JPH0944580A - レコード作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、新規レコードを作成する際の手間
を低減するレコード作成方法を提供することである。 【解決手段】 ＣＰＵ２は、ＲＯＭ４に格納されている
各種制御プログラムに従ってコンピュータシステム１内
の各部を制御する中央演算装置であり、入力部３から入
力される項目、数値、数式等の各種データ処理を実行す
るとともに、レコード作成処理において、マスタファイ
ル６に格納されているデフォルトレコードを読み出して
レコード作成メモリ５に格納し、このデフォルトレコー
ドの内容を表示部８に表示して修正作業を促し、その修
正したレコードを新規ファイルとしてマスタファイル６
に記憶する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、所望ファイル内に
記憶すべきレコードを新規に作成する際のレコード作成
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、例えば、事務処理を主とするオフ
ィスコンピュータや汎用コンピュータ等においては、表
計算やデータベース等の各種アプリケーションプログラ
ムが利用されており、経理業務では各種形式の伝票作成
等に利用されている。

【０００３】このアプリケーションプログラムを利用し
て新規にレコードを作成する際には例えば、予めファイ
ルに格納された複数のレコードから類似するレコードを
捜し出し、その類似レコードの記述内容や書式レイアウ
トを参照あるいは変更して新規レコードを作成する方法
がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の新規レコードの作成方法にあっては、予めフ
ァイルに格納された複数のレコードから類似するレコー
ドを捜し出し、その類似レコードの記述内容や書式レイ
アウトを参照あるいは変更して新規レコードを作成する
ようになっていたため、その類似ファイルを捜し出す手
間やデータを変更する手間がかかるという問題点があっ
た。本発明の課題は、新規レコードを作成する際の手間
を低減するレコード作成方法を提供することである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明のレ
コード作成方法は、所望ファイル内に記憶すべきレコー
ドを新規に作成する際のレコード作成方法であって、新
規レコードの作成の際に、記憶対象となる対象ファイル
内から所定のデフォルトレコードを識別して読み出し、
このデフォルトレコードに基づいて候補レコードを作成
し、この候補レコードを表示画面上に表示制御し、この
候補レコードを任意の修正操作により修正し、この修正
されたレコードを新規レコードとして前記ファイル内に
記憶することを特徴としている。

【０００６】また、この場合、請求項２記載の発明のレ
コード作成方法は、前記対象ファイル内に複数の前記デ
フォルトレコードを記憶させ、前記新規レコードの作成
の際に、所望のデフォルトレコードを選択し、当該対象
ファイル内から当該選択されたデフォルトレコードを識
別して読み出し、この読み出した選択デフォルトレコー
ドを前記候補レコードとして前記表示画面上に表示する
ようにすることが有効である。

【０００７】請求項１記載の発明のレコード作成方法に
よれば、所望ファイル内に記憶すべきレコードを新規に
作成する際のレコード作成方法であって、新規レコード
の作成の際に、記憶対象となる対象ファイル内から所定
のデフォルトレコードが識別されて読み出され、このデ
フォルトレコードに基づいて候補レコードが作成され、
この候補レコードが表示画面上に表示制御され、この候
補レコードを任意の修正操作により修正されると、この
修正されたレコードが新規レコードとして前記ファイル
内に記憶される。したがって、従来のように類似レコー
ドを捜し出す手間とその類似レコードを修正する手間を
削減することができ、新規レコード作成の際のユーザー
の作業効率を向上させることができる。

【０００８】請求項２記載の発明のレコード作成方法に
よれば、前記対象ファイル内に複数の前記デフォルトレ
コードを記憶させ、前記新規レコードの作成の際に、所
望のデフォルトレコードが選択されると、当該対象ファ
イル内から当該選択されたデフォルトレコードが識別さ
れて読み出され、前記候補レコードの表示画面に表示さ
れる。したがって、デフォルトレコードの利用範囲を拡
大することができる。

【０００９】

【実施の形態】以下、図１〜図７を参照して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。図１〜図７は、本発明を適
用したコンピュータシステムの一実施の形態を示す図で
ある。まず、構成を説明する。図１は、本実施の形態の
コンピュータシステム１の要部ブロック構成を示す図で
ある。この図１において、コンピュータシステム１は、
ＣＰＵ２、入力部３、ＲＯＭ４、レコード作成メモリ
５、マスタファイル６、印字部７及び表示部８により構
成されており、各部はバス９に接続されている。

【００１０】ＣＰＵ（Central Processing Unit ）２
は、ＲＯＭ４に格納されている各種制御プログラムに従
ってコンピュータシステム１内の各部を制御する中央演
算装置であり、入力部３から入力される項目、数値、数
式等の各種データ処理を実行するとともに、後述するレ
コード作成処理において、マスタファイル６に格納され
ているデフォルトレコードを読み出してレコード作成メ
モリ５に格納し、このデフォルトレコードの内容を表示
部８に表示して修正作業を促し、その修正したレコード
を新規ファイルとしてマスタファイル６に記憶する。

【００１１】入力部３は、ファンクションキー、数値キ
ー、文字キー及び他キーを有し、ユーザーによる各キー
入力操作に応じた各種指示信号をＣＰＵ２に出力する。
ＲＯＭ（Read Only Memory）４は、ＣＰＵ２が実行する
各種制御プログラム、各種データ処理プログラム、レコ
ード作成処理プログラム及び印刷処理プログラム等を記
憶する。

【００１２】レコード作成メモリ５は、新規レコードを
作成する際に作成中のレコードデータを展開するための
メモリであり、ＣＰＵ２によりマスタファイルから読み
出されるデフォルトレコードや新規レコード等を展開し
て修正された後、マスタファイル６に転送される。

【００１３】マスタファイル６は、ＣＰＵ２によりレコ
ード作成メモリ５において作成された複数のレコードを
格納するとともに、レコード作成に必要な基本項目が予
め設定されたデフォルトレコードを格納するためのメモ
リである。このデフォルトレコードの一例を図２に示
す。この図２に示すデフォルトレコードは、得意先マス
タとして担当者コード、重点区分、得意先分類、請求締
日、売上掛率、消費税転嫁及び端数処理の各欄にデフォ
ルトデータを設定してマスタファイル６に予め格納され
たものであり、得意先コードの欄に設定された“ＺＺＺ
ＺＺＺ”が、デフォルトレコードである旨の識別データ
となっている。このデフォルトレコードの識別データ
は、通常業務では使用されないものを設定する 印字部７は、ＣＰＵ２の印刷処理によりマスタファイル
６から読み出された印刷対象のレコードを所定の用紙に
印刷して出力する。表示部８は、ＣＲＴ（Cathode Ray
Tube）等により構成され、ＣＰＵ２を介して入力される
キー入力データやレコード作成メモリ５に展開されたデ
フォルトレコードを得意先マスタ登録画面に表示する。

【００１４】次に、本実施の形態の動作を説明する。ま
ず、ＣＰＵ２により実行されるレコード作成処理につい
て図３に示すフローチャートに基づいて説明する。ま
ず、入力部３における所定のキー操作によりレコード作
成が指示されると、ＣＰＵ２は、レコード作成処理を開
始し、図４に示すマスタ登録画面を表示部８に表示し
（ステップＳ１）、レコード作成メモリ５内をクリアす
る（ステップＳ２）。そして、マスタファイル６から上
記図２の得意先コード欄の“ＺＺＺＺＺＺ”をキーとす
るデフォルトレコードを検索し（ステップＳ３）、該当
デフォルトレコードが有るか否かを判別する（ステップ
Ｓ４）。

【００１５】本実施の形態では、図２に示したデフォル
トレコードがマスタファイル６に格納されているため該
等デフォルトレコード有りと判別して、そのデフォルト
レコードをマスタファイル６から読み出して、レコード
作成メモリ５にコピーする（ステップＳ５）。この時、
得意先コード欄の“ＺＺＺＺＺＺ”を消去してコピーす
る。また、該当デフォルトレコードが無い場合は、ステ
ップＳ７のレコード修正作業に移行して、デフォルトレ
コードを利用しない新規レコードの作成を実行する。

【００１６】次いで、レコード作成メモリ５にコピーし
たデフォルトレコードの各項目に設定されているデータ
に従って、上記ステップＳ１で表示したマスタ登録画面
の各対応項目にデータを表示する（図４参照）（ステッ
プＳ６）。そして、このマスタ登録画面上で各項目デー
タの修正作業が行われると（ステップＳ７）、例えば、
図５に示すように、得意先コード：１２３３４５，得意
先名：○○○株式会社，住所：東京都中野区中野○○町
３−２３−３，担当者コード：１２３ 藤田良雄，と入
力されて、修正が終了すると（ステップＳ８）、そのレ
コード作成メモリ５内で修正されたレコードを新規レコ
ードとして、マスタファイル６内の例えば、図６に示す
ようにデフォルトレコードの次の位置に記憶する（ステ
ップＳ９）。

【００１７】次いで、入力部３における所定のキー操作
によりレコード作成終了が指示されたか否かを判別し
（ステップＳ１０）、レコード作成終了が指示されない
場合は、ステップＳ２に戻って、ステップＳ２〜ステッ
プＳ９のレコード作成処理を繰り返し実行し、レコード
作成処理が指示された場合は、本処理を終了する。

【００１８】次に、ＣＰＵ２により実行される印刷処理
について図７に示すフローチャートに基づいて説明す
る。まず、入力部３における所定のキー操作により指定
されたレコードをマスタファイル６から読み出し（ステ
ップＳ２１）、そのレコードがデフォルトレコードであ
るか否かを判別する（ステップＳ２２）。デフォルトレ
コードである場合は、印刷せずにステップＳ２４の印刷
終了指示の判別処理に移行し、デフォルトレコードでな
い場合は、その読み出したレコードを印字部７において
所定用紙に印字出力させる（ステップＳ２３）。

【００１９】そして、ステップＳ２４において入力部３
における所定のキー操作により印刷終了が指示されたか
否かを判別し、印刷終了が指示されない場合は、ステッ
プＳ２１に戻って、ステップＳ２１〜ステップＳ２３の
印刷処理を繰り返し実行し、印刷終了が指示された場合
は、本処理を終了する。

【００２０】以上のように、本実施の形態のコンピュー
タシステム１では、マスタファイル６内に基本項目デー
タを設定したデフォルトレコードを予め格納しておき、
レコード作成に際しては、このデフォルトレコードを優
先的に読み出して必要項目のみの修正作業をさせるよう
にしたため、従来のように類似レコードを捜し出す手間
とその類似レコードを修正する手間を削減することがで
き、新規レコード作成の際のユーザーの作業効率を向上
させることができる。

【００２１】なお、上記の実施の形態では、１つのデフ
ォルトレコードを予めマスタファイル６に記憶し、レコ
ード作成に際しては、このデフォルトレコードを自動的
に読み出して利用するようにしたが、複数のデフォルト
レコードをマスタファイル６に予め記憶しておき、レコ
ード作成に際しては、表示部８の画面に複数のデフォル
トファイルを表示して所望のデフォルトファイルをユー
ザーに選択させることにより、デフォルトレコードの利
用範囲を拡大することができる。

【００２２】また、上記図２に示したデフォルトファイ
ルでは、得意先マスタの例を示したが、その他のデータ
形態のものでも本発明を適用可能であり、デフォルトフ
ァイルをユーザーが予め設定してマスタファイル６に登
録しておくことも可能でることは勿論である。

【００２３】

【発明の効果】請求項１記載の発明のレコード作成方法
によれば、予め記憶したデフォルトレコードを候補レコ
ードとして新規レコードを作成するようにしたため、従
来のように類似レコードを捜し出す手間とその類似レコ
ードを修正する手間を削減することができ、新規レコー
ド作成の際のユーザーの作業効率を向上させることがで
きる。

【００２４】請求項２記載の発明のレコード作成方法に
よれば、デフォルトレコードを選択可能としたため、デ
フォルトレコードの利用範囲を拡大することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用したコンピュータシステムのブロ
ック構成図。

【図２】図１のマスタファイルに格納されるデフォルト
レコードの一例を示す図。

【図３】図１のＣＰＵにより実行されるレコード作成処
理のフローチャート。

【図４】図３のレコード作成処理において表示されるマ
スタ登録画面を示す図。

【図５】図４のマスタ登録画面において入力された修正
データの一例を示す図。

【図６】図５の修正データを含む新規レコードを図１の
マスタファイルに記憶させた状態を示す図。

【図７】図１のＣＰＵにより実行される印刷処理のフロ
ーチャート。

【符号の説明】

１ コンピュータシステム ２ ＣＰＵ ３ 入力部 ４ ＲＯＭ ５ レコード作成メモリ ６ マスタファイル ７ 印字部 ８ 表示部 ９ バス

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】所望ファイル内に記憶すべきレコードを新
   規に作成する際のレコード作成方法であって、 新規レコードの作成の際に、記憶対象となる対象ファイ
   ル内から所定のデフォルトレコードを識別して読み出
   し、 このデフォルトレコードに基づいて候補レコードを作成
   し、 この候補レコードを表示画面上に表示制御し、 この候補レコードを任意の修正操作により修正し、 この修正されたレコードを新規レコードとして前記ファ
   イル内に記憶するようにしたことを特徴とするレコード
   作成方法。
2. 【請求項２】前記対象ファイル内に複数の前記デフォル
   トレコードを記憶させ、 前記新規レコードの作成の際に、所望のデフォルトレコ
   ードを選択し、 当該対象ファイル内から当該選択されたデフォルトレコ
   ードを識別して読み出し、 この読み出した選択デフォルトレコードを前記候補レコ
   ードとして前記表示画面上に表示すすようにしたことを
   特徴とする請求項１記載のレコード作成方法。