JPH0888647A - 電子回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子回覧システムに関し、制御情報定義に関
する管理負担の軽減と制御情報定義の登録や変更の容易
化を図る。 【構成】 制御情報定義を制御情報定義名称１２および
バージョン情報１３の２種類の情報によって管理すると
ともに、当該制御情報定義の運用可否を指定する運用可
否スイッチ１４を制御情報定義内に設ける。さらに、同
一の制御情報定義名称１２を有する複数の制御情報定義
のうちで最新であるか否かを指定する最新マーク１５を
制御情報定義内に設ける。これによって、制御情報定義
に対する管理負担を軽減するとともに、制御情報定義の
運用状態などを意識することなく当該制御情報定義の登
録または変更を行うことができる。さらに、利用者の要
求に応じて個々の制御情報定義を柔軟に運用することが
できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子回覧システムに係
り、特に、個別に割当てられた作業工程を連携しながら
実施する複数の作業者間で行われる連絡の円滑化に好適
な電子回覧システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、パソコン通信ネットワークや
学内ＬＡＮ（Local Area Network）などで多用されてい
るＢＢＳ（ Bulletin Board System）の一部である電子
メールシステムを応用・発展させた電子回覧システムを
工場などの生産現場に導入することにより、個別に割当
てられた作業工程を連携しながら実施する複数の作業者
間で行われる連絡の円滑化が図られている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ＢＢＳの一部である電
子メールシステムでは二者間での電子メールのやりとり
のみを想定していたため、運用時間の単位が短くて処理
経路が単純であり、電子メールのやりとりの制御に関わ
る定義情報を特別に管理する必要がなかった。そこで、
電子メールシステムを応用・発展させた従来の電子回覧
システムにおいても、回覧文書のやりとりの制御に関わ
る定義情報（以後、“制御情報定義”と記述する）を十
分に管理・運用する手段は設けられていない。

【０００４】例えば、従来の電子回覧システムでは、各
々の制御情報定義に一対一に割当てられた定義名称のみ
により、当該制御情報定義に対する管理が行われてい
る。そこで、いずれかの制御情報定義を用いて文書を回
覧させようとするユーザは、システムに登録されている
すべての制御情報定義について、その定義名称と内容を
管理・把握していなければならず、また、内容のわから
ないものについては利用時に内容を確認した上で、いず
れかの制御情報定義を特定しなければならないという問
題点があった。

【０００５】また、従来の電子回覧システムでは、すで
にシステムに登録されている制御情報定義の定義名称を
変更せずにその内容のみを変更すると、その変更の影響
が当該制御情報定義に基づいて処理中の回覧文書にも及
んでしまう。そこで、内容を変更した当該制御情報定義
を異なる定義名称で新規に登録して多数の制御情報定義
を管理するか、あるいは、当該制御情報定義に基づくす
べての処理が終了した後に当該制御情報定義を破棄し
て、内容を変更した当該制御情報定義を新規に登録しな
ければならないという問題があった。特に、後者におい
ては、破棄した変更前の制御情報定義が後日必要になっ
た場合、当該制御情報定義をもう一度最初から作成し直
さなければならないという問題があった。

【０００６】したがって本発明の目的は、上記の問題点
を解決して、制御情報定義に関する管理負担の軽減を図
るとともに、回覧文書による制御情報定義の利用状況な
どを意識せずに当該制御情報定義の登録や変更を行うこ
とができる電子回覧システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、本発明の電子回覧システムは、ネットワークを介し
て接続されている複数のワークステーション相互間で、
指定された制御情報定義に基づいて文書の回覧制御を行
う電子回覧システムにおいて、制御情報定義名称および
バージョン情報によってそれぞれ特定され、文書の回覧
制御に対する適用の可否を指定する運用可否スイッチ
と、同一の制御情報定義名称を有する複数の制御情報定
義のうちで最新であるか否かを指定する最新マークとが
設定された制御情報定義に基づいて文書の回覧制御を行
うものである。

【０００８】

【作用】上記構成に基づく作用を説明する。

【０００９】本発明の電子回覧システムでは、ネットワ
ークを介して接続されている複数のワークステーション
相互間で、指定された制御情報定義に基づいて文書の回
覧制御を行う電子回覧システムにおいて、制御情報定義
名称およびバージョン情報によってそれぞれ特定され、
文書の回覧制御に対する適用の可否を指定する運用可否
スイッチと、同一の制御情報定義名称を有する複数の制
御情報定義のうちで最新であるか否かを指定する最新マ
ークとが設定された制御情報定義に基づいて文書の回覧
制御を行うことにより、バージョン情報のみが異なる同
一の定義名称を有する複数の制御情報定義をひとつの制
御情報定義シリーズとして一括管理可能となるので制御
情報定義に関する管理負担の軽減が図られるとともに、
制御情報定義の変更に際して変更後の制御情報定義は変
更元の制御情報定義と異なるバージョン情報で登録さ
れ、変更元の制御情報定義の内容は従前のままなので、
回覧文書による変更元の制御情報定義の利用状況などを
意識せずに当該制御情報定義の登録や変更を行うことが
できる。

【００１０】

【実施例】以下、本発明の電子回覧システムの一実施例
を図面を用いて詳細に説明する。

【００１１】図１は、本発明の電子回覧システムの基本
構成例を示すブロック図であり、１はネットワークシス
テムの全体を管理および制御する統括管理用ホストコン
ピュータ、２はTCP/IPプロトコルによるデータ通信を中
継する通信回線、３はネットワークシステムの中間管理
を行うための各種データ処理機能を有する分散型のワー
クステーション、４はデータを共用するためのデータベ
ース、５は端末装置として用いられるパーソナルコンピ
ュータである。

【００１２】図２は、図１で用いられる回覧文書と制御
情報との関係を示す図であり、６はネットワークシステ
ム内で実際に回覧される電子化書類格納ケース、７は電
子化書類格納ケース６の回覧先や回覧経路などが定義さ
れている制御情報定義、１６は回覧先に伝えようとする
文書などを登録しておく文書情報、１７は回覧された電
子化書類格納ケース６に基づいて文書情報１６を参照す
る利用者である。

【００１３】図３は、図２中の電子化書類格納ケースに
設定される情報の一例を示す図であり、８は当該電子化
書類格納ケースを特定するためのケース名称、９は回覧
の目的物である文書情報を特定する文書特定用情報、１
０は回覧制御に必要な制御情報定義を特定する制御情報
定義特定用情報である。

【００１４】図４は、図２中の各々の制御情報定義に設
定されている情報の一例を示す図であり、項目１１は制
御情報定義特定用情報、項目１２は制御情報定義名称、
項目１３は当該制御情報定義の作成世代などを示すバー
ジョン情報、項目１４は当該制御情報定義の回覧制御に
対する適用の可否を指定する運用可否スイッチ、項目１
５は当該制御情報定義が同一の制御情報定義名称を有す
る複数の制御情報定義のうちで最新であるか否かを指定
する最新マークである。

【００１５】本実施例の電子回覧システムでは、図４に
示した制御情報定義７と図３に示した電子化書類格納ケ
ース６とをサーバ内のデータベース４に格納した後に、
制御情報定義７にしたがって電子化書類格納ケース６を
回覧させる。電子化書類格納ケース６に対して当該電子
化書類格納ケース６の回覧を制御するための制御情報定
義７を対応させるとき、従来は、定義名称が利用者に指
定されたものと一致する制御情報定義の検索のみを行っ
て、対応する制御情報定義７を特定していたが、本実施
例では、データベース４内に登録されているすべての制
御情報定義の中から、定義名称１２が利用者に指定され
たものと一致する制御情報定義を検索した後、さらに、
選択された制御情報定義群の内からバージョン情報１３
が利用者に指定されたものと一致する制御情報定義を検
索することによって、対応する制御情報定義７を特定す
る。そして、特定された制御情報定義７に対して唯一割
当てられた制御情報特定用情報１１を電子化書類格納用
ケース６における制御情報特定用情報１０に設定する。
これ以降、回覧される電子化書類格納用ケース６の処理
に用いられる制御情報定義７は、制御情報特定用情報１
０によって一対一に特定される。

【００１６】また、上記において、利用者が制御情報定
義名称のみを指定し、制御情報定義バージョン情報を指
定しなかった場合には、指定された制御情報定義名称に
基づいて選択された制御情報定義群の内から最新の制御
情報定義を検索し、検索された制御情報定義に対して唯
一割当てられた制御情報特定用情報１１を電子化書類格
納用ケース６における制御情報特定用情報１０に設定す
る。この場合、同一の制御情報定義名称を有する制御情
報定義群中で運用可否スイッチ１４が“オン”に設定さ
れている制御情報定義群のうち、最新の制御情報定義に
おける最新マーク１５を“オン”に設定しておくことに
すれば、当該制御情報定義を最新の制御情報定義として
容易に検索することができる。

【００１７】最新マーク１５の設定では、制御情報定義
の登録または変更時に対象とする制御情報定義の運用可
否スイッチ１４を“オン”に設定すべき旨の指定があっ
た場合、従前まで最新であった制御情報定義をマーク１
５に基づいて検索して当該制御情報定義のマーク１５を
“オフ”に設定変更した後に、新たに登録または変更す
る制御情報定義のマーク１５を“オン”に設定する。ま
た、制御情報定義の削除時に対象とする制御情報定義の
運用可否スイッチ１４が“オン”に設定されていた場
合、バージョン情報１３および運用可否スイッチ１４に
基づいて、運用可否スイッチ１４が“オン”に設定され
ている同一制御情報定義名称の制御情報定義群の内で、
削除対象の制御情報定義を除く最新の制御情報定義を検
索し、当該制御情報定義のマーク１５を“オン”に設定
する。

【００１８】バージョン情報１３の設定では、利用者が
制御情報定義７の内容の登録または変更を行う際に、デ
ータベース４内の指定された制御情報定義名称の制御情
報を検索して得られた制御情報定義群のバージョン情報
に基づいて、同一の制御情報定義群内の制御情報定義で
相互にバージョン情報が重複しないように、制御情報定
義７に設定する。

【００１９】以上のように本実施例では、制御情報定義
を制御情報定義名称およびバージョン情報の２種類の情
報によって管理することにより、同一の制御情報定義名
称を有する制御情報定義群の制御情報定義を、それぞれ
区別して扱うことが可能となるため、制御情報定義に対
する管理負担を軽減するとともに、制御情報定義の運用
状態などを意識することなく当該制御情報定義の登録ま
たは変更を行うことができる。また、制御情報定義内に
当該制御情報定義の運用可否を指定する運用可否スイッ
チ１４を設けて任意に設定可能とすることにより、将来
使用する予定の制御情報定義を前もって登録のみ行った
り、指定された制御情報定義の運用を一時的に禁止する
ことなどが可能となり、利用者の要求に応じて柔軟に運
用することができる。

【００２０】

【発明の効果】以上詳しく説明したように、本発明の電
子回覧システムによれば、ネットワークを介して接続さ
れている複数のワークステーション相互間で、指定され
た制御情報定義に基づいて文書の回覧制御を行う電子回
覧システムにおいて、制御情報定義名称およびバージョ
ン情報によってそれぞれ特定され、文書の回覧制御に対
する適用の可否を指定する運用可否スイッチと、同一の
制御情報定義名称を有する複数の制御情報定義のうちで
最新であるか否かを指定する最新マークとが設定された
制御情報定義に基づいて文書の回覧制御を行うことによ
り、制御情報定義に関する管理負担の軽減を図るととも
に、回覧文書による制御情報定義の利用状況などを意識
せずに当該制御情報定義の登録や変更を行うことができ
るという効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子回覧システムの基本構成例を示す
ブロック図である。

【図２】図１で用いられる回覧文書と制御情報との関係
を示す図である。

【図３】図２中の電子化書類格納ケースに設定される情
報の一例を示す図である。

【図４】図２中の各々の制御情報定義に設定されている
情報の一例を示す図である。

【符号の説明】

１ 統括管理用ホストコンピュータ ２ 通信回線 ３ 中間管理用ワークステーション ４ データベース ５ 端末用パーソナルコンピュータ ６ 電子化書類格納ケース ７ 制御情報定義 １６ 文書情報 １７ 利用者

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｈ０４Ｌ 12/40 12/18 9466−5Ｋ Ｈ０４Ｌ 11/18 (72)発明者 菅 和広 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内 (72)発明者 堀内 孝 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内 (72)発明者 塔下 哲司 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続されている複
   数のワークステーション相互間で、指定された制御情報
   定義に基づいて文書の回覧制御を行う電子回覧システム
   において、 制御情報定義名称およびバージョン情報によってそれぞ
   れ特定され、文書の回覧制御に対する適用の可否を指定
   する運用可否スイッチと、同一の制御情報定義名称を有
   する複数の制御情報定義のうちで最新であるか否かを指
   定する最新マークとが設定された制御情報定義に基づい
   て文書の回覧制御を行うことを特徴とする電子回覧シス
   テム。