JPH10301920A - 文書作成装置におけるデータベース作成方法、文書作成装置及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザによる入力作業を簡略化することがで
きる文書作成装置におけるデータベース作成方法、文書
作成装置、及びそのコンピュータプログラムが記録して
ある記録媒体を提供する。 【解決手段】 制御部１は新規データ作成部９を起動し
て、新規データ作成画面を出力部３の表示装置に表示さ
せる。また、制御部１は、項目記憶部７及び選択条件記
憶部６にそれぞれ項目及びデータが記憶されているか否
かを判断し、それぞれデータが記憶されていると判断す
ると、転記部10に、選択条件記憶部６に記憶されたデー
タを、新規データ作成画面に設けてある複数の項目の
内、項目記憶部７に記憶された項目に対応する項目に転
記させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書作成装置にお
いて、複数のデータを紐付けしたデータ群を登録してデ
ータベースを作成する方法、及びデータベース作成機能
を備える文書作成装置、並びにそのコンピュータプログ
ラムが記録してある記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサ及びパーソナルコンピ
ュータ等の文書作成装置には、住所録を作成する住所録
作成機能を備えるものがあり、該住所録作成機能は、会
社関係又は友人といった分類，氏名，住所，及び電話番
号等のデータを入力させるための入力画面を表示し、ユ
ーザがその入力画面に入力した各データを紐付け、即ち
各項目とその項目のデータとを対応付けてデータ群と
し、それをデータベースに登録する。この住所録作成機
能を備える文書作成装置では、データベースに登録され
ている複数のデータ群から所要のデータ群を選択（検
索）する選択機能を増設したものが開発されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、住所録
データベースを作成する機能及び選択機能を備える従来
の文書作成装置にあっては、ユーザが、住所録作成機能
によって表示された入力画面に含まれる全ての項目にデ
ータを入力していない場合、そのデータ群が選択機能に
よる選択からもれることがあり、これを防止するため
に、ユーザは、データベースに登録するための入力画面
を表示させる都度、その入力画面に含まれる全ての項目
にデータを入力しなければならず、入力作業が煩雑であ
るという問題があった。前述した入力画面では、分類，
氏名，住所，及び電話番号の各項目が設けてあり、ユー
ザが会社関係の複数人の住所録データベースを作成する
場合であっても、入力画面を表示させる都度、分類の項
目に会社というデータを入力しなければならなかった。

【０００４】本発明はかかる事情に鑑みてなされたもの
であって、その目的とするところは複数の項目が設けて
ある第１画面を表示し、前記第１画面に対応する複数の
項目が設けてある第２画面の１又は複数の項目に入力さ
れたデータ及びその項目を記憶し、前記第１画面の複数
の項目の内、記憶した項目に対応する項目に、記憶した
データを書き込み、第１画面の各項目のデータを紐付け
し、紐付けしたデータ群を登録することによって、ユー
ザによる入力作業を簡略化することができる文書作成装
置におけるデータベース作成方法、及びデータベース作
成機能を有する文書作成装置、並びにそのコンピュータ
プログラムが記録してある記録媒体を提供することにあ
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】第１発明に係る文書作成
装置におけるデータベース作成方法は、文書作成装置で
複数の項目が設けてある第１画面を表示し、第１画面の
各項目に入力された複数のデータを紐付けし、紐付けし
たデータ群を登録してデータベースを作成する方法にお
いて、前記第１画面に対応する複数の項目が設けてある
第２画面を表示し、第２画面の１又は複数の項目に入力
されたデータ及びその項目を記憶し、前記第１画面にあ
る複数の項目の内、第２画面を表示して記憶した項目に
対応する項目に、第２画面を表示して記憶したデータを
書き込むことを特徴とする。

【０００６】第２発明に係る文書作成装置にあっては、
複数の項目が設けてある第１画面を表示する手段と、第
１画面の各項目に入力された複数のデータを紐付けする
手段と、紐付けしたデータ群をデータベースに登録する
手段とを備えるデータベース作成機能を有する文書作成
装置において、前記第１画面に対応する複数の項目が設
けてある第２画面を表示する手段と、第２画面に入力さ
れたデータを記憶する記憶手段と、第２画面の１又は複
数の項目に入力されたデータ及びその項目を記憶手段に
記憶させる手段と、記憶手段にデータ及び項目が記憶さ
れているか否かを判断する手段と、それらが記憶されて
いると判断した場合、前記第１画面にある複数の項目の
内、記憶手段に記憶された項目に対応する項目に、記憶
手段に記憶されたデータを書き込む手段とを備えること
を特徴とする。

【０００７】第３発明に係る記録媒体は、複数の項目が
設けてある第１画面を表示させるステップと、第１画面
の各項目に入力された複数のデータを紐付けさせるステ
ップと、紐付けされたデータ群をデータベースに登録さ
せるステップと、前記第１画面に対応する複数の項目が
設けてある第２画面を表示させるステップと、第２画面
の１又は複数の項目に入力されたデータ及びその項目を
記憶手段に記憶させるステップと、記憶手段にデータ及
び項目が記憶されているか否かを判断させるステップ
と、それらが記憶されていると判断された場合、前記第
１画面にある複数の項目の内、記憶手段に記憶された項
目に対応する項目に、記憶手段に記憶されたデータを書
き込ませるステップとを有するコンピュータプログラム
が記録してあることを特徴とする。

【０００８】本発明にあっては、例えば、データベース
に登録してある複数のデータ群から特定のデータを含む
データ群を選択する選択機能を起動して、複数の項目が
設けてある第２画面を表示させる。ユーザが、第２画面
の１又は複数の項目に所要のデータを入力すると、その
データ及び該データを入力した項目を記憶手段に記憶す
る。ここで、データベース作成機能を起動して、複数の
項目が設けてある第１画面を表示させる。この第１画面
の各項目と第２画面の各項目とはそれぞれ対応してい
る。このとき、記憶手段に第２画面を用いて入力された
データ及びその項目が記憶されているか否かを判断し、
それらが記憶されていると判断すると、そのデータを第
１画面の記憶した項目に対応する項目に書き込む。これ
によって、ユーザは、第１画面において、第２画面を用
いて記憶したデータに係る項目への入力を省くことがで
き、入力作業が簡略化される。ユーザによって第１画面
の項目にデータが入力され、データベースへの登録指令
が入力されると、第１画面内の各データを紐付けてデー
タ群とし、そのデータ群をデータベースに登録する。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて具体的に説明する。図１は本発明に係る文書
作成装置の要部構成を示すブロック図であり、図中、２
はキーボード及びマウス等の入力部、３はＣＲＴ又は液
晶ディスプレイ等の表示装置を備える出力部、４は住所
録を記憶させてある記憶部である。また、図２〜図４
は、図１に示した文書作成装置によって住所録を作成す
る手順を示すフローチャートである。

【００１０】図５は図１に示した記憶部４に記憶させた
住所録を説明する説明図である。図５に示したように、
住所録には、氏名，住所，電話番号に加えて、その者が
会社関係の者であるのか，友人関係の者であるのか又は
学校関係の者であるのか等を区別する分類の各項目別に
それぞれ対応するデータを紐付けた複数のデータ群が順
番に登録してある。

【００１１】入力部２には、前述した住所録から所要の
データ群を選択するための指令を入力するためのキーが
設定してあり、該キーがユーザによって操作されると、
制御部１は選択条件設定部５に、選択条件を設定するた
めの選択条件設定画面を出力部３の表示装置に表示させ
る（ステップＳ１，Ｓ２）。

【００１２】図６は選択条件設定画面を説明する説明図
である。図６に示したように、選択条件設定画面には、
前述した住所録と同様に、分類，氏名，住所，電話番号
の各項目が設けてあり、ユーザが選択対象の項目に所要
のデータを入力するようになっている。図６では、ユー
ザによって分類の項目に、選択条件として会社が入力さ
れている。

【００１３】制御部１は、入力部２から選択実行の指令
が入力されたか否かを判断し（ステップＳ３）、それが
入力された場合、選択条件設定画面において選択条件の
データが入力されているか否かを判断し（ステップＳ
４）、それが入力されていない場合は動作を終了する。
一方、選択条件のデータが入力されている場合、制御部
１は、選択条件設定画面で入力されたデータを選択条件
記憶部６に与え、そこに記憶させる（ステップＳ５）と
共に、前記データが入力された項目を項目記憶部７に与
えてそれらを記憶させた（ステップＳ６）後、選択部８
を起動する。

【００１４】選択部８は、記憶部４の住所録に含まれる
複数のデータ群から、選択条件記憶部６に記憶されたデ
ータを含むデータ群を選択し（ステップＳ10）、それら
を出力部３に与え、出力部３の表示装置に表示させる
（ステップＳ11）。

【００１５】一方、入力部２には新規データの作成指令
を入力するためのキーが設定してあり、該キーがユーザ
によって操作されると、制御部１は新規データ作成部９
を起動して、新規データ作成画面を出力部３の表示装置
に表示させる（ステップＳ12，Ｓ13）。また、制御部１
は、項目記憶部７及び選択条件記憶部６にそれぞれ項目
及びデータが記憶されているか否かを判断し（ステップ
Ｓ14，Ｓ15）、それぞれデータが記憶されていると判断
すると、転記部10に、選択条件記憶部６に記憶されたデ
ータを、新規データ作成画面に設けてある複数の項目の
内、項目記憶部７に記憶された項目に対応する項目に転
記させる（ステップＳ20）。

【００１６】図７は新規データ作成画面を説明する説明
図である。図７に示したように、新規データ作成画面に
は、分類，氏名，住所及び電話番号等の各項目が設けて
あり、図７にあっては、前述した転記によって分類の項
目に会社が表示されている。ユーザは、分類を除く他の
項目に対応するデータをそれぞれ入力する。このよう
に、新規データ作成画面において、選択条件設定画面を
用いて入力した項目に対応する項目に、選択条件設定画
面を用いて入力したデータが表示されており、ユーザは
その他の項目にのみ対応するデータを入力するだけでよ
いため、データ入力作業が簡素化される。

【００１７】制御部１は、入力部２から新規データの登
録指令が入力されたか否かを判断し（ステップＳ21）、
それが入力された場合、新規データ作成部９に、新規デ
ータ作成画面内の各データを紐付けさせ（ステップＳ2
2）、紐付けされたデータ群を記憶部４内の住所録の末
尾に登録する（ステップＳ23）と共に、選択部８に再選
択を行わせ（ステップＳ24）、再選択されたデータ群を
出力部３に与えて表示装置に表示させる（ステップＳ2
5）。

【００１８】制御部１は、ステップＳ26で入力部２から
選択終了指令が与えられたと判断するまでステップＳ12
〜ステップＳ26の動作を繰り返し、それが与えられたと
判断すると、項目記憶部７及び選択条件記憶部６に記憶
させた項目及びデータを消去し（ステップＳ27）、記憶
部４の住所録に登録してある全データ群を出力部３に与
え表示装置に表示させる（ステップＳ28）。

【００１９】なお、上述したようなデータベース作成の
コンピュータプログラムは、図１に示したような構成の
文書作成装置のＲＯＭに書き込んでおく以外に、図８に
示すように、コンパクトディスク又はフレキシブルディ
スク等の記録媒体RMに記録しておき、この記録媒体RMを
パーソナルコンピュータのディスクドライブに装填して
ロードし、データベース作成を実行させる構成であって
もよい。

【００２０】

【発明の効果】以上詳述した如く本発明にあっては、ユ
ーザは、第１画面において、第２画面を用いて記憶した
データに係る項目への入力を省くことができ、入力作業
が簡略化される一方、新規に登録したデータ群が選択対
象から外れることが防止される等、本発明は優れた効果
を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書作成装置の要部構成を示すブ
ロック図である。

【図２】図１に示した文書作成装置によって住所録を作
成する手順を示すフローチャートである。

【図３】図１に示した文書作成装置によって住所録を作
成する手順を示すフローチャートである。

【図４】図１に示した文書作成装置によって住所録を作
成する手順を示すフローチャートである。

【図５】図１に示した記憶部に記憶させた住所録を説明
する説明図である。

【図６】選択条件設定画面を説明する説明図である。

【図７】新規データ作成画面を説明する説明図である。

【図８】他の実施の形態を示す模式図である。

【符号の説明】

１ 制御部 ２ 入力部 ３ 出力部 ５ 選択条件設定部 ６ 選択条件記憶部 ７ 項目記憶部 ９ 新規データ作成部 １０ 転記部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書作成装置で複数の項目が設けてある
   第１画面を表示し、第１画面の各項目に入力された複数
   のデータを紐付けし、紐付けしたデータ群を登録してデ
   ータベースを作成する方法において、 前記第１画面に対応する複数の項目が設けてある第２画
   面を表示し、第２画面の１又は複数の項目に入力された
   データ及びその項目を記憶し、前記第１画面にある複数
   の項目の内、第２画面を表示して記憶した項目に対応す
   る項目に、第２画面を表示して記憶したデータを書き込
   むことを特徴とする文書作成装置におけるデータベース
   作成方法。
2. 【請求項２】 複数の項目が設けてある第１画面を表示
   する手段と、第１画面の各項目に入力された複数のデー
   タを紐付けする手段と、紐付けしたデータ群をデータベ
   ースに登録する手段とを備えるデータベース作成機能を
   有する文書作成装置において、 前記第１画面に対応する複数の項目が設けてある第２画
   面を表示する手段と、第２画面に入力されたデータを記
   憶する記憶手段と、第２画面の１又は複数の項目に入力
   されたデータ及びその項目を記憶手段に記憶させる手段
   と、記憶手段にデータ及び項目が記憶されているか否か
   を判断する手段と、それらが記憶されていると判断した
   場合、前記第１画面にある複数の項目の内、記憶手段に
   記憶された項目に対応する項目に、記憶手段に記憶され
   たデータを書き込む手段とを備えることを特徴とする文
   書作成装置。
3. 【請求項３】 複数の項目が設けてある第１画面を表示
   させるステップと、第１画面の各項目に入力された複数
   のデータを紐付けさせるステップと、紐付けされたデー
   タ群をデータベースに登録させるステップと、前記第１
   画面に対応する複数の項目が設けてある第２画面を表示
   させるステップと、第２画面の１又は複数の項目に入力
   されたデータ及びその項目を記憶手段に記憶させるステ
   ップと、記憶手段にデータ及び項目が記憶されているか
   否かを判断させるステップと、それらが記憶されている
   と判断された場合、前記第１画面にある複数の項目の
   内、記憶手段に記憶された項目に対応する項目に、記憶
   手段に記憶されたデータを書き込ませるステップとを有
   するコンピュータプログラムが記録してあることを特徴
   とする記録媒体。