JP2002108677A

JP2002108677A - 文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体

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Publication number: JP2002108677A
Application number: JP2000302030A
Authority: JP
Inventors: Keiko Iijima; 圭子飯島
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-10-02
Filing date: 2000-10-02
Publication date: 2002-04-12

Abstract

(57)【要約】【課題】ユーザが文書データを保存した階層フォルダ
の場所を過去のフォルダ構造で記憶している場合でも、
階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索し
て参照することができる文書管理装置及び方法、並びに
記憶媒体を提供する。【解決手段】文書管理装置は、ユーザが設定した復元
表示範囲のフォルダ及び指定した指定日時に基づいてフ
ォルダ情報テーブル４００、フォルダ履歴テーブル５０
０、文書情報テーブル７００及び文書履歴テーブル８０
０を参照することによって、文書データリストウィンド
ウ３００の左側に指定日時のフォルダ構造を表示し、文
書データリストウィンドウ３００の右側に指定日時の文
書データリストを表示し、ＣＲＴ１１０の表示画面上に
文書データを復元表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置及び
方法、並びに記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、任意のフォルダ構造の任意の階層
フォルダに文書データを分類して保存することによっ
て、文書データを管理する文書管理装置が提案されてい
る。

【０００３】この文書管理装置によれば、文書データに
変更が生じた場合、文書データの変更履歴を保存するこ
とにより、ユーザは過去の文書データを参照することが
できる。また、ユーザは、文書データを分類して保存す
る階層フォルダを任意に作成し、そのフォルダ構造を変
更することができる。

【０００４】このような文書管理装置では、ユーザは、
階層フォルダに文書データを分類して保存し、後で階層
フォルダを手繰ることによって文書データを検索して参
照することが多い。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理装置は、最新のフォルダ構造の階層フォルダで
文書データを分類して保存するのみであり、フォルダ構
造の変更履歴を管理していないため、過去のフォルダ構
造を復元表示することができず、ユーザが文書データを
保存した階層フォルダの場所を過去のフォルダ構造で記
憶している場合には、階層フォルダを手繰ることによっ
て文書データを検索するのが困難であった。

【０００６】本発明の目的は、ユーザが文書データを保
存した階層フォルダの場所を過去のフォルダ構造で記憶
している場合でも、階層フォルダを手繰ることによって
文書データを検索して参照することができる文書管理装
置及び方法、並びに記憶媒体を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１記載の文書管理装置は、文書データを分類
して保存する階層フォルダを作成する作成手段と、前記
文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存手
段と、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更
手段とを備える文書管理装置において、前記フォルダ構
造の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記フォルダ
構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フ
ォルダ構造を復元表示する表示手段とを備えることを特
徴とする。

【０００８】請求項２記載の文書管理装置は、請求項１
記載の文書管理装置において、前記文書データの内容を
変更する変更手段と、前記文書データの内容の変更履歴
情報を保存する保存手段と、前記文書データの内容の変
更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データ
の内容を復元表示する表示手段とを備えることを特徴と
する。

【０００９】請求項３記載の文書管理装置は、請求項１
又は２記載の文書管理装置において、前記文書データの
保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォル
ダの他の１つに変更する変更手段と、前記文書データの
保存場所の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記文
書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時
における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元
表示する表示手段とを備えることを特徴とする。

【００１０】請求項４記載の文書管理装置は、請求項１
乃至３のいずれか１項に記載の文書管理装置において、
前記文書管理装置が通信網を介して他の文書管理装置と
接続されており、該他の文書管理装置は、前記階層フォ
ルダ、前記フォルダ構造及び前記文書データを共用する
ことができるように構成されていることを特徴とする。

【００１１】請求項５記載の文書管理装置は、請求項１
乃至４のいずれか１項に記載の文書管理装置において、
前記表示手段は、指定日時を設定するように構成されて
いることを特徴とする。

【００１２】上記目的を達成するために、請求項６記載
の文書管理方法は、文書データを分類して保存する階層
フォルダを作成する作成工程と、前記文書データを前記
階層フォルダの１つに保存する保存工程と、前記階層フ
ォルダのフォルダ構造を変更する変更工程とを有する文
書管理方法において、前記フォルダ構造の変更履歴情報
を保存する保存工程と、前記フォルダ構造の変更履歴情
報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元
表示する表示工程とを有することを特徴とする。

【００１３】請求項７記載の文書管理方法は、請求項６
記載の文書管理方法において、前記文書データの内容を
変更する変更工程と、前記文書データの内容の変更履歴
情報を保存する保存工程と、前記文書データの内容の変
更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データ
の内容を復元表示する表示工程とを有することを特徴と
する。

【００１４】請求項８記載の文書管理方法は、請求項６
又は７記載の文書管理方法において、前記文書データの
保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォル
ダの他の１つに変更する変更工程と、前記文書データの
保存場所の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記文
書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時
における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元
表示する表示工程とを有することを特徴とする。

【００１５】請求項９記載の文書管理方法は、請求項６
乃至８のいずれか１項に記載の文書管理方法において、
前記表示工程において、指定日時が設定されることを特
徴とする。

【００１６】上記目的を達成するために、請求項１０記
載の記憶媒体は、文書管理方法によって実行されるプロ
グラムを記憶した読み出し可能な記憶媒体において、前
記プログラムは、文書データを分類して保存する階層フ
ォルダを作成する作成モジュールと、前記文書データを
前記階層フォルダの１つに保存する保存モジュールと、
前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更モジュ
ールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保
存モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基
づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示す
る表示モジュールとを記憶したことを特徴とする。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態に係る
文書管理装置を図面を参照して詳述する。

【００１８】図１は、本発明の実施の形態に係る文書管
理装置の概略構成を示すブロック図である。

【００１９】図１において、本発明の実施の形態に係る
文書管理装置は、ＣＰＵ１０１と、バス１０２を介して
ＣＰＵ１０１に夫々接続された各構成要素からなり、こ
の各構成要素は、キーボード１０３、マウス１０４、ハ
ードディスク１０５、ＣＤ−ＲＯＭ読取り装置１０６、
スキャナ１０７、ＲＯＭ１０８、ＲＡＭ１０９及びＣＲ
Ｔ１１０からなる。

【００２０】ハードディスク１０５は、文書データ、文
書情報テーブル及び文書履歴テーブル、並びにフォル
ダ、フォルダ情報テーブル及びフォルダ履歴テーブルを
保存し、ＣＤ−ＲＯＭ読取り装置１０６は、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ１１１に保存された文書データ、文書情報テーブル及
び文書履歴テーブル、並びにフォルダ、フォルダ情報テ
ーブル及びフォルダ履歴テーブルを読み出してハードデ
ィスク１０５へ供給し、スキャナ１０７は、紙に印刷さ
れた文書データを画像データとして読み出して同様にハ
ードディスク１０５へ供給する。ＲＯＭ１０８は、ＣＰ
Ｕ１０１が実行するプログラムを保存し、ＲＡＭ１０９
は、ＣＰＵ１０１が上記プログラムを実行する際のワー
クメモリとして使用され、ＣＲＴ１１０は、復元表示さ
れたフォルダ構造、フォルダ内の文書データリスト、及
び文書データ等を表示する。

【００２１】尚、上述したハードディスク１０５では、
電源が切られても、文書データ、文書情報テーブル及び
文書履歴テーブル、並びにフォルダ、フォルダ情報テー
ブル及びフォルダ履歴テーブルが消去されることはな
い。

【００２２】また、接続された各機器相互間のアドレス
信号、制御信号及び各種データはバス１０２を介して転
送が行われる。

【００２３】図２は、本発明の第１の実施の形態に係る
文書管理装置によって実行されるフォルダの管理処理の
フローチャートである。

【００２４】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従っ
て、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク
１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０
を初期化し（ステップＳ２０１）、次にＣＲＴ１１０の
表示画面上に表示される後述する図３の文書データリス
トウィンドウ３００を用いてユーザがキーボード１０３
又はマウス１０４により管理処理すべきフォルダを選択
する（ステップＳ２０２）。

【００２５】図３は、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示
される文書データリストウィンドウの説明図である。

【００２６】図３において、文書データリストウィンド
ウ３００は、その左側部分に階層フォルダのフォルダ構
造３０１を備え、その右側部分に文書データリスト３０
２を備える。

【００２７】図２に戻り、ステップＳ２０３では、ＣＲ
Ｔ１１０の表示画面上に表示される不図示の指示ボタン
を用いてユーザは作業の種類、即ち「新規フォルダの作
成」、「フォルダ名の変更」又は「フォルダの保存位置
の変更」のいずれか１つを選択し、次いで、ステップＳ
２０３で選択された作業の種類を判別する（ステップＳ
２０４）。

【００２８】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種
類が「新規フォルダの作成」であるときは、ＣＲＴ１１
０の表示画面上に表示される新規フォルダの名前の入力
を促す不図示のパネルを用いてユーザがキーボード１０
３から新規フォルダの名前を入力し（ステップＳ２１
０）、ステップＳ２０２で選択されたフォルダの下に新
規フォルダを作成して（ステップＳ２１１）（作成工
程）、ステップＳ２４０（保存工程）に進む。

【００２９】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種
類が「フォルダ名の変更」であるときは、ＣＲＴ１１０
の表示画面上に表示される変更後のフォルダの名前の入
力を促す不図示のパネルを用いてユーザがキーボード１
０３から変更後のフォルダの名前を入力し（ステップＳ
２２０）、ステップＳ２０２で選択されたフォルダの名
前を変更して（ステップＳ２２１）、ステップＳ２４０
に進む。

【００３０】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種
類が「フォルダの保存位置の変更」であるときは、文書
データリストウィンドウ３００を用いてユーザがキーボ
ード１０３又はマウス１０４により移動先の親フォルダ
を選択し（ステップＳ２３０）、ステップＳ２０２で選
択されたフォルダをステップＳ２３０で選択された親フ
ォルダの下に移動して（ステップＳ２３１）（変更工
程）、ステップＳ２４０に進む。

【００３１】ステップＳ２４０では、フォルダの作成、
名前変更及び移動の情報を後述する図４のフォルダ情報
テーブルに保存し、且つフォルダの作成、名前変更及び
移動の履歴の情報を後述する図５のフォルダ履歴テーブ
ルに保存する。

【００３２】次いで、ユーザによるフォルダの管理処理
の繰り返しの指示があるか否かを判別し（ステップＳ２
５０）、指示がある場合は、ステップＳ２０２以降のフ
ォルダの管理処理を繰り返し、指示がない場合は、フォ
ルダの管理処理を終了する。

【００３３】以下、ステップＳ２４０で保存された図４
のフォルダ情報テーブル４００を説明する。図４は、図
１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存された
フォルダ情報テーブルの説明図である。

【００３４】図４において、フォルダ情報テーブル４０
０は、各フォルダのフォルダ番号、名前、親フォルダ番
号、バージョン番号及び更新日付の情報を保存する。

【００３５】図４のフォルダ情報テーブル４００は、そ
の名前が「ｒｏｏｔ」であるフォルダ１を大元のフォル
ダとして保存する。また、図４のフォルダ情報テーブル
４００のフォルダ４は、１９９７年１０月１０日に「ｒ
ｏｏｔ」の下に「進捗報告書」という名前で作成された
ことが分かる。

【００３６】以下、ステップＳ２４０で保存された図５
のフォルダ履歴テーブル５００を説明する。図５は、図
１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存された
フォルダ履歴テーブルの説明図である。

【００３７】図５において、フォルダ履歴テーブル５０
０は、図４のフォルダ情報テーブル４００と同様に各フ
ォルダのフォルダ番号、名前、親フォルダ番号、バージ
ョン番号及び更新日付の情報を保存する。

【００３８】図４のフォルダ情報テーブル４００におけ
るフォルダ３は、バージョン番号が２であるため、過去
の状態から変更されていることが分かる。すなわち、フ
ォルダ３は、図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照
すると、１９９７年１０月１０日に「３課内回覧」と言
う名前で作成されたことが分かる一方、図４のフォルダ
情報テーブル４００を参照すると、１９９９年１月６日
に名前を「３課内回覧」から「１課内回覧」に変更され
ているのが分かる。

【００３９】図４のフォルダ情報テーブル４００の「予
算決裁書」であるフォルダ９は、親フォルダ番号が１で
あるので、現在は「ｒｏｏｔ」の下にあることが分かる
が、バージョン番号が２であるため、過去の状態から変
更されていることが分かる。すなわち、フォルダ９は、
図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照すると、１９
９７年１１月８日にフォルダ８の下に作成されたのが分
かり、図４のフォルダ情報テーブル４００を参照する
と、１９９８年１月６日に「ｒｏｏｔ」の下に移動した
ことが分かる。

【００４０】また、図４のフォルダ情報テーブル４００
の「１９９７」であるフォルダ１０は、図４のフォルダ
情報テーブル４００を参照すると親フォルダ番号が−１
であり、本説明図では親フォルダ番号が−１の場合はフ
ォルダは削除されていることを表すので、「１９９７」
は削除されていることが分かり、図５のフォルダ履歴テ
ーブル５００を参照すると１９９８年１月５日にフォル
ダ３の下に作成され、１９９９年１月６日に、一旦「ゴ
ミ箱」、すなわちフォルダ２の下に移動されて、同日に
完全に削除されていることが分かる。

【００４１】図６は、図１の文書管理装置によって実行
される文書データの管理処理のフローチャートである。

【００４２】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従っ
て、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク
１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０
を初期化し（ステップＳ６０１）、文書データリストウ
ィンドウ３００を用いてユーザがキーボード１０３又は
マウス１０４により管理処理すべき文書データを保存す
るフォルダを選択する（ステップＳ６０２）。

【００４３】さらに、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示
される不図示の指示ボタンを用いてユーザは、作業の種
類、即ち「文書データの保存」、「文書データの内容変
更」又は「文書データの移動」のいずれか１つを選択し
（ステップＳ６０３）、次いで、ステップＳ６０３で選
択された作業の種類を判別する（ステップＳ６０４）。

【００４４】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種
類が、「文書データの保存」であるときは、ユーザがキ
ーボード１０３又はマウス１０４により保存すべき文書
データを指定し（ステップＳ６１０）、ステップＳ６１
０で指定された文書データをステップＳ６０２で選択さ
れたフォルダにインポートし（ステップＳ６１１）、次
いで、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される文書デー
タの属性の入力を促す不図示のパネルを用いてユーザが
文書データの属性を入力し、この属性を文書データの属
性として設定し（ステップＳ６１２）、文書データをハ
ードディスク１０５に保存して（ステップＳ６１３）
（保存工程）、ステップＳ６４０に進む。

【００４５】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種
類が「文書データの内容変更」であるときは、文書デー
タリストウィンドウ３００の右側部分に文書データリス
トが表示され（ステップＳ６２０）、文書データリスト
を用いてユーザが内容変更を行う文書データを選択し
（ステップＳ６２１）、次いで、ＣＲＴ１１０の表示画
面上に文書データを表示し（ステップＳ６２２）、ユー
ザが文書データを内容変更し（ステップＳ６２３）（変
更工程）、内容変更された文書データをハードディスク
１０５に保存し（ステップＳ６２４）、ステップＳ６４
０に進む。

【００４６】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種
類が「文書データの移動」であるときは、文書データリ
ストウィンドウ３００の右側部分に文書データリストが
表示され（ステップＳ６３０）、文書データリストを用
いてユーザが移動を行う文書データを選択し（ステップ
Ｓ６３１）、次いで、文書データリストウィンドウ３０
０の左側部分に表示されたフォルダ構造を用いてユーザ
は移動先のフォルダを選択し（ステップＳ６３２）、ス
テップＳ６３１で選択された文書データをステップＳ６
３２で選択されたフォルダに移動し（ステップＳ６３
３）（変更工程）、次いで、ステップＳ６４０に進む。

【００４７】ステップＳ６４０では、文書データの保
存、内容変更及び移動の情報を後述する図７の文書情報
テーブルに保存し、且つ文書データの保存、内容変更、
移動及びこれらの履歴の情報を後述する図８の文書履歴
テーブルに保存し（保存工程）、続くステップＳ６５０
では、ユーザによる文書データの管理処理の繰り返しの
指示があるか否かを判別し、指示が有る場合は、ステッ
プＳ６０２以降の文書データの管理処理を繰り返し、指
示がない場合は、文書データの管理処理を終了する。

【００４８】以下、ステップＳ６４０で保存された図７
の文書情報テーブル７００を説明する。図７は、図１の
文書管理装置のハードディスク１０５に保存された文書
情報テーブルの説明図である。

【００４９】図７において、文書情報テーブル７００
は、各文書データの文書番号、名前、親フォルダ番号、
バージョン番号、更新日付及び文書位置の情報を保存す
る。

【００５０】図７の文書情報テーブル７００における
「文書２００」の文書データは、１９９９年４月１０日
にフォルダ１７に保存され、バージョン番号が１である
ため、内容変更が無いことが分かる。

【００５１】以下、ステップＳ６４０で保存された図８
の文書履歴テーブル８００を説明する。図８は、図１の
文書管理装置のハードディスク１０５に保存された文書
履歴テーブルの説明図である。

【００５２】図８において、文書履歴テーブル８００
は、図７の文書情報テーブル７００と同様に各文書デー
タの文書番号、名前、親フォルダ番号、バージョン番
号、更新日付及び文書位置の情報を保存する。

【００５３】図７の文書情報テーブル７００における
「文書２０１」の文書データは、現在はバージョン番号
が２であるため、過去の状態から変更されていることが
分かる。すなわち「文書２０１」の文書データは、図８
の文書履歴テーブル８００を参照すると、１９９９年４
月１５日にフォルダ１７に保存されたことが分かり、文
書情報テーブル７００を参照すると、１９９９年５月１
０日に変更されていることが分かる。

【００５４】図７の文書情報テーブル７００における
「文書４」の文書データは、最終的にはフォルダ１０が
保存しているが、図８の文書履歴テーブル８００を参照
すると、１９９７年１１月２４日にフォルダ３に保存さ
れ、図７の文書情報テーブル７００を参照すると、１９
９８年１月５日に、「１９９７」のフォルダ１０に移動
されたことが分かる。

【００５５】また、図７の文書情報テーブル７００にお
ける「文書１」の文書データは、図７の文書情報テーブ
ル７００を参照すると親フォルダ番号が−１であり、本
説明図では親フォルダ番号が−１の場合は文書データは
削除されていることを表すので、当該文書データは削除
されていることが分かり、図８の文書履歴テーブル８０
０を参照すると１９９７年１０月１２日にフォルダ３に
保存され、１９９９年１２月２７日に、一旦「ゴミ
箱」、すなわちフォルダ２に移動されて、同日に完全に
削除されていることが分かる。

【００５６】図９は、図１の文書管理装置によって実行
される指定日時のフォルダ構造、文書データリスト及び
文書データの復元表示のフローチャートである。

【００５７】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従っ
て、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク
１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０
を初期化し（ステップＳ９０１）、ユーザがキーボード
１０３又はマウス１０４からの入力によりＣＲＴ１１０
の表示画面上に後述する図１０の復元ダイアログを表示
させる（ステップＳ９０２）。

【００５８】図１０は、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表
示される復元ダイアログの説明図である。

【００５９】図１０において、復元ダイアログ１０００
は、復元表示範囲入力部１００１と、参照ボタン１００
２と、指定日時入力部１００３と、プルダウンボタン１
００４と、復元ボタン１００５とを備える。

【００６０】復元表示範囲が設定される際には、復元表
示範囲入力部１００１にユーザがキーボード１０３から
復元表示する範囲のフォルダの名前を入力するか、又は
ユーザが参照ボタン１００２を押すことにより文書デー
タリストウィンドウ３００を表示させ、表示された文書
データリストウィンドウ３００の左側部分に表示される
フォルダ構造からユーザは復元表示する範囲のフォルダ
を選択して設定する。また、指定日時が指定される際に
は、復元日時入力部１００３にユーザがキーボード１０
３から復元表示する指定日時を入力するか、又はプルダ
ウンボタン１００４を押すことにより表示される不図示
のカレンダーからユーザはマウス１０４により復元表示
する指定日時を選択して指定する。

【００６１】図９に戻り、復元ダイアログ１０００を用
いてユーザが復元表示範囲のフォルダを設定し（ステッ
プＳ９０３）、同様に指定日時を指定し（ステップＳ９
０４）、ユーザが復元ボタン１００５を押すことにより
復元表示を実行し（ステップＳ９０５）、図４のフォル
ダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル
５００を参照することによって文書データリストウィン
ドウ３００の左側に指定日時のフォルダ構造を復元表示
する（ステップＳ９０６）（表示工程）。

【００６２】続いてステップＳ９０３で選択されたフォ
ルダ内に文書データが存在するか否かを判別し（ステッ
プＳ９０７）、文書データがフォルダ内に存在するとき
は、図７の文書情報テーブル７００及び図８の文書履歴
テーブル８００を参照することによって文書データリス
トウィンドウ３００の右側に指定日時の文書データリス
トを復元表示する（ステップＳ９０８）（表示工程）。

【００６３】さらに、ユーザによる文書データ表示の指
示があるか否かを判別し（ステップＳ９０９）、指示が
ある場合は、ステップＳ９０８で表示された文書データ
リストを用いてユーザが文書データを選択し（ステップ
Ｓ９１０）、図７の文書情報テーブル７００及び図８の
文書履歴テーブル８００を参照することによって指定日
時の文書データを、ハードディスク１０５に保存してあ
る文書データを使用して復元表示する（ステップＳ９１
１）（表示工程）。

【００６４】続くステップＳ９１２では、ユーザによる
他の文書データの表示の指示があるか否かを判別し、指
示がある場合は、ステップＳ９１０以降の処理を繰り返
し、指示がない場合は、ステップＳ９１３に進む。一
方、ステップＳ９０９の判別の結果、ユーザによる文書
データ表示の指示がない場合も、ステップＳ９１３に進
む。

【００６５】ステップＳ９１３では、ユーザによる他の
フォルダのオープンの指示があるか否かを判別し、指示
がある場合は、ステップＳ９０６以降の処理を繰り返
し、指示がない場合は、ユーザによる他のフォルダ構造
の復元表示の繰り返しの指示があるか否かを判別し（ス
テップＳ９１４）、指示がある場合は、ステップＳ９０
２以降の処理を繰り返し、指示がない場合はプログラム
の実行を終了する。

【００６６】図９の処理によれば、文書管理装置は、ユ
ーザが設定した復元表示範囲のフォルダ及び指定した指
定日時に基づいてフォルダ情報テーブル４００、フォル
ダ履歴テーブル５００、文書情報テーブル７００及び文
書履歴テーブル８００を参照することによって、文書デ
ータリストウィンドウ３００の左側に指定日時のフォル
ダ構造を表示し、文書データリストウィンドウ３００の
右側に指定日時の文書データリストを表示し、ＣＲＴ１
１０の表示画面上に文書データを復元表示するので、ユ
ーザが文書データを保存したフォルダの場所を過去のフ
ォルダ構造で記憶している場合でも、フォルダを手繰る
ことによって文書データを検索し、参照することができ
る。

【００６７】以下、図９のステップＳ９０６のフォルダ
構造の復元表示処理を図１１乃至図１４を用いて説明す
る。

【００６８】図１１は、図９の処理によって復元表示さ
れた第１のフォルダ構造の説明図である。

【００６９】図１１において、図４のフォルダ情報テー
ブル４００を参照することによって１９９７年１０月１
０日には、「ｒｏｏｔ」の下に、「ゴミ箱」のフォルダ
１及び「進捗報告書」のフォルダ４が存在し、「進捗報
告書」のフォルダ４の下に、「プロジェクトＡ」のフォ
ルダ５及び「プロジェクトＣ」のフォルダ７が存在して
いたことが分かり、さらに図５のフォルダ履歴テーブル
５００を参照することによって１９９７年１０月１０日
には、現在は「１課内回覧」である名前のフォルダ３が
過去は「３課内回覧」という名前で「ｒｏｏｔ」の下に
存在していたこと、並びに現在は削除されているフォル
ダ６が「プロジェクトＢ」という名前で「進捗報告書」
のフォルダ４の下に存在していたことが分かる。

【００７０】図１２は、図９の処理によって復元表示さ
れた第２のフォルダ構造の説明図である。

【００７１】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図
５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによっ
て、１９９７年１１月０８日の「ｒｏｏｔ」以下のフォ
ルダ構造が、図１２に示すフォルダ構造であったことが
分かる。

【００７２】図１３は、図９の処理によって復元表示さ
れた第３のフォルダ構造の説明図である。

【００７３】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図
５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによっ
て、１９９８年０１月０５日の「ｒｏｏｔ」以下のフォ
ルダ構造が、図１３に示すフォルダ構造であったことが
分かる。

【００７４】図１４は、図９の処理によって復元表示さ
れた第４のフォルダ構造の説明図である。

【００７５】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図
５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによっ
て、１９９９年０１月０６日の「ｒｏｏｔ」以下のフォ
ルダ構造が、図１４に示すフォルダ構造であったことが
分かる。

【００７６】以下、図９のステップＳ９０８の文書デー
タリストの復元表示処理を図１５乃至図１７を用いて説
明する。

【００７７】図１５は、図９の処理によって復元表示さ
れた第１の文書データリストの説明図である。

【００７８】図９のステップＳ９０３において、復元表
示範囲を「ｒｏｏｔ」と設定し、ステップＳ９０４にお
いて、指定日時を１９９７年１１月３０日に設定した上
でフォルダ構造の復元表示が実行される（ステップＳ９
０５）と、図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５
のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって
文書データリストウィンドウ３００の右側に「３課内回
覧」であるフォルダ３を含むフォルダ構造を表示し（ス
テップＳ９０６）、「ｒｏｏｔ」内には文書データがな
いので、ステップＳ９１３に移る（ステップＳ９０
７）。ステップＳ９１３において、「３課内回覧」のオ
ープン指示があると１９９７年１１月３０日の「３課内
回覧」の下のフォルダ構造を表示し（ステップＳ９０
６）、「３課内回覧」の下にはフォルダがないので、
「３課内回覧」のフォルダのみ表示する。また、図７の
文書情報テーブル７００を参照すると、現在はフォルダ
３には文書データが存在しないことが分かる一方、図８
の文書履歴テーブル８００を参照すると、１９９７年１
１月３０日当時にはフォルダ３に「文書１」、「文書
２」、「文書３」、「文書４」及び「文書５」の各文書
データが存在していたことが分かる（ステップＳ９０
７）。

【００７９】これにより、１９９７年１１月３０日当時
の文書データリストが分かり、文書データリストウィン
ドウ３００の右側に１９９７年１１月３０日当時の文書
データリストを表示する（ステップＳ９０８）。

【００８０】図１６は、図９の処理によって復元表示さ
れた第２の文書データリストの説明図である。

【００８１】図４のフォルダ情報テーブル４００、図５
のフォルダ履歴テーブル５００、図７の文書情報テーブ
ル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照する
ことによって１９９７年１２月２２日の「ｒｏｏｔ」の
下の「３課内回覧」が保存していた文書データリスト
が、図１６に示す文書データリストであったことが分か
る。

【００８２】図１７は、図９の処理によって復元表示さ
れた第３の文書データリストの説明図である。

【００８３】図４のフォルダ情報テーブル４００、図５
のフォルダ履歴テーブル５００、図７の文書情報テーブ
ル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照する
ことによって１９９８年０１月１０日の「ｒｏｏｔ」の
下の「３課内回覧」の下の「１９９７」が保存していた
文書データリストが、図１７に示す文書データリストで
あったことが分かる。

【００８４】尚、上記本発明の第１の実施の形態におい
て、文書管理装置がバス１０２を介して他の文書管理装
置と接続されていてもよい。この場合、他の文書管理装
置は、文書データ、文書情報テーブル７００及び文書履
歴テーブル８００、並びにフォルダ、フォルダ情報テー
ブル４００及びフォルダ履歴テーブル５００を共用する
ので、他の文書管理装置も過去のフォルダ構造を復元表
示することができ、その結果、ユーザが他の文書管理装
置でも文書データを検索し、参照することができる。

【００８５】また、上記本発明の第１の実施の形態にお
いて、文書データ、文書情報テーブル７００及び文書履
歴テーブル８００、並びにフォルダ、フォルダ情報テー
ブル４００及びフォルダ履歴テーブル５００の各々は、
互いに別のハードディスクに保存されていてもよい。

【００８６】更に、上述した管理処理方法を実行するプ
ログラムを記憶した任意の記憶媒体が、文書管理装置に
上記プログラムを供給し、文書管理装置の不図示のコン
ピュータ、ＣＰＵ１０１又は不図示のＭＰＵのいずれか
１つが上記プログラムを実行してもよい。上記プログラ
ムを供給する記憶媒体としては、例えば、フロッピー
（登録商標）デイスク、ハードディスク、光ディスク、
光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、磁気
テープ、不揮発性のメモリカード、若しくはＲＯＭなど
がある。

【００８７】また上記コンピュータ、ＣＰＵ１０１又は
上記ＭＰＵのいずれか１つの代わりに、これらと同様の
作動をする不図示の回路が上述した実施の形態を実現し
てもよい。

【００８８】また、記憶媒体が供給する上記プログラム
は、上記コンピュータに挿入された不図示の機能拡張ボ
ードや上記コンピュータに接続された不図示の機能拡張
ユニットに備わる不図示のメモリに書き込まれた後、上
記機能拡張ボードや上記機能拡張ユニットに備わる不図
示のＣＰＵ等が上記プログラムの一部または全部を実行
してもよい。

【００８９】この他、上記コンピュータ上で稼働してい
るＯＳなどが上記プログラムの一部または全部を実行し
てもよい。

【００９０】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、請求項１記
載の文書管理装置、請求項６記載の文書管理方法及び請
求項１０記載の記憶媒体によれば、フォルダ構造の変更
履歴情報に基づいて指定日時のフォルダ構造を復元表示
するので、ユーザが文書データを保存した階層フォルダ
の場所を指定日時のフォルダ構造で記憶している場合で
も、階層フォルダを手繰ることによって文書データを検
索し、検索した文書データを参照することができる。

【００９１】請求項２記載の文書管理装置及び請求項７
記載の文書管理方法によれば、文書データの内容の変更
履歴情報に基づいて指定日時の文書データを復元表示す
るので、ユーザが文書データの内容を指定日時から変更
している場合でも、指定日時の文書データの内容を参照
することができる。

【００９２】請求項３記載の文書管理装置及び請求項８
記載の文書管理方法によれば、文書データの保存場所の
変更履歴情報に基づいて指定日時の階層フォルダ内の文
書データリストを復元表示するので、ユーザが文書デー
タの保存場所を指定日時から変更している場合でも、指
定日時の階層フォルダ内の文書データリストを用いて、
文書データを検索し、参照することができる。

【００９３】請求項４記載の文書管理装置によれば、通
信網を介して他の文書管理装置と接続されており、該他
の文書管理装置は、文書データ、文書データの内容の変
更履歴情報及び文書データの保存場所の変更履歴情報、
並びに階層フォルダ、フォルダ構造及びフォルダ構造の
変更履歴情報を共用するので、他の文書管理装置も指定
日時のフォルダ構造を復元表示することができ、その結
果、ユーザが他の文書管理装置でも文書データを検索
し、参照することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の概略
構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置
によって実行されるフォルダの管理処理のフローチャー
トである。

【図３】ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される文書デ
ータリストウィンドウの説明図である。

【図４】図１の文書管理装置のハードディスク１０５に
保存されたフォルダ情報テーブルの説明図である。

【図５】図１の文書管理装置のハードディスク１０５に
保存されたフォルダ履歴テーブルの説明図である。

【図６】図１の文書管理装置によって実行される文書デ
ータの管理処理のフローチャートである。

【図７】図１の文書管理装置のハードディスク１０５に
保存された文書情報テーブルの説明図である。

【図８】図１の文書管理装置のハードディスク１０５に
保存された文書履歴テーブルの説明図である。

【図９】図１の文書管理装置によって実行される指定日
時のフォルダ構造、文書データリスト及び文書データの
復元表示のフローチャートである。

【図１０】ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される復元
ダイアログの説明図である。

【図１１】図９の処理によって復元表示された第１のフ
ォルダ構造の説明図である。

【図１２】図９の処理によって復元表示された第２のフ
ォルダ構造の説明図である。

【図１３】図９の処理によって復元表示された第３のフ
ォルダ構造の説明図である。

【図１４】図９の処理によって復元表示された第４のフ
ォルダ構造の説明図である。

【図１５】図９の処理によって復元表示された第１の文
書データリストの説明図である。

【図１６】図９の処理によって復元表示された第２の文
書データリストの説明図である。

【図１７】図９の処理によって復元表示された第３の文
書データリストの説明図である。

【符号の説明】

１０１ＣＰＵ１０２バス１０３キーボード１０４マウス１０５ハードディスク１０６ＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置１０７スキャナ１０８ＲＯＭ１０９ＲＡＭ１１０ＣＲＴ１１１ＣＤ−ＲＯＭ３００文書データリストウィンドウ４００フォルダ情報テーブル５００フォルダ履歴テーブル７００文書情報テーブル８００文書履歴テーブル１０００復元ダイアログ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 17/30 ４１４Ｇ０６Ｆ 17/30 ４１４Ａ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを分類して保存する階層フォ
ルダを作成する作成手段と、前記文書データを前記階層
フォルダの１つに保存する保存手段と、前記階層フォル
ダのフォルダ構造を変更する変更手段とを備える文書管
理装置において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保
存する保存手段と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に
基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示
する表示手段とを備えることを特徴とする文書管理装
置。
【請求項２】前記文書データの内容を変更する変更手
段と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する
保存手段と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基
づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表
示する表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記
載の文書管理装置。
【請求項３】前記文書データの保存場所を前記階層フ
ォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更す
る変更手段と、前記文書データの保存場所の変更履歴情
報を保存する保存手段と、前記文書データの保存場所の
変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォ
ルダ内の文書データリストを復元表示する表示手段とを
備えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理
装置。
【請求項４】前記文書管理装置が通信網を介して他の
文書管理装置と接続されており、該他の文書管理装置
は、前記階層フォルダ、前記フォルダ構造及び前記文書
データを共用することができるように構成されているこ
とを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の
文書管理装置。
【請求項５】前記表示手段は、指定日時を設定するよ
うに構成されていることを特徴とする請求項１乃至４の
いずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項６】文書データを分類して保存する階層フォ
ルダを作成する作成工程と、前記文書データを前記階層
フォルダの１つに保存する保存工程と、前記階層フォル
ダのフォルダ構造を変更する変更工程とを有する文書管
理方法において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保
存する保存工程と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に
基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示
する表示工程とを有することを特徴とする文書管理方
法。
【請求項７】前記文書データの内容を変更する変更工
程と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する
保存工程と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基
づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表
示する表示工程とを有することを特徴とする請求項６記
載の文書管理方法。
【請求項８】前記文書データの保存場所を前記階層フ
ォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更す
る変更工程と、前記文書データの保存場所の変更履歴情
報を保存する保存工程と、前記文書データの保存場所の
変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォ
ルダ内の文書データリストを復元表示する表示工程とを
有することを特徴とする請求項６又は７記載の文書管理
方法。
【請求項９】前記表示工程において、指定日時が設定
されることを特徴とする請求項６乃至８のいずれか１項
に記載の文書管理方法。
【請求項１０】文書管理方法によって実行されるプロ
グラムを記憶した読み出し可能な記憶媒体において、前
記プログラムは、文書データを分類して保存する階層フ
ォルダを作成する作成モジュールと、前記文書データを
前記階層フォルダの１つに保存する保存モジュールと、
前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更モジュ
ールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保
存モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基
づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示す
る表示モジュールとを記憶したことを特徴とする記憶媒
体。