JPH0415868A - 電子ファイリング装置に適用するキーワード設定方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的コ （産業上の利用分野） この発明は、たとえば光ディスクを用いて多量の文書を
管理する電子ファイリング装置に関する。

（従来の技術） 近時、多量に発生する文書なとの画像データを光学的な
二次元走査によって読み取り、この読み取った画像デー
タを記憶しておくとともに、この記憶されている各種の
画像データの中から必要に応じて所要の画像データを検
索して読み出し、それを目視し得る状態に出力する電子
ファイリング装置か実用化されている。

ところで、この種の電子ファイリング装置では、一般に
、文書ごとにタイトルを設定することが可能となってい
る。すなわち、電子ファイリング装置に文書を登録する
場合には記憶すべき文書に対してタイトルを付加し、検
索の際にはこのタイトルを用いて検索条件を設定するこ
とにより、目的とする文書を探し出すようになっている
。

ここで、上記タイトルには、複数のフリーキーワード、
たとえば「スキャナ装置」や「電子ファイリング装置」
など、その文書の内容から適当と思われるものをオペレ
ータが自由に設定できるようになっている。このフリー
キーワードは、本来、抄録の見出しのようなものである
ため、類似の文書には類似のキーワードが付加されるの
が望ましい。

そこで、従来ては、キーワードを付加する際に、すでに
記憶されている文書に付加されている全キーワードの一
覧表から適当き思われるものを選択したり、または記憶
済みの文書にもとづいて、適当と思われるキーワードを
直にキーボードから入力するようになっていた。

しかしながら、オペレータが自由に設定できるため、種
々雑多なキーワードか存在し、記憶済文書の件数が増え
るにしたがって付加されるキーワードの種類も増大する
。このような状態においては、新たに文書を登録する際
に、どのようなキーワードを付加すれば良いかを決定す
るのが非常に困難となるという欠点があった。

（発明が解決しようとする課題） 上記したように、記憶済文書の件数が増えるにしたがっ
て付加されるキーワードの種類も増大するため、このよ
うな状態においては、新たに文書を登録する際に、どの
ようなキーワードを付加すれば良いかを決定するのが非
常に困難となるという欠点があった。

そこで、この発明は、新たに文書を登録する際において
、その文書に付加すべきキーワードを効率良く選択する
ことができる電子ファイリング装置を提供することを目
的としている。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 上記の目的を達成するために、この発明の電子ファイリ
ング装置にあっては、文書データにキーワードを付加し
、このキーワードによって前記文書データを管理するも
のにおいて、前記文書データに付加されているキーワー
ド間の相関度を求めるキーワード相関生成部と、この牛
−ワード相関生成部によって求められた相関度にもとづ
いて、オペレータにより入力された特定のキーワードに
対する相関度の大きいキーワード列を探索する相関キー
ワード探索部と、この相関キーワード探索部によって探
索された相関キーワード列を提示し、この相関キーワー
ド列より任意のキーワードをオペレータに選択させる相
関キーワード提示選択部とから構成されている。

（作用） この発明は、上記した手段により、オペークによって入
力されるキーワードに対する相関度の大きいキーワード
のいくつかが提示されるようになるため、非常に多くの
キーワード−覧表から適当と思われるものを選択したり
、記憶済文書を参考にすることなく、類似の文書に対し
て類似のキーワードを容易に付加することが可能となる
ものである。

（実施例） 以下、この発明の一実施例について図面を参照して説明
する。

第５図は、この発明の電子ファイリング装置を示すもの
である。

すなわち、ＣＰＵＩＩは全体の制御を司るものであり、
このＣＰＵＩＩにはシステムバス１２を介して、メイン
メモリ１３、ハードディスク装置１４、キーボード１５
が接続されている。

メインメモリ１３は、上記ＣＰＵＩ　］を動作させるた
めのプログラムやデータを記憶するものであり、これら
は電源の立ち上げ時にハードディスク装置１４より供給
されるようになっている。

ハードディスク装置１４には、制御プログラムとデータ
ヘース情報とが格納されている。

キーボード１５は、オペレータからの指示なとを入力す
るものである。

一方、上記システムバス１２と画像バス１６との相互間
には、表示メモリ１７、画像メモリ１８、画像処理部１
９、スキャナＩ／Ｆ（インクフェイス）２０、プリンタ
Ｉ／Ｆ２１、光ディスク１／Ｆ２２が接続されている。

表示メモリ１７は、これに接続されたデイスプレィとし
てのＣＲＴ２３にて表示すべき情報などを記憶するもの
である。

画像メモリ１８は、たとえばＡ４サイズの原稿数頁分の
記憶容量を有している。

画像処理部１９は、画像データをコピーしたり、画像デ
ータに拡大、縮小、回転、圧縮または伸張などの画像処
理を施すものである。

スキャナＩ／Ｆ２０は、イメージスキャナ２４で読み取
った画像データを取り込み、画像バス１６を介して上記
画像メモリ１８に出力するものである。

プリンタｌ／Ｆ２１は、画像メモリ１８からの画像デー
タを画像バス１６を介して受は取り、これをプリンタ装
置２５を用いて印刷出力するためのものである。

光ディスクＩ　／Ｆ　２２は、画像処理部１９において
圧縮処理が施され、画像メモリ１８に格納されている圧
縮画像を画像バス１６を介して受は取り、またメインメ
モリ１３内のデータをシステムバス１２を介して受は取
り、これらを光デイスク装置２６に供給したり、光デイ
スク装置２６からの圧縮画像を受は取り、これをメイン
メモリ１３または画像メモリ１８に出力するようになっ
ている。

第６図は、データベースでの画像データの管理体系を示
すものである。

すなわち、この実施例における画像データ管理体系は、
キャビネット、バインダ、文書、頁（ページ）の４階層
からなり、１キヤビネツトが光ディスクの片面に対応付
けられている。

キャビネット内には最大８個のバインダを定義すること
かてき、バインダ内には最大３００００件までの文書を
登録できるようになっている。

文書は、最大４０９５頁までの画像データにより構成さ
れ、この文書ごとにタイトルを設定することが可能とな
っている。

タイトルとしては、複数のフリーキーワード、たとえば
「スキャナ装置」や「電子ファイリング装置」など、そ
の文書の内容から適当と思われるものをオペレータが自
由に設定できるようになっており、このタイトルにより
所望の文書を検索することが可能となフている。

第１図は、上記メインメモリ１３に記憶されているプロ
グラム（ソフトウェア）を機能的に示すものである。

すなわち、キーワード相関生成部３１は、オペレータの
指示によって記憶済文書に付加されているキーワード情
報をもとにキーワード相関表を生成するものであり、文
書に付加されているキーワードを取り出すキーワード取
り出し部と、１つの文書に付加されている複数のキーワ
ードに対して互いに相関値を増加させる相関値増加部と
から構成されている。

相関キーワード探索部３２は、新たに記憶した文書に対
してキーワードを付加する際に、上記キーワード相関生
成部３１にて生成されたキーワード相関表から、オペレ
ータにより前記キーボード１５から入力される１つの初
期キーワードに対する相関度の大きいキーワード列を取
り出すものである。

相関キーワード提示選択部３３は、上記相関キーワード
探索部３２によって取り出されたキーワード列の中から
相関値が「０」よりも大きいキーワードを選び出し、そ
のキーワード名と相関値とを組としてオペレータに提示
すべく、相関値の大きい順に前記ＣＲＴ２３上に表示す
るとともに、ＣＲＴ２３上に表示されたキーワード名の
中から上記文書のキーワードとして最も適当と思われる
ものを前記キーボード１５を用いてオペレータに選択さ
せるものである。

第２図は、上記キーワード相関生成部３１によって生成
されるキーワード相関表ＣＯＲを示すものである。

このキーワード相関表ＣＯＲは、それぞれの文書に付加
されているキーワード間の相関値を記憶する、ＡＫＮ＊
ＡＫＮの２次元の配列（ＣＯＲ［ＡＫＮコ　［ＡＫＮ、
］）である。したかって、キーワード１とｊとの相関値
は、ＣＯＲ［ｉコ　［Ｊコ＝＝Ｘて表わされる。

二こで、ＡＫＮは、すでに光ディスクに記憶されている
記憶済文書に付加されている全キーワードの種類の数で
ある。また、ＡＫＮ個のキーワードには、識別番号とし
て１からの連続番号が割り当てられている。そして、こ
れらのキーワードは、上記識別番号の小さい順にソート
されている。

第３図は、上記キーワード相関生成部３１におけるキー
ワード相関表ＣＯＲを生成する際の処理を示すものであ
る。

なお、この実施例においては、文書の総数をＡＤＮとし
、第１番目の文書に付加されているキーワードの数をＤ
ＫＮ　（ｉ）で表わし、このＤＫＮ（ｉ）個の各キーワ
ードの識別番号をＫ（ｉ、１）からＫ　（ｉ、ＤＫＮ　
（ｉ））で表わすものとする。

たとえば今、前記キーボード１５からオペレータによっ
てキーワード相関表ＣＯＲを生成する旨の指示がなされ
たとする。すると、２次元配列ＣＯＲ［ＡＫＮコ　［Ａ
ＫＮ］上の各相関値が、初期相関値「０」によってクリ
アされる。

この状態において、すでに記憶されているすべての文書
（文書１から文書ＡＤＮまで）に対して、順に、後述す
る相関値演算が施される。そして、上記相関表ＣＯＲを
生成すべく、各キーワード間の相関値か求められる。

第４図は、上記第３図に示した相関値演算による処理を
示すものである。

このステップでは、ます、第１番目の文書に付加されて
いるキーワードの数ＤＫＮ（ｉ）かチエツクされ、これ
が１以下の場合には何もせずに処理は終了される。

一方、キーワードの数ＤＫＮ　（ｉ）が２以上と判断さ
れた場合には、この第１番目の文書に付加されているキ
ルワードの識別番号のすべての２個の順列か取り出され
る。そして、この順列を［Ａ］［Ｂ］としたときの、キ
ーワード相関表ＣＯＲ上の配列ＣＯＲ［Ａコ　［Ｂ］に
対応する値に「１」が加算される。

こうして、上記の処理をすべての文書に対して行うこと
により、第２図に示したようなキーワード相関表ＣＯＲ
が生成される。

次に、上記した構成において、新たに文書を記憶させ、
この文書に対してキーワードを付加する際の動作につい
て説明する。

たとえば今、新たに記憶させた文書に対してキーワード
を付加しようとする場合、まず、オペレータによりキー
ボード１５から１個の初期キーワードが入力される。な
お、このときにはすでにキーワード相関生成部３１によ
ってキーワード相関表ＣＯＲか生成されているものとす
る。

すると、相関キーワード探索部３２において、入力され
た初期キーワードか識別番号のどれに対応するものであ
るかが判断される。そして、上記キーワード相関表ＣＯ
Ｒ上から、この識別番号に対応する列方向のキーワード
名がすべて取り出される。すなわち、初期キーワードの
識別番号をたとえばＩＫとすると、キーワード相関表Ｃ
ＯＲ上のＩＫ列にあるＡＫＮ個のキーワードが取り出さ
れて相関キーワード提示選択部３３に送られる。

相関キーワード提示選択部３３では、相関キーワード探
索部３２からのＡＫＮ個のキーワードの中から、相関値
が「０」よりも大きいものか選び出される。そして、こ
の相関値とこれに対応するキーワード名とが組とされ、
その大きい順にＣＲＴ２３にて表示されることにより、
オペレータに提示される。

この提示に対して、オペレータによりキーボド１５から
文書に付加すべきキーワードか選択されたとする。する
と、そのキーワードは、相関キーワード提示選択部３３
により上記文書のタイトルの一部として設定される。

上記したように、オペークによって入力されるキーワー
ドに対する相関度の大きいキーワードのいくつかを提示
し、その中から適当と思われるものを選択させるように
している。

すなわち、新たに文書を記憶する際に、キーワードとし
て適当と思われるものを１個たけ入力することにより、
そのキーワードと相関値の高いいくつかのキーワードを
提示させるようにしている。

これにより、すてに記憶されている文書に付加されてい
るキーワードのうち、類似するものの中から頻度の高い
ものを簡単に選択できるようになる。

したがって、非常に多くのキーワード−覧表から適当と
思われるものを選択したり、記憶済文書を参考にするこ
となく、類似の文書に対して類似のキーワードを容易に
付加することが可能となるものである。

なお、この発明は上記実施例に限定されるものではなく
、発明の要旨を変えない範囲において、種々変形実施可
能なことは勿論である。

［発明の効果コ 以上、詳述したようにこの発明によれば、初期キーワー
ドに対する相関度の大きいキーワードのいくつかを提示
させ、その中から適当と思われるものを選択するように
しているため、新たに文書を登録する際において、その
文書に付加すべきキーワードを効率良く選択することが
できる電子ファイリング装置を提供できる。

【図面の簡単な説明】

図面はこの発明の一実施例を示すもので、第１図はソフ
トウェアの構成を説明するために示す図、第２図はキー
ワード相関表の一例を示す図、第３図はキーワード相関
表の生成処理を説明するために示すフローチャート、第
４図は相関生成処理における相関値演算を説明するため
に示すフローチャート、第５図はこの発明の電子ファイ
リング装置の構成を示すブロック図、第６図はデータベ
ースでの画像データの管理体系を示す図である。 １１・・・ＣＰＵ、１３・・・メインメモリ、１５・・
・キーボード、２３・・・ＣＲＴ、２４・・・イメージ
スキャナ、２６・・・光デイスク装置、３１・・・キー
ワード相関生成部、３２・・・相関キーワード探索部、
３３・・・相関キーワード提示選択部。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 ′＃Ｅ　２　図 第１図 第 図 第 図 第 図 第 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書データにキーワードを付加し、このキーワードによ
   って前記文書データを管理する電子ファイリング装置に
   おいて、 前記文書データに付加されているキーワード間の相関度
   を求めるキーワード相関生成部と、このキーワード相関
   生成部によって求められた相関度にもとづいて、オペレ
   ータにより入力された特定のキーワードに対する相関度
   の大きいキーワード列を探索する相関キーワード探索部
   と、この相関キーワード探索部によって探索された相関
   キーワード列を提示し、この相関キーワード列より任意
   のキーワードをオペレータに選択させる相関キーワード
   提示選択部と を具備したことを特徴とする電子ファイリング装置。