JPH06168231A

JPH06168231A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPH06168231A
Application number: JP4321948A
Authority: JP
Inventors: Kouji Kakigahara; 康二柿ケ原
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1992-12-01
Filing date: 1992-12-01
Publication date: 1994-06-14

Abstract

(57)【要約】【目的】文章データベースの中から文章の候補を選択
しながら文書を作成する文書作成装置の文書作成効率の
向上を図る。【構成】文書作成装置の文章候補データベース１０５
は、文章例と、文章例中の書き換えられる可能性の高い
部分のデータとを格納している。文章検索部１０４は、
文章候補データベース１０５から作成中の文書に対応す
る文章候補を検索する。使用者が、検索された文章候補
の中から所望の文章を選択すると、修正対象箇所表示指
示部１１０が、選択された文章の中の書き換えの必要の
ある領域を、書き換えの必要のない領域と異なる表示形
態で表示部１０６に表示する。表示は、元の表現が確認
できる態様で行われる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、データベースに格納さ
れた文章例の中から適当な文章例を選択し、適宜修正を
加えて所望の文書を作成する文書作成装置の構成に関す
るものである。

【０００２】

【従来の技術】通常作成される文書の中には、催し物や
会議の開催通知書、商取引文書等、定型化された文書が
多く含まれている。このような文書を作成する場合に
は、既に作成した文書を一部修正して流用することが文
書作成上効率が良い。このような状況に対応して、文書
作成装置の中には、データベースに格納された既存の文
章の中から流用可能な文書を検索し、修正、編集して新
たな文書を作成する装置がある。

【０００３】図６は、従来の文書作成装置の構成を示す
ブロック図である。文書作成装置は、入力部２０１、文
書編集部２０２、文書保持部２０３、文章候補検索部２
０４、文章候補データベース２０５、文章候補保持部２
０６、文書種別保持部２０７、カーソル位置保持部２０
８および表示部２０９を備えている。文章候補データベ
ース２０５は、種々の用途の文書に対応した文章の例文
を格納している。図７及び図８は、従来の文書作成装置
の文章候補データベースの内容を表形式で示したもので
ある。このデータベースの第１列は文書の種別であり、
第２列は作成すべき文書内において、この文章が配置さ
れるべき位置を識別するための番号であり、第３列は文
章候補の例文である。

【０００４】カーソル位置保持部２０８は、作成中の文
書において、現在作成している文書中のカーソル位置の
データを保持する。この従来の文書作成装置は、以下の
ように動作する。まず、使用者は、入力部２０１から作
成したい文書の種別と、作成中の文書の位置を入力す
る。入力された文書の種別は文書種別保持部２０７に保
持される。また、文書内の位置は、カーソル位置で指定
され、カーソル位置保持部２０８に保持される。

【０００５】文章候補検索部２０４は、文書種別保持部
２０７に保持されている文書種別と、カーソル位置保持
部２０８に保持されているカーソル位置を検索条件とし
て使用し、文章候補データベースから文章候補を検索す
る。例えば、文書種別として「引合い」を、作成中のカ
ーソル位置を「第１文」と指定して検索を行うことによ
り、図７あるいは図８の文章例の欄に示されたいくつか
の文章例が抽出される。

【０００６】この検索により得られた文章例は、文章候
補保持部２０６に保持されると同時に、表示部２０９に
表示される。これに対し、使用者は、表示された文章候
補の中から最適の文章を選択する。そして、選択した文
章中に修正すべき箇所があれば、その部分を修正した
り、新たに文字を追加したりしながら、文章を完成させ
る。

【０００７】次に、使用者が入力部２０１から文章選択
終了命令を入力すると、文書編集部２０２が、完成した
文章を作成中の文書の所定の位置に書き込み、その文書
データを文書保持部２０３に保持する。以上の動作を繰
り返すことにより、所望の文書が作成される。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
従来の文書作成装置では、文章候補データベースから抽
出した文章の修正処理が困難であるという問題点があっ
た。すなわち、文章候補データベースは、全ての文型の
文章を網羅的に格納することは不可能であるため、文章
候補データベースから抽出した文章は、使用者の作成文
書の内容に応じて部分的に修正する必要がある場合が多
い。特に、固有名詞、地理的表現、時間に関する表現箇
所などは修正する必要性の高いものである。しかしなが
ら、図７に示す例では、図示された文章がそのまま表示
される。このために、使用者が書き換える必要のある箇
所を見つけることが困難である。また、図８に示す例で
は、修正される可能性の高い部分が空白表示されるた
め、この空白領域にどのような単語を入力すべきかが分
かりにくく、また、文章全体の意味が把握しにくいとい
う問題があった。

【０００９】したがって、本発明はかかる問題点を解消
するためになされたもので、検索した文章の修正箇所の
認識が容易な文書作成装置を提供することを目的とす
る。

【００１０】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明の文書作
成装置は、予め用意された種々の文章例の中から選択し
た文章を修正、編集して文書を作成するものであって、
作成すべき文書の種別等の検索情報や処理命令を入力す
る入力手段と、種々の文章例と、この文章例中において
修正される可能性のある修正対象箇所のデータを格納す
る文章例格納手段と、入力手段から入力された検索情報
に基づいて、作成すべき文書に適した文章例を文章例格
納手段から検索して抽出する文章例検索手段と、文章例
検索手段が検索した文章例を、この文章例中の修正対象
箇所を使用者が判読できる形態で、かつ修正対象箇所以
外の箇所と異なる形態で表示する表示手段とを備えてい
る。

【００１１】また、請求項２の発明に係る文書作成装置
の文章例格納手段は、種々の文章例を文書単位で格納し
ており、文章例検索手段は、入力された文書の種別情報
に該当する文章例を前記文章例格納手段から文書単位で
検索して抽出する。

【００１２】

【作用】本発明の文書作成装置において、文章例検索手
段は、検索情報に合致する文章例データとともに、その
文章例の中で使用者が書き換える場合が多い箇所を指定
した修正対象箇所データを抽出する。そして、表示手段
は、文章例検索手段が抽出した文章例を表示する。この
文章例は、文章例検索手段が検索した修正対象箇所デー
タに該当する箇所が他の部分と区別できるように表示さ
れる。例えば、一つの実施例では、網掛け表示される。
この修正対象箇所の表示は、その表示部分の元の表現が
確認できるように行われる。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。図１は、本発明の実施例による文書作成装置
の構成を示すブロック図である。図１を参照して、この
文書作成装置は、ワードプロセッサやパーソナルコンピ
ュータなどにより実現されるものであり、入力部１０１
と、文書編集部１０２と、文書保持部１０３と、文章候
補検索部１０４と、文章候補データベース１０５と、表
示部１０６と、文書種別保持部１０７と、文書内位置保
持部１０８と、文章候補保持部１０９と、入力領域表示
部１１０とを備えている。

【００１４】入力部１０１は、フロッピーディスクやハ
ードディスクなどからの読み取り装置とキーボードによ
り構成される。文書保持部１０３、文書種別保持部１０
７、文書内位置保持部１０８、および文章候補保持部１
０９は、ＲＡＭにより構成される。文章候補データベー
ス１０５は、ＲＯＭとＲＡＭとから構成される。表示部
１０６は、ＣＲＴとプリンターとにより構成される。文
書編集部１０２、文章候補検索部１０４、および変更可
能箇所表示指示部１１０は、この文書作成装置に一体に
組み込まれたマイクロコンピュータの制御、判断により
動作する。

【００１５】さらに、文章候補データベース１０５は、
文書の種別に対応する文書の様式情報と、文書を構成す
る文章情報とが格納されている。例えば、文書の様式情
報としては、図３に示すように、「文書１０が４つの文
章領域（１〜４）に分割されている」といったものであ
る。また、文章情報は、図４に例示されている。すなわ
ち、図４において、文書の種別は、「引合い」等の文書
の種類であり、文書中の配置箇所番号とは、図３に示す
文書のどの分割領域に配置されるかを示す識別記号であ
る。また、修正対象箇所データは、文章例のどの単語が
変更される可能性の高いものであるかを指定するデータ
であり、例えば（５，６）は文章の５番目と６番目の単
語が修正対象箇所として表示されるべきであることを示
している。

【００１６】次に、この文書作成装置の動作について、
図２のフローチャートを参照して説明する。なお、以下
の説明において、文書とは会議開催通知書等の文書全体
をいい、文章とは文書を構成する文あるいは文の一まと
まりをいうものとする。そして、以下では「引合い文
書」を例に説明する。まず、使用者は、入力部１０１か
ら、作成すべき文書の種別を入力する（ステップＳ３０
１）。文書の種別としては、例えば上記の「会議開催通
知書」や「引合い文書」等、ある程度の汎用性のある定
型文書のものが適する。入力方法としては、各種別に対
して予め割り当てられた入力キーを操作する場合や表示
されたメニューの中から選択する場合などがある。この
入力された種別情報は、文書種別保持部１０７に保持さ
れるとともに、文章候補検索部１０４に与えられる。

【００１７】文章候補検索部１０４は、与えられた文書
種別情報を基に該当する文書例を文章候補データベース
１０５中から検索して抽出する。そして、抽出した文書
例を表示部１０６に表示する（ステップＳ３０２）。表
示された文書例が図３に示される。上記したように、文
書１０は、抽出した様式情報に基づいて予め段落毎や文
章毎に分割され、分割領域に各々識別用の番号（１〜
４）が与えられている。

【００１８】次に、使用者は、入力部１０１から文書を
構成する文章候補を表示すべき文書内の位置を指定する
（ステップＳ３０３）。すなわち、図３に示すように、
使用者はカーソル２０を分割領域１内に移動して文章例
を表示すべき位置を指定する。そして、文章例の表示を
指示する。文章候補検索部１０４は、文書種別情報とカ
ーソル位置により指定された文書内の配置箇所番号とに
基づいて文章候補データベース１０５を検索する。そし
て、図４に示す文章例をすべて抽出して文章候補保持部
１０９に保持し、さらに表示部１０６に出力する。表示
部１０６は、抽出した全ての文章例を画面上に表示する
（ステップＳ３０４）。

【００１９】さらに、使用者は、表示された文章例の中
から最適と思われる文章を選択する（ステップＳ３０
５）。本例の場合、図４に示すデータ群の第１番目の欄
に記載された文章が選択されたとする。引き続いて、使
用者は選択した文章の修正対象箇所を表示する命令を入
力部１０１から入力する。この命令を受けて、修正対象
箇所表示指示部１１０は、図４に示すように、文章例と
ともに抽出された修正対象箇所データに基づいて、文章
中の修正対象箇所を他の部分と区別できるような表示形
態で表示する（ステップＳ３０６）。図５は、その文章
の表示状態を示している。修正対象箇所の表示形態は、
図示された網掛け表示に限らず、反転表示やブリンク表
示など、その修正対象箇所の文字が識別できる方法であ
れば他の方法でも良い。

【００２０】そして、使用者は、表示された文章を確認
し、修正対象箇所を変更する必要があると判断すれば、
その部分の表現を修正する。修正がなければ、修正終了
を指示する（ステップＳ３０７〜３０９）。修正済みの
文章の文章データは、文書領域の所定位置に書き込ま
れ、その文書データが文書保持部１０３に格納される。
以上の操作が終了すれば、次の分割領域２の文章選択動
作に移る。そして、上記と同様の操作を行う。さらに、
文書内の全ての領域について文章の作成が終了すれば、
作成された文書を文書保持部１０３に保持して動作が完
了する。

【００２１】このように、この実施例による文書作成装
置に表示される文章例は、図５に例示するように、修正
対象箇所と元の文字列とが容易に確認できるため、修正
作業の効率化が図れる。なお、本発明の文書作成装置
は、上記の実施例に対して多くの変形例を適用すること
が可能である。まず、取り扱える言語は、英語に限定さ
れるものではない。そして、文章候補データベースから
抽出した文章の修正可能な箇所は、画面上に特定表示さ
れた領域に限らず、他の部分も修正することができる。

【００２２】さらに、文章候補データベース１０５は、
文章例として文書単位で異なる例文を格納することがで
きる。この場合、文書種別情報に基づいて文章候補デー
タベースから文書単位で抽出し、表示部１０６に表示す
ることができる。そして使用者が最適な文書を選択した
後、修正対象箇所の表示は文書毎に行なわれる。なお、
文章候補データベース１０５のデータ構成は、上記以外
に種々のものが適用可能であり、データの追加や変更も
可能である。

【００２３】

【発明の効果】このように、本発明による文書作成装置
は、文章データベースから抽出した文章について、使用
者が書き換える可能性のある領域を、その領域の位置と
元の表示が確認できるように表示するように構成したの
で、修正すべき箇所の探索が容易で、かつ元の文章を参
照することによる的確な修正作業が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例による文書作成装置の構成を示
すブロック図である。

【図２】図１に示す文書作成装置の動作手順を示すフロ
ーチャートである。

【図３】図１に示す書作成装置に表示された文書の様式
を説明するための文書様式図である。

【図４】図１に示す文書作成装置の文章候補データベー
スの一例を示すデータ表示図である。

【図５】図１に示す文書作成装置に表示された選択文章
の表示の例を示す表示図である。

【図６】従来の文書作成装置の構成を示すブロック図で
ある。

【図７】従来の文書作成装置の文章候補データベースの
例を示すデータ図である。

【図８】従来の文章作成装置の文章候補データベースの
他の例を示すデータ図である。

【符号の説明】

１０１入力部１０２文書編集部１０３文書保持部１０４文章候補検索部１０５文章候補データベース１０６表示部１０７文書種別保持部１０８文書内位置保持部１０９文章候補保持部１１０修正対象箇所表示指示部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】予め用意された種々の文章例の中から選
択した文章を修正、編集して文書を作成する文書作成装
置であって、作成すべき文書の種別等の検索情報や処理命令を入力す
る入力手段と、種々の文章例と、この文章例中において修正される可能
性のある修正対象箇所のデータを格納する文章例格納手
段と、前記入力手段から入力された検索情報に基づいて、作成
すべき文書に適した文章例を前記文章例格納手段から検
索して抽出する文章例検索手段と、前記文章例検索手段が検索した文章例を、この文章例中
の前記修正対象箇所を使用者が判読できる形態で、かつ
前記修正対象箇所以外の箇所と異なる形態で表示する表
示手段とを備えた、文書作成装置。
【請求項２】前記文章例格納手段は、種々の文章例を
文書単位で格納しており、前記文章例検索手段は、入力された文書の種別情報に該
当する文章例を前記文章例格納手段から文書単位で検索
して抽出することを特徴とする、請求項１記載の文書作
成装置。