JPH10187517A - 文書登録装置及び文書登録方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を登録するときに、登録した文書の文書
管理情報を指定のユーザに通知することができる文書登
録装置を提供する。 【構成手段】 文書登録手段１１により文書が登録さ
れ、通知先設定手段１２により、新たに登録された文書
の文書管理情報を通知する通知先が設定され、登録通知
手段１３により、通知先設定手段で設定された通知先
へ、文書登録手段で登録された文書の文書管理情報が通
知される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、スキャナ等から読
み込んだ文書のイメージデータ、あるいはコンピュータ
上のＤＴＰアプリケーション等で作成した文書のコード
データ等を登録し、これを検索し表示あるいは印刷を行
う電子ファイリング装置等の文書登録装置及び文書登録
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の電子ファイリング装置
（文書登録装置）では、文書を一元管理していたが、近
年、いくつかの文書をまとめ、例えばそれをフォルダと
し、分類分けをして管理するのが一般的となっている。
また、近年、業務の多様化やネットワークの普及などに
伴い、電子ファイリング装置も複数ユーザで使用するこ
とが求められてきており、そのユーザだけしか文書の登
録あるいは検索をすることができない個人フォルダと、
グループに属するユーザはだれでも文書の登録あるいは
検索を行うことができる共有フォルダとを持ち、個人文
書と共有文書を別けて管理することにより、複数ユーザ
で使用できるようにしたものも提案されている。

【０００３】従来、電子ファイルリング装置における文
書登録方法では、文書を登録するときに、ユーザは、文
書名、キーワードなどの文書管理情報を設定している。
文書をフォルダで分類して管理することができる電子フ
ァイリング装置では、さらに登録先としてフォルダを指
定する。これらの設定後、登録指示を行うと、文書管理
情報に、登録日、登録者、文書のページ数などが自動的
に追加され、文書データと関連付けられて登録される。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
従来の文書登録方法では、文書を登録したとき、文書を
新たに登録したことや、その文書管理情報を通知するこ
とができないため、登録者以外のユーザは、その文書が
新たに登録されたことを知ることができなかった。その
ため、登録者以外のユーザにも必要な情報が書かれてい
る文書を登録した場合でも、他のユーザはその文書を一
度も見ない場合が多く、電子ファイリング装置を情報伝
達として利用する場合の障害となっていた。

【０００５】また、新しく登録された文書を必ず一度は
見るようにするためには、登録されている全ての文書に
対して、登録日などによる検索を定期的に行う必要があ
り、ユーザの検索作業の増加を招いていた。

【０００６】本発明は上記従来の問題点に鑑み、文書を
登録するときに、登録した文書の文書管理情報を指定の
ユーザに通知することができる文書登録装置、及び文書
登録方法を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１記載の発明は、文書を登録する文書登録手
段と、新たに登録された文書の文書管理情報を通知する
通知先を設定する通知先設定手段と、前記文書登録手段
により登録された文書の文書管理情報を、前記通知先設
定手段により設定された通知先へ通知する登録通知手段
とを有するものである。

【０００８】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、前記文書登録手段は、文書の登録先を指定
する登録先指定手段と、前記登録先指定手段により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録手段とを
備え、前記通知先設定手段は、新たに登録された文書の
文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録手
段と、前記通知先登録手段により登録された通知先を記
憶する通知先記憶手段と、前記通知先記憶手段により記
憶されている通知先の中から、前記登録先指定手段によ
り指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先読
出し手段とを備えたものである。

【０００９】請求項３記載の発明は、文書を登録する文
書登録処理と、新たに登録された文書の文書管理情報を
通知する通知先を設定する通知先設定処理と、前記文書
登録処理により登録された文書の文書管理情報を、前記
通知先設定処理により設定された通知先へ通知する登録
通知処理とを有するものである。

【００１０】請求項４記載の発明は、請求項３記載の発
明において、前記文書登録処理は、文書の登録先を指定
する登録先指定処理と、前記登録先指定処理により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録処理とを
実行し、前記通知先設定処理は、新たに登録された文書
の文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録
処理と、前記通知先登録処理により登録された通知先を
記憶する通知先記憶処理と、前記通知先記憶処理により
記憶されている通知先の中から、前記登録先指定処理に
より指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先
読出し処理とを実行するようにしたものである。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の一形態を説明する。

【００１２】図１は、本発明の実施の形態に係る文書登
録装置における文書登録処理の概略構成を示すブロック
図である。

【００１３】本実施の形態の文書登録装置における文書
登録処理は、同図に示すように文書登録手段１１、通知
先設定手段１２及び登録通知手段１３で構成されてい
る。文書登録手段１１は、スキャナなどから読み込んだ
文書のイメージデータを、データペース等のデータの記
憶及び管理を行うファイル装置に登録する。また、通知
先設定手段１２は、登録された文書の文書管理情報を通
知するユーザを設定し、登録通知手段１３は、文書登録
手段１１で文書が登録されると、登録された文書の文書
名、登録日、登録者等の文書管理情報を、通知先指定手
段１２で設定されたユーザのユーザＩＤを持つ新規登録
文書リストに加え、さらに、その後のユーザの表示指示
等により、ユーザのユーザＩＤを持つ新規登録文書リス
トの内容を表示する。

【００１４】ここで、新規登録文書リストとは、登録さ
れた文書を記録するためのリスト・データであり、ユー
ザＩＤ、文書数及び文書管理情報のリストからなる。な
お、新規登録文書リストのデータの内容例は後述する
（図４）。

【００１５】図２は、文書登録手段１１及び通知先設定
手段１２の内部構成を示すブロック図である。

【００１６】特定のユーザだけしか文書の登録あるいは
検索をすることができない個人フォルダと、グループに
属するユーザはだれでも文書の登録あるいは検索を行う
ことができる共有フォルダとを持ち、個人文書と共有文
書を別けて管理することができる電子ファイリング装置
において、文書を登録する場合は、登録先としてフォル
ダを指定する必要があるため、登録先の指定により自動
的に通知先が設定される方が、その都度通知先を設定す
るよりも作業効率の向上が図れる。そこで、本実施の形
態の文書登録手段１１及び通知先設定手段１２は、文書
の登録先の指定により、文書登録の通知先が設定できる
方法を実現している。

【００１７】すなわち、登録先指定手段２１は、文書を
登録するフォルダを指定する。指定先文書登録手段２２
は、スキャナなどから読み込んだ文書のイメージデータ
を、データベース等のデータの記憶及び管理を行うファ
イル装置に、登録先指定手段２１で指定されたフォルダ
の文書として登録する。

【００１８】通知先登録手段２３は、そのフォルダに文
書が登録されたときに通知するユーザのＩＤを、フォル
ダの通知先リストに登録する。通知先記憶手段２４は、
通知先登録手段２３で登録されたフォルダの通知先リス
トを記憶する。ここで、通知先リストとは、フォルダＩ
Ｄ、通知先ユーザ数、及び通知先ユーザＩＤのリストか
ら成るリスト・データである。なお、通知先リストのデ
ータの内容例は後述する（図５）。

【００１９】次いで、通知読出し手段２５は、登録先指
定手段２１で指定されたフォルダの通知先リストを、通
知先記憶手段２４で記憶されているフォルダごとの通知
先リストから読出し、登録通知手段１３で登録通知を行
う通知先を設定する。

【００２０】図３は、本発明に係る文書登録装置の実施
の形態の概略構成を示すブロック図である。

【００２１】図中３１は中央制御装置であり、この中央
制御装置３１では、上述した図１及び図２に示した文書
登録処理の構成に関わる一切の制御を行うプログラムが
動作する。この中央制御装置３１には、記憶装置３２、
画像読取り装置３３、キーボード３４、マウス３５、及
び表示装置３６が接続されている。

【００２２】記憶装置３２は、中央制御装置３１のため
のプログラム、文書登録手段１１で登録された文書デー
タ、登録通知手段で設定される新規登録文書リスト及び
通知先記憶手段２４で記憶される通知先リスト等を記憶
するＲＡＭ、ＲＯＭあるいはハードディスク等から成
る。

【００２３】また、画像読取り装置３３は、スキャナな
どから成り、文書登録手段１１で登録される文書データ
を読み込む等のために使用される。キーボード３４及び
マウス３５は、通知先登録手段２３で通知先を登録した
り、登録先指定手段２１で登録先を指定する等の操作の
ために使用される。表示装置３６は、ＣＲＴディスプレ
イ装置等から成り、登録通知手段１３で新規登録文書リ
ストの内容を表示する等のために使用される。

【００２４】図４は、上述した新規登録文書リストのデ
ータの内容例を示す図である。

【００２５】同図に示す例では、３人のユーザに対する
登録通知が記録され、ユーザ１及びユーザ３には２つの
登録通知された文書があり、ユーザ２には１つの登録通
知された文書があり、それぞれ文書管理情報として、文
書名、登録日及び登録者が記録されていることを示す。

【００２６】図５は、上述した通知先リストのデータの
内容例を示す図である。

【００２７】同図の例では、フォルダ１の通知先ユーザ
数が１でその通知先がユーザ１に、フォルダ２の通知先
ユーザ数が３でその通知先がユーザ１、ユーザ２及びユ
ーザ２に、フォルダ３の通知先ユーザ数が２でその通知
先がユーザ２及びユーザ３にそれぞれ登録されているこ
とを示す。

【００２８】次に、図６のフローチャートに従い、本実
施の形態の文書登録方法を説明する。

【００２９】まず、メニュー・コマンドの実行等による
ユーザの開始時により文書登録処理が開始される（ステ
ップＳ６１）。次いで、文書を登録するフォルダが指定
され、登録の指示がされると（ステップＳ６２）、指定
のフォルダに文書が登録される（ステップＳ６３）。

【００３０】ここで、前記ステップＳ６１〜ステップＳ
６３における、登録するフォルダを指定した文書の登録
のユーザ・インタフェースの例を図７に示す。同図で
は、個人フォルダ７０、共有フォルダ（１）７２、及び
共有フォルダ（２）７３の３つのフォルダがあり、共有
フォルダ（１）７２に文書を登録するために、文書を表
すアイコン７１をマウス操作により、共有フォルダ
（１）７２を表すアイコン７２の上に持っていったとこ
ろを示している。

【００３１】図６に戻り、前記ステップＳ６３の処理後
は、登録先のフォルダのフォルダＩＤを持つ通知先リス
トを取得し（ステップＳ６４）、通知先リストに未処理
のユーザＩＤがあるか調べ（ステップＳ６５）、通知先
リストに未処理のユーザＩＤがある場合には、ユーザＩ
ＤのリストからユーザＩＤを１つ取り出し（ステップＳ
６６）、そのユーザＩＤを持つ新規登録文書リストの文
書数に１を足すと共に登録した文書の文書管理情報を記
録し（ステップＳ６７）、ステップＳ６５に戻る。

【００３２】そして、通知先リストにある全てのユーザ
ＩＤに対してステップＳ６５からステップＳ６７を繰り
返し行い、通知先リストに未処理のユーザＩＤがなけれ
ば処理を終了する（ステップＳ６８）。

【００３３】次に、図８のフローチャートに従い、登録
通知手段１３に係る新規登録文書リストの表示処理手順
を説明する。

【００３４】まず、メニュー・コマンドの実行等による
ユーザの開始指示により新規登録文書リストの表示処理
が開始される（ステップＳ８１）。次いで、そのユーザ
のユーザＩＤを持つ新規登録文書リストを取得し（ステ
ップＳ８２）、文書管理情報のリストに未処理の文書管
理情報があるかを調べ（ステップＳ８３）、未処理の文
書管理情報がある場合には、文書管理情報のリストから
文書管理情報を１つ読み出し（ステップＳ８４）、ステ
ップＳ８３へ戻る。

【００３５】そして、全ての文書管理情報を読み出すま
でステップＳ８３からステップＳ８４の処理を繰り返し
行い、全ての文書管理情報を読み出したらその内容を表
示し（ステップＳ８５）、終了する（ステップＳ８
６）。

【００３６】図９は、新規登録文書リストの表示画面例
である。

【００３７】同図の例では、文書名、登録日及び登録者
だけでなく、登録先や、文書のページ数の文書管理情報
も含む新規登録文書リストの内容が表示されている。

【００３８】このように、文書を登録したとき、登録し
た文書の文書管理情報を指定のユーザに通知するので、
登録者以外のユーザのためにも必要な文書を登録した場
合でも、他のユーザにその文書を知らせることができ、
電子ファイリング装置を情報伝達の手段としても利用す
ることができる。また、新しく登録された文書を見る場
合、登録日などで検索する必要がなくなり、検索作業を
軽減することができる。

【００３９】また、文書の登録先を指定することにより
通知先が自動的に設定されるようにしたので、通知先の
設定作業を軽減することができる。

【００４０】なお、本発明は、図示の実施の形態に限定
されず、種々の変形が可能である。例えば、その変形例
として次のようなものがある。 （１）上記実施の形態では、通知先の設定として、文書
を登録するフォルダを指定する場合についてのみ説明し
たが、通知先のユーザ名を直接入力したり、通知先選択
パネルとなる画面上のパネルから選択させるなどの方法
でも実施可能である。（２）文書を登録するフォルダを
指定することによる通知先の設定方法は、フォルダとユ
ーザの管理方法を、ＵＮＩＸにおける管理方法のよう
に、オーナＩＤ及びグループＩＤ等のフォルダ管理情報
と、ユーザＩＤ及びグループＩＤ等のユーザ管理情報と
で行い、登録先のフォルダのグループＩＤを持つ全ての
ユーザのユーザＩＤを通知先として設定するようにして
も実施可能である。 （３）文書が登録されたことの通知は、一般的な電子メ
ール・システムを利用して、登録された文書の文書名、
登録日時及び登録者などの文書管理情報を、メールで自
動送信する方法でも実施可能である。

【００４１】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、請求項１記
載の発明は、文書を登録する文書登録手段と、新たに登
録された文書の文書管理情報を通知する通知先を設定す
る通知先設定手段と、前記文書登録手段により登録され
た文書の文書管理情報を、前記通知先設定手段により設
定された通知先へ通知する登録通知手段とを有したの
で、登録した文書の文書管理情報を指定のユーザに通知
することができる。これにより、登録者以外のユーザた
めにも必要な文書を登録した場合でも、他のユーザにそ
の文書を知らせることができ、電子ファイリング装置を
情報伝達の手段としても利用することができる。また、
新しく登録された文書を見る場合、登録日などで検索す
る必要がなくなり、検索作業を軽減することができる。

【００４２】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、前記文書登録手段は、文書の登録先を指定
する登録先指定手段と、前記登録先指定手段により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録手段とを
備え、前記通知先設定手段は、新たに登録された文書の
文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録手
段と、前記通知先登録手段により登録された通知先を記
憶する通知先記憶手段と、前記通知先記憶手段により記
憶されている通知先の中から、前記登録先指定手段によ
り指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先読
出し手段とを備えたので、文書の登録先を指定すること
により通知先が自動的に設定され、通知先の設定作業を
軽減することができる。

【００４３】請求項３記載の発明は、文書を登録する文
書登録処理と、新たに登録された文書の文書管理情報を
通知する通知先を設定する通知先設定処理と、前記文書
登録処理により登録された文書の文書管理情報を、前記
通知先設定処理により設定された通知先へ通知する登録
通知処理とを有したので、簡単な方法により請求項１記
載の発明と同様の効果を得ることができる。

【００４４】請求項４記載の発明は、請求項３記載の発
明において、前記文書登録処理は、文書の登録先を指定
する登録先指定処理と、前記登録先指定処理により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録処理とを
実行し、前記通知先設定処理は、新たに登録された文書
の文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録
処理と、前記通知先登録処理により登録された通知先を
記憶する通知先記憶処理と、前記通知先記憶処理により
記憶されている通知先の中から、前記登録先指定処理に
より指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先
読出し処理とを実行するようにしたので、請求項２記載
の発明と同様の効果を得ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る文書登録装置の文書
登録処理の概略構成を示すブロック図である。

【図２】文書登録手段１１及び通知先設定手段１２の内
部構成を示すブロック図である。

【図３】本発明に係る文書登録装置の実施の形態の概略
構成を示すブロック図である。

【図４】新規登録文書リストのデータの内容例を示す図
である。

【図５】通知先リストのデータの内容例を示す図であ
る。

【図６】実施の形態の文書登録方法を説明するためのフ
ローチャートである。

【図７】登録するフォルダを指定した文書登録のユーザ
・インタフェースの例を示す図である。

【図８】登録通知手段１３に係る新規登録文書リストの
表示処理手順を説明するためのフローチャートである。

【図９】新規登録文書リストの表示画面例を示す図であ
る。

【符号の説明】

１１ 文書登録手段 １２ 通知先設定手段 １３ 登録通知手段 ２１ 登録先指定手段 ２２ 指定先文書登録手段 ２３ 通知先登録手段 ２４ 通知先記憶手段 ２５ 通知読出し手段 ３１ 中央制御装置 ３２ 記憶装置 ３３ 画像読取り装置 ３４ キーボード ３５ マウス ３６ 表示装置

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を登録する文書登録手段と、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
   を設定する通知先設定手段と、 前記文書登録手段により登録された文書の文書管理情報
   を、前記通知先設定手段により設定された通知先へ通知
   する登録通知手段とを有することを特徴とする文書登録
   装置。
2. 【請求項２】 前記文書登録手段は、 文書の登録先を指定する登録先指定手段と、 前記登録先指定手段により指定された登録先に文書を登
   録する指定先文書登録手段とを備え、 前記通知先設定手段は、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
   を登録する通知先登録手段と、 前記通知先登録手段により登録された通知先を記憶する
   通知先記憶手段と、 前記通知先記憶手段により記憶されている通知先の中か
   ら、前記登録先指定手段により指定された登録先に属し
   た通知先を読み出す通知先読出し手段とを備えたことを
   特徴とする請求項１記載の文書登録装置。
3. 【請求項３】 文書を登録する文書登録処理と、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
   を設定する通知先設定処理と、 前記文書登録処理により登録された文書の文書管理情報
   を、前記通知先設定処理により設定された通知先へ通知
   する登録通知処理とを有することを特徴とする文書登録
   方法。
4. 【請求項４】 前記文書登録処理は、 文書の登録先を指定する登録先指定処理と、 前記登録先指定処理により指定された登録先に文書を登
   録する指定先文書登録処理とを実行し、 前記通知先設定処理は、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
   を登録する通知先登録処理と、 前記通知先登録処理により登録された通知先を記憶する
   通知先記憶処理と、 前記通知先記憶処理により記憶されている通知先の中か
   ら、前記登録先指定処理により指定された登録先に属し
   た通知先を読み出す通知先読出し処理とを実行すること
   を特徴とする請求項１記載の文書登録方法。