JPH03231380A - 登録済み文書の自動追加機能を有する電子フアイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 り束上度■几分立 この発明は、パーソナルコンピュータやオフィスコンピ
ュータ、ワードプロセッサ、ＤＴＰ　（デスク・トップ
・パブリッシング）、ＤＰＳ　（データ・プロセッシン
グ・システム）、その他各種の文書登録機能を備えた電
子ファイリングシステムの改良に係り、特に、登録済み
文書の自動追加機能を付加することによって、編集時の
処理能率を向上させた情報処理装置に関する。

捉】４１１敬 一般に、パーソナルコンピュータ等の電子ファイリング
装置では、作成した文書を登録して保存し、必要に応じ
て読出す機能、いねゆる文書登録機能が付加されている
。

この登録機能によって光ディスクその他の大容量の記憶
手段に登録さ九た文書は、その後に内容を追加する、と
いう必要が実際上しばしば発生する。

ここで、従来の文書登録機能を備えた電子ファイリング
システムについて、その要部構成を説明する。

第７図は、従来の電子ファイリング装置について、その
要部構成の一例を示す機能ブロック図である。図面にお
いて、１は表示装置、２は中央処理装置、３はキーボー
ド、４はイメージスキャナ、５はイメージメモリ、６は
光デイスク装置、７は磁気ディスク装置、８は印刷装置
を示す。

例えば、イメージスキャナ４によって読込まれたイメー
ジは、−旦イメージメモリ５に記憶され、編集処理され
た後、光デイスク装置６や磁気ディスク装置７へ転送さ
れて、文書単位で登録される。

このようにして、文書単位で登録された文書。

すなわち登録済み文書に、新たな内容を追加する必要が
生じたときは、光デイスク装置６や磁気ディスク装置７
から読出されて、イメージメモリ５に記憶されると共に
、その内容が表示袋Ｗ１の画面上に表示される。

ここで、従来から行われている登録済み文書の追加方法
について説明する。

従来の追加方法としては、大別して次の２つの方法が知
られている。

第一の追加方法は、次の５つの手順で実行される。

まず、第１の手順で、追加記入したい登録文書を出力す
る。

次に、第２の手順で、出力した文書に手書きで記入する
。

その後、第３の手順で、ファイリングで追加登録したい
文書を検索する。

さらに、第４の手順で、追加登録するページの文書を削
除する。

最後に、第５の手順で、手書きで記入した原稿をスキャ
ナで読込み、削除したページに登録する。

先の第７図のブロック図では、表示装置１の画面上に表
示された内容が所望の文書（該当するページ）であれば
、イメージメモリ５のイメージデータを印刷装置！８へ
出力して、その文書のハードコピーを作成する（第１の
手順）。

このハードコピーの所定の位置に、必要とする内容を手
書きによって追加記入（あるいは削除）する（第２の手
順）。

そして、ファイリングシステムにおける該当する文書を
検索しく第３の手順）、その文書の該当するページの部
分を削除する（第４の手順）。

その後、再びイメージスキャナ４によって読込み、光デ
イスク装置６や磁気ディスク装置７の先の削除したペー
ジへ記憶させる（第５の手順）。

以上の第１から第５の手順の処理によって、登録済み文
書の所望ページに、手書きの文書が追加される。

また、第二の追加方法は、次の７つの手順で実行される
。

最初に、第１の手順で、追加記入したい登録文書を出力
する。

第２の手順で、出力した文書に手書きで記入する。

第３の手順で、ファイリングで追加登録したい文書を検
索する。

第４の手順で１手書きで記入した原稿をスキャナで読込
み、追加記入したエリアを切出す。

そして、第５の手順で、削除したページの文書を表示し
、先の第４の手順で切出した範囲を合成する。

その後、第６の手順で、追加登録するページの次に、先
の第５の手順で合成したイメージを登録する。

最後に、第７の手順で、追加登録するページの文書を削
除する。

この第二の追加方法も、第１から第３の手順は、先の第
一の追加方法と同様であり、第４から第７の手順が異な
っている。

第７図のブロック図に関連して説明すると、ハードコピ
ーの所定の位置に、必要とする内容を手書きによって追
加記入あるいは削除（第２の手順）した後、その原稿を
再びイメージスキャナ４によって読込み、追加記入した
エリアのイメージデータを切出し、イメージメモリ５の
所定のエリアに記憶させておく（第４の手順）。

次に、先の第１の手順でイメージメモリ５に記憶させて
おいたイメージデータを、表示装置１の画面上に表示さ
せ、削除したページの文書を表示し、第４の手順で切出
した範囲のイメージデータと合成する（第５の手順）。

追加登録するページの次に、先の第５の手順で合成した
イメージデータを追加登録する（第６の手Ｊｌ［）。

その後、追加９．録するページの文書を削除し、光ディ
スク装誼６や磁気ディスク装置７へ転送して登録する（
第７の手＋１１ｉ）。

以上の第１から第７の手順によって、所望文書の該当す
るページに、新たな内容が追加される。

ところが、この第二の追加方法の場合には、全ての処理
が手作業によって実行される。

そのため、この従来の第二の追加方法では、登録済み文
書の追加操作が面倒であり、操作能率が低下する、とい
う不都合があった。

が解　しようとする課 この発明では、従来の電子ファイリング装置におけるこ
のような不都合、全てを手作業で行う必要があるために
、登録済み文書へ追加・削除等を行う操作が面倒である
。という不都合を解決し、操作性の良い電子ファイリン
グ装置を提供することを目的とする。

具体的にいえば、従来の第二の追加方法を改良して、第
３から第７までの手作業を自動的に実行する構成を実現
することにより、登録済み文書への追加時における操作
能率を向上させることを目的とする。

を　　するための この発明では、 イメージスキャナと、文書登録手段と、登録済み文書検
索手段とを具備し、登録済み文書の追加機能を備えた電
子ファイリングシステムにおいて、登録済み文書の追加
登録モード設定手段と、登録済み文書の自動追加登録モ
ード設定手段と、文書フォーマットが登録される文書フ
ォーマット記憶手段と、 該文書フォーマットに従って入力された文書が登録され
る文書記憶手段と、 文書検索手段１こよって検索された登録済み文書を出力
する印刷手段と、 該印刷手段によって出力された文書から読込まれたイメ
ージデータのマークや文書番号情報等を識別する文書情
報識別手段。

とを備え、 追加登録モードが設定された状態で、前記文書検索手段
によって検索された登録済み文書を印刷手段によって出
力し、 自動追加登録モードが設定された状態で、イメージスキ
ャナから読込まれた前記登録済み文書の追加エリアのイ
メージデータを切出して追加登録するように構成してい
る。

末−凰一貫 次に、この発明の電子ファイリング装置について、図面
を参照しながら、その実施例を詳細に説明する。

すでに述べたように、この発明の電子ファイリング装置
では、従来の第二の追加方法を改良して、その第３から
第７までの手順の作業が自動的に実行できるように構成
している。

自動化のために必要な機能は、文書の追加登録機能であ
るが、その前提として、文書フォーマットの登録作業と
文書の登録作業とを行い、その後に文書の追加登録作業
を行う必要がある。

理解を容易にするために、最初に、この発明の登録済み
文書の自動追加機能を有する電子ファイリング装置で使
用するのに好適な出力文書の一例について説明する。

第２図は、この発明の電子ファイリング装置において、
追加登録モードにおける出力の一例を示す図である。図
面において、Ａは固定フォーマットエリア、Ｂは前回追
加した文字エリア、Ｃは登録している文書の最後のペー
ジに付けられる登録文書の登録番号エリア、ＤとＥは上
下逆転入力判定用マーク、Ｆは追加記入する最初の位置
に設けられた日付は印刷エリア、Ｇは追加記入した範囲
をマークするための目盛エリア、Ｈは追加記入エリアの
最初の位置を示す位置マークである。

この発明の電子ファイリング装置では、手書き入力を行
うために追加登録モードを設定して、この第２図に示す
ように、登録済みの文書を出力する。

この出力では、文書の最後のページに付けられた登録文
書の登録番号と、追加記入する最初の位置に設けられた
日付け（印刷エリアＦ）と、追加記入した範囲をマーク
するための目盛（エリアＧ）と、追加記入エリアの最初
の位置を示す位置マーク（Ｈ）とが付加されている。

なお、固定フォーマット（エリアＡ）と、すでに前回追
加された文字があるときは、追加文字エリアＢに手書き
されている。

この第２図の文書を印刷した後、必要な文字を追加する
。

第３図は、この発明の電子ファイリング装置における記
入例を示す図である。図面における符号は第２図と同様
であり、また、「××・・・・・・××」は今回追加記
入した文字列、Ｊは追加記入エリアの最後の位置を示す
位置マークである。

手書き入力に際しては、この第３図に示すように、日付
け（印刷エリアＦ）＠に、今回追加登録を行った年月日
を記入し、その後に、ｒ××・・・・・・ＸＸＪのよう
に、今回追加記入したい文字を書込み、その最後の位置
に対応する目盛（エリアＧ）欄に、追加記入エリアの最
後の位置を示す位置マーク（Ｊ）を付ける。

以上の一連の作業によって、追加記入を行う登録済み文
書の出力と、文書への追加記入の手作業が終了する（第
１と第２の手順）。

次に、この第３図の文書を登録するために、自動追加登
録モードを設定して１手書き記入済みの文書（原稿）を
スキャナにセットし、登録済み文書の自動追加登録処理
を行う。

このような自動追加登録を行うために、文書フォーマッ
トを登録する。すなわち、先の第２図や第３図で説明し
たような文書を出力するためには、その文書のフォーマ
ットを登録しておく必要がある。

まず、登録したい文書のフォーマットをエディタで作成
し、あるいはスキャナで読込む。

次に、追加記入する範囲を指定する。

この場合に、追加記入する文字数が多くて、１ページに
収まらない場合も想定されるので、２頁以降に使用する
フォーマットをエディタで作成し、あるいはスキャナで
読込み、同様に、追加記入するエリアを指定する。

以上の作業によって、文書フォーマットの登録作業が終
了し、第２図や第３図のようなフォーマットの文書を出
力することが可能になる。

次に文書の登録を行う。この文書は、追加記入の対象と
される文書である。

最初に、登録する文書のフォーマットを選択し、選択さ
れた文書フォーマットを表示する。

この表示状態で、文書フォーマットに従って入力が必要
な位置に文字を入力する。

入力が終了すると、その文書の登録を実行する。

以上の作業によって、追加記入の対象となる文書の登録
が終了する。

その後に、追加記入の対象としたい登録済み文書につい
て検索して、第２図のようなフォーマットの文書を出力
し、第３図のように必要な個所へ手書きで記入する。

以上に説明したこの発明の電子ファイリング装置による
登録済み文書の自動追加登録は、次の第１図の機能によ
って実現される。

第１図は、この発明の登録済み文書の自動追加機能を有
する電子ファイリング装置について、その要部構成の一
実施例を示す機能ブロック図である。図面における符号
は第７図と同様であり、また、１１は追加登録モード設
定手段、１２は自動追加登録モード設定手段、１３はモ
ード情報記憶手段、１４は追加登録制御部、１５は上下
逆転入力判定用マークＤ、Ｅの検出手段、１６は追加記
入エリアの最初の位置を示す位置マークＨの検出手段、
１７は追加記入エリアの最後の位置を示す位置マークＪ
の検出手段、１８は登録文書の文書番号識別手段、１９
は文書フォーマットの登録エリア、２０は文書の登録エ
リア、２１は登録済み文書検索手段を示す。

この第１図のブロック図で、追加登録モード設定手段１
１と自動追加登録モード設定手段１２は。

キーボード上のファンクションキーを割当てることがで
きる。

モード情報記憶手段１３は、モード設定手段１１．１２
によって設定されたモードの状態を保持し、追加登録制
御部１４へ通知する。

追加登録制御部１４は、追加登録モードや自動追加登録
モードが設定された状態で、後出の第４図から第６図の
フローに従って自動追加登録に必要な制御を司る機能を
有している。この制御部１４は、プログラムによるソフ
ト的制御手段で構成することも可能であり、必ずしも独
立したハードで構成する必要はない。

上下逆転入力判定用マークＤ、Ｅの検出手段１５と、追
加記入エリアの最初の位置を示す位置マークＨの検出手
段１６と、追加記入エリアの最後の位置を示す位置マー
クＪの検出手段１７は、イメージメモリ５上に記憶され
た追加対象の文書のイメージデータについて、それぞれ
のマークを検出する機能を有している。

登録文書の文書番号識別手段１８は、ＯＣＲ等からなり
、文書番号を識別する。

文書フォーマットの登録エリア１９と、文書の登録エリ
ア２０は、追加記入や新規文書の編集時に、光ディスク
等から呼込まれて、文書フォーマットと登録済み文書が
記憶され、必要に応じて参照される。

登録済み文書検索手段２１は、文書番号によって登録済
み文書の検索を行う機能を有している。

次に、この発明の電子ファイリング装置について、フロ
ーチャートを参照しながら、登録済み文書の追加記入の
処理について説明する。

まず、文書フォーマットの登録について述べる。

第４図は、この発明の電子ファイリング装置について、
文書フォーマットの登録時の主要な処理の流れを示すフ
ローチャートである。図面において、＃１〜＃１０はス
テップを示す。

ステップ＃１で、フォーマットを登録するために、登録
対象にする文書の最初のページを登録し、入力方法につ
いて選択する。

次のステップ＃２で、選択された入力方法が、スキャナ
であるかエディタであるかについて判断する。

もし、スキャナが選択されていれば、ステップ＃３へ進
み、原稿を読込む。

また、エディタが選択されていれば、ステップ＃４へ進
んで、原稿を作成する。

その後、ステップ＃５へ進み、追加記入する範囲を指定
する。

以上のステップ＃１〜＃５の処理によって、登録する文
書の最初のページのフォーマットが登録される。

次に、ステップ＃６で、同様に、２頁以降に使用するフ
ォーマットについて登録するために、入力方法について
選択する。

次のステップ＃７で、選択された入力方法が、スキャナ
であるかエディタであるかについて判断し、スキャナが
選択されていれば、ステップ＃８へ進んで、原稿を読込
み、また、エディタが選択されていれば、ステップ＃９
へ進んで、原稿を作成する。

その後、ステップ＃１０へ進み、追加記入する範囲を指
定する。

以上のステップ＃６〜＃１０の処理によって。

登録する文書の２ページ以降のフォーマットが登録され
る。

このように、この発明の電子ファイリング装置では、登
録する文書の最初のページについて、そのフォーマット
をスキャナで読込み、あるいはエディタで作成し、その
後に、追加記入するエリアを指定する。

次に、同様に、２頁以降に使用するフォーマットをスキ
ャナで読込み、あるいはエディタで作成した後、追加記
入するエリアを指定する。

以上のステップ＃１〜＃１０の処理によって、文書フォ
ーマットの登録作業が終了する。

次に、文書の登録を行う。

第５図は、この発明の電子ファイリング装置について、
文書登録時の主要な処理の流れを示すフローチャートで
ある。図面において、＃１１〜＃１４はステップを示す
。

ステップ＃１１で、登録する文書のフォーマットを選択
する。

ステップ＃１２で１選択された文書フォーマットを表示
する。

ステップ＃１３で、文書フォーマットに従って入力が必
要な位置に文字を入力する。

ステップ＃１４で、文書の登録を実行する。

以上のステップ＃１１〜＃１４の処理によって、文書の
登録作業が終了する。

以上のような手順で登録された文書について、追加記入
等を行いたいときは、次の手順によって行う。

この発明の電子ファイリング装置でも、第１の手順で、
追加記入したい登録文書を出力する点と、第２の手順で
、出力した文書に手書きで記入する点は、従来の第二の
追加方法と共通である。

そして、それに続く第３から第７までの手順が自動的に
実行できる点に特徴を有している。

第６図は、この発明の電子ファイリング装置について、
文書の追加登録時の主要な処理の流れを示すフローチャ
ートである。図面において、＃２１〜＃２３と、＃３１
〜＃４０はステップを示す。

ステップ＃２１で、追加登録する文書を検索する。

ステップ＃２２で５手書き入力のために、登録している
文書を追加登録モードで出力する。

この追加登録モードの出力では、先の第２図で説明した
ように、登録している文書の最後のページに登録文書の
登録番号、上下逆転入力判定用マ一り、追加記入する最
初の位置に日付け、追加記入した範囲をマークするため
の目盛と、追加エリアの最初の位置にマークを付けて出
力する。

出力が終了すると、検索を終了し、次のステップ＃２３
で、第３図のように、追加記入を行う。

以上のステップ＃２１〜＃２３は、登録済み文書の検索
と出力の処理であり、従来と同様に手作業によって行わ
れる。その後に、自動追加登録の処理が実行される。

ステップ＃３１で、自動追加登録モードを設定する。

ステップ＃３２で、先に手書き記入が終了した原稿をス
キャナにセットして読込む。

ステップ＃３３で、読込んだ原稿が上下逆転していない
かどうか、上下逆転入力判定用のマーク（第３図のマー
クＤ、Ｅ）を調べて、原稿のセット状態を確認する。も
し、正常にセットされていなければ、その旨を警告する
。

ステップ＃３４で、登録文書の登録番号を書いた位置（
第３図のエリアＣ）をＯＣＲ機能によって文字を認識す
る。

ステップ＃３５で、ＯＣＲ機能で認識した登録番号によ
り、追加登録する文書を検索する。

ステップ＃３６で、追加記入した範囲を示すための目盛
のマーク（第３図のＨ，Ｊ）を調べ、追加記入した範囲
を認識し、次のステップ＃３７で、その範囲を切出す。

ステップ＃３８で、先のステップ＃３５で検索した文書
の最後のページに、先のステップ＃３７で切出したイメ
ージを合成して表示する。

ステップ＃３９で、合成元のページと切出したイメージ
データとの関係（切出したイメージを合成元の副ページ
として登録する）について登録する。

ステップ＃４０で、切出したイメージデータを光ディス
ク等の文書記憶手段に登録して、追加登録の処理を終了
する。

以上のステップ＃３１〜＃４０の処理によって。

文書の自動追加登録が終了する。

以上のように、この発明の電子ファイリング装置では、
出力した文書に追加記入した後は、単にスキャナにセッ
トするだけで、登録済みの文書へ追加登録することが可
能になる。

すなわち、従来の第二の追加方法では、第１から第７ま
での手順の全ての処理を、手作業によって実行していた
が、この発明の電子ファイリング装置によれば、第３か
ら第７までの手順の処理を自動的に実行することができ
る。

なお、第１図の実施例では、イメージメモリ上のデータ
について、そのマーク等の位置を検出することにより、
追加エリア等を判断する場合について説明した。

しかし、スキャナにセットされた追加記入済みの文書に
ついて、直接ＯＣＲ等によってマーク等の位置を検出す
ることも可能であり、必ずしも実施例の場合に限定され
るものではない。

災班夏免果 この発明の電子ファイリング装置によれば、第１に、文
書フォーマットの登録時に、予め追加記入する範囲を指
定しているので、追加記入した範囲を迅速かつ正確に認
識することが可能になる。

第２に、追加操作によって記入した範囲だけを元データ
と合成して登録する際には、追加したエリアのみを登録
するように処理しているので、登録容量が少なくて済む
と共に、最初に追加記入したイメージはコピーされず、
オリジナルのままの状態であるから読易い。

第３に、文書（イメージ）に追加記入するために出力す
る際、上下逆転入力判定用のマークを付けて出力し、読
込み時にそのマークを調べることによって文書の状態を
認識しているので、原稿が上下逆方向にセットされてい
ても、正常な処理が可能になる。

第４に、同じく文書（イメージ）に追加記入するために
出力する際、追加記入する最初の位置にその処理した年
月日等を記入する日付は欄を設けて出力しているので、
いつ原稿に追加したかを判断することができる。

第５に、同じく文書（イメージ）に追加記入するために
出力する際、追加記入した範囲を示すための目盛り等の
目印を付けて出力しているので、追加記入した範囲を正
確に指定することができると共に、追加記入した範囲を
迅速かつ正確に認識することが可能になる。

第６に、同じく文書（イメージ）に追加記入するために
出力する際、追加記入した範囲を示すために付けられた
目盛り等の目印に、追加記入する最初の位置をマークし
て出力しているので、最後の位置にマークのみを記入す
ればよい。

第７に、同じく文書（イメージ）に追加記入するために
出力する際、登録文書の登録番号を付けて出力し、追加
登録するとき、その登録番号をＯＣＲ機能を使用して認
識することによって、追加登録する文書を自動的に検索
することが可能になる、等の多くの優れた効果が奏せら
れる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、この発明の登録済み文書の自動追加機能を有
する電子ファイリング装置について、その要部構成の一
実施例を示す機能ブロック図。 第２図は、この発明の電子ファイリング装置において、
追加登録モードにおける出力の一例を示す図、 第３図は、この発明の電子ファイリング装置における記
入例を示す図、 第４図は、この発明の電子ファイリング装置、について
、文書フォーマットの登録時の主要な処理の流れを示す
フローチャート、 第５図は、この発明の電子ファイリング装置について、
文書登録時の主要な処理の流れを示すフローチャート、 第６図は、この発明の電子ファイリング装置について、
文書の追加登録時の主要な処理の流れを示すフローチャ
ート。 第７図は、従来の電子ファイリング装置について、その
要部構成の一例を示す機能ブロック図。 図面において、１１は追加登録モード設定手段、１２は
自動追加登録モード設定手段、１３はモード情報記憶手
段、１４は追加登録制御部、１５は上下逆転入力判定用
マークＤ、Ｅの検出手段、１６は追加記入エリアの最初
の位置を示す位置マーりＨの検出手段、１７は追加記入
エリアの最後の位置を示す位置マークＪの検出手段、１
８は登録文書の文書番号識別手段、１９は文書フォーマ
ットの登録エリア、２０は文書の登録エリア、２１は登
録済み文書検索手段。 身 ５ 閉

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 イメージスキャナと、文書登録手段と、登録済み文書検
   索手段とを具備し、登録済み文書の追加機能を備えた電
   子ファイリングシステムにおいて、 登録済み文書の追加登録モード設定手段と、登録済み文
   書の自動追加登録モード設定手段と、 文書フォーマットが登録される文書フォーマット記憶手
   段と、 該文書フォーマットに従つて入力された文書が登録され
   る文書記憶手段と、 文書検索手段によつて検索された登録済み文書を出力す
   る印刷手段と、 該印刷手段によつて出力された文書から読込まれたイメ
   ージデータのマークや文書番号情報等を識別する文書情
   報識別手段、 とを備え、 追加登録モードが設定された状態で、前記文書検索手段
   によつて検索された登録済み文書を印刷手段によつて出
   力し、 自動追加登録モードが設定された状態で、イメージスキ
   ャナから読込まれた前記登録済み文書の追加エリアのイ
   メージデータを切出して追加登録することを特徴とする
   電子ファイリング装置。