JPH07129685A - 売掛金照合システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】売掛金の照合結果についてユーザーが所望する
照合結果を得ることができる売掛金照合システムを提供
する。 【構成】納品番号に対応した売上データ２００と購入者
側の検収データ２０１をコンピュータを介して表示装置
の画面２０４に表示し、該コンピュータに売上データと
検収データを自動照合させ、一致しているデータをマッ
チングデータとして、不一致のデータを差異データとし
て、それぞれデータベース２０６に格納するようにして
いる。差異データは数量差異、単価差異、金額差異別に
分けられている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は商品の売掛金のデータが
販売者側と購入者側とで一致しているか否か照合する売
掛金照合システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】図１９に示すように、従来のこの種照合
システムは販売者側の売掛金元帳に基いて出荷日でセレ
クトしたもの１００と、得意先検収明細書データ１０１
とをペーパー上で照合し、両者に差異のあるものをリス
トアップして差異調査報告書１０３を作り、それに基い
て請求書１０４を発行するようになっていた。また、前
記の照合をパーソナルコンピュータを使用して行なうも
のも存在するが、各データに一致、不一致を付した一覧
表を照合結果としてプリントアウトできるだけである。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】前者の従来例のように
ペーパー上で目視により照合するのは不便で、能率が悪
いという欠点がある。また、後者のパーソナルコンピュ
ータで照合する従来例の場合、各データに一致、不一致
を付した一覧表をプリントアウトできるだけであって、
照合結果を加工したり、編集したりする機能はなかった
ので、用途に応じて所望する照合結果を得たいという要
求に応えることができなかった。

【０００４】本発明は照合結果を複数の形態に加工して
保持することにより所望の照合結果を得ることができる
売掛金照合システムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め本発明では、請求項１に記載のように、納品番号に対
応した売上データと購入者側の検収データをコンピュー
タを介して表示装置に表示し、該コンピュータに売上デ
ータと検収データを自動照合させ、一致しているデータ
をマッチングデータとして、不一致のデータを差異デー
タとして、それぞれデータベースに格納するようにして
いる。差異データは数量差異、単価差異、金額差異別に
分けられている。

【０００６】また、本発明では、請求項４に記載のよう
に、納品番号に対応した売上データをコンピュータを介
して表示装置に表示し、該コンピュータには、表示され
た売上データの順序を操作手段の操作で指定された項目
に従って並べ変える機能と、操作手段により指定された
売上データの前記表示装置上における表示を他の表示と
異ならせ、更に操作手段の操作により画面から消去する
機能と、前記画面から消去された売上データを購入者側
の検収データとしてデータベースに格納する機能と、前
記画面から消去されずに残ったデータを差異データとし
てデータベースに格納する機能とをもたせている。

【０００７】

【作用】請求項１のシステムは売上データと検収データ
が共にデータとしてコンピュータに入力されている場合
であるが、この場合には照合が自動的に行なわれる。そ
して、照合結果は売上データと検収データが一致してい
るものと、不一致のものとに加工されてデータベースに
照合履歴情報として格納される。更に、不一致のもの
は、数量の差異に基づくものと、単価の差異に基づくも
のと、金額差異のものとに分けられるので、その分、ユ
ーザーの希望する照合結果データを多く提供できる。

【０００８】請求項４のシステムは、売上データのみが
コンピュータに与えられ、検収明細はペーパーの形であ
る場合に用いられる。その際、売上データと検収明細の
順序が一致している方が目視でチェックし易いが、この
システムでは、表示された売上データを操作手段の操作
によって検収明細と同一の順序になるように並べ変える
ことができる。更に、操作手段の操作によって一致して
いるものを画面から消去していくことにより一致してい
るものと不一致のものを仕分けることができる。仕分け
られたものはデータベースに格納され、利用に供され
る。

【０００９】

【実施例】以下、本発明を図面に示した実施例に従って
説明する。図１は本発明を実施した売掛金照合システム
の模式図であり、販売者側の売上データ２００と、購入
者側の検収データ２０１を照合システム２０３で照合
し、種々の形態の照合結果をデータベース２０６へ照合
履歴情報として格納したり、このデータベース２０６か
らのデータを照合システム２０３に取り込んで再加工や
編集を行なう。照合システム２０３は表示装置の画面２
０４に表示を行なったり、必要に応じてプリンタを介し
て差異状況表２０５を出力する。

【００１０】次に、図２は照合システム２０３のハード
構成を示している。同図において、ワークステーション
１が照合等の動作を行なう。このワークステーション１
には、パーソナルコンピュータ７、モデム８を介してホ
ストコンピュータ１０から売上データや検収データ等を
入力できる。ここでの、パーソナルコンピュータ７はホ
ストコンピュータ１０とワークステーション１との間の
データの橋渡しの役目をするものであって、データの処
理や制御を行なうものではない。ワークステーション１
内のハードディスク１３に格納されている前月の差異デ
ータ等もワークステーション１において今月度の照合処
理に利用することができる。光磁気ディスク１２は元帳
保管用に使用される。

【００１１】２〜５は通信線路６を介して接続された端
末機器であり、これらの端末機器２〜５は、図３に示す
ように端末本体１９と、テレビ装置２０と、マウス２２
及びキーボード２３から成っている。ここで、端末本体
１９は照合機能は有しておらず、テレビ装置２１に対し
マウスやワークステーション１からのデータの中継やテ
レビ装置２１のドライブ、マウス操作に伴うワークステ
ーション１への指令データの送信等を行なう。

【００１２】図２のシステムは、例えば企業内における
同一の部署で複数の担当者が端末２〜５を個別に操作し
てテレビ装置画面を見ながらワークステーション１に各
担当者の得意先に係る売掛金の照合やデータ加工等を行
なう場合に適合する。この場合、ホストコンピュータ１
０は電話回線または専用の通信回線でつながっているの
で、遠い所（例えば本社）にあってもよい。以下、本シ
ステムにおける売掛金照合処理を自動照合と、手照合に
分けて説明する。尚、売掛金の照合をするのは、販売者
側であり、購入者側は照合操作に関与しないものとす
る。

【００１３】自動照合 先方（購入者）の検収明細がデータの形でホストコンピ
ュータ１０に格納されている場合はこれをワークステー
ション１に入力して売上データとの自動照合ができる。
売上データは当然データ入力されている。本例のシステ
ムの照合が販売者側で行なうものとしているからであ
る。今、端末機器２〜５の何れかの操作によって、ワー
クステーション１を駆動し、売掛金に関する販売者側の
売上データと先方（購入者）側の検収データの自動照合
を行なう場合について説明する。まず、図３に示す端末
機器２〜５のテレビ装置画面２１に初期画面（図５）を
出した状態において、得意先コード４１と照合年月４２
を入力すると、その指定された得意先、照合年月で販売
者の売上データと先方の検収データが抽出されるととも
に、照合処理が実行される。

【００１４】照合におけるテレビ装置２０の画面（画
像）は図４に示すようにメイン画面３１とサブ画面３２
とから成っている。そして、メイン画面３１の左側には
販売者側のデータが表示され、右側には購入者側のデー
タが表示される（図６）。上述の照合処理の実行に伴
い、メイン画面３１には、図６に示すような未検収・未
計上のデータ（即ち、照合できなかったデータ）が表示
される。このとき、照合印表示部４３には照合月を表わ
すが表示されている。この図６の画面により、未検収
・未計上のものを知ることができるが、更にこのデータ
をプリンタ１１に送ってハードコピーすることもでき
る。

【００１５】図６の状態でアイコン表示部４４にカーソ
ルを合わせ、マウス２２の左釦２２ａをクリックする
と、図７の画面に変わる。この画面は照合結果のうちの
数量差異の画面である。これは、販売者側のデータと購
入者側のデータの金額が数量の差異に基いて異なる場合
に表示される。図７において、（Ａ）部分は販売者のデ
ータ１件に対し先方検収データでは２件となっているグ
ループであり、また（Ｂ）部分は販売者側のデータ１件
と先方検収データ１件のグループでの差異となってい
る。（Ａ）（Ｂ）とも注文書ＮＯを照合キーとする照合
であり、照合欄４５には６月度の照合印が自動的に付
されている。

【００１６】図７の画面において、アイコン表示部４４
にカーソルを合わせ、マウス２２の左釦２２ａをクリッ
クすると、図８の画面に変わる。この画面は単価差異に
よって金額が異なる場合の画面である。（Ｃ）部分は前
月（５月）からの繰越し差異であるため照合欄４５には
５月のが表示されている。一方、（Ｄ）部分は本月
（６月）に発生した新たな差異であり、の照合印が表
示されている。この画面でアイコン表示部４４にカーソ
ルを合わせ、マウスをクリックすると、図９の画面に変
わる。

【００１７】図９では照合キー（この場合は注文ＮＯ）
は合っているが、数量も単価も異なるデータが表示され
ている。この画面でアイコン表示部４４にカーソルを合
わせ、マウスをクリックすると、図１０の画面に変わ
り、図１０から図６〜図９の画面となり、販売者側のデ
ータと先方検収データのうち、一致したデータ（マッチ
ングデータ）が表示される。これらの一致したデータは
次月へ繰り越されない。

【００１８】図１０の画面において、アイコン表示部４
４にカーソルを合わせ、マウス２２をクリックすると、
図６の画面に戻る。即ち、照合を実行した後の画面とし
ては５種類の画面が用意されており、アイコン表示部４
４のクリックによってそれらは未検収／未計上（図６）
→数量差異（図７）→単価差異（図８）→金額差異（図
９）→マッチング（図１０）→未検収／未計上（図６）
・・・という具合いに順次サイクリックに画面表示され
る。尚、どの画面においてもデータの並び順は「ソー
ト」のアイコンをクリックし、項目（納品書ＮＯ、金額
等）をクリックすることで瞬時に並べ変わる。

【００１９】図１１は照合業務の流れを示している。ま
ず、Ｓ１で当月締めの販売者側の売上データをホストコ
ンピュータ１０よりワークステーション１へ受信し、入
力する。また、Ｓ２で当月締めの先方検収データを読み
込む。しかる後、Ｓ３でそれらの照合を行なう。このと
きＳ５から先月度の差異データも取り込む。照合はＳ４
でのソートや検索、合成、複写等により調整可能であ
る。Ｓ５では照合結果としての差異情報とマッチングを
データベースに格納する。ここでの差異は次月の照合に
供される。Ｓ６では差異リストの出力を行なう。この出
力形態としてはテレビ装置２０の画面２１に映し出す場
合と、プリンタ１１でハードコピーする場合がある。

【００２０】図１２は照合に関するワークステーション
２０の動作フローを大まかに示している。まず、このフ
ローがスタートすると、ステップ＃５で販売者側のデー
タに対する先方の検収データが存在するか否か判定し、
存在しないときはステップ＃１０へ進んで未検収・未計
上の処理を行ない、リターンする。先方のデータが存在
していれば、ステップ＃１５で金額が一致するか否か判
定する。一致していれば、ステップ＃２０でマッチング
の処理を行なってリターンする。

【００２１】一致していなければ、次のステップ＃２５
で数量が一致しているか否か判定する。ここで、数量が
一致していれば、金額が一致しているが数量が一致して
いないのは単価が相違しているからであるとみなし、ス
テップ＃３０で単価差異の処理を行ない、リターンす
る。数量が一致していなければ、ステップ＃３５へ進ん
で単価が一致するか否か判定し、単価が一致すれば数量
に差異があるということなので、ステップ＃４０で数量
差異の処理を行ない、リターンする。前記ステップ＃３
５で単価が一致していなければ、ステップ＃４５で金額
差異の処理をして、リターンする。

【００２２】前記ステップ＃２０、＃３０、＃４０、＃
４５での処理では、その処理結果のデータをメモリ（デ
ータベース）に格納する。ステップ＃１０での未検収・
未計上のデータは図６〜図１０について説明したよう
に、テレビ装置画面上に照合結果における初期画面とし
て表示される。また、ステップ＃２０、＃３０、＃４
０、＃４５の処理結果データはアイコン表示部４４のク
リックによって順次択一的に画面上に表示できる。

【００２３】手照合 次に、先方検収明細がデータの形でなく、ペーパーの場
合に行なう手照合について説明する。図５の初期画面に
おいて、得意先コード４１と照合年月日４２を端末機器
２側からワークステーション１に入力すると、図１３に
示すように販売者側のデータのみが表示される。先方の
検収データは入力されていないので、空白のままであ
る。ただし、先月の照合で差異の繰越しがあったとき
は、それがワークステーション１のハードディスク１３
に格納されているので、その差異データが呼び出され、
メイン画面３１の右側に表示される。本例では、前月
（５月度）の差異データの繰越しはないとしているの
で、メイン画面３１の右側の各欄は空白のままとなって
いる。

【００２４】この状態で、図１４に示すようなペーパー
５０に書かれた先方検収明細のデータ順に合うようにソ
ート機能を使って図１３の表示データを並べ変える。こ
のように、図１３の販売者側のデータを先方のデータと
同一順序にすることによって目視での照合をやり易くす
る。

【００２５】次に、画面とペーパー５０のデータを見比
べて一致するデータが販売者側のデータにあれば、画面
上の販売者側のデータの照合欄をマスクでクリックす
る。このクリックによって、その照合欄及び、それに関
する各欄は図１５に示す如く反転し（例えば背景が黒で
文字が白）、もう一度クリックすると、この画面から消
える。

【００２６】販売者側のデータと先方データに差異があ
れば、販売者側のデータの上に先方データの数値を入力
して照合する。しかる後、サブ画面３２の右側のアイコ
ン表示部４４を４回クリックすると、先に述べたように
マッチングの画面になる。この時のマッチングの画面を
図１６に示す。同図において、メイン画面の右側には販
売者側データと先方データの一致したデータが表示され
ている。尚、差異データの画面もアイコン表示部４４を
必要回数クリックすることにより表示できる。これらの
ことは、先方データが販売者側データにより生成された
ことを意味している。

【００２７】上述した手照合は、先方検収明細がペーパ
ーの場合であったが、先方検収明細がペーパーでなく、
データの形で入力されている場合における手照合につい
て以下、説明する。自動照合に関して説明した図６の画
面において、メイン画面３１の左右のデータを見比べて
販売者側データと先方データのグルーピング（組合せ）
をマウスで照合欄をクリックすることにより行なう。

【００２８】図１７において、反転している部分が、そ
のグルーピングがなされた部分である。この反転状態
で、もう一度照合欄をマウスでクリックすると、照合印
が付き、各反転部分が、この画面から消える。アイコン
表示部４４を４回クリックすると、図１８のマッチング
の画面に変わる。このように、ユーザーが手動操作で新
たな組合せを作ったり、照合データの照合印を解除して
他のデータと新たな組合せを作る等の作業を繰り返し行
なうことで機械による自動照合を調整していくことがで
きる。

【００２９】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、照
合をコンピュータを使って行ない、その照合結果を複数
の形態に加工形成し、記憶するようにしているので、ユ
ーザーが希望する照合結果を提供しやすいという効果が
ある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した売掛金照合システムの模式
図。

【図２】その売掛金照合システムのハード構成を示す
図。

【図３】その売掛金照合システムで用いられる端末機器
の構成図。

【図４】その端末機器のテレビ装置の画面を説明する
図。

【図５】売掛金照合の初期画面を示す図。

【図６】未検収・未計上の画面を示す図。

【図７】数量差異の画面を示す図。

【図８】単価差異の画面を示す図。

【図９】金額差異の画面を示す図。

【図１０】マッチング画面を示す図。

【図１１】本システムにおける照合業務の流れを示す
図。

【図１２】ワークステーションの照合動作フローを示す
図。

【図１３】本発明のシステムを用いて手照合する場合の
動作を示す図。

【図１４】本発明のシステムを用いて手照合する場合の
動作を示す図。

【図１５】本発明のシステムを用いて手照合する場合の
動作を示す図。

【図１６】本発明のシステムを用いて手照合する場合の
動作を示す図。

【図１７】本発明のシステムで、より高度な手照合する
場合の動作を示す図。

【図１８】本発明のシステムで、より高度な手照合する
場合の動作を示す図。

【図１９】従来例の照合システムを示す模式図。

【符号の説明】

１ ワークステーション（コンピュータ） ２〜５ 端末機器 １０ ホストコンピュータ １２ 光磁気ディスク １９ 端末本体 ２０ テレビ装置 ２１ テレビ画面

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】納品番号に対応した売上データと購入者側
   の検収データをコンピュータを介して表示装置に表示
   し、該コンピュータに売上データと検収データを自動照
   合させ、一致しているデータをマッチングデータとし
   て、不一致のデータを差異データとして、それぞれデー
   タベースに格納する売掛金照合システム。
2. 【請求項２】差異データは数量差異、単価差異、金額差
   異別に分けられることを特徴とする請求項１に記載の売
   掛金照合システム。
3. 【請求項３】操作手段の操作によって選択された照合結
   果のデータが前記表示手段に表示されるようにしたこと
   を特徴とする請求項１又は請求項２に記載の売掛金照合
   システム。
4. 【請求項４】納品番号に対応した売上データをコンピュ
   ータを介して表示装置に表示し、該コンピュータは、 表示された売上データの順序を操作手段の操作で指定さ
   れた項目に従って並べ変える機能と、 操作手段により指定された売上データの前記表示装置上
   における表示を他の表示と異ならせ、更に操作手段の操
   作により画面から消去する機能と、 前記画面から消去された売上データを購入者側の検収デ
   ータとしてデータベースに格納する機能と、 前記画面から消去されずに残ったデータを差異データと
   してデータベースに格納する機能と、 を有している売掛金照合システム。