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"SYSTEME DE CLASSEUR DE COMPTABILITE"
Dans la comptabilité en partie double telle qu'elle est ordinairement pratiquëe. les diverses opérations sont traduites par des écritures passées sur un ou plusiours journaux et ces écritures sont ensuite reportées sur les comptes particuliers et généraux ou vice versa, après quoi il peut être établi une balance indiquant le total du doit et de l'avoir pour les divers comptes généreux., ainsi que les soldes eréditeure ou débiteurs de chacun de ces comptes*
Ce système à l'inconvénient d'être très lent
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et de nécessiter un stand nombre d'opérations de reporte et ces dernières sont susceptibles d'occasionner des erreurs dont la recherche est souvent difficile.
En outre, à cause du travail nécessité par rétablissement des balances, celles-ci ne sont dressées qu'à des intervalles relativement éloignés, en général vers la fin du mois pour le mois précédent et par suite, le chef de l'entreprise ne peut connaître au jour le jour la situation exacte de l'affaire qu'il dirige.
La présente invention a pour but de remédier à ces inconvénients* Elle consiste en un système de classe* ment dans lequel la transcription aux divers comptes inté- réssés, d'une écriture du brouillard (reporté. ensuite au journal, livre légal)* est faite automatiquement, l'écriture étant frappée une seule fois à la machine à écrire et repro- duit, par cette opération même au moyen de papier carbone sur des coupons de papier diversement colères, et corres- pondant aux divers comptes intéressés.
Les coupons relatifs à chaque comptes (général en particulier) sont introduits dans un classeur comportant une bobine sur laquelle peut s'enrouler une bande constituée par les coupons collés à la suite les uns des autres. L'ex- trémité de la bande apparaît sur la face latérale du classera* et y est maintenue par un organe d'attache convenable qui peut être établi de préférence au moyen d'une feuille de celluloïd transparente recouvrant cette face.
Le comptable peut ainsi écrire à la main, après la mise en place des coupons, dans le classeur correspondant le total du doit et de l'avoir ainsi que le solde du compte et ces chiffres apparaissent sur la partie extérieure
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et visible du dernier coupon.
La disposition des différente classeurs en alignement horizontal on vertical réalise une véritable balance et permet au chef de l'entreprise de connaître, à chaque moment sa situation exacte.
On peut avantageusement combiner ce système avec une armoire comprenant des casiers pour les classeurs des comptes particuliers et pour les classeurs des comptes généraux ; les casiers destinés à ces derniers affectent la forme de canaux, ce qui permet de d'placer aisément les classeurs pour les amener en alignement soit avec les classeurs des comptes des autres comptes généraux,, soit avec les classeurs des comptes particuliers correspondants, rendant ainsi possible une vérification immédiate .
Aux dessins annexés ;
Les fig. 1 et 2 sont des vues en perspective montrant une forme d'exécution d'un classeur conforme à l'invention.
Sur la fig. 1 ce classeur est supposé ouvert. Au contraire la fig. 2 le montre fermé.
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La fit% Sireprésente la disposition d'un aoupo# uti- lisable avec un tel classeur .
La fig. 4 montre un cahier de quatre papiers carbone servant à dactylographier une écriture séparément sur les différents coupons.
La fig. 5 représente plusieurs classeurs juxtaposés pour former la balance .
La fig. 6 montre une armoire utilisable pour recevoir les classeurs .
Le classeur visible aux fig. 1 et 2 comprend un cadre 1 auquel est fixée, par exemple au moyen de vis 2.
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une couverture, en carton on autre matière appropriée,, com- prenant un dos 3 et deux plats 4-4. Les deux plats qui sont articulés an dos 3 et peuvent s'appliquer contre le cadre
1, sont maintenues sur ce cadre au moyen de cavaliers 5-5.
Dans chaque cadre est montée une bobine 6 tour* nant à. frottement autour d'un axe 7. Cette bobine est sus- ceptible de recevoir une bande de papier formée par la jux- taposition et le collage d'un certain nombre de coupons.
Chacun de ces coupons est de préférence disposé comme le montre la fig. 3 .
Du coté gauche.$ en 8, est réservé un espace pour les sommes portées au débit alors que du coté opposé est prévue en 9,, une colonne identique pour le crédit* Dans chacune de ces colonnes ont été imprimées des lignes de nature ou de couleur différentes permettant l'alignement des chiffres par groupes très espacés. Au milieu, sont placés deux carrés 10 et 11 destinés à recevoir les soldes débiteurs et créditeurs, respectivement. Chacun des coupons
12 ainsi constitué comporte,, au verso sur son bord supérieure une bande gommée 13 qui sert à le fixer au coupon précédent du même compte .
Afin d'empêcher toute erreur dans la réparti** tion des coupons, ceux-ci sont imprimés en noir pour les comptes particuliers et en rouge pour les comptes généraux.
Ils sont de plus exécutés en papier de différentes couleurs suivant les comptes généraux auxquels ils sont affectés.
Par exemple, on adoptera pour le compte général "Clients" du papier de couleur bleu. pour le compte général "Fournisseurs" du papier de couleur rouge etc....
Le matériel nécessaire est complété de préfé- rence par un cahier 14 constitué par deux carbones 15-15 noirs et par deux carbones 16-16 rouges. La..-,largeur totale
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du cahier est égale à celle des coupons, mais chaque paire de carbones est décalée par rapport à l'autre paire, d'Orne quantité égale à la largeur des colonnes 8 et des coupons 12 .
Lorsqu'on désire porter une écriture, on prépare d'abord les cinq codons sur lesquels l'inscription doit être faite.
Le coupon supérieur est destiné au brouil- lard et on le place au-dessus du cahier 14 sous les feuilles duquel on dispose auccessivement un coupon du compte général à créditer, un coupon du compte particulier à créditer, un aôupon du compte général à débiter et un coupon du. compte particulier à débiter.
L'ensemble est alors disposé sur une maohine à écrire et l'on dactylographie l'écriture sous la forme suivante :
BANQUES CLIENTS Crédit Parisien Martin 1.450 30 Novembre 1926 1.450
Chèque N 1.625 sur Comptoir Dijonnais. du 28 Novembre 1926 -tireur- Martin
Le coupon supérieur destiné au brouillard porte ainsi l'inscription dans sa totalité, le second et le troisième coupons affectés au compte général "Clients" et au compte particulier "Martin", recevront seulement en noir l'énoncé de l'écriture et le nombre 1.450 dans la colonne 9 du crédit. La oolonne 8 du débit de ces coupons ne recevra au- aune écriture puisqu'il n'existe pas de papier carbone à
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cet endroit.
De même, les coupons des comptes à débiter c'est-à-dire le compte général "Banques'' et le compte par- tioulier ''Crédit Parisien- recevront en rouge l'énoncé de lécriture et le chiffre 1.450 dans la colonne 8 du débit alors qu'aucune inscription n'est portée dans la colonne 9 du crédit. Lorsque les écritures de la journée ont été ainsi dactylographiées, on classe les coupons par comptes c'est-à- dire par couleur en séparant ceux des comptes généra=,, dont l'impression des colonnes est en rouge, des comptes partiouliers imprimés en noir.
On prend successivement chacun des coupons d'un compte et on colle ce coupon par le bord gommé 13 au bas de l'écriture précédente enroulée sur le classeur correspon- tant car il n'est pas nécessaire de faire apparaître le solde pour chaque écriture; la partie correspondante du coupon peut. être sans inconvénient recouverte par le cou- pon suivant de manière à réduire la longueur de la bande totale .
Lorsque le dernier coupon d'un compte est ainsi mis en place, le comptable établit, dans la colonne 8, le total du débit et dans la colonne 9 le total du crédit , qu'il inscrit à la main sur une ligne diagonale comme le montre la fige 3 .
Il établit ensuite, par différence, pour chaque classeur ainsi utilisé, le solde qu'il inscrit en 10 ou en 11 suivant qu'il est débiteur on créditeur. et il iarque sur la diagonale du carré 10 ou 11 non utilisée la date de la dernière écriture totalisée. L'extrémité du coupon est repliée de façon à faire apparaître, comme le montre la
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fig. 2, l'ensemble des totaux et du solde. la disposition en diagonale des chiffres ainsi visibles permet facilement la lecture lorsque le clasasur est dispose horizontalement aussi bien que lorsqu'il est vertical.
Les différente classeurs représentant les comptes généraux peuvent être disposés soit les uns à coté des autres, soit les uns au-dessus des autres, la fig, 4 montre cette dernière disposition. Les classeurs des comptes généraux étant ainsi placés sur une même pile verticale et le classeur du brouillard de journal occupant une extré- mité de la pile, l'ensemble donne la balance générale et le chef de l'entreprise peut avoir devant lui tous les chiffres qui lui indiquent la situation de sa Maison* Il lui est également possible de vérifier si les totaux du débit et du crédit des différents comptes généraux sont bien égaux au total figurant sur le brouillard.
De même, si l'on place sur une même pile verti oale les classeurs des comptes particuliers d'une même caté- gorie, et à une extrémité de cette pile, le classeur du compte général qui englobe ces différents comptes, on pourra très aisément vérifier que la somme des totaux du débit et du crédit de chaque compte correspond aux totaux du débit et du crédit du compte général.
Si les classeurs étaient placés verticalement les uns à coté des autres, ils offriraient les mêmes avanw tages de clarté et de vérification, les diagonales des carrés se trouvant orientées vers le bas ainsi qu'il est facile de s'en rendre compte en examinant les fig. 3 et 5 après les avoir fait tourner d'un quart de tour vers la droite .
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Le système de classement comptable à totaux, soldes et dates visibles, conforme à l'invention, a l'avantage de permettre l'exposition très claire de la situation de tous les comptes et un contrôle permanent et facile.
D'autre part, comme les écritures correspondant au brouillard du journal et aux comptes particuliers ou généraux à débiter et à créditer sont produites par une seule et même frappe de machine à écrire, aucune erreur n'est possible et le travail de classement des coupons est purement matériel; il est d'ailleurs grandement faci- lité par les différences de colorations des coupons et de leur impression.
Dans certains cas et surtout lorsque les classeurs sont destinés à être placés dans des casiers spéciaux. la construction de ces classeurs peut être simplifiée en supprimant les plats 4, 4 et le dos 3, c'est- à-dire en ne gardant que la face d'exposition des écri- tures et les joues maintenant l'axe 7 de la bobine 6. Cet axe peut être réduit à deux tétons respectivement placés sur les joues*. ce qui permet de mettre en place ou de retirer facilement la bobine par simple écartement des joues prévues élastiques à cet effet. lorsque ces classeurs sont ainsi placés dans des casiers, il est utile de leur adjoindre des boutons de tirage non représentés semblables à ceux d'un tiroir ordinaire.
Quel que soit leur type, les classeurs qui viennent d'être décrits peuvent être avantageusement rangés dans une armoire de construction spéciale représentée en 22 sur la fig. 6. Cette armoire munie de préférence d'une
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perte ou d'un tabliez, avec serrure (non représentée). comprend un certain nombre de casiers destinés à recevoir, les uns les classeurs des comptes généraux, les autres les classeurs des comptes particuliers.
Bans l'ensemble figurée tous les classeurs de comptes généraux occupent la partie droite de l'armoire,, alors que les classeurs des comptes particuliers constituant la subdivision de ces comptes généraux sont places les uns au-dessus des autres dans différents casiers tels que 20 ou 21, 0-lest ainsi que les comptes particuliers résultant de la fragmentation du compte Trais généraux" (Dépenses diver- ses, Appointements, Frais de voyage etc.) sont rangés dans des casiers superposés 20. Les classeurs de comptes partie ouliers de -Fournisseurs. sont disposés dans des casiers superposés 21 etc..
Les casiers destinés à recevoir les classeurs de ceux des comptes généraux qui sont subdivisés en comptes particuliers se présentent sous la forme d'une sorte de canal tel que 23 s'étendant horizontalement jusqu'à la partie inférieure de la pile des casiers recevant les clas- goure des comptes particuliers correspondante. Lorsque les classeurs des oomptes généraux se trouvent teus repoussés vers la droite 24 de l'armoire 22, leur ensemble complété par le brouillard placé à la partie inférieure de cette armoire, figure la balance générale dont on peut Instants- némént contrôler l'exactitude.
Il est'd'ailleurs recommandé de rendre amovible cette partie 24 de l'armoire 22 de façon à permettre de la séparer de l'armoire et de la transporter à l'endroit ou il est nécessaire de la consulter, par exemple dans le
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Bureau du chef de l'entreprise ou dans la salle de délibé- ration du Conseil d'administration.
Si au contraire, on désire vérifier la concordance d'un compte général et des comptes ]particuliers qu'il comprend, on fait glisser vers la gauche$, le classeur da compte général considéré jusqu'à l'extrémité du canal 23 où il se troute placé.
On l'amène ainsi sorts les classeurs des comptes particuliers correspondants et l'on peut, en additionnant les sommes qui apparaissent sur les classeurs, s'assurer que les totaux des comptes particuliers sent bien les sommes figurant sur les comptes généraux,,
Il est bien évident que l'invention n'est pas limitée aux diverses formes d'exécution représentées et qu'on peut notamment. sans sortir du cadre de l'invention, modifia* les détails d'exécution des appareils de classement.