JPH05165826A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 キー入力手段と、文書情報や前記文書情報を
管理するための管理情報をー時記憶する入力情報記憶手
段と、表示画面に表示出力する出力手段と、前記文書情
報を登録する文書情報登録領域と前記管理情報を登録す
る管理情報登録領域からなる文書管理情報記憶手段と、
管理情報及び文書情報を登録する登録手段と、管理情報
及び文書情報を呼び出す呼出手段と、前記管理情報が、
文書番号及び文書登録名の登録データと、その文書登録
名等をブロック毎に分けて管理するブロック情報の登録
データを、キー入力手段から指示することにより、指示
されたブロックに含まれる文書番号と文書登録名を表示
画面に表示する表示手段から構成される。 【効果】 文書ファイルの登録番号をあらかじめ任意に
決められるブロック毎に分け、そのブロックに任意の登
録名をつけることにより、登録する文書が増えても、文
書を階層的に系統づけて管理できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、ワードプロセッサや
文書作成が可能なコンピュータなどの文書処理装置に関
し、特に文書ファイルの管理機能を有する文書処理装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の文書処理装置の文書ファ
イルを管理する方法として、文書を登録する方法と、文
書を呼び出す方法がある。文書登録時において、登録番
号と文書名（登録番号登録または、文書名登録）を入力
することによって文書を登録する方法や、文書呼び出し
時において、登録番号を入力するか、カーソルキーを選
択する登録名の所まで移動させ指定することによって文
書を呼び出す方法が知られている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書登録時において、登録する文書が多くなると、例え
ば、１００番台は◎◎関係、２００番台は◇◇関係とい
ったように、登録番号により文書の種類を分けて登録す
る方法もあるが、何番が空いているか分からず、空いて
いる登録番号を検索する必要があり、そして文書呼び出
し時において、多くの登録番号を覚えておかねばならな
いなどの問題があった。

【０００４】この発明は以上の事情を考慮してなされた
もので、文書登録時において、登録する文書が多い場
合、多数の登録番号及び文書名を任意にブッロク（以後
「章」とする）化し、その章に名前をつける。文書情報
登録領域に章名を登録し、登録・呼び出し時はその章名
を文書登録・呼び出し画面のメニューに表示する。

【０００５】例えば、１００番から１９９番までを◎◎
章という名前をつけて登録する。このため、登録・呼び
出し時は、その章名を文書登録・呼び出し画面のメニュ
ーに表示し、その章名を指定することにより、更にその
章名に含まれる文書の登録番号及び文書名をメニューに
呼び出すことができる。従って、文書登録・呼び出し時
に、多数の登録番号及び文書名があっても、いちいち登
録番号を覚えておいたり、空き番号を検索したりする必
要もなく文書の登録・呼び出しがスムーズにでき、しか
も文書が系統的に管理できる文書処理装置を提供する。

【０００６】

【課題を解決するための手段】図１はこの発明の構成を
示すブロック図である。図１において、この発明の文書
処理装置は、キー入力手段と１０１、表示画面を有する
表示手段１０２と、キー入力手段１０１から入力された
文書情報や前記文書情報を管理するための管理情報をー
時記憶する入力情報記憶手段１０３と、前記入力情報記
憶手段１０３にー時記憶された文書情報や管理情報を前
記表示手段１０２の表示画面に表示出力する出力手段１
０４と、前記文書情報を登録する文書情報登録領域と前
記管理情報を登録する管理情報登録領域からなる文書管
理情報記憶手段１０５と、前記管理情報登録領域に管理
情報を登録するするとともにその管理情報に基づいて入
力情報記憶手段１０３にー時記憶されている文書情報を
文書情報登録領域に登録する登録手段１０６と、前記管
理情報登録領域に登録されている管理情報を呼び出すと
ともにその管理情報に基づいて文書管理情報登録領域か
ら文書情報を呼び出し入力情報記憶手段１０３に記憶す
る呼出手段１０７を備え、文書情報を管理する前記管理
情報が、文書番号及び文書登録名の登録データと、その
文書番号及び文書登録名をブロック毎に分けて管理する
ブロック情報の登録データからなり、そのブロック情報
をキー入力手段１０１から指示することにより、指示さ
れたブロックに含まれる文書情報の文書番号と文書登録
名を表示画面に呼び出し表示することを特徴とする文書
処理装置である。

【０００７】なお、この発明において、キー入力手段１
０１としては、キーボード装置やタブレット装置、ある
いはポインティングデバイス等の入力装置が用いられ
る。出力手段１０４、登録手段１０６、呼出手段１０
７、としては、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、Ｉ／Ｏポート
からなるマイクロコンピュータシステムを用いるのが便
利であり、入力情報記憶手段１０３、文書管理情報記憶
手段１０４としては、通常、その中のＲＡＭが用いられ
る。とくに文書管理情報記憶手段１０４としては、ＦＤ
（フロッピーディスク）装置、磁気ディスク装置等の記
録装置が用いられる。表示手段１０２としては、ＣＲＴ
ディスプレイ装置、ＬＣＤ（液晶表示装置）、ＥＬディ
スプレイ装置等の表示装置が用いられる。

【０００８】

【作用】この発明に従えば、図１において、キー入力手
段１０１は、入力情報記憶手段１０３にー時記憶させる
文書情報や前記文書情報を管理するための管理情報を入
力する。表示画面を有する表示手段１０２は、前記入力
情報記憶手段１０３にー時記憶された文書情報や管理情
報を出力手段１０４によって、その表示画面に表示出力
する。文書管理情報記憶手段１０５は、前記文書情報を
登録する文書情報登録領域と前記管理情報を登録する管
理情報登録領域からなる。

【０００９】登録手段１０６は、前記管理情報登録領域
に管理情報を登録するするとともにその管理情報に基づ
いて入力情報記憶手段１０３にー時記憶されている文書
情報を文書情報登録領域に登録する。呼出手段１０７
は、前記管理情報登録領域に登録されている管理情報を
呼び出すとともにその管理情報に基づいて文書管理情報
登録領域から文書情報を呼び出し入力情報記憶手段１０
３に記憶させる。

【００１０】文書情報を管理する前記管理情報が、文書
番号及び文書登録名の登録データと、その文書番号及び
文書登録名をブロック毎に分けて管理するブロック情報
の登録データからなり、そのブロック情報をキー入力手
段１０１から指示することにより、指示されたブロック
に含まれる文書情報の文書番号と文書登録名を表示画面
に呼び出し表示することが可能である。

【００１１】従って、登録・呼び出し時は、前記ブロッ
ク情報を文書登録・呼び出し画面に表示し、前記ブロッ
ク情報を指定することにより、更にそのブロックに含ま
れる文書の登録番号及び文書名を同画面に呼び出すこと
ができる。このため、文書登録・呼び出し時に、多数の
登録番号及び文書名があっても、いちいち登録番号を覚
えておいたり、空き番号を検索したりする必要もなく文
書の登録・呼び出しがスムーズにでき、しかも文書が系
統的に管理できる。

【００１２】

【実施例】以下図に示す実施例に基づいてこの発明を詳
述する。なお、これによってこの発明は限定されるもの
ではない。図２はこの発明を文書処理装置に適用したー
実施例の構成を示すブロック図である。この図おいて、
１は仮名文字キーや数値キー、変換キー、ファンクショ
ンキーを備えたキーボード１であり、このキーボード１
から文書情報や管理情報の章情報、文書番号及び文書登
録名が入力される。

【００１３】２は制御プログラムの実行を行うＣＰＵ
（中央処理装置）である。３は文書処理装置本来の文書
作成／編集のための制御プログラムと、この発明におけ
る文書ファイル管理において、文書情報をブロックに分
けて管理する章情報の登録と呼び出しに対応させ文書情
報の文書番号及び文書登録名を表示画面に表示する制御
プログラムが格納されたＲＯＭでる。

【００１４】４は文書情報を登録する領域と、管理情報
の章情報を登録する領域と、管理情報の文書番号及び文
書登録名を登録する領域と、プログラム実行中にその中
間結果を格納するワーク領域で構成されるＲＡＭ（ラン
ダム・アクセス・メモリ）である。５は文書情報、管理
情報等のデータを表示するＬＣＤ（液晶表示装置）であ
る。

【００１５】６は文書情報、管理情報等のデータを印字
するプリンタであり、熱転写プリンタ、レーザプリン
タ、ドットインパクトプリンタ、インクジェットプリン
タ等のプリンタが用いられる。７は文書ファイルの文書
情報や管理情報等を格納する外部記憶装置として、使用
されるＦＤ（フロッピーディスク）装置である。８はキ
ーボード１、ＣＰＵ２、ＲＯＭ３、ＲＡＭ４、ＬＣＤ
５、プリンタ６、ＦＤ装置７の各Ｉ／Ｏポートのバスラ
インである。

【００１６】図３は文書管理情報記憶領域（文書デイス
ク）の管理情報登録領域（管理エリア）を示す説明図で
ある。図３に示すように、文書デイスクは大きく分け
て、実際の文書情報（文書データ）を記録する文書情報
登録領域領（データエリア）とそれを管理する管理情報
登録領域（管理エリア）とがある。管理エリアは章情報
を管理するエリア（章管理エリア）とデータエリアを管
理するエリア（データ管理エリア）から構成されてい
る。

【００１７】図４はデータ管理エリアを示す説明図であ
る。図４に示すように、データ管理エリアは登録名登録
を管理するエリアと番号登録を管理するエリアとがあ
り、それぞれフラグ・登録名・データ先頭アドレスから
構成される。フラグはそこにデータが入っているかどう
を示す。このためデータの検索時間が短縮される。登録
名・アドレスは文書名とその文書データが記録されてい
るアドレスを示す。登録番号登録に対しては、１００番
から４９９番までの各番号に対してこれからの情報が用
意されている。

【００１８】図５は章管理エリアを示す説明図である。
図５に示すように、章管理エリアはフラグ・章名・先頭
登録番号・終了登録番号から構成される。章名は章の名
前を、先頭登録番号・後続登録番号は登録番号の何番か
ら何番までをその章とするかを記憶する。フラグは章管
理エリアにデータが入っているかどうかを示す。即ち、
章管理エリアを参照しそこから得た登録番号によりデー
タ管理エリアを参照することにより目的の文書データを
探しだす（または、記憶するアドレスを探す）。

【００１９】図６は、この発明の文書ファイル管理の登
録処理のフローチャートである。図６に示すように、文
書登録時において、キーボード１から文書情報の登録の
指定があれば（ステップＳ１）、章情報の有無が検索さ
れる（ステップＳ２）。章情報があれば、章のメニュー
画面に章名のリストが表示される（ステップＳ３）とと
もに、文書番号と章名と文書登録名等を入力する文書登
録のウィンドウ画面が表示される（ステップＳ４）。

【００２０】ここで再登録あれば（ステップＳ５）、ス
テップＳ１０に進み、キーボード１から確定の指示をす
ると、現文書情報が登録される（ステップＳ９）。そし
て再登録でなければ、該当の章名をカーソルで指定する
と（ステップＳ６）、その章の文書番号と文書登録名の
リストがメニュー画面に表示される（ステップＳ７）。

【００２１】この文書番号と文書登録名から空き番号や
文書登録名等を判断し、これから登録する現文書情報の
文書番号及び文書登録名をキーボード１から入力すると
（ステップＳ８）、現文書情報及び管理情報が登録処理
される（ステップＳ９）。ステップＳ２で章情報がなけ
れば、ステップＳ８で新しい章名を作成することができ
る。

【００２２】図７は、この発明の文書ファイル管理の呼
び出し処理のフローチャートである。図７に示すよう
に、文書呼び出し時において、キーボード１から文書情
報の呼び出し指定があれば（ステップＳ１１）、章情報
の有無が検索される（ステップＳ１２）。章情報があれ
ば、文章呼び出し画面に

【ー時登録文書】を表示し、その表示の下部に章名のリ
ストが続けて表示される（ステップＳ１３）。

【００２３】ここで、該当の章名をカーソルで指定する
と（ステップＳ１４）、

【ー時登録文書】の表示下部に該当する章の文書番号と
文書登録名等のリストが表示される（ステップＳ１
５）。そして該当の文書番号及び文書登録名をカーソル
で指定すると（ステップＳ１６）、該当の文書情報が文
書作成画面に呼び出され表示される（ステップＳ１
７）。

【００２４】ステップＳ１２で、章情報がなければ、文
章呼び出し画面に

【ー時登録文書】を表示し、その表示の下部に、登録さ
れた順に従って文書番号と文書登録名等のリストが表示
される（ステップＳ１８）。ステップＳ１６と同様に該
当の文書番号及び文書登録名をカーソルで指定すると
（ステップＳ１９）、ステップＳ１７に進み、該当の文
書情報が文書作成画面に呼び出され表示され、呼び出し
処理は終了する。

【００２５】図８は文書登録画面を示す説明図である。
図において、８０は文書登録画面を、８１は章のメニュ
ー画面を、８２は文書登録のウィンドウ画面を、８３は
章名を、８４はカーソルを、８５は指定され章の文書情
報のメニュー画面を、８６は文書情報の文書番号と文書
名を、それぞれ示している。

【００２６】図８の（ａ）は文書登録時に、文書登録画
面と別の所に章のメニュー画面を設け、章情報があれ
ば、章名のリストが表示される。この画面から該当の章
を指定する。図８の（ｂ）は、（ａ）の章のメニュー画
面から該当の章が指定されると、章のメニュー画面の所
にその章の文書情報のリストが表示される。従って、文
書登録のウィンドウ画面に現文書情報の文書番号と文書
登録名を入力すると、現文書情報及び管理情報が登録処
理される。ここで、章情報がなければ、新しい章名を作
成することもできる。

【００２７】図９は文書呼び出し画面を示す説明図であ
る。図において、９０は文書呼び出し画面を、９１は

【ー時登録文書】の表示を、９２はカーソルを、９３は
章のメニュー画面で、各章の登録名とその章の始めの文
書番号のリストを、９４はカーソルで指定された章の登
録名とその章の始めの文書番号である。９５は指定され
章の文書情報のメニュー画面で、その章の文書情報の文
書番号と文書名を、それぞれ示している。

【００２８】図９の（ａ）は文書呼び出し時に、文書呼
び出し画面の

【ー時登録文書】の表示の下部に、章情報があれば、章
名のリストが章のメニュー画面に表示される。この画面
から該当の章名をカーソルで指定する。図９の（ｂ）
は、（ａ）の章のメニュー画面から該当の章が指定され
ると、

【ー時登録文書】の表示の下部に、その章の文書情報の
リストが表示される。従って、カーソルで文書情報の文
書番号か文書登録名を指定すると、指定された文書情報
が文書作成画面に呼び出し表示される。

【００２９】

【発明の効果】この発明によれば、文書ファイルの登録
番号をあらかじめ任意に決められるブロック毎に分け、
そのブロックに任意の登録名がつけられるようにするこ
とによって、登録する文書が増えても、文書を階層的に
系統づけて管理できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の基本構成を示すブロック図。

【図２】この発明のー実施例を示すブロック図。

【図３】文書ディスクの管理エリアを示す説明図。

【図４】データ管理エリアを示す説明図。

【図５】章管理エリアを示す説明図。

【図６】この発明の文書ファイル管理の登録処理のフロ
ーチャート。

【図７】この発明の文書ファイル管理の呼び出し処理の
フローチャート。

【図８】文書登録画面を示す説明図。

【図９】文書呼び出し画面を示す説明図。

【符号の説明】

１ キーボード ２ ＣＰＵ（中央処理装置） ３ ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ） ４ ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ） ５ ＬＣＤ（液晶表示装置） ６ プリンタ ７ ＦＤ（フロッピー・ディスク）装置 ８ バスライン

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 キー入力手段と、表示画面を有する表示
   手段と、キー入力手段から入力された文書情報や前記文
   書情報を管理するための管理情報をー時記憶する入力情
   報記憶手段と、前記入力情報記憶手段にー時記憶された
   文書情報や管理情報を前記表示手段の表示画面に表示出
   力する出力手段と、前記文書情報を登録する文書情報登
   録領域と前記管理情報を登録する管理情報登録領域から
   なる文書管理情報記憶手段と、前記管理情報登録領域に
   管理情報を登録するするとともにその管理情報に基づい
   て入力情報記憶手段にー時記憶されている文書情報を文
   書情報登録領域に登録する登録手段と、前記管理情報登
   録領域に登録されている管理情報を呼び出すとともにそ
   の管理情報に基づいて文書管理情報登録領域から文書情
   報を呼び出し入力情報記憶手段に記憶させる呼出手段を
   備え、文書情報を管理する前記管理情報が、文書番号及
   び文書登録名の登録データと、その文書番号及び文書登
   録名をブロック毎に分けて管理するブロック情報の登録
   データからなり、そのブロック情報をキー入力手段から
   指示することにより、指示されたブロックに含まれる文
   書情報の文書番号と文書登録名を表示画面に呼び出し表
   示することを特徴とする文書処理装置。