイルシステムにおいて、 前記電子ファイルに登録された文書以外の文書を管理す
   る台帳ファイルを作成する手段と、前記電子ファイルに
   登録された文書と前記台帳ファイルによって管理される
   文書とを一括して検索する手段を設けたことを特徴とす
   る電子ファイルシステム。