JPH05324421A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 保存期間が過ぎた文書の削除が容易に行なえ
るようにした電子ファイル装置を提供すること。 【構成】 記憶媒体２５にファイルデータを格納し、中
央処理装置２１により必要に応じて文書を検索、読み出
しするようにした電子ファイル装置に、カレンダー部３
４を設け、文書情報Ｄに保存年数を設定してカレンダー
部３４からの情報により保存年数を経過している文書を
検索し削除するようにした。これにより、いつまでも不
要な文書が光ディスク２５を占拠せず、その記憶領域を
有効に使うことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、イメージスキャナなど
の入力部で原稿から読み取った文書や図面などのイメー
ジデータを、書き込み消去が可能な光ディスクなどの記
憶媒体にファイリングする電子ファイル装置、特に前記
記憶媒体中の不要になった文書を一括して削除すること
ができる電子ファイル装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイル装置とは、文書や図面など
の紙を用いた情報をファイリングする際、電子化媒体に
して取り扱うことのできる装置である。このファイリン
グ用電子化媒体としては、大容量で記憶保存性が良いこ
と、可搬形であること、またランダムアクセスによる迅
速な検索が可能であることなどの特徴から光ディスクが
用いられており、その一例としては例えば図６に示すも
のがある。

【０００３】図６において、符号１はデータ処理および
装置全体の制御を行う中央処理装置（ＣＰＵ）、２は主
記憶装置、３はオペレーティングシステムや文書登録処
理プログラムを格納するとともにバッファメモリとして
使われる磁気ディスク装置である。オペレーティングシ
ステムや文書登録処理プログラムは、この磁気ディスク
装置３から主記憶装置２にロードされる。４はファイル
メモリとしての光ディスク装置であって、記憶媒体であ
る光ディスク５に対して画像データの書き込み、読み出
しを行う。光ディスク装置４には書き込みおよび消去が
可能な光ディスクが使われる。６は光ディスク装置４の
制御装置である。７はオペレータとの対話などに利用さ
れるディスプレー装置であり、入力手段としてのキーボ
ード８およびマウス９が付属している。１０はディスプ
レー制御装置であり、ディスプレー装置７の制御ととも
にキーボード８およびマウス９に関連した制御を行うも
のである。１１は原稿を光電的に読み取るイメージスキ
ャナ、１２は光ディスク５に格納された文書をハードコ
ーピーとして出力するプリンタ、１３はこれらに対する
データの入出力を制御する入出力制御装置である。

【０００４】このような従来の電子ファイル装置による
文書の登録、検索作業の手順の一例を説明する。１つの
文書として管理される何頁かの原稿を準備し、文書単位
をイメージスキャナ１１で順次読み取らせる。イメージ
スキャナ１１から出力される各頁のイメージデータは、
ファイルデータとして光ディスク５の所定エリア（実体
域）に順次書き込まれる。光ディスク５には文書情報を
記録するエリア（登録簿）もあり、１つの文書に属する
複数頁のイメージデータが光ディスク５の実体域に記録
されると、同時にその文書の文書情報が同じ光ディスク
５の登録簿に記録される。図７には、光ディスク５の登
録簿５ａに格納される従来における文書情報の一例を示
す。この文書情報にはイメージ欄とキーワード欄とが作
成されイメージ欄には各文書のアドレス、頁数、光ディ
スク５内で使用しているセクタ数、原稿サイズの情報が
格納され、またキーワード欄には各文書のキーワードＩ
Ｄ、キーワード数、テキスト長、テキストデータが格納
されている。そして、これらの情報が文書１、文書２…
……文書ｎについて格納され、後の文書検索等において
活用される。したがって、光ディスク５の登録簿５ａに
記録されている或る文書情報を読み取り、その中の対応
する頁の文書情報のアドレスに従って実体域を再生すれ
ば、該当頁のイメージデータを読み出すことができ、そ
のイメージデータをディスプレー装置７に表示したり、
プリンタ１２からハードコーピーとして出力させること
ができる。近年では光ディスク５に書き込みおよび消去
が行なえるものが出現し、これから広く普及しようとし
ており、また電子ファイル装置の用途も拡大傾向にあ
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子ファイル装置にあっては、文書情報とし
てイメージデータに関する事項とキーワードデータに関
する事項を格納しているのみであるため、使用期間（或
いは活用期間）が過ぎて不要になった文書を削除するに
は、オペレータが文書削除操作においてキーボード８ま
たはマウス９から文書指定をし、その指定された文書に
ついて削除命令を入力する必要があった。このような操
作はオペレータの手の空いた時間を利用して行なわれる
のが普通であるから短時間で済ませたいにも拘らず、不
要な文書を捜し出すのに多くの時間がかかったりするの
で、つい敬遠されたりする。そのため、いつまでも不要
な文書が削除されないままであったりして光ディスク５
の記憶領域を無駄に占領するという不具合があった。

【０００６】本発明は前記従来の問題点に鑑みてなされ
たもので、その目的は、保存期間が過ぎた文書の削除が
容易に行なえるようにした電子ファイル装置を提供する
ことである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明では、記憶媒体にファイルデータを格納し、
中央処理装置により必要に応じて文書を検索、読み出し
するようにした電子ファイル装置に、年月日を計測し中
央処理装置にその年月日情報を知らせるカレンダー部を
設け、前記中央処理装置により記憶媒体に格納される文
書情報として保存年数を作成し、削除動作に際して、カ
レンダー部からの情報により保存年数を経過している文
書を検索し削除するようにしたことを要旨とする。

【０００８】

【作用】本発明の電子ファイル装置が原稿を読み取って
記憶媒体に格納する際、オペレータは保存年数のデータ
をデータ入力部から入力する。中央処理装置は文書情報
の作成に当たって、イメージデータに関する事項とキー
ワードに関する事項に加えて保存年数に関する事項を付
け加えファイルの文書情報とする。そして、文書削除の
動作命令がデータ入力部から入力されると、中央処理装
置は文書削除処理動作を開始し、保存年数を経過した文
書を記憶媒体の中から検索し削除する。なお、この文書
削除処理動作は、或る一定の時間（期間）毎に中央処理
装置が自動的に割り込み処理によって行なうようにして
もよい。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を参照した説明
する。図１は本発明による電子ファイル装置の一実施例
のハードウエア構成を示すブロック図である。この図に
おいて、符号２１はデータ処理および装置全体の制御を
行う中央処理装置、２２は中央処理装置２１が各種処理
動作を実行するのに必要なプログラムデータが展開され
る主記憶装置、２３はオペレーティングシステムや文書
登録処理プログラムを格納するとともにバッファメモリ
として使われる磁気ディスク装置である。オペレーティ
ングシステムや文書登録処理プログラムは、この磁気デ
ィスク装置２３から主記憶装置２２にロードされる。２
４はファイルメモリとしての光ディスク装置であって、
記憶媒体である光ディスク２５に対して画像データの書
き込み、読み出しを行う。光ディスク装置２４には書き
込みおよび消去が可能な光ディスクが使われる。この光
ディスク２５の記憶領域にはイメージデータを格納する
エリア（実体域）と図２に示す文書情報Ｄを格納するエ
リア（登録簿）とが画成されている。２６は光ディスク
装置２４の動作を制御する光ディスク制御装置である。
２７はオペレータとの対話などに利用されるディスプレ
ー装置であり、入力手段としてのキーボード２８および
マウス２９が付属している。３０はディスプレー制御装
置であり、ディスプレー装置２７の制御とともにキーボ
ード２８およびマウス２９に関連した制御を行うもので
ある。３１は原稿を光電的に読み取るイメージスキャ
ナ、３２は光ディスク２５に格納された文書をハードコ
ーピーとして出力するプリンタ、３３はこれらイメージ
スキャナ３１およびプリンタ３２に対するデータの入出
力を制御する入出力制御装置である。さらに３４は年月
日を計測し中央処理装置にその年月日情報を知らせるカ
レンダー部である。

【００１０】かかる構成を有する電子ファイル装置の動
作について以下説明する。この実施例において、原稿読
み取り時は、電子ファイル装置のイメージスキャナ３１
が入出力制御装置３３の制御の下で原稿を読み取って光
ディスク２５に格納する。このとき、読み取り指示を行
なうオペレータは入力したデータがいつまで活用される
のかの期間を考慮して保存年数のデータをデータ入力部
であるキーボード２８またはマウス２９から入力する。

【００１１】中央処理装置２１は文書情報Ｄの作成に当
たって、光ディスク２５の登録簿にイメージデータに関
する事項とキーワードに関する事項に加えて保存年数に
関する事項を付け加えファイルの文書情報Ｄとする。こ
のようにして作成された文書情報Ｄは光ディスク２５の
登録簿に格納される。この文書情報Ｄには、図２に示す
ようにイメージ欄と、キーワード欄と、保存年数欄とが
組み込まれる。イメージ欄およびキーワード欄に書き込
まれるデータは前記従来例と同様である。保存年数欄に
は各文書について、作成年月日からの期間が、例えば、
「○年○月○日から○年」のようにして書き込まれる。
これらの情報が文書１、文書２………文書ｎについて格
納され、後の文書検索および文書削除等において活用さ
れる。そして、前記イメージスキャナ３１で読み込まれ
たイメージデータおよび文書情報Ｄは中央処理装置２１
の制御の下で光ディスク装置２４に送られる。光ディス
ク装置２４は光ディスク制御装置２６の制御の下で前記
イメージデータおよび文書情報Ｄを光ディスク２５へ書
き込む。

【００１２】文書検索動作においては、光ディスク２５
の登録簿に記録されている或る文書情報Ｄを読み取り、
その中の対応する頁の文書情報Ｄのアドレスに従って実
体域を再生すれば、該当頁のイメージデータを読み出す
ことができ、そのイメージデータをディスプレー装置２
７に表示したり、プリンタ３２からハードコーピーとし
て出力させることができる。

【００１３】次に文書削除動作について説明する。図３
には文書削除動作に直接かかわる機能部とそれぞれの間
の動作を概略的に示す。また、図４には文書削除動作の
手順を表すフローチャートを示す。文書削除の動作命令
がデータ入力部から入力されると、中央処理装置２１は
文書削除処理動作を開始し、処理ステップ（以下単にス
テップという）ＳＴ１において、光ディスク装置２４に
セットされた光ディスク２５にハードウェアのライトプ
ロテクトがかけてあるか否かをチェックする。このチェ
ック動作において、ライトプロテクトがかけてあると判
断されれば直ちに文書削除動作を終了する一方、ライト
プロテクトがかけてなければステップＳＴ２に移行して
光ディスク２５から１つの文書情報Ｄを読み出し、ステ
ップＳＴ３でこの文書が削除済みであるか否かをチェッ
クする。この削除済みチェックにおいて、削除されてい
ると判断されれば文書削除動作を終了する一方、削除済
みでなければステップＳＴ４でカレンダー部３４からカ
レンダー情報を読み出し、このカレンダー情報と文書情
報Ｄ中の保存年数欄のデータとを比較して保存年数を経
過しているか否かを検索する。この削除文書の検索が終
わると、ステップＳＴ５において、それぞれの文書につ
いて削除してよいか否か、すなわち個々の文書について
ライトプロテクトがかけてあるか否かをチェックする。
そしてライトプロテクトがかけてある場合は削除処理を
終了し削除許可であればステップＳＴ７において文書を
削除しその後削除処理を終了する。文書情報Ｄの中に複
数の文書が記されている場合は１つの文書についての削
除動作終了の後、他の文書について、再びステップＳＴ
１からの動作を繰り返す。この文書削除動作を繰り返す
ことにより、光ディスク２５の実体域内では、図５にお
いてメモリ１からメモリ２への変化として示すように、
不要な文書で占拠されていたメモリ１の保存年限超過エ
リアＡが整理され、メモリ２では空きエリアＢが増加し
てイメージデータの格納領域が拡張される。

【００１４】なお、この文書削除処理動作は、ある一定
の時間（期間）、例えば１カ月または２カ月毎に中央処
理装置が自動的に割り込み処理によって行なうようにし
てもよい。

【００１５】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、記
憶媒体にファイルデータを格納し、中央処理装置により
必要に応じて文書を検索、読み出しするようにした電子
ファイル装置に、カレンダー部を設け、文書情報に保存
年数を設定してカレンダー部からの情報により保存年数
を経過している文書を検索し削除するようにしたため、
いつまでも不要な文書が光ディスクを占拠せず、その記
憶領域を有効に使うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による電子ファイル装置の一実施例を示
すブロック図

【図２】前記実施例の光ディスクに格納される文書情報
の一例を示す図

【図３】前記実施例における文書削除動作に直接かかわ
る機能部およびそれらの動作を表す図

【図４】前記実施例における文書削除動作の処理手順を
説明するフローチャート図

【図５】前記文書削除動作による光ディスクのメモリ領
域の拡張変化を表す図

【図６】従来の電子ファイル装置の一例を示すブロック
図

【図７】前記従来の光ディスクに格納される文書情報の
一例を示す図

【符号の説明】

２１ 中央処理装置 ２４ 光ディスク装置 ２５ 光ディスク ２６ 光ディスク制御装置 ２７ ディスプレー装置 ２８ キーボード ２９ マウス ３０ ディスプレー制御装置 ３１ イメージスキャナ ３２ プリンタ ３３ 入出力制御装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ファイルデータを格納する記憶媒体と、
   記憶媒体へデータを入力するデータ入力部と、記憶媒体
   からのデータを記録する手段と、記憶媒体の内容を表示
   する手段と、記憶媒体を制御する記憶媒体制御部と、デ
   ータや命令を記憶するメモリと、このメモリの命令を実
   行すると共に全体を制御する中央処理装置と、年月日を
   計測し中央処理装置にその年月日情報を知らせるカレン
   ダー部とを備え、前記中央処理装置は記憶媒体に格納さ
   れる文書情報として保存年数を作成し、削除動作に際し
   て、カレンダー部からの情報により保存年数を経過して
   いる文書を削除することを特徴とする電子ファイル装
   置。