JPH0758490B2 - 文書確認装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 原稿の構成を確認する文書確認装置に関し、 原稿を入力として、ある項目名を起点とし、この項目名
の用語を索引語として持つ他の項目名を抽出することを
繰り返し、項目名の体系リストを生成し、原稿の内容説
明の進め方を確認し易くする手段と項目の間の参照関係
を網羅的に確認する手段とを提供することを目的とし、 項目名、用語、索引語を可読の形で記載した原稿からこ
れらを順次取り出して物理順テーブルに格納する体系情
報抽出部と、物理順テーブルの中から体系の起点となる
項目名を抽出して体系リスト生成部を起動する体系リス
ト起動部と、この体系リスト起動部によって抽出された
項目名を起点とし、この項目名の用語を索引語として持
つ他の項目名を抽出することを繰り返し行い、原稿の項
目名の体系リストを生成する体系リスト生成部とを備
え、この体系リスト生成部によって生成された体系リス
トを出力するように構成する。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、原稿の構成を確認する文書確認装置に関する
ものである。

ここで、原稿とは情報の集合であり、多くの項目から構
成されている。項目はひとまとまりの情報であり、項目
の名前を項目名と言う。一般的には、項目の内容を詳細
に説明するために他の項目を参照する。このように、項
目の参照関係は説明の進め方を意味しているため、次の
ような約束が発生する。

（１）自分自身を間接的に参照してはならない。

（２）参照先の項目は必ず存在する。

（３）すべての項目は先頭の項目から間接的にも参照さ
れている。

原稿における項目の間の参照関係を確認し、説明の進め
方を確認する手段が要望される。

なお、項目の間に参照関係を付ける方法として、例えば
次のような方法がある。原稿における項目を検索するた
めのキーワードを索引語と呼び、項目に付記しておくこ
とにする。項目の説明の中で参照先を示す言葉を用語と
呼び、説明の中で識別できるようにしておく。このと
き、項目の説明の中にある用語を索引語として持つ他の
項目を検索することによって項目の間の参照関係が付け
られる。

〔従来の技術と発明が解決しようとする課題〕

原稿をコンピュータによって表示する電子マニュアル
は、一般的に項目数が多く数千から１万程度にも及ぶた
め、電子マニュアルを起動して項目を１つ１つ表示して
説明の進め方と、参照関係に問題がないか否かを人手に
よって確認することは困難である。このため、自動的に
これらの関係を抽出することが望まれている。

本発明は、原稿を入力として、ある項目名を起点とし、
この項目名の用語を索引語として持つ他の項目名を抽出
することを繰り返し、項目名の体系リストを生成し、原
稿の内容説明の進め方を確認し易くする手段と項目の間
の参照関係を網羅的に確認する手段とを提供することを
目的としている。

〔課題を解決する手段〕

第１図は本発明の原理構成図を示す。

第１図において、体系情報抽出部２は、項目名、用語、
索引語を可読の形で記載した原稿からこれらの項目名、
用語、索引語を抽出して物理順テーブル３に格納するも
のである。

体系リスト起動部６は、物理順テーブル３の中から体系
の起点とする項目を抽出して体系リスト生成部４を起動
するものである。

体系リスト生成部４は、体系リスト起動部６が抽出した
項目名を起点として、物理順テーブル３と階層表５とを
使用して、項目名の用語を索引語として持つ他の項目名
を抽出することを繰り返し行い、体系リストを生成する
ものである。

〔作用〕

本発明は、第１図に示すように、体系情報抽出部２が項
目名、用語、索引語を可読の形で記載した原稿からこれ
らの項目名、用語、索引語を抽出して物理順テーブル３
に格納し、体系リスト起動部６が物理順テーブル３の中
から体系の起点となる項目名を抽出し、体系リスト生成
部４がこの項目名を起点として、項目名の用語を索引語
として持つ他の項目名を抽出する処理を繰り返し行い、
項目名の体系リストを作成して出力するようにしてい
る。

従って、原稿から自動的に項目名の体系リストを生成
し、かつ参照関係の問題点を指摘するマーク付けを行う
ことが可能となる。この体系リストおよび参照関係の問
題点の指摘マークを見て、原稿のその部分の修正を容易
に行うことができ、参照関係の間違いがなく、説明の進
め方を確認した良質な原稿と電子マニュアルとを作成す
ることができる。

〔実施例〕

次に、第１図から第10図を用いて本発明の１実施例の構
成および動作を順次詳細に説明する。

第１図において、原稿は、体系リスト出力装置１が自動
的に当該原稿中に記載されている項目名、用語、および
索引語を抽出し得るように記載したものである（第２図
を用いて後述）。

体系リスト出力装置（プログラム）１は、入力された原
稿から、項目名、用語、索引語を抽出し、参照関係の問
題点を指摘するマークを付けた項目名の体系リストを出
力するものである。

体系リスト生成部４は、体系リスト起動部６が抽出した
項目名を起点として項目名の体系リストを生成するもの
である。

体系リスト起動部６は、まず、物理順テーブル３におけ
る先頭の項目名を起点として体系リスト生成部４を起動
し、先頭の項目名を起点とする体系リストを出力する。
次に、物理順テーブル３の中に独立項目を検出した場合
には、その独立項目を起点として体系リスト生成部４を
起動し、その独立項目を起点とする体系リストを出力す
る。ここで、独立項目とは、物理順テーブル３における
先頭の項目以外の項目で、どの項目からも参照されてい
ない項目である。

体系リストは、項目名について第６図（イ）に示すよう
な経路により体系図（項目名のみを取り出してもよ
い）、あるいは第６図（ロ）に示すような字下げによる
体系図として出力したものである。

第２図は電子マニュアル原稿の形式例を示す。この原稿
を計算機で加工することによって電子マニュアルのデー
タベースを作成し、電子マニュアルの検索表示プログラ
ムを起動してこのデータベースの内容を検索し表示す
る。原稿は、項目ごとに第２図に示すような構成にして
いる。

この原稿を構成する項目の上部に項目識別部を設け識別
子“□”に続けて32文字の領域中に“項目名”を記載す
るようにしている。ここで、項目名は、電子マニュアル
で検索するひとまとまりの情報（項目という）の名前で
ある。

また、項目の中央部に表示データ部を設け、下線を用い
て“用語”を指定するようにしている。具体的に言え
ば、制御信号“下線始まり”から“下線終わり”の間の
文字列（32文字以内とし、32文字を超えた場合には先頭
から32文字目まで）を用語として指定するようにしてい
る。

更に、項目の下部に検索データ部を設け、“〔索引〕”
で始まる行より後ろの行で空白行が現れるまでの各行に
おいて、先頭から32文字の領域にある文字列を索引語に
している。

ここで、索引語は、電子マニュアルにおける検索のキー
ワードであって、電子マニュアルが表示する画面の入力
領域にこの索引語を入力するとその索引語を持つ項目が
検索されて、その項目の表示データ部が画面に表示され
ることとなる。また、電子マニュアルにおいて画面に表
示されている用語にカーソルを合わせて選択すると、こ
の用語が入力されたものとして扱われ、当該用語を索引
語として持つ項目の表示データ部が検索されて画面に表
示されることとなる。

以上のように原稿に記載する様式を定めてこれに従って
原稿を作成することにより、原稿中から項目名、用語、
および索引語を容易に取り出し、物理順テーブル３に格
納することが可能となる。

まず、第３図を用いて全体の構成を説明する。

第３図において、第２図様式に従って作成した電子マニ
ュアル原稿をフロッピィディスクに格納し、このフロッ
ピィディスクから原稿を読み出して体系リスト出力装置
１に入力することにより、体系リストが印刷される。体
系リストを見ることによって、説明の進め方に問題があ
った場合、あるいは項目の間の参照関係に問題があった
場合には、その部分の原稿を修正した後、計算機に原稿
の加工を行わせてデータベースを作成する。そして、電
子マニュアルを起動した場合に、画面上に表示された用
語をカーソルなどで指示することにより、この用語を索
引語として持つ項目の表示データ部がデータベースより
検索されて確実に表示される（例えば計算機のマニュア
ルのある部分の用語の説明が更に詳細に表示される）。

以下第４図原稿が第１図体系リスト出力装置１に入力さ
れた場合に、第６図体系リストが作成される手順を第５
図から第８図を用いて具体的に説明する。

第１に、第４図原稿から第５図物理順テーブル３が作成
される手順を説明する。ここで、情報の種別“i"は項目
名、“t"は用語、“x"は索引語を表す。

第５図において、情報の通番１は、第４図原稿（１）の
“□”（項目名を表す記号）に続く“A"を項目名として
抽出して格納したものである。

通番２、通番３は、下線を引いた文字列“B1"、“B2"を
用語として抽出して格納したものである。

通番４は、〔索引〕の次の文字列“A"を索引語として抽
出して格納したものである。

以下同様に、原稿（２）から（５）について順次抽出し
て物理順テーブル３に格納すると図示のようになる。

第２に、第５図物理順テーブルに格納された情報から、
第６図（イ）経路による体系図および第６図（ロ）字下
げによる体系図が作成される手順を第７図および第８図
を用いて具体的に説明する。ここで、項目名の通番欄
α、用語の通番欄β、索引語の通番欄γは、項目名、用
語、索引語が物理順テーブル３に格納されている場合の
当該物理順テーブル３の通番を表す。また、ないし
は、第６図（イ）、第６図（ロ）、第７図、第８図にお
いてそれぞれ対応づけてある。

体系リスト起動部６は、物理順テーブル３の先頭にある
項目名“A"の通番“1"を指定して体系リスト生成部４を
起動する。これによって体系リスト生成部４は、第６図
（イ）のからの手順を経由して項目名“A"を起点と
する体系を生成する。この手順を以降に説明する。

第７図は、第５図物理順テーブルの先頭（起点とす
る）の項目名“A"を取り出し、これの通番“1"を格納す
る（第６図（イ）参照）。そして、この項目名“A"を
第６図（ロ）に示すように１字分、字下げしてリスト
に出力する。

第７図は、第５図物理順テーブルの項目名“A"の項目
の最初の用語“B1"を探し、その通番“2"をβ（１）に
格納する。次に、この用語“B1"と同じ索引語を通番“1
1"から見つけ、これをγ（１）に格納する。更に、この
索引語“B1"を持つ項目名、即ちこの通番“11"が遡って
最初に見つかった項目名“B11"の通番“5"をα（２）に
格納する（第６図（イ）参照）。そして、この項目名
“B11"を第６図（ロ）に示すように２字分、字下げし
てリストに出力する。

第７図は、第５図物理順テーブルの項目名“B11"の項
目の最初の用語“C1"を探し、その通番“6"をβ（２）
に格納する。次に、この用語“C1"と同じ索引語を通番
“19"から見つけ、これをγ（２）に格納する。更に、
この索引語“C1"を持つ項目名“C1"の通番“18"をα
（３）に格納する（第６図（イ）参照）。そして、こ
の項目名“C1"を第６図（ロ）に示すように３字分、
字下げしてリストに出力する。

第７図は、第５図物理順テーブルの項目名“C1"の項
目に用語がないため、のβ（２）＝６の用語と同じ索
引語“C1"をγ（２）＝19より後ろに探すがこれもない
ため、用語“C1"を索引語として持つ項目を全てリスト
し終わったことになる。このため、のβ（２）＝６の
次の用語“C2"を探し、その通番“7"をβ（２）に格納
する。次に、この用語“C2"と同じ索引語が見つからな
いので、当該用語“C2"を“参照先がない用語”と判定
する。この旨を記号“▼”として第６図（ロ）に示す
ようにリストに出力する。

第７図は、第５図物理順テーブルの用語“C2"に参照
先がなかったので、次の用語“A"を探し、その通番“8"
をβ（２）に格納する。次に、この用語“A"と同じ索引
語を通番“4"に見つけ、これをγ（２）に格納する。更
に、この索引語“A"を持つ項目名“A"の通番“1"をα
（３）に格納する。しかし、このα（３）＝１と同じ通
番“1"が階層の浅いα（１）＝１に格納されているの
で、項目名“A"は間接的に自分自身を参照している項目
であると判定する（第６図（イ）参照）。この旨を記
号“●”として第６図（ロ）に示すようにリストに出
力する。

第８図は、で第５図物理順テーブルの項目名“A"が
間接的に自分自身を参照していたので、次の用語“B2"
を探し、その通番“9"をβ（２）に格納する。次に、こ
の用語“B2"と同じ索引語を通番“17"に見つけ、これを
γ（２）に格納する。更に、この索引語“B2"を持つ項
目名“B21"の通番“15"をα（３）に格納する。そし
て、この項目名“B21"を第６図（ロ）に示すように３
字分、字下げしてリストに出力する。

第８図は、の項目名“B21"の項目が用語を持たず、
かつβ（２）＝９の次の用語がないため、β（１）＝２
の用語“B1"と同じ次の（γ（１）＝11より後ろの）索
引語“B1"を通番“14"に見つけ、これをγ（１）に格納
する。この索引語“B1"を持つ項目名“B12"の通番“12"
をα（２）に格納する。そして、この項目名“B12"を第
６図（ロ）に示すように２字分、字下げしてリストに
出力する。

第８図は、の項目名“B12"が用語を持たず、かつβ
（１）＝２の用語“B1"と同じ他の索引語がないため、
項目名“A"の項目の次の用語“B2"を探し、この通番
“3"をβ（１）に格納する。次に、この用語“B2"と同
じ索引語を通番“17"に見つけ、これをγ（１）に格納
する。更に、この索引語“B2"を持つ項目名“B21"の通
番“15"をα（２）に格納する。そして、この項目名“B
21"を第６図（ロ）に示すように２字分、字下げして
リストに出力する。

第８図は、の項目名“B21"は用語を持たず、かつ用
語“B2"と同じ他の索引語がなく、しかも項目名“A"の
項目の次の用語がない。従って、起点の項目名“A"の配
下にある項目は、全てリスト出力したこととなり、項目
名“A"を起点とする体系の生成を終了する。

次に、体系リスト起動部６は第５図物理順テーブル３に
格納された情報から独立項目を求め、その独立項目の通
番を指定して体系リスト生成部４を起動する。これによ
って体系リスト生成部４は独立項目を起点とする体系を
生成する。この手順を具体的に説明する。ここで、独立
項目とは、物理順テーブル３における先頭の項目以外の
項目で、どの項目からも参照されていない項目である。
すなわち、その項目が持つすべての索引語について、そ
の索引語と同じ用語が物理順テーブル３の中に存在しな
いような項目である。

第５図において、通番“20"にある項目名“D"は索引語
“D"と“D1"とを持つがこれらは物理順テーブル３に用
語として現れていない。このため、体系リスト起動部６
は、項目“D"を独立項目であると判定し、起点の項目名
の通番として“20"を指定して体系リスト生成部４を起
動する。以降、物理順テーブル３の先頭の項目名起点と
して体系リストを生成した場合と同様な処理を行い、第
６図（ロ）のからの部分を出力する。但し、独立項
目には“■”という記号を付けて第６図（ロ）ののよ
うにリストに出力する。

物理順テーブル３の先頭の項目を起点とする体系と、独
立項目を起点とする体系のすべてを生成し、リストに出
力し終わったため体系リスト出力装置１は停止する。

第６図は、第４図原稿例の体系リスト例を示す。ここ
で、第６図（イ）は経路による体系図を示し、第６図
（ロ）は字下げによる体系図を示す。図中、ないし
は、それぞれ同じ手順における処理を示す。

第７図ないし第９図は、階層表例を示す。これは、第４
図原稿例について、第５図物理順テーブルを検索して第
６図（ロ）の体系図（体系リスト）を作成する各段階に
おける格納値を示す。

第10図を体系リストの具体例を示す。図中、参照先の項
目名が見つからない場合には、記号“▼”を用いてこの
旨を表すと共に、図中“参照先の項目がない用語です”
というメッセージを挿入するようにしている。また、自
分自身を間接的にも参照している項目には、記号“●”
を用いてこの旨を表すと共に、図中“自分自身を間接的
にも参照している”というメッセージを挿入するように
している。独立項目には、記号“■”を付している。更
に、その項目名の項目が含まれている文書番号とペー
ジ、および原稿において概要が記述されている項目につ
いては、その概要を体系情報抽出部２が物理順テーブル
３に抽出しておき、体系リスト生成部４が項目名と共に
それらを出力している。このように体系リスト中に記号
“▼”、記号“●”、および記号“■”を見つけた場合
には、この部分を修正する。また、体系リストにおける
項目名と概要の並びは原稿の構成を表現しているため、
これを見て説明の進め方を確認し、問題がある場合には
その部分を修正する。これらの確認と修正とによって品
質の良い電子マニュアルを効率的に作成することが可能
となる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明によれば、原稿を入力とし
て、ある項目名を起点とし、項目名の用語を索引語とし
て持つ他の項目名を抽出することを繰り返し、項目名の
体系リストを生成する構成を採用しているため、この生
成された体系リストを見て項目の参照関係を容易に確認
することができる。もし、間接的に自分自身を参照して
いる旨の記号“▼”、参照先の項目がない旨の記号
“●”などが体系リスト中に記載されている場合にはこ
の部分を修正し、また体系リストにおける項目名の並び
方に問題があることが分かった場合にはその部分を修正
して正しい参照関係を持つ良質な電子マニュアルを効率
的に作成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理構成図、第２図は電子マニュアル
原稿の形式例、第３図は本発明の全体構成図、第４図は
原稿例、第５図は原稿から体系情報を抽出した物理順テ
ーブル例、第６図は体系リスト例、第７図ないし第９図
は階層表例、第10図は体系リストの具体例を示す。 図中、１は体系リスト出力装置、２は体系情報抽出部、
３は物理順テーブル、４は体系リスト生成部、５は階層
表、６は体系リスト起動部を表す。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数個の項目名と各項目名の説明文からな
   る文書データの構成を確認する文書確認装置において、 前記文書データの説明文を表示装置に表示し、該説明文
   中の用語を指定させる手段と、 前記指定された説明文の用語が、作成された文書の項目
   名としてあるかを検索する手段と、 前記検索結果に基づいて、説明文が作成されていない用
   語を示すリストを出力する手段と、 を備えたことを特徴とする文書確認装置。
2. 【請求項２】複数個の項目名、各項目名の説明文と各項
   目名の関連語である検索語からなる文書データの構成を
   確認する文書確認装置において、 前記文書データの説明文を表示装置に表示し、該説明文
   中の用語を指定させる手段と、 前記指定された説明文の用語が、作成された文書の索引
   語としてあるかを検索する手段と、 前記検索結果に基づいて、説明文が作成されていない用
   語を示すリストを出力する手段と、 を備えたことを特徴とする文書確認装置。