JPH04180171A

JPH04180171A - 電子ファイリング装置の文書検索方法

Info

Publication number: JPH04180171A
Application number: JP2307066A
Authority: JP
Inventors: Sadahiro Yamamoto; 山本　禎弘
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1990-11-15
Filing date: 1990-11-15
Publication date: 1992-06-26

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】（産業上の利用分野）本発明は電子ファイリング装置の文書検索方法に関する
。

（従来の技術）従来の電子ファイリング装置における文書の検索は、検
索情報としてキーワードをファイリング文書とともに外
部記憶媒体に記憶させておき、検索時には上記のキーワ
ードを指定して所望の文書を取り出していた。

（発明が解決しようとする課題）しかしながら、上記従来の方法で操作・検索履歴のある
文書を検索する場合、予め設定されている上記キーワー
ドのような検索情報により検索することになるが、その
検索情報は完全ではなく、操作・検索履歴に関する情報
が欠落しており、したがって、ユーザはキーワードごと
に検索コマンドを入力し調査しなければならず、検索時
間と多大の煩わしい労力を費やすことになる。

また、キーワード入力時に、重複するキーワードの入力
を禁止しているような文書では、検索のために数千性か
ら数十万作の文書ごとのユニークなキーワードを憶えて
おく必要があり、その分、ユーザには大きな負担となっ
ている。

本発明は上述の問題点に鑑み、操作・検索履歴のある文
書の検索を簡単な操作で高速に行なうことを可能にした
電子ファイリング装置における文書検索方法の提供を目
的とする。

（課題を解決するための手段）本発明は上記の目的を、階層型のファイリング構造をも
ち、文書に対応させて検索情報を登録する電子ファイリ
ング装置において、文書の操作・検索の履歴を、外部記
憶媒体に登録し、その登録されている文書の操作・検索
の履歴を読み出して、ディスプレイに表示させ、その表
示を利用して操作・検索条件を入力することにより、現
在の階層下に位置する文書を検索する電子ファイリング
装置の文書検索方法により達成する。

（作　用）本発明は、上述の構成によって、文書の検索時に、操作
・検索履歴のある文書の履歴をディスプレイに一覧表示
できるため、過去に操作・検索を行った文書の検索は、
複数回のキーワード検索を行わずに文書を限定すること
ができ、検索手順の簡略化、検索時間の短縮が実現可能
になる。

（実施例）以下、本発明の実施例を図面を用いて説明する。

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置を示
すブロック図で、１はキーボード等の入力装置Ｋから文
書を入力制御する文書入力手段、２は入力された文書を
主記憶装置Ｍに登録する文書登録手段、３は主記憶Ｍに
記憶されている文書を読み出す文書読み出し手段、４は
操作・検索した文書の履歴を主記憶装置Ｍに登録する操
作・検索履歴登録手段、５は主記憶装置Ｍに記憶されて
いる操作・検索履歴を読み出す操作・検索履歴読み出し
手段、６は読み出された文書操作・検索履歴から、指定
した操作・検索条件に該当する文書を検索する操作・検
索条件文書検索手段、７は読み出された文書操作・検索
履歴から、現在の階層の下に属する文書を検索する現階
層下文書検索手段で、その階層構造を、例えば、最上階
層をキャビネットとし、キャビネットの下に複数のドロ
アを置き、各ドロアの下にボックスを置き、各ボックス
の下に複数のホルダを置き、各ホルダの下に、複数の文
書を有するものとする。なお、このキャビネット、各ド
ロア、各ボックス、各ホルダはそれぞれボックスと呼ば
れる。

８は操作・検索履歴読み出し手段５により読み出された
操作・検索履歴を、ディスプレイ装置りに一覧表示した
り、プリンタＰに一覧表示制御を行なう文書の操作・検
索履歴の一覧表示処理手段、９は主記憶装置Ｍに記憶さ
れている文書を読み出し、キーボード等の入力装置Ｋか
ら文書の編集を行なう文書編集手段であり、工ないし９
の各手段は中央処理装置Ｃとして構成されている。

第２図は第１図をハードウェア構成として示したもので
、以下、説明しない符号は第１図の説明を援用し、その
他の符号Ｓはスキャナである。中央処理装置Ｃはデータ
処理、及び全体の制御を行ない、主記憶装置Ｍは中央処
理装置Ｃを制御するためのプログラムやデータを格納し
ている。ディスプレイ装置りは文書名や文書の検索情報
履歴の一覧などを表示し、キーボードには文書名などを
入力する。また、ｌＯはディスプレイ装置りを制御する
ディスプレイ制御装置、１１はスキャナＳ、及びプリン
タＰに対する入力制御を行なう入出力制御装置、１２は
外部記憶媒体としての光ディスクであり、記録再生は光
デイスク制御装置１３によって制御される光デイスク装
置Ｏによって行なわれる。

本発明は以上のように構成され、文書操作・検索の履歴
の一覧表示、または−覧印刷を以下、説明のように行な
うことができる。

すなわち、第３図は本発明の文書操作・検索動作を示す
フローチャートであり、ステップ（図中ではＳと略して
いる）１において、オペレータによりキーボードＫによ
り対象の履歴登録の最大数、及び検索行為判断のための
検索基準の文書数を入力する。通常、すべての検索行為
により検索される文書には希望する文書だけでなく、関
係のない文書も多く含まれており、操作・検索履歴バッ
ファに登録するのには不要な部分が多い。ゆえに、検索
基準の文書数を設定して検索文書数が検索基準文書数基
下の場合のみ、文書操作・検索履歴バッファ１４に登録
する。履歴登録最大数及び検索基準の文書数は中央処理
装置Ｃの制御により、主記憶装置Ｍの履歴登録初期設定
バッファ１５に格納される。

ステップ２において、オペレータによる文書の操作・検
索を行なう。文書の操作・検索には、文書の編集、移動
、印刷及びステップ１における検索行為があり、文書の
移動とは、文書を現在の登録階層から削除し、他の階層
へ登録層えする場合である。

ステップ３において、文書の操作・検索履歴登録手段４
（第１図）の制御で、最新の操作・検索による文書属性
が主記憶装置Ｍ内の文書操作・検索履歴バッファ１４に
格納される。

第４図はデータの具体例を示すもので、図（ａ）は文書
属性名、及びＩＤの例、図（ｂ）は文書操作・検索履歴
バッファのデータ例である。

文書操作・検索履歴バッファ１４に格納する属性は図（
ｂ）のように文書ＩＤ、登録ＩＤ、順（パス）階層ＩＤ
である。登録ＩＤとは、登録時の条件のＩＤ（識別子）
であり、ステップ２による文書の編集、移動、印刷、検
索のいずれかをとる。また、順階層ＩＤとは、その文書
が属する最上階層から最下階層までの階層のＩＤである
。中央処理装置Ｃの制御により、文書操作・検索履歴バ
ッファ１４に格納されている文書の情報は光デイスク制
御装置１３に転送され、その登録指示が与えられ、それ
により光デイスク制御装置１３は光デイスク装置○を制
御し、文書の情報を光ディスク１２に登録する。

ステップ４において、オペレータによりキーボードＫか
ら履歴検索対象の情報が入力され、履歴検索の情報とし
て登＃ＴＤを指定する。この履歴検索の情報、及び現在
の階層のＩＤが、中央処理装置Ｃの制御により履歴検索
条件バッファ１６に格納される。

ステップ５においては、オペレータの指定により、文書
操作・検索履歴が文書操作・検索履歴読み出し手段５の
制御により、光ディスク１２から読み出される。なお、
これらの情報は光デイスク制御装置１３の制御により光
ディスク１２から読み出され、中央処理装置Ｃの制御に
より主記憶装置Ｍの文書操作・検索履歴バッファ１４に
格納されているものである。

ステップ６においては、操作・検索条件文書検索手段６
により、文書操作・検索履歴バッファ１４に格納されて
いる操作・検索履歴情報から、ステップ４において履歴
検索条件として設定された登録ＩＤの文書を検索する。

ステップ７においては、現、階層下文書検索手段７によ
り、文書操作・検索履歴バッファ１４に格納されている
操作・検索履歴情報から、ステップ４において設定され
た現在の階層のＩＤをもつ文書を検索し、現在の階層の
下に位置するすべての文書を検索する。

ステップ８においては、中央処理装置Ｃの制御により、
ステップ６、ステップ７の処理を施した操作・検索履歴
が文書操作・検索履歴バッファ１４から読み出され、操
作・検索履歴−覧表示手段８により、ディスプレイ制御
装置ｌＯに転送されて、表示される。この際、オペレー
タは、操作・検索履歴−覧を参照して検索すべき文書名
を、キーワード検索することなく容易に探し出すことが
できる。

ステップ９において、操作・検索履歴−覧表示された文
書の中から文書を選択し、文書編集手段９により、通常
の文書編集を行なうことができる。

以上、本発明を説明したが、記憶媒体は光ディスクに限
らないことは自明であろう。

（発明の効果）以上説明して明らかなように本発明は、操作・検索履歴
のある文書を一覧表示にするという構成であり、文書の
検索時に、操作・検索履歴のある履歴が一覧表示される
ため、過去に操作・検索を行った文書を再度検索する場
合には、複数回のキーワード検索を行わずに文書を限定
でき、検索手順の簡略化、検索時間の短縮を実現できる
という効果を有するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロック図、第２図は
第１図のハードウェア構成を示す図、第３図は本発明の
文書検索動作のフローチャート、第４図は文書の属性や
ＩＤの例等を示す説明補助図である。Ｃ・・・中央処理装置、　Ｄ・・・ディスプレイ装置、
　Ｋ・・・キーボード、　Ｍ・・・主記憶装置、　○・
・・光デイスク装置、　Ｐ・・・プリンタ、　Ｓ・・・
スキャナ、　　１・・・文書入力手段、　２・・・文書
登録手段、　　３・・・文書読み出し手段、　　４・・
・操作・検索履歴登録手段、　５・・・操作・検索履歴
読み出し手段、　６・・・操作・検索条件読み出し手段
、　７・・・現階層下文書検索手段、８・・・操作・検
索履歴の一覧表示処理手段、９・・・文書編集手段、　
１０・・・ディスプレイ制御装置、　１１・・・入出力
制御装置、　１２・・・光ディスク、　１３・・・光デ
イスク制御装置、　１４・・・文書操作・検索履歴バッ
ファ、１５・・・履歴登録初期設定バッファ、　１６・
・・履歴検索条件バッファ。特許出願人　松下電器産業株式会社Ｔ、１　　図７４　図

Claims

【特許請求の範囲】

階層型のファイリング構造をもち、文書に対応させて検
索情報を登録する電子ファイリング装置において、文書
の操作・検索の履歴を、外部記憶媒体に登録し、その登
録されている文書の操作・検索の履歴を読み出して、デ
ィスプレイに表示させ、その表示を利用して操作・検索
条件を入力することにより、現在の階層下に位置する文
書を検索することを特徴とする電子ファイリング装置の
文書検索方法。