JPS6115267A - 受注獲得用文書作成方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は文書作成方式に係り、特に洋菓子店がその顧客
の家族状態等に応じて事前に利用を知らせる文書を作成
し、これを各顧客に配達することにより販売の確保・拡
大を図るものである。

近年の洋菓子業界は大手製パンメーカーや製菓メーカー
の大量生産セール、全国的なチェーン店展開などの著る
しい拡販政策により、小規模経営の洋菓子店の売上げは
押えられ、頭打ちもしくは下降傾向にある。

このような傾向を打開するために小規模経営の洋菓子店
の販売手法は、手作りとその店だけの特徴のある製品の
開発と、大手製パンメーカーや製菓メーカーの出来ない
キメの細かいゆきとどいたサービス方法でしか生き残る
ことはできない。

しかしこのようなことは理論としては知られていてもこ
れを実行することは非常に難かしい。

例えばキメの細かいサービスの１つとして人口密度によ
り異なるものの、例えば半径５００ｍ以内の地域内の住
民とか、自店を利用し易い町等の行政区、離れたところ
に住んでいても自店を利用されるお客等のいわゆる顧客
の世帯別の家族各人毎の生年月日、性別、結婚年月日、
法事項目等を調査しておき、誕生日の間近かな者の家族
に対して、下記の如きダイレクトメールを発送すること
が考えられる。

「来るＯ月○日はお宅のＯＯさんのお誕生日と思います
が、そのバースデーケーキを当店がＯＯ時頃合宅にお届
けします。如何でしょうか私が特別に腕にヨリをかけて
素晴らしくおいしいケーキを特別に勉強した価格に致し
ます。」 このようなことを誕生日のみでなく、結婚記念日、銀婚
式、金婚式、入学祝の時期に応じて、適切なタイミング
で行なうことが考えられる。

〔従来の問題点〕

ところでこのようなキメの細かなサービスを行なう場合
、顧客名簿を手でめくって該当者を調査し、該当者に対
して手紙を作成することが必要になり、そのために相当
な人手がかかり小規模経営店では負担が大きいという問
題が存在する。

〔問題点を解決するための手段及びその作用〕前記の如
きキメ細かなサービスを経済的に行なうために、本発明
では、あらかじめサービス毎に定型文書を作成してこれ
らを定型文書保持ファイルに格納するとともに顧客名簿
ファイルを用意しておき、サービス対象の顧客をサーチ
して、前記定型文書にもとづきそのサービス対象の顧客
充用の文書を自動的に作成する。

これにより顧客に対するキメ細かなサービスを軽い負担
で行なうことができる。

〔実施例〕

本発明の一実施例を第１図〜第７図にもとづき説明する
。

第１図は本発明の一実施例構成図、第２図は誕生日の場
合の動作説明フローチャート、第３図は結婚記念日の場
合の動作説明フローチャート、第４図はひな祭りの場合
の動作説明フローチャート、第５図は法事の場合の動作
説明フローチャート、第６図は顧客ファイルの説明図、
第７図は定型文書ファイルの説明図である。

第１図において、ｌは顧客ファイルであって後述する顧
客データが格納されて例えば磁気ディスク装置が使用さ
れるもの、２は定型文書ファイルであって後述する定型
文書が格納されるものでこれまた例えば磁気ディスク装
置が使用されるもの、３は外部記憶制御部であって顧客
データファイル１および定型文書ファイル２にデ〜りを
リード／ライトするもの、４はキーボード、５はプロセ
ッサであって後述する動作を遂行するもの、６は主メモ
リ、７は印刷制御部、８は文書を印刷する印刷部である
。

顧客ファイル１は、洋菓子店の顧客の家族データが格納
されているものであって、第６図に示す如く、各世帯毎
の家族の住所、氏名、生年月日、男女別、結婚した日、
法事情報（故人の命日及び家族との関係等）の如きデー
タが格納されている。

定型文書ファイル２は氏名等の一部が空けられているダ
イレクト・メール用の各種の定型文書が格納されている
ものであって、空白部分に氏名とか、回数等のデータを
記入することにより特定家族あるいは特定個人等あての
文書が作成されるものである。

定型文書としては次の如きものが格納されている。

定型文書例 （イ）Ｉ！生祝 住所 芳名　Ｏ○○○Ｏ様 謹白、貴家には益々ご清栄の成心よりお喜び申し上げま
す。

突然のことで賊に不躾けではございますが、来る○月Ｏ
日はＯＯ○様の満○○才のお誕生日と存じます。

この誕生記念日をお祝いして、弊店が日頃の腕によりを
かけ真心をこめてお誕生日にふされしい、おいしいケー
キをお名前入りでお届は致します。

後程お電話申し上げますので、何卆ご下命下さいますよ
う心よりお願い致します。

敬具 年月日 住所 店名 （ロ）結婚記念祝 住所 芳名　Ｏ○○○○　様　○Ｏ○　様 謹啓、Ｏｏの候、お二人様には益々ご健勝の白心よりお
喜び申し上げます。

さて甚だ失礼ではございますが、来るＱ月○日はお二人
にとり第００回の結婚記念日かと存じます。

つきましては弊店が、お二人の今後益々仲むつまじく又
ご健勝でありますように、日頃の腕によりをかけ、誠意
を込めて結婚記念日にふされしいおいしいケーキをお届
は致したいと存じます。

どうか結婚の記念の思い出に弊店のケーキのご下命下さ
いますよう心よりお願い申し上げます。

敬具 年月日 住所 店名 （ハ）「母（父）の日」のお祝 住所 芳名　ｏｏｏｏｏ　様 拝呈、○Ｏの候、貴家には益々ご清栄の成心よりお喜び
申し上げます。

さて誠に突然ではございますが、来る○月○日の母（父
）の日に弊店が真心をこめて作り上げるおいしいケーキ
を母（父）上様にプレゼントして下さいませんか。

日頃の思いに感謝を込めてケーキを差し上げることは母
（父）上様もさぞお喜びになることと存じます。

母（父）の日にふされしい趣好を凝らしたおいしいケー
キをお届けしますので、何事ご用命下さいますよう心よ
りお願い申し上げます。

敬白 年月日 住所 店名 （ニ）「子供の日（ひな祭）」のお祝 住所 芳名　○ＯＯＯ○　様 謹啓、○○の候、お家族皆様には益々御清栄の成心より
お喜び申し上げます。

さて突然の事にて賊に失礼ではございますが来る５　（
３）月の子供の日（ひな祭）には００ちゃんのために弊
店のケーキをプレゼントして頂けませんか。

子供の日（ひな祭）にふされしい楽しい趣好を凝らした
おいしい名前入りのケーキを作ってお届けしますのでど
うかご用命下さいますよう心よりお願い申し上げます。

敬白 年月日 住所 店名 （ホ）入学祝 住所 芳名　０ｏｏｏｏ　　様 謹啓、貴家、皆様には益々ご健勝の白心よりお喜び申し
上げます。

陳者、この４月にＯｏ様には目出度く、小学校に入学さ
れ、心よりお祝い申しあげます。

つきましては、この入学の思い出に弊店の明るく、楽し
い又特別においしいケーキを精魂込めてお作りしお届は
致します。

近くお電話を差し上げたいと思いますので、何事ご用命
下さいますよう心よりお願い申し上げます。

敬具 年月日 住所 店名 （へ）法事 住所 芳名　○Ｏ○○○　様 謹白、貴家には益々ご清栄の成心よりお喜び申し上げま
す。

陳者、来るＯ月Ｏ日はｏＯ様がご逝去されてＴ度○回忌
と存じます。

もし法事等で式菓子を用意される場合は、弊店が誠意を
こめてお作りします式菓子をご利用下さいますようお願
い申し上げます。

又ご希望のお菓子の種類やご予算についてもご満足、ご
納得の頂けるよう努力致しますので、何事ご相談賜わり
ますよう心よりお願い申し上げます。

敬具 年月日 住所 店名 前記各定型文書の初めに顧客の住所を記入し、００部分
には文書の種別に応じた事項（例えば誕生祝の場合には
芳名に父（又は母）親名を、月日には子供の誕生日、そ
の他子供の名前、年齢等）勿論前記文章は１例であり、
文の初めに四季の用語を挿入することもできるし、誕生
日の場合には前記「産業上の利用分野」で示した文を使
用してもよい。

プロセッサ５は文書作成に必要な各種制御を行なうもの
であって、例えば誕生日用のダイレクトメールを作成す
るときには顧客データファイル１をアクセスして特定誕
生日の顧客を抽出したり、定型文書ファイル２より前記
（イ）の如き誕生祝用の定型文書を続出し、これに前記
抽出した顧客名や誕生日等を適宜挿入して誕生日お祝用
洋菓子購入依頼用のダイレクトメールを作成し、これを
印刷するために印刷制御部７を制御する等の操作を行な
うものである。そしてこのような動作を行なうため、制
御部１０、キーボード４から入力された入力データを解
読する入力データ解読部１１、外部記憶制御部３に対し
て顧客データファイル１または定型文書ファイル２を読
出し指示する読出し指示部１２、キーボード４から入力
された入力データの一部、例えば誕生日データや結婚記
念日を抽出するための入力データを保持するデータ保持
部１３、例えば結婚年数を算出するための演算等を行な
う演算部１４、主メモリ６に対するアクセスを行なうメ
モリ制御部１５、主メモリ６から読出したデータを保持
解読して必要なデータを制御部１０に付与するデータ保
持解読部１６、定型文書ファイル２から読出した定型文
書゛に顧客データファイルｌより得たデータや、演算部
１４により算出したデータを挿入して完成した文書を作
成する編集部１７、顧客データファイル１からデータを
抽出する基準となる年月日がセットされる年月日保持部
１８等を具備している。

次に本発明の動作をフローチャートを参照しつつ説明す
る。

！、誕生日に対する文書作成 （１１オペレータはキーボード４より文書作成コード（
ＭＡ　Ｉ　Ｌ）及び誕生日を指示するコード（例えばＢ
　Ｉ　Ｒ）を入力する。これにより入力データ解読部１
１は誕生日に対する文書作成用の動作を行なうことを認
識し、制御部ｌＯにこれを伝えるとともに次の入力を待
つ。

（２）次にオペレータはキーボード４より操作口（文書
作成日）を入力する。誕生祝の場合には、ダイレクトメ
ール配布用の日数と、注文を受けたときの準備等のため
、例えば１０日後に誕生日のくる顧客を抽出する。この
準備は法事の場合には１世帯あたりの注文の数が多いの
で早めに行なう必要があり、誕生６祝の場合には通常１
世帯当り１個なので数日前に準備すればよい、このよう
に文書種別により何日前の顧客のデータを抽出すべきか
が主メモリ６の識別用データ部６−０にあらかじめ記憶
されており、誕生日の文書作成であることが入力データ
解読部１１により解読されたとき制御部１０はメモリ制
御部１５に対し主メモリ６の識別用データ部６−０より
顧客抽出用データとして「１０」を続出させ、これをデ
ータ保持解読部１６に保持させる。またキーボード４よ
り入力された前記文書作成日は入力データ解読部１１を
経由してデータ保持部１３に保持される。制御部１０は
この「１０」とデータ保持部１３に保持された文書作成
日とを演算部１４により加算させ、得られた抽出口を年
月日保持部１８にセットする。

（３）それから制御部１０は外部記憶制御部３に対して
顧客データファイル１の読出しを指示する。

これにより顧客データファイルｌより読出されたデータ
のうち生年月日と前記年月日保持部１８に保持された抽
出日とが演算部１４にて比較され、抽出日と同一の家族
を有する世帯生者、該当者名、性別、生年月日等が抽出
され、これらが主メモリ６に一時保持される。このよう
にして顧客データファイルｌをサーチし、対象者を抽出
する。

（４）前記（３）により抽出した該５者の生年月日を前
記年月日保持部１８に保持された年月日より演算部１４
により減算して年齢を算出し、これを主メモリ６に保持
させる。

（５）それから制御部５は読出し指示部１２を制御して
定型文書ファイル２より前記（イ）で示す誕生日用の定
型文書を読出し、その挿入部分（住所、芳名、誕生日、
該５者、年齢等）に挿入する事項を主メモリ６に保持し
た該５者の家族データより抽出する。該５者が世帯主以
外の場合は芳名を世帯主とし、また該５者が世帯主の場
合には芳名を世帯主の次の順位の家族とする。このよう
にして抽出したデータを編集部１７において定型文書と
組み合わせてダイレクトメール用文書を編集したのち、
これを印刷制御部７に送出し、印刷部８にて印刷させる
。このようにしてメモリ６に抽出保持されていた全該当
者について順次ダイレクトメールを自動的に作成するこ
とができる。

勿論文書は一つの型にのみ固定されるものではなく、例
えば前記産業上の利用分野において説明したフォーマン
トを使用してもよい、この場合には年齢に対する事項が
ないので、第２図（ｂ）に示す如き手順で動作させれば
よい。そして文書の時間はその店により適当に選定して
おけばよい。

■、結婚記念日に対する文書作成 この場合は前記誕生日に対する文書作成と類似するので
要点を説明するにとどめる。

（１）オペレータはキーボード４より文書作成コード（
ＭＡＩＬ）及び結婚記念日を指示するコード（ＭＡＲ）
を入力する。入力データ解読部１１は結婚記念日に対す
る文書作成動作を行なうことをｔｇ！ＩｉＬ制御部１０
にこれを伝え、次の入力を待つ。

（２）オペレータはキーボード４より操作口を入力する
。この操作口はデータ保持部１３にて保持される。結婚
記念日の場合は、誕生日の場合と同様に、識別用データ
部６−０より「１０」を読出してこれをデータ保持解読
部１６に保持させであるので、演算部１４は操作口の１
０日後になる抽出年月日を演算してこれが年月日保持部
１８で保持される。

（３）それから顧客データファイル１のデ〜りが順次読
出され、抽出日と同一の結婚日の該５者を持つ家族デー
タが主メモリ６に順次セットされる。

（４）演算部１４は結婚年数を演算し、これを主メモリ
６に保持する。

＋５１それから制御部１０は定型文書ファイル２より前
記（ロ）で示す結婚記念祝用の定型文書を続出し、その
挿入部分を主メモリ６に保持したデータより抽出する。

この場合芳名は夫婦連名とする。

このようにして抽出したデータを編集部１７にて編集し
、これを印刷部８にて印刷させる。

■、子供の日 （１）オペレータはキーボード４より文書作成コード（
ＭＡ　Ｉ　Ｌ）及び子供の日を指示するコード（ＣＨＩ
）を入力する。入力データ解読部１１はこれを解読して
制御部１０に報告する。

（２）オペレータは操作口を入力するとこれがデータ保
持部１３に保持される。このとき制御部１゜は識別用デ
ータ６−０より子供の日用の第１ｔｌｉ別データである
年齢範囲として小学６年生までを指示するデータ（５月
５日に小学６年生である満年齢の年月日）を読出し、デ
ータ解読部１６にセットしている。制御部１０はこの満
年齢を示す年月日とデータ保持部１３に保持された操作
口より小学６年生の生年月日を演算部１４にて算出し、
これを年月日保持部１８にセットする。それから制御部
１０は識別用データ６−０よりひな祭司の第２識別デー
タである「男性」を読出し、これをデータ解読部１６に
セットする。

（３）制御部１０は顧客ファイル１を順次読出し、まず
年月日保持部１８にセットされた小学６年生以下の者が
存在し、かつそれがデータ保持解読部１６にセットされ
た「男性」である家族データを主メモリ６に保持する。

（４）それから制御部ｌＯは定型文書ファイル２より前
記（ニ）で示した定型文書を読出し、その挿入部分を主
メモリ６に保持したデータより抽出し、編集部１７にて
編集し、これを印刷部８にて印刷する。

■、法事 （１）オペレータはキーボード４より文書作成コード（
ＭＡＩＬ）及び法事コード（ＭＥＭ）を入力する。入力
データ解読部１１はこれを解読して制御部１０に報告す
る。これにより制御部１０は識別用データ部６−０より
法事用データ（抽出用データや年まわりデータ等）これ
をデータ保持解読部１６に保持させる。データ保持解読
部１６はこの法事用データを解読してまず抽出用データ
「３０」を制御部１０に伝達する。

（２）オペレータは操作口を入力するとこれがデータ保
持部１３に保持される。制御部１０はこの操作口と前記
「３０」を演算部１４にて加算させ、得られた抽出日を
年月日保持部１８にセットする。

（３）次に制御部１０は顧客ファイル１を順次続出しそ
の法事項目のうち命日をデータ保持部１３に保持された
抽出日と比較し、一致した世帯の家族データを抽出して
主メモリ６に順次格納する。

（４）この抽出格納が終ると、１１）御部１０はデータ
保持解読部１６にこれを伝達する。データ保持解読部１
６はこれにより、前記命日が法事を行なう年まわり（例
えば３年目、７年目・・・等）に該当するか否かをチェ
ックするための年まわりデータ（３，７・・−等）を制
御部１０に出力する。制御部１０は前記（３）により主
メモリ６に抽出格納した家族データの命日がこの年まわ
りデータと一致するかどうか比較制御を行なう。一致し
たものがあれば年まわり回数を前記家族データに付加し
、いずれの年まわりにも該当しない場合は対象外処理を
行なう。

（５）制御部１０は定型文書ファイル２より前記（へ）
で示した定型６文書を読出し、その挿入部分を主メモリ
６に保持したデータより抽出し、編集部１７にて編集し
、これを印刷部８にて印刷する。

なお前記説明において、第４図のフローチャートにおい
て性別選択を女性とすればひな祭司のダイレクトメール
用の文書を印刷出力することができる。また母の日、父
の日等の案内状も第４図のフローチャートにおいて年齢
範囲のところに子供の有無を照合することにより得るこ
とができる。

勿論その他の行事に対してもそれに対する基本文書を用
意しておくことにより対処することができる。

また前記実施例では文書作成コードの種別に応じて識別
用データ部から読出した顧客抽出用データを操作口に加
算して抽出日を演算し、この演算した抽出日により顧客
データを比較する方式について説明したが、本発明では
これのみに限定されるものではなく、直接抽出口を入力
して比較を行なうこともできる。この場合には識別用デ
ータ部は使用されないので不必要となる。またデータ入
力手段としてキーボードのみならず、他の手段を使用す
ることもできる。

〔発明の効果〕

本発明によれば顧客の家族状態に応じた案内状の基本文
書をそれぞれの行事毎に定型文書ファイルに保持し、行
事に該当する顧客の有無をサーチして案内状を自動的に
作成することができるので、少ない負担で洋菓子店等の
小規模経営店におけるきめ細かなサービスを行なうこと
ができる。

【図面の簡単な説明】

第り図は本発明の一実施例構成図、第２図は誕生日用の
案内状を作成する場合の動作説明図、第３図は結婚記念
日用の案内状を作成する場合の動作説明図、第４図は子
供の日用の案内状を作成する場合の動作説明図、第５図
は法事用の案内状を作成する場合の動作説明図、第６図
は顧客ファイルの説明図、第７図は定型文書ファイルの
説明図である。 図中、１は顧客ファイル、２は定型文書ファイル、３は
外部記憶制御部、４はキーボード、５はプロセッサ、６
は主メモリ、７は印刷制御部、８は印刷部、１０は制御
部、１１は入力データ解読部、１２は読出し指示部、１
３はデータ保持部、第２図 第３図　　　　第４図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、複数の定型文書が格納された定型文書格納ファイル
   と、顧客のデータが格納された顧客データファイルと、
   顧客の行事対象データを抽出する行事データ抽出手段と
   、行事に対応した定型文書に顧客のデータを付加する編
   集部を設け、顧客の行事に対応する案内文書を自動的に
   作成することを特徴とする文書作成方式。 ２、前記定型文書が顧客の行事に対応する案内文書であ
   ることを特徴とする特許請求の範囲第１項記載の文書作
   成方式。