JPH0335351A - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は、承認印の捺印を電子的に行う文書処理シス
テムに関する。

（従来の技術） 文書の承認行為の一形態として、承認印の捺印が知られ
ている。この捺印行為は、文書（文書本体）をワードプ
ロセッサなどの文書処理システムで作成するようになっ
ても、手作業で行われるのが一般的であった。そこで、
承認印の捺印も文書処理システムにおいて電子的に行え
ることが要求されている。

さて、文書処理システムにおいて承認印を電子的に捺印
する機能を実現しようとすると、次の■、■の要素を持
つ方式が考えられる。

■承認印はイメージとして作成してデータベースに登録
し、そのイメージの作成、変更、登録、削除といった作
業に対してはパスワード等の手段を用いて成る特定の限
られた人のみが行えるようにする。

■文書内に承認印を押すときには、上記■で作成登録し
ておいた承認印イメージを用いて文書内の承認印欄に貼
り込む。但し、■において各々の承認印イメージ毎にパ
スワードを付加し、そのパスワードが割当てられた特定
の個人以外は該当する承認印イメージが使用できないよ
うにする。

ところで、近年の文書処理システムでは、イメージのコ
ピー等を画面上で簡単に行うことができるようになって
いる。また、高密度のイメージスキャナを用いて印刷物
から所望のイメージを文書処理システム内に読み込み、
画面上で切り貼りすることも可能である。したがって上
記の方式では、承認印イメージが貼り込まれた（即ち承
認印が電子的に捺印された）画面上の文書から承認印イ
メージを切り出してコピーしたり、承認印が電子的に捺
印された印刷文書から承認印のイメージをイメージスキ
ャナによって文書処理システムに読み込み、画面上で必
要イメージを切り出した後に文書内の承認印欄に貼り込
むことが不特定多数の人によって行われる虞がある。

（発明が解決しようとする課題） 上記したように従来は、承認印を用いた文書の承認行為
を文書処理システムで実現するために、この承認行為に
必要な承認印イメージの作成と作成した承認印イメージ
を用いた文書内の承認印欄への貼り込みを、パスワード
を用いて特定の個人だけが行えるようにしても、文書処
理システムが持つコピー機能、イメージ作成機能、イメ
ージ入力機能および入力イメージを切り貼りする機能を
利用することにより、不特定多数の人が他の文書（承認
印が電子的に捺印された画面上の文書または印刷文書）
から承認印イメージをコピーしたり、偽の承認印イメー
ジを作成して、画面上で文書内の承認印欄に偽の承認印
を捺印することができるという問題があった。

この発明は上記事情に鑑みてなされたものでその目的は
、承認印を用いた文書の承認行為の電子化が図れ、しか
も偽の承認印イメージを作成したり、承認印が電子的に
捺印された印刷文書からイメージスキャナによって承認
印イメージを切り出したとしても、この種の承認印イメ
ージを用いて電子的な捺印を行うことが確実に防止でき
る文書処理システムを提供することにある。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） この発明は、承認印イメージが登録される承認印イメー
ジデータベースと、この承認印イメージデータベースに
登録する承認印イメージを第１の条件による保護のもと
で作成する承認印イメージ作成手段と、上記承認印イメ
ージデータベースに登録されている承認印イメージのみ
が配置可能な文書構造内の承認印用領域を定義する承認
印用領域定義手段と、上記文書構造内の承認印用領域に
、承認印イメージデータベースに登録されている承認印
イメージを第２の条件による保護のもとで配置する承認
印捺印手段と、上記承認印イメージ以外のイメージが画
面上で上記承認印用領域に表示されるのを抑止すると共
に、承認印イメージを対象とするコピー操作を抑止する
第１の承認印保護手段と、文書の印刷出力に際し、上記
承認印イメージ以外のイメージが承認印用領域内に印刷
されることを抑止する第２の承認印保護手段とを設けた
ことを特徴とするものである。

（作　用） 上記の構成によれば、承認印用領域には、承認印イメー
ジデータベースに登録されている承認印イメージだけし
か配置できず、しかも承認印イメージの配置は第２の条
件（例えば同イメージに付されるパスワード）の保護の
もとで行われる。

即ち上記の構成によれば、承認印イメージデータベース
内の承認印イメージを用いて承認印用領域に承認印を電
子的に捺印する操作は、上記第２の条件を満たす人（特
別の権限を有する人）に限られ、また第３者が偽の承認
印イメージを作成しても、第１の条件（例えばパスワー
ド）を満たさない限りは承認印イメージデータベースに
登録されず、したがって正当な承認印イメージとしての
扱いを受けないため、このような偽の承認印イメージが
承認印用領域に配置される虞はない。このことは、印刷
文書からイメージスキャナによって承認印用領域のイメ
ージを読み取り、そこから承認印イメージを切り出して
利用しようとする場合にも同様である。また、承認印用
領域が定義された文書と偽の承認印イメージを画面表示
時または印刷出力時に合成しようとしても、偽の承認印
イメージが承認印用領域内に表示または印刷されること
が第１の承認印保護手段または第２の承認印保護手段に
よって抑止されるため、この点からも第３者による承認
印の捺印が行われる虞はない。

（実施例） 第１図はこの発明の一実施例に係る文書処理システムの
ブロック構成を示す。同図において、１１は承認印イメ
ージが登録される承認印イメージデータベース、１２は
承認印イメージデータベース１１に登録する承認印イメ
ージ（承認印イメージオブジェクト）を第１のパスワー
ドＰ１の保護のもとで第２のパスワードＰ２を付して作
成する承認印イメージ作成ツールである。承認印イメー
ジ作成ツール１２は、承認印イメージの作成の他に、パ
スワードｐｔの保護のもとて承認印イメージデータベー
ス１１への承認印イメージ登録、登録した承認印イメー
ジの変更並びに削除の機能を持つ。１３は各種文書が格
納される文書ファイル、１４は文書の作成・編集機能を
有する文書編集ツール、１５は文書編集ツール１４によ
って作成・編集される文書等の表示に供される表示モニ
タ、１６は図示せぬプリンタ機構を用いて文書等の印刷
を行う印刷ツールである。

文書編集ツール１４は、承認印イメージデータベース１
１に登録されている承認印イメージのみが配置可能な文
書構造内の承認印用領域（承認申開）１７をパスワード
ＰＩの保護のもとで定義する承認印用領域定義機構２１
と、承認印用領域定義機構２１によって定義された文書
構造内の承認印用領域１７に、承認印イメージデータベ
ース１１に登録されている承認印イメージを同イメージ
に付されているパスワードＰ２の保護のもとで配置する
承認印捺印機構２２とを有している。承認印用領域定義
機構２１は、承認印用領域１７の定義（設定、作成）の
他に、変更、削除の機能を持つ。文書編集ツール１４は
更に、各種イメージのコピーおよびペースト（貼り込み
）を行うためのコピー及ペース１機構２３と、文書等を
表示モニタ１５に表示するための管理を行う文書表示管
理機構２４と、コピー及ペース１機構２３による承認印
イメージのコピーを抑止（禁止）すると共に、正当な承
認印イメージ（承認印イメージデータベース１１に登録
されている承認印イメージ）以外のイメージ（印刷文書
等からイメージスキャナを用いて読み込んだ承認印イメ
ージや、特別の権限を持たない人が作成した承認印イメ
ージデータベース１１に登録不可能な偽の承認印イメー
ジ等）が文書表示管理機構２４によって承認印用領域１
７内に表示されることを抑止（禁止）する承認印保護機
構２５とを有している。また印刷ツール１Ｂは、正当な
承認印イメージ以外のイメージが承認印用領域１７内に
印刷されることを抑止（禁止）する承認印保護機構２Ｂ
を有している。

次に、第１図の構成の動作を第２図の流れ図を参照して
説明する。

まず承認印イメージ作成ツールＬ２は、ユーザからの指
示に応じ、パスワードＰ１の保：ｊｊＩ（パスワードＰ
ｌを用いたチエツク）のもとで指示された承認印イメー
ジ（承認印イメージオブジェクト）を作成し、第２図に
おいて符号■で示されるように、承認印芯、承認印イメ
ージ、およびユーザ指定のパスワード（或はユーザに予
め割り当てられたパスワード）Ｐ２の対から成る承認印
イメージ情報を承認印イメージデータベース１１に登録
する（ステップＳＬ）。ここで、パスワードｐｔを知ら
ないユーザからの指示は承認印イメージ作成ツール１２
において排除され、上記の承認印イメージ作成・登録は
行われない。

次に文書編集ツール１４の承認印用領域定義機構２１が
起動されると、この承認印用領域定義機構２１はユーザ
からの指示に応じ、パスワードＰ１の保護のもとて文書
ファイル１３に格納されている指定文書の文書構造内に
承認印用領域１７を定義（設定）する（ステップＳ２）
。やがて文書編集ツール１４内の承認印捺印機構２２が
起動されると、この承認印捺印機構２２はユーザから指
示された承認印イメージをパスワードＰ２の保護のもと
て承認印イメージデータベース１１から取り出し、この
取り出した承認印イメージを、文書ファイル１３に格納
されている指定された文書上の承認印用領域１７（承認
印用領域定義機構２１によって定義された承認印用領域
１７）に配置する（ステップＳ３）。これにより、承認
印の捺印が電子的に行われたことになる。ここで、パス
ワードＰ２を知らないユーザからの指示は承認印捺印機
構２２において排除され、上記の承認印捺印は行われな
い。また承認印捺印機構２２においては、特別の権限を
持たない人が作成した承認印イメージデータベースｉｔ
に登録不可能な偽の承認印イメージ、更には印刷文書の
承認印用領域１７からイメージスキャナを用いて読み込
まれて切り出された承認印イメージをユーザ指定の文書
の承認印用領域１７に配置することも抑止される。また
、承認印イメージデータベース１１に格納されている正
当な承認印イメージを承認印用領域１７以外に配置する
ことも抑止される。

さて、ステップＳ２において承認印用領域定義機構２１
によって承認印用領域１７が定義された文書、更にはス
テップＳ３において承認印捺印機構２２によって承認印
用領域１７に承認印が捺印された文書は、その都度文書
表示管理機構２４によって表示モニタ１５に表示される
。この文書表示では、承認印用領域１７に関しては承認
印保護機構２５によって特殊に扱われ、同領域１７には
承認印イメージだけが表示されるように制御される。し
たがって、文書の承認印用領域１７上に第３者が任意に
生成或は入力したイメージ（偽の承認印イメージ）を合
成して表示することは不可能である。ここでは、表示対
象文書のうちの承認印イメージを除いた部分がまず表示
され、次に承認印用領域ｉ７が例えば白く塗りつぶされ
、この状態で承認印イメージが承認印用領域１７に表示
される。承認印イメージが承認印用領域１７に表示され
ているときに、コピー及桟構ス１機横２３が起動され、
承認印用領域１７内のイメージのコピー或はペースト、
が指示されることがある。しかし本実施例では、承認印
用領域Ｉ７内のイメージを対象とするコピー及桟構ス１
機横２３のコピー或はペースト処理は、承認印保護機構
２５によって抑止される。これは、承認印イメージデー
タベース１１内の承認印イメージについても同様である
。

最後に印刷ツール１６が起動されると、この印刷ツール
１６はユーザによって指定された文書を文書ファイル１
３から取り出し、用紙に印刷出力する（ステップＳ４）
。この結果、承認印用領域１７が定義され、同領域１７
に承認印イメージが配置されている文書であれば、承認
印が捺印された文書が印刷出力されることになる。上記
の印刷においては、印刷ツールＩ６内の承認印保護機構
２６の動作により、文書の承認印用領域１７上に第３者
が任意に生成或は入力したイメージ（偽の承認印イメー
ジ）を合成して印刷することが抑止される。

［発明の効果］ 以上詳述したようにこの発明によれば、承認印の捺印対
象となる文書構造内に承認印用領域という特別の領域を
設定し、この領域にはパスワード等の保護のもとで作成
された承認印イメージだけがパスワード等の保護のもと
で配置でき、更にこの領域に他のイメージを重ねて表示
或は印刷することが抑止される構成としたので、承認印
を用いた文書の承認行為の電子化において、偽の承認印
イメージを作成したり、承認印が電子的に捺印された印
刷文書からイメージスキャナによって承認印イメージを
切り出したとしても、この種の承認印イメージを用いて
電子的な捺印を行うことを確実に防止することができる
。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例に係る文書処理システムの
ブロック構成図、第２図は同実施例における承認印イメ
ージ作成から承認印が捺印された文書の印刷までの動作
を説明するための流れ図である。 １１・・・承認印イメージデータベース、１２・・・承
認印イメージ作成ツール、１３・・・文書ファイル、１
４・・・文書編集ツール、１５・・・表示モニタ、１６
・・・印刷ツール、１７・・・承認印用領域、２１・・
・承認印用領域定義機構、２２・・・承認印捺印機構、
２３・・・コピー及ペース１機構、２４・・・文書表示
管理機構、２５．２８・・・承認印保護機構。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 承認印イメージが登録される承認印イメージデータベー
   スと、 この承認印イメージデータベースに登録する承認印イメ
   ージを第１の条件による保護のもとで作成する承認印イ
   メージ作成手段と、 上記承認印イメージデータベースに登録されている承認
   印イメージのみが配置可能な文書構造内の承認印用領域
   を定義する承認印用領域定義手段と、 この承認印用領域定義手段によって定義された上記文書
   構造内の承認印用領域に、上記承認印イメージデータベ
   ースに登録されている承認印イメージを第２の条件によ
   る保護のもとで配置する承認印捺印手段と、 上記承認印イメージデータベースに登録されている承認
   印イメージ以外のイメージが画面上で上記承認印用領域
   に表示されるのを抑止すると共に、上記承認印イメージ
   を対象とするコピー操作を抑止する第１の承認印保護手
   段と、 上記承認印用領域が定義された文書の印刷出力に際し、
   上記承認印イメージデータベースに登録されている承認
   印イメージ以外のイメージが上記承認印用領域内に印刷
   されることを抑止する第２の承認印保護手段と、 を具備することを特徴とする文書処理システム。