JPS6348940A - 電子メ−ルシステムにおけるメ−ル削除方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子メールシステムにおけるメール削除方式に
関する。

〔従来の技術〕

従来、この種のメールは、送信されたメール本文とそれ
に付随するメール管理情報とを、ファイルにおける受信
者−人一人に割当てられた固定サイズのメールボックス
へ格納しておき、不要になったメールは受信者が自己の
メールボックスから削除するようにしていた。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上述した従来のメール削除方式では、各メールは、−旦
送信されると全受信者が削除するまでファイル内に存在
することになり、例えば、期限切れとなった通知などの
不要なメールがファイル内に残ってしまう可能性が高い
。また、既にメールシステムを使用しなくなった利用者
に関する情報がファイル内に残っている場合には、その
利用者管理情報および受信していたメールについての情
報は、総て不要なものであるにも関わらず削除する手段
がない。

上記のような理由により発生した不要情報は削除される
機会がなく、ファイル全体の容量を圧迫するという問題
点がある。

本発明はこのような従来の問題点を解決したもので、そ
の目的は、電子メールシステムにおけるファイル使用量
の管理を容易化すると共にファイル使用効率を向上させ
ることにある。

〔問題点を解決するだめの手段〕

本発明は上記目的を達成するために、送信されメールフ
ァイルにその本文が格納されたメールの利用者名、送信
日時２表題、メール本文取出キー情報等から成るメール
管理情報をメール管理情報ファイルに格納して管理する
電子メールシステムにおけるメール削除方式において、 前記メール管理情報ファイルを、ファイルエリア管理情
報エリア、メール利用者管理情報エリア。

利用者メールボックス管理情報エリア或いはメール管理
情報エリアとして使用する複数のエリアに分割するファ
イル初期化手段と、 該ファイル初期化手段により分割された各エリアを、格
納する情報の種類ごとに割当てて使用するファイル分割
使用手段と、 該ファイル分割使用手段によって分割使用される前記メ
ール管理情報ファイルの使用状況を管理するファイル使
用状況管理手段と、 指定されたキーｔ？：基づき前記メール管理情報ファイ
ルから該当するメール管理情報を選択して読出すメール
選択手段と、 メールの削除が要求されると前記メール選択手段を起動
して読出された本文取出しキー情報により指定される前
記メールファイル内のメール本文の削除および対応する
メール管理情報の更新指示を行うメール削除手段とを有
し、 送信されたメールに関するメール管理情報を該メールに
関連する全利用者に共通に前記分割管理されたエリアに
逐次設定されたメール管理情報エリアに格納すると共に
、該メール管理情報を取出すキーとなるメールアドレス
情報を前記分割管理されたエリアに逐次設定された利用
者メールボックス管理情報エリアに各利用者ごとに格納
し、且つ、該利用者メールボックス管理情報の存在する
エリアのアドレス情報を前記メール利用者管理情報エリ
ア中に各利用者ごとに格納しておき、前記利用者名、送
信日時２表題や送信後経過日数をキーとしてメールの削
除を行えるように構成する。

〔作用〕

システム立上げ時にはファイル初期化手段によシメール
管理情報ファイルが初期化され、その後、送信されたメ
ールの格納が要求されると、メール本文はメールファイ
ルに格納され、そのメール管理情報は、メール管理情報
エリアに適宜割当てられたエリアに全ての利用者共通に
格納され、そのメール管理情報を取出すキーとなるメー
ルアドレス情報が各利用者毎に用意され適宜分割エリア
を使用して設定された利用者メールボックス管理情報エ
リア中に含められ、その利用者のメールボックス管理情
報がどのエリアのどの位置にあるかを示す情報がメール
利用者管理情報エリア内に格納される。このようにして
格納されたメールが不要になると、そのメールが指定さ
れて削除指示が要求され、メール選択手段はメール管理
情報ファイルから該当するメール本文取出しキーを読出
してメール削除手段に送付し、メール削除手段は対応す
るメール本文をメールファイルから削除すると共に、こ
の削除に対応するようにメール管理情報ファイルの更新
をファイル使用状況管理手段に指示する。

〔実施例〕

第１図は本発明の一実施例のブロック図であり、１はメ
ール管理情報ファイル、２はファイル初期化手段、３は
ファイル分割使用手段、４はファイル使用状況管理手段
、５はメール選択手段、６はメール削除手段および７は
メールファイル、８はメール情報−覧出力手段および９
はプリンタファイルである。

第１図において、メール管理情報ファイル１は、送信さ
れメールファイル７にその本文が格納されたメールの利
用者名、送信日時２表題２本文読出しキー情報等から成
るメール管理情報を格納するもので、システム稼動後に
おいては同図に示すように、少なくとも一つのファイル
エリア管理情報エリア１１と、少なくとも一つのメール
利用者管理情報エリア１２と、メール管理情報エリア或
いは利用者メールボックス管理情報エリア又は追加のフ
ァイルエリア管理情報エリア或いは追加のメール利用者
管理情報エリアとして使用される複数の領域１３ａ〜１
３ｎとに分割管理されている。ここで、ファイルエリア
管理情報エリア１１こは、メール管理情報ファイル１の
領域全体を管理するだめの情報、例えば分割された各エ
リアについてその使用目的および空きスペース情などの
情報が格納をれる。また、メール利用者管理情報エリア
１２には、送信されたメールの利用者（送信者。

受信者）を管理するだめの情報、例えば利用者名。

その利用者の利用者メールボックス管理情報がエリア１
３ａ〜１３ｎのどのエリアのどの位置に格納されている
かを示すアドレス情報などが格納される。更に、エリア
１３ａ〜１３ｎの何れかに格納される利用者メールボッ
クス管理情報には、メール利用者ごとにそのメール管理
情報を取出すキーとなるメールアドレス情報が格納され
る。また、メール管理情報には、前述のように、メール
ファイル７に格納されるメール本文を取出すキーとなる
情報やそのメールに関連する各受信者の受信状況情報な
どが含まれる。

ファイル初期化手段２は、７ステムの立上げ時に、利用
者人数、メール宛先数などの使用規模に応じて予めメー
ル管理情報ファイル１を初期化するもので、この初期化
によりメール管理情報ファイル１には、一つのファイル
エリア管理情報エリア１１と一つのメール利用者管理情
報エリア１２とが作成され、それ以外の領域は初期化直
後には未使用なエリア１３ａ−１３ｎとして分割される
。

ファ・イル分割使用手段３は、ファイル初期化手段２に
よって上述の如く分割管理されたメール管理情報ファイ
ル１の各エリアを、格納する情報の種類毎に即ちファイ
ルエリア管理情報、メール利用者管理情報、メール管理
情報、利用者メールボックス管理情報毎に割当てて使用
するものである。

ファイル使用状況管理手段４は、上記のファイル分割使
用手段３によって格納情報の種類毎に分割管理されてい
るメール管理情報ファイル１の各エリアの使用状況を管
理するもので、メール管理情報ファイル１中のファイル
エリア管理情報に基づいて分割管理単位ごとの使用状況
を判断する使用状況判断手段４１と、この使用状況判断
手段４１で得られた結果よりその情報の種類に応じて書
込むべきアドレスを決定するアドレス決定手段４２と、
このアドレス決定手段４２により決定された予約アドレ
スにはその他の情報を書込めないようにするアドレス予
約手段４３とを営む。

メール選択手段５は、メールＩ’ｉｌｊ除手段６からメ
ールの削除が要求されると１１１定さｊＬだ千−に基づ
きメール管Ｊハ１情報ファイル１から該当するメール本
文読出しキー情報を読出してメール削除手段６に供給し
、また、メール情報−覧出力手段８からメール情報出力
の指示がされると指定された条件に合致するメール管理
情報をメール管理情報ファイル１から読出してメール情
報−覧出力手段８に供給するものであり、この場合の指
定キーおよび条件としては、送信者名、受信者名、送信
日時。

送信後緑過日数９表題もしくはメールファイル７に保持
されている全メール等が選定され得る。

また、メール削除手段６は、メール選択手段５から供給
されるメール本文読出しキー情報によりメールファイル
７内の対応するメール本文を削除すると共に、この削除
に伴うメール管理情報およびファイルエリア管理情報の
更新指示をファイル使用状況管理手段４に行うものであ
り、メール情報−覧出力手段８はメール選択手段５から
供給されるメール管理情報をプリンタファイル９に出力
するものである。

第２図はファイル分割使用手段３の処理の一例を示す流
れ図、第３図はファイル使用状況管理手段４の処理の一
例を示す流れ図であり、以下各図を参照して本実施例の
動作を下記のようなメールＭＬＩ、へ１Ｌ２の送信時を
例をとシ説明する。

メールＭＬ１　　送信者　　Ａ 受信者　　Ｘ、Ｙ、Ｚ メール本文の内容　　ＭＡ メール管理情報　　ＣＡ メールＭＬ２　　　送信者　　Ｂ 受信者　　Ｘ、Ｙ メール本文の内容　　ＭＢ メール管理情報　　ＣＢ 第１図において、システム立上げ時には先ずファイル初
期化手段２が起動される。これにょυ、メール管理情報
ファイル１には、一つのファイルエリア管理情報エリア
１１と、一つのメール利用者管理情報エリア１２とが作
成され、その他の領域は未使用ファイルのエリア１３ａ
〜１３ｎとして一定の管理単位に分割される。また、フ
ァイル初期化手段２によってファイルエリア管理情報エ
リア１１中に、エリア１２がメール利用者管理情報エリ
アであり、エリア１３ａ〜１３ｎが未使用ファイルエリ
アである旨および空きスペース量などが設定される。っ その後、メールＭＬＩの送信によって、メールＭＬＩの
メール管理情報ＣＡの格納が要求されると、ファイル分
割使用手段３は第２図の処理を開始し、先ずメール管理
情報ＣＡを書込むアドレスを予約するために、ファイル
使用状況管理手段４を起動する（Ｓｌ）。

ファイル使用状況管理手段４は起動されると、第３図に
示すように、先ずエリア１３ａ〜１３ｎの使用状況をフ
ァイルエリア管理情報エリア１１の格納情報に基づいて
判断し、一つのエリア例えばエリア１３ａを求め（Ｓ２
０）、次にこの求めたエリア１３ａのメール管理情報フ
ァイル１上でのアドレスＡ１３ａｌを決定する（Ｓ２１
）。そして、このアドレスＡ１３ａｌで特定される領域
を他に使用させないために予約しく５２２）、この予約
アドレスＡ］３ａｌをファイル分割使用手段３に通知す
る（８２３）。

ファイル分割使用手段３は、処理８２によって予約アド
レスＡ１３ａｌを受信すると、メール利用者管理情報エ
リア１２中にそのメールＭＬ１の利用者Ａ、Ｘ、Ｙ、Ｚ
についての利用者メールボックス管理情報の格納エリア
に関する情報があるが否かを調べる（Ｓ３）。今、その
ような情報がなかったとすると、ファイル分割便用手段
３は、メールＭＬ１の利用者たとえば先ずＡについての
メールボックス管理情報エリアを確保するために、ファ
イル使用状況管理手段４を起動する（ｓ８）。

ファイル使用状況管理手段４は起動されると、第３図に
示すような処理により、利用者Ａのメールボックス管理
情報を格納するエリア例えばエリア１３ｂ中のある領域
を求め、且つそのアドレスＡ１３ｂｌを予約し、これを
ファイル分割使用手段３に通知する。

ファイル分割使用手段３は上記の予約アドレスＡ１３ｂ
ｌを受イｇすると（Ｓ９）、メール利用者管理情報エリ
ア１２中に利用者名人とその利用者メールボックス管理
情報が格、納きれるエリア１３ｂ中の領域のアドレスＡ
１３ｂｌ々どかも成るメール利用者管理情報を書込み（
８１Ｏ）、この書込みに応じてファイルエリア管理情報
エリア１１の内容を更新する（８１１　）。

以上のような処理はメールＭＬＩの全ての利用者につい
て実行され（８１２）、その結果、メール利用者管理情
報１２中には、メールＭＬｌの全利用者のメールボック
ス管理情報格納エリアのアドレス情報が設定され、この
アドレス情報によって例えばエリア１３ｂが利用者Ａ、
Ｘ、Ｙ、Ｚの為の利用者メールボックス管理情報エリア
として割当てられていることがわかる。なお、メール利
用者管理情報エリア１２に既にその利用者が設定されて
いるが、追加のスペースがない場合には（Ｓ４）、処理
８８〜処理８１２が実行されて、エリア１３Ｃ〜１３ｎ
のうちの空きエリアが新たにメール利用者管理情報エリ
アとして確保される。

さて、メールＭＬＩの全ての利用者についての上記処理
が終了すると、ファイル分割使用手段３は、処理Ｓ２で
受信した予約アドレスＡ１３ａｌをメールアドレス情報
の一部としてエリア１３ｂの全利用者Ａ、Ｘ、Ｙ、Ｚに
対応した領域に、利用者メールボックス管理情報を格納
する（Ｓ５）。ここで、メールアドレス情報は、後述す
る処理によりエリア１３ａのアドレスＡ１３ａｌに格納
されるメール管理情報ＣＡを取出すキーとなるものであ
る。

以上のような処理が正常に終了した場合（Ｓ６）、ファ
イル分割使用手段３は、メールＭＬ１のメール管理情報
ＯＡを処理Ｓ２で受信した！！ｌｌ−に予約済のエリア
１３ａのアドレスＡ１３ａｌに書込む。なお、このメー
ル管理情報ＣＡ中には、メール本文の内容ＭＡを図示し
ないファイルから取出すだめのキーが含まれておシ、こ
のキーを使用してメール本文の参照などが可能となる。

次に、メールＭＬ２の送信によって、メール八１Ｌ２の
メール管理情報ＣＢの格納が要求されると、ファイル分
割使用手段３は上記と同様な処理を行なって、メール管
理情報ＣＢをメール管理情報エリアとして分割管理され
たエリア１３ａに空きスペースがあれば、ファイル使用
状況管理手段４から通知されるそのような空きスペース
の領域にそれを格納する。また、空きスペースがなけれ
ば、ファイル使用状況管理手段４からは別のエリアのア
ドレスが予約通知されるので、そこにメール管理情報Ｃ
Ｂを格納する。なお、メールＭＬ２の利用者Ｂ、Ｘ、Ｙ
のうちＸ、Ｙについては既にエリア１３ｂ中に利用者メ
ールボックス管理情報エリアが確保されているので、そ
こに余裕スペースがある限りそのエリア１３ｂ中にＸ、
Ｙの利用者メールボックス管理情報が格納され、利用者
Ｂについては、エリア１３ｂに窒きスペースがあればそ
の空きスペースに、なければ新たなエリアにＢの利用者
メールボックス管理エリアが確保された後に、そこにＨ
の利用者メールボックス管理情報が格納される。

第４図は以上のようにしてメール管理情報ＣＡ。

ＣＢが格納された時の状態の一例を示し、エリア１３ａ
の一部にメール管理情報ＣＡ、ＣＢが格納され、エリア
１３ｂに利用者Ａ、Ｘ、Ｙ、Ｚの利用者メールボックス
管理情報が格納され、エリア１３ｃの一部に利用者Ｂの
利用者メールボックス管理情報が格納され、メール利用
者管理情報エリア１２に各利用者Ａ、Ｘ、Ｙ、Ｚ、Ｂの
利用者メールボックス管理情報格納先アドレス情報を含
むメール利用者管理情報が格納されている。

以上に詳述したようにしてメールファイル７に格納され
たメール本文も、保存期限切れや利用者の転出等のため
に、やがては不要化してくる。このような場合には、第
１図におけるメール削除手段６に対し、０１」除すべき
メールを指定して削除要求が行われる。このときのメー
ル指定キーとしては、利用者名、送信日時、送信後緑過
日数１表題等が選ばれる。

メール削除手段６は、上述のようなメール指定キーをメ
ール選択手段５に供給して起動する。第５図はメール削
除時におけるメール選択手段５の動作を示す流れ図であ
り、以下、第５図に酊ってメール削除時の動作を説明す
る。

先ず、供給されたメール指定キーが利用者を指定するも
のであるか否かを判断する（８３１）。

メール指定キーが利用者を指定するものであるときには
、メール指定キーでメール利用者管理情報エリア１２を
検索しく８３２）で該当するアドレス情報を読出しく５
３３）、さらにこのアドレス情報で利用者メールボック
ス管理情報をエリア１３ｂ、１３ｃから読出す（８３４
）。そして利用者メールボックス管理情報内の、メール
管理情報を取出すキーとなるメールアドレス情報でメー
ル管理情報エリア１３ａ中から該当する本文読出しキー
情報を読出しく８３５）で、メール削除手段６に送付す
る（８３６）。

８３１においてメール指定キーが利用者名でないことが
わかると、さらに送信後経過日数であるか否かが調べら
れる（処理５３７）。もし、メール指定キーが送信後経
過日数であるなら、その時の日時（システムタイマから
判明する）から送信後経過日数を減算して送信日時を計
算しく８３８）たりえで、先ず、ファイルエリア管理情
報エリア１１を検索しく５３９）て、メール管理情報エ
リア１３ａのアドレス情報を知シ、次にメール指定キー
でメール管理情報エリア１３ａを検索しく８３９）で、
該当する本文読出しキー情報を読出しく５３５）て、メ
ールθ１］除手段６に送付する（８３６）。

メール８１」除手段６は、本文読出しキー情報を受取る
とメールファイル７をアクセスして該当するメール本文
を削除し、この動作が正常終了すればファイル使用状況
管理手段４に対し更新指示を行う。

ファイル使用状況管理手段４は、更新指示を受けるとメ
ール指定キーが利用者名か否かを応じて以下のように更
新動作を行なう。

利用者名であるときには、８３２，８３３および８３４
で検索ないしは読出した結果に該当するメール利用者管
理情報、利用者メールボックス管理情報および本文読出
しキー情報をそれぞれ対応するエリア１２．１３ｂ〜１
３ｃおよび１３ａから削除する。また、利用者名でない
ときには、８３９で得た検索結果に該当するメール管理
情報をエリア１３ａから削除する。

次に、メール削除時におけるのと同様に、メール指定キ
ーとして利用者、送信日、送信後経過日数２表題等を与
えてメール情報−覧出力手段８にメール情報出力要求が
されると、メール情報−覧出力手段８はメール選択手段
５を起動して該当するメール管理情報を胱出し、これを
プリンタファ　　′イル９に出力する。

このようなメール情報−覧の出力は、前述のメール削除
に先立って行えばより有意義なものになろう。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明は、メール本文をメールフ
ァイルから読出すだめのキー情報を含むメール管理情報
をそのメールに関する全利用者に共通するメール管理情
報エリアに格納すると共に利用者対応にメール管理情報
エリアのアドレス情報を格納しておき、全利用者に共通
する送信日時。

送信後経過日数９表題等の項目または利用者名をキーに
してメール管理情報エリアをアクセスできるような購成
を採ることにより、キー指定された利用者のメールの削
除ができるようになるため、メールファイルの使用量の
管理が容易化すると共にメールファイルの使用効率を向
上させることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例のブロック図、第２図はファ
イル分割使用手段３の処理例を示す流れ図、 第３図はファイル使用状況管理手段４の処理例を示す流
れ図、 第４図は本発明の実施例の動作説明図および第５図はメ
ール選択手段５の処理例を示す流れ図である。 図において、１・・・・・・メール管理情報ファイル、
２・・・・・・ファイル初期化手段、３・・・・・・フ
ァイル分割使用手段、４・・・・・・ファイル使用状況
管理手段、５・・・・・・メール選択手段、６・・・・
・・メール削除手段、７・・・・・・メールファイル、
８・・・・・・メール情報−覧出力手段、９・・・・・
・プリンタファイル、１１・・す・・ファイル管理情報
エリア、１２・・・・・・メール利用者管理情報エリア
、１３ａ〜１３ｎ・・・・・・メール管理情報エリア或
いは利用者メールボックス管理情報工１ノアなどに使用
されるエリア、４１・・・・・・使用状況判断手段、４
２・・・・・・アドレス決定手段、４３・・・・・・７
）”Ｌ／ス予約手段。 ＼、 箔４図 箔　５　図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 送信されメールファイルにその本文が格納されたメール
   の利用者名、送信日時、表題、本文取出しキー情報等か
   ら成るメール管理情報をメール管理情報ファイルに格納
   して管理する電子メールシステムにおけるメール削除方
   式において、 前記メール管理情報ファイルを、ファイルエリア管理情
   報エリア、メール利用者管理情報エリア、利用者メール
   ボックス管理情報エリア或いはメール管理情報エリアと
   して使用する複数のエリアに分割するファイル初期化手
   段と、 該ファイル初期化手段により分割された各エリアを、格
   納する情報の種類ごとに割当てて使用するファイル分割
   使用手段と、 該ファイル分割使用手段によって分割使用される前記メ
   ール管理情報ファイルの使用状況を管理するファイル使
   用状況管理手段と、 指定されたキーに基づき前記メール管理情報ファイルか
   ら該当するメール管理情報を選択して読出すメール選択
   手段と、 メールの削除が要求されると前記メール選択手段を起動
   して前記読出された本文取出しキー情報により指定され
   る前記メールファイル内のメール本文の削除および対応
   するメール管理情報の更新指示を行うメール削除手段と
   を有し、 送信されたメールに関するメール管理情報を該メールに
   関連する全利用者に共通に前記分割管理されたエリアに
   逐次設定されたメール管理情報エリアに格納すると共に
   、該メール管理情報を取出すキーとなるメールアドレス
   情報を前記分割管理されたエリアに逐次設定された利用
   者メールボックス管理情報エリアに各利用者ごとに格納
   し、且つ、該利用者メールボックス管理情報の存在する
   エリアのアドレス情報を前記利用者管理情報エリア中に
   各利用者ごとに格納しておき、前記利用者名、送信日時
   、表題や送信後経過日数をキーとしてメールの削除を行
   えるようにしたことを特徴とする電子メールシステムに
   おけるメール削除方式。