JPH0756904A - 電子文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 契約書の作成と同時に文書管理データを作成
することにより、契約書の項目漏れ、文書管理データの
記載漏れ、誤記載を防止でき、ひいては、調印漏れ、調
印作業の遅れを防止できる電子文書管理装置を提供す
る。 【構成】 契約書名、契約書番号、契約形態等を文書パ
ラメータとして作成する文書パラメータ作成部７と、文
書書形成部品を複数記憶する文書形成部品記憶部１１
と、前記文書パラメータを基に対応する契約書形成部品
を選択する契約書形成部品選択部１３と、選択された契
約書形成部品を予め決められた順番に並べるとともに、
前記文書パラメータの所定のデータをその文書形成部品
の所定の位置に組込む文書作成部１５と、予め設定され
ている文書管理データの各欄に前記文書パラメータの対
応するデータを組込む文書管理データ作成部２３とから
構成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワード・プロセッサあ
るいはデスク・トップ・パブリッシング装置等で作成し
た電子文書の管理を行う装置に係わり、特に、文書の作
成と同時にその管理データを作成することが可能な装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】周知のように、ワード・プロセッサある
いはデスク・トップ・パブリッシング装置等で作成した
文書の承認管理または契約書の調印管理は、承認、調印
作業の担当者または承認管理、調印管理の担当者が承認
者、調印者、承認予定日、調印予定日、承認終了日、調
印終了日等の管理項目から成る管理台帳で個別に管理し
ていた。

【０００３】また従来、ワード・プロセッサあるいはデ
スク・トップ・パブリッシング装置等で契約書を作成す
る場合、作成者が契約項目漏れを起こさないように注意
しながら行っていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
承認、調印管理方法では、承認、調印作業の担当者また
は管理担当者が管理台帳で個別に管理していたので、記
載漏れや誤記載を生じ、ひいては、文書の承認漏れ、契
約書の調印漏れの発生や、承認予定日、調印予定日を過
ぎてもそれに気付かず、承認、調印作業の遅れを生じる
という問題があった。

【０００５】また、従来の契約書の作成方法では、契約
書作成者が契約項目を設定するため、契約項目漏れが生
じる可能性があり、契約書作成者に負担が掛かるという
問題があった。

【０００６】本発明は上記事情に鑑みて成されたもので
あり、その目的は、文書や契約書の作成と同時にその文
書管理データを作成することにより、文書や契約書の項
目漏れを防止することができ、さらに、文書や契約書を
管理する文書管理データの記載漏れ、誤記載を防止し、
ひいては、承認、調印漏れや承認、調印作業の遅れを防
止することができる電子文書管理装置を提供することに
ある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに本発明は、作成する文書の名称、作成する文書の番
号、文書の内容を承認する承認者名、承認予定日、作成
する文書の形態を示す文書形態等を文書パラメータとし
て作成する文書パラメータ作成手段と、文書を所定単位
毎に分け、それを文書形成部品として所定単位毎に複数
記憶する文書形成部品記憶手段と、前記文書パラメータ
作成手段によって作成された文書パラメータを基に前記
文書形成部品記憶手段から対応する文書形成部品を選択
する文書形成部品選択手段と、前記文書形成部品選択手
段によって選択された文書形成部品を予め決められた順
番に並べるとともに、前記文書パラメータの所定のデー
タをその文書形成部品の所定の位置に組込む文書作成手
段と、予め設定されている文書番号欄、承認予定日欄、
承認終了日欄等から成る文書管理データの各欄に、前記
文書パラメータの対応するデータを組込む文書管理デー
タ作成手段と、を具備することを特徴としている。

【０００８】

【作用】上記構成によれば、文書パラメータ作成手段
は、作成する文書の名称、作成する文書の番号、文書の
内容を承認する承認者名、承認予定日、作成する文書の
形態を示す文書形態等を文書パラメータとして作成し、
文書形成部品記憶手段は、文書を所定単位毎に分け、そ
れを文書形成部品として所定単位毎に複数記憶する。そ
して、文書形成部品選択手段は、前記文書パラメータ作
成手段によって作成された文書パラメータを基に前記文
書形成部品記憶手段から対応する文書形成部品を選択
し、文書作成手段は、選択された文書形成部品を予め決
められた順番に並べるとともに、前記文書パラメータの
所定のデータをその文書形成部品の所定の位置に組込
む。また、文書管理データ作成手段は、予め設定されて
いる文書番号欄、承認予定日欄、承認終了日欄等から成
る文書管理データの各欄に、前記文書パラメータの対応
するデータを組込む。これにより、文書パラメータを基
にした文書作成と文書管理データの作成を可能にする。

【０００９】

【実施例】図１は、本発明の電子文書管理装置を契約書
作成とその管理に用いたときの一実施例を示す構成図で
ある。

【００１０】図１に示すように、電子文書管理装置１
は、データ入力部３と、データ表示部５と、文書パラメ
ータ作成部７と、文書パラメータ記憶部９と、文書形成
部品記憶部１１と、文書形成部品選択部１３と、文書作
成部１５と、文書記憶部１７と、保存文書データ作成部
１９と、保存文書データ記憶部２１と、文書管理データ
作成部２３と、文書管理データ記憶部２５と、印刷部２
７とを備えている。

【００１１】データ入力部３は、文書パラメータ、文書
および文書管理データ作成時にデータの入力行うととも
に、文書パラメータ作成動作、文書作成動作および文書
管理データ作成動作の選択メニューを予め持ち、電子文
書管理装置１の動作開始時またはオペレータからの指示
によってデータ表示部５の画面上にこの選択メニューを
表示させる。

【００１２】データ表示部５は、文書パラメータ、文
書、保存文書データおよび文書管理データ等を画面上に
表示する。

【００１３】文書パラメータ作成部７は、作成する契約
書の番号、作成する契約書の名称、その契約書に調印す
る調印者名、調印予定日および契約書の形態を示す契約
形態を文書パラメータとしてオペレータの指示によって
作成する。

【００１４】文書パラメータ記憶部９は、文書パラメー
タ作成部７によって作成された文書パラメータを図２に
示すように予め設定されている契約書番号、契約書名、
調印者名、調印予定日および契約形態の各欄に対応させ
て記憶する。

【００１５】文書形成部品記憶部１１は、契約書を所定
単位毎に分けた、例えば、契約書名欄、日付欄、契約主
文、契約詳細文、調印欄等を文書形成部品として予め各
々複数記憶する。

【００１６】文書形成部品選択部１３は、文書パラメー
タ作成部７によって設定された文書パラメータの文書形
態に対応する文書形成部品を文書形成部品記憶部１１の
中から選択する。

【００１７】文書作成部１５は、文書形成部品選択部１
３によって選択された文書形成部品を所定の順番に並べ
るとともに、文書パラメータに設定されている契約書名
をその文書形成部品の契約書名欄に組込み、仮文書とし
てデータ表示部５に表示する。また、オペレータの指示
に従って前記仮文書を修正し所望の文書にする。

【００１８】文書記憶部１７は、文書作成部１５によっ
て作成された文書を記憶する。

【００１９】保存文書データ作成部１９は、文書記憶部
１７にどのような文書が記憶されているかを示す契約書
番号、契約書名、作成日付、調印予定日、調印者名等か
ら成る保存文書データを文書パラメータを基に作成す
る。

【００２０】保存文書データ記憶部２１は、保存文書デ
ータ作成部１９によって作成された保存文書データを図
３に示すように予め設定されている契約書番号、契約書
名、作成日付、調印予定日の各欄に対応させて記憶す
る。

【００２１】文書管理データ作成部２３は、予め設定さ
れている契約書番号、契約書名、調印予定日、調印終了
日の各欄から成る文書管理データに、前記文書パラメー
タの中から対応するデータを取り出してそれを組込む。

【００２２】文書管理データ記憶部２５は、文書管理デ
ータ作成部２３によって作成された文書管理データを図
４に示すように、予め設定されている契約書番号、契約
書名、調印予定日および調印終了日の各欄に対応させて
記憶する。

【００２３】印刷部２７は、文書パラメータ、文書、保
存文書データおよび文書管理データを印刷する。

【００２４】次に、本実施例の電子文書管理装置１を用
いて契約書の作成およびその管理を行った場合の動作を
説明する。

【００２５】まず、文書パラメータの作成動作を図５の
フローチャートを用いて説明する。

【００２６】予め、複数の文書形成部品を文書形成部品
記憶部１１に記憶させておく。

【００２７】この状態でオペレータは、データ入力部３
の所定のキーを押すことによって動作メニューをデータ
表示部５に表示させ、文書パラメータ作成動作を選択す
る（ステップＳＴ１）。

【００２８】ここでは、文書パラメータ記憶部９にはま
だ何も記憶されていないので、オペレータは契約書番
号、契約書名、調印者名、調印予定日および契約形態を
データ入力部３を介して文書パラメータ作成部７に入力
する（ステップＳＴ３NO，ＳＴ７）。入力された各デー
タは、データ表示部５によって画面上に図６に示すよう
に表示される。これによってオペレータは、データの入
力状況を知ることができる。

【００２９】そして文書パラメータの作成が終了後、文
書パラメータ作成部７はオペレータの命令によりその文
書パラメータを図２に示すように文書パラメータ記憶部
９に記憶させる（ステップＳＴ９）。

【００３０】以後、文書パラメータを作成する場合は、
文書パラメータ記憶部９に記憶されている文書パラメー
タを読出し、それを修正することによって行う（ステッ
プＳＴ３YES ，ＳＴ５）。

【００３１】次に、契約書の作成動作を図７のフローチ
ャートを用いて説明する。

【００３２】オペレータは、データ入力部３の所定のキ
ーを押すことによって動作メニューをデータ表示部５に
表示させ、文書作成動作を選択する（ステップＳＴ１
１）。そして、契約書番号をデータ入力部３から入力す
ることによってそれに対応する文書パラメータが文書パ
ラメータ記憶部９から読出され、文書パラメータ作成部
７を介して文書作成部１５に供給される（ステップＳＴ
１３）。

【００３３】文書作成部１５では、供給された文書パラ
メータを一時保持するとともに、その文書パラメータに
設定されている契約形態Ａに対応する文書形成部品を選
択させる命令を文書形成部品選択部１３に出力する。文
書形成部品選択部１３では、その契約形態Ａに対応する
文書形成部品を文書形成部品記憶部１１の中から選択し
て文書作成部１５に供給する（ステップＳＴ１５）。

【００３４】文書作成部１５では、供給された文書形成
部品を図８に示すように予め決められた契約書名欄３
１、日付欄３３、契約主文３５、契約詳細文３７、調印
欄３９の順番に並べるとともに、文書パラメータに設定
されている契約書名をその文書形成部品の契約書名欄に
組込み、データ表示部５の画面上に仮文書として図８に
示すように表示する（ステップＳＴ１７）。なお、文書
形成部品を並べる順番は、文書形成部品を文書形成部品
記憶部１１に記憶させるときに一緒に記憶させておく。

【００３５】仮文書がデータ表示部５に表示されると、
オペレータはこの仮文書を修正して契約書を完成させ
る。そして、完成した契約書は文書記憶部１７に記憶さ
れる（ステップＳＴ１９）。

【００３６】このとき保存文書データ作成部１９では、
文書作成部１５に一時保持されている文書パラメータに
基づいて契約書番号、契約書名、作成日付、調印者名か
ら成る保存文書データが作成される。そして作成された
保存文書データは、保存文書データ記憶部２１に図３に
示すように記憶される（ステップＳＴ２１）。

【００３７】次に、文書管理データの作成動作を図９の
フローチャートを用いて説明する。

【００３８】オペレータは、データ入力部３の所定のキ
ーを押すことによって動作メニューをデータ表示部５に
表示させ、文書管理データ作成動作を選択する（ステッ
プＳＴ３１）。そして、契約書番号をデータ入力部３か
ら入力することによってそれに対応する文書パラメータ
が文書パラメータ記憶部９から読出され、文書パラメー
タ作成部７を介して文書管理データ作成部２３に供給さ
れる（ステップＳＴ３３）。

【００３９】文書管理データ作成部２３では、予め設定
してある契約書番号、契約書名、調印予定日、調印終了
日から成る文書管理データの各欄に文書パラメータの対
応する各データを組込み、データ表示部５にそれを表示
させる（ステップＳＴ３５）。

【００４０】そして、作成された文書管理データは文書
管理データ記憶部２５に図４に示すように記憶される
（ステップＳＴ３７）。また、印刷部２７では、オペレ
ータからの調印状況の印刷要求に応じてこの作成された
文書管理データを基に調印状況を図１０に示すように印
刷する。なお、予め印刷部２７に種々の印刷方法を設定
しておけば、契約書が作成された日付を基にした月別の
印刷や調印者別の印刷も可能となる。

【００４１】また、契約書完成後に調印者の増員や契約
書の内容の変更等の修正が行われた場合、オペレータ
は、その修正後の保存文書データまたは契約書を読出
し、それを基に文書管理データを修正する。

【００４２】このように、本実施例では文書パラメータ
作成部７によって作成された文書パラメータを基に、文
書形成部品が選択されるとともに、選択された文書形成
部品が所定の順番に並べられ、さらに、文書パラメータ
に設定されている契約書名がその文書形成部品の契約書
名欄に組込まれて仮文書が作成されるので、オペレータ
は、その仮文書を修正するのみで契約書を作成すること
ができ、さらに、契約書の項目漏れも防止することがで
きる。

【００４３】また、作成された文書パラメータもしくは
契約書を修正したときは保存文書データおよび保存文書
から文書管理データが作成されるので、文書管理データ
の記載漏れ、誤記載が防止でき、ひいては、調印漏れや
調印作業の遅れを防止することができる。

【００４４】なお、本実施例では、契約書の作成とその
管理を例に説明したがこれに限らず、管理を必要とする
文書であれば他の文書類についても適用することができ
る。

【００４５】また、本実施例では、調印者については特
に規定していないが、特定社内のみに限らず、社外の調
印が必要な場合でも文書パラメータと文書管理データを
それに対応するように設定することにより、契約書の作
成とその管理が可能となる。これにより会社別の調印状
況を知ることができる。

【００４６】さらに、本実施例では、文書パラメータは
契約書番号、契約書名、調印者名、調印予定日および契
約形態から成るが、これに限らず、他の項目を文書パラ
メータとして設定するようにしても良い。さらに、保存
文書データも契約書番号、契約書名、作成日付、調印者
名に限らず、他の項目を保存文書データとして設定する
ようにしても良い。さらに、文書管理データも契約書番
号、調印予定日、調印終了日に限らず、他の項目を文書
管理データとして設定するようにしても良い。

【００４７】さらに、本実施例では、文書パラメータ作
成動作、文書作成動作、文書管理データ作成動作はオペ
レータの指示によって変更されるが、これに限らず、文
書パラメータの作成が終了すると文書パラメータ作成部
７によって文書パラメータが自動的に文書作成部１５に
供給されて文書作成動作に移行し、また、文書の作成が
終了すると文書作成部１５によって文書パラメータが自
動的に文書管理データ作成部２３に供給されて文書管理
データ作成動作に移行するようにしても良い。

【００４８】さらに、本実施例の文書パラメータおよび
文書管理データは、予めデータの記憶場所が決められて
おり、文書パラメータの所定の場所のデータを文書管理
データの所定の場所に組込むことによって、文書パラメ
ータの中から対応するデータを取り出してそれを文書管
理データに組込む動作を行っているが、これに限らず、
他の方法、例えば、文書パラメータの各データのヘッダ
部分に識別データを付加するとともに、文書管理データ
の各書き込み場所にその場所識別するデータを付加し、
その付加された識別データを基に文書パラメータの中か
ら対応するデータを取り出してそれを文書管理データに
組込む動作を行うようにしても良い。

【００４９】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、作
成された文書パラメータを基に、文書形成部品が選択さ
れるとともに、選択された文書形成部品が所定の順番に
並べられ、さらに、その文書形成部品に文書パラメータ
の所定のデータが組込まれるので、オペレータは、それ
を修正するのみで文書を作成することができ、さらに、
文書の項目漏れも防止することができる。

【００５０】また、作成された文書パラメータから文書
を管理する文書管理データが作成されるので、文書管理
データの記載漏れ、誤記載が防止でき、ひいては、承
認、調印漏れや承認、調印作業の遅れを防止することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は、本発明の電子文書管理装置を契約書作
成とその管理に用いたときの一実施例を示す構成図であ
る。

【図２】文書パラメータ記憶部の記憶例を示す説明図で
ある。

【図３】保存文書データ記憶部の記憶例を示す説明図で
ある。

【図４】文書管理データ記憶部の記憶例を示す説明図で
ある。

【図５】文書パラメータの作成動作を示すフローチャー
トである。

【図６】データ表示部の画面上に表示された文書パラメ
ータを示す説明図である。

【図７】契約書の作成動作を示すフローチャートであ
る。

【図８】データ表示部の画面上に表示された仮文書を示
す説明図である。

【図９】文書管理データの作成動作を示すフローチャー
トである。

【図１０】印刷部によって印刷された調印状況を示す説
明図である。

【符号の説明】

１ 電子文書管理装置 ３ データ入力部 ５ データ表示部 ７ 文書パラメータ作成部 ９ 文書パラメータ記憶部 １１ 文書形成部品記憶部 １３ 文書形成部品選択部 １５ 文書作成部 １７ 文書記憶部 １９ 保存文書データ作成部 ２１ 保存文書データ記憶部 ２３ 文書管理データ作成部 ２５ 文書管理データ記憶部 ２７ 印刷部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 作成する文書の名称、作成する文書の番
   号、文書の内容を承認する承認者名、承認予定日、作成
   する文書の形態を示す文書形態等を文書パラメータとし
   て作成する文書パラメータ作成手段と、 文書を所定単位毎に分け、それを文書形成部品として所
   定単位毎に複数記憶する文書形成部品記憶手段と、 前記文書パラメータ作成手段によって作成された文書パ
   ラメータを基に前記文書形成部品記憶手段から対応する
   文書形成部品を選択する文書形成部品選択手段と、 前記文書形成部品選択手段によって選択された文書形成
   部品を予め決められた順番に並べるとともに、前記文書
   パラメータの所定のデータをその文書形成部品の所定の
   位置に組込む文書作成手段と、 予め設定されている文書番号欄、承認予定日欄、承認終
   了日欄等から成る文書管理データの各欄に、前記文書パ
   ラメータの対応するデータを組込む文書管理データ作成
   手段と、 を具備することを特徴とする電子文書管理装置。