JPH04101574A - 電子フアイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明はファクシミリ受信機能分備えた電子ファイルシ
ステムにおける画像の管理方式に係り、特にパスワード
通信可能な送信相手ファクシミリから送られたパスワー
ドを用いて受信した画像を管理することにより、パスワ
ードを知る者のみが受信した画像？Ｎ認でき、受信画像
の機密保持が可能な電子ファイルシステムに関するもの
である。

〔従来の技術〕

従来、ファクシミリ受信機能を備え九電子ファイルシス
テムは、送信相手先から送られてきた送信相手先識別番
号等の管、ｌｉｆ＃報を用いて受信ｉｉｊ像を管理し、
順次記憶部に格納していた。そして、その後記憶部に格
納されて込る画像を文書として外部記憶装置に登録する
ときに文書登録用のパスワードを付加する方式となって
ｂた。

従来の電子ファイルシステムの一例を第３図に示し説明
する。

この第３図において、２１はキーボード、２２は受信し
た画像を表示する表示部で、これらはシステム制御部２
３に接続されている。２４は送旧相手先から送られてく
る画像と送信相手先認識番号等の管理情報を受信するフ
ァクシ９　リ制御部、２５ｉｉ上記管理情報に基づき受
信画像を管理するファイル管理部、２６は受信した画像
を一時的に格納する磁気ディスク、２７は受信した画像
を文書として登録する光ディスクで、これらは電子ファ
イルシステム２８を構成している。２９は送信相手先フ
ァクシミリで、回線３０を介して電子ファイルシステム
２８と接続されている。

第４図＃：ｌ：第３図におけるファイル管理部２５で作
成するファイル管理表を示す概略図である。この第４図
に示すファイル管理表３５は、送信相手先識別番号（相
手先ファクシミリ番号）３１と受信枚数３２からなる管
理情報３３および管理ナンバー３４より構成される。

つぎに動作について説明する。

まず、第３図において、送信相手先ファクシミリ２９よ
り画像と第４図に示すファイルｆ埋表３５における送信
相手先識別番号（相手先ファクシミリ番号）３１等の管
理情報３３が回１ｗ３０を介してファクシミリ制御部２
４に入力する。このファクシミリ制御部２４は、送信相
手先識別番号（相手先ファクシミ’Ｊ番号）３１および
受信枚数３２會ファイル管理部２５に出力する。そして
、このファイル管理部２５はファイル管理表３５内に送
信相手先識別番号（相手先ファクシミリ番号）３１と受
信枚数３２からなる管理情報３３と、この管理情報３３
に対応する管理ナンバー３４を入力する。

つぎに、ファイル管理部２５は受信画ｇＩ！、を磁気デ
ィスク２６に格納するようシステム制御部２３に指示す
る。そして、ファクシミリ制御部２４に受信された画像
は、システム制御部２３の制御で磁気ディスク２６に一
時的に格納される。画像が磁気ディスク２６に格納され
るとファイル管理表３５内の管理情報３３が表示部２２
に表示される。

つぎに受信した１ｉｊｉ儂の中から表示させる画像をキ
ーボード２１から選択し表示部２２に表示させ、表示さ
れた画像にキーボード２１から文書名等の文書情報を入
力し、必要であれば文書登録用のパスワードを付加して
光ディスク２γに登録する。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述しまた従来のファクシミリ受信機能を備えた電子フ
ァイルシステムでは、受信画像を外部記憶装置に文書と
して登録するまで記憶部に一時的に格納された受信画像
を誰でも検索することができるため、重要で機密性の高
い文書等を受信し格納するという面では好ましくなく、
機密性に欠けるという課題があった。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の電子ファイルシステムは、ファクシミリ受信機
を備えた電子ファイルシステムにおける画像の管理方式
において、パスワード通信の可能な送信相手先ファクシ
ミリから送られてきた画像と送信相手先識別番号等の管
理情報を受信するファクシミリ制御部と、上記送信相手
先ファクシミリから送られてきたパスワードを受信する
パスワード受信部と、上記パスワードと送信相手先識別
番号等の情報から受信した画像全管理するファイル管理
部と、上記ファクシミリ制御部が受信し九画偉を一時的
に格納する記憶部と、この記憶部に格納された画像を表
示する表示部と、上記記憶部に格納された画像に文書名
等の文書情報を付加し文書ファイルとして登録する外部
記憶装置と、これら一連の動作を制御するシステム制御
部より構成されるものである。

〔作用〕

本発明においては、パスワード通信可能な送信相手ファ
クシミリより送られたパスワードを用いて受信した画像
を管理する。

〔実施例〕

以下、図面に基づき本発明の実施例を詳細に説明する。

第１図は本発明による電子ファイルシステムの一実ｍｉ
ｓを示すブロック図である。

この第４図において、１はキーボード、２は記憶部に格
納された画像を表示する表示部で、これらは一連の動作
を制御するシステム制御部３に接続されている。４はパ
スワード通信の可能な送信相手先ファクシミリから送ら
れてきた画像と送信相手先識別番号等の管理情報を受信
するファクシミリ制御部、５は送信相手先ファクシミリ
から送られてきたパスワードを受信するパスワード受信
部、６は上記パスワードと送信相手先識別番号等の情報
から受信した画像を管理するファイル管理部、７はファ
クシミリ制御部４が受信した画像を一時的に格納する記
憶部、８はこの記憶部７に格納された画像に文書名等の
文書情報を付加し文書ファイルとして登録する外部記憶
装置で、これらは電子ファイルシステム９を構成してい
る。ここで、記憶部７は、例えば、磁気ディスクより構
成され、また、外部記憶装置８は、例えば、光ディスク
より構成されている。

１０はパスワード通信の可能な送信相手先ファクシミリ
で、回線１１を介して電子ファイルシステム９と接続さ
れている。

第２図は第１図におけるファイル管理部６で作成するフ
ァイル管理表を示す概略図である。この第２図に示すフ
ァイル管理表１７は送信相手先識別番号（相手先ファク
シミリ番号）１２と受信枚数１３からなる管理情報１４
およびパスワード１５ならびに管理ナンバー１６より構
成される。

つぎに第１図に示す実施例の動作を第２図を参照して説
明する。

まず、第１図において送信相手先ファクシミ’）１０よ
多画像と第２図に示すファイル管理表１７における送信
相手先識別番号（相手先ファクシミリ番号）１２等の管
理情報１４およびパスワード１５が回＠１１を介してフ
ァクシミリ制御部４とパスワード受信部５に入力される
。このパスワード受信部５は、第２図に示すファイル管
理表１７におけるパスワード１５をファイル管理部６に
出力する。また、ファクシミリ制御部４は、ファイル管
理表１７における送信相手先識別番号（相手先ファクシ
ミリ番号）１２および受信枚数１３をファイル管理部６
に出力する。そして、このファイル管理部６は、ファイ
ル管理表１７内に送信相手先識別番号（相手先ファクシ
ミリ番号）１２と受信枚数１３からなる管ｍ情報１４お
よびパスワード１５ならびに上記情報に対応する管理ナ
ンバー１６を入力する。つぎにファイル管理部６は受信
画像を記憶部７に格納するようシステム制御部３に指示
する。そして、ファクシミリ制御部４に受信された画像
は、システム制御部３の制御で記憶部７に一時的に格納
される。画像がこの記憶部γに格納されるとファイル管
理表１７内の管理情報１４が表示部２に表示される。

つぎに、受信画像を検索する場合には、キーボード１か
らパスワードを入力する。ファイル管理部６はこのキー
ボード１から入力されたパスワードとファイル管理表１
７のパスワード１５を比較する。そして、この双方のパ
スワードが一致した場合、ファイル管理部６Ｆ！、、シ
ステム制御部３に対応する受信画像を読み込むことを許
可し、これＫより記憶部７に格納されている受信画像が
表示部２に表示される。

つぎに、表示された画像にキーボード１から文書名等の
文書情報を入力し、必要であれば文書登録用のパスワー
ドを付加して外部記憶装置８に登録する。このときファ
イル管理部６は関与しない。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明の電子ファイルシステムは、
パスワード受信部能な送信相手ファクシミリより送られ
たパスワードを用いて受信した画像を管理するように構
成したので、受信した画像をパスワードを知る者のみが
検索することができ、受信画像の機密保持ができるとい
う効果を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による電子ファイルシステムの一実施例
を示すブロック図、第２図は第１図におけるファイル管
理部で作成するファイル管理表を示す概略図、第３図は
従来の電子ファイルシステムの一例を示すブロック図、
第４図は第３図におけるファイル管理部で作成するファ
イル管理表を示す概略図である。 １・・・・キーボード、２・・・−表示部、３・・・・
システム制御部、４・・・・ファクシミリ制御部、５・
・・−パスワード受信部、６・・・・ファイル管理部、
７・・φ・記憶部、８・・・・外部記憶装置、９・・・
・電子ファイルシステム、１０−−・・送信相手先ファ
クシミリ。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. ファクシミリ受信機能を備えた電子ファイルシステムに
   おける画像の管理方式において、パスワード通信の可能
   な送信相手先ファクシミリから送られてきた画像と送信
   相手先識別番号等の管理情報を受信するファクシミリ制
   御部と、前記送信相手先ファクシミリから送られてきた
   パスワードを受信するパスワード受信部と、前記パスワ
   ードと送信相手先識別番号等の情報から受信した画像を
   管理するファイル管理部と、前記ファクシミリ制御部が
   受信した画像を一時的に格納する記憶部と、この記憶部
   に格納された画像を表示する表示部と、前記記憶部に格
   納された画像に文書名等の文書情報を付加し文書ファイ
   ルとして登録する外部記憶装置と、これら一連の動作を
   制御するシステム制御部より構成されることを特徴とす
   る電子ファイルシステム。