JPH0652223A - データベースの検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 各文書は、それぞれ、定型の欄にデータが格
納されて構成されている。また、各文書は各欄毎に管理
されている。このような文書に対して、いずれかの文書
への検索要求を行う場合、特定の欄にキーワードとして
のデータを入れる。これにより、欄のデータが同一の文
書を抽出する。 【効果】 各文書に対して検索のためのキーワードを設
定する必要がない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はまとまった一つの情報群
をフォーマットの決まった欄からなる定型文書として扱
い、キーワードを改めて設定することなく目的の文書を
検索することのできるデータベースの検索方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】複数の文書を組織的に統合し、ある目的
の文書を検索する文書データベースがある。図２に、従
来の文書データベースのシステム構成図を示す。図のシ
ステムは、データ記憶部１０１、キーワード記憶部１０
２、文書検索処理部１０３、文書記憶装置１０４、表示
部１０５、キーボード１０６、ポインティングデバイス
１０７、入出力制御部１０８、コマンド制御部１０９か
らなる。

【０００３】データ記憶部１０１は、入力された文書を
記憶するメモリであり、キーワード記憶部１０２は各文
書に付与されたキーワードを記憶するメモリである。文
書検索処理部１０３は、キーワード記憶部１０２に記憶
されているキーワードにより文書を検索するものであ
る。また、文書記憶装置１０４は、全ての文書を格納す
るための記憶装置である。表示部１０５は、ＣＲＴ等か
らなり、入力された文書や検索された文書を表示するた
めのものであり、キーボード１０６は、文書の入力やキ
ーワードの入力等を行うためのものである。また、ポイ
ンティングデバイス１０７はマウス等からなり、キーボ
ード１０６と共に、各種の入力操作を行うためのもので
ある。

【０００４】入出力制御部１０８は、表示部１０５、キ
ーボード１０６、ポインティングデバイス１０７の制御
を行うためのもので、コマンド制御部１０９は、キーボ
ード１０６やポインティングデバイス１０７によって入
力されたコマンドを解釈・実行するためのものである。

【０００５】次に、動作について説明する。先ず、文書
記憶装置１０４に複数の文書、、、…が格納され
ており、また各文書、、、…にはそれぞれキーワ
ードが付与され、このキーワードがキーワード記憶部１
０２に記憶されているとする。

【０００６】図３は、このような文書とキーワードの関
係を示す図である。即ち、文書には、キーワードとし
て、「ａ」「ｂ」「ｙ」が、文書には「ｙ」「ｐ」
が、また、文書には「ａ」「ｐ」「ｑ」「ｒ」が、そ
れぞれ付与されている。このようなデータベースにおい
て、今、例えばキーワード「ａ」の文書を検索するとす
る。この場合、先ず、キーワード「ａ」をキーボード１
０６から入力する。そしてこれがコマンド制御部１０９
で解釈され、文書検索処理部１０３で検索が実行され
る。ここでは、キーワード「ａ」が付与されている文書
は、文書と文書であるため、これらの文書のデータ
が文書記憶装置１０４から取り出され、これが表示部１
０５で表示される。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のデータベースの検索方法では、予めキーワードの入
力を行う必要があるが、このキーワードの入力漏れや入
力ミスがあると、目的の文書が検索できないという問題
があった。例えば、上記図３に示した例で文書のキー
ワードの「ａ」を「ａ′」と入力してしまった場合、キ
ーワード「ａ」では文書が検索できないことになって
しまう。

【０００８】また、従来のデータベースの検索方法では
文書単位で管理されているため、図示した各文書のよう
に文書中にいくつかの項目があり、このようなデータベ
ースから、例えば文字データの項目等、特定の項目のみ
を検索したい場合でも、このような処理を行うことはで
きなかった。本発明は、上記従来の問題点を解決するた
めになされたもので、キーワードを特に設定する必要が
なく、かつ文書の項目のみ取出すといったことも可能な
データベースの検索方法を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明のデータベースの
検索方法は、定型の欄にデータが格納されて文書が構成
され、前記文書が複数個存在するデータベースの検索方
法であって、前記文書を欄単位で管理し、いずれかの文
書の検索を行う場合は、先ず、対象となる欄に検索のキ
ーワードとしてのデータを入れ、次に、当該データが格
納されている欄と同一のデータが格納されている欄を検
索し、その後、検索した欄を有する文書を抽出すること
を特徴とするものである。

【００１０】

【作用】本発明のデータベースの検索方法においては、
いずれかの文書の検索を行う場合、先ず、対象となる欄
に検索のキーワードとなるデータを入れる。これによ
り、当該データが格納されている欄と同一のデータが格
納されている欄を検索する。次いで、同一のデータが格
納されている欄があった場合は、その欄を有する文書を
抽出する。その後は、例えば、抽出した文書の欄に格納
されているデータを取出し、空欄となっている部分にそ
のデータを入れて検索文書の各欄を補完する。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。図１は本発明のデータベースの検索方法を示
すフローチャートであるが、これに先立ち本発明のシス
テム構成を説明する。図４は、そのシステム構成図であ
る。図のシステムは、データ記憶部１、データ形式記憶
部２、欄関係記憶部３、データ格納処理部４、データ検
索処理部５、文書記憶装置６、表示部７、キーボード
８、ポインティングデバイス９、入出力制御部１０、コ
マンド制御部１１、印刷制御部１２からなる。データ記
憶部１は、入力された情報（データ）を欄毎に記憶する
メモリで、文字データのアドレス、画像データのアドレ
ス、図形データのアドレスといったデータを記憶するた
めのものである。

【００１２】図５に、データ記憶部１のテーブルを示
す。また、図６にそのテーブルに記憶する文書の一例を
示す。データ記憶部１のテーブルでは、文字データ先頭
アドレス、画像データ先頭アドレス、図形データ先頭ア
ドレスが記憶されていると共に、欄名と欄内のデータが
記憶されている。即ち、図６に示す文書Ａにおいて、欄
１〜欄４（管理課受付、課長、係長、担当）は画像デー
タであり、欄５〜欄８（品名、図番、価格、納期）は文
字データである。また、欄９（外観）は図形データとい
ったように、一つの文書に文字データと画像データと図
形データが含まれている。

【００１３】データ形式記憶部２は、データ記憶部１に
記憶されるデータの表現形式（文字、図形、画像等）を
定義するテーブルを記憶するための記憶部である。図７
にそのテーブルを示す。即ち、各欄の欄名とその表現形
式の関係が示されている。

【００１４】欄関係記憶部３は、欄同士の一致関係を定
義するテーブルを記憶するための記憶部である。図８
に、そのテーブルを示す。ここで、例えば、Ａ５、Ｂ
５、Ｃ５とは文書Ａ、文書Ｂ、文書Ｃの欄５の内容を指
している。従って、文書Ａの欄５に記載されている内容
は文書Ｂと文書Ｃにも記載されていることが分かる。

【００１５】データ格納処理部４は、欄内に入力された
データを文字、図形、画像に振り分けてデータ記憶部１
に格納させる機能を有している。また、データ検索処理
部５は、欄内容が一致するものを検索する機能を有して
いる。また、文書記憶装置６、表示部７、キーボード
８、ポインティングデバイス９、入出力制御部１０、コ
マンド制御部１１は、図４に示した従来の文書記憶装置
１０４、表示部１０５、キーボード１０６、ポインティ
ングデバイス１０７、入出力制御部１０８、コマンド制
御部１０９と同様であるため、ここでの説明を省略す
る。そして、印刷処理部１２は、文書を印刷するための
ものである。

【００１６】次に上記構成のシステムの動作について説
明する。ここで、文書検索の一例として品名ＰＣ−００
１を持つ文書を検索するとする。先ず、図６に示した文
書Ａを画面上に読込み、品名欄にＰＣ−００１と入力す
る。これにより、データ格納処理部４に処理が移る。

【００１７】図９は、データ格納処理部４の処理フロー
チャートである。即ち、品名欄にＰＣ−００１と入力さ
れると、データ格納処理部４は、その品名（＝欄５）を
取得し（ステップＳ１）、この欄５から図７に示すデー
タ形式記憶部２のテーブル２０５を参照し、その表現形
式を取得する（ステップＳ２）。そして、取得した表現
形式に基づいてデータ記憶部１のテーブルの先頭アドレ
スとそのデータを格納し、入力アドレスをカウントアッ
プする。

【００１８】図１０に品名入力後のデータ記憶部１のテ
ーブルを示す。即ち、欄５はステップＳ３における表現
形式判定で、文字データであるため、ａアドレスにその
データを格納し（ステップＳ４）、文字データ先頭アド
レスａをカウントアップする（ステップＳ５）。一方、
ステップＳ３の表現形式判定で、画像データであった場
合はｂアドレスに格納し、画像データ先頭アドレスｂを
カウントアップする（ステップＳ６、Ｓ７）。また、図
形データであった場合はｃアドレスに格納し、図形デー
タ先頭アドレスｃをカウントアップする（ステップＳ
８、Ｓ９）。

【００１９】次に、文書検索コマンドをキーボード８か
ら入力する。コマンド制御部１１はこれを解釈し、デー
タ検索処理部５に処理を渡す。データ検索処理部５で
は、図１に示す検索処理を行う。先ず、上述したデータ
記憶部１のテーブルより、欄名（＝欄５）と品名（＝Ｐ
Ｃ−００１）を取出す（ステップＳ１）。次に、欄関係
記憶部３のテーブル３０１（図８）に欄毎の一致関係を
取出し（ステップＳ２）、欄の一致する文書名と欄名を
取得する（ステップＳ３）。そして、ステップＳ３で取
得した文書名と欄名より、文書記憶装置６内の文書Ｂ
群、文書Ｃ群の中から品名（ＰＣ−００１）を持つ文書
を取出し、文書の検索が完了する（ステップＳ４）。図
１１に、文書Ｂ群、文書Ｃ群の品名ＰＣ−００１の文書
を示す。

【００２０】次に、図６に示した文書Ａの空欄を補完さ
せ、文書Ａを完成させる処理について説明する。上述し
たように、文書Ａは四つの文字記入欄（品名、図番、価
格、納期）と、一つの図形記入欄、および四つの画像入
力欄から構成されていることが、図７に示したテーブル
２０１〜２０９に記憶されている。また、欄関係記憶部
３のテーブルには図８に示したように、文書Ａと文書
Ｂ、Ｃとの間の欄毎の一致関係がテーブル３０１〜３０
５に記憶されている。

【００２１】このような構成において、文書Ａを完成さ
せる場合は、先ず、記入項目自動補完コマンドをキーボ
ードより入力する。コマンド制御部１１はこれを解釈
し、データ検索処理部５に処理を渡す。データ検索処理
部５は上記文書検索と同様に検索処理を行い、文書記憶
装置６内の文書Ｂ群、文書Ｃ群の中から欄名（欄５）、
品名（ＰＣ−００１）を持つ文書を取出す。即ち、図１
のフローチャートにおいて、ステップＳ１でデータ記憶
部１のテーブルより欄名（欄５）、品名（ＰＣ−００
１）を取出し、ステップＳ２、Ｓ３で、欄関係記憶部３
のテーブルの欄毎の一致関係に基づいて、文書記憶装置
６内の文書Ｂ群、文書Ｃ群の中から「欄５」「ＰＣ−０
０１」を持つ文書を取出すものである。

【００２２】そして、取り出した文書Ｂ、文書Ｃから欄
関係記憶部３のテーブル３０１〜３０５により、図番、
価格、納期、外観を取出し、図９に示した方式によりデ
ータ記憶部１のテーブルに格納する（ステップＳ５）。
次いで、これが全欄終了した否かを判定し（ステップＳ
６）、終了していない場合は、ステップＳ２に戻って各
欄の補完処理を行う。図１２に、記入項目自動補完後の
データ記憶部のテーブルを示す。また、図１３に文書Ａ
への自動補完処理を示す。この図１３の（ａ）に示すよ
うに、文書Ａの品名欄に品名を記入し、記入項目の自動
補完を指示するだけで、（ｂ）に示すように、各欄の記
入項目が補完された文書を得ることができる。

【００２３】尚、上記実施例では、文書Ａの品名欄にデ
ータを記入して文書検索を行う場合を説明したが、これ
に限定されるものではなく、この外にも欄６の図番ある
いは欄１〜４の画像データの入力によって文書検索を行
うことも可能である。また、文書のフォーマットも文字
や図形のみであってもよく、１文書が定型の欄に格納さ
れたデータ群からなるものであれば、上記実施例と同様
の効果を奏することができる。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明のデータベ
ースの検索方法によれば、文書を欄単位で管理し、いず
れかの文書の検索要求があった場合、対象となる欄にデ
ータを記入し、このデータが格納されている欄のデータ
が同一の文書を抽出するようにしたので、各文書に対し
て検索のためのキーワードを改めて設定する必要がな
く、操作性が向上すると共に、文書中の特定の項目だけ
を検索して取出すことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のデータベースの検索方法を示すフロー
チャートである。

【図２】従来の文書データベースのシステム構成図であ
る。

【図３】従来のデータベースの検索方法の説明図であ
る。

【図４】本発明のデータベースの検索方法を実施するた
めのシステムの構成図である。

【図５】本発明のデータベースの検索方法におけるデー
タ記憶部のテーブルの説明図である。

【図６】本発明のデータベースの検索方法における文書
の一例を示す図である。

【図７】本発明のデータベースの検索方法におけるデー
タ形式記憶部のテーブルの説明図である。

【図８】本発明のデータベースの検索方法における欄関
係記憶部のテーブルの説明図である。

【図９】本発明のデータベースの検索方法におけるデー
タ記憶部へのデータ格納方式のフローチャートである。

【図１０】本発明のデータベースの検索方法における品
名入力後のデータ記憶部のテーブルを示す図である。

【図１１】本発明のデータベースの検索方法における関
連定型文書の説明図である。

【図１２】本発明のデータベースの検索方法における記
入項目補完後のデータ記憶部のテーブルを示す図であ
る。

【図１３】本発明のデータベースの検索方法における記
入項目自動補完の説明図である。

【符号の説明】

１ データ記憶部 ２ データ形式記憶部 ３ 欄関係記憶部 ４ データ格納処理部 ５ データ検索処理部 ６ 文書記憶装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 定型の欄にデータが格納されて文書が構
   成され、 前記文書が複数個存在するデータベースの検索方法であ
   って、 前記文書を欄単位で管理し、 いずれかの文書の検索を行う場合は、先ず、対象となる
   欄に検索のキーワードとしてのデータを入れ、 次に、当該データが格納されている欄と同一のデータが
   格納されている欄を検索し、 その後、検索した欄を有する文書を抽出することを特徴
   とするデータベースの検索方法。