JPH08180045A - 文書管理方法 - Google Patents
文書管理方法Info
- Publication number
- JPH08180045A JPH08180045A JP32262394A JP32262394A JPH08180045A JP H08180045 A JPH08180045 A JP H08180045A JP 32262394 A JP32262394 A JP 32262394A JP 32262394 A JP32262394 A JP 32262394A JP H08180045 A JPH08180045 A JP H08180045A
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Abstract
(57)【要約】 （修正有）
【目的】文書管理に要する時間を大幅に短縮する。
【構成】文書作成装置で作成された電子文書を印刷出力
した際に（ステップ１１）、その印刷情報を自動的に所
定の記憶装置に記憶し（ステップ１２）、その印刷物に
ついての管理情報をユーザが入力した場合には（ステッ
プ１３）、その管理情報も併せて記憶装置に記憶（ステ
ップ１４）する。その記憶した印刷情報又は管理情報を
ユーザの要求に応じて（ステップ１５）、出力する（ス
テップ１６）。したがって、電子文書と印刷物との関連
を容易に調査できる。
した際に（ステップ１１）、その印刷情報を自動的に所
定の記憶装置に記憶し（ステップ１２）、その印刷物に
ついての管理情報をユーザが入力した場合には（ステッ
プ１３）、その管理情報も併せて記憶装置に記憶（ステ
ップ１４）する。その記憶した印刷情報又は管理情報を
ユーザの要求に応じて（ステップ１５）、出力する（ス
テップ１６）。したがって、電子文書と印刷物との関連
を容易に調査できる。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、オフィス内などでワー
ドプロセッサなどによって作成された文書（電子文書、
印刷物）を情報機器を用いて管理するときに用いる文書
管理方法に関する。
ドプロセッサなどによって作成された文書（電子文書、
印刷物）を情報機器を用いて管理するときに用いる文書
管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、オフィス内などでワードプロセッ
サなどによって作成された電子文書と、その印刷物とを
併せて管理する方法は存在しておらず、電子文書と印刷
物とを別々に管理していた。
サなどによって作成された電子文書と、その印刷物とを
併せて管理する方法は存在しておらず、電子文書と印刷
物とを別々に管理していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の文書管理方法では、電子文書と印刷物とを別
々に管理していたので、電子文書と印刷物との関連を早
急に調べたいときに、時間と手間が掛かり過ぎるという
解決すべき課題があった。
うな従来の文書管理方法では、電子文書と印刷物とを別
々に管理していたので、電子文書と印刷物との関連を早
急に調べたいときに、時間と手間が掛かり過ぎるという
解決すべき課題があった。
【０００４】本発明の目的は、上記の課題を解決するた
めに、文書管理に要する時間を大幅に短縮することが可
能な文書管理方法を提供することにある。
めに、文書管理に要する時間を大幅に短縮することが可
能な文書管理方法を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、文書作成手段で作成された電子文書が印
刷手段で印刷されたことに応じて当該印刷物の印刷に関
する印刷情報を前記文書作成手段から読み出して所定の
記憶手段に記憶する第１のステップと、入力手段から前
記印刷物についての管理情報が入力された場合は該管理
情報を前記記憶手段に記憶する第２のステップと、前記
入力手段からの前記印刷情報、前記管理情報についての
出力要求に応じて該印刷情報、該管理情報を前記記憶手
段から読み出して出力手段に出力する第３のステップと
からなることを特徴とする。
め、本発明は、文書作成手段で作成された電子文書が印
刷手段で印刷されたことに応じて当該印刷物の印刷に関
する印刷情報を前記文書作成手段から読み出して所定の
記憶手段に記憶する第１のステップと、入力手段から前
記印刷物についての管理情報が入力された場合は該管理
情報を前記記憶手段に記憶する第２のステップと、前記
入力手段からの前記印刷情報、前記管理情報についての
出力要求に応じて該印刷情報、該管理情報を前記記憶手
段から読み出して出力手段に出力する第３のステップと
からなることを特徴とする。
【０００６】また、本発明は、その一形態として、前記
印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日時、
印刷者氏名、これまでの印刷回数、印刷部数などであ
り、前記管理情報とは、その印刷物の保管場所、保管責
任者、枚数などであることを特徴とすることができる。
印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日時、
印刷者氏名、これまでの印刷回数、印刷部数などであ
り、前記管理情報とは、その印刷物の保管場所、保管責
任者、枚数などであることを特徴とすることができる。
【０００７】
【作用】本発明では、ワードプロセッサ等で作成された
電子文書を印刷出力した際に、その印刷情報を自動的に
所定の記憶手段に記憶すると共に、その印刷物について
の管理情報もユーザが入力した場合は併せて記憶し、そ
の記憶した印刷情報、管理情報をユーザの要求に応じて
表示、または印刷出力する。これにより、文書管理に要
するユーザの作業時間を大幅に短縮することが可能とな
り、電子文書と印刷物との関連を調べたいときに、時間
と手間が掛かり過ぎるという従来の不都合を回避するこ
とができる。
電子文書を印刷出力した際に、その印刷情報を自動的に
所定の記憶手段に記憶すると共に、その印刷物について
の管理情報もユーザが入力した場合は併せて記憶し、そ
の記憶した印刷情報、管理情報をユーザの要求に応じて
表示、または印刷出力する。これにより、文書管理に要
するユーザの作業時間を大幅に短縮することが可能とな
り、電子文書と印刷物との関連を調べたいときに、時間
と手間が掛かり過ぎるという従来の不都合を回避するこ
とができる。
【０００８】
【実施例】以下、図面を参照しながら本発明の実施例を
詳細に説明する。
詳細に説明する。
【０００９】図１は本発明の一実施例の文書管理方法の
処理手順を示すフローチャートであり、図２はその文書
管理方法に用いる情報処理システムの構成例を示すブロ
ック図である。まず、図２のシステムの構成から説明す
る。
処理手順を示すフローチャートであり、図２はその文書
管理方法に用いる情報処理システムの構成例を示すブロ
ック図である。まず、図２のシステムの構成から説明す
る。
【００１０】図２において、２１はＣＲＴや液晶等を用
いた表示装置、２２はインクジェットプリンタやレーザ
ビームプリンタ等の印刷装置、２３はキーボードやマウ
ス等の入力装置、２４はシステム全体を制御し、情報処
理を実行するマイクロプロセッサ等の中央処理装置、２
５は制御プログラムやデータの格納および作業領域とし
て使用される半導体ＲＡＭや磁気ディスクなどの記憶装
置、２６は画像読取装置およびフロッピーディスク読取
装置のようなスキャナを含む情報読取装置である。２７
はワードプロセッサやパーソナルコンプータなどの文書
作成装置である。
いた表示装置、２２はインクジェットプリンタやレーザ
ビームプリンタ等の印刷装置、２３はキーボードやマウ
ス等の入力装置、２４はシステム全体を制御し、情報処
理を実行するマイクロプロセッサ等の中央処理装置、２
５は制御プログラムやデータの格納および作業領域とし
て使用される半導体ＲＡＭや磁気ディスクなどの記憶装
置、２６は画像読取装置およびフロッピーディスク読取
装置のようなスキャナを含む情報読取装置である。２７
はワードプロセッサやパーソナルコンプータなどの文書
作成装置である。
【００１１】中央処理装置２４は表示装置２１、印刷装
置２２、入力装置２３、記憶装置２５、および情報読取
装置２６を制御し、記憶装置２５には中央処理装置２４
を介して情報読取装置２６から読み取った本実施例を実
行するためのプログラムおよび本実施例で用いる電子文
書が格納される。
置２２、入力装置２３、記憶装置２５、および情報読取
装置２６を制御し、記憶装置２５には中央処理装置２４
を介して情報読取装置２６から読み取った本実施例を実
行するためのプログラムおよび本実施例で用いる電子文
書が格納される。
【００１２】次に、図１を参照して本発明の一実施例の
動作について説明する。
動作について説明する。
【００１３】まず、中央処理装置２４は情報読取装置２
６を通して磁気テープやフロッピーディスクなどの外部
記憶媒体から、本実施例に用いるプログラムを記憶装置
２５に読み込む。
６を通して磁気テープやフロッピーディスクなどの外部
記憶媒体から、本実施例に用いるプログラムを記憶装置
２５に読み込む。
【００１４】次に、中央処理装置２４はユーザ（使用
者）がワードプロセッサなどの文書作成装置２７で作成
した文書情報（電子文書と称する）を印刷装置２２を用
いて印刷処理を行ったか否かを判定する（ステップ１
１）。
者）がワードプロセッサなどの文書作成装置２７で作成
した文書情報（電子文書と称する）を印刷装置２２を用
いて印刷処理を行ったか否かを判定する（ステップ１
１）。
【００１５】次に、中央処理装置２４はステップ１１で
印刷処理が行われたと判定した場合には、その印刷した
文書（印刷文書）の印刷情報をワードプロセッサなどの
文書作成装置２７から取り出し、記憶装置２５に格納す
る（ステップ１２）。ここでいう印刷情報とは、その印
刷した文書の文書名、印刷日時、印刷者氏名、これまで
の印刷回数、印刷部数などである。
印刷処理が行われたと判定した場合には、その印刷した
文書（印刷文書）の印刷情報をワードプロセッサなどの
文書作成装置２７から取り出し、記憶装置２５に格納す
る（ステップ１２）。ここでいう印刷情報とは、その印
刷した文書の文書名、印刷日時、印刷者氏名、これまで
の印刷回数、印刷部数などである。
【００１６】次に、中央処理装置２４は印刷した紙など
の印刷物の管理情報を入力装置２３からユーザが入力し
たか否かを判定する（ステップ１３）。中央処理装置２
４はステップ１３でユーザが印刷物の管理情報を入力し
たと判定した場合には、その管理情報を記憶装置２５に
格納する（ステップ１４）。その後、最初のステップ１
１に戻る。ここでいう印刷物の管理情報とは、その印刷
物の保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネッ
トの２番フォルダの中など）、保管責任者、枚数などで
ある。これによって、電子文書とその印刷物との関連付
けが行われたことになる。
の印刷物の管理情報を入力装置２３からユーザが入力し
たか否かを判定する（ステップ１３）。中央処理装置２
４はステップ１３でユーザが印刷物の管理情報を入力し
たと判定した場合には、その管理情報を記憶装置２５に
格納する（ステップ１４）。その後、最初のステップ１
１に戻る。ここでいう印刷物の管理情報とは、その印刷
物の保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネッ
トの２番フォルダの中など）、保管責任者、枚数などで
ある。これによって、電子文書とその印刷物との関連付
けが行われたことになる。
【００１７】ステップ１３で印刷物の管理情報が入力さ
れていないと判定した時は、そのまま最初のステップ１
１に戻る。
れていないと判定した時は、そのまま最初のステップ１
１に戻る。
【００１８】また、中央処理装置２４は上述のステップ
１１でユーザが印刷処理を行わなかったと判定した場合
は、上述のステップ１２、ステップ１４で記憶装置２５
にすでに記録した情報を取り出すようにユーザが求めて
いるか否かを判定する（ステップ１５）。ステップ１５
で情報の取り出しが要求されている場合には、中央処理
装置２４は記憶装置２５に格納されている文書情報（印
刷情報と印刷物の管理情報の両方を含む）を取り出し
て、それを表示装置２１または印刷装置２２に出力する
（ステップ１６）。その後、最初のステップ１１に戻
る。
１１でユーザが印刷処理を行わなかったと判定した場合
は、上述のステップ１２、ステップ１４で記憶装置２５
にすでに記録した情報を取り出すようにユーザが求めて
いるか否かを判定する（ステップ１５）。ステップ１５
で情報の取り出しが要求されている場合には、中央処理
装置２４は記憶装置２５に格納されている文書情報（印
刷情報と印刷物の管理情報の両方を含む）を取り出し
て、それを表示装置２１または印刷装置２２に出力する
（ステップ１６）。その後、最初のステップ１１に戻
る。
【００１９】ステップ１５で情報の取り出しが要求され
ていないと判定した時は、そのまま最初のステップ１１
に戻る。
ていないと判定した時は、そのまま最初のステップ１１
に戻る。
【００２０】以上のような処理を行うことにより、文書
管理に要するユーザの作業時間を大幅に短縮することが
可能となり、電子文書と印刷物との関連を調べたいとき
に、時間と手間が掛かり過ぎるという従来の不都合を回
避することができる。
管理に要するユーザの作業時間を大幅に短縮することが
可能となり、電子文書と印刷物との関連を調べたいとき
に、時間と手間が掛かり過ぎるという従来の不都合を回
避することができる。
【００２１】（他の実施例）本発明に適用される上記の
印刷物とは、電子文書の情報を紙に出力したもの以外に
も、例えばＯＨＰ（オーバヘッドプロジェクタ）シー
ト、マイクロフイルムなどに出力したものも含む。ま
た、電子文書を作成する文書作成装置としては、ワード
プロセッサの他にも、例えばＤＴＰ（ディスクトップパ
ブリッシング）ソフト、エディタなどを使用したもので
も良い。
印刷物とは、電子文書の情報を紙に出力したもの以外に
も、例えばＯＨＰ（オーバヘッドプロジェクタ）シー
ト、マイクロフイルムなどに出力したものも含む。ま
た、電子文書を作成する文書作成装置としては、ワード
プロセッサの他にも、例えばＤＴＰ（ディスクトップパ
ブリッシング）ソフト、エディタなどを使用したもので
も良い。
【００２２】
【発明の効果】以上説明してきたように、本発明によれ
ば、ワードプロセッサ等で作成された電子文書を印刷出
力した際に、その印刷情報を自動的に所定の記憶手段に
記憶すると共に、その印刷物についての管理情報もユー
ザが入力した場合は併せて記憶し、その記憶した印刷情
報、管理情報をユーザの要求に応じて表示、または印刷
出力するようにしたので、文書管理に要するユーザの作
業時間を大幅に短縮することが可能となり、電子文書と
印刷物との関連を調べたいときに、時間と手間が掛かり
過ぎるという従来の不都合を回避することができるとい
う効果が得られる。
ば、ワードプロセッサ等で作成された電子文書を印刷出
力した際に、その印刷情報を自動的に所定の記憶手段に
記憶すると共に、その印刷物についての管理情報もユー
ザが入力した場合は併せて記憶し、その記憶した印刷情
報、管理情報をユーザの要求に応じて表示、または印刷
出力するようにしたので、文書管理に要するユーザの作
業時間を大幅に短縮することが可能となり、電子文書と
印刷物との関連を調べたいときに、時間と手間が掛かり
過ぎるという従来の不都合を回避することができるとい
う効果が得られる。
【図１】本発明の一実施例の文書管理方法の処理手順を
示すフローチャートである。
示すフローチャートである。
【図２】本発明の一実施例の文書管理方法に用いる情報
処理システムの構成例を示すブロック図である。
処理システムの構成例を示すブロック図である。
２１ 表示装置 ２２ 印刷装置 ２３ 入力装置 ２４ 中央処理装置 ２５ 記憶装置 ２６ 情報読取装置 ２７ 文書作成装置
Claims (2)
- 【請求項１】 文書作成手段で作成された電子文書が印
刷手段で印刷されたことに応じて当該印刷物の印刷に関
する印刷情報を前記文書作成手段から読み出して所定の
記憶手段に記憶する第１のステップと、 入力手段から前記印刷物についての管理情報が入力され
た場合は該管理情報を前記記憶手段に記憶する第２のス
テップと、 前記入力手段からの前記印刷情報、前記管理情報につい
ての出力要求に応じて該印刷情報、該管理情報を前記記
憶手段から読み出して出力手段に出力する第３のステッ
プとからなることを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項２】 前記印刷情報とは、その印刷した文書の
文書名、印刷日時、印刷者氏名、これまでの印刷回数、
印刷部数などであり、前記管理情報とは、その印刷物の
保管場所、保管責任者、枚数などであることを特徴とす
る請求項１に記載の文書管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP32262394A JPH08180045A (ja) | 1994-12-26 | 1994-12-26 | 文書管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP32262394A JPH08180045A (ja) | 1994-12-26 | 1994-12-26 | 文書管理方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH08180045A true JPH08180045A (ja) | 1996-07-12 |
Family
ID=18145788
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP32262394A Pending JPH08180045A (ja) | 1994-12-26 | 1994-12-26 | 文書管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH08180045A (ja) |
-
1994
- 1994-12-26 JP JP32262394A patent/JPH08180045A/ja active Pending
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