JPH088967A

JPH088967A - 回覧メール管理方法

Info

Publication number: JPH088967A
Application number: JP6163210A
Authority: JP
Inventors: Tadashi Fujii; 匡藤井
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 1994-06-22
Filing date: 1994-06-22
Publication date: 1996-01-12

Abstract

(57)【要約】【目的】一定の期限で回覧される回覧メールをサーバ
１が回覧管理情報８を用いて管理し、回覧の遅れを防止
する。【構成】初めに、クライアント３−１が回覧メール７
を作成してサーバ１のメールボックス５に送信すると、
サーバ１は回覧管理情報８とコピーした回覧メール７＊
をメモリ６に保持する。その回覧メールは次のクライア
ント３−２に送信される。その後は、回覧管理情報８を
サーバ１が参照し、クライアント３−２から回覧メール
が返信されれば次のクライアント３−３に回覧メールを
送信する。また、期限までに回覧メールが返信されなけ
れば返信を待たずにコピーした回覧メール７＊を次のク
ライアント３−３に送信し、回覧の遅れを防止する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールを用いて回
覧を行う場合の期限管理を自動的に行うようにした回覧
メール管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータ間のメッセージ交換には電
子メールが広く利用されている。この電子メールのメー
ル管理の方法として、各コンピュータごとに個別に電子
メールを管理する方法と、電子メールをやり取りするク
ライアントが複数存在し、その電子メールの送受信をサ
ーバが一括管理する方法がある。前者の方法では、各コ
ンピュータは、それぞれ電子メールを作成すると、宛先
のコンピュータのメールボックスに電子メールを送信す
る。各コンピュータは常に自己のメールボックスに格納
された電子メールを監視し、新たな電子メールが受け入
れられるとこれをオペレータに通知する。一方、後者の
方法では電子メールは常にクライアントからサーバ宛に
送信され、サーバがその電子メールに付加された送信先
の情報に従って該当するクライアントに電子メールを送
信する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
な従来のメール管理方法には次のような解決すべき課題
があった。例えば、電子メールを利用して一定の書類を
回覧し決裁を行うといった場合には、その電子メールが
一定のスケジュールで各コンピュータに送信され転送さ
れなければならない。しかしながら、各コンピュータの
オペレータにその期限管理を任せると、場合によっては
必要な期限を超過し重要な決裁が間に合わなくなるとい
った事態も生じる。決裁に限らずこの種の回覧処理を一
定のスケジュールで順に複数の相手先に回覧するといっ
た要求は少なくない。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明は以上の点を解決
するため次の構成を採用する。サーバは、クライアント
から回覧メールを受け取って別のクライアントにその回
覧メールを送信するようにして、クライアント間の電子
メールの回覧を行う。回覧メールには、回覧先の各クラ
イアントアドレスと、これらの各クライアントへの回覧
期限を示す回覧管理情報が含められる。サーバは、送信
した正当な回覧メールとは別に、各回覧メールごとの前
記回覧管理情報とコピーした回覧メールとを保持して、
前記回覧期限を監視しする。回覧期限前に該当するクラ
イアントに正当な回覧メールを送信した場合を除き、回
覧期限がきたとき、コピーした回覧メールを該当する回
覧先のクライアントに送信する。

【０００５】

【作用】初めに、クライアントが回覧メールを作成して
サーバのメールボックスに送信すると、サーバは回覧管
理情報とコピーした回覧メールをメモリに保持する。そ
の回覧メールは次のクライアントに送信される。その後
は、回覧管理情報をサーバが参照し、クライアントから
回覧メールが返信されれば次のクライアントに回覧メー
ルを送信する。また、期限までに回覧メールが返信され
なければコピーした回覧メールを次のクライアントに送
信し、回覧の遅れを防止する。

【０００６】

【実施例】以下、本発明を図の実施例を用いて詳細に説
明する。図１は、本発明の方法実施のためのシステムブ
ロック図である。このシステムは、サーバ１が通信回線
２を介してクライアント３−１，３−２，３−３と接続
され、これらのクライアント間の電子メールを管理する
構成となっている。各クライアント３−１，３−２，３
−３には、それぞれメールボックス４−１，４−２，４
−３が設けられている。また、サーバ１にはサーバ１用
のメールボックス５が設けられている。更に、このサー
バ１には、後で説明する各種の情報を格納するためのメ
モリ６が接続されている。一方、例えばクライアント３
−１の作成する回覧メール７は、図に示すように、後で
具体的な内容を説明する回覧管理情報８とメール本文９
とを含んでいる。

【０００７】この回覧メール７は、クライアント３−１
がサーバ１のメールボックス５に矢印Ｌ１のように送信
する。サーバ１はその回覧メール７を認識して、後で説
明する一定の処理の後、矢印Ｌ２のようにして宛先のク
ライアント３−２のメールボックス４−２に送信する。
クライアント３−２はその回覧メールの処理を終える
と、矢印Ｌ３のようにしてサーバ１のメールボックス５
に返信する。サーバ１は、再びその回覧メールを矢印Ｌ
４のようにして次の宛先のクライアント３−３に送信す
る。クライアント３−３のメールボックス４−３にその
回覧メールが格納されると、クライアント３−３はその
回覧メールの処理をし、矢印Ｌ５に示すようにしてサー
バ１のメールボックス５に返信する。以上のような手順
で電子メールの回覧が行われる。なお、このような電子
メールの回覧基準管理を行うために、サーバ１はメモリ
６に回覧管理情報８とコピーした回覧メール７＊とを回
覧して保持する。

【０００８】図２に、クライアントの具体的構成例説明
図を示す。上記クライアント３は、例えばこの図に示す
ように、回覧メール編集部１１と、回覧メール発信部１
２と、到着メール処理部１３とを備えている。回覧メー
ル編集部１１は、ワードプロセッサやパーソナルコンピ
ュータ等から構成され、後で説明する回覧メールを作成
するための文書作成機能を持つ部分である。回覧メール
発信部１２は回覧メールを所定の形式にして通信回線へ
送り出す通信制御機能を持つ部分である。到着メール処
理部１３はメールボックスに到着したメールを検出し、
それを読み出して必要な処理の制御を行うための部分で
ある。この制御内容については、後で具体的に説明す
る。

【０００９】図３に、サーバの具体的構成例説明図を示
す。このサーバ１は、到着メール処理部１４と、回覧期
限監視部１５と、メール転送処理部１６を備えている。
到着メール処理部１４はメールボックスを走査し、到着
メールを取り出して、その後の処理を進める部分であ
る。この動作等についても後で詳細に説明する。回覧期
限監視部１５は、回覧メールに対して設けられた回覧管
理情報を利用して、該当するクライアントに対し所定の
期限内にその回覧が送信されるよう監視処理を行う部分
である。メール転送処理部１６は、受信した回覧メール
を該当するクライアントに送信する処理を行う部分であ
る。

【００１０】図１に示すクライアントやサーバは、具体
的には上記のような機能を持つ部分によって構成され
る。なお、これらの部分はいずれも入出力装置や一定の
処理制御用プログラム等から構成される。

【００１１】図４に、回覧メールの構成例説明図を示
す。回覧メール７は、例えばこの図に示すような構成と
される。即ち、回覧メール７には、そのメールの属性を
示す回覧管理情報８とメール本文９とが含まれる。回覧
管理情報８には、例えばこの図に示すように、発信者、
宛先、主題等が含められる。また、メール付加情報とし
て、メールＩＤ、有効期限、アドレス、回覧期限等が含
められる。発信者とは、このメール本文９を作成し発信
する者を示す。宛先は最終的な回覧メールの到着先を示
す。主題は、備品購入決裁依頼といったメール本文９の
内容を示すものとなる。

【００１２】メールＩＤは、クライアントにおいてこの
回覧メールを作成する段階では空白とされ、サーバが初
めてこの回覧メール７を受信すると、その受信日付や時
間等から各回覧メールを特定するための符号を生成し、
これをメールＩＤとする。有効期限はこの回覧メール自
体の有効性を示す期間で、それ以降は後で説明するよう
に回覧メールは管理対象から除外される。アドレスは、
図に示すように複数の回覧先がある場合に、アドレスＡ
１，アドレスＡ２…というように回覧先のクライアント
のメールアドレスを示す部分である。また、回覧期限
は、それぞれ対応するアドレスのクライアントに対し、
いつまでに回覧を行うべきかを示す日付等により構成さ
れる。

【００１３】即ち、この回覧メール７は、例えばメール
付加情報に示すような各アドレスのクライアントに対し
順番にそれぞれの回覧期限で回覧されるといったものと
なる。このような回覧管理情報８を元に、サーバが回覧
メールの期限管理を行うことになる。例えば、図１に示
したクライアント３−１が上記のような回覧メール７を
作成し、サーバ１のメールボックス５に送信すると、サ
ーバ１はその回覧メールについて回覧管理情報テーブル
を生成する。

【００１４】図５は、回覧管理情報テーブルの例説明図
である。例えば、この図に示すように、図４を用いて説
明した回覧メールにメールＩＤを“９３１２１３１７５
０”と付けた。これは、９３年１２月１３日１７時５０
分にメールを受けたとして自動的に生成されるメールＩ
Ｄである。このメールＩＤは各回覧メールを特定するた
めのもので、次の新たな回覧メールが受信された場合に
は別のメールＩＤが付けられる。そして、有効期限や回
覧先のクライアントアドレス、回覧期限等が回覧先のク
ライアント数だけ設けられ、図に示すようにテーブル化
される。

【００１５】なお、上記のような回覧管理情報を用いて
メール管理を行う場合に、例えば次のように新たな管理
情報が付加されて管理される。図６（ａ）、（ｂ）は、
管理情報の内容説明図である。（ａ）は、先に説明した
メールＩＤについての具体的な例を示す。即ち、クライ
アントで新たに作成し、サーバのメールボックスに格納
された新着回覧メールは、メールＩＤがなく、未登録の
ものである。なお、この他には該当する宛先への回覧を
終えてサーバに返信されたものがある。宛先から返信さ
れた回覧メールには、既にメールＩＤが付けられてい
る。

【００１６】また、（ｂ）は、図５に示した各回覧先の
クライアントごとのフラグについての説明図を示す。こ
のフラグは、回覧メールがそのクライアントごとに、既
に回覧を終えたものか、まだ回覧中のものか、回覧され
ていないものか等を区別するために付けられる。このよ
うなフラグを利用して回覧の期限管理が円滑に行われ
る。

【００１７】即ち、フラグが未回覧とあるものはまだ回
覧されていない状態を示す。この場合、その回覧メール
は該当するクライアントに対し送信が可能である。ま
た、回覧中とあるのは、そのクライアントに対する回覧
メールの送信が行われ、現在そのクライアントから回覧
メールが返信されるのを待っている状態である。従っ
て、そのクライアントに対し回覧メールが送信される
と、未回覧の状態から回覧中の状態にフラグが変化す
る。そして、回覧期限管理は、このような回覧中のもの
について重点的に行われる。回覧済とあるのは、回覧を
終了したものを示し、回覧メールが返信されたとき、回
覧中というフラグが回覧済というフラグに遷移する。こ
れによって、回覧が正常に終了したことが分かる。な
お、全ての回覧先について回覧済というフラグがあれ
ば、その後有効期限を監視して一定の管理を行う。

【００１８】以上のように構成したシステムを用いて本
発明は次のように実施される。図７は、回覧メールの送
受信動作フローチャートである。まず、回覧メールは、
全体としてはこのフローチャートに示すように処理され
る。ステップＳ１において、クライアントが回覧メール
を作成する。これは、システムを構成するいずれかのク
ライアントによって任意に行われる。

【００１９】次に、その回覧メールがサーバに受信され
ると、ステップＳ２において、サーバがメールＩＤを付
与し、回覧管理情報を作成する。その内容は先に説明し
た通りである。次に、ステップＳ３において、サーバが
該当する宛先のクライアントへ回覧メールの送信を行
う。即ち、回覧メールのメール付加情報に記入された最
初の回覧先であるクライアントへその回覧メールが送信
される。そして、ステップＳ４において、サーバは回覧
期限の監視を開始する。その回覧は通常の場合、期限内
にクライアントからサーバへ返信される。サーバはステ
ップＳ５において回覧メールの受信と送信処理を実行す
る。これは返信された回覧メールを次のクライアントに
送信する処理を示す。そして、ステップＳ６において、
全ての回覧が終了したかどうかを判断し、終了していな
ければ再びステップＳ４に戻り、回覧の期限管理を実行
する。

【００２０】図８に、受信した回覧メールの処理フロー
チャートを示す。サーバが回覧メールを受信すると、こ
の図に示すような手順で回覧メールに対する処理を実行
する。まず、ステップＳ１において、サーバは自己のメ
ールボックスを走査する。通常、電子メールは送受信の
際、相互に電子メールを送信したり受信した旨の通知は
行わない。即ち、メールボックスに電子メールを送信す
ることによって受信側のコンピュータがそのメールボッ
クスを走査し、電子メールの着信を自動的に検出する。
この走査では、例えば電子メールを格納するメモリのフ
ァイルリストをその直前に走査したときのファイルリス
トと比べて、新たなファイルが増加しているかどうかを
見る。

【００２１】ここで、ステップＳ２において、回覧メー
ルの着信が検出されると、新着かどうかが判断される。
もし、新着の回覧メールであればステップＳ３に移り、
メールＩＤを付加する。このメールＩＤの説明は、既に
図４等を用いて説明した通りである。次に、ステップＳ
４において、図５で説明した回覧管理情報を作成する。
そして、ステップＳ５において、その回覧メールをコピ
ーして図１に示すメモリ６に保存する。これは、現在回
覧中の回覧メールの状態がどのようにあるかをサーバ側
で認識できるようにするためのもので、クライアントか
ら正常に回覧メールが戻り、これを次のクライアントに
送信するといった処理が続けられる場合には不要であ
る。しかしながら、回覧期限を経過してもまだ回覧メー
ルが戻らないような場合には、このコピーした回覧メー
ルが読み出され、別のクライアントに送信されることに
なる。

【００２２】一方、ステップＳ２において、新着でない
と判断された場合には、ステップＳ６に移り、回覧管理
情報の更新が行われる。即ち、回覧メールが返信される
と、これまで回覧していたクライアントに対するフラグ
が、先に説明したように、回覧中の状態から回覧済の状
態に遷移する。ステップＳ６では、このような回覧管理
情報中のデータの更新を行い、ステップＳ７において、
コピーした回覧メールの更新を行う。コピーした回覧メ
ールについても、回覧によってクライアントが付加した
各種の情報が書き加えられることがある。なお、これは
回覧管理情報であってもよいし、またメール本文であっ
てもよい。

【００２３】図９に、回覧メールの送信処理フローチャ
ートを示す。サーバは、この図に示すような手順で回覧
メールを送信する。ステップＳ１において回覧を受信す
ると、ステップＳ２において回覧管理テーブルの走査を
行う。即ち、受信された回覧メールのメールＩＤを認識
し、そのメールＩＤの回覧メールについて回覧管理情報
を参照するために、このような走査を行う。そして、ス
テップＳ３において、回覧管理情報の中から回覧中とい
うフラグを検出する。その回覧中のフラグと対応するク
ライアントが今回回覧メールを受信したクライアントと
一致していれば、回覧中というフラグを回覧済というフ
ラグに切り換えて更新する（ステップＳ４）。

【００２４】次に、ステップＳ５において、再び回覧管
理情報を参照し、未回覧のフラグを持つ部分があるかど
うかを調べる。回覧メールの回覧順は予め規定されてい
るから、回覧中から回覧済に更新となったクライアント
アドレスの次に記載された未回覧というフラグを持つク
ライアントアドレスが、次に回覧メールを送信すべきア
ドレスとなる。ステップＳ６では、このクライアントア
ドレスを取得し、ステップＳ７で回覧メールの送信を行
う。このようにして、回覧メールの送信が実行される。

【００２５】図１０に、回覧期限管理フローチャートを
示す。以下、本発明の回覧期限管理をサーバがどのよう
に実行するかを示すフローチャートの説明に移る。ま
ず、図１０のステップＳ１において、サーバは日付デー
タを取得する。これは、システムが持つ時計等を参照し
て処理される。次に、ステップＳ２において、回覧管理
テーブルの回覧期限を走査する。即ち、先に図５を用い
て説明した回覧管理テーブルのクライアントごとの回覧
期限を順に走査していく。そして、回覧中であって回覧
期限がきてしまったものを検出する。なければ、処理は
そのまま終了するが、あれば、ステップＳ４において、
未回覧の状態のクライアントが存在するかを判断する。

【００２６】未回覧がなければ、回覧は既に終了してい
るため、この回覧期限管理上は処理を行わない。未回覧
のものがある場合には、ステップＳ５に移り、次のクラ
イアントアドレスを得る。これは、未回覧というフラグ
のあるクライアントアドレスを参照すればよい。そし
て、返信された回覧メールが存在しないため、メモリ６
に保持したコピーした回覧メール７＊を読み取り、これ
を該当するクライアントに送信する（ステップＳ６）。
このようにすることによって、あるクライアントに対し
送信した回覧中の回覧メールが期限までに戻らなくて
も、次のクライアントに対し必要な期限内にその回覧メ
ールを送信することができる。

【００２７】なお、回覧期限を過ぎても回覧メールの返
信をしなかったクライアントには、例えば返信を待たず
に次のクライアントに回覧メールを送信したという旨の
通知を送る。これによって、そのクライアントのオペレ
ータは回覧メールに対し適切な処置を行うことができ
る。

【００２８】図１１に、有効期限管理フローチャートを
示す。上記のような回覧メールは回覧終了後には通常不
要となる。特に、回覧の内容が一定の期日に開催される
イベント等に関係するものであれば、当然その有効期限
は明確に規定される。従って、そのような回覧メールは
有効期限を経過した後は不要になる。しかも、そのよう
な回覧メールがメモリに記憶されたままであると、メモ
リの自由にデータを格納できる領域が減少する。従っ
て、このような回覧メールの管理をこの図１１に示す処
理により行う。即ち、ステップＳ１において、まず、サ
ーバは日付データを取得し、ステップＳ２において、回
覧管理テーブルの有効期限を走査する。そして、ステッ
プＳ３において、有効期限の経過したものを検出し、経
過したものがあれば、ステップＳ４において、回覧管理
情報を削除する。更に、ステップＳ５において、該当す
るコピーした回覧メールを削除する。このようにして、
サーバは有効期限の経過した回覧メールを管理対象から
除外する。

【００２９】本発明は以上の実施例に限定されない。上
記実施例ではクライアントとサーバが通信回線を介して
接続され、クライアントの電子メールをサーバが管理す
るといったシステムを用いて説明したが、本発明は必ず
しもこのように明確にクライアントとサーバが区別され
ているものに限らない。例えば１台のパーソナルコンピ
ュータの中でクライアント的な動作を行う部分と、サー
バ的な動作を行う部分とが存在し、同様の回覧メール処
理を行うようなシステムについても適用される。また、
クライアントからサーバに対する回覧管理情報の伝達
は、回覧メールの文書中にメール本文と区別できるよう
に回覧管理情報部分を含めて記載することにより実行さ
れた。しかしながら、その他の適当な形式によって回覧
管理情報を生成し、電子メールで送受信できるようなも
のであれば、どのような形式でもよい。

【００３０】また、回覧メールの回覧順は、予め回覧管
理情報に対し、その回覧順と同一の順でクライアントア
ドレスと回覧期限を記入するようにして示すようにして
もよいし、また各クライアントアドレスに番号を付ける
ようにしてもよいし、また回覧期限から回覧順を判断で
きるようにしてもよい。従って、回覧管理情報へのクラ
イアントアドレス等の記入順は任意であって差し支えな
い。

【００３１】

【発明の効果】以上説明した本発明の回覧メール管理方
法は、回覧メールに、回覧先の各クライアントアドレス
と各クライアントアドレスへの回覧期限を示す回覧管理
情報が含められ、サーバが送信した正当な回覧メールと
は別に、各回覧メールごとの回覧管理情報とコピーした
回覧メールとを保持して、回覧期限を監視し、回覧期限
前に該当するクライアントに正当な回覧メールを送信し
た場合を除き、回覧期限がきたとき、コピーした回覧メ
ールを該当する回覧先のクライアントに送信するといっ
た処理を行うようにしたので、回覧メールが自動的に回
覧期限通りに該当するクライアントに送信される。

【００３２】また、回覧管理情報に回覧メールが未回覧
の場合、回覧中の場合、回覧済の場合を区別する回覧処
理状況を示す情報を含めることによって、回覧期限がき
たとき、簡単に確実に次の回覧先のクライアントにその
回覧メールを送信することが可能となる。また、有効期
限を回覧メールに含めることによって、有効期限経過
後、その回覧メールを管理対象から除外して回覧メール
の制御をすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の方法実施のためのシステムブロック図
である。

【図２】クライアントの具体的構成例説明図である。

【図３】サーバの具体的構成例説明図である。

【図４】回覧メールの構成例説明図である。

【図５】回覧管理情報テーブルの例説明図である。

【図６】管理情報の内容説明図である。

【図７】回覧メールの送受信動作フローチャートであ
る。

【図８】受信した回覧メールの処理フローチャートであ
る。

【図９】回覧メールの送信処理フローチャートである。

【図１０】回覧期限管理フローチャートである。

【図１１】有効期限管理フローチャートである。

【符号の説明】

１サーバ２通信回線３−１〜３−３クライアント４−１〜４−３，５メールボックス７回覧メール８回覧管理情報

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号庁内整理番号ＦＩ技術表示箇所Ｈ０４Ｌ 12/28

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】サーバが、クライアントから回覧メールを受け取って別のクライア
ントにその回覧メールを送信するようにして、クライア
ント間の電子メールの回覧を行うものにおいて、回覧メールには、回覧先の各クライアントアドレスと、これらの各クライ
アントへの回覧期限を示す回覧管理情報が含められ、サーバは、送信した正当な回覧メールとは別に、各回覧メールごと
の前記回覧管理情報とコピーした回覧メールとを保持し
て、前記回覧期限を監視し、回覧期限前に該当するクライアントに正当な回覧メール
を送信した場合を除き、回覧期限がきたとき、コピーし
た回覧メールを該当する回覧先のクライアントに送信す
ることを特徴とする回覧メール管理方法。
【請求項２】回覧管理情報中には、回覧先のクライア
ントアドレスと回覧期限と回覧処理状況を示す情報を含
め、サーバは、該当するクライアントへまだ回覧メールを送信していな
いときは回覧処理状況を未回覧に、該当するクライアントへ回覧メールを送信後まだ返信さ
れていないときは回覧処理状況を回覧中に、該当するクライアントから回覧メールが返信されたとき
は回覧処理状況を回覧済として、回覧処理状況が回覧中のときであって回覧期限がきたと
き、コピーした回覧メールを該当する回覧先のクライア
ントに送信することを特徴とする請求項１記載の回覧メ
ール管理方法。
【請求項３】回覧メールには、その回覧メールの最終有効期限が含められ、サーバは、回覧管理情報を監視して、前記最終有効期限がきた回覧
メールを管理対象から除外することを特徴とする請求項
１記載の回覧メール管理方法。