JPH0887513A

JPH0887513A - ファイル管理装置及びファイル管理方法

Info

Publication number: JPH0887513A
Application number: JP6221259A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Oguro; 健大黒; Toshiji Asano; 利治浅野
Original assignee: Alpha Corp
Current assignee: Alpha Corp
Priority date: 1994-09-16
Filing date: 1994-09-16
Publication date: 1996-04-02

Abstract

(57)【要約】【目的】元のファイル内容を把握、推定するのに必要
な特徴的データのみを抽出して元のファイルとは別個の
要約ファイルを作成し、この要約ファイル群を対象に検
索を行うことで、検索時間を短縮する。【構成】抽出手段１１は、ファイル入力手段１０から
入力された元のファイルの全データのうち、装飾文字等
の予め設定された特徴基準に合致するデータのみを抜き
出して、要約ファイルを生成する。検索手段１６により
要約ファイル記憶手段１５内から検索された要約ファイ
ルは、要約出力手段１７を介して出力される。そして、
作業者は、この出力された要約ファイルから元のファイ
ル内容を把握し、所望のファイルを選択する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子符号化されたファ
イルを管理するファイル管理装置及びファイル管理方法
に関する。

【０００２】

【従来の技術】日常業務等のコンピュータ化が進展する
に従い、各オフィスでは、例えば報告書、見積書、議事
録、工程表、計算書、プログラムソースファイル等のよ
うに、種々のファイルが日々多数作成されている。そし
て、これらのファイルは、フロッピーディスクやハード
ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶され、必要
なときに記憶媒体から読み出して使用するようになって
いる。ファイル数が少ないうちは、ファイル名とファイ
ル内容との対応関係を作成者が把握できるため、ファイ
ル名一覧をディスプレイに表示させるだけで、所望のフ
ァイルを容易に見つけることができる。しかし、ファイ
ル数が多くなるにつれて、ファイル名とファイル内容と
の対応関係が不明になり、候補に上がったファイルをデ
ィスプレイ上で開いてその内容を一々確認しなければな
らないため、必要なファイルの発見には著しい手間と時
間とがかかる。

【０００３】そこで、ファイルの最初のデータだけをデ
ィスプレイに表示したり、あるいは特定の検索語を有す
るファイルのみをリストアップしたりする技術が従来よ
り提案されている。最初のデータを表示させるもので
は、作業者が、選択したファイルの最初の頁をディスプ
レイ上で開いて内容を確認することにより、必要なファ
イルを検索するようになっている。また、キーボードス
イッチから入力された特定の検索語で全文検索するもの
では、対象となる記憶媒体中の全ファイル群の全データ
を文字列検索して、この検索語を有するファイルをディ
スプレイに表示し、この検索されたファイル群を個々に
開いて確認するようになっている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、例えば文書フ
ァイルの１頁目のようなファイルの最初のデータのみを
表示する場合、通常、最初のデータは、同種のファイル
に共通する定型的な内容であることが多いため、先頭デ
ータのみをもって、そのファイル内容を確認するのは難
しい。即ち、同一顧客に対する同種の見積書や同一テー
マに関する関連した研究報告書等は、文書の最初が似通
っているため、最初の頁だけで内容を判断するのは難し
い。

【０００５】また、特定の検索語を有するファイルを検
索して表示する場合は、記憶媒体中の全ファイル群を対
象として文字列検索を行うため、ファイル数が多くなる
ほど、検索に多大な時間を必要とする。従って、この場
合には、同種の文書を同一ディレクトリに入れる等のフ
ァイル分類を予め行う必要があり、ファイル管理に手間
がかかる。

【０００６】そこで、本発明は、かかる従来技術の問題
点に鑑みてなされたもので、ファイルの内容を正確に認
識しつつ速やかに必要なファイルを検索できるようにし
たファイル管理装置及びファイル管理方法の提供を目的
とする。

【０００７】

【課題を解決するためのステップ】上述した問題点を解
決すべく、本発明は、作業者がファイル内容を確認する
際に重要視する特徴的なデータを元のファイルから抜き
出すことにより、データ量の小さい要約ファイルを別個
に作成しておき、この要約ファイル群を検索することに
よって検索時間の短縮を図ることとした。即ち、本発明
に係るファイル管理装置は、ファイルを入力するファイ
ル入力手段と、この入力されたファイル中の全データか
ら予め設定された特徴基準に従って特定のデータを抽出
する抽出手段と、この抽出されたデータを要約ファイル
として記憶する要約ファイル記憶手段と、この記憶され
た要約ファイルを検索条件に従って検索する検索手段
と、この検索された要約ファイルを出力する要約ファイ
ル出力手段とを備えて構成されている。

【０００８】請求項２に係る管理装置では、ファイルを
入力するファイル入力手段と、この入力されたファイル
中の全データから予め設定された特徴基準に従って特定
のデータを抽出する抽出手段と、この抽出されたデータ
を要約ファイルとして記憶する要約ファイル記憶手段
と、前記ファイルの全データを保存するファイル保存手
段と、前記要約ファイル記憶手段により記憶された要約
ファイルを検索条件に従って検索する検索手段と、この
検索された要約ファイルを出力する要約ファイル出力手
段と、この出力された要約ファイルのいずれか又は全て
を選択する要約ファイル選択手段と、前記ファイル保存
手段に保存されたファイルのうち前記要約ファイル選択
手段により選択された要約ファイルに対応するファイル
を出力するファイル出力手段とを備えて構成されてい
る。

【０００９】請求項３に係る管理装置では、ファイルを
入力するファイル入力手段と、この入力されたファイル
中の全データから予め設定された特徴基準に従って特定
のデータを抽出する抽出手段と、この抽出されたデータ
を要約ファイルとして記憶する要約ファイル記憶手段
と、この要約ファイルにコードを設定するコード設定手
段と、前記ファイルの全データを保存するファイル保存
手段と、前記要約ファイル記憶手段により記憶された要
約ファイルを検索条件に従って検索する検索手段と、こ
の検索された要約ファイルを出力する要約ファイル出力
手段と、この出力された要約ファイルのいずれか又は全
てを選択する要約ファイル選択手段と、この選択された
要約ファイルが有する前記コードと入力されたコードと
を比較し、両コードが一致したときに出力許可を与える
出力許可手段と、この出力許可が与えられたときに前記
ファイル保存手段に保存されたファイルのうち前記要約
ファイル選択手段により選択された要約ファイルに対応
するファイルを出力するファイル出力手段とを備えて構
成されている。

【００１０】より具体的な請求項４に係る管理装置で
は、入力器及び表示器を有するケーシングと、このケー
シングに設けられ、記憶媒体に記憶されたファイルを読
み出す外部記憶装置と、この外部記憶装置を介して入力
されたファイル中の全データから予め設定された特徴基
準に従って特定のデータを抽出する抽出手段と、この抽
出されたデータを要約ファイルとして記憶する要約ファ
イル記憶手段と、前記ケーシング内に設けられ、前記記
憶媒体を個別に格納して保存する記憶媒体保存機構と、
前記要約ファイル記憶手段により記憶された要約ファイ
ルを前記入力器を介して入力された検索条件に従って検
索する検索手段と、この検索された要約ファイルを前記
表示器に表示する要約ファイル表示手段と、この表示さ
れた要約ファイルのいずれか又は全てを前記入力器を介
して選択する要約ファイル選択手段と、前記記憶媒体保
存機構に保存された記憶媒体のうち前記要約ファイル選
択手段により選択された要約ファイルに対応する記憶媒
体を外部に出力する記憶媒体出力手段とを備えて構成さ
れている。

【００１１】また、請求項５に係る管理装置では、入力
器及び表示器を有するケーシングと、このケーシングに
設けられ、記憶媒体に記憶されたファイルを読み出す外
部記憶装置と、この外部記憶装置を介して入力されたフ
ァイル中の全データから予め設定された特徴基準に従っ
て特定のデータを抽出する抽出手段と、この抽出された
データを要約ファイルとして記憶する要約ファイル記憶
手段と、この要約ファイルに入力器を介して入力された
コードを設定するコード設定手段と、前記ケーシング内
に設けられ、前記記憶媒体を個別に格納して保存する記
憶媒体保存機構と、前記要約ファイル記憶手段により記
憶された要約ファイルを前記入力器を介して入力された
検索条件に従って検索する検索手段と、この検索された
要約ファイルを表示器に表示する要約ファイル表示手段
と、この表示された要約ファイルのいずれか又は全てを
前記入力器を介して選択する要約ファイル選択手段と、
この選択された要約ファイルが有する前記コードと入力
されたコードとを比較し、両コードが一致したときに出
力許可を与える出力許可手段と、この出力許可が与えら
れたときに前記記憶媒体保存機構に保存された記憶媒体
のうち前記要約ファイル選択手段により選択された要約
ファイルに対応する記憶媒体を外部に出力する記憶媒体
出力手段とを備えて構成されている。

【００１２】また、前記抽出手段は、ファイル中の全デ
ータから予め重要性に基づいて設定された特徴基準に従
って特定のデータを抽出するのが好ましい。

【００１３】さらに、前記抽出手段は、ファイル中の全
データから予め設定された特徴基準に従って、少なくと
も特定箇所に表示される文字及び拡大文字及び装飾文字
を含む特定のデータを抽出するのがより好ましい。

【００１４】一方、本発明に係るファイル管理方法は、
ファイルを入力する入力ステップと、この入力されたフ
ァイル中の全データから予め設定された特徴基準に従っ
て特定のデータを抽出する抽出ステップと、この抽出さ
れたデータを要約ファイルとして記憶する要約ファイル
記憶ステップと、この記憶された要約ファイルを検索条
件に従って検索する検索ステップと、この検索された要
約ファイルを出力する要約ファイル出力ステップとを備
えて構成されている。

【００１５】請求項９に係る管理方法では、ファイルを
入力するファイル入力ステップと、この入力されたファ
イル中の全データから予め設定された特徴基準に従って
特定のデータを抽出する抽出ステップと、この抽出され
たデータを要約ファイルとして記憶する要約ファイル記
憶ステップと、前記ファイルの全データを保存するファ
イル保存ステップと、前記要約ファイル記憶ステップに
より記憶された要約ファイルを検索条件に従って検索す
る検索ステップと、この検索された要約ファイルを出力
する要約ファイル出力ステップと、この出力された要約
ファイルのいずれか又は全てを選択する要約ファイル選
択ステップと、前記ファイル保存ステップに保存された
ファイルのうち前記要約ファイル選択ステップにより選
択された要約ファイルに対応するファイルを出力するフ
ァイル出力ステップとを備えて構成されている。

【００１６】請求項１０に係る管理方法では、ファイル
を入力するファイル入力ステップと、この入力されたフ
ァイル中の全データから予め設定された特徴基準に従っ
て特定のデータを抽出する抽出ステップと、この抽出さ
れたデータを要約ファイルとして記憶する要約ファイル
記憶ステップと、この要約ファイルにコードを設定する
コード設定ステップと、前記ファイルの全データを保存
するファイル保存ステップと、前記要約ファイル記憶ス
テップにより記憶された要約ファイルを検索条件に従っ
て検索する検索ステップと、この検索された要約ファイ
ルを出力する要約ファイル出力ステップと、この出力さ
れた要約ファイルのいずれか又は全てを選択する要約フ
ァイル選択ステップと、この選択された要約ファイルが
有する前記コードと入力されたコードとを比較し、両コ
ードが一致したときに出力許可を与える出力許可ステッ
プと、この出力許可が与えられたときに前記ファイル保
存ステップに保存されたファイルのうち前記要約ファイ
ル選択ステップにより選択された要約ファイルに対応す
るファイルを出力するファイル出力ステップとを備えて
構成されている。

【００１７】また、前記抽出ステップは、ファイル中の
全データから予め重要性に基づいて設定された特徴基準
に従って特定のデータを抽出するのが好ましい。

【００１８】さらに、前記抽出ステップは、ファイル中
の全データから予め設定された特徴基準に従って、少な
くとも特定箇所に表示される文字及び拡大文字及び装飾
文字を含む特定のデータを抽出するのがより好ましい。

【００１９】

【作用】例えばワードプロセッサやエディタ等で作成し
た仕様書や工程表等のテキスト形式のデータファイル
（文書ファイル）は、顧客名称や作成日時等の書誌的事
項と文書内容の実体的事項とから成立している。書誌的
事項は、形式的情報であるため、例えば１頁目の右上に
作成日時が、１頁目の上部に表題がある等の如く、ほぼ
同じ位置に存在する。一方、実体的事項は、具体的な文
書内容であるため、そのジョブ毎に具体的文書構成が異
なる。しかし、文章の一般的構成上、節目には例えば
「（１）システム概要」の如く、セクション番号と見出
しとを付し、段落の先頭には数字ないし英字を用いて
「Ａ．本システムは、金型の放射温度測定によって射出
圧を制御する〜」のように作成するのが普通である。ま
た、文字を拡大することにより、見出しとして用いるこ
とも一般的によく行われる。さらに、文章中で特に強調
したい重要な語句には、アンダーライン等の装飾を付す
ことも多い。

【００２０】従って、予め種々のファイルを調査してフ
ァイル構成上の特徴を解析することにより、ファイル内
容の把握に必要な情報を得るための特徴基準を設定する
ことができる。そして、この特徴基準に従ってファイル
中の全データから特定のデータのみを抽出すれば、元の
ファイルよりもデータ量の少ない要約ファイルを作成す
ることができるため、この小さく圧縮された要約ファイ
ルを検索することによって、必要なファイルを間接的に
短時間で検索することができる。

【００２１】また、要約ファイルの元となるファイルの
全データを保存しておけば、要約ファイルを介して検索
された元のファイルを速やかに取り出すことができる。

【００２２】さらに、予め設定されたコードと入力され
たコードとが一致する場合に、出力許可を与えるように
構成すれば、機密情報の安全性を高めることができる。

【００２３】より具体的な請求項４の構成によれば、デ
ータ量の少ない要約ファイルを介して必要なファイルを
検索し、この検索されたファイルが記憶された記憶媒体
を取り出すことができる上に、実際に出向いて操作する
ため防盗性が高まる。

【００２４】また、予め重要性に基づいて設定された特
徴基準に従ってファイル中のデータを抽出する構成とす
れば、より正確に元のファイル内容を反映した要約ファ
イルを作成することができる。

【００２５】具体的には、少なくとも特定箇所に表示さ
れる文字及び拡大文字及び装飾文字を含む特定のデータ
を抽出する構成とすれば、元のファイル中の重要なデー
タを抽出して要約ファイルを作成することができる。

【００２６】

【実施例】以下、本発明の実施例を図１〜図１６に基づ
きクライアント／サーバ型のローカルエリアネットワー
ク（ＬＡＮ）に用いた場合を例に挙げて詳述する。

【００２７】まず、図１は、本発明の第１の実施例に係
るファイル管理装置を用いたＬＡＮシステムの全体概要
を示す説明図であり、システムの中核をなすサーバ１に
は、光ファイバ伝送路や赤外線無線伝送路等の伝送路２
を介して複数の端末３が接続されている。このサーバ１
は、演算処理回路（図中「ＣＰＵ」と示す）４と、演算
処理回路４にバス５を介して接続されたハードディスク
装置（図中「ＨＤＤ」と示す）６と、各端末３との間の
通信制御を行う通信制御回路（図中「ＬＡＮ」と示す）
７と、ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるメモリ８等とを備えて
構成されており、ハードディスク装置６には、元のファ
イルをそのまま記憶するオリジナルファイル記憶領域６
Ａと、後述の要約ファイルを記憶する要約ファイル記憶
領域６Ｂとが形成されている。

【００２８】一方、サーバ１に接続された端末３は、Ｃ
ＰＵ等の演算処理回路、ＲＯＭ，ＲＡＭ等のメモリ（い
ずれも図示せず）等を備えた本体３Ａと、各種表示を行
うディスプレイ３Ｂと、キーボードスイッチ３Ｃと、本
体３Ａに設けられたフロッピーディスク装置（ＦＤＤ）
３Ｄ及びハードディスク装置（図示せず）とから情報処
理端末として構成されている。なお、ハードディスク装
置６やフロッピーディスク装置３Ｄを用いる場合を例に
挙げて説明するが、これに限らず、例えば光磁気ディス
ク装置（ＭＯＤ）やＣＤ−ＲＯＭ装置等の他の記憶装置
を用いることもできる。また、同様に、キーボードスイ
ッチ３Ｃも機械式スイッチを多数配列した一般的なキー
ボードスイッチに限らず、例えばマウスやトラックボー
ル、ライトペンあるいは音声入力装置等の種々の入力装
置を用いることができる。

【００２９】次に、図２の機能ブロック図を参照して本
実施例によるファイル管理装置の機能を説明する。

【００３０】上述したファイル管理ネットワーク（ＬＡ
Ｎ）上に構築されたファイル管理装置は、各端末３のフ
ロッピーディスク装置３Ｄあるいはハードディスク装置
から伝送路２、通信制御回路７を介してファイルがアッ
プロードされるファイル入力手段１０と、後述の如く、
このファイル入力手段１０を介して入力されたファイル
中の全データから予め設定された特徴基準に従って特定
のデータのみを抽出し、元のファイルをある基準で要約
した要約ファイルを作成する抽出手段１１と、アップロ
ードされた元のファイルをそのままハードディスク装置
６のオリジナルファイル記憶領域６Ａ内に記憶して保存
するファイル保存手段１２と、抽出手段１１で抽出され
た新たな要約ファイルとハードディスク装置６の要約フ
ァイル記憶領域６Ｂに記憶された過去の要約ファイルと
を比較し、両者が一致する場合には作業者にファイル更
新の可否を問う比較手段１３と、更新の可否が決定され
た要約ファイルに保安管理上のコードを保安管理レベル
毎に設定するコード設定手段１４と、この保安管理上の
コードが設定された要約ファイルをハードディスク装置
６の要約ファイル記憶領域６Ｂ内に記憶する要約記憶手
段１５と、この要約記憶手段１５内の要約ファイル群の
中から作業者が指定した検索条件に合致した全ての要約
ファイルを検索する検索手段１６と、この検索された通
常複数の要約ファイルを通信制御回路７、伝送路２を介
して端末３にダウンロードし、ディスプレイ３Ｂに表示
させる要約出力手段１７と、作業者が端末３のキーボー
ドスイッチ３Ｃを介して指定することにより、ディスプ
レイ３Ｂに表示された要約ファイルのいずれか又は全て
を選択する選択手段１８と、この選択された要約ファイ
ルが有するコードと作業者がキーボードスイッチ３Ｃを
介して入力したコードとを比較し、両コードが一致する
場合にのみ出力許可を与える出力許可手段１９と、この
出力許可が与えられたときに、選択された要約ファイル
に対応する元のファイルを読み出し、端末３にダウンロ
ードするファイル出力手段２０とから構成されている。

【００３１】次に、図３〜図１０を参照しつつ本実施例
によるファイル管理装置の動作について説明する。

【００３２】まず、図３は抽出処理のフローチャートで
あって、ステップ１では、サーバ１にアップロードされ
たファイルが文書ファイルであるか否かを判定する。こ
のステップ１で「ＹＥＳ」と判定した場合は、文書ファ
イル用の特徴基準に従って特定のデータを抽出すべく、
次のステップ２に移る。ここで、文書ファイルには、行
数、１行あたりの文字数、頁数等のパラメータによって
多数の形式が存在するが、本実施例では、説明の簡素化
のために、図４に示す第１頁目Ｐ１と図５に示す第２頁
目Ｐ２との合計２頁からなる文書ファイルを例に挙げて
説明する。

【００３３】さて、ステップ２では、第１の特徴基準と
して、転送されてきた文書ファイルの特定箇所に文字が
あるか否かを判定する。ここで、本明細書にいう「文
字」とは、平仮名、片仮名、アルファベット、漢字の
他、アラビア数字やローマ数字等の数字、三角形や円形
等の記号をも含む概念である。そして、前記「特定箇
所」として、本実施例では３箇所を指定している。即
ち、第１の箇所は、第１頁目Ｐ１の右上部分Ｃ１であ
り、通常ここには文書を作成した日付が記載される。第
２の箇所は、第１頁目Ｐ１の上部中央部分Ｃ２であり、
通常ここには文書の表題が記載される。第３の箇所は、
第１頁目Ｐ１の左上部分Ｃ３であり、通常ここには文書
配布先が記載される。なお、ビジネス文書における日付
や表題は、一般的にその記載箇所が概ね定まっており、
その先頭には幾らか連続したスペースが配置されるのが
普通である。従って、上述した物理的表示位置で抽出す
る方法によらず、スペースと文字との関連に着目し、第
１頁目Ｐ１において、文字の先頭に例えば１０個以上の
スペースがある文字列を切り取るようにしても、日付や
表題を抽出することができる。

【００３４】ステップ２で、前記特定箇所Ｃ１〜Ｃ３に
文字が存在すると判定した場合は、ステップ３で、それ
らの文字を抽出し、サーバ１のメモリ８に一時的に記憶
しておく。これにより、この文書の書誌的情報（作成の
日付、表題、配布先）を抽出することができる。

【００３５】次に、ステップ４では、第２の特徴基準と
して、拡大文字があるか否かを判定する。ここで、「拡
大文字」とは、通常の全角文字よりも大きく表示される
文字を意味し、横倍角文字、縦倍角文字、４倍角文字等
を含むものである。この拡大文字は、通常、表題や文書
中の見出し等に用いられるもので、本実施例では、図４
に示す通り、第２の箇所Ｃ２に記載された表題に使用さ
れている。従って、次のステップ５では、この表題を再
度抽出することになるが、ステップ２で抽出した表題と
同一であるため、前に記憶した表題に重ねて記憶され
る。この拡大文字の抽出によって、見出しや、特に強調
したい語句等を抽出できる。

【００３６】そして、ステップ６では、第３の特徴基準
として、英字又は数字の後に文字が記載されているか否
かを判定する。ここで、「英字又は数字」とは、通常の
アルファベットや数字のみならず、例えば「（Ａ）」、
「」、「Ａ−１」の如く、括弧、丸、ハイフン等で装
飾された英字、数字も含んでいる。これらの英字や数字
は、一般的に、文書中の大項目、中項目、小項目等を区
分けするための見出しとして使用されるもので、図４及
び図５に示す箇所Ｃ４、Ｃ５、Ｃ７、Ｃ８、Ｃ９、Ｃ１
１、Ｃ１５、Ｃ１６が、この第３の特徴基準に該当す
る。ここで、英字又は数字を先頭に付して記載される見
出しは、一般的に、「設置条件」や「以下の点に注意す
る」等の如く、名詞形か短い文であることが多いが、中
には、延々と文章が続く場合もある。従って、この第３
の特徴基準では、英字又は数字の後に続く、例えば２０
字分の文字のみを抽出するようになっている。なお、英
字又は数字の後に、スペースを入れてから見出しを記載
する場合もあるため、英字又は数字の直後のスペースを
無視して抽出する構成としてもよい。

【００３７】そして、上述した第３の特徴基準に従って
抽出された文字は、ステップ７で、メモリ８に一時的に
記憶される。この英字又は数字の後に続く文字を所定字
数分だけ切り取ることにより、文書構成上の重要な要素
である見出しを効率的に抽出することができる。

【００３８】さらに、ステップ８では、第４の特徴基準
として、装飾文字があるか否かを判定する。ここで、
「装飾文字」とは、図４中の箇所Ｃ６及び図５中の箇所
Ｃ１２に示すアンダーラインを付された文字や、図４中
の箇所Ｃ１０に示す罫線枠で囲まれた文字、あるいは図
示せぬ網かけ文字、傍点が付された文字等の読者の注意
を喚起するための文字装飾を意味する。この装飾は、一
般的に、文章中の特に注意を要する重要な語句に用いら
れる。

【００３９】そして、この第４の特徴基準に従って抽出
された装飾文字は、ステップ９で、メモリ８に一時的に
記憶される。この装飾文字を抽出することにより、文書
ファイルの内容における重要な要素を漏れ無くカバーす
ることができる。

【００４０】次に、ステップ１０では、第５の特徴基準
として、表の有無を判定する。このステップ１０で「Ｙ
ＥＳ」と判定したときは、図５の第２頁Ｐ２中に示す如
く、表が存在する場合のため、ステップ１１に移って、
表の縦の項目Ｃ１３と横の項目Ｃ１４とを抽出する。一
般的に、表は、統計データ等の各種データの理解のため
に使用されるもので、文章内容において重要な要素であ
る。特に、個々の統計データ自体は経時変化していくた
め、個々のセル内容よりも統計データをどのように分類
しているかの方が重要である。従って、ステップ１０及
びステップ１１では、第５の特徴基準として、表の縦項
目と横項目のみを抽出することにより、文書ファイルの
性格や概略を容易に把握せんとしている。

【００４１】そして、このように第１〜第５の特徴基準
に合うデータを抽出した後は、ステップ１２で、文書フ
ァイルの全頁をサーチしたか否かを判定する。つまり、
第１頁目Ｐ１の全データを各特徴基準に照合して抽出し
た後、第２頁目Ｐ２のデータの抽出を行うようになって
いる。

【００４２】全頁からのデータ抽出が終了すると、ステ
ップ１３では、上述した各特徴基準によって抽出された
データの量が、予め設定された規定量以内に入っている
か否かを判定する。即ち、例えば数十頁にも及ぶ文書フ
ァイルの場合は、見出し、表、装飾文字等も多いため、
各特徴基準に従って特定のデータのみを抽出しても、そ
の抽出データの量が多くなり過ぎて、後述する検索時の
利便性を向上できない可能性がある。従って、このステ
ップ１３では、予め設定された抽出データの最大値（１
要約ファイルあたりの最大データ量）と、各特徴基準に
従って抽出された全データ量とを比較することにより、
圧縮すべきか否かを判定する。

【００４３】そして、前記ステップ１３で「ＮＯ」と判
定したときは、抽出された全データ量が最大データ量を
上回り、圧縮の必要がある場合だから、ステップ１４
で、抽出されたデータの圧縮を行う。この具体的な圧縮
方法としては、例えば、抽出されたデータの最初から順
次記憶していき、最大データ量を超えた後のデータを捨
てる方法の他に、特徴基準間に優先順位を設定して、例
えば特定箇所にある文字（第１の特徴基準）と装飾文字
（第４の特徴基準）とを優先し、他の特徴基準によって
抽出されたデータは、先に抽出されたものを優先する等
の方法を用いることができる。

【００４４】このようにして、抽出されたデータは圧縮
され、図６に示す如く、要約ファイルとして再構成され
る。なお、本実施例では、抽出されるデータの量が少な
いため、図６に示す通り、圧縮は行われていない。ここ
で、図６に示す要約ファイルについて説明すると、この
要約ファイルは、抽出されたデータＣ１〜Ｃ１６を抽出
順に表示してなるもので、作業者が視認し易いように、
各抽出データを改行して表示している。但し、これに限
らず、例えば図７に示す変形例のように、各抽出データ
Ｃ１〜Ｃ１６を改行せずに、一連の記載として表示して
もよい。なお、図６，図７では、表の横項目Ｃ１４を縦
項目Ｃ１３の前に表示しているが、縦項目Ｃ１３を横項
目Ｃ１４の前に表示してもよい。

【００４５】一方、前記ステップ１で「ＮＯ」と判定し
たときは、アップロードされたファイルが文書ファイル
ではない場合のため、ステップ１５に移り、このファイ
ルが各セルに入力された数値を自動的に集計等する「表
計算ソフトウェア」であるか否かを判定する。このステ
ップ１５で「ＹＥＳ」と判定したときは、表計算ソフト
ウェアの場合であり、実質的に表の縦横の項目のみが重
要な要素であるため、ステップ１６に移って、前記第５
の特徴基準により、表の縦項目と横項目とを抽出し、こ
の抽出を完了した後は前記ステップ１３に移る。また、
前記ステップ１５で「ＮＯ」と判定したときは、サーバ
１に転送されてきたファイルが文書ファイルでも表計算
ソフトウェアでもない場合のため、抽出処理を終了す
る。

【００４６】次に、図８のフローチャートを参照しつつ
元のファイルの登録処理について説明する。まず、自分
が作成したファイルをサーバ１に登録して保存すべく、
作業者がサーバ１にファイルをアップロードして登録を
要求すると、登録要求の有無を監視するステップ２１で
は「ＹＥＳ」と判定され、ステップ２２に移る。このス
テップ２２では、最初に、そのファイルが作成されたＯ
Ｓ（オペレーティングシステム）とファイル名とがメモ
リ８に記憶される。

【００４７】次に、ステップ２３では、転送されてきた
ファイルの全データに対して、図３のフローチャートと
共に説明した抽出処理を行い、全データの中から第１〜
第５の特徴基準に合致する特定のデータのみを選択し
て、例えば図６又は図７に示す要約ファイルを形成す
る。

【００４８】そして、ステップ２４では、ステップ２３
で作成された新たな要約ファイルと既にハードディスク
装置６の要約ファイル記憶領域６Ｂに記憶された要約フ
ァイル群のいずれか一の要約ファイルとが一致するか否
かを判定する。このステップ２４で「ＹＥＳ」と判定し
たときは、新たな要約ファイルが過去の要約ファイルの
いずれかと一致する場合のため、ステップ２５では、端
末３のディスプレイ３Ｂにメッセージを表示して、作業
者に更新の可否を問い、ステップ２６ではキーボードス
イッチ３Ｃを介して入力された作業者からの返答が「更
新可」であるか否かを判定する。このステップ２６で
「ＹＥＳ」と判定したときは、作業者が更新を希望する
場合のため、ステップ２７に移って、新たな要約ファイ
ルをハードディスク装置６の要約ファイル記憶領域６Ｂ
に更新記憶する。一方、ステップ２６で「ＮＯ」と判定
したときは、更新を希望しない場合のため、登録処理を
終了する。また、前記ステップ２４で「ＮＯ」と判定し
たときは、ステップ２７に移り、新たに作成した要約フ
ァイルを要約ファイル記憶領域６Ｂに記憶する。ここ
で、要約ファイルの一致は、ステップ２２で読み込んだ
ファイル名に基づいて行われるため、ステップ２２の直
後にステップ２４〜２６の処理を行い、更新可と判定し
てからステップ２３の抽出処理を行う構成としてもよ
い。また、ファイルを更新する場合には、後述する如
く、過去の要約ファイルに設定されたコード入力を作業
者に要求し、入力されたコードと更新されようとしてい
る要約ファイルのコードとが一致したときのみ、更新を
許す構成としてもよい。

【００４９】次に、ステップ２８で、作業者は要約ファ
イルに対応する元のファイルに保安管理上のレベルに応
じたコードを設定すると共に、後述する検索結果の一覧
表に表示される作成者氏名や備考等を入力ないし設定す
る。ここで、この管理レベルとしては、例えばＳ１〜Ｓ
３の３レベルに分類し、各レベル毎に要求するコードの
内容を変えるのが好ましい。具体的には、例えばレベル
Ｓ１は「保護不要レベル」として、一切のコード設定を
不要とし、ネットワークを利用する全ての作業者が使用
できるようにする。また、レベルＳ２は「特定部署内保
護レベル」として、各部署毎に予め設定された部署コー
ド（例えば４〜８桁の数字ないし英字、あるいは英字と
数字とが混合されてなるコード）を設定することによ
り、ファイル作成者と同一部署に所属する者のみが利用
できるようにする。即ち、レベルＳ２に設定されて部署
コードが登録されると、この部署コードに対応した個人
のＩＤコードのみが有効となり、同一部署に所属する者
のみが利用可能となる。さらに、レベルＳ３は「最重要
機密保護レベル」として、作成者自身のＩＤコードを登
録することにより、当該ファイル作成者のみが利用でき
るようにする。

【００５０】一方、前記ステップ２８で入力ないし設定
される備考等とは、図１０に示す如く、ファイル作成者
の氏名等と備考とから構成されている。これらの表示内
容は、ファイル作成者名のようにファイル作成者が自ら
入力する場合と、ＯＳ上に登録されたデータ作成日やデ
ータ量のように、サーバ１側で自動的に設定する場合と
がある。例えば、ある種のワードプロセッサ用ソフトウ
ェアは、文書ファイルの先頭の文字を「見出し文」とし
て自動的に抽出する機能を備えている。従って、この場
合は、作業者が自ら備考の内容を入力しない限り、この
「見出し文」を備考として自動的に設定する。また、作
業者が自ら備考を作成しない限り、図６，図７に例示す
る要約ファイルの最初の文字列（例えば１０文字程度）
を備考として自動的に設定してもよい。

【００５１】最後に、ステップ２９では、このように設
定された備考等を要約ファイル及び元のファイルと関連
付けして要約ファイル記憶領域６Ｂに記憶すると共に、
元のファイルをオリジナルファイル記憶領域６Ａに記憶
して保存する。

【００５２】次に、このように登録されたファイルの読
み出し処理について、図９に示すフローチャートを参照
しつつ説明する。まず、作業者がキーボードスイッチ３
Ｃを介してファイルの利用を要求すると、利用要求を監
視しているステップ３１では、「ＹＥＳ」と判定してス
テップ３２に移る。このステップ３２では、ディスプレ
イ３Ｂにメッセージを表示して、どのような検索条件で
ファイル検索を行うのかを作業者に求める。ここで、こ
の検索条件としては、取り出したいファイルを要約した
要約ファイルに記載されているであろう特定の語句、即
ち検索語（キーワード）の指定が主となるが、副次的な
検索条件として、例えばある特定の部署で作成されたフ
ァイル、あるいは特定の期間中に作成されたファイル、
ある特定の個人が作成したファイルを指定することも可
能である。

【００５３】そして、ステップ３３で、作業者がキーボ
ードスイッチ３Ｃを介して検索語を入力すると、ステッ
プ３４では、ハードディスク装置６の要約ファイル記憶
領域６Ｂに記憶された要約ファイル群を対象に、この検
索語を有する要約ファイルが検索される。このステップ
３４では、入力された検索語のみならず、この検索語の
同義語を有する要約ファイルも検索される。ここで、こ
の「同義語」には、例えば「推測」と「予測」のよう
に、検索語と意味内容が近似ないし実質的に同一である
語句の他、例えば「通信」と「バス」の如く、検索語に
よって観念上想起される語句をも含む。但し、観念上想
起される語句を最初から自動的に検索対象に加えると、
不要な要約ファイルの検索率が高くなるため、検索条件
の初期設定では、観念上想起される語句を除外してお
り、狭義の同義語のみでは検索できない場合に、改めて
観念上想起される語句を対象に加えるようにしている。

【００５４】さて、この検索が終了すると、ステップ３
５では、図１０に示す如く、検索された要約ファイルに
対応する元のファイルの一覧表を、ディスプレイ３Ｂに
表示する。この検索結果一覧表は、ファイル名、データ
量、作成日、部署名、作成者氏名、管理レベル、備考か
ら構成されている。

【００５５】そして、ステップ３６で、作業者がキーボ
ードスイッチ３Ｃにより検索結果一覧表から元のファイ
ルを選択すると、この選択された元のファイルを要約し
た要約ファイルが要約ファイル記憶領域６Ｂから読み出
されてディスプレイ３Ｃに表示される。この要約ファイ
ルは、元のファイルの内容を上述した特定の特徴基準に
従って要約したものであるから、元のファイルを見なく
ても、その内容を直ちに把握することが可能である。そ
こで、作業者は、検索結果一覧表に表示された元のファ
イルの要約ファイルを次々にディスプレイ３Ｃに表示さ
せて、その内容を把握、推定することにより、所望のフ
ァイルを探し出す。

【００５６】所望のファイルが見つかった場合は、この
元のファイルのダウンロードをサーバ１に要求すること
になるが、上述した通り、ファイルには保安管理レベル
が設定されているため、ファイルの利用を希望する作業
者に利用資格があるか否かを判定する必要がある。そこ
で、ステップ３７では、選択されたファイルに保安管理
レベルが設定されているか否か、即ち誰にでも利用でき
るレベルＳ１以外のレベルＳ２，Ｓ３が設定されている
かを判定する。このステップ３７で「ＹＥＳ」と判定し
たときは、レベルＳ２，Ｓ３のいずれかが設定された重
要ファイルであるため、ステップ３８では、作業者に、
管理レベルに応じたコードの入力を要求する。即ち、
「特定部署内保護レベル」であるレベルＳ２の場合は、
各部署毎に予め設定された部署コードと、ファイルの利
用を希望する作業者自身のＩＤコードとを要求する。ま
た、「最重要機密保護レベル」であるレベルＳ３の場合
は、作業者自身のＩＤコードのみを要求する。一方、前
記ステップ３７で「ＮＯ」と判定したときは、誰にでも
利用可能なファイルのため、後述のステップ４０に移っ
て端末３にファイルをダウンロードする。

【００５７】次に、ステップ３９では、ステップ３８で
入力されたコードと、利用が希望されているファイルに
設定されたコードとが一致するか否かを判定する。即
ち、レベルＳ２の場合は、入力された部署コードとファ
イルに設定された部署コードとが一致するかを判定し、
部署コードが一致する場合には、次に、入力された作業
者のＩＤコードが部署コードに関連付けされたＩＤコー
ド群に含まれるか否かを判定する。つまり、各部署に所
属する全ての作業者のＩＤコードが当該部署の部署コー
ドと対応付けされているため、部署コードが一致し、Ｉ
Ｄコードがその部署に所属する者のコードである場合に
は、ダウンロードが許可される。一方、レベルＳ３の場
合は、入力されたＩＤコードとファイルに設定されたＩ
Ｄコードとが一致した場合のみ転送を許可する。なお、
単なるタイプミスや勘違い等によってコードが一致しな
いことも考えられるため、ステップ３９で「ＮＯ」と判
定したときは、ステップ３８に戻って、再度のコード入
力を待つ。但し、例えば３回程度の所定回数以上、コー
ドが不一致の場合には、ディスプレイ３Ｂに警告メッセ
ージを表示し、強制的に読み出し処理を中止する構成と
してもよい。このようにして、転送の可否が判定された
後、ステップ４０では、作業者の端末３にファイルを転
送して処理を終了する。

【００５８】かくして、このように構成された本実施例
によるファイル管理装置は、以下の効果を奏する。

【００５９】第１に、サーバ１にアップロードされた元
のファイルの全データ中から予め設定された特徴基準に
従って特定のデータを抽出し、この抽出された特定デー
タを要約ファイルとしてハードディスク装置６の要約フ
ァイル記憶領域６Ｂに記憶する一方、ファイル利用時に
は、この要約ファイル群から検索条件に従って検索され
た要約ファイルをディスプレイ３Ｂに表示出力する構成
としたため、データ量を圧縮しつつファイル内容を容易
に把握ないし推定することができ、これにより必要なフ
ァイルを速やかに見出すことができる。

【００６０】即ち、作業者が必要なファイルを探し出そ
うとする場合、通常、まず最初に表題や各見出しを眺
め、見出し等で把握できない場合は、各段落の最初の文
章を読んだり、各文章中の装飾文字を目で追ったりす
る。見方を変えれば、表題、各見出し、装飾文字、ある
いは表の縦横の項目内容等は、ファイル内容にとって重
要であるが故に装飾等されるものであり、装飾等された
結果、他の文章よりも見る者に注意を喚起し易い。つま
り、作業者がファイル内容を把握して必要なファイルで
あるか否かを判断する場合、ファイル中の全データが等
しい重みを有している訳ではなく、一部のデータがファ
イル内容の把握に重大な影響を与えていることに本発明
は着目し、全データ中から予め設定された特徴基準に従
って内容把握に必要なデータのみを抽出している。従っ
て、最初は、要約ファイルを別個に作成する分だけ時間
を要するが、一度要約ファイル群が作成された後は、こ
の要約ファイル群を対象として検索することにより、速
やかに元のファイルを探し出すことができる。従って、
元のファイル自体がいかに大容量であっても、極めて短
時間に検索できるため、サーバ１との通信時間を短くし
て通信コスト等を削減することができる。特に、サーバ
１と各端末３とを電話回線を利用して接続する場合に、
費用節減効果は大きい。

【００６１】また、ファイル内容の重要な部分のみを抜
き出してなる要約ファイルを対象に検索を行う結果、フ
ァイル名の付け方やファイルの分類方法等に留意するこ
となく、元のファイルを効率的に利用することができ、
データベースとして利用することができる。即ち、本実
施例では、検索速度が大幅に向上するため、予めハード
ディスク装置６内のファイルを整理しておかずとも、必
要なファイルを即座に読み出すことができる。

【００６２】第２に、ハードディスク装置６のオリジナ
ルファイル記憶領域６Ａに元のファイルを記憶すると共
に、要約ファイル記憶領域６Ｂに要約ファイルを記憶
し、検索の結果ディスプレイ３Ｂに表示された要約ファ
イルを選択することにより、元のファイルをダウンロー
ドする構成としたため、元のファイルの散逸を防止して
一元的に管理することができ、要約ファイルに対応する
元のファイルを速やかに読み出すことができる。即ち、
例えばサーバ１には要約ファイルのみを記憶し、元のフ
ァイルは各作業者の端末３に備えられたハードディスク
装置や各人のフロッピーディスクにのみ記憶して、要約
ファイルで検索した後、元のファイルを別に探す構成を
採用することも可能ではあるが、これではファイルの一
元的な管理ができず、利便性が低い。これに対し、本実
施例では、サーバ１のハードディスク装置６に要約ファ
イルと元のファイルとを記憶するため、管理が容易で、
利便性が高い。但し、要約ファイルをサーバ１のみに記
憶し、元のファイルを各人が保有する構成も、本発明の
実施態様に含まれる。

【００６３】第３に、予め要約ファイルに保安管理レベ
ルＳ１〜Ｓ３に応じたコードを設定し、この予め設定さ
れたコードとキーボードスイッチ３Ｃを介して入力され
たコードとが一致した場合にのみ、元のファイルのダウ
ンロードを許可する構成としたため、重要度の低い一般
的なファイルと重要度の高い機密ファイルとを同一の装
置上で管理することができる。この結果、管理効率を向
上することができ、機密漏洩を未然に防止して安全性を
大幅に高めることができる。

【００６４】第４に、少なくとも特定箇所に表示される
文字及び拡大文字及び装飾文字を含む特定のデータを抽
出する構成としたため、より具体的には、第１頁目の特
定箇所に表示される表題や日付等を抽出する第１の特徴
基準と、倍角文字等の拡大文字を抽出する第２の特徴基
準と、英字又は数字に後続する文字を所定字数分だけ抽
出する第３の特徴基準と、アンダーライン等の装飾文字
を抽出する第４の特徴基準と、表がある場合には表の縦
横の項目のみを抽出する第５の特徴基準とに従って、元
のファイルを要約する構成としたため、ファイル内容の
把握に大きな影響を与える重要要素をほぼ漏れ無く網羅
するデータ量の小さな要約ファイルを得ることができ
る。従って、検索時間を大幅に短縮できると共に、ディ
スプレイ３Ｂに表示された要約ファイルを見るだけで元
のファイル内容を把握ないし推定することができるた
め、元のファイルを効率よく探し出すことができる。

【００６５】ここで、本実施例では、元の文書ファイル
中の名詞のみを抽出する構成を採用していない点に注意
を要する。名詞抽出は、従来技術で述べた全文文字列検
索に対して有用であるが、文章構成上の特徴が全く失わ
れるため、抽出された名詞のみで元のファイルの内容を
把握、推定するのは困難である。これに対し、本実施例
では、文書ファイルの文章構成上の特徴を抽出するた
め、小さく圧縮された要約ファイルを見るだけで、元の
ファイルの内容を容易に把握し、推定することができ
る。

【００６６】第５に、本実施例では、文書ファイルと表
計算ソフトウェアとを弁別し、文書ファイルの場合には
前記５つの特徴基準でデータを抽出する一方、表計算ソ
フトウェアの場合は第５の特徴基準のみによって表の縦
横の項目のみを抽出する構成としたため、サーバ１にフ
ァイルを登録するための時間を大幅に短縮することがで
きる。

【００６７】次に、図１１〜図１６に基づき本発明の第
２の実施例に係るファイル管理装置を説明する。本実施
例は、スタンドアローン型のファイル管理装置を提供す
るもので、元のファイルを記憶媒体単位で物理的に管理
した点に特徴がある。

【００６８】即ち、図１１は、本実施例に係るファイル
管理装置の外観図であって、このファイル管理装置の一
部を構成するケーシング３１は、例えばステンレスや樹
脂等の好ましくは耐熱性と耐衝撃性とを備えた材料から
箱状に形成されており、その上部前面側には表示器とし
てのディスプレイ３２と、このディスプレイ３２に一体
化された入力器としてのタッチパネル式のキーボードス
イッチ３３とが設けられている。このタッチパネル式の
キーボードスイッチ３３は、作業者がディスプレイ３２
の画面を指や付属のペン等で押すことによってデータ入
力を行うものであり、静電式、光式、電子式の各種タッ
チパネルが使用できる。また、タッチパネル式キーボー
ドスイッチ３３を用いると、別体のキーボードスイッチ
を設ける場合に比較して、ケーシング３１を小型化する
ことができ、操作性を高めることができる。但し、別体
の一般的なキーボードスイッチや音声入力装置等の他の
入力器を用いてもよい。

【００６９】また、ディスプレイ３２の横には、外部記
憶装置としてのフロッピーディスク装置３４とＣＤ−Ｒ
ＯＭ装置３５とが設けられている。なお、これに限ら
ず、光磁気ディスク装置等の他の外部記憶装置を用いて
もよい。

【００７０】ケーシング３１内に設けられた記憶媒体保
存機構３６は、記憶媒体４１の金庫として形成されてい
る。この記憶媒体保存機構３６は、ケーシング３１の前
面に引き出し可能に設けられた上下２段の引き出し部３
７と、これら各引き出し部３７内を区切って複数個設け
られた偏平な箱状のポケット部３８と、これら各ポケッ
ト部３８の開口部側をそれぞれ開閉可能に覆って設けら
れたカバー３９と、各ポケット部３８に隣接してそれぞ
れ設けられたＬＥＤランプ等の表示灯４０と、これら各
表示灯４０と同様に各ポケット部３８に隣接して設けら
れた取り出しボタン（図示せず）と、取り出しボタンを
押すことによりポケット部３８内の記憶媒体４１を外部
に突出させる突出機構（図示せず）と、後述の記憶媒体
検出スイッチ４４と、各引き出し部３７の不正な引き出
しを防止する錠機構（図示せず）とを含んで構成されて
いる。そして、この記憶媒体保存機構３６は、登録の終
了した記憶媒体４１をポケット部３８内に収容して個別
に保存するもので、表示灯４０を点灯させることによ
り、記憶媒体４１を収容すべきポケット部３８を指示し
たり、必要なファイルが記憶された記憶媒体４１の収容
場所を指示したりするものである。

【００７１】また、ケーシング３１内には、装置全体を
制御するコントロールユニット４２が設けられている。
このコントロールユニット４２は、図１２に示す如く、
ＣＰＵ等の演算処理回路及びＲＯＭ，ＲＡＭ等のメモリ
と、要約ファイル記憶領域４３Ａを有するハードディス
ク装置４３等とを備えたマイクロコンピュータシステム
として構成されており、ディスプレイ３２、キーボード
スイッチ３３、フロッピーディスク装置３４、ＣＤ−Ｒ
ＯＭ装置３５、記憶媒体保存機構３６、表示灯４０、記
憶媒体検出スイッチ４４（図中「検出スイッチ」と略記
する）が接続されている。ここで、記憶媒体検出スイッ
チ４４は、ポケット部３８内にそれぞれ設けられるもの
で、例えば機械式接点を利用したスイッチや無接点式ス
イッチである光電スイッチ等が用いられる。

【００７２】次に、図１３のフローチャートを参照し
て、本実施例によるファイル管理装置にファイルを登録
するための入庫処理を説明する。なお、フローチャート
中では便宜上、記憶媒体４１を「ＦＤ」として表示す
る。また、各記憶媒体４１には１個のファイルのみが記
憶されているものとして説明する。

【００７３】まず、ステップ５１で、作業者が記憶媒体
４１をフロッピーディスク装置３４に挿入すると、コン
トロールユニット４２はこの挿入を検出し、ステップ５
２に移って装置全体に電力を供給し、システムを立ち上
げる。即ち、待機状態では、ファイル管理装置全体のう
ち、フロッピーディスク装置３４及びＣＤ−ＲＯＭ装置
３５の挿入状態の監視に必要な部分と、各引き出し部３
７の無理な引き出し等を検出して警報等を発する保安部
分とにのみ電力を供給することで、待機中の消費電力を
少なくしている。

【００７４】そして、システムが立ち上がると、ステッ
プ５３では、挿入された記憶媒体４１のファイル名、Ｏ
Ｓの種類、ディレクトリ構造等を読込み、ステップ５４
では、図３と共に上述した抽出処理を行う。この抽出処
理は、第１の実施例と同一であるため、図３に示すフロ
ーチャートが本実施例に援用される。

【００７５】次のステップ５５〜５９では、第１の実施
例で述べたステップ２４〜２９と同様の処理を行う。即
ち、ステップ５５では、登録せんとするファイルと既に
ハードディスク装置４３に登録されたファイルとが一致
するか否かを判定し、一致する場合には「ＹＥＳ」と判
定して、ステップ５６で、ディスプレイ３２にメッセー
ジを表示し、更新の可否を作業者に問う。そして、作業
者がキーボードスイッチ３２を介して更新の意志表示を
行うと、ステップ５７では「ＹＥＳ」と判定され、元の
ファイル及び要約ファイルがそれぞれ更新記憶される。
次に、ステップ５９では、検索結果一覧表に表示するた
めの備考等を手動入力ないし自動設定して記憶し、ステ
ップ６０では、各記憶媒体検出スイッチ４４の状態を読
み込んで空いているポケット部３８を探し、空いている
ポケット部３８が存在する引き出し部３７をケーシング
３１の前面側に送り出して開ける。

【００７６】さらに、ステップ６１では、一の表示灯４
０を点灯させて、記憶媒体４１を挿入すべき空きポケッ
ト部３８の位置を作業者に指示する。そして、ステップ
６２で、指示した空きポケット部３８に設けられた記憶
媒体検出スイッチ４４のオンオフ状態を読込むことによ
り、ステップ６３で、指示したポケット部３８に記憶媒
体４１が格納されたか否かを監視する。なお、例えば１
〜３分程度の短い所定時間内に記憶媒体４１の挿入が検
出できない場合には、防盗性の観点から引き出し部３７
をケーシング３１内に収容し、警告メッセージ等をディ
スプレイ３２に表示するのが好ましい。

【００７７】記憶媒体４１の挿入が検出されると、ステ
ップ６４では表示灯４０を消灯し、次のステップ６５で
は、記憶媒体４１を収容したポケット部３８のアドレス
を記憶する。最後に、ステップ６６では、引き出し部３
７をケーシング３１内に引き込んで閉じ、入庫処理を終
了する。なお、記憶媒体４１内に複数のファイルが記憶
されている場合には、少なくとも２種類の方法が採用可
能である。第１は、記憶媒体４１をフロッピーディスク
装置３４に挿入して読み込んだ時点で、どのファイルを
登録するのか作業者に確認する方法である。第２は、更
新可の意志表示が無いファイルを除いて、全ファイルを
自動的に登録する方法である。

【００７８】次に、図１４を参照して、引き出し部３７
から必要なファイルが記憶された記憶媒体４１を取り出
すための出庫処理について説明する。

【００７９】まず、ステップ７１で、作業者がキーボー
ドスイッチ３３を操作すると、ステップ７２ではシステ
ムを立ち上げて待機状態から脱し、ステップ７３では、
フロッピーディスク装置３３又はＣＤ−ＲＯＭ装置３４
に記憶媒体４１が挿入されているか否かを判定する。こ
のステップ７３で「ＹＥＳ」と判定したときは、上述し
た図１３に示す入庫処理に移行する。

【００８０】次に、ステップ３４では、ディスプレイ３
２にメッセージを表示して、作業者に検索条件（検索
語）の入力を指示する。以下のステップ７５〜８１で
は、要約ファイルの表示、選択等を行うが、これら各ス
テップは図９に示すステップ３３〜３９と同様の処理で
あるため、その説明を省略する。

【００８１】但し、ステップ７７でディスプレイ３２に
表示される検索結果の一覧表は、第１の実施例とは異な
り、図１５に示す如く、ファイル名の前に出庫フラグの
欄を設けている。この出庫フラグは、ファイルの記憶さ
れた記憶媒体４１が現在ファイル管理装置内に保存され
ているか否かを表示するもので、この欄にマークが表示
されている場合は、そのファイルを記憶した記憶媒体４
１が外部に持ち出されていることを意味する。つまり、
元のファイルを符号化して電子的に保存する第１の実施
例と異なり、ファイルが記憶された記憶媒体４１そのも
のを個々に物理的に保存する本実施例に特有の欄であ
る。

【００８２】そして、コードが一致した場合には、ステ
ップ８２で必要なファイルを記憶した記憶媒体４１が収
容されている引き出し部３７を開け、次のステップ８３
で、表示灯４０を点灯させることにより、この記憶媒体
４１を収容したポケット部３８の位置を作業者に指示す
る。これにより、ステップ８４で、作業者は、取り出し
ボタンを押して記憶媒体４１を外部に取り出す。

【００８３】そして、ステップ８５，８６では、記憶媒
体検出スイッチ４４の状態を読み込んで記憶媒体４１が
ポケット部３８から取り出されたか否かを監視し、ステ
ップ８６で、記憶媒体４１の取り出しを確認した後、ス
テップ８７で、表示灯４０を消灯させる。最後に、ステ
ップ８８では、引き出し部３７をケーシング３１内に収
容して処理を終了する。

【００８４】かくして、このように構成される本実施例
によれば、前記第１の実施例と同様に、元のファイルか
ら予め設定された特徴基準に従って特定のデータのみを
抽出し、この特定データを要約ファイルとして記憶し、
この要約ファイルを検索して表示することにより、元の
ファイルの内容を把握、推定する構成のため、第１の実
施例と同様の効果を得ることができる。また、この基本
的効果に加えて、本実施例では以下の効果をも奏する。

【００８５】第１に、本実施例では、元のファイルを圧
縮したデータ量の小さい要約ファイルのみをケーシング
３１内のハードディスク装置４３に記憶し、データ量の
大きい元のファイルは、電子的に保存するのではなく、
各ポケット部３８に収容して記憶媒体４１そのものとし
て物理的に保存する構成としたため、ハードディスク装
置４３のメモリを効率的に利用することができる。

【００８６】第２に、各作業者が使用する情報処理装置
から分離独立させたスタンドアローン式の構成を採用す
るため、ファイル利用資格の無い者がファイルを記憶し
た記憶媒体を不正に持ち出す危険性を排除できる。即
ち、ネットワーク上でファイルを管理する場合、不正利
用者は、誰にも姿を見せず、誰にも知られずにファイル
を利用することができる。しかし、本実施例では、ファ
イル管理装置が設置されたフロアに実際に出向いてキー
ボードスイッチ３３を操作しなければ、記憶媒体４１を
持ち出すことができないため、防盗性が大幅に向上す
る。従って、この防盗性効果を一層高めるために、例え
ば図１６に示す変形例の如く、ケーシング３１に設けら
れたディスプレイ３２とは別個のディスプレイ５１をオ
フィス内に設けて、伝送路５２（有線路でも無線路でも
よい）で接続し、保安管理責任者にモニタさせる構成と
するのが好ましい。さらに、例えばケーシング３１にＣ
ＣＤ素子を用いた小型カメラ５３を設けて、ディスプレ
イ３２の画面表示と共に作業者の顔もディスプレイ５１
に表示させるのが、より好ましい。

【００８７】第３に、元のファイルをポケット部３８内
に収容して物理的に保存する構成のため、記憶媒体４１
の管理が容易であり、オフィス内や作業者の机上等を整
理して、オフィス空間を有効利用することができる。

【００８８】なお、前記各実施例では、特定のデータを
抽出するための特徴基準として、特定箇所に表示される
文字、拡大文字、英字又は数字の後に後続する所定字数
分の文字、装飾文字、表の縦横の項目、の計５つの基準
を例示したが、本発明はこれに限らず、種々の特徴基準
を採用することができる。例えば、文字の属性として赤
色や青色等の表示色が特に指定されている場合には、こ
の色文字を抽出してもよい。また、「？」、「！」、
「・」、「＊」のような特定の記号に着目して抽出して
もよい。これらの記号は、その性質に応じた一種の約束
事に従って文書ファイル中で用いられるため、各記号の
性質に応じて前後の文字を抽出すれば、ファイル内容の
特徴把握に役立つ。例えば、「！」や「？」は、文章の
後尾に使用されるため、これらの前の文字を所定字数分
だけ抽出すればよい。また、「＊」記号は、プログラム
中のラベルの先頭に付されたり、文字（数字を含む）と
文字の間、語句と語句の間に使用されるため、「＊」の
前後の文字を所定字数分だけ抽出すればよい。

【００８９】また、前記各実施例では、文書ファイル中
の図形やイメージデータの抽出について特に説明してい
ないが、フローチャートやグラフ等の図形やイメージデ
ータも抽出データに含めることができる。この場合、イ
メージデータ等はデータ量が大きいため、最初に表示さ
れるものだけを圧縮して抽出するのが好ましい。

【００９０】さらに、前記第２の実施例では、作業者が
取り出しボタンを押すことによって、記憶媒体４１を手
動で取り出す場合を例示したが、本発明はこれに限ら
ず、ケーシング３１内に記憶媒体搬送機構を内蔵し、記
憶媒体４１を自動的に外部に排出する構成としてもよ
い。

【００９１】

【発明の効果】以上、詳述した通り、本発明に係るファ
イル管理装置によれば、元のファイルの全データから予
め設定された特徴基準に従って特定のデータを抽出し、
この特定のデータを要約ファイルとして記憶し、この要
約ファイルを検索する構成としたため、検索対象のデー
タ量を小さくして検索時間を短くすることができ、効率
的にファイルを管理することができる。

【００９２】また、要約ファイルの元となるファイルの
全データを保存する構成としたため、元のファイルを速
やかに取り出すことができる。

【００９３】さらに、予め設定されたコードと入力され
たコードとが一致する場合に、出力許可を与える構成と
したため、機密情報の安全性を高めることができる。

【００９４】より具体的な請求項４及び請求項５の構成
によれば、メモリを効率的に使用することができると共
に、防盗性を高めることができる。

【００９５】また、予め重要性に基づいて設定された特
徴基準に従ってファイル中のデータを抽出する構成とし
たため、より正確に元のファイル内容を反映した要約フ
ァイルを作成することができる。

【００９６】具体的には、少なくとも特定箇所に表示さ
れる文字及び拡大文字及び装飾文字を含む特定のデータ
を抽出する構成としたため、元のファイル中の重要なデ
ータを抽出して要約ファイルを作成することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例に係るファイル管理装置
の全体説明図である。

【図２】機能を示す機能ブロック図である。

【図３】抽出手段を具体化したフローチャートである。

【図４】文書ファイルの第１頁目を示す説明図である。

【図５】文書ファイルの第２頁目を示す説明図である。

【図６】要約ファイルが表示された状態を示す説明図で
ある。

【図７】要約ファイルの変形例を示す説明図である。

【図８】登録処理を示すフローチャートである。

【図９】読み出し処理を示すフローチャートである。

【図１０】検索結果の一覧表を示す説明図である。

【図１１】本発明の第２の実施例に係るファイル管理装
置の全体を示す外観図である。

【図１２】ブロック構成を示すブロック図である。

【図１３】入庫処理を示すフローチャートである。

【図１４】出庫処理を示すフローチャートである。

【図１５】検索結果の一覧表を示す説明図である。

【図１６】第２の実施例の変形例を示す外観図である。

【符号の説明】

３Ｂ…ディスプレイ（要約ファイル出力手段）３Ｄ…フロッピーディスク装置（ファイル入力手段）６…ハードディスク装置６Ａ…オリジナルファイル記憶領域（ファイル保存手
段）６Ｂ…要約ファイル記憶領域（要約ファイル記憶手段）３１…ケーシング３２…ディスプレイ（表示器）３３…キーボードスイッチ（入力器）３４…フロッピーディスク装置（外部記憶装置）３５…ＣＤ−ＲＯＭ装置（外部記憶装置）３６…記憶媒体保存機構４１…記憶媒体

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ファイルを入力するファイル入力手段
と、この入力されたファイル中の全データから予め設定
された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出手
段と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶
する要約ファイル記憶手段と、この記憶された要約ファ
イルを検索条件に従って検索する検索手段と、この検索
された要約ファイルを出力する要約ファイル出力手段と
を備えてなるファイル管理装置。
【請求項２】ファイルを入力するファイル入力手段
と、この入力されたファイル中の全データから予め設定
された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出手
段と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶
する要約ファイル記憶手段と、前記ファイルの全データ
を保存するファイル保存手段と、前記要約ファイル記憶
手段により記憶された要約ファイルを検索条件に従って
検索する検索手段と、この検索された要約ファイルを出
力する要約ファイル出力手段と、この出力された要約フ
ァイルのいずれか又は全てを選択する要約ファイル選択
手段と、前記ファイル保存手段に保存されたファイルの
うち前記要約ファイル選択手段により選択された要約フ
ァイルに対応するファイルを出力するファイル出力手段
とを備えてなるファイル管理装置。
【請求項３】ファイルを入力するファイル入力手段
と、この入力されたファイル中の全データから予め設定
された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出手
段と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶
する要約ファイル記憶手段と、この要約ファイルにコー
ドを設定するコード設定手段と、前記ファイルの全デー
タを保存するファイル保存手段と、前記要約ファイル記
憶手段により記憶された要約ファイルを検索条件に従っ
て検索する検索手段と、この検索された要約ファイルを
出力する要約ファイル出力手段と、この出力された要約
ファイルのいずれか又は全てを選択する要約ファイル選
択手段と、この選択された要約ファイルが有する前記コ
ードと入力されたコードとを比較し、両コードが一致し
たときに出力許可を与える出力許可手段と、この出力許
可が与えられたときに前記ファイル保存手段に保存され
たファイルのうち前記要約ファイル選択手段により選択
された要約ファイルに対応するファイルを出力するファ
イル出力手段とを備えてなるファイル管理装置。
【請求項４】入力器及び表示器を有するケーシング
と、このケーシングに設けられ、記憶媒体に記憶された
ファイルを読み出す外部記憶装置と、この外部記憶装置
を介して入力されたファイル中の全データから予め設定
された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出手
段と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶
する要約ファイル記憶手段と、前記ケーシング内に設け
られ、前記記憶媒体を個別に格納して保存する記憶媒体
保存機構と、前記要約ファイル記憶手段により記憶され
た要約ファイルを前記入力器を介して入力された検索条
件に従って検索する検索手段と、この検索された要約フ
ァイルを前記表示器に表示する要約ファイル表示手段
と、この表示された要約ファイルのいずれか又は全てを
前記入力器を介して選択する要約ファイル選択手段と、
前記記憶媒体保存機構に保存された記憶媒体のうち前記
要約ファイル選択手段により選択された要約ファイルに
対応する記憶媒体を外部に出力する記憶媒体出力手段と
を備えてなるファイル管理装置。
【請求項５】入力器及び表示器を有するケーシング
と、このケーシングに設けられ、記憶媒体に記憶された
ファイルを読み出す外部記憶装置と、この外部記憶装置
を介して入力されたファイル中の全データから予め設定
された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出手
段と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶
する要約ファイル記憶手段と、この要約ファイルに入力
器を介して入力されたコードを設定するコード設定手段
と、前記ケーシング内に設けられ、前記記憶媒体を個別
に格納して保存する記憶媒体保存機構と、前記要約ファ
イル記憶手段により記憶された要約ファイルを前記入力
器を介して入力された検索条件に従って検索する検索手
段と、この検索された要約ファイルを表示器に表示する
要約ファイル表示手段と、この表示された要約ファイル
のいずれか又は全てを前記入力器を介して選択する要約
ファイル選択手段と、この選択された要約ファイルが有
する前記コードと入力されたコードとを比較し、両コー
ドが一致したときに出力許可を与える出力許可手段と、
この出力許可が与えられたときに前記記憶媒体保存機構
に保存された記憶媒体のうち前記要約ファイル選択手段
により選択された要約ファイルに対応する記憶媒体を外
部に出力する記憶媒体出力手段とを備えてなるファイル
管理装置。
【請求項６】前記抽出手段は、ファイル中の全データ
から予め重要性に基づいて設定された特徴基準に従って
特定のデータを抽出する構成としたことを特徴とする請
求項１〜５のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項７】前記抽出手段は、ファイル中の全データ
から予め設定された特徴基準に従って、少なくとも特定
箇所に表示される文字及び拡大文字及び装飾文字を含む
特定のデータを抽出する構成としたことを特徴とする請
求項１〜５のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項８】ファイルを入力する入力ステップと、こ
の入力されたファイル中の全データから予め設定された
特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出ステップ
と、この抽出されたデータを要約ファイルとして記憶す
る要約ファイル記憶ステップと、この記憶された要約フ
ァイルを検索条件に従って検索する検索ステップと、こ
の検索された要約ファイルを出力する要約ファイル出力
ステップとを備えてなるファイル管理方法。
【請求項９】ファイルを入力するファイル入力ステッ
プと、この入力されたファイル中の全データから予め設
定された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽出
ステップと、この抽出されたデータを要約ファイルとし
て記憶する要約ファイル記憶ステップと、前記ファイル
の全データを保存するファイル保存ステップと、前記要
約ファイル記憶ステップにより記憶された要約ファイル
を検索条件に従って検索する検索ステップと、この検索
された要約ファイルを出力する要約ファイル出力ステッ
プと、この出力された要約ファイルのいずれか又は全て
を選択する要約ファイル選択ステップと、前記ファイル
保存ステップに保存されたファイルのうち前記要約ファ
イル選択ステップにより選択された要約ファイルに対応
するファイルを出力するファイル出力ステップとを備え
てなるファイル管理方法。
【請求項１０】ファイルを入力するファイル入力ステ
ップと、この入力されたファイル中の全データから予め
設定された特徴基準に従って特定のデータを抽出する抽
出ステップと、この抽出されたデータを要約ファイルと
して記憶する要約ファイル記憶ステップと、この要約フ
ァイルにコードを設定するコード設定ステップと、前記
ファイルの全データを保存するファイル保存ステップ
と、前記要約ファイル記憶ステップにより記憶された要
約ファイルを検索条件に従って検索する検索ステップ
と、この検索された要約ファイルを出力する要約ファイ
ル出力ステップと、この出力された要約ファイルのいず
れか又は全てを選択する要約ファイル選択ステップと、
この選択された要約ファイルが有する前記コードと入力
されたコードとを比較し、両コードが一致したときに出
力許可を与える出力許可ステップと、この出力許可が与
えられたときに前記ファイル保存ステップに保存された
ファイルのうち前記要約ファイル選択ステップにより選
択された要約ファイルに対応するファイルを出力するフ
ァイル出力ステップとを備えてなるファイル管理方法。
【請求項１１】前記抽出ステップは、ファイル中の全
データから予め重要性に基づいて設定された特徴基準に
従って特定のデータを抽出する構成としたことを特徴と
する請求項８〜１０のいずれかに記載のファイル管理方
法。
【請求項１２】前記抽出ステップは、ファイル中の全
データから予め設定された特徴基準に従って、少なくと
も特定箇所に表示される文字及び拡大文字及び装飾文字
を含む特定のデータを抽出する構成としたことを特徴と
する請求項８〜１０のいずれかに記載のファイル管理方
法。