JPH10261124A - 守衛所入退管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 入門および退門に要する、訪問者および守衛
所の管理人の双方にとって手続きが容易であり、特に守
衛所での業務効率の向上を図ることができる守衛所入退
管理システムを提供すること。 【解決手段】 訪問者に関する情報が記録されたＩＣカ
ードと、ＩＣカードに記録された情報を読み取るモデム
４と、前モデム４により読み取られたデータに基づき、
訪問者の入門情報および退門情報を記憶する訪問者リス
ト記憶手段１２とを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、会社や事業所を訪
問する際に、守衛所での手続きを簡略化することがで
き、しかも入退時間の管理なども安全に行うことができ
る守衛所入退管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】会社や事業所を訪問する際には、通常、
安全管理などの観点から、守衛所にて、会社名、訪問者
の氏名、相手先部署名、応接者の名前および入門時刻な
どを、手続き用紙に記載し、名札などを受け取る必要が
ある。また、退門する場合にも、名札を返却し、退門時
間を記入するなどの作業を必要とする。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな作業は、入門する訪問者にとっても煩雑であると共
に、入退門を管理する守衛所にいる人にとっても煩雑で
あり、双方にとって手間と時間がかかり、効率的ではな
い。

【０００４】また、外部から訪問客宛に電話がかかって
くることもある。その場合には、電話の受付では、訪問
客の居場所が分からないことが多く、守衛所の管理人に
問い合わせて、訪問客がどこにいるか、あるいは既に退
門しているのかを確認する必要がある。その場合には、
守衛所の管理人のみでなく、電話の受付の手間も煩雑と
なる。

【０００５】本発明は、このような実状に鑑みてなさ
れ、入門および退門に要する、訪問者および守衛所の管
理人の双方にとって手続きが容易であり、特に守衛所で
の業務効率の向上を図ることができる守衛所入退管理シ
ステムを提供することを目的とする。また、本発明は、
電話の受付の手間も軽減することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明に係る守衛所入退管理システムは、訪問者に
関する情報が記録された識別データ記憶手段と、前記識
別データ記憶手段に記録された情報を読み取るデータ読
み取り手段と、前記データ読み取り手段により読み取ら
れたデータに基づき、訪問者の入門情報および退門情報
を記憶する訪問者リスト記憶手段とを有する。

【０００７】本発明に係る守衛所入退管理システムは、
前記識別データ記憶手段を作成する手段をさらに有する
ことが好ましい。さらに、本発明に係る守衛所入退管理
システムは、前記訪問者リスト記憶手段に記憶してある
内容を表示する表示手段をさらに有することが好まし
い。

【０００８】さらにまた、本発明に係る守衛所入退管理
システムは、少なくとも１の外線と、同一構内の各電話
機にアクセス可能に配線された内線とに接続された交換
機と、前記訪問者リスト記憶手段には、各訪問者の構内
行き先に関する情報も記憶してあり、前記交換機への外
線からの電話信号を、前記訪問者リスト記憶手段に記憶
してある情報に基づき、訪問者の構内行き先にある電話
機へアクセスさせる交換機制御手段とを、さらに有する
ことが好ましい。

【０００９】前記識別データ記憶手段は、名札または入
門証を兼ねていることが好ましい。なお、識別データ記
憶手段としては、カード型記憶手段であることが好まし
いが、必ずしもカード型でなく、キーホルダーやその他
の小物形状のものでも良い。ただし、カード型が携帯性
の点で便利であり、しかも名札や入門証を兼ねる点でも
便利である。

【００１０】また、カード型記憶手段は、識別データを
非接触方式で送信するタイプでも、接触することにより
データを送信するタイプのものでも良い。このような記
憶手段としては、ＩＣカード、磁気カードなどが例示さ
れる。ＩＣカードは、入出力部を接点にするか、アンテ
ナにするかで、接触式と非接触式とに分類される。

【００１１】本発明では、識別データ記憶手段には、少
なくとも、自分の名前、会社名に関する識別データが記
憶してあることが好ましい。訪問客の構内での行き先が
常に固定している場合には、その識別データ記憶手段に
は、通常の構内行き先に関するデータも記憶してあって
も良い。なお、構内での行き先に関する情報は、守衛所
にて、監視用パーソナルコンピュータなどを操作するこ
とで、訪問者リスト記憶手段へ記憶させても良い。ま
た、訪問客自身の識別データ記憶手段から、構内行き先
の部署にある電話機に接続してある識別データ読み取り
手段に接触または非接触式で識別データを送信すること
で、自動的に、構内行き先情報を、訪問者リスト記憶手
段に記憶させることもできる。

【００１２】

【作用】会社や事業所へ一度しか訪問する予定がない客
は別として、通常の取引業者、あるいはその他の訪問客
は、月に何回、あるいは年に何回程度の割合で、訪問す
ることがある。そのような訪問客には、訪問客の希望な
どに応じて、識別データ記憶手段を作成する。識別デー
タ記憶手段の作成は、最初に訪問した守衛所で作成して
も良いが、別途に作成したものを、予め訪問客に渡して
おいても良い。

【００１３】訪問客は、守衛所にて、自分の識別データ
記憶手段を、データ読み取り手段に近づける。データの
移動が接触式の場合には、自分の識別データ記憶手段
を、データ読み取り手段に接触させる。これにより、識
別データ記憶手段に記憶してある識別データに関する情
報が、データ読み取り手段により読み取られ、その情報
は、たとえば読み取られた時刻（入門時刻）と共に、訪
問者リスト記憶手段に記憶される。訪問者リスト記憶手
段に記憶してある訪問者毎の情報は、必要に応じて、パ
ーソナルコンピュータのディスプレイ（表示手段）など
に表示することができる。また、その表示手段には、訪
問者の総一覧または総数、現在残っている訪問者の一覧
または数、あるいは訪問者の構内行き先に関する情報も
表示可能にしても良い。

【００１４】訪問客宛に外線または内線で電話がかかっ
てきた場合には、受付にいる人、あるいは電話をとった
人は、パーソナルコンピュータなどから、訪問者リスト
記憶手段にアクセスすることで、訪問客の居場所を知る
ことができ、同時に、その電話をその場所の近くの電話
機へ自動的に転送することができる。

【００１５】その後、訪問者の用事が済んで、守衛所を
出る場合には、訪問者は、識別データ記憶手段を、入門
したときと同様にして、守衛所にて、自分の識別データ
記憶手段を、データ読み取り手段に近づける。データの
移動が接触式の場合には、自分の識別データ記憶手段
を、データ読み取り手段に接触させる。これにより、識
別データ記憶手段に記憶してある識別データに関する情
報が、データ読み取り手段により読み取られ、その情報
は、たとえば読み取られた時刻（退門時刻）と共に、訪
問者リスト記憶手段に記憶される。

【００１６】このように、本発明に係る守衛所入退管理
システムでは、入門および退門に要する、訪問者および
守衛所の管理人の双方にとって手続きが容易となり、特
に守衛所での業務効率の向上を図ることができる。ま
た、電話の転送作業もきわめて容易となる。

【００１７】なお、本発明に係る守衛所入退管理システ
ムで管理することができる訪問客としては、別会社の訪
問客のみでなく、同一会社の訪問客に対しても適用する
ことができる。さらに、本発明では、訪問客としては、
特に限定されず、純粋な意味での訪問客ではなくとも良
く、たとえば同一構内の従業員も含む意味で用いる。す
なわち、従業員の入退門の管理にも用いることができ
る。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明を、図面に示す実施
形態に基づき説明する。

【００１９】図１は本発明の１実施形態に係る守衛所入
退管理システムの概略構成図、図２はそのシステムの作
用を示すフローチャート図、図３は表示装置に表示され
るデータの一例を示す図である。

【００２０】図１に示すように、本実施形態に係る守衛
所入退管理システムは、構内交換機（ＰＢＸ）２を有す
る。構内交換機２には、通信手段としての外線３が接続
してある。通信手段としては、公衆回線を用いることが
できるが、ＩＳＤＮなどの専用回線、あるいは光ファイ
バーケーブルなどであっても良い。

【００２１】構内交換機２は、公衆回線の外線から入っ
てきた電話信号を、内線５を介して各電話機６に振り分
けるためのものであり、内部（構内）の内線相互間だけ
でなく、外線との間でも相互に通信できるようになって
いる。このため、構内交換機２は、スイッチ回路網、自
動転送回路、ＣＰＵ、メモリなどから構成されている。
構内電話交換機２のスイッチ回路網は、入線群と出線群
の間を接続する接続網であって、例えば、時分割通話路
スイッチ（交さ点に電子スイッチを配置し、一つのスイ
ッチ素子を時分割的に多重使用し、多数の通話に共用し
ようとするもの）で構成してある。各電話機６は、守衛
所Ａ，Ｂ，Ｃにある電話機も含むものとする。なお、図
１では、守衛所の電話機６のみを図示してあるが、構内
交換機２には、同一構内にある全ての電話機６（図示省
略）に接続してある。

【００２２】本実施形態では、内線５には、カード読み
取り機（データ読み取り手段）としてのモデム（復調
器）４を介して汎用の電話機６が接続してある。各モデ
ム４は、互いに識別できる固有識別データ（例えば、守
衛所Ａなどという設置場所名あるいはそれを示す記号、
数字など）が付与されている。

【００２３】本実施形態では、モデム４は、アナログ回
線である内線５の変復調機能を提供するほか、ここで
は、ＩＤカード（識別データ記憶手段）としてのＩＣカ
ード内の識別データを読み取って、そのデータを、その
モデム４自身の固有識別データなどと共に、構内電話交
換機２へ送る機能をも有している。ＩＣカードは、本実
施形態では、名札を兼ねており、訪問者の服などに容易
に付けることができるようになっている。

【００２４】各モデム４は、具体的には、ＩＣカードと
無線通信するためのアンテナの他、変復調回路、受信回
路、自動通信回路、ＣＰＵ、メモリなどを有している。
アンテナは、ＩＣカードから送信された識別データを受
信するためのものであって、外部アンテナでも内蔵アン
テナでもよい。受信回路はアンテナで受信したデータ信
号を受信処理（整形、増幅など）する機能を有してい
る。受信手段は、アンテナと受信回路とで構成してあ
る。

【００２５】各モデム４にはそれぞれ固有識別データが
付与されているが、かかる固有識別データは、対応する
モデム４のメモリ（例えば、ＲＯＭ）に記憶してある。
このメモリの他の記憶領域には、モデム４のＣＰＵで処
理されるプログラムが格納してある。なお、音発生回路
を設けて、ＩＣカードから識別データを受信し構内電話
交換機２へデータを送出した旨のセット完了音を発生さ
せる機能を持たせても良い。

【００２６】各モデム４によるＩＣカード内のデータの
読取り方法としては、たとえば、（１）ＩＣカードから
電波を発信させそれをモデム４で受信する電波方式、
（２）ＩＣカードにトランスポンダ素子を内蔵させモデ
ム４により非接触で読み取るトランスポンダ方式、
（３）ＩＣカードをモデム４に挿入することによって磁
気的または電気的に読み取る磁気方式などがあり、本発
明の守衛所入退管理システムでは、どの方法でも採用す
ることができる。電波方式は、磁気方式に比べてカード
をモデムに挿入する手間が省けるものの、電波の強弱に
よってモデムによる読み取りが行われなかったり、逆に
近くに設置されたモデムにも電波が届いてしまうおそれ
もある。したがって、使用される環境条件によっては、
工夫を加えたりして適宜選択することが好ましい。

【００２７】ここでは、一例として、ＩＣカードから電
波を発信させ、それをモデム４で受信する電波方式につ
いて説明する。この電波方式では、ＩＣカードを携帯し
た人が、各モデム４の受信エリア内に入ると、ＩＣカー
ドの識別データがモデム４に送信され、その識別データ
が、そのモデム４の固有識別データと共に自動的に構内
電話交換機２に送出されるようになっている。

【００２８】構内交換機２のメモリは、ＲＯＭとＲＡＭ
からなり、例えばＲＡＭで構成された訪問者リスト記憶
手段１０に、各モデム４から送られてくるＩＣカードの
識別データ、およびそれを受信したモデム４の固有識別
データなどから成る識別データを記憶する機能を有して
いる。訪問者リスト記憶手段１０は、本実施形態では、
交換機２内に内蔵してあるが、外部の記憶手段であって
も良い。

【００２９】このメモリ（ＲＡＭ）に記憶された識別デ
ータは、ＩＣカードが別のモデム４と通信するたびに今
までのデータは削除され最新のものに書き替えられる
か、メモリの他の領域に記憶するようになっている。ま
た、メモリ（ＲＡＭ）には複数組のデータ（複数人の識
別データと固有識別データなど）の登録が可能である。

【００３０】本実施形態では、各守衛所Ａ，Ｂ，Ｃに
は、監視用パーソナルコンピュータ１２が設置してあ
り、各パーソナルコンピュータ１２から交換機２および
訪問者リスト記憶手段１０にアクセス可能になってい
る。また、各パーソナルコンピュータ１２には、ＩＤカ
ード作成手段１４が接続してあり、新規の訪問客用のＩ
Ｃカードを作成可能になっている。ＩＣカードには、た
とえば訪問客の会社名、氏名などが記憶される。また、
その訪問客の通常の構内行き先をも記憶させておいても
良い。ＩＣカードの作成は、パーソナルコンピュータ１
２から必要データを入力するのみで、守衛所の管理人が
作成しても良いが、訪問客自身が作成しても良い。

【００３１】訪問客は、次からの訪問時には、そのＩＣ
カードを、いずれかの守衛所Ａ，Ｂ，Ｃのモデム４に近
づけるのみで、訪問時の情報を訪問者リスト記憶手段１
０に記憶させることができる。訪問時のデータとして
は、入門の時刻、いずれの守衛所から入門したかなどで
ある。訪問の構内行き先が、前回の行き先と異なる場合
には、パーソナルコンピュータ１２から構内訪問先に関
するデータを入力しても良い。

【００３２】訪問客が、構内から退門する際には、いず
れかの守衛所Ａ，Ｂ，Ｃのモデム４にＩＣカードを近づ
けるのみでよい。これにより、カード情報が、その訪問
客の退門時刻、退門した守衛所の場所などの情報と共
に、訪問者リスト記憶手段１０に記憶される。各守衛所
の監視用パーソナルコンピュータ１２または、受付にあ
る監視用パーソナルコンピュータ１２のディスプレイ
（表示手段）は、訪問者リスト記憶手段に記憶してある
データの表示が可能となっている。

【００３３】パーソナルコンピュータ１２のディスプレ
イの表示の一例を図３に示す。ディスプレイには、その
日一日に訪問した客先、取引先、あるいは自社の社員の
名前、会社名、入門時間、退門時間、構内行き先が表示
される。また、訪問者総数や、構内に残っている残存者
数などの表示も可能である。

【００３４】図１に示す交換機２および／または監視用
パーソナルコンピュータ１２のＣＰＵは、図２に示すフ
ローチャートに従い、次の処理を行う。すなわち、ステ
ップＳ１にて制御がスタートすると、次に、ステップＳ
２では、ＩＤカードとしてのＩＣカード作成か否かを判
断する。ＩＣカードの作成か否かの判断は、各監視用パ
ーソナルコンピュータ１２からＩＣカードの作成のメニ
ューが選択されたか否かで行う。

【００３５】ＩＣカードの作成のメニューが選択される
と言うことは、その訪問客が新規の訪問客であることを
意味し、その場合には、ステップＳ３にて、パーソナル
コンピュータ１２からのデータ入力が行われる。次に、
パーソナルコンピュータ１２は、ＩＤカード作成手段１
４に基づき、ステップ４にて、新たなＩＣカードを作成
する。

【００３６】訪問客は、作成されたＩＣカードを、その
守衛所のモデム４に近づけることにより、そのデータを
交換機２内の訪問者リスト記憶手段１０に記憶させる
（図２に示すステップＳ５，Ｓ６）。なお、新規のＩＣ
カードを作成と同時に、そのデータを訪問者リスト記憶
手段１０に記憶させても良い。

【００３７】なお、訪問客が新規の訪問客でない場合に
は、図２に示すステップＳ２から、すぐにステップＳ５
へ行き、そこで、前述と同様にして、カード情報を読み
取る（Ｓ６）。ＩＣカードのデータが読み取られた場合
には、次にステップＳ７へ行き、記憶されたデータが、
本日の訪問者リスト記憶手段１０に既に記憶してあるか
否かを判断する。既に記憶してある場合には、ステップ
Ｓ８へ行き、退門処理を行う。すなわち、退門の時刻を
訪問者リスト記憶手段１０に記憶させる。また、その日
の内で初めての訪問者であれば、入門処理を行う必要が
あるので、ステップＳ９へ行き、カード情報を記憶手段
１０に記憶させる。その際のデータとしては、訪問者の
名前、会社名および構内行き先などである。なお、訪問
客の構内行き先に関するデータは、その訪問者が、構内
の所定の場所に到着した時点で、その近くにある電話機
６のモデム４にカードを近づけて識別データを読み取ら
せればよい。識別データは、そのモデム４の行き別デー
タと共に、交換機２の訪問者リスト記憶手段１０に、構
内行き先として記憶される。交換機２では、守衛所のモ
デム４からのデータと、構内行き先にある電話機のモデ
ムからのデータとを区別して取り扱う。

【００３８】訪問者が、構内にいる間には、本実施形態
では、常時、ステップＳ１０を監視する。ステップＳ１
０では、訪問者へ電話があるか否かを判断する。その判
断は、たとえば構内交換機２を用い、該当する訪問者宛
に、外線３または内線５から電話が入っているか否かを
監視することにより行う。具体的には、受付または管理
人が電話を取ったときに、訪問客宛の電話である場合
に、監視用パーソナルコンピュータ１２を操作し、訪問
者リスト記憶手段の内容を開き、該当する訪問者の欄
を、キーボードまたはマウスなどで選択するのみでよ
い。コンピュータ１２は、交換機２へ信号を送り、その
電話信号を、記憶手段１０に記憶してある訪問者の行き
先の近くの電話機へ自動転送する（ステップＳ１１）。
なお、記憶手段に、該当する訪問者が既に退門している
と記憶されている場合には、電話の相手先に、既に退門
している旨を自動的に知らせる。ステップＳ１１の後に
は、ステップＳ５へ戻り、ＩＣカードの入力監視状態に
戻る。

【００３９】このように、本実施形態に係る守衛所入退
管理システムでは、入門および退門に要する、訪問者お
よび守衛所の管理人の双方にとって手続きが容易とな
り、特に守衛所での業務効率の向上を図ることができ
る。また、電話の転送作業もきわめて容易となる。

【００４０】なお、本発明は、上述した実施形態に限定
されず、本発明の範囲内で種々に改変することができ
る。

【００４１】たとえば本発明に係る守衛所入退管理シス
テムで管理することができる訪問客としては、別会社の
訪問客のみでなく、同一会社の訪問客（自社の社員）に
対しても適用することができる。

【００４２】たとえば、同一会社の社員には、識別デー
タ記憶手段としてのＩＣカードを予め配布しておく。そ
のＩＣカードには、その社員の識別データを、通常使用
する電話機と共に、記憶しておく。

【００４３】その社員が、他の事業所へ行く場合には、
前述した訪問客と同様にして、守衛所のモデム４にＩＣ
カードを近づけ、そのデータを訪問者リスト記憶手段１
０に記憶させる。別会社の訪問客と異なる点は、社員用
のＩＣカードには、該当社員が通常使用する電話機の識
別データも記憶してあり、その通常使用する電話機に自
分宛に来た電話は、自動的に転送可能になっている点で
ある。

【００４４】

【発明の効果】以上説明してきたように、本発明に係る
守衛所入退管理システムによれば、入門および退門に要
する、訪問者および守衛所の管理人の双方にとって手続
きが容易となり、特に守衛所での業務効率の向上を図る
ことができる。また、電話の転送作業もきわめて容易と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明の１実施形態に係る守衛所入退管
理システムの概略構成図である。

【図２】図２はそのシステムの作用を示すフローチャー
ト図である。

【図３】図３は表示装置に表示されるデータの一例を示
す図である。

【符号の説明】

２… 構内交換機 ３… 外線 ４… モデム（データ読み取り手段） ５… 内線 ６… 電話機 １０… 訪問者リスト記憶手段 １２… 監視用パーソナルコンピュータ １４… ＩＤカード作成手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 ＦＩ Ｈ０４Ｑ 3/58 １０１ Ｇ０６Ｆ 15/21 Ｋ

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 訪問者に関する情報が記録された識別デ
   ータ記憶手段と、 前記識別データ記憶手段に記録された情報を読み取るデ
   ータ読み取り手段（４）と、 前記データ読み取り手段（４）により読み取られたデー
   タに基づき、訪問者の入門情報および退門情報を記憶す
   る訪問者リスト記憶手段（１０）とを有する守衛所入退
   管理システム。
2. 【請求項２】 前記識別データ記憶手段を作成する手段
   （１４）をさらに有する請求項１に記載の守衛所入退管
   理システム。
3. 【請求項３】 前記訪問者リスト記憶手段（１０）に記
   憶してある内容を表示する表示手段（１２）をさらに有
   する請求項１または２に記載の守衛所入退管理システ
   ム。
4. 【請求項４】 少なくとも１の外線（３）と、同一構内
   の各電話機（６）にアクセス可能に配線された内線
   （５）とに接続された交換機（２）と、 前記訪問者リスト記憶手段（１０）には、各訪問者の構
   内行き先に関する情報も記憶してあり、訪問客宛の電話
   信号を、前記訪問者リスト記憶手段（１０）に記憶して
   ある情報に基づき、訪問者の構内行き先にある電話機
   （６）へアクセスさせる交換機制御手段（２）とを、さ
   らに有する請求項１〜３のいずれかに記載の守衛所入退
   管理システム。
5. 【請求項５】 前記識別データ記憶手段が、名札または
   入門証を兼ねている請求項１〜４のいずれかに記載の守
   衛所入退管理システム。