JPH1166092A

JPH1166092A - 文書管理検索装置及び方法

Info

Publication number: JPH1166092A
Application number: JP9223990A
Authority: JP
Inventors: Satoru Yashiro; 哲八代
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1997-08-20
Filing date: 1997-08-20
Publication date: 1999-03-09

Abstract

(57)【要約】【課題】検索頻度と文書更新頻度の異なる様々な環境
に適合する文書管理検索装置及び方法を低コストで提供
する。【解決手段】複数の異なる形態の索引を作成する複数
の索引作成部（Ｓ７〜Ｓ１０、Ｓ１１〜Ｓ１２）の内、
１つの索引作成部をあらかじめ決められた値に基づいて
選択する選択工程（Ｓ６）と、前記選択工程で選択した
索引作成部を用いて索引を作成する索引作成工程（Ｓ７
〜Ｓ１０またはＳ１１〜Ｓ１２）と、生成された全ての
異なる形態の索引を用いて、文書を検索する検索工程
（Ｓ１５〜Ｓ１９）とを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】文書を検索するための索引を
作成して文書を管理する文書管理検索装置および方法に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理検索装置において、文書
の全文を対象に検索を実行して所望の文書を検索する検
索方法があるが、大量の文書が存在する場合にはそれら
の文書から所望の文書を検索するには時間がかかりすぎ
ていた。そこで、文書に含まれる文字列と、その文字列
が含まれる文書とを対応づける索引を作ることで検索効
率を向上していた。また、文書に応じて索引の作成を行
って検索効率を優先させる場合には、索引が作成されて
いる文書については検索時にそれを用い、索引が作成さ
れていない文書については低速な全文検索を行ってい
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、索引の
作成には比較的長い処理時間がかかるため、文書検索を
行う頻度に比べて文書の更新頻度が高い環境では索引作
成のための処理時間が必要以上にかかり、システムのパ
フォーマンスが落ちるという問題があった。また、索引
の有無によって検索方法を変えるシステムにおいては、
索引はデータベース管理システムを用いて管理し、索引
を作成していない文書はファイルシステムを用いて管理
するために、システムクラッシュが起きた場合に備えて
両システム間の整合性を確保するための複雑なロジック
を必要とするため、開発コストがかかっていた。

【０００４】本発明は、上記問題に鑑みてなされたもの
で、検索頻度と文書更新頻度の異なる様々な環境に適合
する文書管理検索装置及び方法を低コストで提供するこ
とを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の文書管理検索装置は、複数の特性の異なる
索引を作成する複数の索引作成手段と、前記複数の索引
作成手段の内、１つの索引作成手段をあらかじめ決めら
れた値に基づいて選択する選択手段と、前記選択手段に
より選択された前記索引作成手段を用いて索引を作成す
るように制御する制御手段と、前記複数の索引作成手段
で作成された索引を用いて、文書を検索する検索手段と
を備える。

【０００６】また、複数の特性の異なる索引を作成する
複数の索引作成手段を用いて文書を検索するための索引
を作成し文書を管理する本発明の文書管理検索方法は、
上記複数の索引作成手段の内、１つの索引作成手段をあ
らかじめ決められた値に基づいて選択する選択工程と、
前記選択工程で選択した索引作成手段を用いて索引を作
成する索引作成工程とを有する。

【０００７】好ましくは、上記特性の異なる索引を用い
て、文書を検索する検索工程を更に有する。

【０００８】更に、本発明の文書管理検索のプログラム
コードが格納されたコンピュータ可読メモリは、複数の
特性の異なる索引を作成する複数の索引作成プログラム
コード手段と、前記複数の索引作成プログラムコード手
段の内、１つの索引作成プログラムコード手段をあらか
じめ決められた値に基づいて選択する選択プログラムコ
ード手段と、前記選択プログラムコード手段により選択
された前記索引作成プログラムコード手段を用いて索引
を作成するように制御するプログラムコード手段と、前
記複数の索引作成プログラムコード手段で作成された索
引を用いて、文書を検索する検索プログラムコード手段
とを備える。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理検索装置
を添付図面に基づいて詳細に説明する。

【００１０】図１は、本発明の一実施例に係る文書管理
検索装置の概略構成を表すブロック図である。

【００１１】同図において、１は本実施例の文書管理検
索装置全体の制御を司るＣＰＵである。ＣＰＵ１は、バ
ス８を介して、ディスプレイ２、コマンド入力部３、Ｒ
ＯＭ４、ＲＡＭ５、二次記憶装置６、記憶媒体読取装置
７と、相互にデータの送受が可能であるように接続され
ている。

【００１２】ディスプレイ２は、ＣＲＴディスプレイま
たは液晶ディスプレイなどにより構成され、文書情報や
選択肢などを表示する。コマンド入力部３は、キーボー
ドやマウスなどにより構成され、各種処理の命令、注目
点の移動、選択操作、文字、記号等の入力を行うために
使用される。

【００１３】ＲＯＭ４は、前記ＣＰＵ１が実行する各種
の処理プログラムなどを記憶する読み出し専用メモリで
あり、その一部の領域である文書登録プログラム部４ａ
には、文書を登録したり、単語抽出をしたり、ディスプ
レイ２に表示出力するためのプログラムやデータが記憶
されている。ＲＡＭ５は、各種演算結果や入力された情
報を一時的に格納する読み出し書き込み可能メモリであ
る。２次記憶部６は、ハードディスクやＭＯ等により構
成され、索引や文書内容などが記憶される。

【００１４】記憶媒体読取装置７は、ＣＤ−ＲＯＭドラ
イブやＦＤドライブなどから構成され、プログラムコー
ドを格納した記憶媒体であるＣＤ−ＲＯＭ７１やフロッ
ピディスク７２などからプログラムを読み出すために使
用される。

【００１５】以上のように構成された文書管理検索装置
のＣＰＵ１が実行する制御処理を、図２のフローチャー
トに沿って説明する。

【００１６】図２は、図１のＲＯＭ４の文書登録プログ
ラム部４ａに記憶されたプログラムによる文書管理制御
手順を示すフローチャートである。

【００１７】まず、システムの電源を投入するとステッ
プＳ１に進み、必要な初期化処理を行い、ステップＳ２
にてコマンド入力部３からのコマンドの入力を待つ。こ
こでは、環境設定コマンド、文書登録コマンド、及び検
索コマンドのいずれかが入力される。何らかのコマンド
が入力されたらステップＳ３に進み、そのコマンドの評
価を行う。

【００１８】コマンド評価の結果、環境設定コマンドで
あると判断した場合、ステップＳ１３に進み、文書登録
の速度を優先して索引を作成する文書登録優先モード
と、文書検索時の検索速度を優先して索引を作成する検
索優先モードとの割合を示すレートを入力する。文書登
録優先モードでは、高速に文書の索引を作成することが
できるが、この索引を用いて検索を行うと時間がかか
る。また、検索優先モードでは、このモードで作成され
た索引を用いると高速に検索を行うことができるが、索
引の作成に時間がかかるという欠点がある。このため、
レートを変更することにより、文書管理検索装置の性能
やユーザーの好み等に応じてこの２つのモードを用いて
行う処理の割合を変更することができる。なお、文書登
録優先モード及び検索優先モードによりそれぞれ作成さ
れた索引については、後に詳述する。

【００１９】図６はディスプレイ２に表示されるレート
入力画面の一例である。コマンド入力部３のマウスを用
いてつまみ６１を移動し、入力終了ボックスをクリック
することで、つまみ６１の位置に応じて０から１００の
間のレート値が設定される。

【００２０】本実施例においては、つまみ６１を移動し
てレート値を例えば４０に設定した場合、登録する複数
の文書の内、その約４０％が文書登録優先モードで処理
され、残りの文書約６０％が検索優先モードで処理され
て索引が作成される。

【００２１】入力が終了したら、設定されたレート値を
二次記憶装置６に記憶する。

【００２２】また、ステップＳ３においてコマンドを評
価した結果、文書登録コマンドであると判断された場合
にはステップＳ４に進み、登録する文書を文字成分に分
解する。

【００２３】図３は、入力した文書内容と、それを文字
成分に分解した例を示す図である。

【００２４】次にステップＳ５に進み、０から１００ま
での間の乱数を発生させる。次のステップＳ６では、設
定したレート値とステップＳ５で発生した乱数を比較
し、乱数が設定したレートより上かどうか判断する。設
定したレートよりも上の場合はステップＳ７に進み、検
索優先モードによる索引の作成処理を開始する。また、
設定したレート値以下の場合はステップＳ１１に進み、
文書登録優先モードによる索引の作成処理を開始する。
このように、乱数とステップＳ１３で設定したレート値
とを比較することにより、設定されたレート値に近い割
合で、登録する文書の処理を文書登録優先モードまたは
検索優先モードにアトランダムに振り分けて行うことが
できる。

【００２５】ステップＳ７では、登録する文書にユニー
クなＩＤを付与し、分解した文字成分とＩＤとを関連づ
けて、新たなレコードデータを作成する。次に、ステッ
プＳ８に進み、分解した文字成分をキーとして既存の索
引からレコードデータを読み込む。次にステップＳ９に
進み、登録する文書のレコードデータと読み込まれたレ
コードデータとをマージする。

【００２６】ここで得られるレコードデータの例を図４
に示す。このレコードデータの特長は、登録する文書の
文字成分及びそれに関連付けられた文書ＩＤと、既に存
在する同一キーのレコードデータとをマージすること
で、検索時に処理する必要があるレコード件数を減らす
ことができ、処理コストを減らすことができることであ
る。一方、既に存在するレコードを読み込んだり、マー
ジ処理や出力するデータが多くなるため、索引作成のた
めの処理時間が比較的長くなる。

【００２７】そして、ステップＳ９でのマージ処理を終
了するとステップＳ１０に進み、得られたレコードデー
タを二次記憶装置６内のインデックスデータベースに出
力する。

【００２８】また、ステップＳ６において、ステップＳ
５で発生した乱数が設定したレート値以下であると判断
した場合、ステップＳ１１に進み、文書登録優先モード
によるインデックスの作成処理を開始する。

【００２９】ステップＳ１１で作成されるレコードデー
タの例を図５に示す。このレコードデータの特長は、先
頭が同じ文字のレコードデータを１つにまとめること
で、文書登録時に処理する必要があるレコード件数を減
らすことができ、また、既に存在するレコードデータの
サーチやマージ処理を行わないため、索引作成にかかる
処理時間を短くすることができることである。一方、検
索時には同一キーのレコードデータが多くなったり、先
頭が同じ文字のレコードから必要な選択処理を行う必要
があるため、検索時間が比較的長くなる。

【００３０】次にステップＳ１２に進み、得られたレコ
ードデータをインデックスデータベースに出力する。

【００３１】また、ステップＳ３のコマンド評価の結
果、検索コマンドであると判断した場合、ステップＳ１
５に進んで検索条件を入力する。

【００３２】図７はディスプレイ２に表示される検索条
件の入力画面の一例である。

【００３３】検索条件の入力が終了したら、ステップＳ
１６に進み、ステップＳ４と同様に文字成分に分解す
る。例えば、図７に示すように検索する言葉として「大
田区」が入力されている場合、「大田」および「田区」
に分解する。

【００３４】次にステップＳ１７に進み、ステップＳ４
で分解した文字成分、「大田」および「田区」をキーと
してステップＳ１０及びステップＳ１２で登録されたイ
ンデックスデータベースをサーチし、該当するレコード
データを読み込む。読み込まれたレコードデータの例を
図８に示す。文字成分「大田」を含む文書のＩＤとして
１２および１４、文字成分「田区」を含む文書のＩＤと
して１、２、３、１４が検索結果として得られている。

【００３５】次にステップＳ１８に進み、すべての文字
成分キーが含まれる文書ＩＤの積集合を求める。図７及
び８に示す例では、｛１２，１４｝∩｛１，２，３，１
４｝＝｛１４｝である。そしてステップＳ１９に進み、
得られた結果を出力する。

【００３６】なお、上記の発明の実施の形態において
は、２種類の索引を作成したが本発明はこれに限られる
ものではなく、３種類以上の索引を任意の割合で作成す
ることも可能である。

【００３７】また、上記発明の実施の形態においてはイ
ンデックスデータベースは二次記憶装置６内に記憶され
るが、本発明はこれに限られるものではなく、他の記憶
媒体に記憶することも可能である。

【００３８】更に、上記発明の実施の形態においては、
乱数を発生し、この乱数とあらかじめ設定されたレート
値とを比較することにより文書登録優先モードにより索
引を作成するか検索優先モードにより索引を作成するか
を決定したが、レート値が示す望みの割合でいずれかの
モードが選択されるのであれば、どのような決定方法を
用いてもよい。

【００３９】また、本発明は、複数の機器から構成され
るシステムに適用しても、一つの機器からなる装置に適
用してもよい。

【００４０】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そ
のシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ
やＭＰＵ）が記憶媒体であるＣＤ−ＲＯＭ７１またはフ
ロッピディスク７２などに格納されたプログラムコード
を記憶媒体読取装置７により読出し、直接またはＲＡＭ
５に記憶後に実行することによっても、達成されること
は言うまでもない。

【００４１】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。

【００４２】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディス
ク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ
−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭな
どを用いることができる。

【００４３】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレ
ーティングシステム）などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【００４４】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。

【００４５】本発明を上記記憶媒体に適用する場合、そ
の記憶媒体には、先に説明した図２のフローチャートに
対応するプログラムコードを格納することになるが、簡
単に説明すると、図９のメモリマップ例に示す各モジュ
ールを記憶媒体に格納することになる。

【００４６】すなわち、少なくとも複数の「索引作成モ
ジュール」、「索引作成モジュール選択モジュール」お
よび「検索モジュール」の各モジュールのプログラムコ
ードを記憶媒体に格納すればよい。

【００４７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
検索頻度と文書更新頻度の異なる様々な環境に適合する
文書管理検索装置および方法を低コストで提供すること
ができる。

【００４８】

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理検索装置の
概略構成を表すブロック図である。

【図２】図１の文書登録プログラム部４ａに記憶された
プログラムによる文書管理制御手順を示すフローチャー
トである。

【図３】文字成分が分解された例を示した図である。

【図４】検索優先モードによる処理で得られたレコード
データの例を示した図である。

【図５】文書登録優先モードによる処理で得られたレコ
ードデータの様子を示した図である。

【図６】環境設定の入力画面の一例を示した図である。

【図７】検索条件の入力画面の一例を示した図である。

【図８】読み込まれたレコードデータの例を示す図であ
る。

【図９】本発明の文書管理検索に用いられるプログラム
コードのメモリマップ図である。

【符号の説明】

１ＣＰＵ２ディスプレイ３コマンド入力部４ＲＯＭ４ａ文書登録プログラム部５ＲＡＭ６二次記憶装置７記憶媒体読取装置７８バス７１ＣＤ−ＲＯＭ７２フロッピディスク

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の特性の異なる索引を作成する複数
の索引作成手段と、前記複数の索引作成手段の内、１つの索引作成手段をあ
らかじめ決められた値に基づいて選択する選択手段と、前記選択手段により選択された前記索引作成手段を用い
て索引を作成するように制御する制御手段と、前記複数の索引作成手段で作成された索引を用いて、文
書を検索する検索手段とを備えることを特徴とする文書
管理検索装置。
【請求項２】上記特性の異なる索引は、第１の索引と
第２の索引とを含み、第１の索引は第２の索引を用いる
よりも高速に検索を行うことができ、第２の索引は第１
の索引よりも高速に索引を作成することができることを
特徴とする請求項１に記載の文書管理検索装置。
【請求項３】前記選択手段で用いられる値を設定する
設定手段を更に備えることを特徴とする請求項１または
２に記載の文書管理検索装置。
【請求項４】上記あらかじめ決められた値とは、前記
複数の索引作成手段を用いる割合を示す比率であること
を特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管
理検索装置。
【請求項５】乱数を発生する乱数発生手段を更に有
し、前記選択手段は前記乱数発生手段により発生された
乱数とあらかじめ決められた値とに基づいて、使用する
索引作成手段を選択することを特徴とする請求項１から
４のいずれかに記載の文書管理検索装置。
【請求項６】前記複数の索引作成手段で作成された索
引を記憶する記憶手段を更に備えることを特徴とする請
求項１から５のいずれかに記載の文書管理検索装置。
【請求項７】前記選択手段は、文書単位で前記索引作
成手段の選択を行うことを特徴とする請求項１から６の
いずれかに記載の文書管理検索装置。
【請求項８】複数の特性の異なる索引を作成する複数
の索引作成手段を用いて文書を検索するための索引を作
成し、文書を管理する文書管理検索方法であって、上記複数の索引作成手段の内、１つの索引作成手段をあ
らかじめ決められた値に基づいて選択する選択工程と、前記選択工程で選択した索引作成手段を用いて索引を作
成する索引作成工程とを有することを特徴とする文書管
理検索方法。
【請求項９】上記特性の異なる索引を用いて、文書を検
索する検索工程を更に有することを特徴とする請求項８
に記載の文書管理検索方法。
【請求項１０】上記特性の異なる索引は、第１の索引
と第２の索引とを含み、第１の索引は第２の索引を用い
るよりも高速に検索を行うことができ、第２の索引は第
１の索引よりも高速に索引を作成することができること
を特徴とする請求項８または９に記載の文書管理検索方
法。
【請求項１１】前記選択工程で用いられる値を設定す
る設定工程を更に備えることを特徴とする請求項８から
１０のいずれかに記載の文書管理検索方法。
【請求項１２】上記あらかじめ決められた値とは、前
記複数の索引作成手段を用いる割合を示す比率であるこ
とを特徴とする請求項８から１１のいずれかに記載の文
書管理検索方法。
【請求項１３】乱数を発生する乱数発生工程を更に有
し、前記選択工程では前記乱数発生工程で発生された乱
数とあらかじめ決められた値とに基づいて、使用する索
引作成手段を選択することを特徴とする請求項８から１
２のいずれかに記載の文書管理検索方法。
【請求項１４】前記選択工程では、文書単位で前記索
引作成手段の選択を行うことを特徴とする請求項８から
１３のいずれかに記載の文書管理検索方法。
【請求項１５】文書管理検索のプログラムコードが格
納されたコンピュータ可読メモリであって、複数の特性の異なる索引を作成する複数の索引作成プロ
グラムコード手段と、前記複数の索引作成プログラムコード手段の内、１つの
索引作成プログラムコード手段をあらかじめ決められた
値に基づいて選択する選択プログラムコード手段と、前記選択プログラムコード手段により選択された前記索
引作成プログラムコード手段を用いて索引を作成するよ
うに制御するプログラムコード手段と、前記複数の索引作成プログラムコード手段で作成された
索引を用いて、文書を検索する検索プログラムコード手
段とを備えることを特徴とするコンピュータ可読メモ
リ。