JPH02171865A - 承認情報表示装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子化された文書の取り扱いに利用するに適す
る。本発明は公式文書にみられるような権限を与えられ
た者による承認が重要な意味を持つ電子化文書の承認情
報表示方式に関する。

〔概要〕

本発明は承認された電子化文書の承認情報を表示する承
認情報表示方式において、 承認印章を電子化して登録しておき、承認済みの電子化
文書に付加し承認情報として表示することにより、 検索した文書の承認情報を画面上で簡単に確認できるよ
うにしたものである。

〔従来の技術〕

従来、電子化文書の承認情報の表示方式は、電子化文書
を用紙に出力し、その用紙に承認者が印章を押して承認
情報を表示するか、承ｊ忍者が人力した印章イメージな
どの承認情報を電子化文書とともに格納しておき表示す
るか、パスワードや■Ｄカードなどで権限を与えられた
承認者が人力した氏名や所属部門などを文字で特定の領
域に承認情報として表示していた。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上述した従来の電子化文書の承認情報の表示方式は次の
ような欠点がある。

（１）用紙に印章を押す方式では、用紙に出力する度に
印章を押す必要があり、また、電子化文書を画面上に表
示しているときに承認されたものであるか否かの承認情
報が分らないために、容易に、かつ部数に制限なく文書
を用紙に出力でき、検索した文書内容を画面上で簡単に
確認できるなどの電子化文書の利点が生かされない。さ
らに、印章を押した用紙をコピーして使用することが認
められない場合がある。

（２）電子化文書と承認情報とを格納しておく方式では
、電子化文書に修正が加えられた場合、無意味な承認情
報が残り、承認済みでないものを承認済みのように見せ
る。

（３）　　承認情報を文字で表示する方式は、それを用
紙や画面に表示したときに承認済みなのか否かが一見し
て分らない。

本発明はこのような欠点を除去するもので、検索した文
書の承認情報を画面上で簡単に確認できる方式を提供す
ることを目的とする。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明は、承認者が承認した承認済文書を記憶する手段
と、この文書を表示する手段とを備えた承認情報表示装
置において、あらかじめ人力された複数の承認者の印章
を個別に電子化して登録する手段と、この登録する手段
により登録された印章を承認者別に記憶する電子化印章
承認者記憶部とを設け、操作により表示指示された文書
を上記記憶する手段から読出して表示形成に変換する表
示形式変換手段と、この表示指示された文書から承認者
の識別子を抽出する承認者識別子抽出手段と、この抽出
手段により抽出された承認者に対応する印章を上記電子
化印章選別手段（、！部から選別する電子化印章選別手
段とを備え、上記表示する手段には、上記選別手段によ
り選別された印章を表示文書に合成する手段を含むこと
を特徴とする。

〔作用〕

印章登録手段により入力された印章を承認者別に登録し
ておく。承認者識別子抽出手段が指示された承認済みの
電子化文書から承認者の識別子を抽出し、この抽出され
た承認者の識別子に対応する電子化されて登録された印
章を電子化印章選別手段が選別する。また表示形式変換
手段が指示された電子化文書を表示形式に変換して、文
書表示手段がこの変換された表示形式に選別された電子
化印章を付加し、表示装置に表示する。

このように印章を電子化して登録し、承認済の電子化文
書に付加し承認情報として表示することにより、検索し
た文書の承認情報を画面上で簡単に確認することができ
、これに伴って電子化文書を用紙上に出力する度に印章
を押すことをなくし、また承認の効力が失われた文書に
承認情報を残すことをなくすことができる。

〔実施例〕

次に、本発明実施例を図面を参照して説明する。

第１図は本発明実施例の構成を示すブロック図である。

本発明実施例は、承認者の印章と識別子を入力する入力
手段（例えばイメージスキャナ）２と、あらかじめ人力
された複数の承認者の印章を個別に電子化して登録する
印章登録手段１と、電子化された承認者の印章と識別子
とを対にして格納する電子化印章承認者記憶部３と、人
力された文書を特定する識別子の指示に従い承認済みの
電子化文書の記憶の内容から承認者識別子を抽出し格納
する承認者識別子抽出手段４と、表示する電子化文書の
識別子を示す指示を承認者識別子抽出手段４に送出する
文書識別子指示手段５と、既に何らかの方法で承認済み
の電子化文書を文書識別子、承認者識別子および文書情
報を組として複数個格納する承認済電子化文書記憶部６
と、抽出された承認者識別子を格納する承認者識別子記
憶部７と、この承認者識別子記憶部７の承認者識別子と
電子化印章承認者記憶部３の承認者識別子との一致する
ものに対応した電子化印章を選別し、格納する電子化印
章選別手段８と、この電子化印章選別手段８により選別
された電子化印章を格納する電子化印章記憶部９と、文
書識別子指示に従い承認済みの電子化文書の記憶の内容
を画面や紙などに表示する形式に変換して格納する表示
形式変換手段１０と、この表示形式変換手段ＩＯにより
変換された文書表示形式を格納する文書表示形式記憶部
１１と、この文書表示形式記憶部１１・の印章表示部に
電子化印章記憶部９の電子化印章を付加して電子化文書
を表示させる文書表示手段１２と、文書表示手段１２に
より電子化文書を表示する表示装置１３とを備える。

第２図（ａ）は本発明実施例における承認者識別子と印
章を人力してから電子化して登録する印章がなくなるま
での動作の流れを示すフローチャート、同図（５）は本
発明実施例における表示する文書の識別子の入力から電
子化された印章を付加して文書を表示するまでの動作の
流れを示すフローチャートである。

第３図は本発明実施例の電子化印章承認者記憶部３の構
成内容を示しており、印章登録手段１により電子化され
た印章と承認者識別子との対で構成される。識別子は例
えばコード、氏名、関数へのパラメータなどで実現され
、承認者を特定することができる。

第４図は本発明実施例の承認済電子化文書記憶部６の構
成内容を示しており、複数のレコードで構成される。一
つのレコードは文書を特定する識別子と承認者を特定す
る識別子と文書内容を示す文書情報から構成される。

第５図は本発明実施例の承認者識別子記憶部７の内容を
示しており、承認者識別子抽出手段４により承認済電子
化文書記憶部６から抽出された承認者識別子を格納する
。

第６図は本発明実施例の電子化印章記憶部９の内容を示
しており、電子化印章選別手段８により電子化印章承認
者記憶部３から選別した電子化印章を格納する。

第７図は本発明実施例の文書表示形式記憶部１１の内容
を示しており、表示形式変換手段ｌＯにより承認済電子
化文書記憶部６の内容から変換した文書の表示形式を格
納する文章表示形式部と文書表示手段１２により電子化
印章記憶部９から取り出した印章を付加する印章表示部
から構成される。

次に第１図から第７図までを使用して、入力された印章
を電子化登録してから登録された電子化印章を承認情報
として電子化文書に付加して表示するまでの一連の動作
を説明する。

（１）第２図（ａ）の手順に従い、印章の登録が総て終
了するまで以下のことを繰り返す。印章登録手段１では
、結′ａ１４を通して入力手段２から入力された印章と
承認者識別子を電子化し、結線１５を通して第３図に示
す電子化印章承認者記憶部３に格納する。

（２）第２図ら）の手順に従い、承認者識別子抽出手段
４では、結線１６を通して入力された文書識別子指示手
段５の指示に従い、結線１７を通して第４図に示す承認
済電子化文書記憶部６の内容から承認者識別子を抽出し
、結線１８を通して第５図に示す承認者識別子記憶部７
に格納する。

電子化印章選別手段８では、結線１９を通して入力され
た承認者識別子記憶部７の承認者識別子と、結線２０を
通して人力された電子化印章承認者記憶部３の承認者識
別子とで一致するものに対応した電子化印章を結線２１
を通して第６図に示す電子化印章記憶部９へ格納する。

表示形式変換手段１０では、結線２２を通して入力され
た文書識別子指示手段５の指示に従い、結線２３を通し
て入力された承認済電子化文書記憶部６の内容を表示形
式に変換し、結線２４を通して第７図に示す文書表示形
式記憶部１１の文書表示形式部に格納する。

文書表示手段１２では、結線２５を通して人力された文
書表示形式記憶部１１の印章表示部に、結線２６を通し
て入力された電子化印章記憶部９の電子化印章を付加し
、結線２７を通して表示装置１３に表示する。

上述した（１）および（２）の動作を行うことにより、
入力された印章を電子化して登録し、承認済みの電子化
文書に付加し、承認情報として表示することができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明によれば、印章を電子化して
登録し、承認済の電子化文書に付加し承認情報として表
示することにより、下記の効果がある。

（１）検索した電子化文書を画面や紙に表示したときに
、承認済みか否かを即時かつ簡単に知ることができる。

（２）承認情報の効力が失われた電子化文書に無意味な
承認情報が残らない。

（３）さらに、電子化文書を用紙に出力する度に印章を
押す必要がない。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明実施例の構成を示すブロック図。 第２図（ａ）、（５）は本発明実施例の動作の流れを示
すフローチャート。 第３図は本発明実施例の電子化印章承認者記憶部の構成
を示す図。 第４図は本発明実施例の承認済電子化文書記憶部の構成
を示す図。 第５図は本発明実施例の承認者識別子記憶部の構成を示
す図。 第６図は本発明実施例の電子化印章記憶部の構成を示す
図。 第７図は本発明実施例の文書表示形式記憶部の構成を示
す図。 ｌ・・・印章登録手段、２・・・人力手段、３・・・電
子化印章承認者記憶部、４・・・承認者識別子抽出手段
、５・−・文書識別子指示手段、６・・・承認済電子化
文書記憶部、７・・・承認者識別子記憶部、８・・・電
子化印章選別手段、９・・・電子化印章記憶部、１０・
・・表示形式変換手段、１１・・・文書表示形式記憶部
、１２・・・文書表示手段、１３・・・表示装置。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、承認者が承認した承認済文書を記憶する手段と、 この文書を表示する手段と を備えた承認情報表示装置において、 あらかじめ入力された複数の承認者の印章を個別に電子
   化して登録する手段と、 この登録する手段により登録された印章を承認者別に記
   憶する電子化印章承認者記憶部と を設け、 操作により表示指示された文書を上記記憶する手段から
   読出して表示形式に変換する表示形式変換手段と、 この表示指示された文書から承認者の識別子を抽出する
   承認者識別子抽出手段と、 この抽出手段により抽出された承認者に対応する印章を
   上記電子化印章承認者記憶部から選別する電子化印章選
   別手段と を備え、 上記表示する手段には、上記選別手段により選別された
   印章を表示文書に合成する手段を含むことを特徴とする
   承認情報表示装置。