JPH08123865A - 人事発令統合処理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】データベースの登録情報を利用して辞令や掲示
文などの印刷を含む一連の人事発令関連業務を統合的に
処理する人事発令統合処理方式を提供する。 【構成】人事マスタを格納した人事マスタファイル１
と、人事マスタファイル１から候補者の必要情報のみ抽
出して人事申請ファイル３に格納し選考リスト８を出力
する選考リスト作成手段２と、人事申請ファイル３のデ
ータを更新し最終更新データに基づき発令リスト９を出
力する人事申請ファイル更新手段４と、各種の発令用文
書のパターンが格納されている文書パターンファイル５
と、人事申請ファイル３の更新データにより文書パター
ンファイル５から該当文書パターンを抽出して辞令１
０，掲示文書１１を発令日付で印刷する発令文書一括作
成手段６と、発令日に人事マスタを自動更新する人事マ
スタ更新手段７とを備え、選考リストの作成から辞令，
掲示文書の一括印刷および人事マスタの更新まで行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は人事発令統合処理方式に
関し、特にコンピュータを使用した人事情報管理システ
ムにおいて、辞令や掲示文書などの印刷を含む一連の人
事発令関連業務を統合的に処理する人事発令統合処理方
式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、人事関連の情報をデータベー
ス化してコンピュータで管理し、必要なときに必要な情
報を速やかに検索して参照することを目的とした人事情
報管理システムが存在しており、特開平２―７２４８３
号公報には、コード情報による通常のデータベースに加
えて顔写真をイメージ情報として蓄積し、データベース
から検索した文字情報と同時に画面に表示させる方式が
提案されている。しかしながら、人事発令の際に必要な
辞令の作成などの業務は、人事情報管理システムとは無
関係に、ワープロ使用あるいは手書きにより所定の辞令
用紙に必要事項を書き込むという手法で行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、人事
発令に必要な辞令を準備する場合、辞令用紙に氏名や発
令事項などを手書き又はワープロで書き込んで一件ずつ
作成するため、書き損じなどで書き直しを行うことも少
なくなく、作業工数がかかり効率的でないという欠点が
ある。更に、発令後には人事情報管理システムのデータ
ベースの修正を改めて行う必要があった。

【０００４】本発明の目的は、データベースの登録情報
を利用して辞令や掲示文書などの印刷を含む一連の人事
発令関連業務を統合的に処理できる人事発令統合処理方
式を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１の人事発令統合
処理方式は、社員コードを主キーとして人事管理情報が
記録されている人事マスタを含む人事データベースを格
納した人事マスタファイルと、前記人事マスタから指定
した候補者のあらかじめ定められたデータ項目のみを抽
出し発令事項記入項目を追加して選考リストを作成しリ
ストデータを人事申請ファイルに格納する選考リスト作
成手段と、前記人事申請ファイルのリストデータを更新
して発令日を含む発令データを確定する選考リスト更新
手段と、各種辞令および関連文書の書式パターンが登録
されている文書パターンファイルと、確定された前記人
事申請ファイルの発令データに基づいて前記文書パター
ンファイルから該当する書式パターンを選択して辞令お
よび関連文書を発令日付で一括印刷する発令文書一括印
刷手段と、確定された前記人事申請ファイルの発令デー
タにより発令日に前記人事マスタを更新する人事マスタ
更新手段とを備えて構成されている。

【０００６】請求項２の人事発令統合処理方式は、請求
項１記載の人事発令統合処理方式において、人事発令を
その内容により複数に分類し、前記選考リスト作成手段
が、前記人事マスタから指定された分類の処理に必要な
データ項目のみを抽出し指定された分類の処理に必要な
発令事項記入項目のみを追加して選考リストを作成しリ
ストデータを人事申請ファイルに格納することを特徴と
している。

【０００７】請求項３の人事発令統合処理方式は、請求
項１又は請求項２記載の人事発令統合処理方式におい
て、前記発令文書一括印刷手段が印刷する辞令の文書デ
ータを格納するための文書ファイルと、前記文書ファイ
ルの文書データを個別に修正するための文書編集手段と
を備えたことを特徴としている。

【０００８】

【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。

【０００９】図１は本発明の一実施例の構成を示すブロ
ック図である。

【００１０】本実施例の人事発令統合処理方式は、図１
に示すように、人事マスタを含む人事データベースが格
納されている人事マスタファイル１と、人事マスタファ
イル１から人事発令対象の候補者の必要情報のみを抽出
して選考リスト８を出力すると共にリストデータを人事
申請ファイル３に格納する選考リスト作成手段２と、選
考リスト８による選考結果に基づいて人事申請ファイル
３のリストデータを更新し、最終更新データを発令デー
タとして確定し発令リスト９を出力する人事申請ファイ
ル更新手段４と、各種の発令用文書のパターンが格納さ
れている文書パターンファイル５と、人事申請ファイル
３の発令データに基づいて文書パターンファイル５から
該当する文書パターンを抽出して辞令１０及び掲示文書
１１などを発令日付で印刷する発令文書一括作成手段６
と、発令日に人事申請ファイル３の発令データにより人
事マスタファイル１の人事マスタを自動更新する人事マ
スタ更新手段７とで構成されており、人事発令に関する
最初の作業に必要な対象者の選考リストの作成から、辞
令および掲示文書などの一括印刷と、発令後の人事マス
タの更新までの一連の人事発令業務を支援する管理方式
である。

【００１１】人事マスタファイル１には、社員コードを
主キーとする各レコードに、氏名，所属，職務，履歴，
家族状況などの各種の情報がデータ項目によりコード化
情報（部課コード，役職コードなど文字情報を数値コー
ド化した情報）又は文字情報（文字や数字を表す符号）
の形式で登録されている人事マスタと共に、コード化情
報と該当する文字情報とを対応させて記録したコード対
照表や、人事マスタを基に作成された関連表（部課別社
員リストなど）などの関連情報も格納されており、人事
情報管理システムのデータベースを構成している。この
ように、所属，職務などをコード化情報として登録する
ことにより、組織変更などの際にはコード対照表を修正
すればよく人事マスタを個別に修正する工数が削減され
る。

【００１２】選考リスト作成手段２は、人事マスタファ
イル１から人事異動対象の候補者の必要情報のみを抽出
し、そのデータをコード化情報を含んだ形で人事申請フ
ァイル３に格納すると共に、データ中のコード化情報を
すべて文字に変換した選考リスト８を出力する。選考リ
スト８の作成は、キーボードから社員コード（又は氏
名）を入力するか、部課別社員リストを画面表示させて
該当者のレコードを選択するかして候補者を指定して行
う。人事マスタの指定された各候補者のレコードから、
あらかじめ設定されているデータ項目が抽出され、発令
内容を記入する発令事項記入項目（空欄）が付加されて
所定の形式に編集されて出力される。抽出するデータ項
目としては、発令に直接関係あるデータ項目のほか、検
討の際に必要な参考データ項目も抽出される。

【００１３】図２は、選考リスト作成手段２により作成
される通常の人事異動の場合の選考リスト８に対応する
リストデータの構成例を示す説明図である。主キーであ
る社員コードに対し、氏名や年令は文字情報で、現在状
況を示すデータ項目のうち、所属，職務，区分（本務か
兼務かを示す）などはコード化情報で、給料などは文字
（数字）情報で記録され、発令事項を記入するための所
属，職務，種別などの発令事項記入項目が設定される。
これを選考リスト８として印字する場合、コード化情報
は人事マスタファイル１のコード対照表を参照して該当
する文字に変換され、発令事項記入項目は空欄として出
力される。なお、発令事項中の種別は、その所属，職務
の発令が本務としての発令か、兼務の発令か、兼務の解
任かを示すものであり、発令事項には所属，職務，種別
の繰り返しを複数組登録することができる。

【００１４】人事申請ファイル更新手段４は、選考リス
ト８による選考結果に基づいて人事申請ファイル３のリ
ストデータを更新し、最終更新結果を発令データとして
確定し、この発令データに基づいて発令リスト９を出力
する。人事申請ファイル３のデータ更新は、画面上に表
示させた発令事項記入項目に、選考リスト８に記入され
た発令内容の文字に該当するコード化情報を記入するこ
とにより行われる。この際、印刷されたコード対照表を
参照して入力するか、画面上の一部にコード対照表を順
次表示させ、これを参照しながら入力する。コード化情
報を入力すると画面の対応する場所に文字として表示さ
れるので、確認の指示を行うと人事申請ファイル３のリ
ストデータにはコード化情報が登録される。人事申請フ
ァイル３の更新結果が最終的な発令データとなるので、
最終更新後に発令日を入力して印刷の指示を行うと、発
令データの内容が文字に変換され発令リスト９がプリン
ト出力される。これにより更新内容を確認して実行の指
示を与えると、発令文書一括作成手段６及び人事マスタ
更新手段７が起動され、発令関連文書の一括印刷が発令
日付で行われ、発令日になると人事マスタの自動更新が
行われる。

【００１５】文書パターンファイル５には、辞令や掲示
文書などの人事発令に関連する各種の文書パターンが格
納されている。すなわち、氏名や発令事項，発令日など
の変動事項を指定位置に書き込む差し込み文書として、
通常の人事異動辞令，採用退職辞令，昇給昇格辞令など
何種類かの辞令文書パターンと、掲示用および回覧用の
文書パターンなどが登録されている。

【００１６】発令文書一括作成手段６は、人事申請ファ
イル３の発令データに基づき、文書パターンファイル５
から該当する文書パターンを抽出して辞令１０及び掲示
文書１１などを発令日付で印刷する。辞令１０の印刷
は、発令データのレコード単位（個人別）に発令事項記
入項目の記入内容を検索し、所属，職務，種別の繰り返
し記入数と、種別または種別の組み合わせを判定し、文
書パターンファイル５から該当する辞令文書パターンを
選択し、氏名，日付および文字情報に変換した所属，職
務を差し込みデータとする差し込み印刷の形式で行われ
る。

【００１７】図３は、発令文書一括作成手段６により印
刷される辞令の例を示す説明図で、図３（ａ）は発令事
項記入項目の繰り返し記入数が一つで種別が本務発令の
場合を、図３（ｂ）は繰り返し記入数が二つで種別が本
務および兼務発令の場合を示す。文書パターンファイル
５には、図中に○印で示した氏名，日付の数字および下
線を付した発令事項を除く文字が記載された辞令文書パ
ターンが格納されており、発令文書一括作成手段６によ
り、発令データ中から日付，氏名が○印の箇所に、発令
事項の所属，職種に対応する文字が下線の箇所に挿入印
刷される。

【００１８】掲示（回覧）文書の印刷は、発令データの
レコードを規定の順序（新所属順など）にソートした
後、規定の形式に編集して実行される。図４は、異動通
知の一例を示す説明図であり、発令データ中の発令事項
と現在状況との双方を使用し、新職位と現職位を対応さ
せて作成されている。なお、図４には、所属（××課）
の最終文字と職務（課長）の先頭文字とが同一の場合に
は、同一文字の重複を省略するように編集した例を示し
てある。

【００１９】人事マスタ更新手段７は、前述したよう
に、発令データを確定して発令日を入力し実行指示が行
われたときに起動され、発令日になると人事マスタファ
イル１の人事マスタの更新を自動的に行う。

【００２０】上述の実施例の説明では、人事発令をその
内容により通常の人事異動，採用退職，昇給昇格などに
分類し、その分類に対応した必要な発令事項記入項目の
みを設定した選考リストを作成するよう述べたが、すべ
ての分類の人事発令に必要な記入項目を一つの選考リス
トに設定し、実際に情報が記録された記入項目に対応し
て必要な辞令のみを印刷するように構成することもでき
る。又、図３には、辞令に交付対象者の氏名のみを記入
して現在の所属，職務は記載しない例を示したが、現在
の所属，職位を記載するようにすることも容易である。

【００２１】なお、発令文書一括作成手段により作成さ
れた文書を印字出力すると共に、文字情報として文書フ
ァイルに格納保存するようにすると、必要がある場合に
は各文書を個別に呼び出し、文書パターンの定形部分を
含め通常のワープロ方式により修正を行うことが可能と
なる。

【００２２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の人事発令
統合処理方式は、人事発令に関する最初の作業に使用す
る対象者の選考リストの作成から、辞令および掲示文書
などの関係書類の一括印刷と、発令後の人事マスタの更
新までの一連の人事発令業務を支援することができ、手
書き作業を大幅に軽減でき人事発令業務の効率化を達成
できる効果がある。

【００２３】なお、一括印刷される文書を文字情報とし
て文書ファイルに格納保存すれば、各文書を個別に自由
に修正でき、よりきめ細かな運用が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。

【図２】人事申請ファイルに作成されるリストデータの
構成例を示す説明図である。

【図３】発令文書一括作成手段で作成される辞令の例を
示す説明図である。

【図４】発令文書一括作成手段で作成される掲示文書の
例を示す説明図である。

【符号の説明】

１ 人事マスタファイル ２ 選考リスト作成手段 ３ 人事申請ファイル ４ 人事申請ファイル更新手段 ５ 文書パターンファイル ６ 発令文書一括作成手段 ７ 人事マスタ更新手段 ８ 選考リスト ９ 発令リスト １０ 辞令 １１ 掲示文書

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 社員コードを主キーとして人事管理情報
   が記録されている人事マスタを含む人事データベースを
   格納した人事マスタファイルと、前記人事マスタから指
   定した候補者のあらかじめ定められたデータ項目のみを
   抽出し発令事項記入項目を追加して選考リストを作成し
   リストデータを人事申請ファイルに格納する選考リスト
   作成手段と、前記人事申請ファイルのリストデータを更
   新して発令日を含む発令データを確定する選考リスト更
   新手段と、各種辞令および関連文書の書式パターンが登
   録されている文書パターンファイルと、確定された前記
   人事申請ファイルの発令データに基づいて前記文書パタ
   ーンファイルから該当する書式パターンを選択して辞令
   および関連文書を発令日付で一括印刷する発令文書一括
   印刷手段と、確定された前記人事申請ファイルの発令デ
   ータにより発令日に前記人事マスタを更新する人事マス
   タ更新手段とを備えたことを特徴とする人事発令統合処
   理方式。
2. 【請求項２】 人事発令をその内容により複数に分類
   し、前記選考リスト作成手段が、前記人事マスタから指
   定された分類の処理に必要なデータ項目のみを抽出し指
   定された分類の処理に必要な発令事項記入項目のみを追
   加して選考リストを作成しリストデータを人事申請ファ
   イルに格納するこを特徴とする請求項１記載の人事発令
   統合処理方式。
3. 【請求項３】 前記発令文書一括印刷手段が印刷する辞
   令の文書データを格納するための文書ファイルと、前記
   文書ファイルの文書データを個別に修正するための文書
   編集手段とを備えたことを特徴とする請求項１又は請求
   項２記載の人事発令統合処理方式。