JPH11219352A - 文書管理装置および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の属性を有する文書を異なる文書処理手
段に分割して格納するとともに、格納されている文書
を、属性をキーとして検索する。 【解決手段】 入力手段１からは、文書とその属性が入
力される。格納先決定手段３は、管理可能属性情報記録
手段２に記録されている、各文書処理手段ＤＭ１〜３が
管理可能な属性に関する情報を参照して、入力された属
性の格納先を振り分ける。格納手段４は、格納先決定手
段３によって決定された格納先に対して、文書と属性と
をそれぞれ格納する。検索式入力手段７から入力され
た、複数の属性から構成されている検索式は、検索対象
選択手段８によって、各文書処理手段に対応する複数の
部分検索式に分割される。検索手段９は、各文書処理手
段に対応する部分検索式により文書を検索する。出力手
段１０は、対応関係管理手段６に格納されている情報を
参照して、検索結果をオリジナルの文書を示す識別子に
変換し、得られた複数の識別子の論理積を演算して出力
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、属性を付与された
文書を処理する複数の文書処理手段を統合的に利用可能
とする文書管理装置、および、そのような処理をコンピ
ュータに実行させるプログラムを記録した記録媒体に関
する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータ等を利用して電子文
書( 以下、単に文書と呼ぶ) が、オフィスなどで大量に
作成され、これら大量の文書を管理するため、様々な文
書処理手段としての文書処理システムが開発されてい
る。文書処理システムは、管理できる文書の属性や文書
フォーマット、さらに提供する機能などが異なるため、
様々な種類のものが使われている。

【０００３】これらの文書処理システムはそれぞれ独立
しており、統一的にアクセスできることは少ない。例え
ば、検索に際しては、個々の文書処理システム毎に検索
式を作成し、それぞれに対して検索を実行しなくてはな
らない。

【０００４】そこで、従来、文書処理システムなどの情
報資源を統合して利用する研究や発明が行われてきた。 （１） ARPA （Advanced Research Projects Agenc
y）によるIntelligent Integration of Informationプ
ログラムでは、情報資源を統合するための参照アーキテ
クチャ(Reference Architecture for the Intelligent
Integration of Information version 2.0, 1995) が提
案されている。このアーキテクチャでは、ラッパーおよ
びメディエータと呼ばれるモジュールを介して、異種の
情報資源に対して統一的に検索などを行うことができ
る。 （２）特開平８−２５５１６８号公報では、複数の部門
にそれぞれ配置した分散データベースに対し、分散デー
タベースの構築形式等の属性に関わりなく、異部門のク
ライアントから容易に検索できるようにする方法が開示
されている。この発明では、各分散データベースのそれ
ぞれに格納されている検索内容の種類とその構築形式な
どの属性を格納した統合管理データベースＤｔを配設
し、クライアントが検索内容をＤｔに送信すると、Ｄｔ
は検索内容に応じた分散データベースを選択し、その選
択した分散データベースに検索内容を検索させ、検索結
果をクライアントに送信するものである。 （３）特開平９−１７６３３２号公報では、文書処理シ
ステムが有する特長的な機能を共有して、１つの高機能
な文書処理システムのような使い勝手を提供する発明が
開示されている。この発明では、オリジナルの文書が格
納されている文書処理システムにユーザが利用したい機
能が備わっていないとき、その機能を有する文書管理シ
ステムに自動的に文書を複製し、ユーザにその機能を提
供するものである。ここで、オリジナルの文書と複製さ
れた文書の文書識別子の対応を管理し、文書へのアクセ
スや検索結果を提示する処理はオリジナルの文書識別子
を通じて行われるので、ユーザは文書の複製を意識する
ことなく各文書管理システムの特長的な機能を容易に利
用することができる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、方法
（１）では、文書管理システムなど様々な情報資源にあ
る文書やデータに一つのアプリケーションプログラムか
らアクセスして利用できるが、ある文書管理システムが
備える特長的な検索機能は、そのシステムに格納されて
いる文書にしか適用できないという問題点があった。

【０００６】また、方法（２）はデータベースの例であ
るが、この方法を文書管理システムに適用した場合、各
文書管理システムが備える検索機能や検索式書式をＤｔ
に格納し、Ｄｔが検索内容によって適切なシステムを選
択・検索するだけであるので、方法(1) と同様の問題点
があった。

【０００７】方法（３）では、ある文書管理システムが
備える機能を、別の文書管理システムに格納されている
文書にも適用させることができ、それぞれのシステムが
備える特長的な機能を共有することができる。しかしな
がら、方法（３）では、文書の属性を利用した検索機能
を共有することはできなかった。例えば、ある文書管理
システムには文書に付与したコメントを利用した検索が
備わっており、別の管理システムには分類コードを利用
した検索機能が備わっていても、両者を同時に利用した
検索を実行することができないという問題点があった。

【０００８】本発明は、以上のような状況に鑑みてなさ
れたものであり、文書属性の管理・検索機能を共有し、
個々の文書管理装置を個別に使用するよりも高度な検索
を提供することを目的としている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明では上記課題を解
決するために、属性を付与された文書を処理する複数の
文書処理手段を統合的に利用可能とする文書管理装置に
おいて、各文書処理手段が管理可能な前記属性に関する
情報を記録する管理可能属性情報記録手段と、文書と、
少なくとも１以上からなる属性とが入力される入力手段
と、前記入力手段から入力された属性と、前記管理可能
属性情報記録手段に記録されている情報とを照合し、前
記文書と前記属性の格納先となる文書処理手段を決定す
る格納先決定手段と、前記格納先決定手段によって決定
された格納先に対して、前記属性の少なくとも一部と前
記文書とを格納する格納手段と、複数の文書処理手段が
格納先に決定された場合に、前記文書処理手段にそれぞ
れ格納されている前記文書の対応関係を管理する対応関
係管理手段と、を有することを特徴とする文書管理装置
が提供される。

【００１０】ここで、管理可能属性情報記録手段は、各
文書処理手段が管理可能な属性に関する情報を記録す
る。入力手段は、文書と、少なくとも１以上からなる属
性とが入力される。格納先決定手段は、入力手段から入
力された属性と、管理可能属性情報記録手段に記録され
ている情報とを照合し、文書と属性の格納先となる文書
処理手段を決定する。格納手段は、格納先決定手段によ
って決定された格納先に対して、属性の少なくとも一部
と文書とを格納する。対応関係管理手段は、複数の文書
処理手段が格納先に決定された場合に、文書処理手段に
それぞれ格納されている文書の対応関係を管理する。

【００１１】即ち、文書と複数の属性とが入力手段から
入力された場合には、格納先決定手段は、管理可能属性
情報記録手段に記録されている情報と、入力された属性
とを照合して、少なくとも１部の属性を格納可能な文書
処理手段を格納先として選択する。格納手段は、選択さ
れた格納先となる複数の文書処理手段に対して、１つの
オリジナル文書とその他のレプリカ文書とを格納すると
ともに、それぞれの文書に付随して属性情報を格納す
る。対応関係管理手段は、オリジナル文書とレプリカ文
書との対応関係を管理する。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本発明の実施の形態の構
成例を説明するブロック図である。この図に示すよう
に、本発明に係わる文書管理装置は、文書処理手段ＤＭ
１，ＤＭ２，ＤＭ３、入力手段１、管理可能属性情報記
録手段２、格納先決定手段３、格納手段４、対応関係管
理手段６、検索式入力手段７、検索対象選択手段８、検
索手段９、および、出力手段１０を有している。

【００１３】文書処理手段ＤＭ１，ＤＭ２，ＤＭ３は、
例えば、文書処理用のアプリケーションソフトウエア等
であり、文書とともにその属性（例えば、作者、作成日
時、ファイル名、文書に対するコメントなどの情報）を
記録可能とされており、それぞれの文書処理手段が管理
可能な属性は異なっている。本実施例では、ＤＭ１は属
性Ａ，Ｂ，Ｃ、ＤＭ２は属性Ａ，Ｃ，Ｄ、ＤＭ３は属性
Ｂ，Ｄ，Ｅ、を管理可能とされている。なお、ａ〜ｅ
は、属性Ａ〜Ｅに属する実際の内容を表しているものと
する。

【００１４】入力手段１からは、文書とその属性とが入
力される。管理可能属性情報記録手段２は、各文書処理
手段が管理可能な属性に関する情報を記録している。本
実施例では、図２に示すように、文書処理手段がその属
性を管理可能な場合は“１”、管理可能でない場合には
“０”として情報が管理されている。なお、各文書処理
手段が管理する属性の組を管理属性セットと呼び、文書
処理手段ＤＭ１の場合、管理属性セットは（１，１，
１，０，０）となる。

【００１５】格納先決定手段３は、入力手段１から入力
された属性と、管理可能属性情報記録手段２に記録され
ている情報とを照合し、文書と属性の格納先となる文書
処理手段を決定する。

【００１６】格納手段４は、格納先決定手段３によって
決定された格納先に対して、文書と属性とを格納する。
対応関係管理手段６は、複数の文書処理手段が格納先に
振り分けられて文書が格納された場合に、れぞれの文書
処理手段に格納されている文書の対応関係を管理する。
即ち、複数の文書処理手段が格納先として選ばれた場合
には、ある一つの文書データをオリジナルとして、その
他はレプリカ（複製）として格納する。その場合に、対
応関係管理手段６は、文書のオリジナルとレプリカの対
応関係を管理する。具体的には、図３に示すような対応
表で管理する。例えば、第１行目に記された文書は、オ
リジナルが文書管理システムＤＭ１に文書識別子「００
０００１２３」で格納されており、レプリカが文書管理
システムＤＭ２に文書識別子「００００００２０」とし
て１つだけ格納されていることを示している。

【００１７】検索式入力手段７は、属性の論理式からな
る検索式が入力される。検索対象選択手段８は、検索式
に含まれている属性と、管理可能属性情報記録手段２に
記録されている情報とを照合し、検索の対象となる文書
処理手段を選択する。検索手段９は、検索対象選択手段
８によって選択された文書処理手段から、対応する文書
を検索する。出力手段１０は、対応関係管理手段６を参
照して、検索手段９の検索結果をオリジナルの文書識別
子に変換し、これらの論理積を演算して得られた結果を
検索結果として出力する。

【００１８】次に、以上の実施の形態の動作について説
明する。先ず、入力された文書と文書の属性とを本実施
の形態の文書管理装置で管理する場合の処理を図４を参
照して説明する。

【００１９】図４に示すフローチャートが開始される
と、以下の処理が実行されることになる。 ［Ｓ１］入力手段１は、文書と文書の属性との入力を受
け付ける。

【００２０】この時、ユーザが文書をどの文書処理手段
でオリジナルとして管理するかを指定するようにしても
よいし、また、文書の種類などからオリジナルを管理す
る文書処理手段を自動的に選択するようにしてもよい。 ［Ｓ２］格納先決定手段３は、処理の回数をカウントす
る変数ｉを値“１”に初期設定する。 ［Ｓ３］格納先決定手段３は、入力された文書をＤＭｉ
でオリジナルとして管理する場合にはステップＳ５に進
み、そうでない場合にはステップＳ４に進む。

【００２１】例えば、ｉ＝１である場合（処理の対象が
ＤＭ１である場合）において、入力された文書をＤＭ１
にオリジナルとして格納する場合には、ステップＳ５に
進む。 ［Ｓ４］格納先決定手段３は、管理可能属性情報記録手
段２に記録されている情報を参照し、入力された属性の
うち、ＤＭｉで管理可能な属性が存在する場合には、ス
テップＳ５に進み、そうでない場合にはステップＳ７に
進む。

【００２２】例えば、ｉ＝１であり、ＤＭ１で管理可能
な属性が属性「Ａ」，「Ｂ」，「Ｃ」である場合に、入
力された文書の属性が「ａ」，「ｂ」，「ｃ」，
「ｄ」，「ｅ」であるとすると、属性「ａ」，「ｂ」，
「ｃ」は、ＤＭ１で管理可能であるので、ステップＳ５
に進む。また、この場合に、入力された文書の属性が
「ｄ」のみである場合には、ステップＳ７に進む。 ［Ｓ５］格納手段４は、文書と管理可能な全ての属性を
ＤＭｉに格納する。

【００２３】いまの例では、入力された文書の属性が
「ａ」，「ｂ」，「ｃ」，「ｄ」，「ｅ」であり（図１
参照）、ＤＭ１がオリジナルの文書を格納する対象であ
る場合には、ＤＭ１には属性「ａ」，「ｂ」，「ｃ」が
格納される。

【００２４】なお、文書をオリジナルとして格納する場
合、格納する文書のデータは入力された文書と同一とな
るが、レプリカとして格納する場合であって、その文書
処理手段に文書内容を対象とした検索機能が備わってい
ないか、または、その検索機能が利用できないようにな
っている場合は、元の文書を格納する必要がないことか
ら、文書をダミーデータ（例えば、１文字だけからなる
文書など）に置換してから格納するようにしてもよい。
こうすることで、文書処理手段の記憶容量を節約するこ
とができる。 ［Ｓ６］格納先決定手段３は、ＤＭｉに格納した文書の
識別子を、対応関係管理手段６に文書情報として記録さ
せる。

【００２５】例えば、ｉ＝１の場合であれば、図３に示
すように、オリジナルの文書の識別子として「００００
０１２３」が対応関係管理手段６に記録される。 ［Ｓ７］格納先決定手段３は、変数ｉの値を“１”だけ
インクリメントする。 ［Ｓ８］格納先決定手段３は、変数ｉの値が文書処理手
段の数Ｎ以下である場合には、ステップＳ３に戻り、そ
うでない場合には、ステップＳ９に進む。

【００２６】いま、文書処理手段の数は「３」であるこ
とからＮ＝３である。従って、変数ｉの値が３以下であ
る場合には、ステップＳ３に戻り、それ以外では、ステ
ップＳ９に進む。 ［Ｓ９］格納先決定手段３は、オリジナルの識別子を、
例えば、図示せぬ表示装置に対して出力し、文書とその
属性とが格納されたことを示す。

【００２７】以上の処理によれば、複数の属性を有する
文書が入力手段１から入力された場合に、これらの属性
を対応する文書処理手段に振り分けて記録することが可
能となるので、異なる属性を管理可能な複数の文書処理
手段を統合して１つの高機能な文書処理手段として使用
することが可能となる。

【００２８】このようにして格納された文書と属性と
は、ステップＳ９において表示されたオリジナルの識別
子を用いることにより、レプリカを意識することなく、
文書および文書の全ての属性を取り出すことができる。

【００２９】次に、以上のようにして文書処理手段に格
納された文書と属性とを、検索する場合の処理について
説明する。図５は、以上の処理によって格納された文書
と属性とを検索する場合に実行される処理の一例を説明
するフローチャートである。

【００３０】このフローチャートが開始されると、以下
の処理が実行されることになる。 ［Ｓ２１］検索式入力手段７は、検索式の入力を受け付
ける。 ここで、検索式は、属性の論理積（×）と論理和（＋）
などから構成され、例えば、 （ａ＋ｂ）×ｃ×ｄ×ｅ ・・・（１） などである。なお、ａ〜ｅはそれぞれ属性Ａ〜Ｅの個々
の検索条件である。この検索式は、 ａ×ｃ×ｄ×ｅ＋ｂ×ｃ×ｄ×ｅ ・・・（２） と同等である。このようにすべての検索式は、論理積の
項とそれらの論理和に展開されるので、論理積の検索結
果が得られれば、あとはそれらの論理和を検索結果とし
て提示すればよい。

【００３１】本実施例では、説明を簡明にするため、検
索式は属性の論理積のみからなるとする。なお、論理積
を構成する属性の有無を示すビット列を、検索属性セッ
トと呼び、左から順に属性Ａ〜Ｅに対応し、１はその属
性を含み、０は含まないことを示すものとする。例え
ば、検索式がｂ×ｃ×ｄ×ｅのとき、検索属性セットは
（０，１，１，１，１）となる。 ［Ｓ２２］検索対象選択手段８は、検索属性セットと同
一のビット列である比較属性セットを生成する。

【００３２】この例では、（０，１，１，１，１）が比
較属性セットとして生成されることになる。 ［Ｓ２３］検索対象選択手段８は、管理可能属性情報記
録手段２を参照して、比較属性セットに含まれている属
性を最も多く管理している文書処理手段を検索候補とす
る。

【００３３】例えば、検索式をｂ×ｃ×ｄ×ｅとする
と、比較属性セットは前述のように（０，１，１，１，
１）となる。そこで、この比較属性セットと各文書処理
手段の管理属性セットの論理積を求め、得られた要素
“１”の和を求めて評価値を生成する。この評価値は、
各文書処理手段に含まれる比較属性セットの属性の数に
等しい。

【００３４】この例では、図６に示すように、文書処理
手段ＤＭ３の評価値が“３”となり最も高く、これを検
索候補とする ［Ｓ２４］検索対象選択手段８は、検索候補が複数存在
する場合には、ステップＳ２５に進み、そうでない場合
にはステップＳ２６に進む。

【００３５】図６の例では、検索候補は一つだけなの
で、ステップＳ２６に進む。 ［Ｓ２５］検索対象選択手段８は、検索対象が複数存在
する場合には、何れか１つの文書処理手段を選択する。

【００３６】例えば、図６に示す表に現れる順序が先で
ある方の文書処理手段を検索対象として選択する。 ［Ｓ２６］検索対象選択手段８は、検索対象とする文書
処理手段で管理可能なすべての属性を検索属性セットか
ら抽出し、部分検索式を生成して検索手段に供給する。

【００３７】いまの例では、検索属性セット（０，１，
１，１，１）からＤＭ３で検索可能な属性をすべて抽出
し、ＤＭ３に対する部分検索式をｂ×ｄ×ｅとして、検
索手段９に供給する。 ［Ｓ２７］検索対象選択手段８は、抽出した属性を比較
属性セットから除去する。

【００３８】いまの例では、ｂ×ｄ×ｅが抽出されたの
で、比較属性セットは、（０，０，１，０，０）とな
る。 ［Ｓ２８］検索対象選択手段８は、比較属性セットが空
（全て“０”）である場合には、ステップＳ２９に進
み、それ以外の場合ではステップＳ２３に戻る。

【００３９】いまの例では、比較属性セットは空ではな
いので、ステップＳ２３に戻ることになる。２回目の処
理では、図７に示すように、ＤＭ１およびＤＭ２ともに
評価値は１となるので、検索候補が複数であるとステッ
プＳ２４で判定される。そして、ステップＳ２５では、
図６に示す表に現れる順序が先であるＤＭ１が検索対象
として選択され、検索属性セットからＤＭ１で管理可能
なすべての属性が抽出され、その結果、ＤＭ１に対する
部分検索式ｂ×ｃが生成される。

【００４０】なお、検索候補の選択が２回目以降の場合
は、図８に示すように、一時的に比較属性セットを検索
属性セットに戻してから、ステップＳ２３の処理を行う
ようにしてもよい。そのようにすることで、検索結果の
数を減少させることが可能となるので、処理速度を向上
させることが可能となる。

【００４１】ただし、この例ではＤＭ１およびＤＭ２の
評価値は、両者とも“２”となり、別の判断基準が必要
となる。判断基準として、各文書処理手段の検索速度な
どを考慮してもよい。 ［Ｓ２９］検索手段９は、対象となる文書処理手段を生
成された部分検索式により検索する。

【００４２】いまの例では、文書処理手段ＤＭ３が部分
検索式ｂ×ｄ×ｅによって検索され、文書処理手段ＤＭ
１が部分検索式ｂ×ｃによって検索されることになる。 ［Ｓ３０」出力手段１０は、検索手段９の検索結果を、
対応関係管理手段６を参照して、オリジナルの文書識別
子に変換し、それらの論理積を演算する。

【００４３】いまの例では、ＤＭ１から部分検索式ｂ×
ｃによって検索された結果と、ＤＭ３から部分検索式ｂ
×ｄ×ｅによって検索された結果のそれぞれが、オリジ
ナルの文書識別子に変換された後、これらの論理積が求
められる。 ［Ｓ３１］出力手段１０は、ステップＳ３０の演算の結
果得られたオリジナルの文書識別子を検索結果として、
例えば、図示せぬ表示装置に表示させる。

【００４４】以上の処理によれば、複数の文書処理手段
に分割されて管理されている文書とその属性とを、あた
かも１つの統合された装置を使用する感覚で検索するこ
とが可能となる。

【００４５】なお、以上の実施の形態では、入力された
属性をなるべく多く含む文書処理手段を検索対象として
いる。これは、論理積を構成する属性の数が多いほど、
各文書処理手段の検索結果が少なくなり、ステップＳ３
０における文書識別子の比較の手間が省けるからであ
る。

【００４６】もちろん、入力された属性を含むすべての
文書処理手段に対して検索を行うようにしても同様の結
果を得ることができる。また、文書のオリジナルあるい
はレプリカが全文検索を行える文書処理手段に格納され
ている場合には、検索式に文書内容に関する語句を含ん
でもよい。この場合、その文書処理手段も検索対象とさ
れ、ステップＳ３０において、検索結果の論理積が演算
されることになる。

【００４７】次に、以上の処理により検索結果として得
られた文書識別子に対応する文書と文書の属性とを取り
出す処理の一例を図９を参照して説明する。図９に示す
フローチャートが開始されると、以下の処理が実行され
ることになる。 ［Ｓ５１］図示せぬ入力装置から、取得しようとする文
書の識別子が入力される。 ［Ｓ５２］図示せぬ制御手段は、対応関係管理手段６に
格納されている文書情報を参照し、入力された文書識別
子に対応するオリジナルの文書を取得する。 ［Ｓ５３］図示せぬ制御手段は、オリジナルおよびレプ
リカの文書識別子により管理されているすべての属性を
ＤＭ１〜ＤＭ３から抽出する。 ［Ｓ５４］図示せぬ制御手段は、図示せぬ表示装置に対
して取得された文書と全ての属性とを表示させる。

【００４８】以上のような処理により、図８に示す処理
によって検索された文書とその全ての属性とを取得して
表示させることが可能となる。次に、図１０を参照し
て、本発明の第２の実施の形態の構成例について説明す
る。なお、第２の実施の形態は、格納先決定手段３の動
作が図１の場合とは異なっている。その他の構成は、図
１の場合と同様であるので、その説明は省略する。

【００４９】図１０は、文書とその属性とを文書処理手
段に格納する場合の処理の一例を説明するフローチャー
トである。図１０に示すフローチャートが開始される
と、以下の処理が実行されることになる。 ［Ｓ７１］入力手段１は、文書と文書の属性との入力を
受け付ける。

【００５０】この時、ユーザが文書をどの文書処理手段
でオリジナルとして管理するかを指定するようにしても
よいし、また、文書の種類などからオリジナルを管理す
る文書処理手段を自動的に選択するようにしてもよい。 ［Ｓ７２］格納先決定手段３は、処理の回数をカウント
する変数ｉを値“１”に初期設定する。 ［Ｓ７３］格納先決定手段３は、入力された文書をＤＭ
ｉでオリジナルとして管理する場合には、ステップＳ７
５に進み、そうでない場合にはステップＳ７４に進む。

【００５１】例えば、ｉ＝１である場合において、入力
された文書をＤＭ１にオリジナルとして格納する場合に
は、ステップＳ７５に進む。 ［Ｓ７４］格納先決定手段３は、管理可能属性情報記録
手段２に記録されている情報を参照し、入力された属性
のうち、ＤＭｉで管理可能な属性が存在する場合には、
ステップＳ７５に進み、そうでない場合にはステップＳ
７７に進む。

【００５２】例えば、ｉ＝１であり、ＤＭ１で管理可能
な属性が「Ａ」，「Ｂ」，「Ｃ」である場合に、入力さ
れた文書の属性が「ａ」，「ｂ」，「ｃ」，「ｄ」，
「ｅ」であるとすると、属性「ａ」，「ｂ」，「ｃ」
は、ＤＭ１で管理可能であるので、ステップＳ７５に進
む。また、この場合に、入力された文書の属性が「ｄ」
のみである場合には、ステップＳ７７に進む。 ［Ｓ７５］格納手段４は、ＤＭｉが管理可能であり、か
つ、どの文書処理手段にも格納していない属性をＤＭｉ
に格納する。

【００５３】例えば、ｉ＝１である場合に、入力された
文書の属性が「ａ」，「ｂ」，「ｃ」，「ｄ」，「ｅ」
であり（図１参照）、ＤＭ１がオリジナルの文書の格納
先である場合には、ＤＭ１には属性「ａ」，「ｂ」，
「ｃ」とオリジナルの文書とが格納される。

【００５４】なお、文書をオリジナルとして格納する場
合、格納する文書のデータは入力された文書と同一とな
るが、レプリカとして格納する場合であって、その文書
処理手段に文書内容を対象とした検索機能が備わってい
ないか、または、その検索機能が利用できないようにな
っている場合は、元の文書を格納する必要がないことか
ら、文書をダミーデータ（例えば、１文字だけからなる
文書など）に置換してから格納するようにしてもよい。
こうすることで、文書処理手段の記憶容量を節約するこ
とができる。 ［Ｓ７６］格納先決定手段３は、ＤＭｉに格納した文書
の識別子を、対応関係管理手段６に文書情報として記録
させる。

【００５５】いまの例では、図３に示すように、オリジ
ナルの文書の識別子として「０００００１２３」が対応
関係管理手段６に記録される。 ［Ｓ７７］格納先決定手段３は、変数ｉの値を“１”だ
けインクリメントする。 ［Ｓ７８］格納先決定手段３は、未格納な属性が存在す
る場合には、ステップＳ７３に戻り、それ以外の場合に
はステップＳ７９に進む。

【００５６】いま、１回目の処理であり、属性「ａ」，
「ｂ」，「ｃ」が格納され、まだ、属性「ｄ」，「ｅ」
が残っているので、ステップＳ７３に戻ることになる。
そして、２回目の処理では、残っている属性「ｄ」，
「ｅ」のうち、「ｄ」がＤＭ２に格納され、３回目の処
理において、属性「ｅ」がＤＭ３に格納されることにな
る。 ［Ｓ７９］格納先決定手段３は、オリジナルの識別子
を、例えば、図示せぬ表示装置に対して出力する。

【００５７】以上の処理により、入力手段１から入力さ
れた文書とその属性とを、対応する文書処理手段に振り
分けて格納させることが可能となる。このようにして格
納された文書とその属性とは、オリジナルの識別子を装
置に対して与えることにより、取り出すことが可能とな
る。

【００５８】次に、図１１を参照して、以上の処理によ
って格納された文書とその属性とを検索する処理の一例
について説明する。図１１に示すフローチャートが開始
されると、以下の処理が実行されることになる。 ［Ｓ９１］検索式入力手段７は、検索式の入力を受け付
ける。

【００５９】なお、この検索式は、図５の処理において
説明したように、属性の論理積（×）と論理和（＋）な
どから構成されている。以下の説明においても、前述の
場合と同様に、説明を簡明にするために、検索式は属性
の論理積のみからなるとする。 ［Ｓ９２］検索対象選択手段８は、処理回数をカウント
する変数ｉを値“１”に初期設定する。 ［Ｓ９３］検索対象選択手段８は、検索式に文書処理手
段ＤＭｉで管理している属性が存在する場合には、ステ
ップＳ９４に進み、それ以外の場合には、ステップＳ９
５に進む。 ［Ｓ９４］検索対象選択手段８は、検索式からＤＭｉに
おいて管理している属性を含む部分を抽出し、これをＤ
Ｍｉに対する部分検索式とし、検索手段９に供給する。

【００６０】いま、ｉ＝１であり、ＤＭ１で管理してい
る属性が「Ａ」，「Ｂ」，「Ｃ」であり、また、検索式
がｂ×ｃ×ｄ×ｅであるとすると、ＤＭ１に対する検索
式はｂ×ｃとされる。 ［Ｓ９５］検索対象選択手段８は、変数ｉの値を１だけ
インクリメントする。 ［Ｓ９６］検索対象選択手段８は、変数ｉの値が、文書
処理手段の数Ｎ以下である場合には、ステップＳ９３に
戻り、それ以外の場合にはステップＳ９７に進む。 ［Ｓ９７］検索手段９は、対象となる文書処理手段を、
生成された部分検索式により検索する。

【００６１】いまの例では、文書処理手段ＤＭ１〜３
が、部分検索式ｂ×ｃ，ｃ×ｄ，ｂ×ｄ×ｅによってそ
れぞれ検索されることになる。 ［Ｓ９８」出力手段１０は、検索手段９の検索結果を、
対応関係管理手段６を参照して、オリジナルの文書識別
子に変換し、それらの論理積が求められる。

【００６２】いまの例では、ＤＭ１〜３から、部分検索
式ｂ×ｃ，ｃ×ｄ，ｂ×ｄ×ｅによってそれぞれ検索さ
れた結果が、オリジナルの識別子に変換された後、これ
らの論理積が演算される。 ［Ｓ９９］出力手段１０は、ステップＳ９８の演算の結
果得られたオリジナルの文書識別子を検索結果として、
例えば、図示せぬ表示装置に表示させる。

【００６３】以上の処理によれば、複数の文書処理手段
に分割されて管理されている文書とその属性とを、１つ
の統合された装置を使用する感覚で検索することが可能
となる。

【００６４】また、以上の実施の形態においては、各文
書処理手段に対してユーザが直接文書とその属性とを入
力したり、既存の文書や属性を変更した場合において
も、文書の検索を行うことができる。

【００６５】最後に、上記の処理機能は、コンピュータ
によって実現することができる。その場合、文書管理装
置が有すべき機能の処理内容は、コンピュータで読み取
り可能な記録媒体に記録されたプログラムに記述されて
おり、このプログラムをコンピュータで実行することに
より、上記処理がコンピュータで実現される。

【００６６】コンピュータで読み取り可能な記録媒体と
しては、磁気記録装置や半導体メモリ等がある。市場を
流通させる場合には、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disk Read
Only Memory) やフロッピーディスク等の可搬型記録媒
体にプログラムを格納して流通させたり、ネットワーク
を介して接続されたコンピュータの記憶装置に格納して
おき、ネットワークを通じて他のコンピュータに転送す
ることもできる。コンピュータで実行する際には、コン
ピュータ内のハードディスク装置等にプログラムを格納
しておき、メインメモリにロードして実行する。

【００６７】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、管理可
能属性情報記録手段は、各文書処理手段が管理可能な属
性に関する情報を記録し、入力手段は、文書と、少なく
とも１以上からなる属性とが入力され、格納先決定手段
は、入力手段から入力された属性と、管理可能属性情報
記録手段に記録されている情報とを照合し、文書と属性
の格納先となる文書処理手段を決定し、格納手段は、格
納先決定手段によって決定された格納先に対して、属性
の少なくとも一部と文書とを格納し、対応関係管理手段
は、複数の文書処理手段が格納先に決定された場合に、
文書処理手段にそれぞれ格納されている文書の対応関係
を管理するようにしたので、複数の異なる文書処理手段
によって１つの文書と属性とを統合的に管理することが
可能となる。また、本発明によれば、そのようにして管
理されている文書を、その属性をキーとして検索するこ
とが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態の構成例を示すブロック
図である。

【図２】 管理可能属性情報記録手段に格納されている
情報の一例を示す図である。

【図３】 対応関係管理手段に格納されている情報の一
例を示す図である。

【図４】 図１に示す実施の形態に対して、文書および
その属性を格納する場合に実行される処理の一例を説明
するフローチャートである。

【図５】 図１に示す実施の形態に格納されている文書
を検索する場合に実行される処理の一例を説明するフロ
ーチャートである。

【図６】 図５に示す処理において、検索対象を決定す
る方法の一例を説明する図である。

【図７】 図５に示す処理において、検索対象を決定す
る方法の一例を説明する図である。

【図８】 図５に示す処理において、検索対象を決定す
る方法の一例を説明する図である。

【図９】 図１に示す実施の形態に格納されている文書
とその属性とを取得する場合に実行される処理の一例を
説明するフローチャートである。

【図１０】 本発明の第２の実施の形態に対して、文書
およびその属性を格納する場合に実行される処理の一例
を説明するフローチャートである。

【図１１】 本発明の第２の実施の形態に格納されてい
る文書を検索する場合に実行される処理の一例を説明す
るフローチャートである。

【符号の説明】

１ 入力手段 ２ 管理可能属性情報記録手段 ３ 格納先決定手段 ４ 格納手段 ６ 対応関係管理手段 ７ 検索式入力手段 ８ 検索対象選択手段 ９ 検索手段 １０ 出力手段

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 属性を付与された文書を処理する複数の
   文書処理手段を統合的に利用可能とする文書管理装置に
   おいて、 各文書処理手段が管理可能な前記属性に関する情報を記
   録する管理可能属性情報記録手段と、 文書と、少なくとも１以上からなる属性とが入力される
   入力手段と、 前記入力手段から入力された属性と、前記管理可能属性
   情報記録手段に記録されている情報とを照合し、前記文
   書と前記属性の格納先となる文書処理手段を決定する格
   納先決定手段と、 前記格納先決定手段によって決定された格納先に対し
   て、前記属性の少なくとも一部と前記文書とを格納する
   格納手段と、 複数の文書処理手段が格納先に決定された場合に、前記
   文書処理手段にそれぞれ格納されている前記文書の対応
   関係を管理する対応関係管理手段と、 を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記属性の論理式からなる検索式が入力
   される検索式入力手段と、 前記検索式に含まれている前記属性と、前記管理可能属
   性情報記録手段に記録されている情報とを照合し、検索
   の対象となる前記文書処理手段を選択する検索対象選択
   手段と、 前記検索対象選択手段によって選択された検索対象とな
   る文書処理手段から、前記検索式に対応する文書を検索
   する検索手段と、 前記検索手段の検索結果から、前記対応関係管理手段に
   格納されている対応関係を参照して、最終的な検索結果
   を生成して出力する出力手段と、を更に有することを特
   徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記格納先決定手段は、前記属性の少な
   くとも１つを管理可能な全ての文書処理手段を格納先に
   決定することを特徴とする請求項１記載の文書管理装
   置。
4. 【請求項４】 前記格納先決定手段は、管理可能属性情
   報記録手段に記録されている情報を参照して、前記属性
   を複数のグループに分割し、得られた各グループを管理
   可能な文書処理手段を格納先に決定することを特徴とす
   る請求項１記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 同一の文書が複数の文書処理手段に格納
   されている場合、前記複数の格納手段によって格納され
   る前記文書の少なくとも１つは、前記入力手段から入力
   された文書の内容と一致し、それ以外は前記文書よりも
   データ長の短い所定のデータによって構成されているこ
   とを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】 属性を付与された文書を処理する複数の
   文書処理手段を統合的に利用可能とする文書管理をコン
   ピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュー
   タ読みとり可能な記録媒体において、 コンピュータを、 各文書処理手段が管理可能な前記属性に関する情報を記
   録する管理可能属性情報記録手段、 文書と、少なくとも１以上からなる属性とが入力される
   入力手段、 前記入力手段から入力された属性と、前記管理可能属性
   情報記録手段に記録されている情報とを照合し、前記文
   書と前記属性の格納先となる文書処理手段を決定する格
   納先決定手段、 前記格納先決定手段によって決定された格納先に対し
   て、前記属性の少なくとも一部と前記文書とを格納する
   格納手段、 複数の文書処理手段が格納先に決定された場合に、前記
   文書処理手段にそれぞれ格納されている前記文書の対応
   関係を管理する対応関係管理手段、 として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読
   みとり可能な記録媒体。