JPH07296002A - データ管理システム及び重複チェック方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】複数のデータが登録されたデータベースを有す
るシステムにおいて、その登録データに対する重複チェ
ックを自動的に行うことを目的とする。 【構成】本システムはホスト装置１０と文字認識装置２
０からなり、ホスト装置１０側のＲＡＭ１３には、少な
くとも氏名を含む各種の項目データからなる複数の名刺
データが格納されている。入力部１４を通じて重複チェ
ックを指示すると、ＣＰＵ１１はＲＡＭ１３に設けられ
たデータベース領域をアクセスし、氏名の項目データが
重複する名刺データが存在するか否かを調べる。その結
果、氏名の項目データが重複する名刺データがあった場
合、ＣＰＵ１１はその名刺データの一覧を表示部１５に
表示し、必要に応じてそのデータの内容確認表示やデー
タ削除を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、住所録等の個人データ
をデータベースに登録して管理する名刺管理システム等
のデータ管理システムに係り、特にデータベース内に登
録されたデータに対する重複チェック機能を備えたデー
タ管理システム及び重複チェック方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、住所録等の個人データをデータベ
ースに登録して管理するデータ管理システムとして名刺
管理システムがある。これは、名刺を対象として、その
氏名、住所等の各種の項目からなるデータを登録管理す
るものである。名刺管理システムは、ホスト装置と文字
認識装置（名刺読取装置）からなり、文字認識装置で読
取った名刺のデータをホスト装置で管理するように構成
されている。この場合、名刺には、会社名、氏名、住
所、電話番号、ＦＡＸ番号といった項目がある。文字認
識装置では、名刺に記入された文字列を上記各項目毎に
分類して認識し、その認識結果をホスト装置に出力して
いる。ホスト装置では、文字認識装置から得られる各項
目毎の認識結果に基づいて名刺データをデータベースに
登録した後、ユーザの指示に応じて各種の処理を行う。

【０００３】ところで、ホスト装置側では、文字認識装
置側で読取った名刺データをデータベースに逐次登録し
ていくため、中には同じ名刺データを登録してしまうこ
ともある。データベースに同一の名刺データが登録され
ていると、メモリ容量を無駄に使用するだけでなく、ソ
ート処理等の各種の処理を行う場合の支障となる。

【０００４】そこで、データベースに同一の名刺データ
が存在するか否かをチェックする必要がある。これを重
複チェックと呼び、特に同一氏名の存在を調べる場合に
は氏名重複チェックと呼んでいる。

【０００５】従来、名刺管理システムにおいて、データ
ベース内の名刺データに対する氏名重複チェックを行う
場合には、氏名をキーとしてデータベース内の名刺デー
タをソートし、これを一覧表示した後、ユーザ自身がデ
ータを１件１件を確認しながら、氏名が重複しているも
のを探していた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上記したように、従
来、登録データに対する重複チェックを行うためには、
データベース内の名刺データを一覧表示して、ユーザ自
身が１件１件確認しなければならなかった。この場合、
氏名をキーとして名刺データをソートし、確認しやすい
状態で一覧表示したとしても、データの頭から同一氏名
があるか否かを順次ユーザの目で追っていかなければな
らない。このため、非常に面倒な作業をユーザに強いる
だけでなく、チェックにも時間がかかり、特にデータ量
が多い場合には、多大な時間と労力を要し、また、チェ
ック漏れも生じやすくなる等の問題があった。

【０００７】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、複数のデータが登録されたデータベースを有する
システムにおいて、その登録データに対する重複チェッ
クを自動的に行うことができるデータ管理システム及び
重複チェック方法を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、各種の項目デ
ータからなる複数のファイルデータが登録されたデータ
ベースを有するデータ管理システムにおいて、重複チェ
ックを指示するための重複チェック指示手段と、この重
複チェック指示手段による指示に応じて、上記データベ
ースをアクセスし、上記データベースの中に上記各項目
データのうちの特定の項目データが重複するファイルデ
ータが存在するか否かを調べる検索手段と、この検索手
段によって上記特定の項目データが重複するファイルデ
ータの存在が確認された場合に、そのファイルデータの
一覧を表示する一覧表示手段とを具備したものである。

【０００９】

【作用】上記の構成によれば、例えばデータベースに名
刺データがファイルデータとして複数登録されている場
合には、重複チェックの指示に応じて、データベースの
中から氏名の項目データが重複する名刺データが検索さ
れ、その一覧が表示される。したがって、従来のように
ユーザ自身が１件１件確認しなくとも、その一覧画面を
見るだけで重複データの確認を行うことができる。

【００１０】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。住所録等の個人データをデータベースに登録し
て管理するデータ管理システムとして名刺管理システム
がある。これは、名刺を対象として、その氏名、住所等
の各種の項目からなるデータを登録管理するものであ
る。

【００１１】図３は本発明のデータ管理システムとして
用いられる名刺管理システムの外観構成を示す斜視図で
ある。名刺管理システムは、ホスト装置１０と文字認識
装置（名刺読取装置）２０からなり、文字認識装置２０
で読取った名刺のデータをホスト装置１０で管理するよ
うに構成されている。ホスト装置１０と文字認識装置２
０はケーブル３０で電気的に接続されている。名刺に
は、会社名、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号といっ
た項目がある。文字認識装置２０では、名刺に記入され
た各種の文字列を上記各項目毎に分類して認識し、その
認識結果をホスト装置２０に出力している。ホスト装置
１０では、文字認識装置２０から得られる各項目毎の認
識結果に基づいて名刺データをデータベースに登録した
後、ユーザの指示に応じて各種の処理を行う。

【００１２】図１は本システムの制御系の構成を示すブ
ロック図である。ホスト装置１０は、ＣＰＵ１１、ＲＯ
Ｍ１２、ＲＡＭ１３、入力部１４、表示部１５、フロッ
ピーディスク装置（以下、ＦＤＤと称す）１６、リアル
タイマ１７およびインタフェース（以下、ＩＦと称す）
１８を有する。

【００１３】ＣＰＵ１１は、ホスト装置１０側での名刺
管理制御を行うものであり、ここでは入力部１４による
指示に応じて名刺重複チェック処理を実行する。ＲＯＭ
１２は、名刺管理制御プログラム等の各種情報を記憶し
ている。ＲＡＭ１３は、名刺管理に必要な各種情報を記
憶しており、ここでは図２に示すように、データベース
領域１３ａ、編集領域１３ｂ、チェック結果領域１３ｃ
を有する。データベース領域１３ａは、名刺管理機能に
おけるデータベース領域であり、そこには氏名、住所等
の各種の項目データからなる複数の名刺データが登録さ
れるようになっている。編集領域１３ｂは、データベー
ス領域１３ａに登録されている名刺データを編集する場
合でのワークエリアとして用いられる。チェック結果領
域１３ｃには、同実施例の名刺重複チェック機能の実行
によって得られるチェック結果（氏名が同一の名刺デー
タ）が格納される。

【００１４】入力部１４は、データ入力や指示を行うた
めのものであり、例えばキーボードからなる。この入力
部１４には、文字データの入力を行うための「文字」キ
ー、数字データの入力を行うための「数字」キー、カー
ソルを移動を指示するための「カーソル」キー、データ
の選択または機能の実行指示を行うための「選択／実
行」キーの他、例えばデータの削除を指示するための
「削除」キー等の各種のファンクションキーを備えてい
る。表示部１５は、データ表示を行うためのものであ
り、例えばＣＲＴ(Cathode Ray Tube)表示装置あるいは
ＬＣＤ(Liquid Crystal Display)装置からなる。ＦＤＤ
１６は、データベース（ここでは、複数の名刺データ）
を保存するための外部記憶装置として用いられる。な
お、外部記憶装置として、例えばＨＤＤ（ハードディス
ク装置）や、光磁気ディスク装置（ＯＤＤ）等を用いる
ことも可能である。

【００１５】リアルタイマ１７は、現在日時を計数して
いるタイマであり、名刺データに登録日を付加する場合
に用いられる。ＩＦ１８は、ケーブル３０を介して文字
認識装置２０側のＩＦ２６に接続され、ホスト装置１０
と文字認識装置２０との間のデータの入出力制御を行
う。

【００１６】一方、文字認識装置２０は、ＣＰＵ２１、
ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、イメージスキャナ２４、文字
認識部２５およびＩＦ２６を有する。ＣＰＵ２１は、文
字認識装置２０側での名刺読取・認識制御を行う。ＲＯ
Ｍ２２は、名刺読取・認識制御プログラム、データ種類
を判別するために必要なキーワード辞書および姓名辞書
等の各種情報を格納している。ＲＡＭ２３は、文字認識
装置２０側での作業に必要な各種のデータを格納するメ
モリであって、認識結果等の各種情報を格納する。

【００１７】イメージスキャナ２４は、用紙に書かれて
いる文字や図形等をイメージデータとして読取るための
画像入力装置であり、ここでは名刺のイメージデータを
読取るために用いられる。文字認識部２５は、文字を認
識するための装置であり、ここではイメージスキャナ２
４を通じて入力された名刺のイメージデータから名刺に
記入された各種の文字列（会社名、氏名、住所、電話番
号、ＦＡＸ番号等）を項目毎に認識する。ＩＦ２６は、
ケーブル３０を介してホスト装置１０側のＩＦ１８に接
続され、ホスト装置１０と文字認識装置２０との間のデ
ータの入出力制御を行う。

【００１８】図４は同実施例の名刺管理機能における初
期メニュー画面を示す図である。ホスト装置１０側にお
いて、入力部１４を通じて名刺管理機能を指示すると、
図４に示すような初期メニュー画面が表示部１５に表示
される。この初期メニュー画面の右側上部には、左から
順に、カーソル４０で指定している名刺データの順位／
各機能での該当件数／全データの件数を表している件数
確認部４１が設けられている。なお、各機能での該当件
数とは、例えば検索機能であれば、その検索件数を示す
ものであり、初期メニュー画面では全データの件数と同
じである。例えば全データの件数が１００件で、そのう
ち１件目をカーソル４０で指定していたとすると、１／
１００／１００となる。

【００１９】また、画面の下部には、名刺管理機能とし
て設けられている各種の処理機能を示すメニュー４２が
設けられている。このメニュー４２で指定されているキ
ーを操作することで、そのキーに対応する処理機能が実
行されるようになっている。例えば入力部１４に設けら
れた「８」キーを操作すれば、検索機能が実行される。

【００２０】図５は同実施例の氏名重複チェック機能に
おける実行中画面を示す図である。氏名重複チェック機
能は、データベースに登録された名刺データに対し、
「氏名」の項目において重複のあるデータを抜き出し、
結果を一覧に表示する機能であり、図４のメニュー４２
で指定されている「９」キーの操作により実行される。
この氏名重複チェック機能が実行されると、図５に示す
ような実行中画面が表示部１５に表示される。

【００２１】この実行中画面には、チェック件数確認部
５１とチェック状態表示部５２が設けられている。チェ
ック件数確認部５１は、左から順に、重複件数／全デー
タの件数を表してるいる。重複件数は、現在のチェック
結果を表しており、例えば全データの件数が１００件と
すると、１／１００→１０／１００→２０／１００…と
いうように、チェックの進み具合に応じてその件数が更
新されていく。また、チェック状態表示部５２は、現在
りチェック状態を表しており、チェックの進み具合に応
じて特定のマーク（ここでは星印）が順次反転してい
く。

【００２２】図６は同実施例の氏名重複チェック機能に
おけるチェック結果一覧画面を示す図である。氏名重複
チェック機能により氏名が重複する名刺データの存在が
確認されると、図６に示すようなチェック結果の一覧が
表示部１５に表示される。この一覧画面において、氏名
が重複している名刺データを確認することができ、必要
に応じて内容確認やデータ削除を指示することができ
る。

【００２３】図７は同実施例の氏名重複チェック機能に
おける内容確認画面を示す図である。図６に示すチェッ
ク結果一覧画面において、メニュー４２で指定されてい
る「２」キーを操作すると、図７に示すようにカーソル
４０で指定されている名刺データの内容が表示部１５に
表示される。この内容確認画面において、重複データと
して抽出された名刺データの詳細な内容を項目毎に確認
することができる。

【００２４】図８は同実施例の氏名重複チェック機能に
おけるデータ削除前と削除後の表示画面を示す図であ
る。図８（ａ）はデータ削除前、同図（ｂ）はデータ削
除後の状態を示している。図８（ａ）に示すように氏名
重複チェック機能による氏名が同一である名刺データが
検索表示された状態で、図６のメニュー４２で指定され
ている「削除」キーを操作すると、同図（ｂ）に示すよ
うにカーソル４０で指定された名刺データが削除され
る。このとき、件数確認部４１に表されている機能該当
件数（重複件数）が削除したデータの数に応じて減少す
ることになる。

【００２５】次に、同実施例の動作を説明する。ここで
は、図１に示す名刺管理システムにおいて、ホスト装置
１０側に既に複数の名刺データが登録されている場合を
想定し、その登録データの重複チェックを行う場合につ
いて説明する。なお、登録データ（名刺データ）は、図
２に示すようにＲＡＭ１３のデータベース領域１３ａ
に、「氏名」，「住所」，「会社名」，「ＴＥＬ」とい
った各項目毎に分類されて格納されている。

【００２６】図９は同実施例における氏名重複チェック
機能の処理動作を示すフローチャートである。氏名重複
チェック機能は、データベースに登録された名刺データ
に対し、「氏名」の項目において重複のあるデータを抜
き出し、結果を一覧に表示する機能である。図４の初期
メニュー画面のメニュー４２で示されているように、ホ
スト装置１０の入力部１４に設けられた「９」キーを操
作して本機能を指示すると（ステップＡ１）、その指示
がＣＰＵ１１に与えられ、次のような処理が実行され
る。

【００２７】すなわち、ＣＰＵ１１は本機能の指示に従
ってＲＡＭ１３をアクセスし、そのデータベース領域１
３ａに現在格納されている名刺データを読込み（ステッ
プＡ２）、その中で氏名が重複するデータを検索する
（ステップＡ３）。

【００２８】このときの具体的な動作を図１０に示す。
図１０は図９のステップＡ３における検索処理の動作を
示したフローチャートである。ＣＰＵ１１は、まず、各
項目からなる名刺データに対し、その各項目の中の「氏
名」項目でのデータをキーとして、データベース領域１
３ａに現在格納されている名刺データを五十音順に並び
変え、ＲＡＭ１３の編集領域１３ｂに格納し直す（ステ
ップＢ１）。なお、ＲＡＭ１３のデータベース領域１３
ａには、名刺データが登録順に格納されている。

【００２９】次に、ＣＰＵ１１はこの編集領域１３ｂの
先頭から順に隣接する２つの名刺データの氏名を比較し
ていき（ステップＢ２）、一致するものがあった場合に
は（ステップＢ３のＹｅｓ）、その該当データをＲＡＭ
１３のチェック結果領域１３ｃに格納する（ステップＢ
４）。このようにして、編集領域１３ｂに格納された全
データに対して同様の処理を繰り返すことにより（ステ
ップＢ５のＮｏ）、チェック結果領域１３ｃには登録デ
ータの中で氏名が重複する名刺データのみが抽出されて
格納されることになる。なお、この検索処理の最中、表
示部１５には図５に示すような氏名重複チェック機能に
おける実行中画面が表示されている。

【００３０】しかして、ステップＡ３での検索処理の結
果、該当するデータが存在した場合（ステップＡ４のＹ
ｅｓ）、ＣＰＵ１１はＲＡＭ１３のチェック結果領域１
３ｃに格納されたデータを読出して、図６に示すような
チェック結果一覧画面を表示部１５に表示する（ステッ
プＡ５）。この一覧画面において、氏名が重複している
名刺データを確認することができ、必要に応じて内容確
認やデータ削除を指示することができる（ステップＡ
６）。

【００３１】ここで、メニュー４２で示されているよう
に、入力部１４に設けられた「２」キーを操作して内容
確認を指示すると（ステップＡ７のＹｅｓ）、ＣＰＵ１
１はカーソル４０で指定されている名刺データをＲＡＭ
１３のデータベース領域１３ａから読出し、その内容を
各項目毎に図７に示すように表示部１５に表示する（ス
テップＡ８）。この内容確認画面において、重複データ
として抽出された名刺データの詳細な内容を各項目毎に
確認することができる。

【００３２】また、図６のチェック結果一覧画面におい
て、入力部１４に設けられた「削除」キーを操作してデ
ータ削除を指示すると（ステップＡ９のＹｅｓ）、ＣＰ
Ｕ１１はカーソル４０で指定されている名刺データをＲ
ＡＭ１３のデータベース領域１３ａの中から検索し、そ
の該当データを同領域１３ａから削除する（ステップＡ
１０）。

【００３３】この様子を具体的に説明すると、氏名重複
チェック機能を実行した結果、例えば図８（ａ）に示す
ように、「山田太郎」という氏名の名刺データが２件、
「東海次郎」のという氏名の名刺データが２件検索され
たとする。この場合、「会社」と「ＴＥＬ」の各項目か
ら、「山田太郎」の方は重複しているが、「東海次郎」
の方は同姓同名であり、その２件は同一データでないこ
とが分かる。

【００３４】そこで、１件目または２件目の「山田太
郎」にカーソル４０を設定して「削除」キーを押すと、
図８（ｂ）に示すように一方のデータが削除されること
になる。また、このとき、件数確認部４１に表されてい
る機能該当件数（重複件数）が「４」件から「３」件に
変更される。なお、「山田太郎」の一方を削除したた
め、実際には重複件数は「東海次郎」の２件である。し
たがって、ここでのモードを終了後、再度重複チェック
をかければ、次は「東海次郎」の２件のみが表示され、
件数確認部４１の表示内容も「１／２／１０」（全１０
件のうち、２件が重複しており、現在１件目をカーソル
で指しているの意）となる。

【００３５】なお、上記実施例では、名刺管理システム
における名刺データを例にし、その登録データに対する
重複チェックについて説明したが、本発明はこれに限る
ものではなく、名刺データ以外にも、例えば帳票データ
などのように各種の各項目データからなるファイルデー
タであれば、ある特定の項目でのデータをキーとするこ
とにより、上記同様の重複チェックを行うことができ
る。

【００３６】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、ある特定
の項目でのデータをキーとした重複チェックが自動的に
行われる。したがって、例えば名刺管理システムであれ
ば、氏名が重複する名刺データを従来のようにユーザ自
身が１件１件確認しなくとも、簡単に見付け出すことが
できる。その結果、ユーザに負担をかけず、チェックに
も時間を要さず、特にデータ量が多い場合であっても、
チェック漏れのない速やかな重複チェックを実現するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係るシステム構成を示すブ
ロック図。

【図２】図１のホスト装置側に設けられたＲＡＭの構成
を示す図。

【図３】本システムの外観構成を示す斜視図。

【図４】同実施例の名刺管理機能における初期メニュー
画面を示す図。

【図５】同実施例の氏名重複チェック機能における実行
中画面を示す図。

【図６】同実施例の氏名重複チェック機能におけるチェ
ック結果一覧画面を示す図。

【図７】同実施例の氏名重複チェック機能における内容
確認画面を示す図。

【図８】同実施例の氏名重複チェック機能におけるデー
タ削除前と削除後の表示画面を示す図。

【図９】同実施例における氏名重複チェック機能の処理
動作を示すフローチャート。

【図１０】図９の検索処理ステップの動作を示すフロー
チャート。

【符号の説明】

１０…ホスト装置、２０…文字認識装置、３０…ケーブ
ル、１１…ＣＰＵ１１、１２…ＲＯＭ、１３…ＲＡＭ、
１３ａ…データベース領域、１３ｂ…編集領域、１３ｃ
…チェック結果領域、１４…入力部、１５…表示部、４
０…カーソル、４１…件数確認部、４２…メニュー、５
１…チェック件数確認部、５２…チェック状態表示部。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各種の項目データからなる複数のファイ
   ルデータが登録されたデータベースを有するデータ管理
   システムにおいて、 重複チェックを指示するための重複チェック指示手段
   と、 この重複チェック指示手段による指示に応じて、上記デ
   ータベースをアクセスし、上記データベースの中に上記
   各項目データのうちの特定の項目データが重複するファ
   イルデータが存在するか否かを調べる検索手段と、 この検索手段によって上記特定の項目データが重複する
   ファイルデータの存在が確認された場合に、そのファイ
   ルデータの一覧を表示する一覧表示手段とを具備したこ
   とを特徴とするデータ管理システム。
2. 【請求項２】 上記一覧表示手段によって表示されたフ
   ァイルデータの内容確認を指示するための内容確認指示
   手段と、 この内容確認指示手段による指示に応じて、上記データ
   ベースをアクセスし、上記データベースの中から該当す
   るファイルデータを読出し、その内容を上記各項目デー
   タ毎に表示する内容表示手段とをさらに具備したことを
   特徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
3. 【請求項３】 上記一覧表示手段によって表示されたフ
   ァイルデータの削除を指示するための削除指示手段と、 この削除指示手段による指示に応じて、上記データベー
   スをアクセスし、上記データベースの中から該当するフ
   ァイルデータを削除する削除手段とをさらに具備したこ
   とを特徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
4. 【請求項４】 少なくとも氏名を含む各種の項目データ
   からなる複数の名刺データが登録されたデータベースを
   有するデータ管理システムにおいて、 重複チェックを指示するための重複チェック指示手段
   と、 この重複チェック指示手段による指示に応じて、上記デ
   ータベースをアクセスし、上記データベースの中に上記
   氏名の項目データが重複する名刺データが存在するか否
   かを調べる検索手段と、 この検索手段によって上記氏名の項目データが重複する
   名刺データの存在が確認された場合に、その名刺データ
   の一覧を表示する一覧表示手段とを具備したことを特徴
   とするデータ管理システム。
5. 【請求項５】 上記一覧表示手段によって表示された名
   刺データの内容確認を指示するための内容確認指示手段
   と、 この内容確認指示手段による指示に応じて、上記データ
   ベースをアクセスし、上記データベースの中から該当す
   る名刺データを読出し、その内容を上記各項目データ毎
   に表示する内容表示手段とをさらに具備したことを特徴
   とする請求項４記載のデータ管理システム。
6. 【請求項６】 上記一覧表示手段によって表示された名
   刺データの削除を指示するための削除指示手段と、 この削除指示手段による指示に応じて、上記データベー
   スをアクセスし、上記データベースの中から該当する名
   刺データを削除する削除手段とをさらに具備したことを
   特徴とする請求項４記載のデータ管理システム。
7. 【請求項７】 各種の項目データからなる複数のファイ
   ルデータが登録されたデータベースを有するデータ管理
   システムの重複チェック方法において、 重複チェックの指示に応じて、 上記データベースをアクセスし、上記データベースの中
   に上記各項目データのうちの特定の項目データが重複す
   るファイルデータが存在するか否かを調べ、 上記特定の項目データが重複するファイルデータの存在
   が確認された場合に、そのファイルデータの一覧を表示
   するようにしたことを特徴とする重複チェック方法。
8. 【請求項８】 少なくとも氏名を含む各種の項目データ
   からなる複数の名刺データが登録されたデータベースを
   有するデータ管理システムにおいて、 重複チェックの指示に応じて、 上記データベースをアクセスし、上記データベースの中
   に上記氏名の項目データが重複する名刺データが存在す
   るか否かを調べ、 上記氏名の項目データが重複する名刺データの存在が確
   認された場合に、その名刺データの一覧を表示するよう
   にしたことを特徴とする重複チェック方法。