JPH0934619A - レコードデータ入力装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 レコード内の所定フィールドに項目データを
入力する際に、この所定フィールドに対応して各レコー
ド内に既に入力されている項目データを入力候補とし、
この入力候補群の中から所望する候補を当該フィールド
への入力データとして容易に選択する。 【解決手段】 入力対象として指定されたフィールドに
項目データを入力する際、ＣＰＵ１は入力情報候補テー
ブル８−４の内容を所定の順序で編集して一覧表示させ
る。この入力情報候補テーブル８−４はフィールド毎
に、各レコード内に入力されている項目データを入力候
補として記憶するもので、入力対象フィールドに対応す
る入力情報候補テーブル８−４の内容が一覧表示され
る。ここで、任意の候補を選択すると、この選択候補は
今回指定された入力対象フィールドに書き込まれる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、パーソナルコン
ピュータやオフィスコンピュータ等のレコードデータ入
力装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、データ処理装置においては、会
計ファイル、人事ファイル、売上伝票ファイル等、多種
多様のファイルを管理しており、例えば人事ファイルを
構成する各レコードは、「氏名」、「社員番号」、「部
署名」、「資格」……等、それぞれ同一項目を含むレコ
ード形態となっている。ここで、レコードを構成する各
フィールドに項目データを入力する場合、フィールド毎
にデータをキーボードから直接入力する方法、あるいは
予めフィールド単位毎に作成しておいたデータリストを
呼び出して表示出力させ、このリスト内容から任意のデ
ータを選択して入力する方法の何れかによって行ってい
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前者の
方法にあっては、例えば、「部署名」や「資格」、「得
意先」、「商品名」等、ある限られた範囲内のデータを
繰り返し入力するような場合でもその都度、データを新
規入力しなければならず、入力作業の膨大化を招くとい
う欠点があった。また、後者の方法にあっては、各項目
毎に例えば部署名リスト、得意先名リスト等を予め作成
しておかなくてはならず、また、得意先等が追加、変更
される毎にそのリスト内容を修正しなければならず、リ
ストの作成や管理に特別な作業を必要とし、ユーザに大
きな負担をかけるという欠点があった。この発明の課題
は、レコード内の所定フィールドに項目データを入力す
る際に、この所定フィールドに対応して各レコード内に
既に入力されている項目データを入力候補とし、この入
力候補群の中から所望する候補を当該フィールドへの入
力データとして容易に選択できるようにすることであ
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】この発明の手段は次の通
りである。 （１）、レコードデータ記憶手段は複数のフィールドか
ら成るレコードを複数記憶する。 （２）、編集手段は入力対象として指定されたフィール
ドに項目データを入力する際、この入力対象フィールド
に対応して各レコード内に入力されている項目データを
入力候補とし、この入力候補を所定の順序で編集する。 （３）、表示手段はこの編集手段によって編集された各
入力候補を一覧表示する。 （４）、入力制御手段はこの一覧表示されている入力候
補群の中から任意の候補が選択された際に、この選択候
補を今回指定された入力対象フィールドに対する項目デ
ータとして入力する。なお、フィールド単位毎に前記入
力候補を記憶する候補テーブルを設けると共に、入力対
象として指定されたフィールドに項目データが入力され
た際に、この項目データを一定の条件下で当該フィール
ドに対応付けて前記候補テーブルに入力候補として登録
する登録手段を設け、前記編集手段は入力対象として指
定されたフィールドに対応する前記候補テーブルの内容
を所定の順序で編集するようにしてもよい。また、前記
入力候補の使用頻度を検出する検出手段を設け、前記編
集手段はこの検出手段によって検出された使用頻度に基
づいて入力候補を使用頻度順に編集するようにしてもよ
い。更に、前記入力候補の一覧表示を実行させるか否か
を予めフィールド単位毎に任意に設定する設定手段を設
け、入力対象として任意のフィールドが指定された際
に、当該フィールドに対応して設定されている一覧表示
の実行有無を判別し、一覧表示の実行が設定されたフィ
ールドである場合には当該フィールドに対応する入力候
補を所定の順序に編集して一覧表示させるようにしても
よい。いま、入力対象フィールドが指定された際に、編
集手段はこのフィールドに対応して各レコード内に入力
されている項目データを入力候補とし、この入力候補を
所定の順序で編集する。すると、この編集結果が一覧表
示されるので、この入力候補群の中から任意の候補を選
択すると、この選択候補は今回指定された入力対象フィ
ールドに対する項目データとして入力される。したがっ
て、レコード内の所定フィールドに項目データを入力す
る際に、この所定フィールドに対応して各レコード内に
既に入力されている項目データを入力候補とし、この入
力候補群の中から所望する候補を当該フィールドへの入
力データとして容易に選択することができる。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図５を参照してこの
発明の一実施形態について説明する。図１はパーソナル
コンピュータ等のデータ処理装置を示したブロック構成
図である。ＣＰＵ１はＲＯＭ２等に格納されている各種
のプログラムにしたがってこのデータ処理装置の全体動
作を制御する中央演算処理装置であり、このＣＰＵ１に
はその周辺デバイスとしてキーボード３、マウス４、Ｃ
ＲＴ表示部５、ハードディスク６、プリンタ７が接続さ
れており、ＲＯＭ２内のＩＯＣＳ（Input Output Contr
ol System）プログラムにしたがってそれらの入出力動
作を制御する。ＲＯＭ２はＩＯＣＳプログラムやデータ
ベースプログラム等の他、文字コードに対応した文字フ
ォントデータ等を固定的に記憶するメモリである。

【０００６】キーボード３はかな入力キー、変換キーお
よび各種機能キー等を有する構成で、ＣＰＵ１はキーボ
ード３を常時スキャンし、操作キーに対応するキーコー
ドを取り込む。ここで、データベースファイルの作成時
において、ＣＰＵ１は入力された文字列をＣＲＴ表示部
５に表示出力させたり、かな漢字変換等を行い、確定文
字列をＲＡＭ８内のレコード作成データ領域８−１に一
時記憶させる。レコード作成データ領域８−１は１レコ
ード分の作成レコードを一時記憶するメモリ領域であ
り、ＣＰＵ１は１レコード分のレコードが作成される
と、レコード作成データ領域８−１の内容をハードディ
スク６内の対応するデータベースファイルに追加登録す
る。また、ＣＰＵ１はキーボード３から印刷指令が入力
されると、ハードディスク６内のデータベースファイル
を印字データに変換し、帳票形式のフォーマットデータ
と共にプリンタ７に送り、印刷出力させる。

【０００７】ＲＡＭ８はレコード作成データ領域８−１
の他、フィールド対応フラグ領域８−２、入力情報格納
管理テーブル８−３、入力情報候補テーブル８−４を有
する構成となっている。ここで、データベースファイル
の新規作成時やレコードの追加、更新等の編集時に、レ
コードデータをフィールド単位毎に入力する際、入力対
象として任意のフィールドが指定されると、既に各レコ
ードに入力されている当該指定フィールドに対応する項
目データを入力候補として一覧表示するようにしてい
る。フィールド対応フラグ領域８−２は入力対象フィー
ルドの指定時に入力候補の一覧表示を行うか否かを示す
フラグをフィールド単位毎に記憶するメモリ領域であ
る。このフィールド対応フラグ領域８−２の内容はマウ
ス４等の操作によって任意に設定可能なもので、ＣＰＵ
１は入力対象フィールドの指定時に、ＲＡＭ８を参照
し、当該指定フィールドに対応するフラグがオンされて
いれば、入力候補の一覧表示を行う。

【０００８】図２は入力情報格納管理テーブル８−３、
入力情報候補テーブル８−４の構成を示したもので、入
力情報格納管理テーブル８−３は入力情報候補テーブル
８−４のアドレスを管理するテーブルである。なお、図
中、入力情報格納管理テーブル８−３をテーブルＡ、入
力情報候補テーブル８−４をテーブルＢと称する。入力
情報格納管理テーブル８−３は入力情報候補テーブル８
−４内にフィールド単位毎に格納されている入力候補格
納域を管理するために、その開始アドレスをフィールド
毎に記憶するアドレス管理テーブルで、ＣＰＵ１は入力
情報候補テーブル８−４をアクセスする際に入力情報格
納管理テーブル８−３の内容を参照し、入力候補格納域
をフィールド毎に指定する。入力情報候補テーブル８−
４は入力候補（可変長データ）を順次記憶するもので、
入力候補毎にそのバイト数と使用頻度件数を記憶する。
ここで、本実施例において、入力対象フィールドの指定
時に当該フィールドに対応する入力情報候補テーブル８
−４の内容を入力候補として一覧表示する際、ＣＰＵ１
は入力候補を上記使用頻度件数に基づいて編集し、この
編集結果を一覧表示させる。

【０００９】次に、このデータ処理装置の動作を図３に
示すフローチャートにしたがって説明する。図３はファ
イル処理時の動作を示したフローチャートである。先
ず、初期メニュ画面が表示され（ステップＳ１）、マウ
ス４等によって任意の処理メニュを選択すると（ステッ
プＳ２）、選択メニュに応じた処理の実行に移る。

【００１０】いま、フィールド対応フラグ領域８−２へ
の設定（フィールド設定）が選択されると、ＣＰＵ１は
処理対象ファイルを構成する１レコード分の全フィール
ド名を一覧表示させる（ステップＳ３）。ここで、処理
対象ファイルが図４に示すような人事ファイルの場合に
は、１レコード分の全フィールド名として「氏名」、
「社員番号」、「部署名」、「資格」、「性別」が一覧
表示される。ここで、「氏名」や「社員番号」について
は、各人固有のデータで、レコード毎に相違するが、
「部署名」、「資格」、「性別」については同一若しく
は類似したデータとなる場合が多い。そこで、一覧表示
の中からマウス４等によって任意のフィールド名として
「部署名」を選択すると（ステップＳ４）、ＣＰＵ１は
このフィールドに対応してフィールド対応フラグ領域８
−２にフラグをセットすると共に（ステップＳ５）、こ
のフィールド名を入力情報格納管理テーブル８−３に新
規設定する（ステップＳ６）。このような動作はキーボ
ード３から設定終了が指示されるまで繰り返される結果
（ステップＳ７）、フィールド対応フラグ領域８−２に
は「部署名」、「資格」、「性別」に対応してフラグが
セットされると共に、入力情報格納管理テーブル８−３
にはそれらのフィールド名が新規設定される。

【００１１】一方、ステップＳ２で新規レコードの作成
が選択されると、ステップＳ８に進み、ＣＰＵ１は図５
に示すようなレコードデータ入力ウィンドゥを表示出力
させる。ここで、第１フィールドとして「氏名」が指定
されると共に（ステップＳ９）、レコードデータ入力ウ
ィンドゥの指定項目位置にカーソルが表示される（ステ
ップＳ１０）。ここで、ＣＰＵ１はフィールド対応フラ
グ領域８−２を参照してフラグのセット有無をチェック
するが（ステップＳ１１）、いま、指定フィールド「氏
名」にはフラグがセットされていないので、ステップＳ
１２に進み、キーボード３から項目データとして入力さ
れた文字列をレコード作成データ領域８−１内の指定フ
ィールドに書き込む。そして、次フィールドが有れば
（ステップＳ１３）、次のフィールドを指定する（ステ
ップＳ１４）。この場合、「社員番号」が指定されてス
テップＳ１０に戻るが、この指定フィールドにもフラグ
がセットされていないので、前回と同様にステップＳ１
２の実行に移る。

【００１２】そして、次のフィールドとして「部署名」
が指定されると（ステップＳ１４）、フラグ有りがステ
ップＳ１１で検出されるので、ステップＳ１７に進み、
指定フィールドに対応して入力情報候補テーブル８−４
内に入力候補が格納されているかをチェックする。ここ
で、第１レコード目の作成時点では、入力情報候補テー
ブル８−４内にデータが格納されていないので、ステッ
プＳ１８に進み、キーボード３から項目データとして入
力された文字列をレコード作成データ領域８−１に書き
込む。そして、入力文字列を入力候補として入力情報候
補テーブル８−４に新規登録すると共に（ステップＳ１
９）、その使用頻度件数として「１」を設定する（ステ
ップＳ２０）。この場合、当該入力文字列のバイト数を
求めて入力情報候補テーブル８−４に設定すると共に、
このバイト数に基づいて入力情報格納管理テーブル８−
３内のアドレスを更新する処理も併せて行われる。そし
て、ステップＳ１３に進み、以下、次のフィールド「資
格」が指定され、ステップＳ１８〜Ｓ２０の実行に移
る。このような動作を最終フィールドまで繰り返すこと
によりステップＳ１３で次フィールド無しが検出される
と、レコード作成データ領域８−１から１レコード分の
作成レコードを読み出してハードディスク６に格納する
（ステップＳ１５）。そして、キーボード３からレコー
ド作成の終了が指示されるまで（ステップＳ１６）、同
様の新規レコード作成処理を繰り返すためにステップＳ
８に戻る。

【００１３】以下、２レコード目以下のデータを１レコ
ード毎に入力してゆくが、この場合、入力情報候補テー
ブル８−４には「部署名」、「資格」、「性別」の各フ
ィールドに対応してその項目データが入力候補として既
に登録されている。例えば、図４に示すように４レコー
ド目までの入力が終った時点では、入力情報候補テーブ
ル８−４にフィールド「部署名」のデータとして「ＷＰ
開発（使用頻度件数３件）」、「ＷＰ品質保障（使用頻
度件数１件）」が登録されている。ここで、５レコード
目の入力時に、「部署名」が入力対象として指定される
と、ステップＳ２１に進み、入力情報候補テーブル８−
４内の「部署名」に対応するデータが使用頻度順に編集
されてサブウィンドゥに一覧表示される。この場合、図
５に示すように「ＷＰ開発」が第１候補として表示さ
れ、「ＷＰ品質保障」が第２候補として表示される。こ
のサブウィンドゥに一覧表示されている候補群の中に所
望するデータが存在していれば、マウス操作によって当
該候補を選択指定する（ステップＳ２２）。ここで、入
力候補群の中に所望するデータが無ければ、つまり候補
の選択が行われなければ、ステップＳ１８〜Ｓ２０の実
行に移るが、候補の選択が行われると、ステップＳ２４
〜Ｓ２６の実行に移る。すなわち、選択候補の文字列を
入力情報候補テーブル８−４から読み出し（ステップＳ
２４）、レコード作成データ領域８−１内の対応フィー
ルドに書き込む（ステップＳ２５）。そして、入力情報
候補テーブル８−４内の当該候補に対応する使用頻度に
「１」を加算してその更新を行う（ステップＳ２６）。
そして、ステップＳ１３に進み、次のフィールドとして
「資格」が指示され、以下、同様の処理が行われる。

【００１４】一方、ステップＳ２のメニュ選択によって
レコード更新が指定された場合にも入力情報候補テーブ
ル８−４の内容が一覧表示されることはレコード作成時
の場合と同様である。この場合、例えば、フィールド
「部署名」の内容が「ＷＰ開発」から「ＷＰ品質保障」
に書き替えられた場合には「ＷＰ開発」の使用頻度件数
は−１され、「ＷＰ品質保障」は＋１される。

【００１５】以上のように、複数レコードの所定フィー
ルドに項目データを入力する際に、入力するデータのリ
ストを特別な操作によって予め作成しておかなくても、
既に入力されている項目データを入力候補としてフィー
ルド単位毎に記憶する入力情報候補テーブル８−４を設
け、この入力情報候補テーブル８−４の内容を使用頻度
順に編集して一覧表示するようにしたから、この入力候
補群の中から所望する候補を容易に選択することが可能
となる。また、このような入力候補の一覧表示は、予め
任意に指定した所定フィールドが入力対象として指定さ
れた場合に限り行われる。したがって、氏名や社員番号
あるいは売上金額等のように各レコード毎に異なる項目
データを入力する場合にはキーボード３からの直接入力
となり、フィールド単位毎に適切な入力方法を選択する
ことが可能となる。

【００１６】なお、上記実施形態ではは入力情報候補テ
ーブル８−４の内容を使用頻度順に編集するようにした
が、編集内容としてはこれに限らず、以下のものであっ
てもよい。 （１）、入力情報候補テーブル８−４に項目データを入
力候補として書き込む毎に、その時の書き込み日時を入
力候補に対応付けて記憶しておき、入力情報候補テーブ
ル８−４の内容を一覧表示する際に、この書き込み日時
と現在日時とを比較し、現在日時に近い順に入力候補を
編集するようにしてもよい、 （２）、入力情報候補テーブル８−４の内容を一覧表示
する際に、入力候補の先頭文字列に基づいて各入力候補
をアルファベット順あるいはアイウエオ順に編集するよ
うにしてもよい。 （３）、入力情報候補テーブル８−４の内容を一覧表示
する際に、入力候補を構成する文字コード（ＪＩＳコー
ド）に基づいて入力候補を昇順あるいは降順に編集する
ようにしてもよい。

【００１７】また、入力情報候補テーブル８−４の内容
がフル状態になった際に、使用頻度の低い入力候補や最
も古い入力候補を入力情報候補テーブル８−４から削除
して新たなデータを書き込むようにしてもよい。更に、
入力情報候補テーブル８−４を設けたが、新規レコード
の作成時に、既に作成されている各レコードの所定フィ
ールドから項目データを入力候補として抽出して一覧表
示するようにしてもよい。

【００１８】

【発明の効果】この発明によれば、レコード内の所定フ
ィールドに項目データを入力する際に、この所定フィー
ルドに対応して各レコード内に既に入力されている項目
データを入力候補とし、この入力候補を所定の順序に編
集して一覧表示するようにしたから、この一覧表示の中
から所望する候補を当該フィールドへの入力データとし
て容易に選択することができる。したがって、従来のよ
うに入力するデータのリストを特別な操作によって予め
作成しておく必要がなくなり、レコードデータの入力作
業を効率良く行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】レコードデータを処理するデータ処理装置のブ
ロック構成図。

【図２】入力情報格納管理テーブル８−３、入力情報候
補テーブル８−４の構成を示した図。

【図３】主要動作を示したフローチャート。

【図４】データベースファイルのレコード構成を示した
図。

【図５】レコードデータ入力時の表示例を示した図。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ＲＯＭ ３ キーボード ４ マウス ５ ＣＲＴ表示部 ６ ハードディスク ８ ＲＡＭ ８−１ レコード作成データ領域 ８−２ フィールド対応フラグ領域 ８−３ 入力情報格納管理テーブル ８−４ 入力情報候補テーブル

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のフィールドから成るレコードを複数
   記憶するレコードデータ記憶手段と、 入力対象として指定されたフィールドに項目データを入
   力する際、この入力対象フィールドに対応して各レコー
   ド内に入力されている項目データを入力候補とし、この
   入力候補を所定の順序で編集する編集手段と、 この編集手段によって編集された各入力候補を一覧表示
   する表示手段と、 この一覧表示されている入力候補群の中から任意の候補
   が選択された際に、この選択候補を今回指定された入力
   対象フィールドに対する項目データとして入力する入力
   制御手段とを具備したことを特徴とするレコードデータ
   入力装置。
2. 【請求項２】フィールド単位毎に前記入力候補を記憶す
   る候補テーブルを設けると共に、入力対象として指定さ
   れたフィールドに項目データが入力された際に、この項
   目データを一定の条件下で当該フィールドに対応付けて
   前記候補テーブルに入力候補として登録する登録手段を
   設け、 前記編集手段は入力対象として指定されたフィールドに
   対応する前記候補テーブルの内容を所定の順序で編集す
   るようにしたことを特徴とする請求項（１）記載のレコ
   ードデータ入力装置。
3. 【請求項３】前記入力候補の使用頻度を検出する検出手
   段を設け、 前記編集手段はこの検出手段によって検出された使用頻
   度に基づいて入力候補を使用頻度順に編集するようにし
   たことを特徴とする請求項（１）記載のレコードデータ
   入力装置。
4. 【請求項４】前記入力候補の一覧表示を実行させるか否
   かを予めフィールド単位毎に任意に設定する設定手段を
   設け、 入力対象として任意のフィールドが指定された際に、当
   該フィールドに対応して設定されている一覧表示の実行
   有無を判別し、一覧表示の実行が設定されたフィールド
   である場合には当該フィールドに対応する入力候補を所
   定の順序に編集して一覧表示させることを特徴とする請
   求項（１）記載のレコードデータ入力装置。