JPH0750471B2 - 文書書式の設定方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は、文書書式の設定方法に関するものである。

［従来の技術］ 一般に、ワードプロセッサに於いては、種々の書式で文
章が作成できるようになっている。この文書の書式設定
（即ち、新規作成文書の書式設定及び編集中の文書の書
式変更）は、従来は例えば第６図に示すような書式設定
画面100に表示された項目の値を、キー操作やマウス操
作によって設定することによって行なっていた。即ち、
各入力項目（用紙サイズ，文字サイズ等）は、デフォル
トの値又は現在設定されている値になっており、これに
対してオペレータが、変更したい項目をそのつど設定入
力していくようになっていた。

［発明が解決しようとする課題］ このため、第７図（ａ）に示すように、既存文書Ａと同
じ書式Ａで新規に文書Ｂを作りたい時や、同図（ｂ）に
示すように、既存の文書Ｃ（書式Ｃ）を、別の既存の文
書Ｄの書式Ｄと同じ書式に変更したい場合でも、前述し
たように書式設定画面100にて、キー，マウス等を用い
て各項目をマニュアル入力していくことが必要であっ
た。従って、この書式の設定作業は面倒であり且つ効率
が悪いという欠点を有していた。

本発明の課題は、所望する文書に対して文書書式を設定
する際に、たの文書における文書書式を利用して簡易に
設定できるようにすることである。

［課題を解決するための手段］ 用紙サイズ、用紙方向、文字配列方向、１頁行数、１行
字数等の複数種類の文書書式項目における情報を、文書
データ全体に対する文書書式情報として設定する方法で
あって、上記複数種類の文書書式項目に対する情報から
なる文書書式情報を、複数の文書データの夫々に対応し
て個別に記憶手段に記憶し、所望する文書データに対し
て文書書式情報を任意に設定する際は、上記複数種類の
文書書式項目に対する情報の内容を、各文書書式項目別
に、必要に応じて任意に設定可能として制御し、上記文
書書式の任意設定に代わって、既存書式の読み込みが任
意に指示された際は、上記記憶手段に記憶された複数の
文書データの文書名を一覧表示し、この一覧表示された
複数の文書名の中から任意の１つの文書名を選択するこ
とにより、この選択された１つの文書名の文書データに
対応して上記記憶手段に記憶された上記複数種類の文書
書式項目における各情報からなる文書書式情報を読み出
し、この読み出された文書書式情報に含まれる上記複数
種類の文書書式項目の情報を、上記所望する文書データ
に対する上記複数種類の文書書式項目に対応する情報と
して設定するようにしたことを特徴とする文書書式の設
定方法、である。

［作用］ 所望する文書データに対して文書書式情報を任意に設定
する際は、複数種類の文書書式項目に対する情報の内容
を、各文書書式項目別に、必要に応じて任意に設定可能
であり、また、その文書書式の任意設定に代わって、既
存書式の読み込みが任意に指示された際は、上記記憶手
段に記憶された複数の文書データの文書名が一覧表示さ
れ、この一覧表示された複数の文書名の中から任意１つ
の文書名を選択することにより、この選択された１つの
文書名の文書データに対応して上記記憶手段に記憶され
た上記複数種類の文書書式項目における各情報からなる
文書書式情報が読み出され、この読み出された文書書式
情報に含まれる上記複数種類の文書書式項目の情報が、
上記所望する文書データに対する上記複数種類の文書書
式項目に対応する情報として設定される。

従って、所望する文書データに対応する複数種類の文書
書式項目の情報の設定を、各文書書式項目別に任意に設
定できることは勿論のこと、既存文書データの文書書式
情報を利用したい場合には、既存書式の読み込みを指示
することにより簡易に書式設定することができる。

［実施例］ （１）構成 以下図面を参照して本発明の一実施例を説明する。第１
図はその構成を示すもので、10は全体を制御するCPUで
あり、12は既存の文書及びその書式情報が書込まれてい
る既存書式登録手段としてのディスクである。14は上記
ディスク12中から読出された書式情報を格納するメモリ
であり、16は読出された書式情報を表示するためのCRT
である。そして18及び20は、上記ディスク12中の特定の
既存文書を選択するための、及び上記CRT16に表示され
ている書式情報に対して変更を加えるための入力手段と
してのマウス及びキーボードである。

（２）動作 以上のような構成のものに於いて、文書を新規に作成す
る時、又は文書を編集中に、上記マウス18又はキーボー
ド20を用いて書式設定を指示すると、CRT16の表示画面2
0は、第２図（ａ）に示すような書式設定画面となる。
この場合、各項目の値は、文書の新規作成時にはデフォ
ルト値、編集中の場合にはその現在編集中の書式の値で
ある。例えば、編集中の書式の値であるとすれば、第３
図（ａ）に示すように、それらの値がメモリ14に格納さ
れている。ここで、上記マウス18又はキーボード20を用
いて各項目の値を変更することは可能である。しかし、
変更項目が多く、しかも変更しようとする書式と同じ書
式の文書が既にあれば、それを読出してきて使用するこ
とができる。

即ち、上記書式設定画面に於いて表示されているアイコ
ン24（『既存書式』）を選択する（例えば、マウス18で
マウスカーソルをアイコン24に合わせてクリックする）
ことにより、既存書式の読出しを指示する。すると、表
示画面22は、第２図（ｂ）に示すような、ディスク12に
書込まれている既存の文書の書式の一覧表の表示画面と
なる。

ここで、どの文書の書式の読出しを行なうかが、マウス
18によって又はキーボード20の図示しないテンキーによ
って選択されると、その書式情報が上記ディスク12から
読出されて、メモリ14に格納されると共に、CRT16に表
示される。即ち、第２図（ｂ）の表示に於いて例えば文
書Ｂの書式を読出すには、マウス18で『２』をクリック
するか、又はキーボード20のテンキーの『２』を押下す
る。すると、ディスク12から文書Ｂの書式情報が読出さ
れて、第３図（ｂ）に示すようにメモリ14に格納される
と共に、第２図（ｃ）に示すようにCRT16に表示され
る。

このようにして読出した既存文書の書式が、ユーザにと
って所要の書式であれば、マウス18でアイコン26（『終
了』）をクリックすることによって、書式設定を終える
ことができる。勿論、さらに変更することもできる。例
えば、用紙サイズをA4サイズからB5サイズに変更したけ
れば、マウス18で表示“A4"をクリックした後、アイコ
ン28（『B4』）をクリックすれば良い。また、さらに別
の既存文書の書式読出しを指示するこもできる。

これらの書式設定動作を、第４図及び第５図のフローチ
ャートを参照してさらに説明する。即ち、書式設定が指
示されると、書式のデフォルト値又は現在編集中の文書
の書式の値をCRT16に表示する（ステップS51）。そし
て、既存文書の書式の読出しが指示されたならば（ステ
ップS52）、その指示された文書の書式を読出す（ステ
ップS53）。

即ち、第５図のフローチャートに示すように、先ず書式
の一覧表を表示する（ステップS61）。ここで文書の選
択が成されると（ステップS62）、その選択された文書
の書式情報をディスク12から読出し（ステップS63）、
それをメモリ14に格納すると共に（ステップS64）、CRT
16に表示する（ステップS65）。

このような既存の文書の書式の読出しが終わると、又は
上記ステップS52で既存文書の書式の読出しでない時に
は、各項目の入力又は変更が行なわれ、それにつれてメ
モリ14内の値及び表示値が変更される（ステップS5
4）。そして、入力の終了が指示されたならば（ステッ
プS55）、その書式情報がセットされて（ステップS5
6）、新規作成される文書の書式が設定され、又は現在
編集中の文書の書式が変更される。

このように、既存文書の書式を読出す機能を設けたこと
により、既存文書の書式に合わせて文書を作成したり、
文書の書式を変更するのが効率的にできるようになる。
よって、或る書式で既に登録してある複数の文書（例え
ば、B4,縦書書類等）を別な書式（例えば、B5,横書書類
等）に全て変えたい等という作業も、効率良く且つ簡単
に行なうことができることとなる。

［発明の効果］ 本発明によれば、用紙サイズ、用紙方向、文字配列方
向、１頁行数、１行字数等の複数種類の文書書式項目に
おける情報を、所望する文書データの文書データ全体に
対する文書書式情報として任意に設定する際は、上記各
文書書式項目別の情報の内容を任意に設定できると共
に、更に、上記文書書式の任意設定に代わって、既存書
式の読み込みが指示された際には、その読み込み指示で
一覧表示される文書名の中の所望する文書名を選択する
のみで、その文書名の文書データに対応して記憶された
文書書式情報における全ての文書書式項目の設定情報を
読み込んで、この各設定情報を上記所望する文書データ
に対応する複数の文書書式項目に対応する情報として自
動的に設定することができる。

即ち、所望する文書データに対応する複数種類の文書書
式項目の情報の設定を、各文書書式項目別に任意に設定
できることは勿論のこと、既存文書データの文書書式情
報を利用したい場合には、既存書式の読み込みを指示す
ることにより簡易に書式設定することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は実施例の構成を示す図、第２図（ａ）〜（ｃ）
はそれぞれ表示例を示す図、第３図（ａ）及び（ｂ）は
それぞれメモリ内容の例を示す図、第４図は書式設定動
作のフローチャート、第５図は既存文書書式読出し動作
のフローチャート、第６図は書式設定画面を示す図、第
７図（ａ）及び（ｂ）は従来を説明する図である。 10……CPU、12……ディスク、14……メモリ、16……CR
T、18……マウス。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】用紙サイズ、用紙方向、文字配列方向、１
   頁行数、１行字数等の複数種類の文書書式項目における
   情報を、文書データ全体に対する文書書式情報として設
   定する方法であって、 上記複数種類の文書書式項目に対する情報からなる文書
   書式情報を、複数の文書データの夫々に対応して個別に
   記憶手段に記憶し、 所望する文書データに対して文書書式情報を任意に設定
   する際は、上記複数種類の文書書式項目に対する情報の
   内容を、各文書書式項目別に、必要に応じて任意に設定
   可能として制御し、 上記文書書式の任意設定に代わって、既存書式の読み込
   みが任意に指示された際は、上記記憶手段に記憶された
   複数の文書データの文書名を一覧表示し、 この一覧表示された複数の文書名の中から任意１つの文
   書名を選択することにより、この選択された１つの文書
   名の文書データに対応して上記記憶手段に記憶された上
   記複数種類の文書書式項目における各情報からなる文書
   書式情報を読み出し、この読み出された文書書式情報に
   含まれる上記複数種類の文書書式項目の情報を、上記所
   望する文書データに対する上記複数種類の文書書式項目
   に対応する情報として設定する、 ようにしたことを特徴とする文書書式の設定方法。