JPH10232902A - データ管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】本発明は、募集要綱のような一定形式の帳票に
記入された手書きデータに基づいてデータベースに登録
する場合に、読み込まれた帳票データの中から必要な情
報だけを効率的に登録することを目的とする。 【解決手段】本発明は、イメージデータとして入力した
手書き帳票をみながら、データを入力する入力装置、表
示装置及び各種内部テーブル等を記憶する記憶装置を備
えるデータ管理処理装置において、一定の形式からなる
帳票データをイメージスキャナからイメージデータとし
て入力し、入力されたイメージデータから表示対象とす
る領域を帳票種別毎に登録するフォーマット登録手段
と、帳票データをイメージデータとして登録するデータ
登録手段と、帳票種別毎のデータ入力が指示されると、
帳票種別に対応する前記表示対象領域のイメージデータ
のみを表示し、データを入力するデータ入力手段を備え
るように構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、募集要綱のような
一定形式の帳票に記入された手書きデータをデータベー
スに登録する場合、イメージスキャナ２等で読み取られ
た帳票のイメージデータの制御に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、募集要綱のような一定形式の帳票
に記入された手書きデータをデータベースに登録する場
合には、イメージスキャナ２等で読み取られた帳票のイ
メージデータを画面上に表示させ、データベースに登録
するオペレータ等は、画面上で必要な項目を探してデー
タベースに登録していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このようなデータ登録
システムにおいて、例えば読み込まれた帳票データの中
から必要な情報だけをデータベース等に登録する場合で
も、１帳票データ全部のイメージデータを画面上に表示
させ、画面上から探した必要な部分を参照しながら、デ
ータを登録していた。また、１画面上に納まらない場合
には、スクロールさせて必要な部分を見つけて登録して
いた。従って、必要な情報を見つけるのに手間がかかっ
ていた。

【０００４】また、例えば、各会社が出す求人票のよう
なものには、求職者に必要な情報以外に、求人情報をと
りまとめる就職センターのみに必要な情報が含まれてい
る。就職センターでは、各会社から提出された求人票に
基づき、求職者向けの求人一覧データベースを作成する
が、各会社としては、求職者に見せる一般的な内容であ
る求人情報以外の情報は秘密事項であることが多く、求
人一覧データベースを作成するためのデータ登録オペレ
ータに見せたくない場合もある。しかし、従来では、求
人票のような帳票データはイメージスキャナ２等で読み
込まれイメージデータとして画面表示された中から必要
な情報を見つけてデータ登録されていたため、閲覧可能
な部分のみを抽出して画面表示することはできなかっ
た。

【０００５】

【課題を解決するための手段】図１は、上記課題を解決
する本発明のシステム構成図である。本願発明は、上記
課題を解決するために、イメージデータとして入力した
手書き帳票をみながら、データを入力する入力装置３、
表示装置４及び各種内部テーブル等を記憶する記憶装置
５を備えるデータ管理処理装置１において、一定の形式
からなる帳票データをイメージスキャナ２からイメージ
データとして入力し、入力されたイメージデータから表
示対象とする領域を帳票種別毎に登録するフォーマット
登録手段６と、帳票データをイメージデータとして登録
するデータ登録手段７と、帳票種別毎のデータ入力が指
示されると、帳票種別に対応する前記表示対象領域のイ
メージデータのみを表示し、データを入力するデータ入
力手段８を設けるようにしたものである。従って本願発
明によれば、手書きや、ワープロで書かれた一定様式の
帳票データが大量にあっても、イメージデータとして読
み込んでおけば、必要な領域だけを画面上に表示させる
ことが可能となる。

【０００６】また、フォーマット登録手段６は、表示対
象とする領域毎に表示させる使用者の権限を登録し、デ
ータ入力手段は、データ入力を指示する使用者の権限に
対応する領域のみを表示対象とするため、同一の帳票中
に記載されている事項であっても表示範囲に制限を設け
ることが可能となる。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下に、本発明の実施の形態を図
面に基づいて説明する。本実施の形態においては、パー
ソナルコンピューター、ワークステーション等の汎用的
な目的で使用される計算機上で実行するコンピュータプ
ログラムにより実現する形態を示す。

【０００８】計算機は、処理装置、主記憶装置、補助記
憶装置、入出力装置などから構成され、コンピュータプ
ログラムを実行するものであり、コンピュータプログラ
ムは、フロッピーディスクやＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型媒
体やネットワーク接続された他の計算機の主記憶装置や
補助記憶装置等に格納されて提供される。提供されたコ
ンピュータプログラムは、可搬型媒体から直接計算機の
主記憶装置にロードされ、または可搬型媒体からいった
ん補助記憶装置にコピーまたはインストール後に、主記
憶装置にロードされた実行する。また、ネットワーク接
続された他の装置に格納されて提供された場合も、他の
装置からネットワークを経由して受信後に、補助記憶装
置にコピー、主記憶装置にロードされ実行するものであ
る。

【０００９】図１に、本願発明のデータ管理処理装置１
のシステム構成を示す。本願発明の対象とする処理装置
１は、帳票書類の形式を示すフォーマットデータ、及び
帳票データを読み取るためのイメージスキャナ２、イメ
ージスキャナ２から読み取った帳票のイメージデータを
表示させる表示装置４、帳票イメージデータ表示画面上
で対象領域を指定させるマウス、項目情報等を入力する
キーボード等の入力装置３から構成される。

【００１０】次に、本願発明のデータ管理装置の操作の
流れを図２から図６の画面に従って説明する。本例で
は、データ登録の対象とする帳票例として、求人票を用
いて説明する。各会社は、必要な事項を記載した求人票
を就職を斡旋する就職センターに提出し、就職センター
では、求職者の条件に応じて適当な就職先を提示できる
ように、求人票の内容をデータベース化しておくため、
各会社から寄せられた大量の求人票をデータ登録する必
要がある。求人票の形式は一定フォーマットであるが、
フォーマット文書にワープロで必要事項を埋め込んだ文
書や、帳票内に必要事項を手書きで埋め込んだものが提
出されるため、データベースに登録するオペレータは、
これらの求人票をみながら必要な情報を入力しなければ
ならない。本願発明では、まず、一定様式の帳票データ
のうち表示対象箇所を指定するために、フォーマットデ
ータをイメージスキャナ２等で読み取り、イメージデー
タとして図２に示すようなフォーマット登録画面１０と
して表示する。データベース登録操作を行うオペレータ
に見せて良い情報を選択するデータ管理者は、画面表示
された帳票全体のイメージデータから必要な項目が表示
されている領域をマウス、キーボードで指定すると共
に、対応する項目名１２、情報を表示させる権限１３を
図３に示す項目属性指定画面１１から入力する。例え
ば、求人票中の、事業所名、問い合わせ先の電話番号、
初任給は、求人情報データベースに登録する情報であ
り、データベース登録作業を行うオペレータに見せても
良い情報であるため、項目名、表示領域範囲と共に、権
限としてオペレータも参照可能であることを設定する。
複数のフォーマット用紙がある場合には、上記処理をフ
ォーマット数分繰り返す。

【００１１】フォーマットの登録後、各社から寄せられ
た大量の求人票の帳票をイメージスキャナ２から読み込
ませる。フォーマット毎に参照可能であると指定した領
域が異なるため、フォーマットを登録した書類名の指定
と共に帳票データを読み込ませ、指定領域毎のイメージ
データを登録する。フォーマット登録時に指定した領域
が、実際のデータに適合しているかを確認する必要があ
る場合には、図４に示すようなデータ登録確認画面１４
で切り取り部分を表示させて確認してもよい。

【００１２】全帳票イメージデータの登録後、データベ
ースに必要な情報を登録するオペレータは、画面上に表
示された必要な項目のイメージデータを参照しながらデ
ータを入力する。データ入力時には、まず処理するオペ
レータのユーザＩＤ１６を図５に示すようなユーザ指定
画面１５から入力させる。特定権限のユーザのみに参照
を許可させる場合には、ユーザＩＤ毎にパスワード１７
を指定させてもよい。次にデータを入力する書類名を指
定すると、書類に対応するデータ入力画面１８が表示さ
れる。求人票に関するデータを入力する場合には、例え
ば図６に示すようなデータ入力画面１８が表示され、オ
ペレータの権限に応じた入力項目に対応するイメージデ
ータ１９が画面上に表示される。オペレータはイメージ
データ１９を参照しながら、対応する項目のフィールド
である事業所名２０、電話２１、初任給２２にデータを
入力する。従って、求人票に記載されていても、データ
登録オペレータに見せたくないと指定された入社選考時
の審査基準を示す入社基準等の情報については表示され
ない。入社基準の情報については、情報が記載されてい
る領域登録時にアクセス権限として、データ管理者以上
であることを設定しておけば、就職センター側で、入社
基準の参照が必要になった場合には、データ管理者以上
の権限を有するもののみが参照可能となる。

【００１３】次に図７から図１２を用いて、本願発明の
データ管理処理装置１で登録、参照するデータテーブル
５４の構成を説明する。図７に、書類管理テーブル３０
を示す。本テーブルは、各書類の表示対象領域を画面上
から指定させるために、予め各書類毎に書類全体のイメ
ージデータを登録しておくものである。各書類を特定す
る識別子である書類ＮＯ３１、書類の名称３２、イメー
ジスキャナ２等で読み込ませたイメージデータファイル
名である基本ファイル名３３から構成される。また、書
類毎でデータベースに登録する内容が異なる場合には、
本テーブル中にデータベース登録用の入力画面の画面定
義体名である入力フォーム名３４を管理しておけば、デ
ータベース登録時に、本テーブルを参照することによ
り、書類中の記載内容に応じた登録画面を表示させるこ
とが可能となる。

【００１４】図８に、フォーマット管理テーブル３５を
示す。本テーブルは、データベース登録時の入力画面で
必要な事項のみを表示させるために、予め書類毎に登録
するものであり、画面表示された帳票全体のイメージデ
ータから指定した領域の情報を設定するテーブルであ
る。各書類毎の識別子である書類ＮＯ３６、項目毎の通
番である項目番号３７、指定された領域に対応する項目
名３８、領域を示す基準点の座標値、幅、高さ３９から
構成される。また、同一書類中のデータであっても、参
照する者によって表示させる項目を変更させるため、項
目毎に参照させる権限４０を設定する。

【００１５】図９に、ユーザ管理テーブル４１を示す。
本テーブルは、データベース登録時に、入力させるユー
ザＩＤ４２毎に入力画面で必要な事項を表示させるため
の権限４３を管理するものである。図１０に、データ管
理テーブル４４を示す。本テーブルは、各書類毎のフォ
ーマット登録後、実際にデータが記載された帳票データ
を読み込んだ結果を格納するテーブルである。まず、デ
ータ登録時、イメージスキャナ２から帳票データがイメ
ージデータとして読み込まれると、図４のフォーマット
管理テーブル３５に定義された書類毎の表示設定項目と
して指定された領域を切り取ったイメージデータのファ
イル名４８、及び書類全体のイメージデータのファイル
名４６を書類ＮＯ４５、項目ＮＯ４７と共に設定する。

【００１６】図１１に、書類種別毎の入力画面を定義し
たフォーム定義テーブル４９を示す。入力画面フォーム
名５０毎に、画面上の各フィールドの項目名５１及び、
入力されるデータ型５２、対応するフィールドをフィー
ルド識別子であるフィールドＮＯ５３で定義したもので
ある。図１２に、入力されたデータを格納するデータベ
ースのデータテーブル５４を示す。本データテーブル５
４は、図１１に示すフォーム定義テーブル４９のフィー
ルド名に対して入力された項目を格納するものである。
図６に示すデータ入力画面の各フィールドに入力された
データは、図１１のフィールドＩＤに対応するフィール
ド名と対応づけられ、本テーブル上に格納される。本例
の場合では、フィールド名として、事業所名５５、電話
５６、初任給５７、入社基準５８等が設定される。

【００１７】次に図１３から図１５を用いて、本願発明
の処理の流れを説明する。操作の流れで説明したよう
に、本願発明では、帳票データの必要な部分のみを表示
させることを目的とするため、予め帳票書類毎に表示範
囲として指定する必要がある。以降、図１３を用いて、
書類毎に表示範囲を指定するフォーマット登録処理の流
れを説明する。帳票書類の種類として、本例では、求人
票を使用して説明する。求人票に記載されている項目と
しては、事業所名、事業所所在地の住所、電話番号、初
任給、入社基準などがある。求人票は、職業安定所等で
各社から一括して集め求人データベース等に登録するた
め、一般的に共通フォーマットに必要事項が記載されて
いる。求人票を提出する各会社では、定型フォーマット
用紙中に必要な事項を手書きで書き込んで提出するもの
である。

【００１８】各帳票書類のフォーマット用紙をイメージ
スキャナ２で読み取り（Ｓ１）、読み取ったイメージデ
ータファイルのファイル名及びイメージデータファイル
毎の書類名を図７に示す書類管理テーブル３０に設定す
る（Ｓ２）。書類名は、入力画面を表示させて、フォー
マット登録者にキーボード等から入力させる。書類全体
のイメージを読み込み後、表示指定項目の領域を指定さ
せる。読み込んだ書類の全体イメージを画面上に表示さ
せ（Ｓ３）、対象とする項目の内容が記載されている領
域をマウス等で指定させる。指定領域が矩形領域であれ
ば、基準位置の座標及び基準位置からの幅と高さで領域
位置を管理するため、指定された領域について基準位置
座標、幅、高さの値を、項目名と対応づけて図８のフォ
ーマット管理テーブル３５に設定する（Ｓ４）。また、
表示を指定したユーザの権限に応じて、項目単位で表示
の可否を設定するため、指定された領域に対して表示さ
せる権限のレベルを設定する（Ｓ５）。項目名、権限の
レベルは、入力画面を表示させて、フォーマット登録者
にキーボードから入力させる。権限については、予め複
数の候補を設定し、候補から選択させてもよい。１書類
内に複数の項目がある場合には、項目毎に、表示範囲、
項目名、権限を指定させ、対象とするすべての項目につ
いて指定終了まで上記の処理を繰り返す。（Ｓ６、Ｓ
７） 操作の流れで説明したように、本願発明では、各書類毎
のフォーマット用紙のイメージデータ上で必要な項目毎
の表示範囲を指定後、各書類の手書きデータの読み込み
処理を行う。以降、図１４を用いて、手書きデータを登
録する処理の流れを説明する。各書類毎で表示用に切り
取る位置が相違するため、データ登録時には、まず書類
名を利用者から入力させる（Ｓ１０）。次に、書類管理
テーブル３０を参照し、指示された書類名に対応する書
類番号を特定する（Ｓ１１）。１枚の手書き帳票がイメ
ージスキャナからイメージデータとして読み込まれる
（Ｓ１２）と、データ管理テーブル４４に、書類形式を
特定する書類ＮＯ、書類全体のイメージデータのファイ
ル名である書類ファイル名を設定する（Ｓ１３）。書類
イメージファイル名は、書類毎の識別子（求人票であれ
ばＫｙｕ、従業員調書であればＪｙｕ）と書類読み込み
順の通番毎に設定される。次に、先に特定された書類番
号に基づきフォーマット管理テーブル３５を参照し、表
示項目の切り取り位置に従ってイメージデータを切り取
りを行う（Ｓ１４）。切り取られたイメージデータのフ
ァイル名は、データ管理テーブル４４中に格納される。
項目イメージファイル名は、項目毎の識別子（事業所名
であればＪＩ、電話番号であればＴＥ）と書類読み込み
順の通番毎に設定される。データ登録テーブル中には、
併せてフォーマット管理テーブル３５の内容に従って、
書類ＮＯ、項目ＮＯが項目名と共に設定される（Ｓ１
５）。１つの帳票中に複数の表示項目が定義されている
場合には、他の項目についても項目毎のイメージデータ
設定処理から繰り返す（Ｓ１６）。同一形式の書類につ
いて複数枚の帳票を登録する場合、他のデータについて
もイメージデータ読み取り処理から繰り返す（Ｓ１
７）。また、別の形式の書類がある場合には、書類名の
指定処理から繰り返す（Ｓ１８）。上記処理を繰り返す
ことにより、大量の手書き帳票は、それぞれの帳票の形
式に従って、必要な表示項目について、項目名、項目内
容として記載されたイメージデータ、表示させる場合の
ユーザ権限が登録される。

【００１９】次に、図１５を用いて帳票のイメージデー
タを参照しながらデータを入力する場合の処理の流れを
示す。書類に記載された項目の中には、一定の権限以上
でないと参照できない項目があるため、図５に示すよう
なユーザ指定画面１５からユーザＩＤを指定させる（Ｓ
２０）。ユーザＩＤが指定されると、ユーザ管理テーブ
ル４１を参照し、ユーザＩＤに対応する権限データを特
定する（Ｓ２１）。次に、書類の種別毎にデータベース
に登録する内容、表示させる項目が異なるため、書類種
別を指定させる（Ｓ２２）。書類種別が指定されると、
書類管理テーブル３０を参照し、書類毎に識別子である
書類ＮＯ．を特定し、該当する入力画面を表示させる
（Ｓ２３）。次にフォーマット管理テーブル３５を参照
し、指定された書類毎の書類ＮＯに対応する表示対象項
目から権限に対応する項目の情報を読み込む（Ｓ２
４）。権限に対応する各項目について、データ登録テー
ブルを参照し、項目毎のイメージファイル名に従いファ
イル内容を読み込み、画面上に表示する（Ｓ２５）。１
書類中に複数の項目がある場合には、各項目毎に上記の
処理を繰り返し、必要な項目をすべて表示させる（Ｓ２
７）。データ登録者は画面上に表示された項目を参照し
ながら、入力画面中の各項目について必要な情報を入力
する。入力されたデータは、フォーム定義テーブル４９
に従い、フィールドＮＯに対応するフィールド名に対応
するデータテーブル５４に設定される（Ｓ２６）。同一
帳票について次のデータを入力する場合には、次のイメ
ージデータを表示させ入力処理を繰り返す。別の書類に
ついて入力処理を行う場合には、書類指定から処理を繰
り返す（Ｓ２８）。入力オペレータが変わった場合には
処理権限が異なるため、ユーザＩＤ指定から繰り返す
（Ｓ２９）。

【００２０】

【発明の効果】以上に説明したように、本願発明によれ
ば、このようなデータ登録システムにおいて、イメージ
データとして読み込まれた帳票データの中から必要な情
報だけをデータベース等に登録する場合、必要な部分の
みを参照しながら、データを登録することが可能とな
る。

【００２１】また、項目毎に参照権限を設定することに
より、データ入力処理を行うオペレータの権限に応じて
表示内容に制限を設けることができる。例えば、求人票
のようなものから求職者向けの求人一覧データベースを
作成する場合でも、求職者に見せる一般的な内容である
求人情報以外の選定条件のような情報については、デー
タ管理者以上でないと表示できないように設定すること
により、求人一覧データベースを作成するためのデータ
登録オペレータは参照できないようにすることが可能と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成図である。

【図２】フォーマット登録画面例を示す図である。

【図３】各項目の項目属性指定画面例を示す図である。

【図４】データ登録時の確認画面例を示す図である。

【図５】ユーザ指定画面例を示す図である。

【図６】データ入力画面例を示す図である。

【図７】書類管理テーブルのフォーマットを示す図であ
る。

【図８】フォーマット管理テーブルのフォーマットを示
す図である。

【図９】ユーザ管理テーブルのフォーマットを示す図で
ある。

【図１０】データ管理テーブルのフォーマットを示す図
である。

【図１１】フォーム定義テーブルのフォーマットを示す
図である。

【図１２】データテーブルのフォーマットを示す図であ
る。

【図１３】フォーマット登録処理の流れを示す図であ
る。

【図１４】データ登録処理の流れを示す図である。

【図１５】データ入力処理の流れを示す図である。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】イメージデータとして入力した手書き帳票
   に従ってデータを入力するデータ管理装置において、 一定の形式からなる帳票データをイメージデータとして
   入力し、入力されたイメージデータから表示対象とする
   領域を帳票種別毎に登録するフォーマット登録手段と、 帳票データをイメージデータとして登録するデータ登録
   手段と、 帳票種別毎のデータ入力が指示されると、帳票種別に対
   応する前記表示対象領域のイメージデータのみを表示
   し、表示イメージに対応するデータを入力するデータ入
   力手段から構成されることを特徴とするデータ管理装
   置。
2. 【請求項２】前記フォーマット登録手段は、表示対象と
   する領域毎に表示させる使用者の権限を登録し、 前記データ入力手段は、データ入力を指示する使用者の
   権限に対応する領域のみを表示対象とするを特徴とする
   請求項１記載のデータ管理装置。
3. 【請求項３】イメージデータとして入力した手書き帳票
   をみながら、データを入力するデータ管理装置におい
   て、 一定の形式からなる帳票データをイメージデータとして
   入力し、入力されたイメージデータから表示対象とする
   領域を帳票種別毎に登録させるフォーマット登録手段
   と、 帳票データをイメージデータとして登録させるデータ登
   録手段と、 帳票種別毎のデータ入力が指示されると、帳票種別に対
   応する前記表示対象領域のイメージデータのみを表示さ
   せてデータを入力させるデータ入力手段をコンピュータ
   に実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取
   り可能な記録媒体。