JPH0668146A - 電子ファイル装置における検索情報未付加文書の管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書の登録に際して検索情報の登録、未登録
を自由にでき、しかも先登録の文書の検索情報の登録有
無に拘らず文書の登録に際して検索情報の登録を行なう
ことができる文書管理方法を提供すること。 【構成】 記憶媒体５への文書の登録に際し、記憶媒体
５の文書情報管理エリア３３内に、検索情報が未登録で
ある文書が存在することを示す領域３１と、検索情報が
未登録である他の文書を表示する領域３８、３９とを設
け、それぞれにデータ表示するようにした。文書を登録
して、その文書の検索情報が未登録である場合は、検索
情報未付加文書管理エリアに検索情報未登録文書の存在
を示すデータが書き込まれ、また、検索情報未登録文書
間の連係データが書き込まれる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイル装置の検索
情報未付加文書の管理方法、特に文書登録後の検索情報
の登録が容易な検索情報未付加文書の管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイル装置とは、データや図面な
どの紙を用いた情報をファイリングする際、電子化媒体
にして取り扱うことのできる装置である。このファイリ
ング用電子化媒体としては、大容量で記憶保存性が良い
こと、可搬形であること、またランダムアクセスによる
迅速な検索が可能であることなどの特徴から光ディスク
が用いられており、その一例としては例えば図３に示す
ものがある。

【０００３】図３において、符号１はデータ処理および
装置全体の制御を行う中央処理装置（ＣＰＵ）、２は主
記憶装置、３はオペレーティングシステムやデータ登録
処理プログラムを格納するとともにバッファメモリとし
て使われる磁気ディスク装置である。オペレーティング
システムやデータ登録処理プログラムは、この磁気ディ
スク装置３から主記憶装置２にロードされる。４はファ
イルメモリとしての光ディスク装置であって、記憶媒体
である光ディスク５に対して画像データの書き込み、読
み出しを行う。光ディスク装置４には書き込みおよび消
去が可能な光ディスクが使われる。６は光ディスク装置
４の制御装置である。７はオペレータとの対話などに利
用されるディスプレイ装置であり、入力手段としてのキ
ーボード８およびマウス９が付属している。１０はディ
スプレイ制御装置であり、ディスプレイ装置７の制御と
ともにキーボード８およびマウス９に関連した制御を行
うものである。１１は原稿を光電的に読み取るイメージ
スキャナ、１２は光ディスク５に格納されたデータをハ
ードコーピーとして出力するプリンタ、１３はこれらに
対するデータの入出力を制御する入出力制御装置であ
る。

【０００４】このような従来の電子ファイル装置による
データの登録、検索作業の手順の一例を説明する。１つ
のデータとして管理される原稿を準備し、データ単位を
イメージスキャナ１１で順次読み取らせる。イメージス
キャナ１１から出力されるイメージデータは、ファイル
データとして光ディスク５の所定エリア（実体域）に順
次書き込まれる。このイメージスキャナ１１からの読み
取りの後、キーボード８またはマウス９から管理情報の
一つであるキーワードを入力する。光ディスク５には管
理情報を記録するエリア（登録簿）もあり、１つのイメ
ージデータが光ディスク５の実体域に記録されると、同
時にそのデータの管理情報が同じ光 ディスク５の登録
簿に記録される。管理情報には格納されたデータのキー
ワード等が含まれる。そして、この管理情報が各データ
について格納され、後のデータ検索等において活用され
る。他方、光ディスク５に格納されているデータを検索
する場合は、電子ファイル装置を検索モードにしてキー
ボード８またはマウス９からキーワードの入力、指定を
行なえば、中央処理装置１が光ディスク５の登録簿に記
録されている管理情報を読み出し、その中の対応するキ
ーワードのアドレスに従って実体域を再生することによ
り、該当するイメージデータを読み出し、そのイメージ
データをディスプレイ装置７に表示したり、プリンタ１
２からハードコーピーとして出力させる。近年では光デ
ィスク５に書き込みおよび消去が行なえるものが出現
し、これから広く普及しようとしており、また電子ファ
イル装置の用途も拡大傾向にある。

【０００５】従来、電子ファイル装置の記憶媒体として
用いられる光ディスク５は、図４に示すように文書を管
理する文書情報管理エリア２１と画情報を記録する画情
報記録エリア２２を有している。そして、文書情報管理
エリア２１は、大量の文書から目的の文書を検索する手
段として文書毎に対応した複数の文書情報管理セクタ２
３が設けられ、これらの文書情報管理セクタ２３に検索
情報を記録している。この文書情報管理セクタ２３に
は、検索情報として、ページ情報２４と、検索情報（キ
ーワード）２５とが格納されている。

【０００６】しかし、電子ファイル装置の操作において
問題となるのは、登録作業及び、登録した文書に対する
検索情報の付加の作業である。通常では、大量の文書を
登録する場合、文書だけ先に登録し、前記文書の登録作
業が済んだ後から検索情報の付加作業に入るという方法
が用いられていた。ところが、図５に示すように、検索
情報未付加文書が多くなり、しかも検索情報付加済みの
文書と未付加文書とが混在してししまうと、どの文書が
検索情報未付加文書なのか管理しきれなくなるため、従
来は、検索情報を付加したり未付加のままだったりする
文書を混在させることはなく、登録順に、ある文書まで
は必ず検索情報を付加させ、その文書以降のみ検索情報
を未付加にする、ということが許されていた。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、かかる
従来の方法によれば、以前登録した文書に検索情報未付
加文書が存在すれば、新たに登録した文書に対し検索情
報を付加することができないという問題があった。ま
た、これがマルチユーザタイプのシステムであれば、誰
かが検索情報を付加しなかったために、それ以降に登録
しようとした文書に検索情報を付加することができなく
なってしまうという問題も存在する。

【０００８】本発明は前記問題点に鑑みてなされたもの
で、その目的は、文書の登録に際して検索情報の登録、
未登録を自由にでき、しかも先登録の文書の検索情報の
登録有無に拘らず文書の登録に際して検索情報の登録を
行なうことのできる電子ファイル装置における検索情報
未付加文書の管理方法を提供することである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、前記目的を達
成するために、記憶媒体への文書の登録に際し、記憶媒
体内に、検索情報が未登録である文書が存在することを
示す領域と、検索情報が未登録である他の文書を表示す
る領域とを設け、それぞれにデータ表示するようにした
ことを要旨とする。

【００１０】

【作用】文書を登録して、その文書の検索情報が未登録
である場合は、その文書の文書情報管理エリアにこの文
書の検索情報が未登録であることを示す領域にデータが
書き込まれ、また、他に同様な検索情報が未登録の文書
があれば、その文書を示すデータが書き込まれる。

【００１１】

【実施例】図１および図２は本発明の一実施例に係る検
索情報未付加文書の管理方法を適用した光ディスク等の
記憶媒体の例を示す図である。この実施例は、前記従来
例が適用されたのと同様の電子ファイル装置において実
施される。図１において、符号３１は検索情報未付加文
書を管理する検索情報未付加文書管理エリア、３２は登
録された文書を管理する文書情報管理セクタ、３３は文
書情報管理セクタ３２が記録される文書情報管理エリ
ア、３４は画情報を記録する画情報記録エリアである。

【００１２】検索情報未付加文書管理エリア２１は検索
情報未付加文書を管理するためのデータ格納領域が設け
られ、３５は検索情報未付加文書の総数が書き込まれる
総数領域、３６は検索情報未付加文書の先頭セクタを示
す先頭ポインタ、３７は検索情報未付加文書の最終セク
タを示す最終ポインタである。検索情報未付加文書の文
書情報管理セクタにもまた、自己の文書を管理するため
のデータ格納領域が設けられ、３８はそのセクタが複数
個ある検索情報未付加文書のうちで先頭セクタであるこ
とを示すマークが書き込まれる領域、３９、４１は次の
検索情報未付加文書の文書番号を示すポインタ、４０，
４２はそのセクタ自身よりも一つ前に当たる検索情報未
付加文書の文書番号を示すポインタ、４３は検索情報未
付加文書のうちで最終セクタを示すマークが書き込まれ
る領域である。また、文書情報管理セクタ３２におい
て、符号４４は登録された文書に含まれるページの情報
を管理するページ情報、４３は登録された文書に付加さ
れた検索情報である。

【００１３】以上のように構成された電子ファイル装置
の記録媒体について、以下その動作を説明する。

【００１４】図２は文書情報管理領域３３に文書１から
文書６までの文書情報管理セクタ３２が作成されて行く
状態を順を追って表した図である。この図において、
（１）は、最初検索情報を付加した文書を文書番号１と
して登録した場合を表す。この時点では、検索情報未付
加文書管理エリア３１の検索情報未付加文書総数領域３
５には０が書き込まれ、検索情報未付加文書先頭ポイン
タ３６及び検索情報未付加文書最終ポインタ３７には適
当な値（例えば０）が書き込まれる。

【００１５】次に、図２（２）は、文書２として検索情
報未付加文書を登録した状態であるが、この時点で検索
情報未付加文書総数領域３５には１が書き込まれ、検索
情報未付加文書先頭ポインタ３６及び検索情報未付加文
書最終ポインタ３７にはそれぞれ該当する文書番号であ
る２が書き込まれる。また、前検索情報未付加文書番号
領域３８にはこの文書２が未付加文書の先頭セクタであ
ることを示すマーク（例えば０）が、後検索情報未付加
文書番号領域３９にはこの文書２が未付加文書の最終セ
クタであることを示すマーク（例えば０）が書き込まれ
る。

【００１６】さらに図２（３）は、文書３として検索情
報付加文書を、文書４として検索情報未付加文書を登録
した状態である。この時点で、検索情報未付加文書総数
領域３５には２、検索情報未付加文書先頭ポインタ３６
は文書番号２、検索情報未付加文書最終ポインタ３７は
文書番号４をさす。また、前検索情報未付加文書番号領
域３８には０が書き込まれたままであり、前検索情報未
付加文書番号領域４０には未付加文書の先頭セクタであ
る２が書き込まれ、後検索情報未付加文書番号領域３９
は文書番号４をさし、同じく後検索情報未付加文書番号
領域４１には検索情報未付加文書の最終セクタであるこ
とを示すマーク０が書き込まれる。

【００１７】図２（４）は、これまでと同様に、文書５
として検索情報付加文書、及び文書６として検索情報未
付加文書を登録した状態である。この時点で、検索情報
未付加文書総数領域３５には３、検索情報未付加文書先
頭ポインタ３６は文書番号２、検索情報未付加文書最終
ポインタ３７は文書番号６をさす。また、前検索情報未
付加文書番号領域３８には０が書き込まれたままであ
り、前検索情報未付加文書番号領域４０には未付加文書
の先頭セクタである２が書き込まれたままであり、後検
索情報未付加文書番号領域３９は文書番号４を指し、前
検索情報未付加文書番号領域４２には文書番号４が書き
込まれ、後検索情報未付加文書番号領域４１は文書番号
６を指し、同じく後検索情報未付加文書番号領域４３に
は検索情報未付加文書の最終セクタであることを示すマ
ーク０が書き込まれる。

【００１８】以下、検索情報未付加文書が前記文書番号
６以降も登録される場合においても、以上のような動作
の繰り返しにより管理する。

【００１９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば検
索情報未付加文書が存在しても気にせず、登録し続ける
ことができる。また、文書の登録を行なった後から検索
情報未付加文書に検索情報を付加する場合、どの文書が
未付加文書なのかすぐに捜し出すことができ処理の迅速
化を図ることができる。さらに、検索情報を後から付加
する場合、検索情報未付加文書の先頭から付加する必要
がなく途中から付加することができ、自由な作業を行な
える等、種々の効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る検索情報未付加文書の
管理方法を適用した記憶媒体のフォーマット例を示す図

【図２】前記記憶媒体のフォーマットが作成される順序
を示す図

【図３】本発明が適用される電子ファイル装置の一例を
示すブロック図

【図４】従来の記憶媒体のフォーマット例を示す図

【図５】従来の記憶媒体のフォーマットにおいて検索情
報未登録の文書情報管理セクタが混在する例を示す図

【符号の説明】

１ 中央処理装置（ＣＰＵ） ２ 主記憶装置 ３ 磁気ディスク装置 ４ 光ディスク装置 ５ 光ディスク（記憶媒体） ３１ 検索情報未付加文書管理エリア ３２ 文書情報管理セクタ ３３ 文書情報管理エリア ３４ 画情報記録エリア ３５ 検索情報未付加文書総数領域 ３６ 検索情報未付加文書先頭ポインタ ３７ 検索情報未付加文書最終ポインタ ３８ 前検索情報未付加文書番号領域 ３９ 後検索情報未付加文書番号領域

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を読み取るスキャナと、情報を記録
   する記憶媒体と、読み取った文書を表示する表示装置
   と、検索情報等を入力するキーボードと、それらを制御
   するワークステーションとを有する電子ファイル装置内
   で、記憶媒体に検索情報未付加文書の総数及びその先頭
   文書番号と最終文書番号を記録し、この文書番号の文書
   情報管理セクタに次の検索情報未付加文書の文書番号を
   記録しておくことにより、次々と検索情報未付加文書を
   たどることができるようにしたことを特徴とする電子フ
   ァイル装置における検索情報未付加文書の管理方法。