JPH1031695A - 住民票リモートｆａｘ方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】自治体の出先機関における住民票発行業務にお
いて、本庁側の人手の介入によるファクシミリ装置の操
作ミスの解消および処理時間の短縮を図る。 【解決手段】ホストコンピュータ１に接続された端末装
置２から住民記録システム１１を操作し、発行対象者の
住民登録コード，発行枚数，発行処理区分，送信先コー
ド等を入力する。住民登録システム１１は、発行処理区
分がＦＡＸ送信の場合、送信ファイル６に送信先コード
を登録し、作成した住民票データをスタックファイル７
に格納しＦＡＸ送信管理システム１２を起動する。ＦＡ
Ｘ送信管理システム１２は、送信ファイル６の送信先コ
ードから対応するＦＡＸ番号を取得し、スタックファイ
ル７に登録されている住民票データを画像データに変換
してファクシミリ装置３に転送する。画像データはファ
クシミリデータに変調送信され、出先機関のファクシミ
リ装置４で復調され住民票が印刷出力される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は住民票リモートＦＡ
Ｘ方式に関し、特に遠隔地の出先機関に設置した汎用の
ファクシミリ装置を用いて住民票発行業務を行う住民票
リモートＦＡＸ方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】自治体における住民登録や住民票発行な
どの業務についても、近年、電子情報化が進展してお
り、ホストコンピュータ上に構築された住民登録システ
ムを窓口の端末装置から操作し、付属のプリンタで住民
票を印刷させて発行できるようになっている。しかしな
がら、オンライン処理用の端末装置が設置されていない
遠隔地の小規模な出先機関においては、汎用のファクシ
ミリ装置を用いて住民票の発行業務を行っている。この
ファクシミリ装置を用いた従来の住民票発行業務では、
出先機関の窓口担当者が受け付けた住民票の発行依頼を
電話またはＦＡＸで本庁側の担当者に連絡し、本庁側の
担当者がこの依頼に基づいて端末装置からホストコンピ
ュータ上で動作する住民登録システムを操作し、発行依
頼を受けた住民票を付属プリンタから印刷発行させ、印
刷された住民票をファクシミリ装置にセットして依頼の
あった出先機関のファクシミリ装置に送信するという処
理が行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した汎用ファクシ
ミリ装置を用いた従来の住民票発行業務では、本庁側の
担当者が要求に基づいて端末装置を操作するときと、印
刷された住民票をファクシミリ装置へセットし送信先を
指定して送信するときとの２度の人手の介入があるた
め、操作ミスが発生する機会も多くなり、出先機関のフ
ァクシミリ装置から住民票が出力されるまでに時間がか
かるという問題点があった。

【０００４】本発明の目的は、出先機関のファクシミリ
装置に変更を加えることなく、本庁側における人手の介
入を少なくとも１度に削減することにより、上述の問題
点を改善できる住民票リモートＦＡＸ方式を提供するこ
とである。更に、本庁側における人手の介入を皆無とす
ることができる住民票リモートＦＡＸ方式を提供するこ
とである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１の住民票リモー
トＦＡＸ方式は、原本データを格納し住民票の発行を行
う住民登録システムと住民票データの直接ファクシミリ
送信を管理するＦＡＸ送信管理システムとを含むホスト
コンピュータと、前記ホストコンピュータに接続され住
民票の発行およびファクシミリ送信の指示を入力する端
末装置と、前記住民登録システムが作成した住民票デー
タを前記ＦＡＸ送信管理システムの制御によりファクシ
ミリ送信する第１のファクシミリ装置と、遠隔地の出先
機関に設置され前記第１のファクシミリ装置からの信号
を受信復調し印刷出力する汎用の第２のファクシミリ装
置とを備えて構成されている。

【０００６】請求項２の住民票リモートＦＡＸ方式は、
請求項１に記載した住民票リモートＦＡＸ方式におい
て、前記ＦＡＸ送信管理システムが、前記住民登録シス
テムが作成した住民票データ中のコード情報をイメージ
展開しイメージ情報と合成する機能と、前記端末装置か
ら入力された送信先コードから送信先のＦＡＸ番号を検
索する機能とを備え、前記第１のファクシミリ装置がイ
メージデータを入力して送信する機能を備えていること
を特徴としている。

【０００７】請求項３の住民票リモートＦＡＸ方式は、
請求項１又は２に記載した住民票リモートＦＡＸ方式に
おいて、前記第１のファクシミリ装置から画像データを
入力し、あらかじめ定められた位置に記録されているマ
ーク符号およびバーコード情報を抽出して解読し、前記
住民登録システム及びＦＡＸ送信管理システムに対する
指示情報として出力する変換入力手段を設け、前記第１
のファクシミリ装置には、受信復調した画像データの先
頭部分のバーコード情報を解読し、住民票発行要求書で
あると判断したとき当該画像データを印字せず前記変換
入力手段に出力する機能を設けたことを特徴としてい
る。

【０００８】請求項４の住民票リモートＦＡＸ方式は、
請求項３に記載した住民票リモートＦＡＸ方式におい
て、前記第２のファクシミリ装置が設置される出先機関
に、住民登録カードに磁気記憶されている住民登録コー
ドを読み取り対応するバーコードを印字出力するバーコ
ード印刷装置を備えたことを特徴としている。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１０】図１は本発明の第１の実施形態の構成を示
すブロック図である。

【００１１】本実施形態の住民票リモートＦＡＸ方式
は、図１に示すように、原本データを管理し住民票の発
行を行う住民登録システム１１及び住民票データの直接
ファクシミリ送信を管理するＦＡＸ送信管理システム１
２を含むホストコンピュータ１と、ホストコンピュータ
１に接続され住民票の発行およびＦＡＸ送信を指示入力
する端末装置２と、ＦＡＸ送信管理システム１２の制御
を受けて住民登録システム１１が出力した住民票データ
を印刷することなく直接ファクシミリ送信する機能を備
えたファクシミリ装置３と、遠隔地の出先機関に設けら
れ住民票８を印字出力する汎用のファクシミリ装置４と
を備えて構成されている。なお、ホストコンピュータ１
には、それぞれ関連データを記憶するための制御ファイ
ル５，送信ファイル６，スタックファイル７が接続され
ている。

【００１２】遠隔地の出先機関から電話またはＦＡＸで
依頼を受けた本庁側の担当者は、端末装置２からホスト
コンピュータ１で動作する住民登録システム１１を操作
し、入力画面上に表示される必要入力項目に対して、発
行対象者の住民登録コード，住民票種別（謄本か抄本
か、誰の抄本かの区別），発行枚数，発行処理区分（文
書発行かＦＡＸ送信かの区別），送信先（出先機関）コ
ード等を入力して発行指示を行う。住民登録システム１
１は、すべての発行要求に対して管理通番を設定し制御
ファイル５に発行情報を登録すると共に、発行区分がＦ
ＡＸ送信の場合には送信ファイル６に送信状態を未送信
として管理通番と共に送信先コードを登録し、作成した
住民票データをスタックファイル７に格納してＦＡＸ送
信管理システム１２を起動する。なお、住民票種別が抄
本の場合には画面に選択番号付きで登録者の氏名が表示
されるので、必要とする氏名を選択番号またはマウスカ
ーソルで選択する。又、住民登録コードは通常は発行依
頼元の出先機関から通知されるが、不明の場合には端末
装置２で氏名，住所から検索することもできる。

【００１３】ＦＡＸ送信管理システム１２は、ファクシ
ミリ装置３が送信可能な状態であれば、送信ファイル６
から送信先コードを取得してシステム内に用意されてい
る対照リストから対応するＦＡＸ番号を求め、スタック
ファイル７に登録されている住民票データ（コード情報
とイメージ情報とを含む）を画像データ（イメージ情報
のみ）に変換してＦＡＸ番号と共にファクシミリ装置３
に転送し、送信ファイル６の送信状態を送信中に更新す
る。ファクシミリ装置３は、ＦＡＸ送信管理システム１
２から転送されたＦＡＸ番号により通信設定処理を行
い、送信先（出先機関）のファクシミリ装置４との通信
設定が終了すると、転送された画像データをファクシミ
リデータに変調して送信する。送信が終了すると、ファ
クシミリ装置３はＦＡＸ送信管理システム１２にレスポ
ンスを返し、このレスポンスを受信したＦＡＸ送信管理
システム１２は、送信ファイル６の送信状態を送信終了
に更新して処理を終了する。送信先のファクシミリ装置
４は、受信データを復調して住民票８を印字し出力す
る。

【００１４】上述したように、本庁側の担当者が端末装
置２の入力画面により必要事項を入力すれば、指定した
住民票が自動的に送信され出先機関のファクシミリ装置
４から発行され、その状況は送信ファイル６に記録され
る。これにより、印刷された住民票をファクシミリ装置
にセットしＦＡＸ番号を入力する手数が省略でき、操作
ミスの機会が減少し処理時間も短縮される。

【００１５】上述した第１の実施形態において、ホスト
コンピュータのＦＡＸ送信管理システムが、住民登録シ
ステムが作成したコード情報とイメージ情報とを含む住
民票データを、イメージ情報のみの画像データに変換し
て出力するよう説明したが、画像データへの変換をＦＡ
Ｘ送信管理システム以外（例えば、ファクシミリ装置内
または住民登録システム内）で処理してもよい。又、Ｆ
ＡＸ送信管理システムは端末装置から入力された送信先
コードからＦＡＸ番号を求めてファクシミリ装置に転送
するものとしたが、端末装置からＦＡＸ番号を入力して
もよい。又、端末装置から入力画面を介して対話形式で
必要情報を入力するものとしたが、入力形式はこれに限
定されるものではない。

【００１６】図２は本発明の第２の実施形態の構成を示
すブロック図である。本実施形態の住民票リモートＦＡ
Ｘ方式と図１に示した第１の実施形態との相違は、ホス
トコンピュータ１に対する住民票の発行およびＦＡＸ送
信の指示を、本庁側の担当者が入力する代わりに、端末
装置２ａに設けた変換入力手段２１がファクシミリ装置
３ａの受信復調出力を解析して人手を介さずに行うよう
構成した点にある。

【００１７】すなわち、変換入力手段２１はファクシミ
リ装置３ａが受信復調した画像データを入力し、あらか
じめ定めた複数の位置の画像データを抽出解析して、端
末装置２ａから人手で入力される指示データと同形式の
データに変換する機能を備えている。このため、出先機
関の窓口担当者は、住民票発行要求用の専用のマークシ
ート方式の用紙を使用し、要求する住民票が謄本か抄本
かの区別、抄本の場合は筆頭者か何番目の登録者かの区
別、発行枚数などの必要情報として、それぞれ用紙の該
当する箇所のマーク枠を塗り潰し、送信先コード及び要
求者の住民登録コードの入力情報として、それぞれ指定
箇所に該当するバーコードラベルを貼り付ける。出先機
関には、管轄地域内の登録住民の住民名簿を備え、この
住民名簿には、筆頭者の氏名，住所と共に住民登録コー
ド及びそのコード番号に対応するバーコードを記録して
おく。又、筆頭者以外の登録者氏名も登録順位と共に記
録されている。発行要求書の記入に際して、窓口担当者
はこの住民名簿から要求者の住民登録コード及びバーコ
ードを、抄本の場合には更に該当者の登録順位を調べ、
筆頭者の氏名記入欄の指定箇所に該当するバーコードを
複写して貼り付け、送信先コードの指定欄には出先機関
ごとにあらかじめ用意されているバーコードラベルを貼
り付ける。必要事項の記入およびバーコードの貼り付け
が終了した発行要求書をファクシミリ装置４にセット
し、本庁のファクシミリ装置３ａに送信する。なお、発
行要求書の先頭部には、ＦＡＸ送信用の住民票の発行要
求書であることを識別すると共に、位置基準ともなるバ
ーコードが印刷されている。

【００１８】ファクシミリ装置３ａは出先機関からの受
信復調データの先頭にあるバーコード情報を解析し、住
民票の発行要求書であることを検出すると、復調データ
を印字することなく変換入力手段２１に出力する。

【００１９】変換入力手段２１は、ファクシミリ装置３
ａからの復調データの所定位置の情報を抽出して解析
し、端末装置２ａからキー入力される場合と同じデータ
形式に変換してホストコンピュータ１の住民登録システ
ム１１に入力する。これから後の処理は第１の実施形態
の場合と同様であり、住民登録システム１１からの住民
票データは印刷されることなくファクシミリ装置３ａか
ら出先機関のファクシミリ装置４に送信され、本庁側に
おいて人手を全く介在させることなく、出先機関のファ
クシミリ装置４から住民票８が発行される。

【００２０】上述の説明では、住民登録コードのバーコ
ードは、出先機関の住民名簿から複写して貼付するよう
に述べたが、住民登録者に対して住民登録コードが磁気
記録されている住民登録カードを発行している場合に
は、出先機関に住民登録カードから住民登録コードを磁
気的に読み取り、対応するバーコードラベルを印字出力
するバーコード印刷装置を設置すると、住民名簿を調べ
複写してバーコードラベルを作成する手数を省くことが
できる。又、変換入力手段は端末装置内に設けられてい
るものとしたが、これに限定されず別の装置としてもよ
い。

【００２１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の住民票リ
モートＦＡＸ方式は、出先機関の汎用ファクシミリ装置
による住民票発行業務において、ホストコンピュータに
ＦＡＸ送信管理システムを設け、端末装置から送信先
（出先機関）を指定して住民票の発行指示を行うと、そ
の後は人手の介入無しに出先機関のファクシミリ装置か
ら住民票を出力することができ、人手によるミス操作の
解消および処理時間の短縮に効果がある。

【００２２】更に、端末装置から入力する代わりに、フ
ァクシミリ受信したマークシートのマーク位置およびバ
ーコードを解析し入力情報に変換する変換入力手段を設
けることにより、出先機関の汎用ファクシミリ装置から
ホストコンピュータに直接住民票の発行指示を入力する
ことが可能となり、中間の人手の介入が皆無となるため
ミスの減少と時間短縮に大きな効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態の構成を示すブロック
図である。

【図２】本発明の第２の実施形態の構成を示すブロック
図である。

【符号の説明】

１ ホストコンピュータ ２，２ａ 端末装置 ３，３ａ，４ ファクシミリ装置 ５ 制御ファイル ６ 送信ファイル ７ スタックファイル ８ 住民票 １１ 住民登録システム １２ ＦＡＸ送信管理システム ２１ 変換入力手段

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原本データを格納し住民票の発行を行う
   住民登録システムと住民票データの直接ファクシミリ送
   信を管理するＦＡＸ送信管理システムとを含むホストコ
   ンピュータと、前記ホストコンピュータに接続され住民
   票の発行およびファクシミリ送信の指示を入力する端末
   装置と、前記住民登録システムが作成した住民票データ
   を前記ＦＡＸ送信管理システムの制御によりファクシミ
   リ送信する第１のファクシミリ装置と、遠隔地の出先機
   関に設置され前記第１のファクシミリ装置からの信号を
   受信復調し印刷出力する汎用の第２のファクシミリ装置
   とを備えたことを特徴とする住民票リモートＦＡＸ方
   式。
2. 【請求項２】 前記ＦＡＸ送信管理システムが、前記住
   民登録システムが作成した住民票データ中のコード情報
   をイメージ展開しイメージ情報と合成する機能と、前記
   端末装置から入力された送信先コードから送信先のＦＡ
   Ｘ番号を検索する機能とを備え、前記第１のファクシミ
   リ装置がイメージデータを入力して送信する機能を備え
   ていることを特徴とする請求項１記載の住民票リモート
   ＦＡＸ方式。
3. 【請求項３】 前記第１のファクシミリ装置から画像デ
   ータを入力し、あらかじめ定められた位置に記録されて
   いるマーク符号およびバーコード情報を抽出して解読
   し、前記住民登録システム及びＦＡＸ送信管理システム
   に対する指示情報として出力する変換入力手段を設け、
   前記第１のファクシミリ装置には、受信復調した画像デ
   ータの先頭部分のバーコード情報を解読し、住民票発行
   要求書であると判断したとき当該画像データを印字せず
   前記変換入力手段に出力する機能を設けたことを特徴と
   する請求項１又は２記載の住民票リモートＦＡＸ方式。
4. 【請求項４】 前記第２のファクシミリ装置が設置され
   る出先機関に、住民登録カードに磁気記憶されている住
   民登録コードを読み取り対応するバーコードを印字出力
   するバーコード印刷装置を備えたことを特徴とする請求
   項３記載の住民票リモートＦＡＸ方式。