JPH08202730A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 情報内容の入力及び情報内容の検索が容易な
電子ファイリング装置の提供。 【構成】 文書情報や索引情報等の情報内容を入力する
文書登録手段11と、情報内容を記憶する保存手段16と、
保存手段に記憶された情報内容を検索する検索手段19
と、その検索結果を表示する表示手段22と、を有する電
子ファイリング装置A において、文書登録手段に、文書
作成装置B の印刷指示で出力される情報内容を記載した
ページ記述言語を入力するページ記述言語入力部12を、
検索手段に、保存手段に記憶される文書情報より検索す
る文書情報検索部20を設けた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書情報等の情報内容
を保存する電子ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワープロ等の文書作成装置で作成
された文書そのものとしての文書情報や、作成した日
付、時刻、作成者等の索引情報等の情報内容は、図３に
示すような文書作成装置B の中の記憶部4 に保存され
る。その際、後で情報内容が必要になったときに検索し
やすいように、キーワードも同時に入力部1 で入力し
て、記憶部4 に保存されることが多い。また、多くの文
書情報等の情報内容を保存するものとして、特開平３−
１２５２６６号に開示されるような電子ファイリング装
置がある。このものは、キーボードやフロッピーより文
書情報や索引情報等の情報内容を入力する文書登録手段
と、その情報内容を記憶する保存手段と、保存手段に記
憶された情報内容を検索する検索手段と、その検索結果
を表示する表示手段と、を有している。そして、後から
記憶した情報内容を検索しやすいように、キーワード群
を格納したキーワード辞書メモリを用いて、情報内容か
らキーワードを抽出している。

【０００３】なお、前者の文書作成装置B において作成
された情報内容を印刷装置5 で出力する際には、文書作
成装置B の入力部1 で印刷指示を入力することにより、
処理部2 で情報内容がページ記述言語に変換され、その
ページ記述言語が印刷装置5に出力されて印刷が行われ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】前者の文書作成装置
は、キーワードにより情報内容を検索して、その情報内
容を利用することができる。しかし、キーワードの入力
が手間であるとともに、複数の文書作成装置を用いてい
る場合には、保存された情報内容から目的の情報内容を
検索するのに、それぞれの文書作成装置を別々に検索し
なくてはならず、時間を要する。また、後者の電子ファ
イリング装置は、多くの情報内容を保存するとともに、
自動的にキーワードを抽出するため、使い勝手がよい。
しかしながら、情報内容の文書登録手段への入力がキー
ボードやフロッピーのため、手間であるとともに、キー
ワードの抽出がうまく行われていないと、必要な情報内
容を検索するのに時間を要する。

【０００５】本発明は、かかる事由に鑑みてなしたもの
で、その目的とするところは、情報内容の入力及び情報
内容の検索が容易な電子ファイリング装置を提供するこ
とである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】かかる課題を解決するた
めに、請求項１記載の電子ファイリング装置は、文書情
報や索引情報等の情報内容を入力する文書登録手段と、
該情報内容を記憶する保存手段と、該保存手段に記憶さ
れた情報内容を検索する検索手段と、その検索結果を表
示する表示手段と、を有する電子ファイリング装置にお
いて、前記文書登録手段に、文書作成装置の印刷指示で
出力される情報内容を記載したページ記述言語を入力す
るページ記述言語入力部を設けた構成としている。

【０００７】また、請求項２記載の電子ファイリング装
置は、請求項１記載のページ記述言語入力部に、ページ
記述言語を文書情報と索引情報に分類する情報判断部を
設けるとともに、該情報判断部の出力を保存手段に入力
するよう形成した構成としている。

【０００８】また、請求項３記載の電子ファイリング装
置は、請求項２記載のページ記述言語入力部に、情報判
断部で分類された索引情報を項目毎に分類して項目別索
引情報とするとともに、該項目別索引情報を保存手段に
出力する索引保存制御部を設けた構成としている。

【０００９】また、請求項４記載の電子ファイリング装
置は、請求項３記載の検索手段に、保存手段に記憶され
る項目別索引情報より検索する索引情報検索部を設けた
構成としている。

【００１０】また、請求項５記載の電子ファイリング装
置は、請求項２または３記載の検索手段に、保存手段に
記憶される文書情報より検索する文書情報検索部を設け
た構成としている。

【００１１】また、請求項６記載の電子ファイリング装
置は、請求項１乃至５記載の電子ファイリング装置に、
検索手段の検索結果を印刷する印刷手段を設けた構成と
している。

【００１２】

【作用】請求項１記載の構成によれば、文書作成装置を
文書登録手段と接続して、文書作成装置の印刷指示を出
力することにより、文書情報等の情報内容を記載したペ
ージ記述言語ページ記述言語を、フロッピー等を介する
ことなく文書登録手段に入力することができる。

【００１３】また、請求項２記載の構成によれば、請求
項１の作用に加えて、情報判断部でページ記述言語を文
書情報と索引情報に分類して保存手段に入力することに
より、保存手段に保存される情報内容が分類整理され
る。

【００１４】また、請求項３記載の構成によれば、請求
項２の作用に加えて、索引保存制御部索引情報を項目毎
に分類して項目別索引情報とし、それを保存手段に入力
することにより、さらに保存手段に保存される情報内容
が分類整理される。

【００１５】また、請求項４記載の構成によれば、請求
項３の作用に加えて、索引情報検索部は、保存手段に記
憶される項目別索引情報より情報内容を検索するため、
検索時間の短縮が図れる。

【００１６】また、請求項５記載の構成によれば、請求
項２または３の作用に加えて、文書情報検索部は、保存
手段に記憶される文書情報より情報内容を検索するた
め、キーワードを用いることなしに全ての文書情報を検
索することとなり、必要な情報内容の抽出が容易とな
る。

【００１７】また、請求項６記載の構成によれば、請求
項１乃至５のいずれかの作用に加えて、検索手段の検索
結果を印刷手段で印刷して見ることができるため、情報
内容を理解しやすい。

【００１８】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図１及び図２に基
づいて説明する。図１は電子ファイリング装置A 及び文
書作成装置B,B,…のブロック図であり、複数の文書作成
装置B,B,…が信号線C で１個の電子ファイリング装置A
に接続される。なお、従来例と同じ機能を有する部材に
は、同じ符号を付している。

【００１９】文書作成装置B は、ワープロやパソコン等
により形成されて、文書情報や図形情報や索引情報等の
情報内容を作成するものであり、入力部1 と処理部2 と
表示部3 と記憶部4 とを主要構成部材としている。文書
情報は、議事録や手紙等の文書そのものであり、図形情
報は、模様や絵等のグラフィックからなる情報であり、
索引情報は、その文書情報、図形情報を作成した日付、
時刻、情報名、作成者名等からなるものである。

【００２０】入力部1 は、キーボードやマウス等で構成
され、文字や記号等を入力する。処理部2 は、入力部1
で入力された文字や記号等に基づき、文書情報や図形情
報や索引情報等の情報内容を作成するとともに、表示部
3 や記憶部4 等にその情報内容を出力する。また、処理
部2 は、入力部1 で印刷指示を入力したときに、情報内
容をページ記述言語に変換して電子ファイリング装置A
に出力する変換出力部2aを有している。このページ記述
言語は、図２に示すように、文書情報や図形情報や索引
情報を区別しながら記述した言語であり、文書作成装置
B の機種により言語の仕様が異なることがある。

【００２１】表示部3 は、ＣＲＴ等より形成されて、処
理部2 の出力に基づき情報内容を表示する。記憶部4
は、メモリやハードディスク等で形成されて、情報内容
を記憶する。

【００２２】次に、電子ファイリング装置A について説
明する。電子ファイリング装置A は、多くの文書情報等
の情報内容を保存するもので、ページ記述言語入力部12
を有する文書登録手段11と、保存手段16と、検索手段19
と、表示手段22と、印刷手段23とを主要構成部材として
いる。

【００２３】文書登録手段11は、文書情報や索引情報等
の情報内容を入力するもので、ページ記述言語入力部12
を有している。このページ記述言語入力部12は、ページ
記述言語を入力するもので、文書作成装置B,B,…の変換
出力部2a,2a,…と信号線C で接続される。また、このペ
ージ記述言語入力部12は、情報判断部13と文書保存制御
部14と索引保存制御部15とを有している。情報判断部13
は、ページ記述言語を文書情報と索引情報に分類するす
るとともに、文書情報を文書保存制御部14に、索引情報
を索引保存制御部15に出力する。この情報判断部13は、
文書作成装置Bの機種により入力されるページ記述言語
の仕様が異なっていても、分類することができる。文書
保存制御部14は、文書情報の全文を後述する保存手段16
に出力する。索引保存制御部15は、索引情報を文書情報
を作成した日付や作成者名等の項目毎に分類して項目別
索引情報とするとともに、その項目別索引情報を保存手
段16に出力する。

【００２４】保存手段16は、情報内容を記憶するもの
で、文書情報保存部17と索引情報保存部18とを有する。
文書情報保存部17は、文書保存制御部14より入力される
文書情報を記憶し、索引情報保存部18は、索引保存制御
部15より入力される項目別索引情報を記憶する。

【００２５】検索手段19は、保存手段16に記憶された情
報内容を検索するもので、文書情報検索部20と索引情報
検索部21を有する。この検索手段19は、後述する入力部
で入力した検索条件に基づき検索を行う。検索条件は、
文書情報に含まれる１個の単語や作成した日付等の項目
別索引情報を組み合わせたものである。また、文書情報
検索部20は、保存手段16の文書情報保存部17に記憶され
る文書情報の全文を、検索条件に基づき検索する。索引
情報検索部21は、保存手段16の索引情報保存部18に記憶
される項目別索引情報を、検索条件に基づき検索する。

【００２６】表示手段22は、検索手段19で検索した検索
結果等を表示するもので、ＣＲＴ等で形成される。印刷
手段23は、検索手段19で検索した検索結果等を印刷する
もので、プリンター等より形成される。24は入力手段
で、検索手段19での検索条件、表示手段22での表示条
件、印刷手段23での印刷条件等を入力するもので、キー
ボード等で形成される。

【００２７】次に、このものの動作を説明する。文書作
成装置B の入力部1 で印刷指示を入力すると、その処理
部2 は、変換出力部2aで情報内容をページ記述言語に変
換し、信号線B を介して電子ファイリング装置A の文書
登録手段11のページ記述言語入力部12の情報判断部13に
出力する。情報判断部13は、そのページ記述言語を、文
書情報と索引情報に分類するするとともに、文書情報を
文書保存制御部14に、索引情報を索引保存制御部15に出
力する。文書保存制御部14は、文書情報の全文を後述す
る保存手段16の文書情報保存部17に出力して記憶する。
索引保存制御部15は、索引情報を文書情報を作成した日
付や作成者名等の項目毎に分類して項目別索引情報とす
るとともに、その項目別索引情報を保存手段16の索引情
報保存部18に出力して記憶する。

【００２８】一方、保存手段16に保存している情報内容
を検索したいときには、入力手段24で検索条件を入力す
ることにより、検索手段19の文書情報検索部20は、保存
手段16の文書情報保存部17に記憶される文書情報の全文
を、検索条件に基づき検索する。また、索引情報検索部
21は、保存手段16の索引情報保存部18に記憶される項目
別索引情報を、検索条件に基づき検索する。そして、そ
の検索結果を、表示手段22で表示するとともに、印刷手
段23で印刷する。

【００２９】このものは、文書作成装置B で印刷指示を
することにより、情報内容が簡単に電子ファイリング装
置A に保存され、かつ、その保存した情報内容を文書情
報の文書全文や索引情報に基づき検索できるので、キー
ワードを入力することなく、効率よく検索できるととも
に、キーワードの入力の手間がなくなる。

【００３０】なお、保存手段において文書情報と索引情
報を記憶したが、これのみに限定されるものではなく、
図形情報やページ記述言語を分類すること無くそのまま
を記憶するようにしてもよい。また、文書情報検索部は
文書情報の文書全文より検索するようにしたが、検索時
間等を考慮して文書の一部を検索するようにしてもよ
い。さらに、文書登録手段は、ページ記述言語による情
報内容の入力について示したが、従来のようにキーボー
ド、フロッピー、コピー等の方式で情報内容を入力する
機能を付加してももちろんよい。

【００３１】

【発明の効果】請求項１記載の電子ファイリング装置
は、文書作成装置を文書登録手段と接続して、文書作成
装置の印刷指示を出力することにより、文書情報等の情
報内容を記載したページ記述言語ページ記述言語を、フ
ロッピー等を介することなく文書登録手段に入力するこ
とができるので、情報内容の入力が簡単に、短時間に行
える。

【００３２】また、請求項２記載の電子ファイリング装
置は、請求項１の効果に加えて、情報判断部でページ記
述言語を文書情報と索引情報に分類して保存手段に入力
することにより、保存手段に保存される情報内容が分類
整理されるので、その情報内容の管理が容易となる。

【００３３】また、請求項３記載の電子ファイリング装
置は、請求項２の効果に加えて、索引保存制御部索引情
報を項目毎に分類して項目別索引情報とし、それを保存
手段に入力することにより、さらに保存手段に保存され
る情報内容が分類整理されるので、より一層情報内容の
管理が容易となる。

【００３４】また、請求項４記載の電子ファイリング装
置は、請求項３の効果に加えて、索引情報検索部は、保
存手段に記憶される項目別索引情報より情報内容を検索
するため、検索時間の短縮が図れるので、使い勝手が向
上する。

【００３５】また、請求項５記載の電子ファイリング装
置は、請求項２または３の効果に加えて、文書情報検索
部は、保存手段に記憶される文書情報より情報内容を検
索するため、キーワードを用いることなしに全ての文書
情報を検索することとなり、必要な情報内容の抽出が容
易となるので、検索精度が向上する。

【００３６】また、請求項６記載の電子ファイリング装
置は、請求項１乃至５のいずれかの作用に加えて、検索
手段の検索結果を印刷手段で印刷して見ることができる
ため、情報内容を理解しやすいので、より使い勝手が向
上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す電子ファイリング装置
と文書作成装置のブロック図である。

【図２】その電子ファイリング装置の文書登録手段と保
存手段のブロック図である。

【図３】本発明の従来例を示す文書作成装置と印刷手段
のブロック図である。

【符号の説明】

A 電子ファイリング装置 B 文書作成装置 1 入力部 2 処理部 2a 変換出力部 11 文書登録手段 12 ページ記述言語入力部 13 情報判断部 16 保存手段 19 検索手段 22 表示手段 23 印刷手段 24 入力手段

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報や索引情報等の情報内容を入
   力する文書登録手段と、該情報内容を記憶する保存手段
   と、該保存手段に記憶された情報内容を検索する検索手
   段と、その検索結果を表示する表示手段と、を有する電
   子ファイリング装置において、 前記文書登録手段に、文書作成装置の印刷指示で出力さ
   れる情報内容を記載したページ記述言語を入力するペー
   ジ記述言語入力部を設けたことを特徴とする電子ファイ
   リング装置。
2. 【請求項２】 前記ページ記述言語入力部に、ページ
   記述言語を文書情報と索引情報に分類する情報判断部を
   設けるとともに、該情報判断部の出力を保存手段に入力
   するよう形成したことを特徴とする請求項１記載の電子
   ファイリング装置。
3. 【請求項３】 前記ページ記述言語入力部に、情報判
   断部で分類された索引情報を項目毎に分類して項目別索
   引情報とするとともに、該項目別索引情報を保存手段に
   出力する索引保存制御部を設けたことを特徴とする請求
   項２記載の電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 前記検索手段に、保存手段に記憶され
   る項目別索引情報より検索する索引情報検索部を設けた
   ことを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング装
   置。
5. 【請求項５】 前記検索手段に、保存手段に記憶され
   る文書情報より検索する文書情報検索部を設けたことを
   特徴とする請求項２または３記載の電子ファイリング装
   置。
6. 【請求項６】 前記検索手段の検索結果を印刷する印
   刷手段を設けたことを特徴とする請求項１乃至５記載の
   電子ファイリング装置。