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Fichier de comptabilité.
La présente invention se rapporte à un fichier de comptabilité avec fiches de comptes d'exécution quelconque et avec utilisation simultanée de guides principaux et divisionnaires, guides de base et guides de séparation. Les fichiers connus à base exclusivement alphabétiques à guides surmontés de cavaliers ou de tabs, ces derniers caractérisés par une lettre ou un groupe de lettres, ne peuvent être utilisés pour des machines comptables automatiques que s'il est tenu à jour suivant l'ordre un index spécial avec tous les numéros de comptes, étant donné que, comme on le sait, les machines comptables automatiques ne peuvent désigner les comptes que par des chiffres. Il n'y a aucune autre possibilité d'établir une liaison entre la feuille du journal ne portant que des chiffres et la fiche de compte.
Dans d'autres machines comptables automatiques et dans des systèmes comptables par écriture à la main le compte du client recherché dans un fichier ne pouvait être trouvé jusqu'à présent que par une lettre ou un groupe de lettres en combinaison avec un nombre, ces repères se trouvant sur les fiches de comptes. Mais, dans ce cas, il n'est pas toujours indispensable de consulter l'index, la recherche d'une fiche de compte étant possible en connaissant l'adresse complète (tout au moins les nom, prénom et le lieu de résidence).
Si, cependant, cette recherche a lieu en partant d'écritures de comptabilité du bordereau récapitulatif obtenu par décalquage avec la fiche de compte, pour des contrôles par exemple, il faut alors faire des recherches difficiles exigeant beaucoup de temps, parce que dans le groupe en question de lettres toutes les fiches de comptes qui sont classées devant la fiche du compte recherché doivent être éliminées ou bien, s'il s'agit de fiches de comptes classées suivant des numéros dans
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ledit groupe de lettres, la recherche des fiches de comptes exige déjà beaucoup de temps, ces fiches ne pouvant être classées exactement suivant l'ordre alphabétique. En outre, il est indis- pensable de modifier la forme de ces fiches de comptes à l'endroit prévu pour l'inscription des adresses dans le but de les rendre visibles.
Pour éviter cette déformation exigeant également beau- coup de temps, il est absolument nécessaire de prévoir un index @ des adresses pour chaque groupe de lettres.
Dans les fichiers purement numériques ou alphabétiques-numéri- ques également connus, l'index des comptes est toujours indispensa- ble pour trouver la fiche recherchée si on connaît l'adresse du compte.
La caractéristique du fichier suivant la présente invention consiste en ce que, en cas d'utilisation de guides principaux et divisionnaires, de guides de base et de séparation et de fiches de comptes, tous connus en soi, il y a toujours deux ou plusieurs guides qui sont disposés devant les fiches de comptes et en ce que notamment dans le cas de deux guides,un guide principal est surmon- té d'un cavalier avec une lettre majuscule indiquant le groupe de lettres et un guide divisionnaire est muni d'un cavalier portant un nombre divisible par dix dans le but de classer les fiches de comptes dans le classement numérique, ce guide divisionnaire étant muni en outre d'un cavalier portant une lettre minuscule à côté d'un nombre composé d'un seul chiffre, tandis que dans le cas de trois guides par exemple disposés devant les fiches de comptes, il est prévu,
en dehors du guide principal avec cavalier portant une lettre majuscule indicatrice du groupe de lettres et du guide divisionnaire surmonté d'un cavalier portant un nombre divisible par dix, un second guide divisionnaire surmonté d'un cavalier portant une lettre minuscule à côté d'un nombre composé d'un seul chiffre.
Dans les deux cas, il est utilisé un guide de base dispo- sé directement devant les fiches de comptes et muni de cases por- tant les noms des fiches de comptes classées derrière ledit guide de base, de manière que ces cases aboutissent à la bande à chiffres des fiches de comptes disposées directement derrière le guide de base, chaque fiche décompte portant à son bord supérieur une bande composée de chiffres continus et de lettres, cette bande à chiffres étant munie d'un tab, de sorte qu'il soit possible de constater à l'aide de celui-ci le numérotage continu des fiches de comptes disposées derrière le guide divisionnaire d'un groupe de lettres et que, dans chaque cas, le chiffre de la bande marqué par ledit tab, a.vec les groupes de lettres exprimés en chiffres,
notamment le multiple de dix du guide divisionnaire plus l'unité du guide divisionnaire, donnent le numéro du groupe principal des lettres, auquel est ajouté le chiffre du tab de la bande à chiffres sur la fiche de compte, de sorte que les deux nombres constituent le
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numéro du compte. La bande des lettres est en outre munie d'un autre tab, marquant ou bien la lettre initiale de la résidence ou celle du prénom du titulaire de compte. En utilisant un fichier du genre décrit, il est non seulement possible de trouver ou de remettre en place une fiche de compte déterminée beaucoup plus rapidement qu'on ait jamais pu le faire jusqu'à présent, même pour des fichiers de grandes dimensions, mais toutes ces manipulations peuvent avoir lieu sans qu'on ait besoin d'utiliser un index.
Un autre avantage de ce genre de fichier réside dans le fait que chaque fiche de compte quelconque peut être retrouvée aussi bien par l'adresse que par le numéro du compte, sans recourir à l'aide d'un index.
Le dessin annexé représente, à titre d'exemple, quelques formes de réalisation de l'invention.
Fig.l est la vue de face d'une fiche de compte d avec une bande à chiffres a et une bande à lettres ± disposées sur le bord supérieur f de la fiche.
Fig.2 représente la vue de face ou de dos d'une fiche de compte e, sur laquelle la bande à lettres ± est disposée entre deux bandes de chiffres a, disposées également au bord supérieur f de la fiche.
Fig.3 montre la vue de face d'un guide de base et
Fig.4 est une vue en perspective sur un fichier suivant l'invention avec utilisation d'une fiche de compte d suivant figure 1 et d'un guide de base h selon figure 3.
Tous les éléments représentés dans les figures sont destinés à être employés dans une machine comptable automatique. Pour commencer, il doit être recherché dans le fichier, suivant l'alphabet, une fiche de compte selon figure 1. On cherchera donc la fiche du titulaire de compte "MALOW Frédéric, Leipzig", tout en supposant que ce nom soit connu à la personne cherchant la fiche et que la première et la troisième lettre de ce nom, c'est-à-dire les lettres "M" et "1" servent de caractéristiques.
Pour ce faire, il suffit de tourner le guide divisionnaire o surmonté du cavalier g avec la lettre "1" et se trouvant derrière le guide principal.! portant la lettre "M"; derrière ce guide divisionnaire se trouve d'abord un guide de base h, sur lequel sont inscrits tous les titulaires de comptes, dont le nom commence par "M" et dont la troisième lettre est un "1". Les cases w, servant à recevoir les noms des titulaires de comptes, sont disposées d'une manière connue en biais et la fiche de compte porte un tab x, disposé de manière qu'il fasse saillie en prolongation de la case en biais du guide de base h, c'est-à-dire dans l'exemple représenté sur le numéro 4 de la bande de chiffres a.
Par conséquent, dans ce cas, il n'importe nullement que la fiche de compte "MALOW" suive directement le guide de base h ou soit classée dans un ordre différent; de toute façon, il est @
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possible de retirer du fichier la fiche de compte recherchée immédiatement après avoir dégagé le guide de base h de la manière décrite ci-dessus. Afin de pouvoir appliquer rapidement et d'une manière exacte le tab x sur la fiche de compte d sortie du fichier, celle-ci porte à la suite du numéro du groupe au-dessus de la case t un numéro correspondant à celui de la case oblique indicatrice correspondante sur le guide de base h ; dans l'exemple présenté '-, la figure 4, il s'agit du numéro "4" inscrit sur la fiche de compte d, portant en outre le numéro de groupe des comptes "372".
Dans ce cas, ainsi que dans toutes autres recherches quelconques, il n'est pas obligatoire de passer pa.r le guide de base, car, après avoir trouvé le guide divisionnaire o et le groupe de fiches de comptes dégagé sous ce guide, on n'a pas besoin en général de rechercher longtemps pour pouvoir dégager la fiche de compte désirée ou,en présence d'un groupe important de fiches de comptes,le guide de base peut être remplacé par des guides de séparation non représentés.
Afin de pouvoir trouver encore plus rapidement la fiche de compte d, la lettre initiale de la ville de résidence du titulaire de compte, dans le cas présent "Leipzig = L" est marqué d'un tab z sur la bande à lettres g. Par conséquent, il est superflu de lire tous les noms de l'échelle du guide de base h, ce qui demande plus de temps. Le même avantage peut être obtenu si la bande à lettres g est munie d'un tab u indiquant la lettre initiale du prénom du titulaire de compte.
S'il s'agit de rechercher la même fiche de compte"Malow", en partant de la feuille du journal, c'est-à-dire sans connaître le nom Lalow, mais en connaissant le numéro du compte, en l'espèce "3724", alors on procède comme suit: En partant du numéro de compte "3724" connu par la feuille du journal, il faut décomposer mentalement ce numéro, de sorte que les trois premiers chiffres "372" coïncident avec le numéro du compte sur la feuille de journal du titulaire de compte et représentant en même temps les deux nombres "370" et "2" des guides divisionnaires o correspondant à ce cas. Le chiffre "4" du nombre "3724" représente le numéro continu des fiches de comptes classées toujours derrière le guide de base h.
Le classement d'une fiche de compte .± suivant son numéro est effectué d'une manière simple et rapide, en partant du numéro "3724 de notre exemple, en ce que le guide divisionnaire portant le nombre "372" est tourné et la fiche de compte peut être alors classée derrière le guide de base h ainsi dégagé. Pour la recherche facile de la fiche de compte ainsi classée, peu importe à quel endroit ce classement a eu lieu.
La fiche de compte e, représentée par la figure 2, est utilisée avantageusement, si l'on tient absolument à ce que l'écriture passée en dernier lieu sur le verso de la fiche de compte soit
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