JPS63173162A - 電子フアイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は書類箱樋能を具備した電子ファイリング装置
に関する。

（従来の技術） 電子ファイリング装置には、大容量の記憶手段として例
えば光ディスクが用いられ、大量の記憶情報がこの光デ
ィスクに記憶される。この光ディスクに記憶された記憶
情報を読出す際は、記憶情報とともに磁気ディスク装置
等に記憶されている検索情報を用いて検索を行ない、検
索条件に合った書類のタイトルを画面上に表示して、こ
の画面上で必要な書類の指定を行なっている。

しかしながら従来の電子ファイリング装置では、表示さ
れたタイトルに対してキーを指定して必要な画像表示と
か頁印刷の処理を行ない、元の書類指定画面に戻ると、
指定されたキーの記録が残らず、同一のキーを用いる場
合も再度キー指定を行なわねばならなかった。検索によ
り大量の書類がヒツトした場合にはその中には不必要な
書類もあり、その後の処理が煩雑であった。特に、複数
の書類の管理情報が選択された場合、その各書類の頁指
定を全書類共通に行なうことができないため、書類毎に
頁指定をする必要があった。又、検索された書類中には
不必要な頁も多く、その後の処理が煩雑であった。

（発明が解決しようとする問題点） 登録、検索等によって処理対象書類の管理情報が選択さ
れると、選択された書類の全頁が処理されたり、処理の
始まりが最初の頁に定められたり、頁順に処理されたり
し、必要な頁のみ抜き出すような細かい書類の取り扱い
が管理情報の上でできなかった。

［発明の構成］ （問題点を解決するための手段） この発明は、記憶情報の取り扱いに関してすべてを書類
箱を介して管理情報で行なうようにし、例えば書類の登
録時や検索時にすべての書類の管理情報を一旦書類箱に
積み、処理ポインタ（現行値）の設定や読出し方法の指
定、しおり名の付加等の形できめ細かく操作できるよう
にした電子ファイリング装置を提供することを目的とす
る。

（作用） この発明の電子ファイリング装置に用いられている書類
精機能によれば、例えば一時検索後の書類の管理情報が
この書類箱に積まれ、この中から更に処理対象となる書
類、書類中の頁、改訂版数が管理情報を介して指定され
、抜き出される。

これらの抜き出された書類の管理情報のみ書類箱中に残
る。この結果、処理対象の書類の状況が明確に把握でき
るようになる。検索、登録、削除。

頁登録、タイトル修正、印刷２表示９等すべてのファイ
リング処理について書類箱の機能を活用できるので、書
類の取り扱いをきめ細かく行うことができる。

（実施例） 以下、この発明の一実施例について図面を参照して説明
する。

第１図はこの発明に係る電子ファイリング装置の全体構
成を示し、主制御部１１は、各種制御を１！なうＣＰＵ
１２１．＋１７）ＣＰＵ１２（７）制御プログラム等が
記憶されたメインメモリ１３、例えば５１２キロビット
−１２８ブロツクの記憶容量を有するページバッファ１
４、記憶情報の圧縮、伸長を行なう圧縮、伸長回路１５
、文字あるいは記号などのパターン情報が格納されたパ
ターンジュネレータ１６、および表示用インターフェイ
ス１７などから構成されている。

一方、読取り装置としての二次元走査装置１９は、図示
せぬ原稿を例えばレーザー光によって走査することによ
り、原稿に応じた電気信号を得るものである。また、光
デイスク装置２０は、上記２次元走査装置１９によって
読取られ、主制御部１１を介して供給される原稿情報な
どを順次記憶するものである。

キーボード２１は、記憶情報に対応する固有の検索情報
および各種動作指令などを入力するためのものである。

表示部としてのＣＲＴディスプレイ装置２２は、二次元
走査装置１９によって読取られ、主制御部１１を介して
供給される原稿情報、又は光デイスク装置２０から主制
御部１１を介して供給される記憶情報などを表示するも
のである。

記録装置２３は例えばハードコピーを作成するためのプ
リンタであり、二次元走査装置１９または光デイスク装
置２０から供給される原稿情報等をプリントアウトする
ものである。

磁気ディスク装置２４には、例えばキーボード２１より
入力された検索情報としての記憶情報に対応した検索タ
イトルからなるタイトル表が記憶される。

通信装置２５は、通信回線２６を介して外部と接続され
、例えば記憶情報検索要求信号と検索情報とを主制御部
１１を介して送受信する。

以下第２図〜第７図を参照して第１図の実施例の電子フ
ァイリング装置に具備された弾書類箱の種々の機能を詳
細に説明する。以下の説明では記憶情報として書類を例
にとっである。

第２図は書類箱からの必要な部分の抜き出し、現行値設
定の全体のフロー並びに各々の場合における書類箱の状
況を示す。第１図のキーボード２１を操作してファイリ
ング処理の検索機能がステップＳ１で選択されると、同
じキーボード２１を用いて次のステップＳ２で検索条件
、例えば条件式が入力される。例えば従業員の４０才以
上を検索するときは、ｒ＞４０Ｊが条件式となる。次の
ステップＳ３でこの入力条件による一時検索が行なわれ
る。この結果、ステップＳ４において、検索条件にヒツ
トした書類の管理情報を含む該当タイトル一覧表が磁気
ディスク装置２４から読み出されると共に、ＣＲＴディ
スプレイ装置２２上に表示される。このタイトル一覧表
の表示例が第４図に示される。この管理情報中には光デ
ィスクのトラック番号、セクタ一番号、フレーム番号等
も含まれる。

このとき、検索条件にヒツトした書類が複数あれば、こ
れらはすべて状況“１”に示したように管理情報の形で
書類箱に積まれる。このまま表示または印刷を行なう場
合は、第４図の確認用ファンクションキーＦ１を指示す
ることで、ステップＳ５のＮＯの結果に応じてステップ
Ｓ６が実行され、状況“３”に示すように、−次検索後
の書類精工のすべての書類の管理情報がファイリングの
処理対象となる。

一次検索後のヒツト書類から実際に処理したい書類や頁
、改訂版数だけを選択し、必要の無い書類９頁、改訂版
を書類箱から取り除きたいとき、第４図の抜き出し指示
キー４１が指定され、ステップ５５′こおいてＹＥＳが
得られる。第４図のキー４１によって抜き出し書類が指
定されると、ステップＳ７の内容が実行され、抜き出し
た書類の管理情報だけが第２図の状況“２″のように、
書類箱内に残される。更に、第４図のキー４１を操作し
て頁の入力欄に頁指定をすると、各書類毎に指定された
頁部分に対応する管理情報のみ抜き出され、書類箱内に
残される。例えば検索範囲指定マーク■により、■５，
１０と頁の範囲指定が行なわれると、１番目の書類が３
０頁あれば、指定頁はその５〜１０頁であり、２番目の
書類が７頁であれば、その５〜７頁が指定して残される
。３番目が３頁しかなければ、この３番目の書類の管理
情報は書類箱中には残らないことになる。

第４図のキー４１において「どの改訂版？」の入力欄に
改訂版数をキーボード２１から入力すると、その前の抜
き出された書類１頁の中で改訂版がある頁を対象に抜き
出しが行なわれる。もしこの指定がなければ、最新改訂
版に対応する管理情報のみ抜き取られる。以上が書類箱
における抜き出し範囲の設定機能の説明である。

次に現行値の設定機能について説明する。第４図におい
てキー４１の操作による抜き出しが終ったら、書類箱に
積まれている書類１頁、改訂版の管理情報に対して、実
際に処理する最初の書類。

頁、改訂版を管理情報を介して指定することができる。

第４図のキー４２の現行値設定入力欄に（１，１，１）
が表示されており、抜き出した書類箱中の最初の書類１
頁、改訂版から処理、例えば表示を行なう場合には、そ
のまま確認キーＦ１が操作される。これはステップＳ８
．Ｓ９で実行１　される。

もし、途中の書類２頁、改訂版を最初の処理対象にした
い場合は、ここで対応する入力欄の順に書類番号１頁番
号、改訂版数の管理情報をキーボード２１から入力すれ
ばよい。この現行値の設定は、あらかじめ処理頁がどこ
か判っている場合は有効な方法である。

ここで第３図のフローにより現行値の設定に付いて詳細
に説明する。図において、ステップＴ１では第２図のス
テップＳ４と同様に検索によるヒツト（該当）書類の管
理情報の一覧表表示が行なわれる。この表示は第４図と
同様である。ここで書類の抜き出しが指示されたか否か
ステップＴ２でチェックされ、ＮＯであればステップＴ
３でヒツト書類の管理情報すべてが書類箱中に残され、
ＹＥＳであればステップＴ４で指定書類の管理情報だけ
を書類箱中に残す操作が行なわれる。ステップＴ３．Ｔ
４の結果、ステップＴ５で頁の抜き出しが行なわれるか
否かのチェックが行なわれ、ＮＯならばステップＴ６に
おいてその書類にあるすべての頁の管理情報が書類箱中
に残され、ＹＥＳならば、ステップＴ７において、指定
書類の中から各書類に共通の頁番号の頁の管理情報のみ
残す操作が行なわれる。ステップＴ６．Ｔ７の結果、ス
テップＴ８へ進み、ここで改訂版の抜き出しの指示があ
ったか否かチェックされる。ＮＯであればステップＴ９
で最新改定版の管理情報のみ書類箱に残され、ＹＥＳな
らば、ステップＴ１０において、改訂版のある指定頁の
うちから、指定した改訂版数の頁の管理情報が残される
。

次にステップＴｌｌへ移り、ここで現行値指定があった
か否かチェックされる。ＮＯならばステップＴ１２にお
いて書類箱中に存在する管理情報において１番目の最新
版が現行値となる。ＹＥＳならば、ステップＴ１３に移
り、現行値を、指定した書類２頁、改訂版の管理情報に
設定する。フローは次に７１４へ進み、ここで書類箱の
現行値が指す頁からファイリングの諸処理が行なわれる
。

次に逐次又は一括の読出しモード指定について説明する
。

この発明の電子ファイリング装置によれば、−次検索後
の、又は抜き出し後の書類箱中の管理情報に従って書類
を読出し、記憶情報を表示したり、記録装置２３のプリ
ンタによる頁印刷を行なうことができるが、この読出し
モードを、書類箱の管理情報を用いて書類を１頁つづ逐
次読出す方法と、自動的に、且つ連続して読出す方法の
いずれかに指定することができる。書類箱から読出す直
前に読出しモードを設定したい場合、図示しない画面上
に表示されているファクションキー「書類箱」又は「読
出しモード」で指示することによって、第７図に示した
ような管理情報としての読出しモード設定プロパティシ
ートが表示される。これを「書類箱プロパティ」とも称
する。

この読出しモード指定の動作を第５図のフローによって
更に詳細に述べる。

ここでまず、第５図の最初のステップＵ１が実行され、
読出しモード設定プロパティシート（書類箱プロパティ
）が画面上に表示され、次のステップＵ２へ進む。ここ
では第７図のシート上で欄７１中の読出しモード指定項
目の逐次、一括（頁）、一括（書類）−のいずれかが選
択指定される。この選択の内容は次のステップＵ３でチ
ェックされ、例えば「逐次」が選択されれば、ＮＯが得
られ、ステップＵ４へ進む。この状態でファンクション
キーＦ９が指定されれば、動作モード設定が終了し、次
のステップＵ５へ進む。ここでは書類箱から読出すＪＯ
Ｂが発行されるか、又はキーボード２１上でキー「実行
」を押すことにより、読出しモードに従った型で書類箱
から対応する管理情報が読出される。このステップＵ５
は、ファイリング処理では、キーボード２１上でのキー
「印刷開始」、キー「確認」の操作に相当する。ステッ
プＵ２で「一括」が選択されると、ステップＵ３でＹＥ
Ｓが得られ、ステップＵ６に進み、読出し順が第７図の
画面上で指定欄７２中で昇順又は降順の選択が行なわれ
る。

読出しモードが「逐次」に選択されたときは、第５図の
ステップＵ７が実行され、現行値の指す書類の現行値が
指す頁から１頁分の記憶情報の読出し処理（表示又は印
刷）が行なわれた後、操作者への応答待ちとなる。画面
にはこの結果、次の動作（次の頁の読出し、一括モード
への切替え、処理の終了）の選択案内がでる。操作者の
判断で次の動作が選択でき、又、次の頁を読出すことが
できる。このようにして、最終頁まで、又は途中の必要
頁まで逐次に読出すことができる。

第７図の読出しモード欄７１中の一括（頁）が指定され
ると、第５図のステップＵ８が実行される。即ち、書類
箱中の管理情報の現行値が指す書類の最初の頁から最終
の頁まで連続的に且つ自動的に読出し処理（表示、印刷
など）が行なわれる。

一方、一括（書類）が選択されると、第５図のステップ
Ｕ９が実行される。ここでは、現行値の位置に関係なく
、書類箱の中のすべての管理情報に対応する書類２頁、
改訂版を、最初の頁から、書類箱中の管理情報に対応す
る書類の最後の頁まで、連続的に且つ自動的に光ディス
クからの読出し、処理が行なわれる。このような一括（
頁）。

一括（書類）の読出しは連続頁印刷の場合に有効である
。

尚、読出しモードが一括モードの場合に、読出す頁の順
序を逆順（降順）に指定することができる。

第７図で読出しモード指定欄７１の一括（頁）か、一括
（書類）に選択された場合、次の読出し順指定欄７２中
で「降順」が選択されると、書類内の最後の頁から逆に
読出し、最初の頁が最後に読出される。読出し順の指定
がないときは、ディフォルト値の昇順が指定される。降
順が指定されると、複数部数印刷して部数分けする時に
便利である。

第７図のしおり名の指定欄７３が指定されたときは、し
おり名の定義を行なうことができる。これは、書類箱の
管理情報に従って逐次モードで読出し、記憶情報を表示
している時に、その頁にしおりを付けることである。こ
の場合の書類箱の状況は、書類の新規登録時でも、頁追
加時でもあるいは検索時でもいつでも良い。しおりを付
けたい頁が表示されているとき、画面下部に表示されて
いる、「書類箱」又は「読出しモード」を指定すると、
第７図の書類箱プロパティシートが表示される。

例えば、第６図に示したフローにおいて、−次検索がス
テップＲ１で実行され、次にステップＲ２で抜き出し指
定が行なわれる。ここでステップＲ３でキーボード２１
上でキー「確認」が押されると、次のステップＲ４で、
書類箱の現行値が指す頁の記憶情報が表示される。以上
の動作は第２図のフローのステップＳ３．Ｓ？、Ｓ８．
Ｓ９に対応するものである。ここで、上述のようにしお
りを付けたい頁が表示されたときに、その画面下部に表
示されている「書類箱」又は「読出しモード」欄を指定
すると、ステップＲ５が実行されて、第７図のようなシ
ートが表示される。ここで、欄７３において、ステッー
ブＲ６によりキーボード２１からしおり名を入力して、
「確認」キーＦ９がステップＲ７で指定されると、ステ
ップＲ８において、入力したしおり名の頁（現行値の頁
）に付加されたことになる。このようにして、頁毎にし
おり名が定義でき、頁の読出しに有効に用いることがで
きる。

［発明の効果］ 以上説明したようにこの発明によれば、検索条件の入力
の仕方によっては、必要のない書類、又は書類の中でも
必要のない頁を取り出すことのないように、本当に必要
な書類９頁、改訂版だけを、書類箱に積まれた管理情報
を用いて記憶装置から抜き出す操作を行なうことができ
るので、ファイリング処理時間が削減できるとともに、
ムダな印刷が未然に防止でき、用紙２時間が節約できる
等、大いなる実用的効果が得られる。

以上の説明は書類を例にとって行なったが、例えばコー
ドデータを扱う電子ファイリング装置にも同様に実施す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例装置の全体の構成を示すブ
ロック図、第２図は書類箱からの抜き出し、現行値設定
の全体の動作を示すフロチャート、第３図は書類２頁、
改訂版の抜き出し、現行値設定の詳細を示すフローチャ
ート、第４図は抜き出し指定、現行値設定の画面を示す
図、第５図は書類箱からの読出しモード設定、処理のフ
ローチャート、第６図はしおり名の定義フローチャート
、第７図は書類箱プロパティ、しおり名定義のための画
面を示す図である。 １２・・・ＣＰＵ、２１・・・キーボード、２２・・・
ＣＲＴディスプレレイ装置、４１・・・抜き出し指定欄
、４２・・・現行値設定欄、７１・・・読出しモード指
定欄、７２・・・読出し順指定欄、７３・・・しおり名
人力欄。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 第１図 第２図 第３図 第４図 第５因 第６図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 複数の記憶情報を記憶するための第１の記憶手段と、こ
   の記憶情報に対応して設定される管理情報を記憶する第
   ２の記憶手段と、前記の管理情報を基に記憶情報に対す
   る処理を行なう制御手段とを具備し、この制御手段は、
   第１の記憶手段に記憶された記憶情報の管理情報を選択
   的に読出し編集処理する機能を有する手段を含むことを
   特徴とする電子ファイリング装置。